BAB II KAJIAN TEORITIS

BAB II KAJIAN TEORITIS

2.1. Pengertian Televisi, Stasiun, dan Siaran Televisi merupakan media komunikasi yang menyediakan berbagai informasi yang update, dan menyebarkannya kepada khalayak umum. Dalam Baksin (2006: 16) mendefinisikan bahwa: “Televisi merupakan hasil produk teknologi tinggi (hi-tech) yang menyampaikan isi pesan dalam bentuk audiovisual gerak. Isi pesan audiovisual gerak memiliki kekuatan yang sangat tinggi untuk mempengaruhi mental, pola pikir, dan tindak individu”. Menurut ensiklopedia Indonesia dalam Parwadi (2004: 28) lebih luas lagi dinyatakan bahwa: “Televisi adalah sistem pengambilan gambar, penyampaian, dan penyuguhan kembali gambar melalui tenaga listrik. Gambar tersebut ditangkap dengan kamera televisi, diubah menjadi sinyal listrik, dan dikirim langsung lewat kabel listrik kepada pesawat penerima”. Berdasarkan kedua pendapat di atas menjelaskan bahwa televisi adalah sistem elektronis yang menyampaikan suatu isi pesan dalam bentuk audiovisual gerak dan merupakan sistem pengambilan gambar, penyampaian, dan penyuguhan kembali gambar melalui tenaga listrik. Dengan demikian, televisi sangat berperan dalam mempengaruhi mental, pola pikir khalayak umum. Televisi karena sifatnya yang audiovisual merupakan media yang dianggap paling efektif dalam menyebarkan nilai-nilai yang konsumtif dan permisif. Stasiun televisi merupakan lembaga penyiaran atau tempat berkerja yang melibatkan banyak orang, dan yang mempunyai kemampuan atau keahlian dalam bidang penyiaran yang berupaya menghasilkan siaran atau karya yang baik.

Dalam Morissan (2004: 9) dinyatakan bahwa: Stasiun Televisi adalah tempat kerja yang sangat kompleks yang melibatkan banyak orang dengan berbagai jenis keahlian. Juru kamera, editor gambar, reporter, ahli grafis, dan staf operasional lainnya harus saling berintraksi dan berkomunikasi dalam upaya untuk menghasilkan siaran yang sebaik mungkin Dari penjelasan di atas maka dapat diuraikan bahwa televisi sangat berpengaruh terhadap stasiun, karena stasiun merupakan suatu tempat atau kantor

Universitas Sumatera Utara

yang mengupayakan untuk menghasilkan siaran yang sebaik mungkin, dengan demikian melibatkan banyak orang dalam pengelolaan berita atau informasi yang akan di publikasikan. Umumnya siaran bertujuan untuk memberi informasi yang dapat dinikmati dan dapat diterima dikalangan masyarakat, menurut Morissan (2004: 2) bahwa: “Siaran televisi merupakan pemancaran sinyal listrik yang membawa muatan gambar proyeksi yang terbentuk melalui pendekatan sistem lensa dan suara”. Sedangkan Sumadiria (2005: 5) menyatakan bahwa: Siaran televisi adalah merupakan gabungan dari segi verbal, visual, teknologial, dan dimensi dramatikal. Verbal, berhubungan dengan kata-kata yang disusun secara singkat, padat, efektif. Visual lebih banyak menekankan pada bahasa gambar yang tajam, jelas, hidup, memikat. Teknologikal, berkaitan dengan daya jangkau siaran, kualitas suara, kualitas suara dan gambar yang dihasilkan serta diterima oleh pesawat televisi penerima di rumah-rumah. Dramatikal berarti bersinggungan dengan aspek serta nilai dramatikal yang dihasilkan oleh rangkaian gambar yang dihasilkan secara simultan. Berdasarkan uraian di atas maka dapat didefinisikan bahwa siaran televisi adalah suatu pemancar yang diproyeksikan melalui pendekatan sistem lensa, suara, dan menghasilkan gambar yang bergerak dan berisikan suatu informasi yang beranekaragam yang dapat diterima oleh setiap kalangan masyarakat.

2.2. Pengertian Pengelolaan (manajemen) Manajemen merupakan pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakan orang-orang dalam organisasi tersebut untuk bekerja. Menurut George R.Terry (1977) dalam buku Herujito (2001: 3) “manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainya”. Menurut Massie (1987: 3) dalam buku Arsyad (2002: 1) “manajemen merupakan suatu proses dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan oleh para manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan atau aktivis


orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama; para manajer sendiri jarang melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud”. Selanjutnya menurut

Manulang

(2002: 5) “manajemen adalah seni dan ilmu pengetahuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”. Sedangkan menurut Prajudi (1982) dalam buku Sutarno (2006: 5) “manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu”. Dari uraian di atas, pemahaman definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli berbeda-beda tetapi tujuannya sama. Dengan demikian, dapat dilihat bahwa manajemen merupakan fungsi, peran maupun keterampilan dalam menjalanka suatu kegiatan organisasi, yang berfungsi sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang bertujuan untuk mencapai hasil keputusan bersama yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan akhir.

2.3. Pengertian Arsip Menurut Widjaja (1993: 8) “arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui”. Wursanto (1991: 12) menyatakan bahwa: “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta”. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003: 8) istilah arsip meliputi: a. Kumpulan naskah atau dokumen. b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Dalam Peraturan Bupati Pemalang Nomor 84 (2006: 1) arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. b. Naskah-naskah yang diwarkat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan


tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menjelaskan arsip, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu proses dalam mengelola

warkat/naskah

dari

suatu

badan

pemerintahan atau

swasta,

penyimpanan bahan berharga ini bertujuan untuk mengawetkan secara tetap dan guna keperluan mencari keterangan atau informasi yang akan dibutuhkan dimasa yang akan datang, kumpulan dokumen-dokumen yang berisikan suatu bidang pengetahuan atau informasi, dan dicatat dalam bentuk tulisan, dicetak, direkam, ditik, dan dijilid.

2.3.1. Jenis Arsip Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 12), berdasarkan jenis arsip terbagi atas: 1. Dokumen tekstual adalah menyajikan isi seluruhnya atau pada hakekatnya dalam bentuk teks tertulis yang mana dibaca oleh khalayak 2. Dokumen non-tekstual berisikan teks bertulis, namun bagian paling penting adalah informasinya yang disajikan dalam bentuk lain, artinya bentuk informasi tersebut dapat dilihat, didengar. 3. Dokumen campuran dokumen yang menggabungkan dokumen tekstual dan non-tekstual menjadi satu dalam membahas sebuah objek, misalnya buku dan kaset. Menurut Utomo (2009: 17), jenis arsip berdasarkan medianya: 1. Arsip berbasis kertas. 2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record). 3. Arsip kartografik dan arsitektual

Sedangkan menurut Martono (1991: 158) jenis dokumen meliputi; 1. Dokumen yang berbentuk grafis (graphic materials) 2. Dokumen yang berbentuk film 3. Dokumen yang berbentuk pita 4. Dokumen yang berbentuk piringan hitam Ada beberapa file dokumen non printing yang dikelompokkan berdasarkan wujud dokumen seperti : 1. File dokumen grafis 2. File dokumen rekaman 3. File dokumen bentuk alat permainan (Kit Game)


4. File dokumen bentuk film bisu atau bersuara Sedangkan, File dokumen non printing dikelompokkan berdasarkan aktivitas seseorang yang menggunakan file dokumen antara lain: 1. File dokumen yang dapat didengar 2. File dokumen yang dapat dilihat 3. File dokumen yang dapat dilihat dan didengar. Menurut Trimo (1992: 7) bahwa: “dokumen merupakan semua bahan pustaka, baik ia berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti: pita suara/cassettes, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto”. Menurut Martono (1991: 2) dokumen adalah: 1. Semua catatan yang ditulis, ditik, atau dicetak, yang tidak dijilid, misalnya laporan, surat, nota, memo, dan kertas yang biasa disimpan di dalam arsip. 2. Semua barang-barang yang dicetak dan dijilid seperti buku, majalah, dll. Jelasnya ialah semua barang-barang yang diproduksi dengan salah satu cara dan disiarkan kepada khalayak ramai. Barang-barang ini biasanya disimpan di dalam perpustakaan. 3. Corporeal documenter ialah semua macam contoh-contoh, maquette, model, dll. Yang biasanya disimpan di museum. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam membagi jenis dokumen, pada hakekatnya dibutuhkan penyajian dokumen yang dilihat dari segi bentuk, wujud, sifat inilah nantinya memberi kemudahan dalam tugas seorang dokumentalis sebagai resourse center bidang informasi.

2.3.2. Fungsi Arsip Menurut Wursanto (1991: 28) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: (1). Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja, (2). Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensinya penggunaannya sudah mulai menurun, (3). Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.


Dan menurut Sedarmayanti (2003: 9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dan arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu: (1). Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor, (2). Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja. b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa fungsi dan kegunaan dokumen atau arsip sebagai kegiatan kerja perencanaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi/kantor yang dapat dipergunakan seterusnya maupun tidak dipergunakan lagi tergantung pada kebutuhan informasinya.

2.4. Pengertian Pengelolaan (manajemen) Arsip Menurut Riks at al dalam Widyastuti (2008: 3) bahwa: “ manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur ulang hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creation and recept), pengurusan (destribution), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance), dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (desposition). Sedangkan menurut Lundgren and Lundgren dalam Irawan (2001: 1) menyatakan bahwa: “manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle of record). Berdasarkan penjelasan di atas dapat diuraikan bahwa manajemen kearsipan adala pelaksanaan fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip, yang mencakup penciptaan, pendestribusian penggunaan arsip, penyimpanan arsip aktif, pemusnahan, menyimpan arsip secara permanen.


2.4.1. Peranan Pengelolaan Arsip Dalam

Martono

(1991:

15)

peranan

pengelolaan

arsip

dalam

menunjang pengembangan ilmu pengetahuan, antara lain: 1. Menyediakan dan melayani informasi dari dokumen yang telah diolah dengan baik yang mana bertujuan untuk disajikan berbagai keperluan akan perkembangan ilmu pengetahuan maupun kesejahteraan masyarakat. 2. Melayani para pengembang ilmu pengetahuan pada umumnya dan spesialis khususnya. 3. Mengolah dan menyebarluaskan isi informasi intelektual suatu dokumen yang terdapat di dalam perpustakaan atau arsip. 4. Media komunikasi ilmiah antara para spesialis, dan team spesialis dengan team spesialis, dan ilmuan dan cendikiawan. Sedangkan menurut Sedarmayanti ( 2003: 19) peranan arsip adalah: 1. 2. 3. 4.

Alat utama ingatan organisasi. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Menurut Martono (1991: 15) peranan arsip terwujud dalam bentuk

kegiatan, antara lain: 1. Mengembangkan sistem pengolahan dokumentasi melalui berbagai cara. 2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi perkembangan ilmu guna di informasikan kepada lembaga-lembaga perpustakaan atau lembaga dokumentasi lainnya. 3. Menyelenggarakan konfrensi ilmiah di bidang dokumentasi, perpustakaan, kearsipan dan permusiuman. 4. Menerbitkan dan mengembangkan katalog dari perkembangan ilmu dan teknologi. 5. Memberi pelayanan konsultan dalam bidang dokumentasi perpustakaan, kearsipan dan permusiuman. Pendapat di atas menjelaskan bahwa peranan dokumen sebagai penyedia, mengolah, melayani dan mengembangkan informasi dan dan pengolahannya yang disajikan berbagai bentuk, bertujuan untuk memudahkan atau membantu


khalayak maupun dokumentalis itu sendiri dalam menyusun maupun menerima informasi atau isi dari dokumen itu sendiri.

2.4.2 Pengelolaan Arsip 2.4.2.1. Penyimpanan Arsip Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman adan ekonomis. Penyimpanan dan penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan

penemuan kembali dengan mudah apabila sewaktu-waktu

diperlukan kembali. Menurut Widjaja (1993: 104) tujuan penyimpanan/penataan arsip adalah: 1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan. 2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat diketemukan kembali. 3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang. Menurut Wahyudi (1992: 76), tujuan atau syarat penyimpanan yang harus diperhatikan yaitu: 1. Video tape (kaset) harus diletakkan, dalam posisi berdiri, dengan ujung tape (kaset) di sebelah atas. 2. Setiap penggunaan dicatat agar dapat diketahui lama pemakaiannya karena tape (kaset) memiliki usia pemakaian. 3. Setelah dipergunakan dan akan disimpan lagi, usahakan agar tape (kaset) selalu dalam keadaan siap pakai, dengan mem-fasforward pada posisi unexposed. 4. Untuk menghindari terjadinya goresan (stretching) pada tape (kaset), usahakan mem- fasforward tape (kaset) sampai habis, baru di-rewind kembali. 5. Jangan meletakkan tape (kaset) pada tempat yang panas dan kering. Sedarmayanti (2003: 68) menyatakan bahwa tujuan penataan arsip adalah: 1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.


Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 37) penempatan dokumen di rak dibagi atas: 1.Horizontal, artinya dokumen disusun dengan meletakkan dokumen di atas dokumen lainya. Sistem ini digunakan untuk jajaran dokumen yang besar bentuknya seperti peta, poster, foto dll. 2.Vertikal, artinya dokumen disusun dengan punggung nampak dari atas. Sistem ini lazimnya digunakan untuk dokumen ringan dan tipis seperti guntingan koran, gulungan pita atau tape reel. 3.Tegak lurus, artinya dokumen diletakkan berdampingan sehingga punggung dokumen tanpak dari samping. Sistem ini digunakan untuk menyimpan buku, arsip, gulungan pita atau tape reel, map, piringan hitam dll. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menjelaskan tujuan penyimpanan dan penataan. Maka dapat diuraikan bahwa tujuan penyimpanan adalah memudahkan dokumentalis pengambilan, pengembalian, atau penemuan kembali arsip yang diinginkan. Selain dari pada hal di atas penyimpanan yang efektif dan efisien diperlukan suatu sistem yang dapat memudahkan pekerjaan salah satunya sistem penyimpanan. Menurut Widjaja (1993: 8) bahwa: “sistem penyimpanan/tata kearsipan adalah kegiatan dan aktivitas pokok dalam bidang kearsipan yang berupa penyimpanan warkat-warkat”. Menurut Widjaja (1993: 105), sistem penyimpanan arsip terdiri atas lima yakni: 1. Sistem abjad (alphabetical filing system) adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad, dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, kantor. 2. Sistem pokok soal (subject filing system), dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. 3. Sistem nomor/angka (numerical filing system), sistem nomor atau angka sering disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang djadikan kode surat adalah nomor angka ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. 4. Sistem wilayah/daerah (geographical filing system), dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. 5. Tanggal (chronological filing system), dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal.


Menurut Irawan (2001: 14) dalam (Penn, 1989 : 123-124 ) sistem penyimpanan terdiri atas: Numeric, Alphabetical dan Alphanumeric. Menurut Lundgren ((1989 :83-87). membedakan atas: Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification”. Menurut Sedarmayanti (2003: 70-75), sistem penataan arsip ada lima macam yaitu: 1. Sistem abjad (alphabetical filing system) yaitu salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks . 2. Sistem masalah (subject filing system) yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang digunakan sistem ini. 3. Sistem nomor (numerical filing system) yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. 4. Sistem tanggal/urutan waktu (chronological filing system) yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). 5. Sistem wilayah (geographical filing system) yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Dengan demikian proses penyimpanan sangat berperan aktif, maka Menurut Widjaja (1993: 162) proses penyimpanan meliputi: a. Dalam penyimpanan arsip/dokumen dianut asas gabungan, yaitu gabungan asas “sentralisasi ialah semua arsip semi/in-aktif yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan-kegiatan kantor sehari-hari, harus dipindahkan (transfered) ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip-arsip yang demikian ini dapat digolongkan menjadi, (a). arsip yang berguna untuk alat pengingat (penting, semi permanent), (b). arsip yang berguna untuk selama-lamanya (vital, permanent).” dan “desentralisasi ialah semua arsip aktif yang masih diperlukan langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari-hari disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi. Arsip-arsip aktif dalam file kerja unit dapat diawasi melalui kartu kendali/agenda yang terdapat dalam unit arsip”. b. Sistem penyimpanan. Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan diambil dalam


sesuatu organisasi, maka arsip haruslah diatur dan dipelihara serta disimpan sebaik-baiknya. Menurut Sedarmayanti (2003: 21) dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azaz pengorganisasian yaitu: a. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik. b. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. c. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi. Azaz ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azaz sentralisasi dan desentralisasi. Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara sistem abjad, pokok soal, nomor/angka, wilayah/daerah, tanggal. Maka dengan sistem penyimpanan ini dapat memudahkan temu kembali atas dokumen yang ingin digunakan. Dan berdasarkan asas proses penyimpanan dapat dibagi atas yaitu sentralisasi, desentralisasi, gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.

2.4.2.2. Pemeliharaan Arsip Menurut Sedarmayanti (2003: 110), “pemeliharaan arsip/dokumen adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang (2010: 1) menjelaskan bahwa: “Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”. Sedangkan menurut As'ad, et al. (2009: 1) bahwa: “pemeliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat


mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan”. Menurut Sedarmayanti (2003: 111) Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan arsip. Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti (2003: 112) pencegahan kerusakan dapat dilakukan dengan cara: 1. Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: (a). fumigasi untuk seluruh gudang, (b). fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. (c). fumigasi untuk beberapa bundel arsip. (d). fumigasi rutin. 3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: (a). tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”. (b). laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara lembar plastik. 4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a). dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60%), b). terang (terkena sinar matahari tak langsung), c). mempunyai ventilasi yang merata, d). terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya.


2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala. 4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: a). dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip, b). dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran). 5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Menurut As'ad, et al. (2009: 1), beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca. b. Serangga − Diupayakan ruangan tetap selalu bersih − Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara. − Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga (kayu jati/logam) − Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain. − Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT) − Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan pustaka c. Jamur − memeriksa buku secara berkala − membersihkan tempat penyimpanan − menurunkan suhu udara − susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara 2. Faktor Fisika a. Debu − dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner) − dipasang AC/filter penyaring udara − dipasang alat pembersih udara (air cleaner) − disediakan almari kaca b. Suhu Udara/Kelembaban − mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C − memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicale (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembaban c. Cahaya


− Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film. − Lampu/Listrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng oksida dan titanium oksida. 3. Faktor Kimia a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan. b. Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan ( buffer) 4. Faktor Lain-Lain a. Manusia − menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka − memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka. − memasang rambu-rambu (Tata Tertib). b. Bencana Alam − menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik. − dilarang merokok di dalam ruangan − memeriksa kabel listrik secara berkala − memasang alarm ( smoke detector) − menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri. − mengontrol air setiap ada turun hujan. Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap arsip atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsip/dokumen. Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.

2.4.2.3. Penyusutan Arsip Sedarmayanti (2003: 102) dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan: 1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.


Sedangkan Martono (1997: 39) menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”. Dalam Sedarmayanti (2003: 102) tujuan penyusutan arsip adalah untuk: a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c. Mempercepat penemuan kembali arsip d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah: a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan. b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya. c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan. d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja. e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan. Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa

penyusutan

merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional. Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan, pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.


Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan

jadwal

retensi. Sedarmayanti (2003: 102) menyatakan bahwa: Jadwal/daftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. dengan demikian jadwal/daftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: (1). Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in-aktif), dan (2). Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional. Sedangkan Martono (1997: 44) menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar (1996: 99) bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”. Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.

2.4.2.4. Penemuan Kembali Arsip Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan. Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu yang dapat membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala isi kekayaan suatu lembaga adalah pembuatan katalog. Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 107) bahwa: “katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”. Menurut Suhendar (2005: 1) bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar (2005:


3) Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 139) bahwa: “katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut suatu sistem tertentu (secara alphabetis maupun sistematis) untuk memudahkan mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca serta petugas perpustakaan”. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan (data bibliografisnya) yang didaftarkannya disusun menurut sistem tertentu dan mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau diperlukan kembali. Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin otomatis. Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik informasi secara efisien yaitu komputer. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 117) bahwa: “komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan”. Menurut Ajoes (2009: 1) dalam buku Computer Today: Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah/instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program). Menurut Masrukhin (2009: 1) bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi, menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.


2.5.4.1. Klasifikasi Arsip Menurut Widjaja (1993: 133) bahwa: “klasifikasi atau penggolongan adalah pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.

Sedangkan

Sulistyo-Basuki (1992:

88)

menyatakan

bahwa:

“klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas dokumenter yang digunakan”. Towa P. Hmakotrda dan J.N.B. Tairas dalam Subrata (2009: 1) mengatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Selanjutnya Sedarmayanti (2003: 37) menyatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”. Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah ketika dibutuhkan. Untuk mengetahui deskripsi isi yang akan diolah oleh seorang dokumentalis, prosedur tersebut

menggunakan bahasa dokumenter yang

menuangkan bentuk klasifikasi deskripsi isi dalam bentuk angka atau tesaurus. Menurut Wursanto (1991: 187) bahwa “pencarian dokumen merupakan “salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi”. Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 37) prosedur klasifikasi sama dengan pola umum deskripsi isi, adapun yang menjadi langka-langkah yang akan ditempuh yakni: 1. Identifikasi subjek utama dokumen. 2. Penggolongan kelas sesuai dengan subjek dokumen. 3. Indentifikasi karakteristik sekunder (ruang, waktu, bentuk bahasa) bilamana sistem penomoran klasifikasi menyertakan informasi tersebut. 4. Penelusuran nomor yang sesuai dengan kelas yang telah ditentukan.


5. Pemilihan atau pencantuman nomor berkaitan sesuai dengan peraturan sistem klasifikasi. 6. Penambahan nomor panggil (call number). Yang terdiri atas nomor kelas, tiga huruf pertama nama pengarang, dan tahun terbit. 7. Penempelan nomor panggil pada dokumen. 8. Penandaan nomor klasifikasi pada lembar masukan atau cantuman bibliografis pada ruang yang telah disediakan. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 109) agar pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-syarat: 1. Harus ditulis. 2. Golongan masalah dan perinciannya harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan kantor. 3. Perinciannya tidak terlalu terurai dan sebaiknya tidak melebihi dari tiga tingkatan masalah. 4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan pengertian luas, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu. 5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup masing-masing subjek/masalah. 6. Dilengkapi dengan kode (tanda) baik berbentuk huruf atau angka. 7. Bentuk dan susunan pola hendaknya teratur dan luwes 8. Dilengkapi dengan indeks subjek/masalah yang disusun secara alphabetis. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menentukan pola klasifikasi, dengan menggunakan teknik ini dapat memudahkan pekerjaan seorang dokumentalis dalam menentukan subjek yang efektif dan memudahkan penemuan kembali dokumen. Menurut Wursanto (1991: 23), sistem klasifikasi terbagi atas dua yakni: 1. Sistem klasifikasi menurut nomor (numerikal) adalah “sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor”. Sistem klasifikasi numerik dibagi lagi menjadi: a. Sistem numerikal seri (serial numbering system) adalah nomor yang dipergunakan sebagai kode penyimpanan adalah nomor seri. b. Sistem numerikal blok (blok numbering system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor blok, nomor blok adalah nomor untuk masing-masing fungsi, kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi beberapa kategori atau beberapa blok. Setiap kategori atau setiap blok memuat sejumlah angka tertentu yang seragam.


c. Sistem numerikal sandi (code numbering sandy system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode penyimpanan. d. Sistem numerical D.D.C (dewey decimal classification system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan arsip. e. Sistem numerikal U.D.C (universal decimal classification system) 2. Sistem klasifikasi menurut abjad (alfabetis) adalah sistem peyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi: a. Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat, dan sebagainya). b. Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad. c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip tersebut. d. Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian arsip disimpan berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang bersangkutan. Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor (numerikal) dan abjad (alfabetis).

2.5.4.2. Kode Arsip Widjaja (1993: 133-141) menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya berdasarkan masalah secara sistematis (systematic subject filing)”. Sesuai dengan fungsi kegunaannya kode harus: (a). Sederhana, (b). Singkat, (c). Mudah diingat, (d). Dapat ditulis, (e) Dapat ditulis, diketik. Menurut Sedarmayanti (2003: 38-39) bahwa: “kode arsip adalah tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode harus: a). Sederhana, (b). Mudah diingat, (c). mudah untuk menulisnya.


Sedangkan menurut Wursanto (1991: 196) bahwa: “kode

adalah alat

untuk mengenali masalah yang dikandung dalam warkat/arsip”. Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan alat/sarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik dokumen/arsip. Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat, mudah ditulis, dan diketik.

2.5.4.3. Indeks Arsip Widjaja (1993: 172) menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap (caption, catch word) dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat (negara, provinsi, kota dsb)”. Menurut Abubakar (1996: 58): Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengindentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya atau alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip. Syarat-syarat indeks: (a). singkat, jelas dan mudah diingat, (b). kata benda atau kata pengertian kebendaan, (c). harus berasal dari surat masuk atau keluar si pemakai, (d). harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003: 27): Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan, menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: (a). singkat, jelas dan mudah diingat, (b). berorientasi kepada kebutuhan pemakai, (c). merupakan kata yang mudah dimengerti, (d). diambil atau ditentukan dari isi surat. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau keluar. Menurut Widjaja (1993: 147) indek dapat disusun sebagai berikut: a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement), ataupun secara kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.


b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dan seterusnya, yang merupakan bagian dari masalah pokok pertama atau bagian dari masalah pokok kedua dan seterusnya masingmasing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya. Sedangkan menurut Abubakar (1997: 16) indeks disusun berdasarkan: a. Nama orang, nama instansi/perusahaan dan nama wilayah. b. Subyek. c. Nama orang yang mempunyai gelar bangsawan/gelar/keserjanaan/ pangkat/profesi. d. Nama keluarga majemuk (compound surname). Indeks nama dan subjek ini disusun dalam kartu-kartu. Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003: 28) mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu: a. b. c. d.

Indeks nama orang Indeks nama badan pemerintah swasta. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya. Indeks nama tempat atau wilayah

Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.

2.5.4.4. Tunjuk Silang Arsip Widjaja (1993: 153) menyatakan bahwa: “Tunjuk silang arsip (cross reference) adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama”. Sedangkan menurut Abubakar (1996: 58): “ tunjuk silang adalah alat untuk melengkapi indeks dalam menampung penanaman dan peristilahan lain yang mempunyai arti yang sama, serta mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda yang berhubungan dengan filingnya yang berbeda pula”. Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003: 34), “tajuk silang adalah suatu formulir yang dipergunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang sama”.


Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa tajuk silang adalah suatu cara untuk melengkapi indeks dalam mempertemukan beberapa keterangan yang mempunyai arti yang sama atau berbeda.

2.6. Pengertian Media Audiovisual 2.6.1. Media Menurut Hafied (2000: 8) Media adalah “alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak”. Sedangkan media menurut kamus Online Merriem-Webster dalam Hernandez (2007: 5) adalah “suatu saluran atau system komunikasi yang dirancang untuk menjangkau sejumlah besar orang”. Sedangkan menurut Ariyus (2009: 12) Media adalah “alat untuk menyampaikan atau membuat sesuatu, perantara, atau alat pengantar, suatu bentuk komunikasi, seperti surat kabar, majalah, atau televisi”. Dari pendapat di atas berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama dalam mengungkapkan pengertian media tersebut, maka dapat diuraikan bahwa media merupakan suatu alat yang berfungsi sebagai penyebar atau alat pengantar pesan atau informasi kepada khalayak umum seperti televisi, surat kabar. Dalam hal ini media tidak terlepas dari peran dan fungsi dalam penyampaian pesan Menurut Hafied (2000: 15) fungsi media antara lain: 1. Pengawasan (Surveillance), adalah memberi informasi dan menyediakan berita. 2. Korelasi (Correlation), adalah seleksi dan interpretasi informasi tentang lingkungan. 3. Penyampaian warisan budaya (Transmission of the Social Heritage), merupakan suatu fungsi dimana media menyampaikan informasi, nilai, dan norma dari suatu generasi ke generasi berikutnya atau dari anggota masyarakat ke kaum pendatang. 4. Hiburan (Entertainment), dimaksudkan untuk memberi waktu istirahat dari masalah setiap hari dan mengisi waktu luang. Dari penjelasan di atas maka dapat diuraikan bahwa selain media sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan pada khalayak, terdapat juga fungsi media yang mana sebagai sumber pengetahuan, pengawasan, korelasi, penyampaian warisan budaya, dan hiburan, yang mana media ini dapat mempengaruhi pola pikir individu.


2.6.2. Audiovisual Media merupakan komunikasi yang dapat menyebarkan informasi keseluruh lapisan masyarakat yang dapat dikemas atau dibentuk dalam audiovisual. Maka, audiovisual menurut Sondjaja (2007: 2) adalah: “alat bantu dalam kegiatan pembelajaran yang mengandung unsur pendengaran (audio) dan penglihatan (visual) seperti film, video, VCD, DVD dan media berbasis computer baik CAI (Computer Assested Instructional ) maupun CMI (Computer Managed Instructional)”. Sedangkan Nazar (2004: 4) menyatakan bahwa: “audiovisual adalah berkaitan dengan penglihatan dan bunyi”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang (2010: 1) bahwa: “Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang bermacam-macam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya”. Menurut Mustolih (2007: 1) dari berbagai ragam dan bentuk dari media, pengelompokan atas media dapat juga ditinjau dari jenisnya, seperti: 1. Media Audio: radio, piringan hitam, pita audio, tape recorder, dan telepon. 2. Media Visual : (a). Media visual diam : foto, buku, ensiklopedia, majalah, surat kabar, buku referensi dan barang hasil cetakan lain, gambar, ilustrasi, kliping, film bingkai/slide, film rangkai (film stip) , transparansi, mikrofis, overhead proyektor, grafik, bagan, diagram, sketsa, poster, gambar kartun, peta, dan globe. (b). Media visual gerak : film bisu. 3. Media Audio-visual: (a). Media audiovisual diam : televisi diam, slide dan suara, film rangkai dan suara , buku dan suara. (b). Media audiovisual gerak : video, CD, film rangkai dan suara, televisi, gambar dan suara. 4. Media serba aneka: (a). Papan dan display: papan tulis, papan pamer/pengumuman/majalah dinding, papan magnetic, white board, mesin pengganda. (b). Media tiga dimensi: realia, sampel, artifact, model diorama, display. (c). Media teknik dramatisasi : drama, pantomim, berm -ain peran, demonstrasi, pawai/karnaval, pedalangan/pangung boneka simu -lasi (d). Sumber belajar pada masyarakat: kerja lapangan, studi wisata, per kemahan. (e). Belajar terprogram (f). Komputer. Menurut Dikrullah dalam Djamarah (2009: 5), mengelompokkan media ini berdasarkan jenisnya ke dalam beberapa jenis : 1. Media auditif, yaitu media yang hanya mengandalkan kemampuan suara saja, seperti tape recorder. 2. Media visual, yaitu media yang hanya mengandalkan indra penglihatan dalam wujud visual.


3. Media audiovisual, yaitu media yang mempunyai unsur suara dan unsur gambar. Jenis media ini mempunyai kemampuan yang lebih baik, dan media ini dibagi ke dalam dua jenis: 1. Audiovisual diam, yang menampilkan suara dan visual diam, seperti film sound slide. 2. Audiovisual gerak, yaitu media yang dapat menampilkan unsur suara dan gambar yang bergerak, seperti film, video cassete dan VCD. Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa audiovisual merupakan bagian dari program yang dapat didengar dan dapat dilihat secara umum dan merupakan perangkat soundsistem yang dilengkapi dengan penampilan gambar, biasanya digunakan untuk dalam kegiatan pembelajaran seperti: presentasi, home theater, film, video, VCD, DVD.

Sintesis : Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual merupakan pelaksanaan atau keseluruhan aktivitas dalam mengelola keseluruhan daur hidup arsip yang terdiri atas; penciptaan (creation and recept), pengurusan (destribution), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance), dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (desposition). Dan arsip media audiovisual merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar, sebagaimana dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang mudah dijangkau dalam menyampaikan informasi kepada khalayak umum, yang diolah atau dikemas dalam bentuk media tercetak maupun non tercetak dan merupakan bahan bukti yang terekam maupun tercatat yang memperlihatkan karakteristikkarakteristik dari sebagian atau semua dari pengelolaan.


BAB II KAJIAN TEORITIS

Recommend Documents