1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Surat adalah alat penyampaian informasi atau keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.1 Dalam kegiatan suatu organisasi atau kantor tentunya tak lepas dengan kegiatan surat-menyurat atau biasa disebut dengan korespondensi untuk pendukung aktivitas-aktivitas organisasi. Surat-surat dan dokumen tersebut nantinya disimpan menjadi bahan kerja dalam pencapaian tujuan organisasi. Salah satu kegiatan penciptaan arsip adalah melalui proses pengurusan surat. Pengurusan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar. Surat-surat yang masuk maupun keluar harus dikelola dengan baik oleh organisasi. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan : Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2
1
Ig. Wursanto. Kearsipan I. (Yogyakarta : Kanisius, 1994) hlm. 11
2
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 1 ayat 2
2
Kegiatan pengurusan surat masuk maupun surat keluar berada pada Sekretariat dalam hal ini Subbag Umum yang melaksanakan proses administrasi. Tata usaha menunjang proses kelancaran administrasi untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi atau kantor. Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan atau kegiatan mencatat surat masuk dan keluar dalam buku atau kartu kendali. Tujuan pengurusan dan pengendalian surat adalah agar surat bisa dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah dan penanganan tindak lanjut.3 Penanganan surat masuk maupun keluar ada dua sistem yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sistem sentralisasi merupakan penanganan surat secara terpusat, semua surat masuk diolah oleh satu bagian, kemudian diproses dan diarahkan ke bagian yang dituju. Sedangkan sistem desentralisasi merupakan sistem dimana surat masuk dapat dikelola oleh semua bagian. Dalam buku Kearsipan I, dijelaskan bahwa pengurusan surat masuk terdiri dari penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan, dan pengarahan surat masuk. Sedangkan pengurusan surat keluar terdiri dari pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat, dan pengiriman surat.4 Dalam peengurusan surat terdapat dua cara yaitu dengan komputerisasi yang artinya semua surat masuk dan keluar dicatat menggunakan sistem komputer atau menggunakan cara manual dengan mencatat pada buku agenda, kartu kendali, disposisi dan sebagainya. 3
Sedianingsih, dkk. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. (Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2010) hlm. 82 4
Ig. Wursanto, Kearsipan I. (Yogyakarta : Kanisius, 1991) hlm. 110 dan 144
3
Penanganan surat masuk tidak boleh ditunda-tunda, karena bisa saja itu merupakan surat yang sangat penting dan mendesak. Surat-surat yang masuk harus segera ditangani oleh petugas. Fungsi dari surat itu sendiri adalah sebagai bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sebagai alat pengingat, sebagai bukti sejarah, sebagai wakil dari seseorang atau organisasi, barometer maju mundurnya suatu organisasi, dan sebagainya. Oleh karena itu surat-surat yang masuk ataupun keluar harus disimpan dengan baik sesuai dengan klasifikasinya. Apalagi jika surat tersebut merupakan suatu bukti atas kejadian tertentu yang dibutuhkan oleh pengadilan dalam memecahkan suatu perkara hukum. Mengingat pentingnya surat tersebut, itulah sebabnya bahwa surat masuk maupun keluar harus benar-benar dikelola dengan baik dan benar. Dalam lima tahun terakhir ini Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Daerah Istimewa Yogyakarta belum pernah digunakan sebagai tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY (Disperindagkop dan UKM DIY) dalam pengurusan surat masuk berada pada Subbagian Umum yang memiliki tugas melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi dan tatalaksana Dinas, kemudian surat masuk tersebut diarahkan ke bidang yang terkait. Dalam pengurusan surat tersebut Disperindagkop dan UKM DIY sudah memakai sistem komputerisasi, namun masih digunakan juga sistem manual.
4
Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berkut : 1. Bagaimana kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY? 2. Apa saja sarana yang digunakan dalam pengurusan surat di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY? 3. Bagaimana proses temu kembali arsip di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY? 4. Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL), ada beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh penulis, diantaranya : 1. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam praktik kerja langsung di lapangan 2. Mengetahui bagaimana proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY
5
3. Mengetahui sarana-sarana atau aplikasi yang digunakan dalam proses pengurusan surat masuk dan surat keluar serta bagaimana proses temu kembali arsip pada Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY 4. Mengetahui apa saja kendala atau masalah yang dihadapi dalam proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY
C.
Metode Pengumpulan Data Dalam
pengumpulan data yang digunakan penulis guna menunjang
kelancaran dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) terdapat berbagai cara, antara lain : 1. Observasi dan Partisipasi Observasi yang berarti pengamatan bertujuan untuk mendapatkan data tentang suatu masalah sehingga akan diperoleh pemahaman tentang suatu hal guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Penulis mengamati, memperhatikan, dan mencatat apa yang didapat dalam kegiatan pengurusan surat di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY. Penulis juga akan ikut serta dalam kegiatan pengurusan surat tersebut.
6
2. Wawancara Suatu cara pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pegawai bukan arsiparis di Subbag Umum dan Seksi Koperasi Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY tentang pengurusan surat. 3. Studi Literatur Suatu cara pengumpulan data dengan membaca dan mempelajari bukubuku yang berkaitan dengan tema yang dipilih. Dalam hal ini penulis mencari data dengan meminjam buku atau membaca buku di perpustakaan UGM.
D.
Tinjauan Pustaka Untuk memperlancar Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul Pengurusan
Surat di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Yogyakarta, penulis menggunakan beberapa tinjauan pustaka yang sesuai dengan tema pengurusan surat, diantaranya : Buku Pengurusan Surat oleh Boedi Martono yang diterbitkan ANRI tahun 1992 yang menjelaskan bahwa pengurusan surat adalah aktivitas organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari satu tempat ke tampat lain yang kegiatannya meliputi menerima surat masuk, memeriksa dan mensortir surat masuk,
7
menggolongkan surat menetapkan arah surat, mencatat, mendistribusikan dan mengirim surat. Buku Manajemen Kearsipan oleh Zulkifli Amsyah yang diterbitkan Gramedia Pustaka Utama tahun 1995. Zulkifli Amsyah membahas bahwa penggunaan komputerisasi sebaiknya tidak secara penuh digunakan karena biaya yang tinggi. Disamping itu dokumen aslinya pun masih harus disimpan secara manual sebagai bukti otentik apabila diperlukan dalam pengadilan. Untuk menghemat biaya, maka yang terbaik adalah komputer digunakan sebagai “indeks” atau “daftar isi” dari seluruh koleksi arsip yang disimpan. Dengan cara tersebut komputer berfungsi sebagai “radar” untuk mengetahui dan menunjukkan dimana letak arsip tersebut disimpan. Buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh Sedianingsih, dkk diterbitkan Kencana Prenada Media Group tahun 2010. Dalam buku ini terdapat penjelasan mengenai pengurusan dan pengendalian surat yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman surat keluar. Pengurusan pengolahan surat dapat dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan Kartu Kendali, tergantung dari setiap perusahaan karena tidak semua perusahaan menggunakan sistem Kartu Kendali.
8
Buku Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi oleh Basir Barthos diterbitkan Bumi Aksara tahun 1989. Dijelaskan bahwa pengurusan surat adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Pengurusan surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus. Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur. Pertama, melakukan penyortiran terhadap surat yang masuk. Kedua, melakukan penyortiran selanjutnya. Ketiga, membuka sampul (amplop) surat. Keempat, mengeluarkan surat dari dalam sampul. Kelima, meneliti surat. Keenam, membaca surat. Ketujuh, menyampaikan surat (intern). Kedelapan, mencatat surat. Kesembilan, langkah akhir penanganan surat. Buku Administrasi Perkantoran Modern oleh The Liang Gie diterbitkan Liberty tahun 2000. Dalam buku ini disebutkan bahwa tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu. Warkat-warkat mempunyai kegunaan atau nilai tertentu bagi setiap organisasi, maka warkat-warkat itu lalu disimpan agar setiap kali diperlukan dapat dipergunakan. Penyimpanan itu harus dilakukan secara sistematis sehingga apabila sesuatu warkat akan dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. Dengan penyimpanan ini terdapatlah kumpulan warkat yang merupakan apa yang disebut sebagai arsip. Pada pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat, antara lain penyimpanan warkat menurut Abjad (Alphabetic Filing), penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filing), penyimpanan menurut wilayah
9
(Geographic Filing), penyimpanan menurut nomor (Numeric Filing), penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filing).
E.
Sistematika Penulisan
Dalam melaksanakan tugas Praktik Kerja Lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengurusan Surat Di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY, laporan ini disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab pertama pada laporan adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Ulasan dalam latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang diambil untuk penulisan tugas akhir, dan rumusan masalah sebagai fokus dari penelitian yang dilakukan. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukkan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan akhir dan sebagai penunjang untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Pada bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan yaitu Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY, mulai dari visi dan misi, struktur organisasi, dan tugas
10
pokok dan fungsi. Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY ini berada di Jalan Kusumanegara No. 9 Yogyakarta.
Bab tiga laporan ini menguraikan penjelasan permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengurusan surat masuk dan keluar. Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY dalam pengurusan surat menggunakan asas kombinasi, yaitu asas Sentralisasi dan asas Desentralisasi. Asas Sentralisasi yaitu surat masuk diterima di Subbagian Umum, sedangkan asas Desentralisasi merupakan Unit Pengolah (bidang) yang kemudian mengolah surat masuk tersebut. Untuk Surat Keluar diproses langsung dari bidang masing-masing, namun untuk pengkodean dan penomoran surat terpusat di Subbagian Umum.
Pada bab empat atau terakhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM DIY.
