BAB II HASIL SUREY
2.1 Gambaran Umum SMA IPIEM Surabaya SMA IPIEMS Surabaya merupakan satu sekolah unggulan di kota surabaya merupakan sekolah yang terakreditasi A sejak tahun ajaran 2005/2009 dan tahun 2012 sekolahan IPIEMS Mendapatkan lagi terakreditasi A. Dengan visi “ Prima dalam layanan, unggul dalam prestasi dengan membangun budaya belajar yang kondusif bagi pengembangan kepribadian siswa yang berwawasan Imtaq dan iptek sehingga mampu menjawab tantangan zaman”. Dengan visi tersebuat SMA IPIEMS Surabaya selalu berupaya dalam meningkatkan mutu dalam bidang akademik ataupun kepengurusan, hal ini dilakukan agar terus dapat bersaing dengan sekolahan lainnya. SMA IPIEMS Surabaya banyak melakukan pembenahan, pengembangan dan pemberdayaan semua komponen sekolah baik sarana dan prasarana serta sumber daya manusia (SDM). SMA IPIEM Surabaya beralamat di Jl. Menur No. 125 Surabaya Saat ini SMA IPIEMS Surabaya terdapat kurang lebih sekitar 876 siswa pada tahun 2013/2014 yang terbagi menjadi beberapa kelas yaitu kelas X IPA terbagi menjadi delapan kelas, IPA empat kelas dan IPS 4 kelas, kelas XI terbagi menjadi tujuh kelas, IPA tiga kelas dan IPS empat kelas, dan kelas XII terbagi menjadi sembilan kelas, IPA empat kelas dan IPS lima kelas. SMA IPIEMS Surabaya memiliki fasilitas Ruang guru, Laboratorium IPA, Laboratorium Komputer, Ruang Kesenian, Lapangan olahraga, Kantin, koprasi siswa, dan mushollah. Suasana SMA IPIEMS Surabaya sangat sejuk, sehingga membuat proses belajar mengajar 5
6
menjadi lebih nyaman. Suasana belajar yang nyaman sangat membantu siswa untuk memperoleh prestasi di sekolah maupun di luar sekolah. 2.2 Struktur Organisasi SMA IPIEMS Surabaya Di dalam organisasi SMA IPIEMS Surabaya pada tahun ajaran 2013/2014 ini terdapat beberapa bagian atau departemen yang menangani semua kegiatan yang ada di organisasi ini semua bagian bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti pada Gambar 2.2 STRUKTUR ORGANISASI SMA IPIEMS SURABAYA
DRS. H. NUGROHO SAPUTRO Kepala Sekolah
SYARIFUDDIN Kepala Tata Usaha
DRA. NINIK SULASTRI A
DRA. Hj. Hajati Kriyarini
SUKARIONO,S.Pd
SAHANTI TULUS S, S.Pd
Wakasek Siswaan
Wakasek Kurikulum
Wakasek Sarana Prasarana
Wakasek Humas
GURU
AFRILIN SULFIAN S.Pd Kordinator BP / BK
SISWA
Gambar 2.2: Struktur Organisasi SMA IPIEMS 2.3 Deskripsi Tugas Berdasarkan Struktur organisasi pada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap bagian bersangkutan sebagai berikut: a. Kepala Sekolah. Memimpin seluruh staff dan pegawai SMA dan mengawasi jalannya proses belajar mengajar. Dan juga , orang yang paling bertanggung jawab
7
terhadap sukses atau tidaknya sistem belajar mengajar yang diterapkan di SMA. b. Tata Usaha. Bertanggung jawab atas surat menyurat yang dilakukan SMA IPIEMS. c. Wakasek Kurikulum. Membantu kepala sekolah dalam menyusun semua mata pelajaran, kelas sistem penilaian dan menyiapkan semua yang berkaitan tentang kegiatan belajar mengajar siswa di SMA IPIEMS. Pengelolaan Program, pembagian tugas guru, Kegiatan Belajar Mengajar, Evaluasi. d. Wakasek Kesiswaan. Memvalidasi siswa yang akan masuk ke SMA IPIEMS Surabaya, kegiatan Ekstrakulikuler, pembina osis, tata tertib siswa. e. Wakasek Sarana Prasarana. Memfasilitasi sarana dan prasarana sekolah bagi para siswa, inventari barang,
pendayagunaan
sarana,
pengadaan
barang,
pemeliharaan,
pengamanan dan penghapusan barang. f. Wakasek Humas Membantu kinerja Kepala Sekolah dalam menyusun RAPBS, pengelolaan anggaran, membina hubungan antar warga sekolah dan dengan warga lingkungan sekitar, membina hubungan kerja sama dengan komite sekolah. g. Kordinator BK / BP Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pelayanan bimbingan dan konseling terhadap peserta didik.
8
2.4 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil studi laporan yang dilakukan pada SMA IPIEMS Surabaya, dapat dibuat suatu analisa sistem. Analisa sistem yang ada sebagai berikut: A. Dokumen Flow Siswa Dok.Flow Siswa Siswa
TU
Kepala Sekolah
Mulai Data Siswa
Cetak Data Siswa
Data Siswa Pengecekan Data
Selesai
T Sesuai ?
Y
Data Siswa Sesuai
Simpan Data Siswa
Phase
Cetak Data Siswa
Gambar 2.3 Document Flow Siswa Pada Gambar 2.3 merupakan document flow untuk menyimpan data siswa. Pencatatan secara menual ini yang mana waka kurikulm dapat membuat laporan data siswa untuk di berikan kepada kepala sekolah.
9
B. Dokumen Flow Guru Bidang Studi Dok.Flow Guru Bidang Studi Pegawai
Waka Kurikulum
Data Guru Bidang Studi
Mulai
Data Guru Bidang Studi
Pengecekan Data Pegawai
Kepala Sekolah
Laporan Data Guru Bidang Studi
Selesai
Sesuai ?
Y
Simpan Data Guru Bidang Studi
Membuat Laporan Data Guru Bidang Studi
Phase
Laporan Data Guru Bidang Studi
Gambar 2.4 Document Flow Guru Bidang Studi Pada Gambar 2.4 merupakan document flow untuk menyimpan data guru bidang studi. Dengan proses tersebut waka kurikulm dapat membuat laporan data guru bidang studi untuk di berikan kepada kepala sekolah.
10
C. Dokumen Flow Menentukan Wali Kelas Dok.Flow Menentukan Wali Kelas Waka Kurikulum
Kepala Sekolah
Mulai Data Wali Kelas
Dok.Data Guru Bidang Studi
Memeriksa Data Wali Kelas
Menyiapkan Data Wali kelas Data Wai Kelas DiSetujui ?
Data Ruang Wali Kelas
Y
T
Menyetujui Data Wali Kelas
Simpan Data Wali Kelas Data Wali Kelas Disetujui Cetak Data Wali Kelas
Data Wali Kelas
Phase
Data Wali Kelas Disetujui Selesai
Gambar 2.5 Document Flow Menentukan Wali Kelas
11
Pada Gambar 2.5 merupakan document flow menentukan wali kelas sisiwa disetiap kelas. Dengan proses tersebut waka kurikulum membaut data ruangan perkelas kemudaian menyesuaikan data pegawai utuk dijadikan wali kelas. D. Dokumen Flow Penilaian Siswa Dok.Flow Menentukan Wali Kelas Waka Kurikulum
Kepala Sekolah
Mulai Data Wali Kelas
Dok.Data Guru Bidang Studi
Memeriksa Data Wali Kelas
Menyiapkan Data Wali kelas Data Wai Kelas DiSetujui ?
Data Ruang Wali Kelas
Y
T
Menyetujui Data Wali Kelas
Simpan Data Wali Kelas Data Wali Kelas Disetujui Cetak Data Wali Kelas
Data Wali Kelas
Phase
Data Wali Kelas Disetujui Selesai
Gambar 2.6 Document Flow Penilaian
12
Pada Gambar 2.6 merupakan document flow pencatatan nilai sisiwa. Proses secara menual ini yang mana guru mata pelajaran membarikan nilai – nilai siswa kepada waka kurikulum untuk di hitung dijadikan nilai akhir dan laporan nilai siswa yang di isi oleh wali kelas untuk diberikan kepada siswa. E. Dokumen Flow Kehadiran Siswa Dok.Flow Kehadiran Siswa
Guru Bidang Studi
BK / BP
Waka Kurikulum
Mulai Dok.Absen siswa
Laporan Kehadiran Siswa
Dok.Absen siswa Surat Ijin
Cek Absen Siswa
T
Ada Surat Ijin
Alasan Alpa
Selesai
Y
Alasan Ijin
Membuat Laporan Siswa
Phase
Laporan Kehadiran Siswa
Gambar 2.7 Document Flow Kehadiran Siswa Proses kehadiran terdiri dari 4 entitas yaitu guru bidang studi, guru bidang studi, guru bp, siswa dan waka kurikulum. Yang proses tersebut berawal dari guru bidang studi memeriksa kehadiran siswa di dalam kelas kemudian memberikan form kehadiran kepada guru BP untuk dicek terlebih dahulu apakah
13
ada surat ijin apa tidak bagi siswa yang tidak hadir, jika ada surat alasa ijin maka tertulis siswa tersebut ijin dan tida maka ditulis alpa. Kemudian dibuatkan laporan untuk diriakan kepada staf kurikulum. F. Dokumen Flow Alokasi Siswa Dok.Alokasi Siswa Waka Kurikulum
Kepala Sekolah
Wali Kelas
Laporan Data Siswa Perkelas
Daftar Siswa Perkelas
Pembagian Siswa Dalam Kelas
Periksa Laporan Data Siswa Perkelas
Selesai
Simpan Data Siswa
Laporan Disetujui ?
Mulai
Dok.Data Siswa
Laporan Data Siswa Perkelas
Menyetujui Laporan
Laporan Data Siswa Perkelas yg disetujui Laporan Data Siswa Perkelas yg disetujui
Membuat Daftar Siswa Perkelas
Phase
Daftar Siswa Perkelas
Gambar 2.8 Document Flow Alokasi Siswa Pada Gambar 2.8 merupakan document flow alokasi sisiwa. Diawali dari bagian waka kurikulum yang menyesuaikan ada kelas dan siswa. Kemudian
14
bagian waka kurikulum membuat daftar siswa perkelas rangkap dua. Daftar siswa perkelas diberikan kepada kepala sekolah untuk disetujui, jika telah disetujui diberikan kepada bagian waka kurikulum untuk diarsip dan kepada guru wali kelas. G. Dokumen Flow Penjadwalan Guru Bidang Studi Docflow Penjadwalan Guru Bidang Studi Guru Bidang Studi
Staf Kurikulum
Kepala Sekolah
Mulai Data Guru Membuat struktur kurikulum Data Guru
Data Kelas
Jadwal Sementara
2 Menyusun jadwal semester
Jadwal
Menyesuaikan jadwal
Jadwal Sementara
Setuju
N Jadwal Yang disetujui
ya Tidak
Mengecek jadwal baru Laporan
Mengajukan Jadwal
Laporan
Jadwal ajaran baru Jadwal Yang diajukan
Membuat Laporan Selesai N
2
Phase
1
Gambar 2.9 Document Flow Penjadwalan Guru Bidang Studi Pada Gambar 2.9 merupakan document flow Penjadwalan Guru Bidang Studi. Diawali dari bagian guru bidang studi data mata pelajaran yang akan
15
mengajar dan kapan beliau bisa mengajar setelah itu data akan dikumpulkan kembali ke waka kurikulum untuk dibuatkan jadwal pengajaran yang sesuai dengan ketersediaan untuk mengajar dikelas kemudian dibuatkan laporan jadwal tahun pelajaran baru untuk di serahkan kepada kepalah. 2.5 Dokumen Input Output Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada SMA IPIEMS Surabaya, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada SMA IPIEMS Surabaya. Dokumen input output yang didapatkan salah satunya dalah sebagai berikut :
16
A. Lembaran Daftar Siswa Tidak Hadir Lembar daftar siswa tidak hadir dapat dilihat pada Gambar 2.10.
Gambar 2.10. Lembar Daftar Siswa Tidak Hadir
17
B. Lembaran Hadir Siswa Lembar hadir siswa dapat dilihat pada Gambar 2.11
Gambar 2.11. Lembar hadir Siswa
18
C. Lembaran Daftar Nilai Rapot Siswa Lembar nilai siswa dapat dilihat pada Gambar 2.12
Gambar 2.12. Lembar Nilai Rapot Siswa
