BAB II KAJIAN TEORITIS

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Arsip 2.1.1 Pengertian Arsip Arsip menjadi salah satu bagian penting dalam sebuah organisasi. Banyak pendapat yang menguraikan mengenai pengertian arsip, baik dari para ahli maupun dari Undang-Undang mengenai kearsipan. Guna mengetahui pengertian arsip lebih lanjut, berikut beberapa pengertian tentang arsip. Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal (1) dinyatakan bahwa yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan ,dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pengertian arsip menurut Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 menekankan bahwa arsip merupakan naskah-naskah dalam bentuk tercetak yang terjadi di dalam kegiatan lembaga pemerintahan maupun swasta. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berbeda dengan Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971, pengertian arsip menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 adalah merupakan rekaman

Universitas Sumatera Utara

suatu kegiatan yang tidak tercetak lagi, melainkan sudah berbentuk media yang megikuti perkembangan teknologi informasi.Ditambahkan oleh pendapat Barthos (2003:1) bahwa arsip (record) yang di dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya diartikan sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk ke dalam pengertian arsip itu misalnya: sura-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebagainya. Dipertegas Aulia (2012) arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim atau diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat. Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat diketahui bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan, mengenai suatu subjek yang dibuat maupun diterima oleh lembaga-lembaga negara maupun pemerintahan, yang disimpan secara teratur menggunakan sistem agar mempermudah pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat. 2.1.2 Sejarah Kearsipan Intisari sejarah kearsipan sebagaimana yang disarikan dari tulisan Dody (2010: 1) menjelaskan bahwa arsip sudah dikenal pada masa berkembangnya peradaban Sumeria dan Babilonia, suatu komunitas kekuasaan di lembah sungai Eufrat dan Tigris pada sekitar 3000 tahun sebelum masehi, dan dikenal dengan tradisi


perdagangan pada lempeng tanah liat (clay tablet). Bukti tertua pengelolaan arsip ditemukan di Kota Nippur, Babylon. Dody (2010: 1) menjelaskan bahwa sejarah kearsipan di Indonesia dimulai pada abad ke 4 Masehi, pada masa Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur. Kerajaan tersebut telah lbanyak meninggalkan tulisan dan Bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembanglah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan kerabat kerajaan. Pada masa pemerintahan Hindia Belanda, Kota Batavia merupakan pusat pemerintahan Hindia Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan, perjanian-perjanjian, kontrak perdagangan, dan perintah-perintah lainnya. Begitu pula di daerah di luar Jawa, dan masing-masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena bersifat sentralistik, berdasarkan hal tersebut, Gubernur Jenderal mengeluarkan Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia. Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jenderal dalam menentukan kebijakan selanjutnya. Dan menindak lanjuti hal tersebut, Gubenur Jendral di Batavia membentuk “Landsarchief” pada tanggal 28 Februari 1892, maka suatu lembaga kearsipan disebuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan. Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr. Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan. Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah: 1. Merawat dan mengelola arsip-arsip secara ilmiah 2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda 3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda 4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.


Pada masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo. Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang. Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang termasuk lembaga kearsipannya, lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri. Tahun

1947

lembaga

kearsipan dipimpin

oleh

W.

P.h.

Coolhas,

kepemimpinnya berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik Indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui perjanjian Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930. Tugas Arsip Negeri RIS: 1. Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.


2. Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Pemerintahan, Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang mempunyai arti sejarah. Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden RI Nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Perpres ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis). Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek SDM kearsipan melalui usaha: 1) Pengaturan penyelenggaraan kearsipan 2) Pendidikan kader ahli kearsipan 3) Penerapan kontrol/pengawasan 4) Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan 5) Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll. Dalam

rangka

mewujudkan

tugas

dan

fungsi

serta

upaya

untuk

menyelamatkan arsip yang ada di seluruh Indonesia maka Arsip Nasional membentuk ANRI Wilayah dibeberapa daerah yaitu : D.I. Aceh, Sumatera Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan, NTT, dan Irian Jaya. Hingga saat ini dalam sistem kearsipan modern Indonesia, pengaruh kearsipan Belanda masih terasa kental. Karena dengan digunakannya buku manual Belanda “Manual for the Arrangement and Description of Archives” di dalam pengelolaan arsip statis di ANRI. 2.1.3 Fungsi Arsip Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 Pasal (2) menyebutkan fungsi arsip dibedakan menjadi: a) Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada


umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b) Fungsi Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Terdapat dua pembedaan fungsi arsip oleh undang Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 Pasal (2) yang membedakan penggunaan arsip secara langsung dan tidak langsung. Isi Undang-Undang ini dipertegas oleh pendapat Wursanto (1991:28) yang mengatakan bahwa berdasarkan fungsi dan kegunaan, arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 1) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Selanjutnya Aulia (2012) juga menawarkan fungsi arsip yang berbeda, yaitu menjabarkan fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan, yakni: 1) Sebagai alat penyimpanan warkat 2) Sebagai alat bantuan perpustakaan 3) Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadangkadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijakan perusahaan. 4) Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.” Dari penggabungan ketiga pendapat di atas maka diperoleh fungsi arsip yaitu sebagai penyimpanan warkat-warkat sebuah lembaga yang mempunyai jangka waktu yang berbeda-beda. Mulai dari yang sering digunakan sampai ke yang sangat jarang digunakan.


2.1.4 Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, Menurut Sugiarto (2005: 8) jenis arsip antara lain: 1. Arsip menurut subyek atau isinya Berdasarkan isinya, arsip dibedakan atas: arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, arsip pendidikan, dan lainnya. Contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll. 2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik Penggolongan ini lebih pada tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam informasi. Wujudnya berupa: Surat, Pita rekaman, Mikrofilm, Disket, Compact disk (CD). 3. Arsip menurut nilai kegunaanya Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya arsip, diantaranya: Arsip bernilai informasi, arsip bernilai administrasi, arsip bernilai hukum, arsip bernilai sejarah, arsip bernilai ilmiah, arsip bernilai keuangan, arsip bernilai pendidikan. 4. Arsip menurut sifat kepentinganya Penggolongan ini lebih didasarkan penggolonganya, atau urgensinya, yaitu: a. Arsip tidak berdaya guna. Contohnya: memo, undangan, dll. b. Arsip berguna. Contohnya: pesensi pegawai, surat permohonan cuti, dll. c. Arsip penting. Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas, dll. d. Arsip vital. Contohnya: buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijzah, dll. 5. Arsip menurut fungsinya Penggolongan ini didasarkan pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi, yaitu: a. Arsip dinamis, Ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan. b. Arsip statis, Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan. 6. Arsip menurut tempat atau pengelolaanya Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggungjawab, yaitu: a. Arsip pusat, Arsip yang disimpn secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi, serta yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya: ANRI di Jakarta


b. Arsip unit, Arsip yang berada di unit – unit pada setiap organisaasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintahan. Contohnya: arsip daerah 7. Arsip menurut keaslianya a. Arsip asli, Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama. b. Arsip tembusan, Yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli. c. Arsip salinan, Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen dokumen asli. d. Arsip petikan, Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli. 8. Arsip menurut kekuatan hukum Didasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum, arsip terbagi atas: a. Arsip otentik, Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai bukt hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik, Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm. Dari penjabaran mengenai jenis arsip yang disampaikan oleh Sugiarto di atas, maka dapat diketahui bahwa arsip memiliki banyak bentuk yang disesuaikan pada jenis penggolongannya. Penggolongan arsip tersebut dilakukan untuk mempermudah arsiparis dalam melakukan pengelolaan arsip. Arsip yang memiliki nilai-nilai yang sangat penting atau yang terkait langsung dengan perusahaan tentu akan dibedakan perlakuannya dengan arsip yang tidak memiliki kaitan langsung dengan kepentingan suatu perusahaan. Jadi, penggolongan terhadap arsip dapat memberikan gambaran mengenai perlakuan yang akan diberikan terhadap arsip itu sendiri tanpa mengurangi nilai pentingnya suatu arsip bagi perusahaan, sebab meskipun suatu arsip termasuk ke dalam jenis arsip yang tidak untuk disimpan lama dan tidak memerlukan pengelolaan lebih lanjut, arsip tersebut masih memiliki sebuah nilai bagi suatu perusahaan.

2.1.5 Pengorganisasian Arsip


Pengorganisasian arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Menurut Sugiarto (2005:21) di dalam pengorganisasian Arsip yaitu membicarakan siapa yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Agar ada kejelasan dalam hal pembagian tugas dan siapa yang menjadi penanggungjawabnya. Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal yaitu: 1. Sentralisasi Sentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut sentral lazim. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang kecil. 2. Desentralisasi Desentralisasi merupakan pengelolaan Arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi atau setiap unit mengelola arsipnya masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang sudah besar. 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yaitu gabungan dari sistem sentralisasi dan desantralisasi untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan Arsip. Adapun kerugian pada sistem sentralisasi dan desantralisasi yaitu: a. Kerugian Sistem sentralisasi 1) Tidak semua jenis arsip disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. 2) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b. Kerugian Sistem Desentralisasi 1) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. 2) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja. 3) Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugaspetugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. 4) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. Jenis pengorganisasian arsip yang disampaikan oleh Sugiarto di atas dapat dilaksanakan secara efektif jika disesuaikan dengan jenis perusahaan yang dimiliki.


Jenis desentralisasi jika dilihat dari pengorganisasiannya lebih menguntungkan untuk organisasi yang besar, dan sebaliknya organisasi yang kecil akan lebih mendapat keuntungan pengelolaan arsipnya jika menggunakan jenis sentralisasi. Namun, jenis kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang memiliki kekurangan dan kelebihan, apabila suatu organisasi dapat meminimalisir kekurangannya dan mengantisipasinya, akan menjadi lebih baik jika digunakan. Barthos (2003:14) berpendapat bahwa untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari: 1. Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah. 2. a) Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada lembaga kearsipan nasional selanjutnya disebut arsip nasional pusat; b) Arsip Nasional di tiap-tiap ibukota daerah tingkat I, termasuk daerahdaerah yang setingkat dengan daerah tingkat I, selanjutnya disebut arsip nasional daerah. Berbeda

dengan

pendapat

sebelumnya,

Barthos

lebih

memusatkan

pengorganisasian arsip kepada lembaga pemerintahan yang mengatur mengenai kearsipan. Sedangkan hal itu juga sejalan dengan Wursanto di bawah ini yang juga memaparkan mengenai jenis pengorganisasian di lingkungan pemerintahan. Wursanto (1991:82) berpendapat bahwa mengatur tentang organisasi kearsipan yaitu: 1. Unit-unit kearsipan kearsipan pada Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintah Pusat dan Daerah 2. Arsip Nasional, yang terdiri dari: Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional Daerah.

2.2 Arsip Perusahaan


Arsip perusahaan merupakan kumpulan dokumen yang disimpan secara efektif dan efisien karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat. Sebagai mana dijelaskan dalam UU. No 8 tahun 1997 halaman 2, Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. 2.2.1 Landasan Hukum Arsip Perusahaan Perusahaan lebih banyak dilaksanakan oleh sektor swasta sebagai suatu bidang usaha yang bersifat provit oriented setidaknya memiliki perbedaan dengan kegiatan pemerintahan. Begitu juga dengan penyelenggaraan kearsipannya, UndangUndang Nomor 43 tahun 2009 yang lebih banyak ditujukan untuk mengatur kearsipan pemerintahan, lain halnya dengan sektor swasta maupun perorangan. Sejak tanggal 24 Maret 1997 pengaturan terhadap arsip perusahaan berpedoman kepada Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dengan peraturan pelaksanaanya yaitu peraturan pemerintahan nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan kedalam Mikrofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. Dengan demikian masalah penyusutan dokumen atau arsip perusahaanpun tidak lagi berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip. Dari peraturan perundangan tersebut hal-hal yang perlu mendapat perhatian adalah: 1. Subyek hukum adalah perusahaan yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia maupun perusahaan Indonesia yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia.


2. Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. 3. Perusahaan wajib membuat catatan sesuai ketentuan yang berlaku 4. Jangka waktu simpan untuk dokumen tertentu adalah sepuluh tahun. 5. Dokumen perusahaan dapat dialihkan dalam mikro film atau media lainnya dan wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan 6. Dokumen perusahaan yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada ANRI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 7. Pimpinan perusahaan bertanggung jawab terhadap pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk dengan segala konsekuensinya. 8. Ketentuan peralihan menganulr ketentuan pasal 6 KUHD yakni wajib menyimpan arsip tertentu selama 30 tahun menjadi wajib simpan 10 tahun. 2.2.2 Jenis Arsip Perusahaan Dokumen perusahaan adalah merupakan sebagai data, catatan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya aik tertulis maupun tidak tertulis dalamnya bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan pasal (2) menyebutkan: jenis dokumen perusahaan terdiri atas dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Jenis dokumen perusahaan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen Keuangan Dokumen keuangan terdiri dari a. Catatan Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan. b. Bukti Pembukuan


Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal. c. Data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. Terdiri dari: 1) Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan (Surat Perintah Kerja, Perjanjian/Kontrak). 2) Data pendukung yang tidak merupakan bagian bukti pembukuan (rekening harian, dsb). 2. Dokumen lainnya Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. Seperti: Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Surat izin perdagangan usaha, serta akta otentik lainnya. (UU. No8;1997: 2) Dari uraian diatas dinyatakan bahwa jenis dokumen perusahaan menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan pasal (2) bahwa bentuk dokumen perusahaan terdiri 2 macam, yaitu dokumen keuangan dan dokumen lainnya, dokumen keuangan meliputi catatan laba rugi dan neraca perkembangan perusahaan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan. Sedangkan data lainnya meliputi surat hasil keputusan rapat perusahaan dll. 2.2.3 Alih Media Arsip Perusahaan Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan perusahaan yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data. Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam beberapa media. Pengalihan ke dalam microfilm, yaitu film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil. Juga ke dalam media lainnya, yaitu alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan contohnya: compact disk read only memory, write once read many, dsb. Oleh sebab itu alih media ini dimaksudkan untuk efisiensi.


Setiap pengalihan dokumen perusahaan tersebut wajib dilegalisasi. Di dalam Undang-Undang RI Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan pengalihan bentuk dokumen perusahaan, yaitu: 1. Pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. 2. Apabila dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. 3. Legalisasi sebelum dokumen dialihkan, dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. (UU. No.8 tahun 1997: 3)

2.2.4 Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Perusahaan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyatakan bahwa pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan

perusahaan

yang

pelaksanaannya

disesuaikan

dengan

kebutuhan

perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Pemusnahan arsip perusahaan yang berupa catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Sedangkan pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:


1. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan 2. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya. 2.3 Otomasi Arsip 2.3.1 Pengertian Otomasi Arsip Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi

kearsipan

ini

mengandung

konsekuensi

bahwa

klasifikasi

atau

pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan. Menurut Hasugian (2003:8), keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Penemuan kembali arsip yang efektif dan efisien akan tercapai dengan otomasi kearsipan. Sedangkan Menurut Muljono (2010:6), Otomasi arsip merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan


memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan. Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan matang dan kemudian secara teknisdapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat ditempuh untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui proses pengindeksan yang tepat dan canggih. Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantorkantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.


2.3.2 Otomasi Layanan Kearsipan Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip. Menurut Amsyah (1991:24) dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat. 2. Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi. 3. Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan secara modern biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri. 4. Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima. 5. Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke computer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan. 6. Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer. 7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi. Jika memungkinkan dapat dibangun sistem komputer sentral dengan terminal-terminal atau pemanfaatan komputer dengan kombinasi mikrofis.


Disimpulkan

bahwa

otomasi

kearsipan

perlu

dilakukan

bila

telah

mempertimbangkan beberapa hal yang mendukung suatu layanan kearsipan sudah layak untuk di automasi, diantaranya seperti jumlah arsip yang dikelola di suatu lembaga sangat banyak dan perlu dilakukan otomasi kearsipan. Ditambahkan oleh Budiman (2007:4) terdapat pengurangan tahapan pada layanan arsip secara manual, untuk menjadi layanan arsip terautomasi, yang dilalui pengguna untuk dapat memanfaatkan arsip, pengurangan tahapan dari manual ke automasi adalah sebagai berikut: Layanan arsip secara manual

Layanan arsip secara otomasi

Gambar 2.1 Layanan arsip secara manual menjadi otomasi Sumber: Budiman (2008) Gambar di atas menjelaskan bahwa dalam pelayanan arsip secara manual ada beberapa prosedur yang harus dilakukan untuk mendapatkan arsip, yaitu mencari arsip di daftar arsip, setelah ditemukan lalu arsiparis harus pergi ke tempat penyipanan fisik arsip, apa bila tidak di temukan arsiparis harus melakukan


pengecekan arsip karena penggunaan lain. Dibandingkan dengan layanan arsip secara otomasi ketiga hal tersebut dilakukan dengan satu pekerjaan saja, yaitu melakukan pencarian menggunakan aplikasi. Dapat disimpulkan bahwa otomasi kearsipan sangat berguna sekali bagi lembaga yang memiliki transaksi arsip yang besar. Karena dalam layanan arsip secara manual terdapat banyak sekali prosedur yang harus dilalui seorang arsiparis untuk menemukan sebuah arsip. Hal ini di minimalisir oleh otomasi kearsipan yang hanya menggunakan sebuah aplikasi saja, dan arsip yang ingin di cari dapat ditemukan dengan sangat cepat dan tepat. 2.3.3 Infrastruktur Otomasi Kearsipan Infrastruktur otomasi kearsipan adalah hal penting yang diperhatikan sebelum memulai penerapan otomasi kearsipan itu sendiri. Menurut Mulyantono (2008:6) pada modul 4. Pilar-pilar otomasi kearsipan yang dimulai dari suprastrukturnya sampai proses implementasinya membutuhkan perhatian yang lebih agar tercipta otomasi kearsipan yang baik bagi pelaksana maupun orang lain yang memanfaatkannya. Pengembangan otomasi kearsipan di suatu lembaga dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi: 1. Suprastruktur otomasi kearsipan yang memuat antara lain kepemimpinan manajemen lembaga (e-leadership), sumber daya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasi kearsipan 2. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protokol komunikasi. topologi, teknologi dan keamanan 3. Infrastruktur informasi kearsipan yang memuat antara lain elemen data arsip dinamis dan statis 4. Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan arsip dinamis dan statis. Secara ringkas, infrastruktur yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan otomasi yang dimaksud oleh Mulyantono di atas yaitu: sumber daya manusia, jaringan, informasi, dan aplikasi otomasi. Hal tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia menjadi faktor yang sangat menentukan dalam pelaksanaan otomasi kearsipan. Manusia tidak hanya menjadi pekerja, mereka adalah


orang yang membuat, mengembangkan dan melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan otomasi kearsiapan dan mereka juga memiliki keahlian di bidang tersebut. The Liang Gie (seperti dikutip Wursanto, 1991:37) menyatakan untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu: ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian. Ditambahkan oleh Mulyantono (2008:17) menyatakan bahwa upaya-upaya peningkatan sumber daya manusia yang dapat dilakukan adalah: 1) “Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya informasi arsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam diseminasinya 2) Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi bagi lembaga pemerintah agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan pengembangan dan pelaksanaan jaringan informasi kearsipan nasional 3) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi aparat yang menangani kegiatan bidang kearsipan dn aparat yang bertugas dalam memberikan layanan arsip kepada masyarakat 4) Perubahan pola piker, sikap dan budaya kerja aparat pemerintah yang mendukung pelaksanaan otomasi kearsipan.” Intisari peningkatan seorang SDM menurut Mulyantono yaitu seorang arsiparis harus memiliki pemahaman tentang pentingnya arsip dan terus menggali pengetahuan tentang sistem kearsipan modern. Sehubungan dengan itu Mustafa (2014:48) menyatakan sumber daya manusia untuk otomasi kearsipan haruslah: a) b) c) d) e)

Harus akrab dengan teknologi informasi Tidak boleh gagap TI Harus selalu belajar terus Perlu selalu kreatif mencoba sesuatu yang baru Perlu mengerti Bahasa Inggris

Kesimpulan yang dapat di ambil dari kutipan di atas adalah seorang arsiparis yang menjalankan sistem otomasi kearsipah sangat di tuntut untuk ahli di dalam bidang teknologi informasi, dan juga harus kreatif untuk mencoba dan menemukan hal-hal baru yang tentunya akan berguna bagi perkembangan otomasi kearsipan.


b. Jaringan Dalam pelaksanaan otomasi kearsipan yang efektif dan efisien, jaringan komputer memiliki peranan yang penting. Arsip dimanfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Menurut Mulyantono (2008:20), dalam pengelolaan arsip statis, jaringan komputer selain digunakan untuk keperluan administrasi rutin sehari-hari juga digunakan sebagai sarana pelayanan arsip statis pada masyarakat luas. Tentunya yang digunakan adalah jaringan komputer internet. Dengan kata lain melalui jaringan internet masyarakat dapat mengakses informasi tentang arsip statis. Pengaksesan terhadap arsipnya sendiri pun dapat dilakukan melalui jaringan komputer untuk arsip yang berformat elektronik dan arsip non elektronik melalui kopi digitalnya. c. Informasi Menurut Mulyantono (2008:21) infrastruktur informasi adalah data tentang arsip yang diolah sedemikian rupa sehingga bisa digunakan secara efektif dan efisien untuk keperluan pengelolaan arsip. Istilah yang digunakan beragam, misalnya metadata arsip, profil arsip, deskripsi arsip, dan lain sebagainya. Metadata pengelolaan arsip harus: 1) Menjamin instrument pengelolaan arsip, seperti otoritas penyusunan skema klasifikasi aktivitas bisnis serta skema klasifikasi keamanan dan akses, dapat diaplikasikan di dalam suatu sistem arsip 2) Mengkaptur metadata penyusunan yang diaplikasikan ke dalam suatu sistem arsip 3) Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan otorisasi atau izin untuk agen (pelaku) yang diperlukan untuk menunjukkan aktivitas tertentu. 4) Mengaplikasikan batasan waktu untuk otoritas atau izin pengguna dan menjamin evaluasi secara regular 5) Mendokumentasikan metadata akses dan keamanan untuk arsip di dalam sistem arsip 6) Memfasilitasi klasifikasi fungsi, aktivitas dan transaksi bisnis 7) Memfasilitasi klasifikasi arsip 8) Mengkaptur hubungan antara arsip dan kelompoknya, dan antar arsip, agen (pelaku) dan proses 9) Memfasilitasi preservasi arsip jangka panjang.(Mulyantono, 2008: 21)


d. Aplikasi Infrastruktur aplikasi memegang peranan yang sangat penting dalam pengembangan otomasi kearsipan. Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi manajemen transaksi, pengelompokan sumber daya, penyampaian pesan antar aplikasi yang handal, manajemen sistem, perangkat pengembangan aplikasi tingkat lanjut, pengaturan akses, Interoperabilitas dengan teknologi yang ada. Mulyantono (2008:35) menyatakan, karena infrastruktur aplikasi mempunyai peran kunci dalam strategi otomasi kearipan, beberapa hal yang harus mendapatkan perhatian antara lain: 1) Kinerja Jaringan Efisiensi jaringan akan terhambat bilamana server digunakan untuk menyediakan tugas-tugas jaringan lainnya, seperti enkripsi, otorisasi dan kompresi. Untuk itu pada aplikasi otomasi kearsipan prioritas akan difokuskan pada fungsi-fungsi utama pelayanan informasi. 2) Penggunaan Bandwith Semakin canggih aplikasi yang dipakai dalam jarinagn maka semakin besar konsumsi bandwith yang di perlukan. Infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan dirancang untuk mendukung berbagai aplikasi IP (IP application) seperti suara, video dan data. Namun demikian perlu terus dikaji kedepannya dalam hal solusi aplikasi yang dipergunakan dalam rangka memaksimalkan sumber-sumber informasi yang ada disamping juga meningkatkan kemampuan pengiriman dan fleksibilitas aplikasi yang bersangkutan. 3) Manajemen koneksi Infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan diharapkan selalu mampu mengelola ketentuan-ketentuan koneksi yang rumit secara efisien. 4) Keamanan dan Aksesibilitas Otomasi kearsipan membutuhkan suatu solusi yang mampu mengamankan infrastruktur aplikasi sekaligus menjaga fleksibilitas dan aksesibilitas jaringan. 5) Skalabilitas Infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan diharapkan selalu dapat ditingkatkan kemampuannya di masa mendatang. Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan menjadikan setiap lapisan infrastruktur aplikasi sebagai bagian dari solusi tunggal yang terasitektur dengan baik. Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan harus: a} Terpadu b} Sederhana


c} Dapat diperluas. (Mulyantono, 2008:35) Selain itu karena platform tersebut akan menjadi fondasi bagi aplikasi-aplikasi seluruh sistem otomasi kearsipan, ia harus memenuhi ketentuan-ketentuan penting berikut ini: 1) Andal, yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut tidak pernah mati meskipun dalam situasi paling sibuk digunakan. 2) Terus-menerus, yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus menerus selama 24 jam x 365 hari. 3) Dapat dikembangkan, yang memungkinkan instansi untuk merencanakan secara mudah dan efisien terhadap semua level penggunaan. 4) Dapat dipercaya dan aman, yakni harus dapat menjaga control yang utuh terhadap datanya. (Mulyantono, 2008: 37) Maka dalam memilih aplikasi otomasi kearsipan merupakan hal yang sangat penting, dan juga mempertimbangkan aplikasi yang benar-benar memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip perusahaan. 2.3.4 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik Terdapat banyak program aplikasi yang digunakan untuk otomasi kearsipan, ada aplikasi yang gratis ada pula yang berbayar, ada aplikasi buatan luar negeri ada pula buatan dalam negeri, serta ada aplikasi berbasis desktop dan ada pula yang berbasis web, beberapa diantaranya athenaeum light 8.5. A. Indofile Indofile adalah program aplikasi yang mengatur seluruh jenis dokumen (berupa kertas, gambar-gambar teknis, termasuk dokumen digital seperti file pengolah kata, spreadsheet,

CAD/CAM

dan

file-file

grafik

lainnya),

di

mana

dengan

menggunakannya dapat membantu menyimpan dan menemukan kembali dokumendokumen tersebut secara cepat dan efisien. Berikut ini adalah beberapa keunggulan indofile: 1. Indofile sangat mudah digunakan


Tunjuk dan klik – sebagian besar pekerjaan di Indofile dapat dilaksanakan dengan hanya memindahkan pointing device (seperti Mouse, trackball dan pointing device lainnya yang dapat digunakan di Windows) dan mengklik tombol Menu pada speedbar Indofile (disebut speedbar karena fungsi utamanya untuk memepercepat pekerjaan. 2. Kemudahan dalam pengambilan (capturing) arsip a. Indofile mendukung Twain Compliant scanners seperti Microtek, Hewlett Packard, Epson dan lainnya, atau scanner berkecepatan tinggi seperti Fujitsu, Bell & Howell, Ricoh, Panasonic dan lain sebagainya. b. Menerima beragam ukuran dokumen arsip, dari ukuran kartu nama sampai ukuran A0, baik berwarna, hitam putih dan negatif film. c. Dapat mengimpor dan mengekspor file dari aplikasi-aplikasi Microsoft Windows, seperti pengolah kata, spreadsheet, CAD/CAM dan file citra dalam format PCX, TIFF, GIF, BMP, JPEG dan TGA. d. Fasilitas Kabinet Temporer memungkinkan Anda (atau operator scanner) untuk melaksanakan scan seluruh dokumen tanpa perlu mengisi atribut dokumen tersebut. Setelah memiliki cukup waktu, kita dapat memindahkan arsip dari Kabinet Temporer tersebut sesuai atribut dan kriterianya. e. Metode pencarian kembali dokumen dengan cepat Sistem pencarian secara elektronik menggunakan user definable keys, yaitu kombinasi gabungan beberapa tombol ditambah dengan metode operator logika dan/atau sehingga memudahkan dalam pencarian dokumen. Atau kita juga dapat menggunakan kata kunci yang diisi sebelumnya (satu atau lebih kata-kata/ angka yang dapat memeberi informasi lengkap pada dokumen) untuk mempermudah proses pencarian. 3. Pencatatan lokasi fisik dokumen Pencatatan lokasi fisik dokumen ini dapat mempermudah kita mencari/ mengetahui lokasi penempatan dokumen aslinya (gedung, ruangan, lantai, cabinet, laci, map).


4. Beragam tampilan dokumen dan anotasi a. Tampilan dokumen dapat berwarna (true color), grayscale atau hitam putih, dengan kemampuan pembesaran dari 10% samapi 2000%. b. Kemampuan untuk memproses dokumen agar lebih memperjelas dan mempertajam kualitas dokumen bahkan untuk dokumen-dokumen using dengan menggunakan pengaturan proses citra: tingkat kecerahan, kontras, grayscale dan pengurangan warna. c. Dilengkapi pula dengan peranti elektronik, seperti pen, stempel, suara, tanda panah dan lain-lain. Keseluruhan fungsi ini bertujuan untuk memberikan komentar pada dokumen yang dimaksud (dapat berupa coretan, catatan atau suara) dan penambahan ini tidak akan mempengaruhi dokumen aslinya. Pada saat melakukan pencetakan dokumen, kita dapat memilih untuk mencetak dengan anotasi tersebut atau tidak. 5. Keamanan Dokumen yang terjamin dengan tersedianya empat tingkat sistem keamanan: Kata Sandi, ID Pengguna, Tingkat Otorisasi dan Block Protection. Dengan demikian, hanya pengguna yang terdaftar yang dapat masuk ke dalam sistem Indofile. 6. Retensi dokumen Pemeriksaann secara otomasi retensi/ kadaluarsa suatu dokumen. 7. Pencetakan yang berkualitas tinggi Penggandaan dan pencetakan dokumen dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan hasil berkualitas tinggi dengan menggunakan teknologi laser printer dan inkjet. 8. Laporan Laporan-laporan dibuat berdasarkan format dan isi yang ditetapkan oleh pengguna, seperti Laporan Arsip Kadaluarsa, map dan isi map serta Laporan Lokasi Dokumen & Laporan Klasifikasi Dokumen. 9. User Definable Index


Atribut/ Index dapat diubah sesuai dengan kebutuhan pengguna, untuk lebih memudahkan pengguna menyesuaikan dengan istilah yang biasa digunakan. 10. Kompresi citra Dokumen yang discan secara otomatis terkompres dan disimpan ke dalam harddisk atau optical disk sehingga ukuran file menjadi jauh lebih kecil dan menghemat tempat penyimpanan. 11. Facsimile Dengan menambahkan fax/ modem pada komputer, Indofile dapat mengirim dokumen secara otomatis ke beberapa tujuan yang diinginkan. 12. Mendukung juke Box/ Optical Disk/ CD-ROM Indofile mampu menyimpan sampai dengan 250.000 lembar dokumen berukuran A4 dalam satu media optical berukuran 51/4”. Apabila dibutuhkan, kita dapat menggunakan optical juke box yang memiliki kapasitas penyimpanan sampai 60.000.000 dokumen ukuran A4. 13. Mendukung Local Area Network (LAN) Indofile dapat bekerja sebagai personal user maupun multiuser dalam jaringan Local Area Network (LAN): Novell, Windows for Workgroup, Windows NT. 14. Fasilitas OCR (tambahan) Fasilitas ini memudahkan dalam memproses suatu dokumen tanpa pengetikan ulang. Indofile menggunakan sistem Konsep kearsipan bertingkat yang terdiri dari beberapa kabinet maya (virtual cabinet) dan setiap cabinet maya berisi map, di mana map-map tersebut berisi lembaran. Lembar-lembar tersebut dapat berupa citra atau dokumen (file digital). 1. Kabinet maya (virtual cabinet)


Jumlah kabinet pada indofile dibatasi sebanyak seribu jenis dengan kapasitas tak terbatas dan hal ini hanya bergantung pada seberapa besar harddisk/tempat penyimpanan yang Anda miliki (hard disk/optical disk/jukebox). 2. Perihal Tidak seperti kabinet pada umumnya, setiap kabinet maya pada Indofile berisi map-map dengan jumlah yang tidak terbatas, dan setiap map disusun berdasarkan pada Perihal. 3. Lembar Lembaran dapat berisi citra atau dokumen sebagai berikut: a. Citra b. Dokumen Pada dasarnya, kita dapat mencari arsip Indofile (iFile) dengan dua indeks pencarian, yaitu kabinet dan subyek. Tetapi, jika kita memerlukan data yang lebih terperinci, Indofile juga dilengkapi dengan kemampuan pencarian atribut lain yang akan mempermudah pencarian arsip. Untuk default, Indofile menyediakan atributatribut seperti map, klasifikasi, kata kunci, pengirim, penerima, tanggal dokumen, tanggal terima, retensi, no agenda, no surat, lokasi kertas dokumen, lokasi media disk, lokasi Mikrofilm B. Atheneaum light 8.5 Atheneaum light merupakan perangkat lunak gratis, menurut Ishaq (2008:5), athenaeum light 8.5 merupakan versi modifikasi dari athenaeum light 6.0 yang telah melalui proses konversi menggunakan filemaker 8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data hingga 7 Terra byte. Kata ”Athenaeum” diambil dari Bahasa Yunani yang artinya perpustakaan atau reading room. Versi Light merupakan versi sederhana dalam melakukan proses otomasi. Software ini dikembangkan oleh Sumware Consulting, New Zealand, versi Indonesia oleh Komunitas Athenaeum Lignt Indonesia (KALI). Software AT 8.5 merupakan aplikasi full integrated, artinya data yang ada sudah terintegrasi dalam sistem otomasi.


Athenaeum Light 8.5 hanya dapat bekerja pada OS Windows XP dan 2000 service pack 4 , dengan processor minimal

Pentium 3 atau yang lebih tinggi.

Athenaeum Light 8.5 dikemas secara runtime [exe] dan bekerja pada OS Windows XP. Dengan mengkopi seluruh file ke dalam perangkat keras (copy paste). Aplikasi ini bisa dibuka dengan meng “klik” 2x. Menjalankan AT 8.5. sekalipun aplikasi ini adalah gratis dan merupakan potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, namun fitur-fitur dalam Athenaeum Light masih sangat menarik untuk digunakan sebagai perangkat lunak otomasi. Athenaeum light 8.5 merupakan aplikasi yang umumnya digunakan para pustakawan dalam proses automasi perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku. Namun dengan memodifikasi aplikasi Atheneaum light 8.5, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk otomasi arsip yang ada di dalam perusahaan. Untuk mendapatkan fitur dan tampilan yang di inginkan, pengguna dapat melakukan konfigurasi. Konfigurasi AT 8.5. berfungsi untuk merubah beberapa setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan nama administrator, merubah setting athenaeum menjadi multi-user, penggunaan barcode, menetapkan jumlah maksimal dokumen yang dapat dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam dan juga merubah default kertas yang akan dicetak. Klasifikasi koleksi yang telah dicatat dalam dokumen induk, proses selanjutnya adalah penentuan nomor klasifikasi dan mengisi form seperti berikut perihal, nomor, klasifikasi, no barcode, lampiran, tanggal/tahun, dikeluarkan oleh, penerima surat, ringkasan surat, tembusan, nomor box, lokasi, sifat tipe/format arsip. Penentuan klasifikasi

diperlukan

untuk

memudahkan

proses

temu

kembali

koleksi,

mengumpulkan pengetahuan yang sama dalam satu subjek dan penyusunan koleksi di tiap-tiap box arsip.


BAB II KAJIAN TEORITIS

Recommend Documents