BAB I PENGANTAR SDM
POKOK BAHASAN 1. Definisi manajemen sumber daya manusia 2. Arti penting manajemen sumber daya manusia 3. Menjelaskan tugas-tugas manajemen sumber daya manusia 4. Tantangan manajemen sumber daya manusia di masa yang akan datang
1.1 Definsi Manajemen Sumber Daya manusia Manajemen SDM atau disebut juga manjemen personalia atau dalam bahasa Inggris disebut “Human Resource Management” adalah pengelolaan aktivitas personalia atau karyawan dalam perusahaan. Sebagaimana telah diketahui, personel atau karyawan merupakan salah satu faktor produksi dari 4 faktor yang harus ada sebuah bisnis. Tanpa adanya faktor personel atau manusia, perusahaan tidak akan mampu merealisasikan tujuanya. Jadi peran manusia sangatlah penting bagi perusahaan. Jika ditinjau dari secara teoritis pengertian SDM menurut Byar&Rue(2004) adalah desain aktivitas yang mencakup pengadaan dan pengkoordinasian sumber daya manusia. Dalam hal ini pengadaan termasuk aktivitas perekrutan atau pencarian atau penarikan calon karyawan, seleksi atau memilih calon karyawan. Sedangkan pengkoordinasian adalah proses penyatuan tujuan dari dari masing-masing personel atau karyawan agar sesuai dengan visi
misi dan tujuan yang sudah ditetapkan oleh
perusahaan.
1.2 Arti Penting SDM yang Unggul Dalam situasi persaingan bisnis yang sangat ketat dewasa ini, dimana setiap perusahaan berlombalomba untuk memenangkan persaingan bisnis, memiliki karyawan yang unggul merupakan salah satu syarat mutlak untuk mencapai keunggulan bersaing. Pernahkah kita mendengar semboyan “Bank Mandiri melayani dengan sepenuh hati” yang merupakan cara untuk mencapai keunggulan bersaing? Mungkinkah Bank Mandiri menepati semboyannya tanpa adanya karyawannya yang unggul dalam 1
pelayanan? Atau pernahkah kita mendengar semboyan perusahaan dengan inovasi tanpa batas? Mungkinkah perusahaan tersebut menepati semboyannya tanpa adanya karyawannya yang unggul dalam hal inovasi atau penemuan hal-hal baru?
1.3 Tugas-Tugas MSDM Tugas manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam perusahaan akan dijalankan oleh departemen sumber daya manusia atau bagian personalia atau dalam bahasa Inggrisnya “Human Resource Departement”. Departemen personalia biasanya terdapat dalam perusahaan besar sedangkan pada perusahaan kecil/UKM fungsi departemen personalia disatukan dengan bagian lain misalnya kegiatan pengadaan karyawan dilakukan langsung oleh pemilik biasanya merangkap manajer, sedangkan kegiatan penggajian atau balas jasa biasanya dilakukan oleh bagian accounting atau administrasi.
Pada perusahaan besar atau perusahaan dengan dengan jumlah yang besar, tugas MSDM dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 1.1 Tugas-Tugas MSDM TUGAS POKOK Perencanaan Sumber Daya Manusia, rekrutmen, dan seleksi
TUGAS KHUSUS 1. Melaksanakan analisis pekerjaan untuk menentukan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik 2. Meramalkan sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai sasaran 3. Mengembangkan dan mengiplementasikan rencana untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut 4. Rekrutmen Sumber Daya Manusia untuk Mencapai Sasarannya 5. Seleksi dan penempatan sumber daya manusia untuk mengisi pekerjaan tertentu di dalam
Pengembangan Sumber Daya Manusia
1. Orientasi dan Training Karyawan 2. Mendesain
dan
mengimplementasikan
program
pengelolaan pengembangan organisasional 3. Membangun tim yang efektif di dalam struktur organisasi 4. Mendesain sistem penilaian karyawan 2
5. Membantu Karyawan dalam rencana pengembangan karir Kompensasi
1. Mendesain
dan
mengimplementasikan
sistem
kompensasi untuk semua karyawan 2. Menjamin keadilan dan konsistensi kompensasai Karyawan dan Hubungan Perburuhan
1. Melayani sebagai perantara antara organisasi dan serikat pekerja 2. Mendesain sistem disiplin dan menangani keluhan
Kesehatan dan Keselamatan Kerja
1. Mendesain
dan
mengimplementasikan
untuk
menjamin kesehatan dan keselatan kerja 2. Menyediakan bantuan untuk mengatasi persoalan pribadi
karyawan
yang
berpengaruh
pada
pelaksanaan kinerjanya Riset Sumber Daya Manusia
1. Menyediakan informasi sumber daya manusia 2. Mendesain
dan
mengimplementasikan
sistem
komunikasi karyawan
1.4 Permasalahan dalam MSDM Dalam pengelolaan karyawan terdapat permasalahan internal yang sering dihadapi seperti : 1. Kesalahan penempatan orang dalam suatu pekerjaan 2. Turnover yang tinggi 3. Rendahnya kinerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaan 4. Pembuangan waktu yang tidak efektif dalam melaksanakan pekerjaan 5. Diskriminasi dalam memperlakukan karyawan 6. Angka kecelakaan kerja yang tinggi 7. Ketidakadilan dalam pengupahan 8. Ketidakberdayaan karyawan
Saat ini manajemen sumber daya manusia sudah dilibatkan dalam perencanaan strategis organisasi sehingga peran manajemen sumberdaya manusia dalam pengembangan dan pengimplementasian strategi bisnis mengalami peningkatan. Peran MSDM dalam perencanaan strategis meliputi pengelolaan keragaman angkatan kerja, perubahan peraturan pemerintahan, perubahan struktur organisasi, 3
perubahan teknologi, dan perubahan pendekatan manajemen. Beberapa tantangan dalam pengelolaan SDM adalah : 1. Perubahan Peraturan Pemerintah Pemerintah sebagai salah satu stake holder bisnis mengelola sumber daya secara umum melalui Undang-Undang Ketenagakerjaan. Saat ini Undang-Undang tenaga kerja yang berlaku di Indonesia adalah Undang-Undang No 13 tahun 2003. Departemen HRD harus memahami undang-undang ketenagakerjaan tersebut agar terhindar dari masalah. 2. Keberagaman Angkatan Kerja Akibat pengaruh globalisasi terjadi peningkatan keragaman karyawan dalam perusahaan dalam sek, ras, kebangsaan, agama, usia, kultur, keterampilan dan kemampuan. Globalisasi memungkinkan sebuah organisasi menjadi tempat kerja orang-orang yang berasal dari berbagai negara. Departemen HRD harus mampu menanamkan budaya toleransi dalam perusahaan dan mengelola konflik akibat perbedaan yang terjadi seperti dengan meningkatkan kesediaan karyawan untuk mendengarkan pendapat dari kelompok-kelompok lain. 3. Perubahan Struktur Organisasi Pada saat ini sering terjadi perubahan struktur organisasi bisnis seperti downsizing pengurangan jumlah tenaga kerja baik tenaga kerja manajerial maupun non-manajerial akibat perusahaan mengalami kerugian secara terus menerus seperti terjadi pada PT.DI. Outsourcing yaitu menggunakan tenaga kerja dari perusahaan lain seperti menggunakan tenaga cleaning service dari perusahaan outsourcing cleaning service, menggunakan tenaga satpam dari perusahaan outsourcing security. Dalam hal ini departemen HRD harus mampu menangani permasalahan
yang
timbul
akibat
downsizing,
menentukan
pekerjaan
yang
harus
dioutsourcingkan, memilih perusahaan outsourcing, dan mengawasi tenaga outsourcing. 4. Perubahan teknologi Terjadinya perubahan teknologi khusunya teknologi computer membawa pengaruh yang besar terhadap pekerjaan pada departemen HRD. Saat ini, perhitungan gaji telah terkomputerisasi sehingga memudahkan karyawan HRD untuk melakukan penggajian.
Pada perusahaan besar
data-data SDM sudah tercakup pada Sistem Informasi SDM. Dengan sistem SDM memudahkan karyawan untuk mengakses data karyawan yang bermanfaat untuk penempatan kerja dan pemanfaatan karyawan.
4
PERTANYAAN (PENINJAUAN KEMBALI) 1. Apabila dalam sebuah organisasi tidak tersedia seorang ahli dalam bidang tertentu sehingga perusahaan harus menyewa tenaga tersebut dari luar perusahaan, maka proses ini disebut : a.
Rightsizing b. Downsizing
c. Outsourcing d. Semua jawaban benar
2. Keunggulan kompetitif organisasi yang tidak mudah diduplikasi oleh pesaing, adalah : a. Menghasilkan produk yang berkualitas b. Meminimalkan biaya operasi c. Memiliki sumber daya yang unggul d. Semua jawaban benar 3. Tugas pokok pengembangan sumberdaya manusia terdiri dari tugas khusus yaitu : a. Membangun tim yang efektif dalam struktur organisasi b. Mendesain sistem disiplin dan penanganan keluhan c. Menyediakan informasi sumberdaya manusia d. Semua jawaban benar 4. Tugas pokok pelaksanaan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan terdiri dari tugas khusus yaitu : a. Menyediakan informasi sumberdaya manusia b. Mendesain sistem informasi dan penanganan keluhan c. Menyediakan bantuan untuk mengatasi persoalan pribadi karyawan yang berdampak pada pelaksanaan kerjanya d. Semua jawaban benar 5. Di dalam pelaksanaan tugas pokok manajemen sumber daya manusia, departemen HRD bekerjasama departemen lain, akan tetapi departemen lain tidak terlibat dalam : a. Melakukan rekrutmen dan seleksi karyawan b. Mengkoordinasikan keselamatan kerja karyawan c. Penentuan kompensasi d. Penciptaan dan memelihara moral kerja Jawablah pertanyaan ini dengan benar 1. Apa saja tantangan yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini? 2. Bagaimana pengaruh positif departemen sumber daya manusia terhadap laba organisasi? 3. Menurut Anda sifat orang seperti apa yang cocok bekerja pada bagian HRD?
5
BAB II UNDANG-UNDANG TENAGA KERJA DAN PERATURAN PERUSAHAAN
POKOK BAHASAN 1. Kerangka Undang-Undang Ketenagakerjaan 2. Peraturan Perusahaan 3. Perjanjian Kerja
2.1 Kerangka Undang-Undang ketenagakerjaan Dalam rangka mengatur bidang ketenagakerjaan maka pemerintah menerbitkan undang-undang tentang ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003. Undang-undang ini merupakan panduan bagi berbagai pihak baik pemerintah, pengusaha, dan pekerja dalam melaksanakan hak dan kewajibannya. Undangundang ini diperlukan untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja dan peran sertanya dalam pembangunan serta meningkatkan perlindungan tenaga kerja dan keluarganya sesuai dengan harkat dan martabat kemanusiaan. Undang-undang ini disyahkan tanggal 25 maret 2003 oleh presiden Megawati Soekarno Putri.
Undang-Undang No. 13 tahun 2003 terdiri dari 18 bab dan 192 pasal. Pokok bahasan bab-bab tersebut dapat dilihat berikut ini :
BAB I Ketentuan Umum
BAB IX Hubungan kerja
BAB II Landasan, Asas, dan Tujuan
BAB
BAB III Kesempatan dan Perlakuan yang sama
Kesejahteraan
BAB IV Perencanaan Tenaga kerja dan Informasi
BAB XI Hubungan Industrial
ketenagakerjaan
BAB XII Pemutusan Hubungan Kerja
BAB V Pelatihan Kerja
BAB XIII Pembinaan
BAB VI Penempatan Tenaga Kerja
BAB XIV Pengawasan
BAB VII Perluasan Kesempatan Kerja
BAB XV Penyidikan
BAB VIII Penggunaan Tenaga Kerja Asing 6
X
Perlindungan
Pengupahan
dan
BAB
XVI
Ketentuan
Pidana
dan
Sanksi
BAB XVII Ketentuan Peralihan
Administratif
BAB XVIII Ketentuan Penutup
Pada Bagian ketentuan umum dibahas istilah-istilah yang digunakan pada setiap pasal sehingga terjadi persamaan persepsi
dari semua pihak. Mengingat demikian banyak bahasan undang-undang
ketenagakerjaan ini, di kesempatan ini akan dibahas bagian-bagian penting saja.
2.2 Peraturan Perusahaan Peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat syarat kerja dan tata tertib perusahaan . Ketentuan tentang peraturan perusahaan dimuat dalam pasal 108-115 yang secara garis besar memuat antara lain : (1) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)orang wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan olehMenteri atau pejabat yang ditunjuk (2) Peraturan perusahaan disusun oleh dan menjadi tanggung jawab dari pengusaha yang bersangkutan (3) Peraturan perusahaan disusun dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan (4) Peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat : a. hak dan kewajiban pengusaha; b. hak dan kewajiban pekerja/buruh; c. syarat kerja; d. tata tertib perusahaan; dan e. jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.
2.3 Perjanjian Kerja Perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja/buruh dengan pengusaha atau pemberi kerja yang memuat syarat syarat kerja, hak, dan kewajiban para pihak. Hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah disebut
hubungan kerja. Perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan. Perjanjian kerja yang
dipersyaratkan secara tertulis dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku.
7
Perjanjian kerja dibuat atas dasar : a. kesepakatan kedua belah pihak; b. kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum; c. adanya pekerjaan yang diperjanjikan; dan d. pekerjaan yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang undangan yang berlaku.
Segala hal dan/atau biaya yang diperlukan bagi pelaksanaan pembuatan perjanjian kerjadilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab pengusaha. Perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis sekurang kurangnya memuat : a. nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha; b. nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja/buruh; c. jabatan atau jenis pekerjaan; d. tempat pekerjaan; e. besarnya upah dan cara pembayarannya; f. syarat syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban pengusaha dan pekerja/buruh; g. mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian kerja; h. tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat; dan. tanda tangan para pihak dalam perjanjian kerja
Perjanjian kerja berdasarkan waktu dapat dibagi menjadi dua yaitu : a. Perjanjian kerja waktu tertentu b. Perjanjian kerja waktu tidak tertentu PENINJAUAN KEMBALI 1. Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku saat ini adalah undang-undang a. 13 Tahun 2008 b. 31 Tahun 2003 c. 13 Tahun 2003 d. 13 Tahun 2005 2. Bab undang-undang ketenagankerjaan yang membahas tentang istilah-istilah dalam undangundang adalah bab a. XI b II c III d I 3. Hubungan antara pengusaha dan pekerja berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsurepekerjaan upah, dan pemerintah adalah a. Hubungan Industrial b. Hubungan Kerja c. Hubugan biparti d. Hubungan pengusaha dan pekerja 8
BAB III DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
POKOK BAHASAN 1. Arti Pekerjaan 2. Desain Pekerjaan 3. Job Scope dan Job Depth 4. Analisis Pekerjaan 5. Metode Pengumpulan data analisis Pekerjaan
3.1 Arti Pekerjaan Pekerjaan dalam arti luas adalah aktivitas utama yang dilakukan oleh manusia. Dalam arti sempit, istilah pekerjaan digunakan untuk suatu tugas atau kerja yang menghasilkan uang bagi seseorang. Dalam pembicaraan sehari-hari istilah ini sering dianggap sinonim dengan profesi.
Bekerja membuat manusia menjadi lebih manusiawi. Orang yang tidak bekerja menyebabkan derajatnya menjadi turun sehingga ia malu jika tidak punya pekerjaan. Rajinlah bekerja karena sesungguhnya rajin bekerja merupakan ungkapan rasa syukur kepada Tuhan.
Mengapa Orang Bekerja ? Beberapa alasan orang bekerja diantarnya semata-mata untuk mendapatkan uang, sekadar mempertahankan hidup, mencari status sosial, menjaga reputasi, mencari rasa aman,
mencari
kepuasan, mencari kesenangan, menerapkan ilmu pengetahuan yang dimiliki, mengurangi pengangguran, melayani masyarakat, atau mengabdi kepada bangsa dan negara.
Selain jawaban diatas ada beberapa jawaban mengapa orang bekerja
diantaranya : mencapai
kehidupan yang layak, memperoleh kehormatan, mempertahankan eksistensi, memberi makna kepada kehidupan, menumbuhkan harga diri, menguji kemampuan, memenuhi panggilan hidup, atau karena terpaksa. 9
Apapun akhirnya jawaban yang ditemukan, usahakan jangan sampai jawaban kita mentok pada yang terakhir. Karena jika itu yang terjadi, berarti kita melihat bekerja tak lain hanya sebagai beban hidup, dan kerja bagi Anda tidak akan pernah bernilai positif seperti enggan setiap kali akan berangkat kerja, selalu merasa tertekan pada saat melaksanakan tugas, produktivitas rendah. Hal-hal yang patut direnungkan dalam bekerja diantaranya : *Bekerja adalah rahmat: kita harus bekerja tulus penuh syukur * Kerja adalah amanah: kita harus bekerja benar penuh integritas * Kerja adalah panggilan: kita harus bekerja tuntas penuh tanggung jawab * Kerja adalah aktualisasi: kita harus bekerja keras penuh semangat * Kerja adalah ibadah: kita harus bekerja serius penuh pengabdian * Kerja adalah seni: kita harus bekerja kreatif penuh sukacita * Kerja adalah kehormatan: kita harus bekerja unggul penuh ketekunan * Kerja adalah pelayanan: kita harus bekerja sempurna penuh kerendahan hati
Pekerjaan memiliki bagian-bagian diantaranya: 1. Micromotion adalah unit pekerjaan yang sederhana, melibatkan gerakan-gerakan sederhana, misalnya meraih, memegang, meletakkan, atau melepaskan suatu objek. 2. Element adalah kumpulan dari dua atau lebih micromotion yang biasanya merupakan satu kesatuan yang lengkap, misalnya mengambil, memindahkan suatu objek. 3. Task terdiri dari satu atau lebih element, merupakan satu aktivitas berbeda yang membentuk tahapan logis dan diperlukan oleh karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. 4. Duties terdiri dari satu atau lebih task yang dilakukan dalam penyelesaian tanggung jawab (responsibility) dari suatu pekerjaan
10
Contoh pekerjaan mengetik surat perjanjian kerja dapat dijabarkan menjadi : 1. Micromotion menekan tombol keyboard 2. Element mengetik kalimat 3. Task mengetik surat perjanjian kerja 4. Duties mengetik surat perjanjian kerja pada departemen HRD
3.2 Desain Pekerjaan Menurut Byar and Rue(2004) desain pekerjaan adalah proses penyusunan pekerjaan dan penentuan aktivitas-aktivitas kerja spesifik bagi individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
3.3 Job scope dan Jobdepth Job scope adalah banyaknya variasi tugas yang diharus terdapat dalam suatu pekerjaan tetapi sedangkan
jobdepth
adalah
derajat
kebebasan
bagi
pekerja
untuk
merencanakan
dan
mengorganisasikan pekerjaan itu sendiri. Contohnya pekerjaan administrasi memiliki variasi tugas yang sedikit tetapi berulang-ulang job scope sempit dan tidak ada kebebasan untuk mengerjakan jobdepth sempit, Coba Anda bagaimana dengan pekerjaan salesman?
3.4 Analisis Pekerjaan Menurut Lloyd dan Leslie(2004), Analisis pekerjaan adalah penentuan dan pencatatan tentang informasi yang berkaitan dengan karakteristik dari suatu pekerjaan tertentu. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan diantaranya : 1. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pekerjaan 2. Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan dan alat bantu kerja. Pengumpulan informasi tentang alatalat yang digunakan, pemrosesan material, dll 3. Standard pekerjaan baik dari segi kualitas dan kuantitas pekerjaan 4. Kondisi kerja dalam hal ini berhubungan dengan lingkungan fisik pekerjaan, apakah berada di dalam ruangan atau luar ruangan 5. Perilaku keorganisasian berhubungan dengan wewenang dan tanggung jawab dari pekerjaan yang dilaksanakan. 6. Persyaratan pelaksananya berhubungan dengan kompetensi dan pengalaman kerja.
11
3.5 Metode Analisis Pekerjaan Terdapat beberapa metode/cara yang digunakan dalam melakukan analisis pekerjaan. Metode-metode tersebut meliputi : 1. Observasi /pengamatan Langsung Observasi merupakan kegiatan pengumpulan informasi pekerjaan melalui pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang dilaksanakan. Metode ini baik digunakan untuk
pekerjaan yang
melibatkan sebagian besar aktivitas fisik seperti pekerjaan operator mesin, teknisi computer, penerima tamu, dll. 2. Wawancara Merupakan metode dengan melakukan wawancara dengan pelaksana pekerjaan yang bersangkutan. 3. Kuesioner Merupakan metode dengan melakukan penyebaran kuesioner. Hal ini dilakukan karena jumlah pekerjaan dianalisa cukup banyak. 4. Catatan harian Merupakan metode dengan mempelajari catatan-catatan harian dan atau laporan-laporan yang dilakukan oleh pelaksana kerja.
Hasil dari analisis pekerjaan adalah adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan seperti yang terlihat pada Gambar 3.1.
Analisis Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan
Gambar 3.1 Gambar Hasil Analisi Pekerjaan
12
Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang nama pekerjaan tugas-tugas umum dan tugas khusus, wewenang dan tanggung jawab, standard kinerja, hubungan kerja, dan kondisi kerja yang harus dikerjakan pada pekerjan yang bersangkutan.
Spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang persyaratan orang yang melakukan pekerjaan Persyaratan tersebut meliputi pendidikan, pengalaman, kemampuan, keterampilan, dan lain-lain.
Contoh Deskripsi Pekerjaan Administrasi HRD
CV. MAKMUR JAYA
Nama pekerjaan
: Staf HRD
Tugas Pokok Jabatan
: Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas administratif di divisi HRD
Tugas Khusus
: -Membuat surat-surat / memo yang berkaitan dengan seluruh kegiatan di divisi HRD -Menginput data karyawan baru -Menginput data-data lembur - Menginput data-data hasil penilaian atau hasil evaluasi terhadap karyawan -Mengiput data-data hasil kegiatan divisi -Melaksanakan kegiatan pemasangan iklan baik di internet, kampus, job fair maupun media massa - Sortir, seleksi administratif dan pengelompokkan lamaran masuk sesuai posisi dan kualifikasi - Merekap data lamaran yang masuk - Melakukan pemanggilan kandidat untuk seleksi - Penjadwalan seleksi & interview - Filling data-data yang ada di divisi HRD - Membuatkan Nomor Induk Pegawai, Name Tag karyawan dan Follow up - pembuatan rekening untuk karyawan baru
13
- Melakukan administrasi tunjangan/asuransi kesehatan karyawan (proses klaim) - Menyusun jadwal training dan mengkoordinir persiapan training Wewenang
: -Meminta informasi kepada personil divisi lain sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya
Hubungan kerja
: Atasan langsung manajer HRD Atasan tidak langsung Direktur Bawahan tidak ada
Contoh Spesifikasi Pekerjaan Administrasi HRD Pendidikan
: Minimal Setara D2 di bidang administrasi bisnis Pengalaman kerja minimal 1 tahun atau lebih dibidangnya
Keterampilan Sikap
:Mampu menggunakan Microsoft Office (Word, Excel) dengan baik Teliti, cekatan, dan memiliki inisiatif Mampu bekerjasama dalam team
14
BAB IV REKRUTMEN DAN SELEKSI
POKOK BAHASAN 1. Definisi Rekrutmen 2. Sumber-sumber Rekrutmen 3. Pengertian Seleksi 4. Tahapan dalam Proses Seleksi
4.1 Definisi rekrutmen Rekrutmen adalah proses pencarian dan penarikan sekelompok calon karyawan yang memiliki potensi untuk mengisi lowongan pekerjaan. Tugas merekrut karyawan ini dilakukan oleh departemen sumber daya manusia atau dirangkap pemilik usaha untuk usaha kecil dan menengah. Tujuan rekrutmen menghasilkan sekumpulan pelamar yang memiliki kualifikasi.
Adanya lowongan pekerjaan disebabkan oleh : 1. Pendirian perusahaan baru atau pendirian kantor cabang baru 2. Karyawan yang keluar dari perusahaan 3. Bertambahnya volume pekerjaan sehingga meningkatkan beban kerja karyawan 4. Terciptanya pekerjaan baru dalam perusahaan akibat perkembangan organisasi
Kesuksesan dalam merekrut menjadi sulit tercapai jika pekerjaan yang akan diisi tidak didefinisikan dengan jelas. Hal ini berarti kesuksesan dalam rekrutmen ditentukan oleh analisis dari pekerjaan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Jumlah tenaga kerja yang direkrut harus disesuikan dengan perencanaan sumber daya manusia yang telah ditetapakan. Dalam perencanaan sumber daya manusia perusahaan harus mampu memperkirakan jumlah karyawan di masa yang akan datang.
Hubungan antara analisis pekerjaan, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi dapat dilihat pada gambar berikut ini
15
Gambar 4.1 Hubungan antara analisis pekerjaan, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi Sebagian besar organisasi menggunakan formulir permintaan personalia untuk pengajuan permintaan secara resmi, kemudian berdasarkan permintaan ini manajer MSDM mengambil langkah-langkah untuk mengisi posisi/lowongan kerja yang dimohonkan.
4.2 Sumber-Sumber Rekrutmen Sebuah organisasi dapat mengisi pekerjaan dengan seseorang baik dari sumber internal maupun eksternal. Sumber internal artinya calon karyawan berasal dari karyawan yang sudah ada dalam organisasi/perusahaan. Sedangkan sumber eksternal artinya calon karyawan berasal dari luar perusahaan. Keuntungan dan kerugian rekrutmen karyawan internal dapat dilihat pada tabel 4.1
Tabel 4.1 Keuntungan dan Kerugian Rekrutmen Internal Keuntungan
Kerugian
Perusahaan memahami kekuatan dan
kelemahan karyawan
antara karyawan
Karyawan lebih sudah mengerti tentang
budaya organisasi dan pekerjaan
khususnya
untuk
Terjadinya stagnasi (tidak berkembang) dalam ide-ide baru dan inovasi
Memberikan motivasi yang positif bagi karyawan
Terjadinya persaingan tidak sehat di
posisi 16
Rekrutmen internal tidak berjalan baik jika tidak terdapat manajemen karir yang
lowongan kerja yang levelnya lebih tinggi
baik
akan
menguntungkan
perusahaan
karena
gaji yang dibayarkan pada
Pilihan
terbatas
khususnya
untuk
perusahaan kecil
karyawan menghasilkan karyawan yang mampu mampu menduduki posisi yang lebih tinggi
Cara melakukan rekrutmen internal disebut sebagai job posting dan bidding yaitu: 1. Memasang pengumuman dilokasi-lokasi strategi perusahaan 2. Memberikan memo/surat kepada supervisor untuk memberitahukan adanya lowongan pekerjaan kepada anak buahnya
Keutungan dan kerugian rekrutmen eksternal dapat dilihat pada tabel 4.2 berikut ini :
Tabel 4.2 Keutungan dan kerugian rekrutmen eksternal Keuntungan
Kerugian
Pilihan calon karyawan lebih banyak dibandingkan
calon
karyawan
dalam
panjang karena keberadaan calon
perusahaan
Karyawan
karyawan tidak dapat diketahui secara yang
direkrut
dari
pasti
luar
memberikan pengetahuan yang baru bagi
perusahaan
Waktu untuk melakukan rekrutmen lebih
Memerlukan masa penyesuaian dan orientasi yang relatif lama
Lebih mudah mengembangkan karyawan
Menimbulkan masalah moral bagi
baru menuju tujuan baru dibandingkan
karyawan internal yang merasa yang
dengan
memiliki kualifikasi yang sesuai dengan
karyawan
lama
yang
sudah
mengikuti tradisi lama perusahaan
lowongan pekerjaan
Cara melakukan rekrutmen eksternal adalah : 1. Advertensi (periklanan) Menginformasikan kebutuhan dan kualifikasi tenaga kerja melalui media cetak, media elektronik 2. Agen tenaga kerja
17
Bekerjasama dengan agen tenaga kerja untuk dicarikan calon-calon tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
4.3 Seleksi Karyawan Seleksi adalah proses pemilihan individu yang diperkirakan dapat sukses melaksanakan pekerjaan diantara para pelamar (Byars,2004). Kegiatan seleksi dilakukan setelah kegiatan rekrutmen. Jika kegiatan rekrutmen menghasilkan sekumpulan pelamar yang memiliki kualifikasi maka kegiatan seleksi akan memilih pelamar yang memiliki kualifikasi terbaik diantara sekumpulan palamar yang ada.
Tujuan kegiatan seleksi karyawan adalah : 1. Memperoleh karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat meningkatkan kinerja atasan/depatemen khususnya dan perusahaan pada umumnya. Perlu diingat kinerja atasan akan sangat diperngaruhi bawahannya. 2. Menghemat biaya perusahaan. Jika proses seleksi dilakukan dengan tepat akan menghindari terjadinya keluarnya karyawan baru. Perlu diingat biaya untuk pengadaan karyawan (rekrutmen,seleksi sampai orientasi) cukup tinggi. Tahap-tahap dalam melakukan seleksi yang standar terlihat pada Gambar 4.2 akan tetapi pada beberapa praktek di lapangan tahapannya dilapangan bisa lebih panjang atau lebih pendek :
Pengisian dan penyaringan formulir lamaran
Wawancara pendahuluan
Tes Formal
Tes Fisik
Pemeriksaan referensi
Wawancara diagnostik(lanjutan)
Keputusan Final
Gambar 4.2 Tahapan Seleksi Karyawan 18
Formulir lamaran merupakan formulir lamaran yang diberikan oleh perusahaan untuk disiikan oleh pelamar kerja. Berdasarkan informasi dari formulir lamaran kerja tersebut kita dapat memprediksi kinerja pelamar dimasa yang akan datang. Formulir ini memuat informasi latar belakang dan status pekerjaan pelamar. Informasi ini digunakan untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi klasisikasi minimum. Wawancara pendahuluan dilakukan setelah pelamar melengkapi formulir lamarannya. Wawancara pendahuluan umumnya dilakukan oleh departemen HRD untuk mengetahui lebih lanjut informasi yang ditulis oleh pelamar pada formulir lamaran kerja. Tes Formal Tes formals terdiri dari : 1. Aptitide test terdiri dari mengukur potensi atau bakat karyawan untuk mempelajari pekerjaan baru: 1) verbal aptitude test mengukur kemampuan berkomunikasi verbal 2) numerical test mengukur kemampuan aritmatika 3) Perception speed tests kemampuan mengenali perbedaan suatu objek 4) Spatial test kemampuan memvisualisasikan objek dan menentukan hubungannya 5) reasoning test kemampuan menganalisa fakta dan membuat pendapat yang logis berdasarkan fakta tersebut 2. Psychomotor test mengukur daya tahan, keterampilan, kecepatan dan koordinasi 3. Job knowledge dan proficiency test untuk mengetahui pengetahuan dalam pekerjaan 4. Interest Test untuk mengetahui minat pelamar terhadap pekerjaan 5. Personality Test untuk mengetahui karakteristik kepribadian pelamar Wawancara lanjutan merupakan wawancara yang bertujuan untuk menggali lebih mendalam test formal yang sudah dilakukan oleh pelamar kerja biasanya pada wawancara ini sudah melibatkan calon atasan langsung dari departemen yang bersangkutan. Pengecekan referensi dilakukan dengan menghubungi kelompok yang ditunjuk pelamar untuk memberikan informasi pekerjaan atau pendidikan sebelumnya seperti Sekolah atau tempat bekerja sebelumnya. PENINJAUAN KEMBALI 1. 2. 3. 4. 5.
Apakah yang dimaksud dengan job desain? Apakah yang diperoleh dari kegiatan analisis pekerjaan? Jelaskan tahap standar dari proses seleksi? Apa saja yang termasuk dalam aptitude test? Apakah yang dimaksud dengan prediktor?
19
BAB V ORIENTASI, PELATIHAN, DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
POKOK BAHASAN 1. Definisi Orientasi 2. Materi Orientasi 3. Definisi Pelatihan 4. Metode Pelatihan
5.1 Orientasi Salah satu proses manajemen sumber daya manusia yang dilakukan hampir setiap perusahaan adalah orientasi dan pelatihan. Orientasi yang dilakukan disini ditujukan kepada karyawan yang baru saja masuk ke dalam suatu perusahaan, sedangkan pelatihan disini ditujukan pada karyawan baru atau lama dalam suatu perusahaan.
Beberapa hal yang tercakup dalam melaksanakan program orientasi adalah masalah-masalah organisasional, perkenalan, tunjangan-tunjangan karyawan dan tugas-tugas jabatan. Sedangkan hal-hal yang tercakup dalam program pelatihan adalah pemberian ketrampilan dasar yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan pekerjaan.
Menurut Alfajar dan Heru (2010) Orientasi dapat didefinisikan sebagai pengenalan karyawan baru, terhadap organisasi unit kerja, dan pekerjaannya. Orientasi dapat terjadi secara informal yaitu orientasi yang diterima dari rekan kerja yang sering tidak terarah sehingga penyampaian informasi tidak akurat. Oleh karena itu perlu dilakukan orientasi secara formal (tertulis dan terstruktur) yang dilakukan oleh organisasi dalam hal ini departemen HRD. Program orientasi yang efektif akan berpengaruh pada karyawan baru dan menentukan sukses atau gagalnya pekerja dalam melaksanakan pekerjaan.
Beradasarkan tingkatannya orientasi dapat dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu: 1. Orientasi pada tingkat organisasi
20
Bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru tentang gambaran umum perusahaan, kebijakan dan prosedur perusahaan, kompensasi, Tunjangan-tunjangan, dan keamana serta pencegahan kecelakaan, serikat pekerja, dan fasilitas fisik.
2. Orientasi pada tingkat Departemen dan Pekerjaan Bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru tentang fungsi departemen, tugas pekerjaan dan tanggung jawab, kebijakan prosedur serta regulasi departemen, lokasi departemen.
Tujuan utama dari program orientasi adalah untuk memperkenalkan karyawan baru ruang lingkup perusahaan beserta tugas-tugas jabatan yang harus dilakukan dan pada siapa harus menanyakan masalah yang dihadapi karyawan baru tersebut. Sedangkan tujuan utama program pelatihan adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan dalam menjalankan tugas-tugas jabatannya sehingga tercapai kestabilan dan kefleksibelan perusahaan dalam menjalankan usahanya.
5.2 Materi Orientasi Informasi yang diberikan saat melakukan orientasi adalah : 1. Bagan organisasi perusahaan 2. Peta fasilitas perusahaan 3. Buku kebijakan dan prosedur perusahaan 4. Daftar libur dan tunjangan 5. Formulir penilaian kinerja, tanggal, dan prosedurnya 6. Prosedur darurat dan pencegahan kecelakaan 7. Contoh news letter dan majalah 8. Nomor telepon karyawan penting 9. Perencanaan asuransi
5.3 Metode Pelatihan Metode pelatihan karyawan yang banyak digunakan adalah : 1. On-the job training 2. Classroom training 3. Apprenticeship 21
5.3.1
On The Job Training (OJT)
On The Job Training merupakan pelatihan secara langsung pada tempat kerja mencakup bagaimana cara melaksanakan pekerjaan dan mencoba melakukannya. On job training biasanya diberikan dan diawasi oleh karyawan senior. Di dalam OJT, karyawan biasanya diberikan kesempatan untuk mempelajari pekerjaan yang berbeda di dalam unit kerja dan melakukan pembelajaran di dalam unit kerja yang berbeda-beda dalam suatu periode tertentu disebut juga rotasi pekerjaan. Salah satu keunggulan job rotasi pekerjaan adalah memberikan berbagai macam skill kepada karyawan sehingga karyawan yang bersangkutan sewaktu-waktu dapat ditempatkan di unit kerja lain apabila dibutuhkan.
Keunggulan dari onjob training adalah tidak ada fasilitas khusus yang diperlukan dan karyawan baru dapat bekerja secara produktif bagi perusahaan. Kelemahannya adalah selama OJT proses komunikasi tidak baik karena adanya tekanan kerja sehingga banyak instruksi tidak dapat diterima secara baik oleh karyawan baru. Tahap-tahap dalam memberikan on job training Persiapan peserta pelatihan
Menguraikan pekerjaan ke dalam elemen-elemen kerja
Mendemonstrasikan cara melakukan pekerjaan kepada kayawan
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mencoba
Evaluasi
5.3.2
Class Room Training
Merupakan pelatihan offjob training atau pelatihan secara tidak langsung. Pelatihan ini dilakukan dikelas dengan memberikan tentang materi-materi faktual, prinsip-prinsip, dan teori dari suatu pekerjaan. Classroom training biasanya diberikan kepada karyawan teknis, professional, dan manajerial. 22
5.3.3
Apprenticeship atau magang
Merupakan pelatihan yang komprehensip dalam aspek pekerjaan yang memerlukan keterampilan dan teoritis yang tinggi. Program magang merupakan kombinasi dari on-the-job training dan off the job training. Pelatihan magang ini biasanya dilakukan untuk berbagai pekerjaan mekanik pesawat terbang, mekanik alat music, administrasi publik, dll. Durasi program magang bervariasi tergantung dari bidang pekerjaannya.
23
24
