BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1
Pengertian Arsip Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah
terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi organisasi. Arsip harus di simpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip dibutuhkan. "Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang Di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali". (Sugiarto 2005, 5). "Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula" (Barthos 2013, 1). pendapat lain menyatakan bahwa Arsip adalah: Arsip adalah setiap catatan (rekord/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. (Amsyah 2005, 3) Pengertian arsip menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
18
Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu: 2. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 3. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 4. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk tercetak, huruf, angka, atau gambar yang mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi atau perorangan yang diterima oleh lembaga negara dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara, dan disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah ditemukan bila diperlukan. 2.1.1
Fungsi Arsip Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara
teratur atau berdasarkan sistem. Fungsi Arsip menurut Agus Sugiarto (Sugiarto dan Wahyono 2005, 9) yaitu: 3. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. 4. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak menejeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 5. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti - bukti apabila diperlukan. 6. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dapat dinyatakan bahwa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung maupun tidak
19
langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan untuk kehidupan berbangsa dan bernegara. Fungsi arsip dapat membantu meningkatkan dalam pengambilan keputusan secara tepat mengenai suatu masalah. 2.1.2
Jenis-jenis Arsip Menurut Ariyanto (Ariyanto 2013) Arsip dapat digolongkan atas berbagai
jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 3. Arsip menurut subjek atau isinya Menurut subjek atau isinya, arsip dapat di bedakan menjadi beberapa macam, yaitu: 2. Arsip kepegawaian, contoh; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya. 3. Arsip keuangan, contoh; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar. 4. Arsip pemasaran, contoh; surat penawarn, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya. 5. Arsip pendidikan, contoh; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa, dan sebagainya. 4. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik Penggolongan ini lebih di dasarkan pada tampilan fisik media yang di gunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat di bedakan menjadi; 4. Surat, contoh; naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya. 5. Pita rekaman 6. Microfilm 7. Disket 8. Compact disk ( CD ) 5. Arsip menurut nilai atau kegunaanya Penggolongan arsip ini lebih di dasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam penggolongan ini ada bermacam - macam arsip, yaitu ;
20
a. Arsip bernilai informasi, contoh; penggumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya. b. Arsip bernilai adminitrasi, contoh ; ketentuan - ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, urain petugas pegawai, dan sebagainya. c. Arsip bernilai hukum, contoh ; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte peerkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya. d. Arsip bernilai sejarah, contoh ; laporan tahunan, notulen rapat, gambar atau foto peristiwa, dan sebagainya. e. Arsip bernilai ilmiah, contoh ; hasil penelitian. f. Arsip bernilai keuangan, contoh ; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangaan, dan sebagainya. g. Arsip bernilai pendidikan, contoh ; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya. 6. Arsip menurut sifat kepentingannya Penggolongan ini lebih di dasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinnya, dalam peggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu: a. Arsip tidak berguna ( nonesensial ), contoh ; surat undangan, memo, dan sebagainya. b. Arsip beguna, contoh ; presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya. c. Arsip penting, contoh ; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya. d. Arsip vital, contoh ; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan, ijazah, dan sebagainya. 7. Arsip menurut fungsinya Penggolongan ini lebih berdasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu ; a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari. b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari. 8. Arsip menurut tempat atau pengelolaanya Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat penggelolaanya, dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan menjadi ; a. Arsip pusat, arsip yang di simpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah.
21
b. Arsip unit, arsip yang berada di unit - unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah. 9. Arsip menurut keasliannya Penggolongan ini dasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat di bedakan; a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama. b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen adli, tetapi di tujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesusain dengan dokumen asli. d. Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli. 10. Arsip menurut kekuatan hukum Penggolongan ini di dasarkan pada legalitas yang di lihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip di bedakan menjadi dua macam, yaitu ; a. Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat di pergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, microfilm, hasil print computer, dan lain sebagainya. 2.2
Siklus Hidup Arsip Siklus
hidup Arsip
merupakan
konsep
penting
dalam
Records
Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan atau dimusnahkan. Untuk dapat melaksanakan manajemen arsip dengan baik, maka perlu memahami bagaimana
22
tahap dari penciptaan sampai pada tahap pemusnahan, tahap-tahap inilah yang disebut siklus hidup arsip. Menurut Amsyah (2003, 23) “siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap penciptaan, tahap penyebaran,tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas dan temu balik, tahap penempatan dan pemusnahan”.
Gambar 2.1 : Siklus Hidup Arsip Sumber: Sulistyo Basuki (2003, 35)
Dapat dilihat pada gambar 2.1 siklus hidup arsip di atas, kegiatan arsip mengalami
lima
fase
utama
yaitu
pembuatan,
distribusi,
penggunaan,
pemeliharaan, dan aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen-elemen dan kegiatan. Pada akhir fase kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen. Siklus hidup arsip dinamis pada tahap pertama merupakan informasi terekam baik yang diciptakan atau penerimaan. Pada saat ini informasi terekam merupakan rekaman (arsip dinamis, records) kemudian diklasifikasikan,
23
disimpan, dan temu balik. Sampai pada tahap penyimpanan informasi terekam masih merupakan masih merupakan arsip dinamis yang aktif yang kemudian dilakukan tahap penyusutan. Pada tahap penyusutan menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis tersebut tetap disimpan kemudian dibuatkan jadwal retensi arsip. Terdapat dua kemungkinan yang pertama arsip dinamis inaktif dimusnahkan sedangkan kemungkinan kedua arsip dinamis inaktif disimpan permanen dan berubah menjadi arsip atau arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen transfer ke depo arsip dan berubah menjadi arsip statis. Arsip statis ini merupakan informasi yang dapat menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam bentuk arsip dinamis yang berada pada penciptaan dan penerimaan, demikian seterusnya. 2.3
Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan proses mengelola fisik arsip sesuai dengan
prinsip-prinsip kearsipan dasar dan susunan original yang diterima. Kearsipan merupakan kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan, maka dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat (cepat). Pengolahan artinya upaya untuk mengatur aktivitas berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih efektif, efisien dan produktif dengan diawali penentuan strategi dan perencanaan. (Rohani, 2010: 2) Di samping itu, pengolahan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik dengan bantuan computer (Hamalik, 1993: 78). Hasil dari pengolahan tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara
24
teliti agar dapat memperoleh informasi yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna bagi organisasi maupun perusahaan. Untuk itu dalam pengolahan arsip harus dilakukan sebaik mungkin. Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Rahmi (2012, 4): Agar arsip benar-benar akan menjadi pusat ingatan suatu perusahaan atau organisasi, maupun sebagai sumber informasi, sudah tentu harus dikelola dengan sebaik-baiknya, artinya arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau yang akan timbul. Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik maka arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau yang akan timbul. Proses pengolahan melibatkan proses identifikasi dan pengaturan berbagai macam bagian koleksi arsip menurut prinsip dasar kearsipan yang berlaku. Dua prinsip dasar pengolahan arsip yaitu: prinsip provenance dan original order.
Menurut Paul Brunton yang dikutip Rini (2013, 2) ada dua prinsip dasar pengolahan arsip yaitu: 1. Prinsip Provenance Terminologi provenance dalam aspek struktural mengacu pada tempat asal arsip, yaitu organisasi, kantor atau orang yang menciptakan, menerima, atau mengumpulkan dan menggunakan arsip sebagai bagian dari kegiatan usahanya atau kegiatan sehari-hari 2. Original Order Prinsip original order memiliki definisi bahwa setiap arsip harus
25
disimpan berdasarkan susunan aslinya sebagaimana waktu arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif. Prinsip ini harus diikuti, yaitu arsip selayaknya harus disusun sesuai sebagaimana pada saat arsip tersebut digunakan sebagai arsip aktif kecuali jika arsip tersebut tidak memiliki susunan arsip sendiri atau jika arsip tersebut dalam kondisi berantakan dan tidak tersusun dengan layak. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa prinsip dasar pengolahan arsip dilihat dari prinsip provenance yang mengacu pada tempat asal arsip dan original order merupakan arsip yang harus disimpan berdasarkan susunan arsipnya yang digunakan sebagai arsip aktif.
2.3.1
Pola Klasifikasi Arsip Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas
berdasarkan masalah (subject). Pada prinsipnya pola klasifikasi kearsipan mengarah kepada penataan susunan arsip, sehingga arsip dapat mengelompok, yang merupakan unit kecil, kemudian menjadi unit yang lebih besar. Untuk keperluan inilah arsip disusun dalam hubungannya dengan kegunaan kegiatan administrasi. Menurut Sedarmayanti (2003, 37) “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”. Pendapat lain menyatakan bahwa klasifikasi kearsipan adalah: Penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang terkandung dalam arsip dan atas dasar persamaan masalah yang ada, sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi, secara kronologis, logis dan konsisten. (Abubakar 1985, 50) Klasifikasi kearsipan pada setiap instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi kearsipan suatu instansi tidak dapat sama, sebab itu pola klasifikasi
26
kearsipan suatu instansi tidak mungkin dapat digunakan oleh instansi lain. Hal ini disebabkan karena kegiatan fasilitatif ( tugas penunjang) suatu instansi memang dapat sama, tetapi kegiatan substantifnya( tugas pokok) tidak mungkin sama. Dalam pola klasifikasi kearsipan unsur fungsi, struktur dan masalah saling berkaitan satu sama lain, dan unsur yang paling dominan yaitu unsur kegiatan atau fungsi dari setiap instansi. Menurut Abubakar (1985, 52) Susunan pola klasifikasi arsip disusun berjenjang, sebagai berikut: Main Subject (Primer) Sub Subject (Sekunder) Sub-sub Subject (tertier) Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis dan sistematis satu sama lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah mengenai Kepegawaian saja, seperti dibawah ini: Kepegawaian (Primer) Pengadaan (Sekunder) Lamaran (Tertier) Testing (Tertier) Pengangkatan (tertier), dan sebagainya.
2.3.2
Kode Klasifikasi Arsip Dalam pemakaian kode klasifikasi perlu diperhatikan bahwa kode
klasifikasi kearsipan tidak boleh bersifat sandi, bukan merupakan simbol, harus cepat dikenal, mudah di ingat dan mudah di ketik. Kode ini sangat erat hubungannya dengan indeks kearsipan. Menurut Sedarmayanti ( 2003, 39), guna kode arsip yaitu; 10. Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip. 10. Merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan, serta penemuannya kembali.
27
Kode klasifikasi kearsipan menurut Sedarmayanti (2003, 39) terdiri dari beberapa unsur antara lain; a. Kode Huruf 1) Satuan huruf ( Huruf Tunggal) Misalnya: Kepegawaian Kode A Keuangan Kode B Materil Kode C 2) Huruf Ganda Misalnya: Kepegawaian Kode AA Keuangan Kode BB Materil Kode CC 3) Kumpulan Huruf Misalnya: Kepegawaian Kode ABA Keuangan Kode ABC Materil Kode ABB 10. Singkatan, Misalnya: Kepegawaian Kode Kepeg Keuangan Kode Keu Materil Kode Mat b. Kode Angka 1) Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas, Misalnya: Kepegawaian Kode 1 Keuangan Kode 2 Materil Kode 3 Angka Romawi: misalnya I, II, III, dan seterusnya. 2) Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka, Misalnya: 11 12 13 3) Angka Duplex, adalah kumpulan kesatuan angka, yang masingmasing dipisahkan dengan garis miring (/), atau garis datar (-), atau tituk (.), atau koma (,), Misalnya: 01–10–90 01.10.90 01/10/90 01,10,90 4) Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan, Misalnya: 351 kepegawaian 351.1 Pengadaan 351.2 Pengangkatan dan Mutasi 351.3 Kedudukan Dan seterusnya. Dasar sistem desimal ini adalah bahwa setiap main subject, sub subject, sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan
28
sepuluh bagian. 5) Digit ( Terminal Digit), deretan angka yang pada umumnya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan. Misalnya: kode 102089, berarti: 10 adalah nomor lembar guide 20 adalah nomor laci 89 adalah nomor map Terminal digit ini akan efisien digunakan untuk arsip yang sejenis seperti surat penagihan, faktur, kartu-kartu dan sebagainya. 6) Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk maslah pokok tertentu, Misalnya: 000 - 99 Kepegawaian 100 - 199 Keuangan 200 - 299 Materil c. Gabungan Huruf dan Angka Misalnya: A.1 B.2 AAB 11 Kepeg. 10 Dan lain-lain. Untuk pemberian kode pada arsip, dapat atau boleh saja menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.
2.3.3
Indeks Indeks mempunyai peranan yang penting dalam penataan berkas, seperti
diketahui bahwa, tidak akan mungkin arsip secara otomatis dan cepat ditemukan kembali jika penataan berkas tidak ditunjang oleh indeks. Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainnya. Selain itu, indeks pun merupakan alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip.
29
Tabel 2.1 Pengertian Indeks Secara Menyeluruh Indeks Dalam Pengertian Umum
Perpustakaan
Alat bantu untuk = Katalogisasi menentukan suatu tempat penyimpanan - identifikasi buku dokumen. - deskripsi isi - judul subyek/masalah
Kearsipan = Petunjuk Tanda pengenal (caption) untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip
- kode atau nomor klasifikasi - membuat/ menyusun katalog -
menempatkan/ menyusun
buku dalam tempatnya. Sumber: Sedarmayanti (2003, 27) Bentuk indeks dapat berupa kartu, daftar atau buku yang perlu disusun sebaik-baiknya, agar tidak mendapat kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan. Terlalu lama menemukan kembali surat/arsip karena tidak seragamnya indeks atau penentuan indeks yang telah dibuat oleh seorang petugas atau unit. Supaya terdapat keseragamn dalam menentukan indeks, maka sebaiknya dipahami peraturan mengindeks dan cara mengindeks yang berlaku pada kantor/organisasi masing-masing, sehingga penentuan indeks dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. “Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad”. (Sedarmayanti 2003, 28)
30
Peraturan mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu: 1. Indeks nama orang 2. Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta 3. Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya 4. Indeks nama tempat atau wilayah. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi: a. Nama biasa b. Nama yang memakai nama keluarga c. Nama yang memakai nama marga d. Nama yang memakai nama baptis ( Sedarmayanti 2003,28) Menurut Abubakar (1997, 18) Perlu disusun peraturan mengenai jenisjenis indeks agar dapat membantu melancarkan penemuan kembali arsip, yaitu sebagai berikut: a. Indeks nama orang Peraturan internasional mengenal indeks nama orang adalah sebagai berikut: 1) Nama Orang Asing Nama orang asing didasarkan kepada nama famili atau surname. Misalnya: Alex Mackenzie Diindeks: Mackenzie, Alex 2) Nama Orang Indonesia Pada umumnya tidak/belum mempunyai nama famili atau surname. Harus diketahui bahwa nama orang Indonesia yang berasal dari Sumatera Utara (Tapanuli) mempunyai nama marga/clan. Misalnya: Albert Hutagalung Diindeks: Hutagalung, Albert Orang indonesia yang mempunyai nama marga/clan/suku, diindeks berdasarkan nama marga/clan/suku, tetapi nama orang indonesia yang tidak mempunyai nama famili, marga, suku dan clan, maka diindeks berdasarkan nama yang terakhir. Misalnya: A. Hadi Abubakar Diindeks: Abubakar, A. Hadi Nama orang Tionghoa mempunyai nama familinya didepan namanya. Misalnya: Liem Swie King Diindeks: Liem, Swie King Nama orang Arab, yang disertai dengan Bin Misalnya: Maulana bin Sahid Diindeks: Sahid, Maulana bin 3) Nama Instansi/Kantor/Perusahaan Mengindeks nama Instansi/Kantor/Perusahaan harus diperhatikan
31
judul nama tersebut. Misalnya: Departemen Agama Diindeks: Agama (Departemen) Bank Negara Indonesia 1946 Diindeks: Negara Indonesia 1946 (Bank) PT Asuransi Timur Jauh Diindeks: Timur jauh (PT Asuransi) 4) Nama Wilayah Untuk mengindeks nama wilayah adalah sebagai berikut: Kalimantan Timur Diindeks: Kalimantan Timur. b. Indeks berdasarkan Subyek Untuk mengindeks berdasarkan subyek yang terdapat dalam surat memang lebih sulit daripada nama orang, nama instansi/kantor/perusahaan. Indeks berdasarkan subyek harus lebih teliti dan harus menetapkan lebih tepat, sehingga mencari kembali surat-surat tersebut akan lebih cepat pula. Misalnya surat masuk/keluar tersebut berisi mengenai kenaikan pangkat seorang Direksi Bank menjadi Direktur Utama, maka diindeks: kenaikan pangkat Direksi Bank. Jika dalam surat tersebut terdapat nama orang, misalnya: Syafe’i Rais, maka indeksnya dapat pula didasarkan pada nama orang tersebut. c. Indeks berdasarkan Masalah Indeks masalah merupakan indeks yang tersulit penentuannya dan menetapkannya. Indeks masalah harus mengandung pengertian yang tunggal, harus mencerminkan masalah yang menonjol yang terdapat dalam surat atau arsip, mewujudkan tanda pengenal yang benar-benar tepat dan mudah diingat, Misalnya: Kenaikan Pangkat Diindeks: kenaikan Pangkat
2.4
Arsip Dinamis Arsip
dinamis
merupakan
arsip
yang
diciptakan,
diterima
dan
dipergunakan untuk kegiatan bisnis. Organisasi perlu mengelola keaslian, keakuratan dan kebergunaan arsip dinamis, serta menjaga keutuhan arsip dinamis. Hal ini dilakukan agar mendukung kesinambungan bisnis, menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku dan memberikan pertanggungjawaban yang diperlukan. Arsip dinamis (record) menurut Sulistyo (2013, 13) merupakan "informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem computer, yang dibuat atau
32
diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut". Menurut Barthos (2009, 4) arsip dinamis adalah "arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara". Arsip dinamis menurut Martono ( 1994, 23) Berdasarkan kegunaannya dibedakan menjadi "arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja masih tinggi sedangkan arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah menurun atau jarang digunakan oleh manajemen". Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebgai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Dilihat dari kegunaannya arsip dinamis dibedakan atas dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah, sednagkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang secara tidak langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola di pusat arsip.
33
Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran masih tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan perkantoran sudah menurun. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip aktif yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai (Kennedy, 2000): 1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan/kombinasi 2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan 3. Prioritas penanganan arsip 4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file 5. Pemilihan peralatan kearsipan 6. Implementasi sitem penelusuran file 7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip 8. Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam melaksanakan manajemen arsip aktif ini, arsiparis atau staf yang berwenang dan bertanggung jawab perlu menerapkan sikap keterbukaan untuk menerima informasi serta bersifat inovatif dalam menghadapi perubahan, baik yang ada di lingkungan pekerjaan maupun di dalam kehidupan sosial masyarakat.
34
Tabel 2.2 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya Sistem penyimpanan yang sering digunakan
Jenis Arsip Dinamis
Berkas subjek menurut klasifikas, namun Korespondensi
(termasuk
surat, korespondensi dapat merupakan semua
memorandum, telegram, lampiran, jenis sistem. Berkas korespondensi sering laporan dan dokumen terkait)
disebut
berkas
umum
untuk
membedakannya dari seri dinamis lainnya.
Susunan alphabetis atau numeric, misalnya Arsip dinamis transaksi (formulir dan nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali korespondensi yang memberikan jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak bukti adanya transaksi). dikelompokkan berdasarkan folder berkas.
Arsip
dinamis
proyek
(korespondensi, nota dan data lain
Biasanya disimpan menurut nama proyek
yang terkait pada proyek tertentu atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut seperti
pengembangan
sebuah menurut subjek dan klasifikasi. produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem)
Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis
personil
lainnya,
klaim, Biasanya menurut nama atau kelompok tuntutan hukum, kontrak, asuransi, atau di indeks menurut berkas. dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti).
35
Jenis Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan yang sering digunakan
Berkas khas ( peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungna reel, foto sinar x,
Biasanya berdasarkan nomor indeks abjad.
foto, gambar, klipping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Sumber: Sulistyo Basuki (2003, 168). Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran atau organisasi karena masih tinggi tingkat frekuensi pemakainnya.
2.5
Manajemen Arsip Dinamis Manajemen arsip merupakan kebutuhan karena arsip merupakan bahan
utama bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, bukti otentik, alat pengawasan kegiatan dan sebagai sumber pengingat. Manajemen arsip diperlukan agar organisasi mampu memanfaatkan arsip secara optimal dalam rangka penyelenggaraan tertib administrasi organisasi serta mencapai tujuan yang ingin dicapai. Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh karena itu, manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap
36
kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dinamis dalam masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya. Manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “suatu disiplin dan fungsi organisasi dalam mengelola arsip untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”. Manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan, melalui fungsi organisasi mengenai perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan kegiatan manajerial lainnya. Berdasarkan pengertian di atas maka dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis dan administratif. 2.5.1
Fungsi dan Tujuan Manajemen Arsip Dinamis Fungsi manajemen arsip dinamis dapat dibedakan menajdi dua, yaitu
fungsi manajemen dan fungsi operasional arsip. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan. Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,
37
pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Amsyah, 2003) Tujuan dari manajemen arsip dinamis yaitu untuk mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Tujuan dari pengelolaan manajemen arsip dinamis menurut Kennedy (1998) adalah “ untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat”. Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa fungsi manajemen arsip yang meliputi yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan dan tujuan menajemen arsip untuk mengendalikan penciptaan arsip, terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dan terciptanya penyusutan arsip secara tepat. 2.5.2
Peranan Manajemen Arsip Dinamis Manajemen arsip dinamis sangatlah penting bagi staf unit tersebut untuk
bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan sistem informasi dan perkantoran. Peranan manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di lingkungan arsip dinamis untuk (Kustinawati, 2012):
38
a. Menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya. b. Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat c. Mengembangakan sistem dan control untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat d. Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip e. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip f. Menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas. Dengan demikian, manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya. Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan profesinya. 2.5.3
Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip secara efektif,
efesien dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem, untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pengertian pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah "proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip".
39
Pengelolaan arsip dinamis menurut Wiyasa (2005), terbagi dalam 3 tahap yaitu: 1. Penciptaan Arsip Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Penciptaan arsip merupakan awal dari pengelolaan arsip, karena tanpa adanya tahap ini proses pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan lancar. Penciptaan arsip merupakan aktivitas awal dari kehidupan arsip dalam penyelenggaraan organisasi dalam mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Penggunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) diperuntukkan bagi pengguna yang berhak berdasarkan peraturan perundang-undangan baik untuk kepentingan peemrintah dan masayarakat umum. Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pada tahap ini, arsip mulai dipergunakan sebagai berkas kerja, data dan informasi yang terkandung didalamnya digunakan untuk memperlancar kegiatan organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Untuk dapat dipergunakan arsip harus diorganisir dan disimpan secara sistematis. Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor. 3. Penyusutan Arsip Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam administrasi perkantoran (Wiyasa 2005, 165). Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 penyusutan arsip adalah: Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dapat dinyatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip yang tidak memiliki nilai guna baik dengan cara memindahkan,
40
memusnahkan dan menyerahkan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. Dalam pengelolaan arsip dinamis terkandung didalamnya sumber daya vital yang sangat penting. Tanpa adanya pengelolaan arsip dinamis organisasi tidak dapat beroperasi tanpa menjaga keakuratan dan aksesibilitas dari arsip yang dimiliki. Pengelolaan arsip dinamis membantu menyediakan memori organisasi, merumuskan kebijakan, membuat keputusan yang sesuai, dan
meningkatkan
efisiensi. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang terdapat pada suatu organisasi sebaiknya dilakukan secara terencana, menyeluruh dan terpadu. Hal tersebut dimaksudkan untuk memberikan kelancaran proses administrasi sehari-hari. Pengelolaan arsip ini dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis sebagai proses mengkoordinir pekerjaan secara efektif dan efisien untuk mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasiyang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Pengelolaan arsip dinamis juga memungkinkan upaya untuk pemeliharaan penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip dinamis haruis dilakukan dengan sebaik mungkin agar arsip benar-benar menjadi pusat ingatan dan sumber informasi penting. 2.5.3.1Pemindahan Arsip Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal
41
Retensi. Menurut Silvia (2014, 33) ada prosedur pemindahan arsip inaktif yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.
Inaktif Pengelompokkan Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara Pemindahan 6. Pelaksanaan pemindahan arsip 2.5.3.2 Pemusnahan Arsip Dinamis Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya yaitu dilakukan dengan cara membakar habis, dicacah atau menghancurkan dengan bahan kimia. Menurut Basuki (2003, 32) Ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu : 1. Pencacahan Metode ini lazim digunakan untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil dimana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2,5 cm. Pencacah kertas berjenis gergaji lebih mahal dan beroperasi lebih perlahan daripada pencacah yang memotong langsung, sangat cocok digunakan untuk membutuhkan tingkat kerahasiaan yang tinggi. Jenis pencacah yang terakhir yaitu disintegrator yang menggunakan pemotong berputar, sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi. 2. Pembakaran Metode ini sangat populer pada masa lalu karena dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen rahasia dapat diketahui pesaing. Saat ini meetode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan. 42
3. Pemusnahan Kimiawi Metode ini memusnahkan dokumen dengan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan. 4. Pembuburan Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan di musnahkan dimasukkan ke dalam bak penampungan diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No.9 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-lambaga dan Badan Pemerintahan, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti : 1. Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA). 2. Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan. 3. Pembentukan Panitia Pemusnahan Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundangundangan, serta unit-unit lain yang terkait. 4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan
43
keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. 5. Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 2.5.4
Pengorganisasian Arsip Dinamis Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip.
Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem yang dikenal dengan tiga azas yaitu: 1. Azas Sentralisasi Azas sentralisasi merupakan proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan di satu ruangan sentral file untuk seluruh organisasi. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. Adapun keuntungan dari azas sentralisasi adalah konsistensi dalam penemuan kembali arsip, pertanggung jawaban mudah diidentifikasi, arsip-arsip yang berhubungan disimpan bersama, mengurangi duplikasi, penggunaan ruang/tempat, peralatan, personil yang lebih baik, kemanan lebih terjamin dan mudah dipertanggungjawabkan. adalah pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar. Sedangkan kerugian dari azas sentralisasi ini adalah arsip hanya efisien dan efektif untuk orgnisasi yang sangat kecil, tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sitem penyimpanan yang seragam, unit kerja yang memerukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 2. Azas Desentralisasi Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis aktif yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Penetapan azas desentralisasi dapat dilakukan dengan pertimbangan antara lain adalah gedung kantor yang luas bahkan terpisah tempatnya, kemungkinan arsip sangat segera dibutuhkan oleh masing-masing unit pengolah, dan volume arsip terus meningkat. Pada sistem desentralisasi semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing. Sistem ini lebih menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau 44
perusahaan yang sudah besar. Selain itu permasalahan yang mungkin akan muncul dalam pelaksanaan azas desentralisasi ini adalah sulit mencapai keseragaman sistem untuk seluruh organisasi, akan tercipta banyak duplikasi, banyak membutuhkan sarana dan tenaga. 3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan penggolongan arsip dengan cara menggabungkan kedua sistem untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip. Menerapkan azas kombinasi ini adalah agar mengurangi duplikasi, memudahkan pengendalian dan kontrol, menetapkan personil yang benar-benar paham tentang kearsipan dan prosedur yang ditetapkan organisasi dan keseragaman sistem penyimpanan. Selain itu penerapan azas kombinasi ini akan timbul beberapa masalah yaitu arsip yang berhubungan tidak disimpan secara bersama-sama, dan peyimpanan prosedur organisasi bisa terjadi (Sugiarto, 2005, 21). Menurut pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengorganisasian arsip terdapat 3 azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan
azas
kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yang masing-masing azas memiliki keunggulan dan kekurangan sesuai dengan kebutuhan dari organisasi. 2.5.5
Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam
manajemen kearsipan yaitu pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas yang bersangkutan ( Gunarto 1997, 19). Penataan Arsip (filling system) adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di temukan saat dibutuhkan (Yatimah 2005, 167). Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip
45
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila arsip tersebut diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Menurut Sedarmayanti ( 2003, 68) tujuan penataan arsip (berkas) adalah: a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. Penataan arsip diperlukan untuk
memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Menurut Amsyah (2003) sistem penyimpanan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama tunggal. Sedangakan nama badan terdiri dari nama badan Pemerintah, Swasta dan Organisasi. 2. Sistem Nomor Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (Numeric Filling System). Pada sistem nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku registrasi/buku induk/buku besar). 3. Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Untuk dapat melaksanakan penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek, maka harus ditentukan terlebih dahulu masalah-malsah yang umumnya terjadia dalam setiap dokumen. Daftar Klasifikasi Subjek dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu: a. Daftar klasifikasi Standar adalah daftar yang sudah merupakan standar umum di dunia Internasional.
46
b. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri adalah daftar klasifikasi yang dibuat sendiri oleh perusahaan karena berdasarkan atas dari fungsi, kebutuhan, dan tugas. Daftar klasifikasi buatan sendiri terdapat dua urutan yaitu urutan kamus dan urutan ensiklopedia. 4. Sistem Geografis/Wilayah Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini dikelompokan menjadi tiga yaitu: a. Nama depan Negara b. Wilayah Adminitrasi Negara c. Wilayah Adminitrasi Khusus 5. Sistem Kronologis/Tanggal/Urutan Waktu Sistem penyimpanan kronologis adalah merupakan sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu seperti tanggal, bulan,tahun, ataupun abad yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman. Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar keudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan ( Amsyah 2003, 71). Berdasarkan pernyataan diatas bahwa sistem penyimpanan asip bertujuan untuk mudah ditemukan kembali saat diperlukan dalam waktu yang cepat dan tepat dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2.6
Temu Balik Arsip Dinamis Temu balik arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas
kearsipan. Arsip-arsip yang dibutuhkan harus bisa ditemubalikkan secara cepat, tepat dan benar. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan yang terekam dalam bentuk media apapun. Menurut Hasugian (2006, 2) menyatakan bahwa pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk
47
mengidentifikasi, kemudia memanggil (retrievel) suatu dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan dimana arsip-arsip yang dimiliki cepat ditemubalikkan. Pada umumnya temu balik arsip dilakukan karena adanya permintaan. Permintaan dapat menyangkut berkasnya maupun terhadap informasinya. Itulah sebabnya berkas yang ada perlu diolah agar setiap permintaan terhadap informasinya dapat disediakan. Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu perlu diperhatikan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan mesin. Tujuan utama sistem temu balik arsip adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien.
48
2.7
Jadwal Retensi Arsip (JRA) Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan zulkifli amsyah (2005,213). Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa: Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA merupakan salah satu teknis/metode yang biasa diterapkan dalam dunia kearsipan, JRA ini merupakan tahap analisis untuk membuat keputusan sampai kapan suatu arsip harus disimpan, atau jika diistilahkan dengan kehidupan maka dalam kegiatan JRA inilah penentuan daur hidup arsip dilangsungkan. JRA merupakan kegiatan manjemen kearsipan yang dipandang sangat berat karena disinilah keberlangsungan arsip ditentukan. Jadwal retensi dan disposal arsip adalah suatu daftar arsip pada suatu organisasi yang berisi petunjuk teknis bagaimana arsip-arsip diperlakukan/dibuang setelah diciptakan dan digunakan. Jadwal ini menerangkan seberapa lama arsip-arsip disimpan, termasuk arsip-arsip yang harus disimpan dalam jangka waktu yang tidak terbatas, jadwal tersebut memuat instruksi-instruksi kapan arsip-arsip dikirim ke tempat penyimpanan
49
kedua, atau diarsipkan. Tabel 2.3 Jadwal Retensi Arsip Umur Arsip Golongan Arsip
VITAL
Arsip
Aktif
1. Akte Pendirian Perusahaan 2. Daftar Saham 3. Akte Tanah 4. Surat Keputusan 1. Pertanggungjawaba 5 tahun n Keuangan 2. Cek Berkas 5 tahun Sesuai Keperluan 3. Surat Perjanjian
Inaktif
Abadi/dimusnah kan
-
Abadi
25 tahun
Abadi Abadi Abadi Dimusnahkan
25 tahun Sesuai Keperluan
Dimusnahkan Dimusnahkan
PENTING
1. Laporan Tahunan BERGUNA 2. Neraca
2 tahun 2 tahun
10 tahun 10 tahun
Dimusnahkan Dimusnahkan
1. Undangan TIDAK 2. Pengumuman BERGUNA
1 bulan 1 bulan
-
Dimusnahkan Dimusnahkan
Sumber: Teguh Wahyono, 2005. Berdasarkan pernyataan diatas, maka dapat dinyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
50
