BAB II KAJIAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut (Moenir, 2008) bahwa sistem adalah suatu susunan atau rakitan komponen atau bagian-bagian yang membentuk suatu kesatuan yang utuh dengan saling tergantung, saling mempengaruhi dan saling berhubungan Menurut (Indrajit, 2001) mengemukakan bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. Pengertian sistem menurut (jogianto, 2005) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinterksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu abjek yang nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betulbetul ada dan terjadi. Dari beberapa pendapat di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2. Konsep Arsip Istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche”, yang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi “teache”, yang artinya dokumen, yang terakhir menjadi “archevum”, yang berarti tempat atau dokumen. Menurut istilah bahasa Indonesia (dalam Barthos, 2007) bahwa arsip (record) sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun peristiwa yang dibuait orang untuk membantu daya ingat orang itu pula, (Barthos, 2007). Dengan berlandaskan pada perundangan kearsipan Negara Republik Indonesia para pengelola arsip mampu serta memahami proses penanganan arsip mulai dari penciptaan, pemeliharaan serta penyelamatan arsip demi kepentingan bangsa dan Negara. Menurut Lembaga Administrasi Nasional (LAN) (dalam Answer, 1997) menyatakan
“arsip adalah segala kertas, buku, naskah, foto, film, microfilm,
rekaman, suara, gambar, peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan atau dengan segala penataannya yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dan tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan atau kegiatan-kegiatan lain dan pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya”. Menurut (The Liang Gie, 2001), mengemukakan bahwa pengertian arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan secara cepat ditemukan kembali.
Menurut (Amsyah, 2003), menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan konikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film, (slide, film, strip, mikro film), media computer (pita tape, piringan rekaman, disket), kertas „photocopy‟ dan lain-lain.
2.3. Jenis Arsip Menurut (Basir Barthos, 2007), jenis arsip berdasarkan fungsinya antara lain: 1. Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admnistrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas : a. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus
diperlukan
dan
digunakan
dalam
penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2. Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, Arsip statis ini berada di Arsip Nasionaal Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.4.Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijakan,
pengambilan
keputusan,
pembuatan
laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya, (Sularso, 2003). Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitanya dengan masalah arsip. Mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringaan tersebut, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Jaringan
informasi
dalam
hubungan
dengan
information
handling/Management information system (MIS), perlu mendapatkan perhatian untuk segera disempurnakan, baik sistem perlengkapan/peralatan maupun personelnya, sebab MIS menghendaki adanya alat-alat perlengkapan dan system serta prosedur kerja yang modern, sehingga tanpa adanya perbaikan sistem kerja, prosedur kerja, peralatan/perlengkapan kerja, maka segala peralatan modern tersebut tidak akan berfungsi sebagimana mestinya. Pada pasal 3 Undang-Undang No.7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa
“tujuan”
kearsipan
adalah
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegitan pemerintah. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagi alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih muda bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seprti dikemukakan diatas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu
diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
2.5.Tatakerja Kearsipan Di Indonesia pada umumnya surat-menyurat dicatat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini untuk mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat masuk. Setelah setiap surat dicatat dalam buku agenda, kemudian surat itu disimpan. Penyimpanan itu biasanya dilakukan dalam berkas jepitan (snelhecter) atau juga dalam berkas tebal (briefordner), (The Liang Gie, 2001)
2.6.Tujuan Kearsipan Tujuan
kearsipan
ialah
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah, (Barthos 2007). Jelaslah bahwa arsip perlu lipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti setiap organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang system kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.
2.7 Sistem Penyimpanan Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan menurut (Barthos, 2007) yang dapat dipergunakan, yaitu : 1. Sistem Abjad. Adalah suatu system untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyususn subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. 2. Sistem subyek, untuk dapat melaksanakan sistem subyek ini, maka seorang juru arsip harus menemukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. 3. Sistem Geografis, untuk dapat menggunakan sistem ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. 4. Sistem Nomor, system ini merupakan system filing yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompokkelompok pokok permasalahan seperti pada system subyek, baru kemudian diberi nomor dibelakangnya.
5. Sistem kronologis, sistem ini dipergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan-bahan yang dating lebih akhir ditempatkan pada yang peling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan. 2.8.Pemeliharaan Arsip Arsip harus di jaga keamanannya, baik segi kualitas (tidak mengalami kerusakan), kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) mapun dari segi informalitas (kerahasiaan), pemeliharaan secara fisik dapat di lakukan dengan cara : a. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus di jaga agar tetap kering (tidak lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan terkena cahaya matahari langsung).
Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhidar dari kemungkinan serangan api, air mapun serangan serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan Sebaiknya arsip di simpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus di simpan di tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering terbuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Juga penataan arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara.
c. Tempat dan letak arsip Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip adalah kayu maka harus dipilih kayu berkualitas (misalnya kayu jati). jadi dengan tempat penyimpanan yang baik kerusakan arsip dapat di cegah sedini mungkin.
d. Kondisi arsip Untuk menjaga keutuhan arsip salah satu pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya, baik dengan peralatan sederhana seperti kemucing mapun peralatan modern vacuum cleaner. Secara nasional pemerintah mempunyai kewajiban dalam penyelamatan arsip, baik arsip yang berasal dari kegiatan pemerintahan maupun arsip dari organisasi swasta atau perorangan. Bagi arsip-arsip yang rusak sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional RI untuk di perbaiki.
2.9.Sistem Kearsipan Kearsipan tidak luput dari peranan tatausaha dalam melaksanakan sistem kearsipan, karena tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran menurut pola isinya adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, tatausaha merupakan proses penyelenggaraan yang berkisar pada keterangan atau informasi, (The Liang Gie, 2001).
