BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Umum Pada era globalisasi ini banyak berdiri perusahaan yang bergerak dalam berbagai bidang. Mereka memproduksi berbagai jenis produk yang mereka buat sesuai dengan keinginan pasar saat ini. Dimana produk-produk inilah yang nantinya akan mereka tawarkan kepasaran dan akan bersaing dengan produk-produk lain. Semuanya itu mereka kelola dengan sebaikbaiknya agar tidak mudah jatuh dalam persaingan pasar nasional maupun internasional, dengan harapan dapat menghasilkan sesuatu yang maksimum sehingga dapat menghasilkan devisa bagi Negara. Dalam kehidupan persaingan perekonomian yang semakin ketat ini perlu adanya komunikasi dan informasi, dimana komunikasi itu perlu kita lakukan dengan berbagai pihak baik pihak dalam ataupun dengan pihak luar. Tanpa komunikasi dan informasi yang cukup kita tidak dapat mengetahuiperkembangan perekonomian yang ada. Begitu juga dalam suatu perusahaan, komunikasi sangat amat diperlukan untuk menambah kemajuan bagi perusahaan dan dapat menghasilkan suatu pemikiran yang berguna bagi kemajuan perusahaan itu sendiri. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini berkembang sangat pesat seiring dengan pentingnya informasi dan pengolahan data dari berbagai aspek bidang kegiatan. Dan berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, memberikan banyak kemudahan dan kelancaran akses kerja pada setiap instansi-instansi maupun perusahaan. Salah satu dari hasil perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berperan amat sangat
1
penting dan dapat dikatakan sebagai sarana yang paling utama bagi kemajuan dunia usaha yaitu sebuah teknologi komputer. Dalam bidang pembelian suatu sistem yang digunakan membutuhkan suatu penanganan yang cermat dan baik sehingga dapat menghindari kesalahan pencatatan transaksi pembelian yang terjadi. Untuk itu maka diperlukan suatu system pembelian dalam rangka penyediaan informasi transaksi pembelian yang tepat, cepat dan akurat, serta dapat mengukur keuntungan yang diperoleh dari hasil proses pembelian barang.
KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG BANGUNAN PADA TOKO KEMENANGAN JAYA JAKARTA.
1.2. Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah : a Untuk mendapat gambaran mengenai penyusunan Kuliah Kerja Praktek b Mendidik penulis agar dapat bertanggung jawab terhadap tulisan dan hasil penelitian c Memadukan pengetahuan teori yang didapat selama mengikuti kegiatan perkuliahan dengan pelaksanaan sistem berjalan yang dilakukan pada Kemenangan Jaya. d Menerangkan secara jelas prosedur-prosedur sistem berjalan di Kemenangan Jaya. e Adapun tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).
1
1.3. Metode Penelitian Dalam penulisan ilmiah ini, metode yang digunakan adalah : 1. Observasi Yaitu teknik pengumpulan data dengan melihat objek penelitian secara langsung ke lapangan berdasarkan data yang penulis peroleh sewaktu mengadakan wawancara. Sehingga hasilnya dapat digunakan sebagai dasar penelitian yang spesifik. 2. Wawancara Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab terhadap pimpinan dan karyawan yang berhubungan dan mengenai masalah yang sedang diteliti. 3. Studi Pustaka Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengambilan data-data dengan membaca buku atau literature yang sesuai dengan pembahasan materi serta pengetahuan lain yang penulis lakukan.
1.4. Ruang Lingkup Untuk memperjelas masalah yang akan dibahas dan agar tidak terjadi pembahasan yang meluas atau menyimpang pada penulisan kuliah kerja praktek ini, penulis membatasi pada sistem pengadaan barang pada Kemenangan Jaya. yang meliputi proses pengolahan data pengadaan barang yang terdiri dari proses penerimaan barang, pembelian , penjualan dan laporan barang..
1.5. Sistematis Penulisan
1
Sistematis penulisan kuliah kerja praktek ini agar tersusun dengan baik maka penulisan membagi dalam beberapa bab, yaitu : BAB I
PENDAHULUAN Merupakan bab yang menguraikan tentang masalah umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, metode-metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Dalam bab ini membahas konsep dasar sistem yang meliputi pengertian sistem, karakteristik sistem dan peralatan pendukungnya (tool sistem) yaitu mengenai pengertian Data Flow Diagram, pengertian normalisasi, serta prosedur penerimaan pasien.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini penulis membahas masalah umum, tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem akuntansi berjalan, diagram alir data (DAD) sistem akuntansi berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem akuntansi berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, struktur kode, permasalahan pokok dan alternatif pemecahan masalah yang ada.
BAB IV
PENUTUP
1
Merupakan bab terakhir yang menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis mengenai pembahasan penulis Kuliah Kerja Praktek.
1
BAB II LANDASAN TEORI
2.
Konsep Dasar Sistem
Istilah “SISTEM” sekarang ini banyak dipakai dan mempunyai banyak pengertian. Dengan adanya pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami persoalan-persoalan yang ada. Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru, karena itu penulis akan mengemukakan tentang definisi sistem, karakteristik dan klasifikasi sistem.
3. Definisi Sistem Definisi sistem berdasarkan pendapat para pakar sistem adalah sebagai berikut: Menurut Raymond Mc Leod Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Gordon B. Davis dalam Sutabri ( 1984 : 67) Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat konsep dan prosedur yang dihimpun untuk maksud dan tujuan bersama. Sistem dapat abstrak atau fisik, sistem abstrak yaitu sistem susunan gagasan atau konsepsi dari dasar yang saling tergabung.
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi A dalam Sutabri (1984 : 10)
1
Sistem adalah suatu yang terdiri dari obyek, unsur-unsur atau komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses. Menurut Drs. Komaruddin Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi. Menurut C.West Churchman (1968) Sistem dinilai sebagai proses yang diselenggarakan oleh sekumpulan unsur yang masing-masing unsur itu dipadukan secara fungsional dan operasional guna mencapai suatu tujuan. Menurut Wahyudi, Kumoroto Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Norman L.Enger dalam Sutabri (1984 : 10) Sistem dapat terdiri atas kegiatan – kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan- tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.
4. Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu, sehingga dapat dikatakan sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud menurut Jogiyanto (2005 : 3) sebagai berikut: a Komponen Sistem (Components)
1
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem dan mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan fungsi tertentu yang mempengaruhi proses sistem keseluruhan. b Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada di ruang linggkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. d Penghubung sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem yang lainnya. e Masukan sistem (Input) Masukan dapat berupa masukan perawatan, yaitu supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f Keluaran sistem (Output) Hasil energi yang dikeluarkan sehingga dapat berguna, dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem. g Pengolahan sistem (Process) Pengolahan sistem adalah suatu proses mengolah atau mengubah bentuk masukan menjadi keluaran. h Sasaran dan tujuan sistem (Objectives and Goal)
1
Sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya. 5. Klasifikasi Sistem Menurut Jogiyanto sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: 4. Sistem Abstrak (Abstrack System) dan Sistem Fisik (Phisycal System) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. 5. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 6. Sistem Tertentu (Deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 7. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan mendapat pengaruh dari lingkungan luarnya.
1
Siklus hidup sistem (system life cycle) menurut Tata Sutabri (1998) adalah proses evalusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, yaitu: a Mengerti adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. b Pembangunan sistem Proses atau prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. c Pemasangan sistem Tahapan ini dilakukan setelah tahap pembangunan sistem selesai, yaitu dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. d Pengoperasian sistem Tahap dimana sistem yang baru itu diterapkan dan dipelihara. e Sistem menjadi usang Sistem dimana sistem yang ada sudah tidak layak lagi di operasikan dan sistem yang baru dibangun untuk menggantikannya. 6. Peralatan Pendukung (Tool System) Dalam penulisan karya ilmiah ini serta untuk merancang suatu sistem diperlukan peralatan pendukung (tool system). Adapun peralatan pendukung yang penulis gunakan adalah: 7. Diagram Alir Data (DAD)
1
Diagram alir data adalah suatu jaringan (network) yang menggambarkan sebuah sistem, baik secara komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan kompnen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Simbol-simbol atau lambang-lambang yang digunakan dalam membuat DAD adalah: 2
Lingkungan Luar (External Entity) Digambarkan dalam simbol bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir data, external entity dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem atau keduanya.
3
Proses (Process) Digambarkan dengan simbol lingkaran yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu alir data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan alir data yang keluar dari proses.
4
Arus Data (Data Flow) Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
5
Simpanan Data (Data Store) Digambarkan dengan simbol sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya, yang menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang berupa suatu file di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data pada meja, tabel acuan manual dan agenda.
1
Dalam menggunakan diagram alir data ada beberapa aturan main yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity secara langsung. 2. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara langsung 3. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity secara langsung (atau sebaliknya). 4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar. Tahapan atau langkah-langkah didalam membuat diagram alir data dibagi menjadi tiga tahap, yaitu: f Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses dari keseluruhan sistem yang ada. g Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang dijabarkan secara rinci. h Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada pada diagram nol. 8. Kamus Data (Data Dictionary)
1
Kamus data adalah katalog fakta tentang informasi dengan mengindentifikasikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Fungsi kamus data adalah sebagai katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD (Diagram Alir Data) yang mencakup proses, data flow, dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad. Adapun kegunaan dari kamus data adalah: 1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan, 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan. 3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file. 4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD (Diagram Alir Data). Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut: 1. Nama Arus Data Nama arus data harus dicatat di kamus data karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD (Diagram Alir Data), sehingga apabila DAD dibaca dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah pada kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila ada. Alias perlu ditulis karena terkadang terdapat data yang sama tetapi mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan lainnya. 3. Bentuk Data
1
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya biasanya dibentuk dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dasar dari data yang mengalir berupa dokumen dasar atau formulir laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter, dan field-field. Bentuk-bentuk seperti inilah yang dicatat dalam kamus data. 4. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar mempermudah mencari arus data di diagram alir data. 5. Penjelasan Untuk memperjelas makna dari arus data yang dibuat di kamus data, maka pada bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data yang dibuat. 6. Periode Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dalam kamus data karena periode digunakan untuk mengidebtifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan serta kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume perlu dicatat dalam kamus data karena pada volume berisi tentang volume rata-rata yang menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dari suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 8. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
1
Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai bentuk mempersingkat arti atau makna dari sistem yang dijelaskan yang disebut notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu: a Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunkan antara lain adalah: Tabel II.1. Notasi Tipe Data NOTASI
KETERANGAN
X
Untuk karakter
9
Untuk angka
A
Untuk alphabet
Z
Untuk angka nol sebagai spasi kosong
.
Untuk pemisah ribuan
,
Untuk pemisah pecahan
-
Untuk penghubung
/
Untuk tanda bagi
b. Notasi Struktur Data Notasi yang digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: Tabel II.2. Notasi Struktur Data
1
NOTASI = + () {} [] I * @
KETERANGAN Terdiri dari And (dan) Pilihan (Ya atau Tidak) Iterasi / Pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (key field)
9. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk tabel-tabel yang menyatakan entitas dan relasinya. Normalisasi adalah proses pengelompokan attribute-attribute dari suatu relasi sehingga membentuk WELL STRUKTURE RELATION, yaitu sebuah relasi yang jumlah kerangkapan datanya sedikit (Minimum Amount of Redundancy), serta memberikan kemungkinan bagi user untuk melakukan insert, delete dan modify terhadap baris-baris data pada relasi tersebut, yang tidak berakibat terjadinya error atau inkonsestensi data, yang disebabkan oleh operasi-operasi tersebut. Adapun beberapa hal yang terkait dengan normalisasi adalah: 1. Kunci Calon (Candidate Key) Kunci calon adalah satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
1
2. Kunci Primer (Primary Key) Kunci primer adalah satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dan dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 3. Kunci Alternatif (Alternate Key) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 4. Kunci Tamu (Foreign Key) Kunci tamu dalah satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya. 5. Kunci Super (Super Key) Kunci super adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
Langkah-langkah pembentukan normalisasi: 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalize Form) Merupakan kumpulan data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. 2. Bentuk Normal Ke Satu (1NF / First Normal Form) Setiap data pada bentuk ini memiliki ciri setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari filed-field berupa “atomic value”, mempunyai ketergantungan secara partial, tidak ada set attribute / field yang berulang atau bernilai ganda, dan tiap field / attribute hanya memiliki satu pengertian.
1
3. Bentuk Normal Ke Dua (2NF / Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria benuk normal kesatu. Attribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya. Bentuk normal kedua mempunyai hubungan transitif yaitu menjadi attribute biasa pada suatu relasi tetapi menjadi kunci pada relasi lain. 4. Bentuk Normal Ke Tiga (3NF / Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan senua attribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap attribute harus bergantung pada attribute superkey. 6. Bentuk Normal Ke Empat (4NF / Fourth Normal Form) Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk BCNF dan semua ketergantungan multivalue adalah juga ketergantungan fungsional. 7. Bentuk Normal Ke Lima (5NF / Fifth Normal Form) Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dari 4NF dilakukan dengan menghilangkan ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat. 10. Pengkodean
1
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer, dan mengambil bermacam-macam informasi, kode harus dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus. A. Petunjuk Pembuatan Kode Dalam merancang suatu kode ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: a Mudah diingat Agar kode dapat dengan mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan menghubungan kode dengan objek yang diwakili oleh kode. b Harus unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar. c Harus fleksibel Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode. d Harus efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien jika direkam disimpan komputer. e Kode harus konsisten Bilamana mungkin kode harus konsisten kode yang harus dipergunakan f Harus distandarisasikan Kode haris distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dari departemen dalam organisasi. g Spasi harus dihindari
1
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya. h Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. B. Tipe Dari Kode Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sisitem informasi, diantaranya adalah:
a Kode Mnemonik Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic di buat dengan dasar singkat atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. b Kode Urut (Sequential Code) Kode urut disebut juga dengan kode serial, merupakan kode yang nilainya urut antara satu dengan kode berikunya. Kebaikan dari kode urut adalah kode ini sangat sederhana, mudah diterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari jika kode sudah diketahui, cocok untuk menggunakan file yang menggunkan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, demikian file tidak perlu di indeks, baik untuk pengendalian karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.
1
Sedangkan kelemahan dari kode urut adalah penambahan kode hanya bisa ditambah pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakili kecuali berdasarkan urutan-urutannya saja, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode. c Kode Blok Kode blok mengklasifikasi item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diterapkan. Kebaikan dari kode blok adalah nilai dari kode mempunyai arti yaitu masuk ke dalam blok yang sudah tertentu, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian, proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karena tiap-tiap kelompok rekening diketahui dari blok kodenya. Sedangkan kelemahan dari kode blok adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang, kurang mudah diingat. d Kode Group Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Kebaikan dari kode group adalah mudah diperluas, dapat ditambah atau dibuang sebagian. Sedangkan kelemahan dari kode group adalah kode menjadi panjang. e Kode Desimal Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka decimal mulai dari angka 0 sampai dengan 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
1
1
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
9. Umum Toko Kemenangan Jaya merupakan salah satu jenis perusahaan yange menangani kegiatan perdagangan dalam membeli dan menjual barang bangunan yang prosedur penjualannya sudah terkomputerisasi dengan baik namun prosedur pembeliannya masih dilakukan secara manual. Perusahaan ini dikategorikan sebagai perusahaan kecil, karena tergolong baru maka perusahaan ini masih dalam tahap perkembangan usaha. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer sangat berpengaruh bagi perusahaan ini, tanpa adanya komputer kegiatan transaksi pembelian belum dapat berjalan secara optimal. Karena sering kali terjadi kesalahan disebabkan oleh manusia, peranan manusia sangat dibutuhkan untuk membantu mengoperasikan komputer pada perusahaan yang masih belum terkomputerisasi atau manual. Proses perhitungan pembelian yang masih manual banyak sekali terdapat kekurangan atau kendala-kendala yang akan dihadapi oleh perusahaan, misalnya pada proses tersebut dibutuhkan ketelitian, ketepatan dan keakuratan didalam memasukkan angka-angka sehingga pada proses perhitungan tidak mengalami kesulitan. Dalam melakukan transaksi pembelian fungsi komputer sangatlah bermanfaat karena dengan menggunakan komputer proses sehingga proses perhitungan akan lebih cepat dilakukan, sehingga dapat menghemat waktu, selain itu komputer juga dipakai untuk membantu seluruh kegiatan yang ada didalam suatu perusahaan.
1
10. Tinjauan Perusahaan Dalam suatu perusahaan atau organisasi tentunya memiliki bagan atau struktur organisasi yang jelas. Tujuannya adalah skema atau program kerja dan bidang-bidang dalam perusahaan atau organisasi tersebut harus dengan sangat jelas diketahui dan diterapkan agar proses kegiatan dalam perusahaan atau organisasi dapat lancar guna mencapai tujuan yang diharapkan. 11. Sejarah Perusahaan Kemenangan Jaya, Toko Bahan Bangunan didirikan pada tahun 2008, berlokasi di Jl. Percetakan Negara Raya No. C 261-263 Jakarta Pusat. Kemenangan Jaya merupakan toko yang menyediakan pelayanan di bidang penjualan dan distribusi bahan bangunan. Pada awalnya Kemenangan Jaya merintis ritel keramik dan aksesorisnya, yang kemudian berkembang menjadi keramik dan usaha distribusi semen (inducement). Kemudian para pendiri grup Kemenangan Jaya membangun pabrik keramik PT. Perkasa Primarindo (1991). PT. Indo Penta Sakti Teguh (1992) dan PT. Arwana Citra Mulia (1993). Pada tahun 1994 Grup Kemenangan Jaya mendirikan PT. Industri Keramik Kemenangan Jaya (IKKJ) yang merupakan pabrik pertama yang 100% dimiliki oleh grup Kemenangan Jaya. Produk keramik biasa dipakai untuk lantai dan dinding rumah, baik di dalam maupun di luar ruangan. Grup Kemenangan Jaya menawarkan produk yang secara spesifik menarik bagi para pemilik dan pengembang perumahan, dengan beragam merk yang diproduksi dan pilihan ukuran serta desain emboss, marmer maupun dekoratif. Dengan memiliki jaringan distribusi yang sangat luas, dan tetap berfokus terhadap pasar komersial ritel, serta besarnya keinginan dari sebuah keluarga di Indonesia utuk memiliki dan merenovasi rumah sendiri memberikan dampak langsung yang positif akan kebutuhan konstruksi dan dekorasi interior yang memakai produk keramik. Hal tersebut merupakan factor utama yang menjadikan bisnis Grup Kemenangan Jaya dapat tetap terus bertahan dan berkembang.
1
Berbekal pengalaman bisnis bahan bangunan lebih dari 38 tahun ini, manajemen mengembangkan konsep “one stop shoping” bahan bangunan, Kemenangan Jaya menyediakan segala kebutuhan bangunan mulai dari pondasi awal hingga atap bangunan. Kemenangan Jaya bukan hanya menyediakan kelengkapan kebutuhan bahan bangunan, tetapi juga memberikan kenyamanan berbelanja bagi para pegunjung dengan fasilitas bangunan yang dilengkapi dengan rak display, AC dan lapangan parkir yang luas serta didukung dengan pelayanan para staf yang berpengalaman. Usaha lainnya yang saat ini sedang dijalankan grup Kemenangan Jaya adalah usahaa transportasi, property dan industri bahan.
Adapun visi dan misi Kemenangan Jaya adalah : f Visi Kemenangan adalah group usaha global yang sehat dan terpandang dalam industri dan distribusi bahan bangunan dan integrasinya. g Misi Melaksanakan usaha produksi dan distribusi keramik yang sehat dan menguntungkan melalui: 6
SDM yang inovatif, loyal, sinergi dan harmoni.
1
7
Rencana kerja yang efektif dan didukung oleh komitmen penuh dari seluruh manajemen untuk melaksanakannya.
8
Memberikan kepuasan bagi pelanggan, dengan membentuk pelanggan yang loyal bagi produk dan persepsi perseroan.
9
Memberikan keuntungan dan manfaat bagi seluruh stakeholders,termasuk pemegang saham, kreditor, karyawan, pembeli dan masyarakat luas.
12. Struktur Organisasi dan Fungsinya Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor ke siapa dan mekanisme koordinasi yang formal serta pula yang akan diikuti. 5. Struktur Organisasi Adapun struktur pembelian pada Kemenangan Jaya dapat dilihat pada Gambar III.1 6. Tugas dan Fungsi Organisasi Pada bagian ini penulis menjelaskan fungsi dan organisasi, wewenang dan tanggung jawab serta tugas pada bagian pembelian di Kemenangan Jaya.
B. Manager 3. Memimpin rapat-rapat perusahaan dimana perlu menetapkan keputusan akhir dalam rapat tersebut.
1
4. Memberikan segala keterangan tentang keadaan dan jalannya perusahaan baik dalam bentuk laporan tahunan maupun laporan berkala lainnya menurut cara dan waktu yang telah ditentukan. 5. Memberikan sebuah keputusan-keputusan yang penting untuk kelancaran pembelian Kemenangan Jaya. F. Marketing b Melayani konsumen yang datang c Membuat nota penjualan d Membuat pemesanan barang kebagian purchasing
G. Purchasing 8. Mengatur pembelian yang dibutuhkan 9. Melakukan penawaran harga negosiasi untuk persediaan barang di Kemenangan Jaya J. Supplier 11. Sebagai rekan kerja external yang menjual barang-barang bangunan kepada Kemenangan Jaya L. Bagian Gudang 13. Memeriksa barang yang masuk untuk mengetahui apakah barang tersebut tidak cacat. 14. Membuat laporan penerimaan barang setelah menerima barang datang dari supplier.
1
O. Bagian Accounting 16. Membuat laporan penerimaan barang 17. Membuat penerimaan retur
STRUKTUR ORGANISASI PEMBELIAN KEMENANGAN JAYA
Manager
Bagian Pemasaran
1
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Accounting
Supplier
Gambar III.1 Stuktur Organisasi Toko Kemenagan Jaya
13. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunaan Kuliah Kerja Praktek ini, penulis menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi : 1.
Proses Pembuatan MR (Marginal Request) Bagian pemasaran membuat Marginal Request (permohonan pembelian barang), lalu daftar pemesanan barang diserahkan ke supervisor untuk dimintai persetujuan. MR yang telah di acc Supervisor diserahkan ke bagian pembelian.
5. Proses Pembuatan PO
1
MR yang telah diserahkan ke bagian pembelian, pembelian didokumentasikan oleh bagian pembelian. Lalu bagian pembelian membuat PO (pemesanan barang) berdasarkan permohonan pembelian barang. PO yang telah dibuat diserahkan ke supplier melalui fax.
7. Penerimaan Barang Setelah Supplier menerima PO yang difax, Supplier datang membawa barang pesanan dan bukti pembayaran (invoice) ke bagian gudang.
4. Pembuatan Laporan Setelah barang bukti pembayaran diterima bagian gudang membuat LPB (Laporan Pembelian Barang) yang diserahkan ke bagian accounting untuk diarsip. 14. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Akuntansi Berjalan Data Stok
MR
Bag. Pemasara n
MR. Acc Supervisor
MR. Acc
Bag. Pembelian
Gudang
MR. Acc
Proses Pembelian Barang Kemenangan Jaya
Invoice, Data Barang
PO Invoice, Data Barang
LPB
1
Supplier
Accounting
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan Keterangan : Marginal Request (MR) Purchasing Order Invoice LPB
: Pemesanan Barang : Order Barang : Bukti Pembayaran : Laporan Penerimaan Barang
1
Data Stok
Bag. Pemasara Data Stok n
1.0 Pembuatan MR
Data Stok
MR
Supervisor
MR Acc
MR Acc
MR Acc
Bag. MR Acc Pembelian 2.0 Pembuatan PO
MR Acc
Data Barang
Gudang
Supplier
PO
Data Barang
3.0 Penerimaan Invoice, Data Barang Barang
Data Barang
4.0 Invoice, Data Barang Pembuatan Laporan
Accounting
LPB
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan Keterangan : Marginal Request (MR) Purchasing Order Invoice
: Pemesanan Barang : Order Barang : Bukti Pembayaran
1
LPB
: Laporan Penerimaan Barang
Bag. Data Stok Pemasara n
1.1 Cek Barang
Data Stok
Data Stok
Data Stok
1.2 Membuat MR
Data Stok, MR
Supervisor
1.3 Pengesahan MR
MR
MR
1.4 Acc MR
MR Acc
MR Acc
Bag. Pembelian
MR Acc
1.5 Penyerahan MR
1
Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1.0 Sistem Akuntansi Berjalan
Bag. MR Acc Pembelian
2.1 Diarsipkan
MR Acc
MR Acc
MR Acc
2.2 Pembuatan PO
PO
PO 2.3 Pemeriksaan PO
Supplier
PO Acc
Keterangan : Marginal Request (MR) Purchasing Order Invoice LPB
: Pemesanan Barang : Order Barang : Bukti Pembayaran : Laporan Penerimaan Barang
Gambar III.5. Diagram Detail Proses 2.0 Sistem Akuntansi Berjalan
1
Supplier
3.1 Invoice Acc Pemeriksaan Invoice
Invoice
Invoice Acc
Invoice Acc
3.2 Penerimaan Invoice
Invoice Acc
3.3 Pembuatan LPB
Gudang LPB
MR
Accounting
LPB LPB Acc
3.4 Mengarsipkan LPB
1
LPB Acc
Gambar III.6. Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Akuntansi Berjalan
15. Kamus Data Dokumen Sistem Akuntansi Berjalan Kamus data dalam sistem akuntansi berjalan terdiri dari: i Dokumen Masukan 10. Permohonan Pembelian Barang (MR) Nama Arus
: Permohonan Pembelian Barang
Alias
: PPB
Bentuk Data
: Cetakan Komputer atau Manual
Arus Data
: Bagian Pembelian – Proses 1.0 Proses 1.0 – Bagian Pemasaran
Penjelasan
: Sebagai salah satu persyaratan pemesanan barang
Periode
: Setiap memesan barang
Volume
: 1 sampai 10
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Nama Perusahaan
- Isi
= Judul + Merk Barang + Kode Barang + Ukuran + KW + Jumlah yang diminta + Stock Akhir + Jumlah Yang Dipesan + Keterangan
- Footer
= Tanggal + TTD_Marketing Spv + Marketing Manager + Kadept. F&A + TTD_Spv.Gudang
1
f Print Hasil Foto Nama Arus
: Print Hasil Foto
Alias
: PHF
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Arus Data
: Dokter – Proses 2.0 Proses 2.0 – Petugas Administrasi Petugas Administrasi – Proses 2.0 Proses 2.0 – Pasien Proses 2.0 – Arsip PHF
Penjelasan
: Merupakan hasil pemeriksaan rontgen
Periode
: Setiap setelah dilakukan pemeriksaan
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Bag_Instansi + Alamat_Rumah_Sakit + No_Telp + Nama_Dokter + Nama_Pasien + No_RSPJ + Alamat +No_Rontgen + Merk_Film + Pemeriksaan + Pendapat_Klinis
Keterangan
= Pemeriksaan [ Fluoroskopi Radiografi ]
- Isi
= Tgl_Hasil_Foto + Hasil
Keterangan
= Hasil * Hasil pemeriksaan rontgen *
- Footer
= Nama_Dokter
1
g Bukti Bayar Rawat Jaan Nama Arus
: Bukti Bayar Rawat Jalan
Alias
: BBRJ
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Petugas Administrasi – Proses 2.0 Proses 2.0 - Pasien Proses 2.0 – Arsip BBRJ (1) Pasien – Proses 3.0 Proses 3.0 – Kasir Proses 3.0 – Arsip BBRJ (2)
Penjelasan
: Sebagai bukti pemeriksaan dan pembayaran
Periode
: Setiap ada pasien
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo_Rumah_Sakit + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Dokumen + Nama_Pasien + No_RSPJ + No_ Pekerjaan + Pekerjaan + Alamat&Telp_Rumah + Alamat&Telp_Kantor
Keterangan
= Gol = [ D P U M B ]
- Isi
= 1 {No + Jns_Pekerjaan + No_Kode + Biaya + Ket } 8 + Jumlah
- Footer
= Nama_Kota + Tgl_Transaksi + TTD_Bag_Radiologi
1
h Kwitansi Nama Arus
: Kwitansi
Alias
: KW
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Arus Data
: Kasir – Proses 3.0 Proses 3.0 − Pasien
Penjelasan
: Sebagai bukti pembayaran
Periode
: Setiap ada pasien yang sudah membayar
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo + Nama_Rumah_Sakit + Alamat_Rumah_ Sakit + No_Telp_Rumah_Sakit + No_Kwitansi + Nama_Dokumen
- Isi
= Sudah_Terima_Dari + Uang_Sejumlah + Untuk_ Pembayaran + Nama_Pasien + Alamat_Pasien
- Footer
= Rp + Tempat
Keterangan
= Rp * Jumlah dibayar menggunakan angka * Tempat = Kota + Tgl + Bulan + Tahun
k Dokumen Keluaran 12. Surat Pengantar Nama Arus
: Surat Pengantar
1
Alias
: SP
Bentuk Data
: Dokuman Cetakan
Arus Data
: Pasien – Proses 1.0 Proses 1.0 – Petugas Administrasi
Penjelasan
: Sebagai salah satu persyaratan pemeriksaan pasien
Periode
: Setiap pasien akan melakukan pemeriksaan
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Dokumen + No_RSPJ + Tgl_Kunjungan + Nama_Pasien + Tgl_Lahir + CR + Jenis_Kel + Nama_Suami + No_Peg + Gol + Dit/Div/Pek + Agama + Bangsa + Alamat_Kator + Telp_Kantor + Alamat_Rumah + Tahun + Dokter + Specialist + Alamat_No_RO + Telp + Ket_Klinis + No_Foto_Lama + Tgl
- Isi
= Jns_Permintaan + Foto_Polos_Tanpa_Bhn_Kontras + Dgn_Bhn_Kontras + Radiography_Intervensional_ Arteriography
Keterangan
= Foto_Polos_Tanpa_Bhn_Kontras [ Kepala Sinus Paranasal Mastoid Mandibula Orbita Basis Cranii Thorax Abdomen AP Abdomen 3 Posisi B.N.D Pelvis Cervical Cervico Thoracal
1
Thoracal Thoraco Lumbal Lumbal Lumbo Sacral Sacrum Clavicula Scapula Gleno Humerale Humerus Cubiti Antebrachii Wrist Manus HRP + Coxae Femur Genu Cruris Ankle Pedis Bone Survey Mamography ] = Dgn_Bhn_Kontras [ Cor Analysa Oesophagography Barium Meal + M.D O.M.D Followthrough Colon Enema Cholecystography E.R.C.P I.V.P A.P.G + R.P.G + Urethrography Cystography H.S.G Fislulography Myelography Sialography Lymphography Phlebography Arthography ] = Radiography_Intervensional_Arteriography [ Cerebral Renales Coeliacal Leg + Arm Tae + Tai Arcus Ao Thoracal Ao Abdominal Ao Mesenterica SUP Mesenterica INF ] - Footer
= TTD_Dokter
13. Print Hasil Foto Nama Arus
: Print Hasil Foto
Alias
: PHF
Bentuk Data
: Cetakan Komputer ( Print Out)
1
Arus Data
: Dokter – Proses 2.0 Proses 2.0 – Petugas Administrasi Petugas Administrasi – Proses 2.0 Proses 2.0 – Pasien Proses 2.0 – Arsip PHF
Penjelasan
: Untuk mengetahui hasil rontgen foto
Periode
: Setiap setelah di lakukan pemeriksaan
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo + Nm_RS + Nm_bagian instalasi + Alamat_RS No_Tlp + Nm_dokter + Nm_pasien + No_RSPJ + Alamat + No_rontgen + Merk_Film + pemeriksaan Pendapat_klinis
Keterangan
: pemeriksaan = [ Fluoroskopi Radiografi ]
- Isi
= Tgl_hasilfoto + Hasil
-Keterangan
: Hasil * Hasil Pemeriksaan Rontgen *
- Footer
= Nm_Dokter
14. Bukti Bayar Rawat Jalan Nama Arus
: Bukti Bayar Rawat Jalan
Alias
: BBRJ
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Petugas Administrasi – Proses 2.0
1
Proses 2.0 - Pasien Proses 2.0 – Arsip BBRJ (1) Pasien – Proses 3.0 Proses 3.0 – Kasir Proses 3.0 – Arsip BBRJ (2) Penjelasan
: Sebagai bukti pemeriksaan dan pembayaran
Periode
: setiap pasien datang periksa
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo_Rumah_Sakit + Nama_Rumah_Sakit + Nama_Dokumen + Nama_Pasien + No_RSPJ + No_ Pekerjaan + Pekerjaan + Alamat&Telp_Rumah + Alamat&Telp_Kantor
Keterangan
= Gol = [ D P U M B ]
- Isi
= 1 {No + Jns_Pekerjaan + No_Kode + Biaya + Ket } 8 + Jumlah
- Footer
= Nama_Kota + Tgl_Transaksi + TTD_Bag_Radiologi
15. Kwitansi Nama Arus
: Kwitansi
Alias
: KW
Bentuk Data
: Cetakan Komputer
Arus Data
: Kasir – Proses 3.0
1
Proses 3.0 − Pasien Penjelasan
: Sebagai bukti pembayaran
Periode
: Setiap ada yang sudah membayar
Volume
: 50 lembar
Struktur Data
: Header + isi + footer
- Header
= Logo + Nama_Rumah_Sakit + Alamat_Rumah_ Sakit + No_Telp_Rumah_Sakit + No_Kwitansi + Nama_Dokumen
- Isi
= Sudah_Terima_Dari + Uang_Sejumlah + Untuk_ Pembayaran + Nama_Pasien + Alamat_Pasien
- Footer
= Rp + Tempat
Keterangan
= Rp * Jumlah dibayar menggunakan angka * Tempat = Kota + Tgl + Bulan + Tahun
16. Laporan Kegiatan Radiologi Nama Arus
: Laporan Kegiatan Radiologi
Alias
: Laporan
Bentuk Data
: Cetakan Komputer atau Manual
Arus Data
: Proses 4.0 – TU Medis
Penjelasan
: Berisi laporan pemeriksaan Radiologi per bulan
Periode
: Per bulan
Volume
: 1 lembar / bulan
Struktur Data
: Header + isi + footer
1
- Header
= Nm_Dokumen
- Isi
= 1 {No + Radiodiagnostik + Jumlah + Pertamina + Purna_karya + Pertamedika + Pihak_ketiga }4 + Total
- Keterangan
= Pertamina = K + I + S + A Purna karya = P + IP Pertamedika = K + I + S + A Pihak_Ketiga = AP + KPS / JOB + NPJAM + NPCASH
- Header + Isi - Header
= MCU
- Isi
= 1{ No + Radiodiagnostik + Jumlah + Pertamina + Purna_Karya + Pertamedika + Pihak_Ketiga }3 + Total
- Keterangan
= Pertamina = K + I + S + A Purna karya = P + IP Pertamedika = K + I + S + A Pihak_Ketiga = AP + KPS / JOB + NPJAM + NPCASH
- Footer
= Tempat + Tanggal + Nm_Pengawas
1
16. Spesifikasi Sistem Berjalan 8. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen Masukan merupakan proses awal dari suatu pelayanan pasien. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut : 8. Surat Pengantar Nama Dokumen
: Surat Pengantar
Fungsi
: Untuk mengetahui keterangan tentang pasien
Sumber
: Pasien
Tujuan
: Petugas Administrasi
Frekuensi
: Setiap kunjungan pasien
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Satu Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-1
9. Print Hasil Foto Nama Dokumen
: Print Hasil Foto
Fungsi
: Untuk mengetahui hasil rontgen pasien
Sumber
: Dokter
Tujuan
: Pasien
Frekuensi
: Setiap ada pasien yang periksa
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Dua Lembar
1
Bentuk
10.
: Lihat Lampiran A-2
Bukti Bayar Rawat Jalan
Nama Dokumen
: Bukti Bayar Rawat Jalan
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Petugas Administrasi
Tujuan
: Kasir
Frekuensi
: Setiap ada transaksi
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Dua Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-3
11.
Kwitansi
Nama Dokumen
: Kwitansi
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Kasir
Tujuan
: Pasien
Frekuensi
: Setiap ada pembayaran
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Satu Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-4
6. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1
Dokumen Keluaran merupakan proses akhir dari proses pelayanan pasien. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut : Surat Pengantar Nama Dokumen
: Surat Pengantar
Fungsi
: Untuk mengetahui keterangan tentang pasien
Sumber
: Pasien
Tujuan
: Petugas Administrasi
Frekuensi
: Setiap kunjungan pasien
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Satu Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-1
Print Hasil Foto Nama Dokumen
: Print Hasil Foto
Fungsi
: Untuk mengetahui hasil rontgen pasien
Sumber
: Dokter
Tujuan
: Pasien
Frekuensi
: Setiap ada pasien yang periksa
Media
: Kertas
Jumlah Rankap
: Dua Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-2
Bukti Bayar Rawat Jalan Nama Dokumen
: Bukti Bayar Rawat Jalan
1
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Radiologi
Tujuan
: Kasir
Frekuensi
: Setiap ada transaksi
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Dua Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-3
Kwitansi Nama Dokumen
: Kwitansi
Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran
Sumber
: Kasir
Tujuan
: Pasien
Frekuensi
: Setiap ada pembayaran
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Satu Lembar
Bentuk
: Lihat Lampiran A-4
Laporan Kegiatan Radiologi Nama Dokumen
: Laporan Kegiatan Radiologi
Fungsi
: Untuk mengetahui jumlah pasien
Sumber
: Radiologi
Tujuan
: Tata Usaha Penunjang Medis
Frekuensi
: Setiap akhir bulan
1
Media
: Kertas
Jumlah Rangkap
: Satu Lembar
Bentuk
: Bentuk Lampiran B-1
9. Permasalahan Pokok Ada beberapa perasalahan yang terjadi pada Sistem Pelayanan Paisen pada Unit Radiologi Rumah Sakit Pertamina Jaya. Untuk memperjelas manfaat dari penulisan kuliah kerja praktek ini, penulis akan mencoba untuk merumuskan masalah-masalah yang akan dibahas sebagai berikut : i Pembuatan laporan jumlah pemeriksaan berdasarkan eselon masih manual. j Bukti pembayaran rawat jalan masih dalam bentuk manual.
10. Alternatif Pemecahan Masalah Sebagai alternatif pemecahaan dari permasalahan diatas, maka penulis mengajukan pemecahaannya sebagai berikut : i Seharusnya setelah pembuatan laporan, laporan juga di disimpan ke dalam komputer, dalam bentuk file. j Dibuatnya sistem komputer untuk bukti pembayaran yang sama dengan unit-unit yang lainnya yang ada di RSPJ. Dalam hal ini penulis membuat Analisa Sistem Penerimaan Pasien dengan membuat aplikasi pengolahan data yang menggunakan bahasa pemograman Visual FoxPro 6.0. Dimana nantinya data
1
tersebut akan tersimpan dalam suatu database, sehingga memudahkan dalam proses pembuatan laporan. 9475336
1
BAB IV PENUTUP
9.1. Kesimpulan Sebagai akhir dari penulisan kuliah kerja praktek ini, maka penulis memberi kesimpulan bahwa sistem penerimaan pasien pada unit radiologi Rumah Sakit Pertamina Jaya sudah mengunakan sistem komputer tetapi masih ada kendala yang harus dihadapi diantaranya : k Dalam proses pembayaran. l Pembuatan laporan mengenai jumlah pemeriksaan berdasarkan eselon. Dengan adanya komputerisasi sistem akan didapatkan beberapa keuntungan : 12.
Alternatif pemecahan masalah dan dapat membantu komputerisasi sebagai pemecahan
permasalahan yang dihadapi pada sistem yang lama. 13.
Penyimpanan data dalam harddisk akan lebih menghemat tempat dan juga aman,
selain itu dapat juga digunakan berulang-ulang dan dapat diperbaharui isinya. 14.
Dengan menggunakan media komputer dapat diperoleh informasi yang cepat, tepat
waktu dan memungkinkan pemberian layanan yang lebih baik kepada pemakai.
9.2. Saran
1
Sebagai akhir dari penulisan kuliah kerja praktek ini, penulis akan memberikan saran-saran sebagai berikut : 11.
Cara yang tepat dan cepat terhindar dari berbagai kendala tersebut adalah dengan
mengganti sistem manual menjadi sistem komputerisasi. 12.
Dengan adanya sistem komputerisasi pemrosesan data akan lebih cepat, data yang
tersimpan lebih rapi dan aman, dan untuk kembali data-data atau informasi tesebut akan lebih mudah dan cepat. 13.
Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka perlu dibuatkan file
duplikatnya (Back Up). Untuk lebih berhasilnya sistem yang baru tersebut dengan melaksankan prosedur-prosedur yang ditetapkan karena tanpa kedisiplinan pelaksanaanya maka tujuan pembaharuan sistem tersebut tidak akan tercapai.
1
