BAB II KAJIAN TEORITIS

BAB II KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Pada

dasarnya

penyelenggaraan

pendidikan

memerlukan

sarana

pembelajaran, perpustakaan merupakan salah satunya. Hasan dalam Hardi (2005, 14) menyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu pusat pembelajaran (learning center) yang berfungsi sebagai agen perubahan sosial yang meningkatkan kualitas kehidupan dengan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat. Perguruan Tinggi sebagai lembaga pendidikan formal yang berada pada level teratas sudah sepatutnya memiliki perpustakaan, karena perpustakaan berfungsi sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi serta banyak memberikan kontribusi dalam peneyebaran informasi ilmiah di bidang pendidikan. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994, 3) dinyatakan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah: Suatu unit pelaksana teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan di bidang informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian budaya bangsa yang menciptakan masyarakat yang cerdas lahir dan batin. Menurut Sutarno (2003, 35) Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah “Perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi”, sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 4) “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah

8 Universitas Sumatera Utara

perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya”. Pendapat lain dikemukakan oleh Syahrial-Pamuntjak (2005, 5) bahwa “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perguruan Universitas, perpustakaan Fakultas, Perpustakaan akademis dan Perpustakaan Sekolah Tinggi”. Berdasarkan pengertian di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustkaan yang didirikan oleh perguruan tinggi sebagai penunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Secara umum organisasi yang berada di bawah naungan suatu lembaga induk memiliki fungsi dan tujuan yang mendukung terlaksananya fungsi dan tujuan lembaga induknya. Demikian juga halnya perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan dan fungsi yang disesuaikan dengan tujuan dan fungsi yang disesuaikan dengan tujuan dan fungsi perguruan tinggi tempatnya bernaung. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan. Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 52) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Memenuhi keperluan Informasi masyarakat perguran tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal. Sedangkan Menurut Hasugian (2009, 80) “Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian


dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi”. Selain pendapat di atas dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 4) dinyatakan bahwa “Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan tri dharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat” Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelengarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah di perpustakaan tersebut dan selalu melayani pengguna (mahasiswa) selama menjalankan pendidikan di perguruan tinggi.

2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi juga mempunyai fungsi sebagai pusat pelayanan informasi. Adapun fungsi perpustakan perguruan tinggi dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004, 3) adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersembahkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengakajian ilmu pengetahuan dan teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk perpustakaan.


5. Fungsi Publikasi Perpustakaan juga selayaknya membantu melakukan publikasi karya yang di hasilkan oleh perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan sivitas non akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang di hasilkan oleh perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Sedangkan Menurut Sutarno (2003, 37) “Perpustakaan berfungsi untuk sarana kegiatan belajar mengajar, penelitian sederhana menyediakan bahan bacaan guna menambah ilmu pengetahuan sekaligus rekreasi yang sehat disela-sela kegiatan belajar mengajar”. Berdasarkan perpustakaan

pendapat

di

atas,

dapat

disimpulkan

bahwa

fungsi

adalah sebagai sumber informasi untuk mendukung kegiatan

pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar, materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran dan riset penelitian, serta sarana untuk menyimpan dan publikasi seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk dapat mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi yang sudah ditetapkan, perpustakaan harus dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3) dinyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan adminsitrasi perpustakaan”. Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 5) dinyatakan bahwa “Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah menyusun kebijakan dan melaksanakan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.” 11 Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan

pendapat

di

atas

dapat

dikemukakan

bahwa

tugas

perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat luar kampus.

2.2.

Tenaga Pengelola Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004, 25)

dinyatakan bahwa staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri atas pustakawan, asisten pustakawan, tenaga administrasi, dan tenaga fungsional lainya sebagai berikut: 1. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang Ilmu Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi (Pusdokinfo) dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. 2. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian seperti pranata komputer dan kearsipan. 3. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan, penjilidan, perlistrikan, grafika, dan lain-lain. Dari uraian tersebut di atas dapat dikemukakan bahwa agar perpustakaan dapat terselenggara dengan baik, maka perlu dikelola oleh petugas yang benarbenar memiliki kompetensi dalam bidangnya. Pustakawan minimal berpendidikan minimal S1 ilmu perpustakaan, sehingga mereka akan memiliki kapasitas sebagai pengelola perpustakaan yang handal. Tenaga fungsional lain misalnya pranata komputer sangat diperlukan oleh perpustakaan masa kini. Koleksi perpustakaan masa kini tidak hanya bahan-bahan tercetak saja dan tidak hanya yang terdapat dalam gedung/ruang perpustakaan saja, tetapi koleksi perpustakaan saat ini tidak mengenal batas tempat waktu dan ruang. Tenaga fungsional pranata komputer sangat diperlukan untuk memperlancar proses layanan di perpustakaan.

2.2.1 Pustakawan Kata pustakawan berasal dari kata “pustaka” dengan demikian penambahan “wan” diartikan sebagai orang yang pekerjaannya atau profesinya terkait erat 12 Universitas Sumatera Utara

dengan pustaka atau bahan pustaka. Bahan pustaka dapat berupa buku, majalah, surat kabar, dan multimedia. Menurut Hasugian (2009, 137) menyatakan bahwa “Pustakawan adalah orang yang memberikan dan melaksanakan kegiatan perpustakaan dalam usaha pemberian pelayanan atau jasa pengguna perpustakaan sesuai dengan misi yang diemban oleh badan induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang diperolehnya dari pendidikan”. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007, Pasal 1 menyatakan bahwa, “Pustakawan adalah sesorang yang memiliki kompetensi yang di peroleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan perpustakaan”. Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1993, 159) “Pustakawan adalah tenaga professional yang dalam kehidupan sehari-hari berkecimpung dengan dunia buku”. Dengan situasi demikian sudahlah layak bila pustakawan menganjurkan masyarakat untuk giat membaca, selanjutnya pustakawan dituntut untuk giat membaca demi kepentingan professi, ilmu maupun pengembangan kepribadian si pustakawan itu sendiri. Adapun yang dibaca pustakawan adalah pustaka yang menyangkut ilmu perpustakaan atau kepustakawanan. Ilmu perpustakaan berarti batang tubuh pengetahuan yang terorganisasi, dalam bentuk apapun juga, yang berkaitan dengan tujuan, objek, tujuan dan fungsi perpustakaan, prinsip, teori, dan tata susunan dan teknik yang digunakan dalam melakukan kinerja (unjuk kerja) jasa perpustakaan. Kepustakawanan merupakan penerapan pengetahuan dari ilmu perpustakaan terhadap koleksi, tata susunan, pelestarian, dan pemanfaatan buku serta materi lain di perpustakaan, penyempurnaan malar (berkesinambungan) dan perluasan jasa perpustakaan. Sedangkan menurut Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikatan pustakawan Indonesia (AD ART IPI), Pasal 1, “Pustakawan adalah pegawai yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan pada unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi baik di instansi pemerintah maupun swasta”.


Dalam pasal 1 AD ART IPI tersebut lebih dijelaskan dengan tegas bahwa pustakawan yang dimaksud tidak terbatas pada pegawai perpustakaan pemerintah, akan tetapi juga pegawai perpustakaan yang bekerja di lembaga/intansi swasta. Menurut Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) sebagai organisasi yang menghimpun para pustakawan dalam kode etiknya menyatakan bahwa “Pustakawan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga iduknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan”. Pustakawan adalah seorang yang bekarya secara professional di bidang perpustakaan dan informasi. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pustakawan adalah profesi bagi orang yang bekerja di perpustakaan dan pusat informasi, profesi pustakawan tidak membedakan antara pustakawan pemerintah (PNS) atau pustakawan swasta (Non-PNS). Untuk dapat disebut sebagai pustakawan harus memenuhi beberapa persyaratan. Pustakawan Indonesia yang ideal harus memiliki beberapa persyaratan. Menurut Suhernik (2006, 73) ada beberapa persyaratan antara lain sebagai berikut : 1. Aspek Professional Pustakawan Indonesia berpendidikan formal ilmu pengetahuan. Pustakawan juga dituntut gemar membaca, trampil, kreatif, cerdas, tanggap, berwawasan luas, berorientasi ke depan, mampu menyerap ilmu lain, objektif (berorientasi pada data) generalis di satu sisi, tetapi memerlukan disiplin ilmu tertentu di pihak lain, berwawasan lingkungan, mentaati etika profesi pustakawan, mempunyai motivasi tinggi, berkarya di bidang kepustakawanan dan mampu melaksanakan penelitian dan penyuluhan. 2. Aspek Kepribadian dan Perilaku Pustakawan Indonesia harus bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, bermoral Pancasila, mempunyai tanggung jawab sosial dan kesetiakawanan, memiliki etos kerja yang tinggi, mandiri, loyalitas yang tinggi terhadap profesi, luwes, komunikatif dan bersikap suka melayani, ramah dan simpatik, terbuka terhadap kritik dan saran, selalu siaga dan tanggap kemajuan dan perkembangan ilmu dan teknologi, berdisiplin tinggi dan menjunjung tinggi etika pustakawan Indonesia.


Sedangkan Yusuf (1996, 43) menyatakan bahwa persyaratan yang harus dimiliki pustakawan adalah : 1. Persyaratan Sikap Mental Pustakawan Perpustakaan Umum harus mempunyai jiwa pengabdian terhadap tugas-tugas dan fungsi-fungsi Perpustakaan Umum sebagai sarana penunjang pendidikan formal dan non formal serta senantiasa bersedia membantu, membimbing dan memberikan pelayanan kepada masyarakat secara terbuka dan suka rela sehingga tujuan Perpustakaan Umum dapat tercapai. 2. Persyaratan Pengetahuan Seorang pustakawan Perpustakaan Umum harus berpengetahuan dan berwawasan luas agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang datang dari masyarakat. Pustakawan harus selalu menambah pengetahuannya dengan memanfaatkan koleksi yang tersedia di perpustakaan dan mengikuti pendidikan, seminar, ceramah dan kegiatan yang mendukung tugas di perpustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menjadi seorang pustakawan, memiliki beberapa persyaratan yang harus di penuhi, seperti keprofesionalan, kepribadian dan prilaku, sikap mental serta harus mempunyai pengetahuan yang luas. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa untuk menjadi seorang pustakawan, memiliki beberapa persyaratan yang harus di penuhi, seperti keprofesionalan, kepribadian dan prilaku, sikap mental serta harus mempunyai pengetahuan yang luas.

2.2.2 Peranan Pustakawan. Perpustakaan bukanlah suatu tempat penyimpanan informasi yang bekerja secara otomatis yang kemudian membuka layanan kepada pemakainya, suatu hal yang sangat menentukan dalam peningkatan kualitas layanan adalah sumber daya manusia yang terdapat di perpustakaan, dalam hal ini pustakawan dan staff perpustakaan. Pengertian peranan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 854) “Peranan adalah tindakan yang dilakukan oleh

sesorang

dalam suatu

peristiwa yang dibebankan kepadanya”. Menurut Rachman (2006, 57) pustakawan memainkan berbagai peran (berperan ganda) yang dapat disingkat dengan akronim EMAS dengan rincian sebagai berikut:


1. Edukator, Sebagai seorang pustakawan pendidik, pustakawan juga harus memahami prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh Ki Hajar Dewantara, yaitu: “ing ngarsa sung tolada, ing madya mangun karsa, tut wuri handayani. a). Ing ngarsa sung tulada, artinya harus mampu lewat sikap dan perbuatannya menjadikan dirinya sebagai pola anutan dan ikutan orangorang yang dilayaninya. b). Ing madya mangun karsa artinya pustakawan harus mampu membangkitkan semangat berswakarsa dan berkreasi pada orang-orang yang dilayaninya. c). Tut wuri handayani artinya pustakawan harus mampu mendorong orangorang yang dilayaninya agar berani berjalan dan bertanggung jawab. 2. Manajer, pada hakikatnya pustakawan adalah “manajer informasi” yang mengelola informasi pada satu sisi lain. Informasi yang banyak dan terdapat dalam berbagai wadah yang jumlah selalu bertambah harus dikelola dengan baik. 3. Administrator, sebagai administrator pustakawan harus mampu menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi program perpustakaan serta dapat melakukan analisis atas hasil yang telah dicapai, kemudian melakukan upayaupaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik. 4. Supervisor, sebagai supervisor pustakawan harus: a). Dapat melaksanakan pembinaaan professional, untuk mengembangkan jiwa kesatuan dan persatuan antar sesama pustakawan, sehingga dapat menumbuhkan dan peningkatan semangat kerja dan kebersamaan. b). Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan dan keterampilan, baik rekan-rekan sejawat maupun masyarakat pengguna yang dilayaninya. c). Mempunyai wawasan yang luas, pandangan jauh ke depan, memahami beban kerja, hambatan-hambatan, serta bersikap sabar, tetapi tegas, adil, objektif dalam melaksanakan tugasnya. d). Mampu berkoordinasi, baik dengan sesama pustakawan maupun dengan para pembinanya dalam menyelesaikan berbagai persoalan dan kendala, sehingga mampu menigkatkan kinerja unit organisasinya. Sedangkan Abbas yang dikutip oleh Kusumah (2001, 1) mengemukakan bahwa peran pustakawan adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Pustakawan sebagai gerbang ke masa depan dan masa lalu. Pustakawan sebagai pengajar. Pustakawan sebagai manajer knowledge. Pustakawan sebagai organizer jaringan sumber-sumber informasi. Pustakawan sebagai penyokong untuk pengembangan kebijakan informasi. 6. Pustakawan sebagai komunitas partner. 7. Pustakawan sebagai pengayak sumber informasi. 8. Pustakawan sebagai kolaborasi dengan penyedia sumber teknologi. 9. Pustakawan sebagai teknisi. 10. Pustakawan sebagai konsultan informasi.


Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pustakawan memiliki banyak peran, yaitu sebagai edukator, manager, pustakawan juga berperan sebagai pengayak sumber informasi, sebagai teknisi dan sebagai konsultan informasi untuk

pengembangan

perpustakaan

sesuai

dengan

perkembangan

ilmu

pengetahuan dan teknologi dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna perpustakaan.

2.3 Pengelolaan/Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen yang berarti pula pengaturan atau pengurusan menurut Ikatan Pustakawan Indonesia (2006, 60). Banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang yang melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu. Menurut Sutarno (2006, 20) “Manajemen Perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen”. Selanjutnya Griffin (1990, 6) mendefiniskan manajemen sebagai berikut: “Management is the process of planning decision of making, organizing, leading, controlling and organization human, financial, physical and information resource to archieve, organizational goals in an efficient and effective manner”. Pendapat di atas dapat di artikan manajemen adalah suatu proses perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, memimpin dan pengendalian organisasi manusia, keuangan, fisik dan informasi sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi secara efiensi dan efektif. Sedangkan Stoner (1994, 7) menyatakan bahwa ” manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah disepakati”. Berdasarkan definisi manajemen di atas secara garis besar tahap-tahap dalam

melakukan

manajemen

meliputi

perencanaan,

pengorganisasian,

pelaksanaan, pengawasan. Perencanaan merupakan proses dasar dari suatu


kegiatan pengelolaan, kemudian pengorganisasian berkaitan dengan pelaksanaan perencanaan yang telah ditetapkan. Sementara pengarahan diperlukan agar menghasilkan sesuatu yang diharapkan dan pengawasan yang dekat, dengan evaluasi, dapat menjadi proses monitoring aktivitas untuk menentukan apakah individu atau kelompok memperoleh dan mempergunakan sumber-sumbernya secara efisien dan efektif untu mencapai tujuan.

2.3.1 Prinsip Manajemen/Pengelolaan Prinsip manajemen merupakan generalisasi berdasarkan pengalaman serta analisis mengenai studi kasus, prinsip ini berlaku secara universal artinya dapat diterapkan di mana saja, dan tidak bersifat kaku. Menurut Fayol yang disitir oleh Sulsityo-Basuki (1993, 187) prinsip manajemen dapat di uraikan sebagai berikut: 1. Pembagian kerja Pembagian kerja ditentukan antara lain oleh kecakapan dan keterampilan seseorang, jumlah pengunjung perpustakaan, keperluan pemakai, besar kecilnya koleksi serta jenis perpustakaan. 2. Wewenang Mereka yang memiliki wewenang berarti memiliki tanggung jawab, berbagai tugas dalam perpustakaan dilakukan oleh banyak orang namun tanggung jawab ada pada pustakawan. 3. Disiplin Demi kepentingan jalanya perpustakaan maka harus ada kepatuhan, kerajinan, daya serta hormat pada tugas dan tangung jawab yang diberikan. 4. Kesatuan Perintah Seseorang karyawan hanya menerima perintah dari seorang atasan. 5. Kesatuan arah Dengan adanya satu pimpinan dan satu sasaran maka tugas staf dapat disasarkan untuk mencapai tujuan. 6. Koordinasi Koordinasi merupakan unsur terpenting dalam pelaksanaan tugas perpustakaan, bila koordinasi kacau maka hasil yang diperoleh adalah kekacauan. 7. Lini dan Staf Karyawan yang ditempatkan di posisi lini adalah karyawan pengambil keputusan. Para pengambil keputusan memiliki wewenang dan perintah. Posisi staf merupakan posisi yang tidak membawa wewenang.


8. Akuntabilitas Bila perpustakaan akan berjalan lancar dan efisien, pemimpin perpustakaan harus menentukan ukuran kualitas dan kuantitas unjuk kerja atau kinerja (performance) 2.3.2 Fungsi Manajemen/Pengelolaan Perpustakaan Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan untuk memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Menurut Griffin (2004, 6), fungsi-fungsi manajemen (pengelolaan) meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penyusunan/Penentuan Staff (Staffing), Pengarahan (Motivating), Pengendalian (Controling). Sedangkan menurut Siagian (2005, 33) “fungsi manajemen meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan penilaian”. Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa fungsi-fungsi manajemen (pengelolaan) secara universal yaitu: perencanaan, pengorganisasian,penyusunan staff, pengarahan dan pengawasan.

2.3.2.1 Perencanaan Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi (Planning) Tidak berbeda dengan organisasi lain, penyelengaraan perpustakaan perguruan tinggi juga didasarkan pada perencanaan yang di buat. Perencanaan menurut Siagian (2005, 60) adalah “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Sedangkan Menurut Saleh (1995, 7) perencanaan adalah “kegiatan menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi dan personil, keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang akan melakukannya”. Adapun tujuan Perencanaan menurut Griffin (2004, 14)

yaitu menghemat waktu, menghemat biaya dan

menghemat sarana dan prasarana.


Menurut Saleh (1995, 7) proses perencanaan ada empat faktor penting yang perlu dipertimbangkan yaitu: 1. Waktu Kita sering mendengar istilah rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Kedua rencana tersebut menggunakan elemen waktu sebagai batasanya. 2. Pengumpulan dan Analisis Data Semua perencanaan harus berdasarkan pada data. Semakin akurat data yang digunakan dalam perencanaan maka semakin bagus perencanaan yang dibuat, dan semakin pasti rencana tersebut dapat diimplementasikan ke dalam bentuk kegiatan. 3. Tingkatan Perencanaan Seluruh penanggung jawab di dalam struktur organisasi perpustakaan dari kepala, kepala bidang, kepala sub bidang sampai ke unit terkecil, sebaiknya terlibat dalam proses perencanaan, sehingga seluruh penanggung jawab tersebut mempunyai tanggung jawab atas jalannya suatu perencanaan. 4. Kelenturan atau fleksibilitas Kelenturan merupakan faktor yang cukup penting untuk diperhitungkan dalam membuat suatu perencanaan. Yang dimaksud dengan kelenturan perencanaan adalah perubahan rencana akibat terjadinya perubahan kebutuhan. Perencanaan dapat dibagi kedalam beberapa jenis klasifikasi, sesuai dengan kandungan isi dari perencanaan tersebut serta untuk apa perencanaan itu dibuat. Menurut Harold Koonzt (1989, 34) “perencanaan dapat klasifikasikan menjadi: maksud atau misi, sasaran, strategi, prosedur dan aturan, kebijakan yang utama dan atau penunjang, program besar atau kecil dan program pendukung, serta anggaran”. Perencanaan

merupakan

suatu

proses

mempersiapkan

serangkaian

pengambilan keputusan untuk dilakukannya tindakan dalam mencapai tujuan organisasi, dengan dan tanpa menggunakan sumber-sumber yang ada. Adapun aspek perencanaan adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Tindakan apa yang dilakukan? Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan? Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan? Kapankah tindakan itu dilaksanakan? Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu? Bagaimana caranya melaksanakan tindakan itu? Manullang (2001, 9)


Dengan demikian kunci keberhasilan dalam suatu pengelolaan atau manajemen tergantung atau terletak pada perencanaanya. Perencanaan merupakan suatu proses atau kegiatan pimpinan (manager) yang terus menerus, artinya setiap kali yang timbul sesuatu yang baru, perencanaan merupakan langkah awal setiap manajemen. Perencanaan merupakan kegiatan yang akan dilakukan di masa depan dalam waktu tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula, sebuah perencanaan yang baik adalah yang rasional, dapat dilaksanakan dan menjadi panduan langkah selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan tersebut sudah mencapai permulaan pekerjaan yang baik dari proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan uraian di atas, perencanaan pada hakekatnya merupakan proses pemikiran yang sistematis, analisis, dan rasional untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa pelaksananya, dan kapan kegiatan tersebut harus dilakukan. Aktivitas-aktivitas pada perpustakaan perguruan tinggi, selalu dimulai dari perencanaan. Menurut Saleh (1995, 41) langkah-langkah di dalam perencanaan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: 1. Melihat ke masa depan, yaitu adanya kesempatan-kesempatan yang dapat dicapai dengan memperhitungkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki 2. Merumuskan sasaran untuk perpustakaan dan unit-unit di bawahanya. 3. Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan pada saaat rencana dilaksanakan, baik intern maupun ekstern. 4. Menentukan arah tindakan-tindakan alternatif yaitu menginvetarisasi tindakan-tindakan yang dapat/mungkin diambil untuk mencapai sasaran organisasi 5. Mengevaluasi tindakan-tindakan alternatif. Dalam hal ini kita lihat untung ruginya alternatif-alternatif tersebut dengan mengingat berbagai faktor dari sudut premis-premis serta tujuan. 6. Memilih salah satu alternatif, yaitu memutuskan alternative mana yang dapat diterima berdasarkan evaluasi tersebut. 7. Merumuskan rencana-rencana turunan. Pada langkah pemilihan alternative di atas biasanya perencanaan belum lengkap, maka dibuat rencana yang diturunkan/dijabarkan dari rencana pokok sehingga menjadi lengkap dan opersional. 8. Menganggarkan, yaitu mengisi rencana-rencana tersebut dengan angkaangka rupiah yang akan dicapai.


Dalam melakukan kegiatannya, perpustakaan perguruan tinggi perlu dilengkapi dengan sarana, antara lain sarana fisik yang berupa ruang atau gedung dan fasilitas perpustakaan. Menurut Saleh (1995, 42) hal-hal yang harus diperhatikan dalam merencanakan ruang (gedung) dan fasilias perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pengguna yang harus dilayani yaitu mahasiwa, staf pengajar, peneliti dan lain-lain 2. Jenis dan variasi program yang diselenggarakan oleh suatu perguruan tinggi. Alasannya adalah semakin banyak program studi yang diselenggarakan suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka semakin banyak pula koleksi, baik buku maupun jurnal serta koleksi lainnya, yang harus disediakan. 3. Tingkatan atau jenjang program yang diselenggrakan oleh perguruan tingginya. 4. Dari segi lokasi sebaiknya gedung perpustakaan berada di tengah-tengah kampus sehingga mudah dijangkau oleh semua pengguna perpustakaan. 5. Perlu pula diperhatikan variabel-variabel yang berhubungan dengan layanan fungsional perpustakaan. 6. Untuk alasan keserasian maka disain gedung perpustakaan sebaiknya mengikuti bentuk arsitektur gedung-gedung yang berdekatan atau setidak-tidaknya disesuaikan dengan gedung-gedung yang berdekatan. 7. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian di dalam merencanakan gedung dan tata ruang perpustakaan adalah penerangan sumber tenaga untuk perpustakaan, pengaturan ventilasi dan penyejukan faktor keamanan, dan lokasi perpustakaan yang memungkinkan perluasan di kemudian hari. Luas suatu perpustakaan perguruan tinggi ditentukan oleh tiga komponen utama yaitu komponen pemakai, komponen koleksi, dan komponen staf perpustakaan atau administrasi perpustakaan. Dalam Buku Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004, 126) membuat perhitungan kebutuhan luas gedung perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

45% dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang koleksi 25% dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang pengguna 20% dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang staff 10% dari luas gedung diperuntuhkan bagi keperluan lain.


Keberhasilan layanan perpustakaan selain ditentukan oleh komponenkomponen seperti staf yang berkualifikasi baik, koleksi yang memadai, gedung yang reprensentatif dan lain-lain, juga ditentukan oleh jumlah perabot dan peralatan

yang

memadai

serta

secara

fungsional

mendukung

kegiatan

perpustakaan. Perabot perpustakaan dalam pengertian ini adalah semua kelengkapan fisik berupa mebiler yang digunakan di perpustakaan. Sedangkan peralatan perpustakaan adalah semua perangkat peralatan yang ada di perpustakaan untk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti alatalat tulis, mesin ketik, komputer.

2.3.2.2 Pengorganisasian Perpustakaan Perguruan Tinggi (Organizing) Pengorganisasian atau organizing merupakan fungsi manajemen yang harus diperhatikan

oleh

perpustakaan

perguruan

tinggi.

Dengan

adanya

pengorganisasian maka akan jelas siapa yang menjadi atasan siapa yang menjadi bawahan siapa yang memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap jalannya perpustakaan Menurut Koontz dan O’Donnel yang dikutip oleh Hasibuan menyatakan (2007, 119)“The organization function of the manager involves the determination and enurmeration of the activites required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of these activites, the assignment of such group of activation to a department headed by a manager and the delegation of authority carry the out” Pendapat di atas dapat diartikan bahwa Fungsi Pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakannya. Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Organisasi

merupakan

suatu

proses untuk

merancang

struktur

formal,

pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai. Untuk mencapai


tujuan tersebut maka perlu di pilih orang yang memiliki kemampuan dan kompetensi dalam melaksanakan tugas oleh karena itu, perlu memilih dan menentukan orang yang akan dipercaya atau diposisikan dalam posisi tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diperhatikan dalam hal proses penarikan, penempatan,

pemberian

latihan

dan

pengembangan

anggota-anggota

organisasinya. Menurut Hasibuan (2007, 120) “organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapau tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja”. Sedangkan Saleh (1995, 60) menyatakan bahwa “organisasi adalah sebuah struktur yang mempunyai suatu sistem yang digunakan untuk membentuk aktivitas-aktivitas serta pelaksanaan program-program guna pencapaian tujuan organisasi Struktur organisasi yang harus dirancang dalam perpustakaan perguruan Tinggi, yaitu: 1. Untuk memperjelas lingkungan sehingga semua orang tahu siapa yang harus melakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil 2. Untuk menghilangkan pengahalang dalam prestasi kerja yang disebabkan kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tugas, dan 3. Untuk mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yang mencerminkan dan mendukung sasaran organisasi”. Kepala UPT

TATA USAHA

Pelayanan Pengguna

Pelayanan Teknis

Gambar 2. Struktur Organisasi minimal UPT Perpustaakan (buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999, 8)


Fungsi Departementasi.

Pengorganisasian

mempunyai

Pembentukan

Bagian

dan

Menurut Saleh (1995, 61) “Departementasi adalah aktivitas

menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu Cara Pembentukan bagian di perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan jumlah Pembagian kelompok atau pembentukan bagian berdasarkan jumlah. 2. Berdasarkan Fungsi Pada perpustakaan pembentukan bagian berdasarkan fungsi ini dilakukan pada bagian sirkulasi, bagian akusisi, bagian referensi/rujukan, bagian pengolahan bahan pustaka dan lain-lain. 3. Berdasarkan Batas Wilayah Beberapa jenis perpustakaan dalam membentuk bagian menggunakan batas teritorial atau wilayah 4. Berdasarkan Produk Departemenstasi berdasarkan produk lebih banyak digunakan pada organisasi industri. 5. Berdasarkan Pelanggan Perpustakaan dapat menggunakan pelanggan atau kelompok pengguna dalam membentuk bagan. 6. Berdasarkan Proses atau Peralatan Pembagian satuan organisasi atau departementasi berdasarkan proses atau peralatan. 7. Berdasarkan subjek Departementasi berdasarkan subjek ini banyak digunakan oleh perpustakaan universitas. 8. Berdasarkan Bentuk Dokumen Kadang-kadang perpustakaan perguruan menggunakan dokumen sebagai dasar pembentukan aktivitas, misalnya, unit audiovisual, unitmikrofis, bagian, bagian majalah, bagian tesis, skripsi, disertasi dan sebagainya. Sedangkan A.F Stoner (1994, 295) ada beberapa unsur-unsur struktur organiasasi antara lain: 1. Spesialisasi aktivitas Ini mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh organisasi (pembagian tugas) dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja.


2. Prosedur Merupakan prosedur yang dipergunakan organisasi untuk menjamin kelayak-dugaan aktiivitas-aktivitasnya. 3. Koordinasi aktivitas Prosedur yang mengintergrasi fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. 4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambil keputusan. Ini mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Pada sistem sentralisasi keputusan ditangan para manajer tingkat pusat, sedangkan pada sistem desentralisasi keputusan dibagi pada tingkat manajer tingkat pusat, sedangkan pada sistem desentralisasi keputusan dibagi pada tingkat manajer dibawahnya yaitu manajer menengah dan bawah. 5. Ukuran unit kerja Ini mengacu pada jumlah karyawan dalam suatu kelompok. 2.3.2.3 Pengisian Jabatan di Perpustakaan Perguruan Tinggi (Staffing) Sumber daya manusia atau tenaga kerja mrupakan faktor yang penting bagi setiap organisasi, termasuk perpustakaan. Menurut Saleh (1995, 78) “Pengisian Jabatan atau Staffing adalah pengisian jabatan dalam strukutur organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga keja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan”. Sedangkan menurut Flippo (1995, 150) “pengisian jabatan atau staffing sebagai fungsi manajemen merupakan tindak lanjut dari pengorganisasian yang berhubungan dengan pengadaan (recruitment), penempatan (placement), pelatihan (training) dan pengembangan karyawan (personal development)”. Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa pengisian jabatan (staffing) adalah mengidentiifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja, merekrut, penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan. Menurut Saleh (1995, 78) ada beberapa langkah yang dilakukan dalam pengisian jabatan di perpustakaan perguruan tinggi yaitu: 1. Penyusunan rencana ketenagaan (SDM/Sumber Daya Manusia) Kebutuhan sumber daya manusia selalu berubah dari waktu ke waktu seiring dengan perubahan jumlah pengguna perpustakaan yang bersangkutan. 2. Rekrutmen Rekrutmen dimaksudkan untuk menyediakan calon karyawan yang cukup besar sehingga organisasi atau dalam hal ini perpustakaan dapat 26 Universitas Sumatera Utara

3.

4.

5.

6.

7.

menyeleksi calon karyawan/pegawai yang memenuhi syarat dan sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan/Seleksi dan Penempatan Pemilihan atau seleksi didefinisikan sebagai aktivitas suatu organisasi (dalam hal ini perpustakaan) dengan cara menggunakan satu atau beberapa metode untuk menguji calon pegawai/pelamar. Metode tersebut berguna untuk menempatkan calon-calon yang sesuai dan cocok dengan kebutuhan perpustakaan. Pada umumnya proses seleksi itu adalah sebagai berikut: 1. Pengisian formulir-formulir 2. Tes 3. Wawancara 4. Referens Induksi dan Orientasi Bagi karyawan yang baru masuk bekerja di suatu perpustakaan, biasanya yang bersangkutan belum tahu informasi dan situasi kerja di lingkungan barunya. Induksi dan orientasi diadakan untuk mengurangi rasa was-was dan gelisah pada pegawai baru, juga supaya pegawai baru dapat mengukur dirinya seberapa jauh ia dapat berprestasi dalam pekerjaan. Pemindahan Staf Pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan sering menjemukan, khususnya bila di tekuni dakam jangka waktu yang lama. Oleh karena itu pemimpin perpustakaan hendaknya memikirkan cara untuk menghindari kejenuhan staf yang ditugaskan pada bagia-bagian tertentu di perpustakaan. Pengembangan Staff Agar setiap petugas di perpustakaan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di luar lingkungan kerjanya, maka kepada setiap pegawai/pustakawan harus diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dengan cara mengikuti pelatihan Penilaian Pada akhirnya setiap pegawai/pustakawan akan mendapatkan giliran untuk dinilai.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah pengisian jabatan di perpustakaan perguruan tinggi adalah penyusunan rencana ketenagaan (SDM/Sumber Daya Manusia), Rekrutmen, Pemilihan/seleksi dan penempatan, induksi dan orientasi, pemindahan staf, pengembangan staf, dan penilaian.

2.3.2.4 Fungsi Memimpin, Motivasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Memimpin (directing) merupakan fungsi manajemen yang harus ada dalam suatu organisasi. Memimpin atau directing merupakan pelaksanaan atau 27 Universitas Sumatera Utara

merupakan tindak lanjut dari fungsi-fungsi manajemen sebelumnya yaitu perencanaan, pengorganisasian dan pengisian staf. Memimpin adalah suatu fungsi manajemen yang cukup kompleks, tugasnya mempengaruhi karyawan agar mau melaksanankan tugas-tugas yang diberikan secara efisien dan efektif, sehingga tujuan intitusi/organisasi dapat tercapai. Menurut Saleh (1995, 98) “tujuan utama fungsi memimpin adalah untuk menciptakan kerja sama yang lebih efisien, mengembangkan kemampuan dan keterampilan anggota serta menumbuhkan perasaan untuk menyukai pekerjaan yang akan dilakukan”. Motivasi merupakan peranan yang sangat penting bagi setiap unsur pimpinan juga motivasi merupakan suatu hal yang dirasakan sulit oleh para pemegang pimpinan. Dikatakan bahwa motivasi merupakan proses psikologis yang terjadi pada diri seseorang yang mencerminkan interaksi antara sikap, kebutuhan dan sebagainya. Koontz mengemukakan pengertian motivasi yang dikutip oleh Hasibuan (2007, 95) sebagai berikut : “Motivasi mengacu pada dorongan dan usaha untuk kebutuhan atau untuk mencapai suatu tujuan”. Pemimpin adalah suatu lakon/peran dalam sistem tertentu; karenanya seseorang dalam peran formal belum tentu memiliki ketrampilan kepemimpinan dan belum tentu mampu memimpin. Istilah Kepemimpinan pada dasarnya berhubungan dengan ketrampilan, kecakapan, dan tingkat pengaruh yang dimiliki seseorang. Menurut Terry (1985, 168) kepemimpinan adalah” hubungan yang ada dalam diri seseorang atau pemimpin, mempengaruhi orang lain untuk bekerja secara sadar dalam hubungan tugas untuk mencapai tujuan yang diinginkan”. Sedangkan Sutarno (2006, 145) menyatakan kepemimpinan terbagi menjadi tiga, yaitu: 1. Kepemimpinan organisasi, yang bersifat kaku karena bertujuan menegakkan ketertiban dan kedisiplinan organisasi. 2. Kepemimpinan personal, yang bersifat pendekatan kemanusian dalam menghadapi bawahan. Tujuannya ialah menciptakan kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga ada dukungan dati pegawai kepada pemimpinnya.


3. Kepemimpinan tim kerja kolektif, yaitu kepemipinan yang merupakan perpaduan keduanya, tujuannya menegakkan kerja sama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan prinsip displin kerja agar semua anggota kelompok menjaga mutu pekerjaan. Komunikasi sangat menentukan proses manajemen, hal itu sangat wajar dan logis sebab manajemen hanya apat berjalan melalui pikiran dan kegiatankegiatan orang-orang. Untuk menjalin hubungan antara orang-orang yang baik harus ada bentuk-bentuk komunikasi yang efektif guna menciptakan hubungan yang kerjasama yang baik. Komunikasi mencakup seluruh aspek manajemen sehingga komunikasi merupakan salah satu inti kepemimpinan. Kemajuan suatu perpustakaan adalah hasil usaha bersama melalui komunikasi, tanpa komunikasi semua aktivitas organisasi akan kaku dan perpustakaan tidak berjalan optimal. Menurut Sutarno (2006, 156) komunikasi mempunyai sifat yaitu: 1. Vertikal ke bawah antara pimpinan kepada staff (top down) yang berupa perintah, komando, intruksi, kebijakan, penjelasan dan informasi. 2. Vertikal ke atas (bottom up) antara staff dengan pimpinan misalnya laporan, informasi, saran, masukan atau usulan 3. Horizontal antara sesama pimpinan atau antara sesama staf. 4. Cross Comunication antara staf, pimpinan dengan staf pemimpin yang lain yang bersifat silang. 2.3.2.5 Pengawasan (Controlling) Fungsi pengawasan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi, peranan pengawasan penting di dalam proses manajemen karena akan menentukan apakah tujuan tercapai sesuai dengan harapan yang telah ditentukan. “Pengawasan adalah kegiatan membandingkan atau mengukur yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma standar atau rencanarencana yang sudah ditetapkan sebelumnya” Sutarno (2006, 155). Sedangkan Gitusudarno (1993, 93) menyatakan bahwa pengawasan adalah “suatu usaha untuk mengetahui kondisi dari kegiatan yang sedang dilakukan apakah kegiatan telah mencapai sasaran yang ditentukan”. Pengawasan atau kontrol

yang merupakan bagian terakhir dari fungsi

manajemen yang dilaksanakan untuk mengetahui Sutarno (2006, 155) 29 Universitas Sumatera Utara

1. Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya 2. Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan 3. Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan 4. Untuk meningkatkan efisien dan efektif organisasi Tujuan Pengawasan menurut Sutarno (2006, 155) adalah: 1. Menentukan dan menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesulitan sebelum kesulitan itu terjadi 2. Mengadakan pencegahan dan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi 3. Mendapatkan efisiensi dan efektifitas. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengawasan adalah suatu usaha untuk mengetahui kondisi dari kegiatan yang sedang dilakukan apakah kegiatan telah mencapai sasaran yang ditentukan.

2.4 Kegiatan Rutin Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut F.Rahayunigsih dalam bukunya pengelolaan perpustakaan (2007, 12) menyatakan bahwa, kegiatan rutin perpustakaan sebagai berikut: 1. 2. 3.

4.

Pengadaan bahan pustaka, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka Pengolahan koleksi, yang meliputi penentuan subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, entri data, dan pemberian kelengkapan koleksi agar dapat dilayankan kepada pengguna perpustakaan Layanan pengguna, yang meliputi layanan loker, layanan sirkulasi, layanan baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi, dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna Pemeliharan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka

2.4.1 Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengkaji bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui


katalog penerbit dan usul dari pengguna perpustakaan. Dalam pemilahan bahan pustaka perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah besar maupun jenis koleksinya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan. Dengan adanya keterbatasan tersebut maka penambahan koleksi harus diseleksi agar koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 427) tujuan pemilihan bahan pustaka adalah “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang”. Dalam pernyataan di atas jelas bahwa perpustakaan diharapkan dapat mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang agar tujuan pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai. Salah satu prinsip pemilihan bahan pustaka adalah unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak tertentu menurut Siregar (2002, 12) adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Pustakawan Subjek spesialis/Pakar Bagian Sirkulasi Bagian Pengadaan Pengguna

Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui informasi tentang buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu untuk memudahkan seleksi. Adapun alat pemilihan buku menurut Siregar (2002, 14) adalah “katalog penerbit, bibliografi nasional/daerah/ khusus, daftar buku beranotasi (dengan keterangan singkat), Book in print, tinjauan buku, majalah yang sering memuat resensi buku, abstrak, sari karangan, dan sasaran dari pengguna”. Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 14), alat bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut: 31 Universitas Sumatera Utara

1. 2. 3. 4.

Bibliografi subjek khusus Daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain Timbangan buku Masukan dari pengguna perpustakaan.

Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk

memperlancar

setiap

pekerjaan

diperlukan

suatu

prosedur/tatalaksana pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dilakukan. Adapun prosedur pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya. Siregar (2002, 16) menyatakan bahwa pemilihan bahan pustaka dilaksanakan dengan cara berikut: 1. Pemilihan buku dapat dilakukuan berdasarkan saran pengguna perpustakaan 2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan buku, seperti katalog penerbit, bibliografi dan abstrak 3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevaluasi bukunya secara langsung melalui contoh yang dikirm oleh penerbit untuk diperiksa oleh perpustakaan (desk copy) 4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku dari sekelompok atau media komunikasi. Sedangkan dalam buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 12) langkah-langkah yang ditempuh dalam pemilihan bahan pustaka adalah: 1. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawan 2. Pengsusul menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data bibliografi yang lengkap. a. Data untuk buku terdiri dari pengarang, judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN, jumlah yang dipesan, harga. b. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN (kalau ada), harga bilamana mulai berlanggan dan disertai pula persetujuan atasan si pengusul. 3. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau atasan pengontrol. 4. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara:


a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap bahan yang diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan. b. Mencocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah dan sebagainya. c. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan. d. Apabila oleh anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan, kemudian apabila tersedia dana, atu diusahakan dari sumber lain. e. Apabila ada bahan yang diusulkan yang sudah ada atau sedang dalam pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah atau tidak. Usul diterima bila dipesan merupakan edisi yang lebih baru dan edisi yang dimiliki perpustakaan. f. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan. Apabila perpustakaan dapat mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pelayanan di perpustakaan dapat ditingkatkan. Menurut Sulistyo-Basuki yang disitir oleh Noerhayati (1987, 19) kebijakan pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Apakah sasaran khusus koleksi perpustakaan? Siapa yang menyusun kebijakan? Siapa yang akan melaksanakan kebijakan? Siapa yang akan memilih buku? Siapa yang mengambil keputusan terakhir dalam pemilihan? Apakah dasar alokasi dana bagi berbagai subjek? Bagaimana kriteria pemilihan berbagai jenis media? Bagaimanakah kriteria penerimaan dan penolakan bagi buku sumbangan berupa hadiah? Bagaiamana halnya kebijakan pertukaran buku? 9. Bagaimana prioritas pengadaan buku dalam kaitannya dengan dana yang tersedia? 10. Buku apa saja yang perlu disiang? 11. Bagaimana melayani minat dan subjek dari berbagai kelompok yang ada di perpustakaan? 2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi berakhir di pengadaan bahan pustaka.


Di perpustakaan perguruan tinggi pengadaaan bahan pustaka merupakan bagian teknis, hal ini disebabkan karena tugas utama dari perpustakaan adalah menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada seluruh civitas akademik di perustakaan perguruan tinggi. Untuk melakukan tugas tersebut maka perpustakaan hendaklah didukung oleh bahan pustaka yang tepat, lengkap dan selalu up to date sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sutarno (2007, 174) “Pengadaan atau akusisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”. Sedangkan Soeatminah (1992, 71) mengemukakan bahwa “Pengadaaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan”. Selain pendapat di atas Darmono (2001, 57)

menyatakan bahwa

“Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka”. Berdasarkan pendapat di atas, dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka yang ada di perguruan tinggi harus sesuai dengan kebutuhan setiap program studi yang ada di perguruan tinggi tempat perpustakaan itu berada, sehingga koleksi tersebut dapat dipergunakan untuk membantu pengguna dalam proses belajar mengajar. Suatu perpustakaan perguruan tinggi akan dapat memenuhi fungsinya dengan baik bila jenis dan mutu bahan yang disediakan baik pula. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 38) dinyatakan bahwa pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui: 1. 2. 3. 4. 5.

Pembelian dan pelangganan Hadiah Pertukaran Wajib simpan terbitan perguruan tinggi Titipan

Kelima cara pengadaan tersebut akan diuraikan pada uraian berikut:


2.4.1.1.1 Pembelian Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 15) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu: 1. Pemesanan langsung kepada penerbit Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu, pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri. 2. Pemesanan melalui agen Pemesanan melalui agen dilakukan agen dalam negeri ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila bahan dipesan dalam jumah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit. 3. Pemesanan secara tetap (Standing order) Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini setiap akli bahan pustaka terbit secara otomatis pemesanan akan memperoleh bahan tersebut. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 54) langkahlangkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog. perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3. Memeriksa atau menolak usulan. 4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirim daftar pesanan. 6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan atau langganan. 8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.


Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya 2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian 4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim. 5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan. 6. Membuat berita acara penerimaan. (Gambar 3 daftar gambar) Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.

2.4.1.1.2 Sumbangan atau Hadiah Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima 36 Universitas Sumatera Utara

hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 55) bahan pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut: 1. Hadiah secara langsung prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu: a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya. b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan. 2. Hadiah atas permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima. c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya. e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.

2.4.1.1.3 Tukar-Menukar Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 5) dinyatakan bahwa tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan diperlakukan


2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian 3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan 4. Mencatat alamat pemesanan 5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya. Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan pustaka tersebut . Ada beberapa tujuan melaksanakan pertukaran Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu: 1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran. 2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku- buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar. Sumber pertukaran bahan pustaka dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 58) yaitu: 1. Universitas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian. 2. Pemerintah berupa undang-undang, peraturan, lembaran Negara, program pemerintah. 3. Organisasi ilmiah dan profesi 4. Perusahaan-perusahaan industri Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak tersedia di toko. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk hadiah yang tidak sesuai.


2.4.1.1.4 Wajib simpan terbitan perguruan tinggi Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu beranaung. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 19) menyatakan penerbitan itu sendiri mencakup: 1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpsutakaan berada a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpan (Depository) semua penerbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunjukkan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi dan lain-lain. Penambahan koleksi dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan peerpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks ataupun bibliografi perpustakaan.

2.4.1.1.5 Titipan Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 17) menyatakan “Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perseorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna”. Dari pengertian di atas dapat diartikan bahwa titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna.

2.4.1.2 Inventarisasi Inventarisasi koleksi adalah kegaiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventaris (buku induk) sebagai bukti tanda pembendaharaan


perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi sebagai bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Rahayunigsih (2007, 35) “Inventarisasi yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur”. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Pemberian cap perpustakaan. Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris. Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku. c. Pemberian nomor inventaris. Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris. Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain : 1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya. 3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain. 5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan. Berdasarkan uraian di atas jelas bahwa pengertian inventarisasi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka milik suatu instansi/lembaga pada buku inventaris. Selain di beri nomor inventaris juga dibubuhi stempel perpustakaan


sebagai tanda milik, melalui buku inventaris perpustakaan dapat menyusun statistik dan mengetahui buku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi pada tahun tertentu dan juga mengetahui buku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk dibuat kolomkolom untuk mencatat cirri tertentu dari suatu bahan pustaka. Dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 19) kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut: 1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik. 2. Setiap bahan yang dicatat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1. Nomor Induk Nomor induk ini dapat diurutkan terus-menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan. 2. Tanggal Pedaftaran 3. Pengarang 4. Judul 5. Edisi dan tahun 6. Penerbit 7. Harga (kalau ada) 8. Sumber (kalau hadiah atau tukar-menukar) 3. Setelah dicatat bahan dikirim ke bagian pengelolaan untuk diolah lebih lanjut. 2.4.2

Pengolahan Bahan Pustaka Sebelum bahan pustaka disebarkan kepada pemakai, maka bahan pustaka

tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar penyimpanan dan pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 21) “Tujuan Pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehinga memungkinkan pengguna menemukan kembali pustaka melalui titik akses pengarang, judul, dan subjek pada sistem katalog berabjad, dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak” Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006, 179) menyatakan bahwa pengolahan atau processing bahan pustaka adalah “pekerjaan yang diawali 41 Universitas Sumatera Utara

sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan”. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 21) dinyatakan bahwa “kegiatan pengolahan meliputi pengatalogan deskriptif, analisis subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, pembuatan perlengkapan fisik pustaka”. Sedangkan menurut Sutarno (2005, 104) “kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi pekerjaan: membuat identifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, dan pengolahan dengan komputer”. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi.

2.4.2.1 Katalogisasi Deskriptif Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Menurut Sutarno (2005, 105) “katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun penerbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan sebagainya”. Pada dasarnya katalog perpustakan memiliki dua fungsi, yaitu sebagai daftar invetaris bahan pustaka dari suatu atau kelompok perpustakaan dan sebagai sarana temu balik bahan pustaka. Adapun tujuan dari pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana yang dikemukakan oleh Needham dalam Suhendar (2005, 2) adalah: 1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat dan akurat. 2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek-subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu. 3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan karakternya (sastra atau berdasarkan topik). Melihat fungsi dan tujuan katalog perpustakaan di atas, maka jelas katalog bagi suatu perpustakaan sangat penting. Dalam melakukan kegiatan katalogisasi 42 Universitas Sumatera Utara

digunakan pedoman yang sudah baku dan bisa dipergunakan di perpustakaan, baik di perpustakaan Nasional

maupun lembaga yang lain baik nasional dan

internasional misalnya: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Anglo American Catalouging Rules 2nd Edition (AACR 2) Standar deskripsi untuk monografi Standar dekripsi untuk terbitan berseri Peraturan katalogisasi Indonesia Format MARC INDONESIA (INDOMARC) Standar penentuan tajuk entri.

Hasil katalogisasi adalah kartu-kartu katalog yang memuat semua deskripsi setiap koleksi/informasi. Katalogisasi berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas katalog. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 10) ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu: 1. Penentuan Tajuk Entri Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan sautu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog 2. Deskripsi Bibliografi Data bibliografi meliputi judul dan pengarang, impresium, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang di standarkan dalam aturan pengatalogan. Garis-garis besar susunan deskripsi disusun dalam tujuh daerah : 1. Daerah judul dan pengarang a. Judul sebenarnya/ asli b. Judul sejajar, judul lain atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan atau keterangan judul) c. Pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi a. Pernyataan edisi b. Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi 3. Daerah publikasi a. Tempat terbit b. Nama penerbit c. Tahun terbit 4. Daerah deskripsi fisik a. Jumlah halaman dan atau jumlah jilid 43 Universitas Sumatera Utara

b. Ilustrasi c. Ukuran d. Lampiran dan tambahan 5. Daerah seri monografi a. Pernyataan seri b. Pernyataan anak seri (sub seri) c. Pernyataan nomor seri d. Seri disertasi e. ISSN (International Standard Serial Number) 6. DaerahCatatan/anotasi 7. ISBN dan harga ISBN (International Standard Serial Number) 2.4.2.2 Katalogisasi Subjek Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi, katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek. Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi pustaka, pustakawan harus mengetahui subjek/isi dari pustaka tersebut dengan menganalisis dan menentukan subjek dari pustaka tersebut terlebih dahulu, ada beberapa unsur dari sebuah buku yang dapat memberi petunjuk tentang subjek buku tersebut, yaitu judul buku, pengantar, daftar isi, pendahuluan, bibliografi dan indeks. Sehubungan dengan hal di atas Suwarno (2010, 118) menyatakan bahwa “klasifikasi adalah pengelompokan barang atau objek berdasarkan tingkat persamaanya”. Dengan demikian klasifikasi merupakan kegiatan pemisahan benda-benda atau objek lain berdasarkan tingkat perbedaanya. Fungsi klasifikasi adalah untuk mempermudah dalam penelusuran terhadap benda-benda yang kita ingin peroleh secara cepat dan tepat. Sedangkan menurut Sutarno (2005, 105) “klasifikasi adalah pekerjaan mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/kelompok tertentu”. Biasanya menurut subjek atau isi buku. Dari uraian di atas dapat dikemukan bahwa klasfikasi adalah suatu kegiatan atau proses memilih atau mengelompokkan buku-buku perpustakaan atau


bahan pustaka lainnya berdasarkan sistem tertentu serta diletakannya secara bersama-sama di suatu tempat. Tujuan dilakukannya klasifikasi adalah untuk mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan. Menurut Darmono (2007, 115) tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai berikut: 1. Menghasilkan urutan berguna. Tujuan utama klasifikasi adalah menghasilkan urutan atau susunan bahan pustaka yang berguna bagi staff perpustakaan maupun bagi pemakai perpustakaan. 2. Penempatan yang tepat Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan oleh petugas ke tempat yang pasti sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. 3. Penyusunan mekanis Bahan pustaka baru mudah disisipkan diantara bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki. Demikian pula penarikan bahan pustaka (karena dipinjam) tidak akan menggangu susunan bahan pustaka di jajaran. Dalam klasifikasi bahan pustaka ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar diperoleh hasil yang menguntungkan bagi pemakai jasa perpustakaan maupun bagi pustakawan. Menurut Hamakonda yang disitir oleh Darmono (2007, 117) langkah-langkah tersebut adalah: 1. Pertama-tama bahan pustaka diklasir berdasarkan subjeknya kemudian bentuk penyajiannya. Ada perkecualian untuk bahan pustaka tetang kesusastraan, dengan bentuk lebih diutamakan daripada subjeknya. 2. Bahan pustaka perlu diklasir sesuai dengan apa yang menjadi maksud dan tujuan pengarang. 3. Bahan pustaka perlu diklasir berdasrkan subjek yang paling khusus. 4. Apabila bahan pustaka dapat ditempatkan pada dua nomor kelas yang sama-sama tepat, klasirlah bahan pustaka tersebut pada kelas yang paling bermanfaat bagi pemakai jasa perpustakaan dan pustakawan. 5. Apabila bahan pustaka membahas dua subjek atau lebih dan keduanya saling berhubungan, maka bahan pustaka tersebut diklasir pada subjek yang lebih dipentingkan oleh pengarangnya. Untuk menentukan subjek 45 Universitas Sumatera Utara

mana yang menjadi titik tekan dari pengarang bisa dilihat dari subjek mana yang lebih banyak dibahas 6. Apabila bahan pustaka membahas suatu subjek dari dua aspek atau lebih (hanya inter displiner), klasirlah bahan pustaka tersebut pada aspek yang paling diutamakan di dalam pembahasannya. 7. Apabila bahan pustaka membahas suatu subjek yang belum atau tidak terdapat nomor kelasnya di dalam bagan (sistem klasifikasi) klasirlah bahan pustaka tersebut pada nomor kelas yang paling dengan subjek tersebut dan jangan membuat nomor sendiri. Secara umum klasifikasi terbagi dalam dua jenis yaitu: 1. Klasifikasi artifisial, yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifatsifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut. 2. Klasifikasi fundamental, yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan isi atau subjek buku yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka sekalipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya diubah. Ada beberapa empat (4) jenis sistem klasifikasi yang banyak digunakan di berbagi perpustakaan dunia yaitu: DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), LCC (Library Congrees Clasification), CC (Colon Clasification). Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu. Secara umum DDC terdiri dari 3 komponen 1. Bagan (Schedule) Sistem klasifikasi dewey disebut “persepuluhan” karena dewey membawa sistem pengelompokan, baik untuk kelompok yang paling global maupun mengembangkan masing-masing kelompos selanjutnya. Di dalam bagan ini semua ilmu disusun sedemikian rupa dan diberi kode angka yang disebut dengan notasi. Notasi dalam bentuk angka yang terdiri dari tiga angka. Apabila terdapat lebih dari tiga angka, maka antara angka ketiga dan angka keempat diberi tanda titik (.). Dengan prisip decimal. DDC memberikan tiga ringkasan yang terdiri dari:


 10 Kelas Utama  100 Divisi  1000 subdivisi Pembagian tersebut adalah sebagai berikut: 000 – 099 Karya Umum 100 – 199 Filsafat 200 – 299 Agama 300 – 399 Ilmu Sosial 400 – 499 Bahasa 500 – 599 Ilmu Pengetahuan murni 600 – 699 Ilmu Terapan (Teknologi) 700 – 799 Kesenian 800 – 899 Kesusasteraan 900 – 999 Sejarah, Geografi dan Biografi 2. Indeks Relative (Index Relatives) Pada indeks relative ini terdapat sejumlah istilah yang disusun berabjad. Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang terdapat dalam bagan. 3. Tabel (Tabels) Untuk memperluas dan mengkhususkan suatu klasifikasi bahan pustaka dalam DDC terdapat notasi “Tabel”.

2.4.2.3 Pembuatan Kelengkapan Koleksi Setelah diinventarisasi, katalog dan diklasifikasi maka selanjutnya dilakukan pembuatan kolengkapan koleksi, mulai dari label, kartu buku, slip tanggal kembali. Menurut Sutarno (2005, 106) “Kelengakapan bahan pustaka antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan”. Menurut Rahayuningsih (2007, 35) kelengkapan buku yang perlu dipersiapkam meliputi:


1. Label Nomor Panggil Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada pungung buku. 2. Kartu Buku Kartubuku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keteranganketerangan seperti: nomor panggil, nama penggarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam, bila peminjam buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi 3. Kantong Kartu Buku Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku bersangkutan. 4. Blanko/Slip Tanggal Kembali (data due) Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan. 5. Barcode Barcode yaitu kode-kode yang menunjukkan data bibliograsi buku, digunakan untuk perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya menggunakan program komputer. Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa pembuatan kelengkapan koleksi adalah suatu kegiatan dalam membuat label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal kembali, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri dan katalog tambahan), dan kelengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Dengan dibuatnya kelengkapan koleksi ini tentunya dapat memudahkan dalam penyusuanan di rak, proses temu kembali bahan pustaka dan juga proses peminjaman dan pengembalian.

2.4.3 Pelayanan Kegiatan perpustakaan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal tanpa adanya layanan karena layanan merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan suatu perpustakaan. Oleh karena itu perpustakaan harus berupaya menyediakan berbagai layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 71) dinyatakan 48 Universitas Sumatera Utara

“layanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna”. Selanjutnya dinyatakan bahwa “Tujuan diselenggarakannya kegiatan kerja yang dilakukan di perpustakaan adalah untuk memberi jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik”. Setiap pengguna jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan kepada pengguna. Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan kepada pengguna. Jenis-jenis layanan yang di berikan kepada pengguna sebagai berikut: 2.4.3.1 Pelayanan Sirkulasi Pelayanan Sirkulasi adalah pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994, 1) yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/ penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan. Sedangkan Darmono menyatakan bahwa, “layanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan”. Adapun tugas-tugas yang harus dilaksanakan pelayanan sirkulasi menurut Rahayuningsih (2007, 95) adalah: a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran angota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu. b. Pengembalian yaitu, suatu kegiatan yang mencatat bukti pengembalian buku yang masa pinjamannya habis. c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam sudah habis. d. Sanksi, yaitu apabila terlambat mengembalikan bahan pustaka. e. Bebas pinjam, yaitu berupa pemerosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka.


Dari pendapat di atas dapat dikemukakan bahwa pelayanan sirkulasi memiliki tugas seperti pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan waktu peminjaman dan pengembalian buku, menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan, membuat statistik peminjaman serta tugas layanan terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (1994, 88) prosedur peminjaman pustaka di jelaskan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Pengguna menunjukkan identitasnya Petugas memeriksa identitas pengguna di komputer Pengguna menunjukkan pustaka yang akan dipinjam Petugas memasukkan identitas pustaka pada berkas peminjaman atas nama peminjam 5. Petugas membubuhkan cap tanggal kembali di atas kartu pustaka 6. Petugas menyerahkan pustaka pada peminjam. (Gambar 4 Daftar gambar) Prosedur pengembalian dan perpanjangan masa pinjam: 1. Pengguna mengembalikan pustaka yang di pinjamnya kepada petugas atau memasukkan pustaka pada kotak pengembalian yang tersedia 2. Petugas memeriksa keutuhan pustaka dan memeriksa tanggal pengembalian dalam komputer 3. Petugas memberitahukan dan memberikan peringatan langsung kepada peminjam apabila ada masalah 4. Petugas mencatat data kadaluarsa peminjaman dalam komputer. 5. Petugas memperpanjang masa peminjaman pustaka apabila perpanjangan di perlukan oleh pengguna dengan cara mengikuti prosedur peminjaman 6. Petugas memisahkan pustaka yang rusak untuk di perbaiki, menempatkan pustaka tempahan dalam rak khusus, dan mengembalikan pustaka lainnya di tempatnya. (Gambar 5 Lihat Daftar gambar) Prosedur Penagihan: 1. Petugas secara rutin memeriksa file peminjaman untuk megetahui pustaka yang terlambat 2. Petugas mengirimkan surat tagihan 3. Apabila pustaka yang ditagih telah dikembalikan, pustaka di tata di tempatnya 4. Petugas mengirimkan surat tagihan berikutnya apabila tagihan sebelumnya tidak membawa hasil


Prosedur pengenaan sangsi: 1. Petugas memeriksa berkas pengembalian untuk melihat terlambattidaknya pustaka yang dikembalikan. 2. Petugas membuat kuintansi tagihan 3. Petugas membukukan uang yang di terima Prosedur pemberian keterangan bebas pinjam: 1. Petugas memeriksa file peminjaman 2. Petugas memberikan surat keterangan bebas pinjam apabila terbukti peminjam tidak mempunyai tunggakan.

2.4.3.2 Pelayanan Referensi Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguna untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut Darmono (2001, 141) menyatakan bahwa: Layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, alamanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat. Menurut Sumardji (1992, 11) pengertian layanan referensi adalah: 1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai perpustakaan 2. Suatu kegiatan layanan untuk membantu para pemakai/pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cara: 1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi. 2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.


3. Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994, 39), yaitu: Kamus, Ensiklopedia, Bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak, dan terbitan pemerintah. Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 88) menurut informasinya bahan perpustakaan rujukan terbagi atas: Kamus, Ensklopdia, Sumber biografi, Sumber Geografi, Buku Tahunan (yearbook) dan Alamanak. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perpustakaan untuk membantu para pemakai perpustakaan menemukan informasi dan menggunakan koleksi referensi seperti kamus, ensiklopedia, sumber biografi, sumber geografi, buku tahunan dan almanak.

2.3.4.3 Pelayanan Audiovisiual Selain pelayan sirkulasi dan referensi, pelayanan audiovisual juga dapat digunakan untuk membantu pengguna perpustakaan. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994, 71) menyatakan bahwa, “Pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjam bahan pustaka audiovisual kepada pengguna

untuk

ditayangkan

dengan

bantuan

perlengkapannya

dalam

perpustakaan.” Sedangkan tujuan pelayanan audiovisual dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994, 71) adalah: a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitan dan rekreasi. b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka audiovisual disamping bahan bacaan.


Adapun bahan atau perlengkapan layanan audiovisual yang dibedakan menjadi tiga kelompok yaitu, sebagai berikut: 1. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra, misalnya slaid, beningan (transparacy) dan bahan perpustakaan renik. 2. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya kaset audio, piringan hitam, cakram optic. 3. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya menampilkan citra disertai bunyi, misalnya kaset atau cakram video melalui mesin video film suara melalui proyektor film. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 90) Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan audiovisual merupakan salah satu pelayanan yang dapat memberikan motivasi kepada pengguna untuk menggunakan layanan yang ada di perpustakaan. Layanan audiovisual juga terdiri dari berbagai macam bahan yang dapat dipakai pengguna perpustakaan sesuai dengan kebutuhannya.

2.3.4.4 Pelayanan Terbitan Berseri Salah satu jenis pelayanan yang dapat mendukung terselenggaranya kegiatan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan terbitan berseri. Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 40), Pelayanan “Terbitan berseri adalah kegiatan melayankan terbitan berseri kepada pengguna perpustakaan misalnya jurnal, surat kabar, majalah dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu”. Pelayan terbitan selalu memberikan informasi yang mutakhir dalam setiap terbitnya. Terbitan ini juga merupakan sarana yang efektif dalam pegembangan ilmu pengetahuan. Menurut Saleh (1996, 26) terbitan berseri mempunyai peran sebagai berikut: 1. Memberi ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. 2. Menjadi media untuk menyampaikan hasil-hasil penemuan terbaru dalam bidang tertentu. 3. Sumber untuk memperluas wawasan seseorang. 4. Sumber untuk mengetahui keahlian seseorang.


Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri adalah salah satu jenis koleksi yang dibutuhkan di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Dengan adanya pelayanan terbitan berseri diharapkan pengguna perpustakaan tertarik untuk memanfaatkan koleksi tersebut.

2.3.4.5 Pelayanan Bimbingan Pengguna Pelayanan bimbingan pengguna merupakan salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan dalam rangka menambah pengetahuan pengguna tentang perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979, 75) tujuan pelayanan bimbingan pengguna adalah: 1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar memanfaatkan perpustakaan. 2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi subjek tertentu. 3. Meningkatkan pemanfaatan sumber dan pelayanan perpustakaan. 4. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan diadakannya bimbingan pengguna di perpustakaan terutama untuk meningkatkan minat dan keterampilan pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga pengguna dapat memanfaatkan perpustakaan secara maksimal.

2.4.4

Pemeliharaan Bahan Pustaka Pemeliharaan

bahan

perpustakaan

adalah

upaya

untuk

menjaga

keselamatan buku dan bahan perpustakaan yang lain dari kerusakan sehingga koleksi perpustakaan tersebut dan dapat dimanfaatkan dalam waktu yang lama. “Pemeliharaan koleksi perpustakaan merupakan kegaiatan yang cukup penting, tanpa pemeliharaan koleksi perpustakaan akan cepat rusak atau bahkan musnah”. Pedoman umum pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 27) Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 63) dinyatakan bahwa “Perawatan fisik bahan perpustakaan merupakan upaya untuk menjaga agar kondisi fisik bahan perpustakaan bertahan lama dan koleksi


tetap berdaya guna dan berhasil guna, sejalan dengan perkembangan perguruan tinggi”. Perawatan bahan perpustakaan dilakukan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam bahan perpustakaan Tujuan perawatan meliputi hal berikut: 1. Mencegah penyebab kerusakan bahan perpustakaan 2. Melindungi bahan perpustakaan dari faktor penyebab kerusakan 3. Memperbaiki bahan perpustakaan yang masih layak disimpan dan bemanfaat 4. Melestarikan isi bahan perpustakaan yang masih bermanfaat Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 27), menyatakan pemeliharaan koleksi meliputi: 1. Reproduksi Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka yang hendak dilestarikan. Selain itu reproduksi juga dilakukan atas pustaka yang mudah rusak karena jenis kertasnnya, atupun bentuknya, reproduksi dilakukan dengan cara: a. Fotokopi b. Membuat bentuk mikro c. Membuat duplikasi dari pustaka bukan buku dan koleksi yang sering digunakan 2. Penjilidan Penjilidan ini dilakukan terhadap: a. Koleksi yang sampulnya rusak b. Koleksi yang terlalu tipis c. Koleksi yang jilidnya lepas d. Buku yang halaman dalamnya lepas e. Sekumpulan majalah lepas 3. Lasiminasi Pelestarian naskah (manuskrip) dan dokumen penting dilakukan dengan cara lasiminasi, yaitu member pelindung plastik agar pustaka tersebut tidak koyak atau hancur. Terhadap pustaka ini dapat dilakukan penyemprotan dengan bahan kimia (coating) 4. Penyiangan Koleksi peprustakaan secara berkala perlu disiangi agar pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan yang baru, pemilihan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh pihak perpustakaan bersama dengan dengan dosen Pustaka yang dapat dikeluarkan dari koleksi disebabkan karena: a. Isinya sudah tidak sesuai lagi b. Perpustakaan sudah memiliki edisi yang terbaru


c. Rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi d. Isinya tidak lengkap lagi e. Jumlahnya terlalu banyak dan jarang digunakan f. Terlarang Cara penyiangan: a. Memilih pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi b. Mengeluarkan kartu katalog pustaka yang dikeluarkan dari koleksi bila bahan tersebut merupakan satu-satunya yang dimiliki perpustakaan c. Memberi tanda atau cap pada pustaka yang dikeluarkan dari koleksi agar diketahui bahwa pustaka tersebut bukan lagi milik perpustakaan d. Mengirimkan pustaka yang masih dapat dimanfaatkan orang lain sebagai hadiah atau bahan tukar menukar e. Memusnahkan pustaka yang sudah tidak dapat digunakan lagi. Berdasarkan hal di atas harus di lakukan cara atau kebijakan dalam pemeliharaan bahan pustaka agar terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia. Untuk melestarikan bahan pustaka

diperlukan dana yang cukup dan

tenaga yang terampil.


BAB II KAJIAN TEORITIS

Recommend Documents