BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Administrasi memiliki peranan penting dalam pelaksanaan pendidikan seperti kegiatan dan fungsi manajemen sebagai upaya untuk mencapai tujuan sekolah. Fungsi umum administrasi adalah “untuk menjalankan roda” suatu usaha agar tujuan dari usaha tersebut dapat tercapai sebaik-baiknya”1Hal ini berarti bahwa administrasi membantu segenap proses kegiatan yang berorientasi pada program-program kerja sekolah dengan menjalankan berbagai fungsi dari manajemen. Kegiatan tersebut diawali dengan sebuah perencanaan dengan mengacu kepada tujuan, merencanakan pengorganisasian dari berbagai sumber daya yang potensial, pemberian pengarahan akan setiap hal yang perlu untuk dikerjakan serta pengawasan dan evaluasi dari setiap kegiatan yang terlaksana. Kegiatan administrasif tidak terlepas dari petugas yang melaksanakan proses administrasi sekolah. Petugas dari setiap unit kerja berpegang pada bagiannya masing-masing. Penyelesaian tugas administratif berorientasi pada pelaksanaan waktu yang cepat dan tepat. Apabila dalam pelaksanaannya mengalami keterlambatan maka akan berdampak dalam kegiatan administrasi sekolah tersebut. Oleh karena itu dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sekolah membutuhkan pekerjaan yang efisien dalam penggunaan pikiran, waktu, tenaga maupun biaya yang diperlukan. Lain halnya jika dalam pelaksanaan kegiatan 1
Syaiful Sagala, 2011, Kemampuan Profesional Guru dan Tenaga Kependidikan, Alfabeta, Bandung, hal. 74.
1
operasional kantor tidak memegang prinsip kemudahan dalam pengerjaannya maka pemborosan akan senantiasa ada. Pemborosan yang terjadi tidak akan menguntungkan pihak sekolah namun akan merugikan baik dari segi pikiran, tenaga, waktu dan biaya yang digunakan. Hal ini juga dirasakan oleh tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga. Staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga harus menghindari beberapa rintangan di sekitar lantai ruangan seperti tumpukan buku, kardus, arsip dan lain-lain. Staff tata usaha juga harus berputar karena penataan meja yang hampir tidak ada jarak satu sama lain sehingga saling tunggu ketika berpindah tempat. Beberapa kondisi tersebut menunjukkan kesulitan yang terjadi dalam pengaturan komponen dalam ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga. Umam mengatakan definisi efisiensi sebagai berikut: “efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil yang maksimum dengan pengorbanan yang minimal”2 Menurut pendapat tersebut efisiensi dapat dilihat dari perbandingan antara usaha dan hasil yang diperoleh dalam melaksanakan suatu pekerjaan kantor. Tempat berpusatnya kegiatan administrasi dan kegiatan operasional lainnya dinamakan kantor. Segala pekerjaan operasional berpegang pada prinsip manajemen yang telah dibuat oleh organisasi sekolah. Kantor juga merupakan
2
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 169.
2
pusat pengendalian usaha agar lebih efisien3. Adapun tujuan kantor memberikan layanan informasi yang dibutuhkan oleh semua pihak-pihak yang membutuhkan dalam pencapaian tujuan kerja masing-masing. Oleh karena itu, tempat dalam melaksanakan kegiatan operasional kantor perlu untuk dikelola. Tatanan tempat kerja menentukan lancar tidaknya kegiatan kantor, memengaruhi kenyamanan bekerja. Tatanan tempat kerja yang baik akan mendukung penyelesaian pekerjaan kantor sebagaimana mestinya4. Dengan demikian hal ini akan mencerminkan kualitas dan produktifitas kerja staff tata usaha. Adanya penataan ruangan kantor yang baik akan memudahkan staff tata usaha dalam melaksanakan kegiatan kantor seperti gerakan atau metode kerja maupun alur dalam pelaksanaan prosedur kerja. Tata ruang merupakan salah satu keputusan yang menentukan efisiensi operasi kantor dalam jangka panjang5. Namun, akan berbeda jika dibandingkan dengan penataan ruang kantor yang saling berhimpitan dan mekanisme alur kerja yang tidak karuan bahkan saling silang. Manfaat dari pengaturan tata ruang yang baik dapat membuat penyelesaian pekerjaan lebih cepat dan mengurangi kelelahan akibat penataan ruangan kantor yang tidak efisien dan efektif. SMK Negeri 1 Salatiga merupakan sekolah yang menghasilkan peserta didik berdasarkan keahlian tertentu sesuai bidang jurusan sesuai bakat dan minat.
3
M. Maryati, 2008,Manajemen Perkantoran Efektif, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN,Yogyakarta, hal. 22. 4
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantora, Kanisius, Yogyakarta, hal
161. 5
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 157.
3
Pengelolaan segala informasi dan administratif sekolah dikerjakan oleh bagian ketatausahaan.
Sekolah
yang
beralamat
di
Jalan
Nakula
Sadewa
I/3
Kembangarum Kelurahan Dukuh Kecamatan Sidomukti, Salatiga. Adapun lembaga pendidikan tersebut memiliki bagian ketatausahaan yang bertugas dalam administrasi sekolah dimana dijadikan sebagai pusat informasi untuk pencapaian tujuan sekolah tersebut. Ketatausahaan SMK Negeri 1 Salatiga dipimpin oleh seorang koordinator tata usaha, seorang wakil koordinator tata usaha, seorang yang menangani bagian surat masuk dan keluar atau agendaris, tiga orang bendahara atau bagian keuangan, seorang bagian kepegawaian, seorang bagian kesiswaan, seorang pembantu umum, dan seorang lagi bagian sarana dan prasarana. Pelaksanaan kegiatan operasional disesuaikan berdasarkan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan. Namun pada kenyataannya beberapa kali terjadi keterlambatan dalam bekerja karena kondisi ruang terdapat beberapa rintangan ketika berjalan. Banyaknya waktu yang diperlukan dalam pencarian beberapa arsip yang segera ingin diketemukan, dan lain sebagainya menjadikan proses pekerjaan tidak lancar karena membutuhkan waktu dna tenaga yang lebih dalam menyelesaikannya. Hal ini tidak sesuai dengan prinsip efisiensi yang mengutamakan kemudahan dan penghematan dalam setiap pekerjaan yang dilakukan. 1.2. Permasalahan Penelitian Adapun permasalahan yang sering terjadi pada tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga menunjukkan sering terlambatnya proses penyelesaian pekerjaan kantor
4
yang dikerjakan oleh staff. Hal ini tentunya akan menghambat jalannya pekerjaan bahkan dapat pula pencapaian tujuan sekolah tidak bisa dicapai secara maksimal. Selain hal tersebut, penempatan dokumen arsip dan peralatan diletakkan tidak sesuai pada tempatnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tumpukan kertas, buku, dan arsip lainnya di lantai dan diatas meja-meja kosong yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip. Penempatan barang yang tidak pada tempatnya menjadikan ruang tata usaha tampak berserakan dan tidak beraturan. Penumpukkan perabot lama juga merupakan salah satu penyebab lorong untuk jalan memiliki luas yang kurang lebar. Staff harus bergantian melewati satu-satunya lorong yang digunakan sebagai akses jalan di dalam ruangan. Luas lorong kurang lebih hanya 90 cm sehingga ukuran lebar lorong hanya cukup untuk satu orang saja. Proses penyelesaian pekerjaan kantor saling berhubungan maka pemakaian lorong sebagai akses jalan dalam ruangan menyebabkan tidak hanya digunakan satu orang saja melainkan beberapa staff akan sibuk dengan masingmasing pekerjaan kantornya dan melewati lorong tersebut sehinga pada waktu tertentu akan berpapasan dan harus menunggu yang lainnya atau terkadang dengan terpaksa salah satu staff harus memiringkan badannya agar dapat melewati lorong secara bersamaan. Penulis mencoba melakukan wawancara dan observasi pendahuluan terhadap staff tata usaha yang bekerja pada SMK Negeri 1 Salatiga. Dari wawancara dan observasi pendahuluan yang dilakukan penulis, ditemukan beberapa gejala problematis sebagai:
5
1. Jarak antar meja staff yang satu dengan staff yang lain terlalu sempit bahkan tidak ada jarak sehingga perpindahan alur kerja sulit dilakukan. 2. Perpindahan staff dalam menjalankan sebuah pekerjaan membutuhkan waktu yang cukup lama karena menunggu pegawai lain berpindah dari tempat duduknya. Bahkan perpindahan staff tersebut menyenggol kertas, buku maupun peralatan lain yang ada di atas meja staff lainnya. 3. Luas lorong utama untuk berjalan kurang lebar sehingga ketika staff tata usaha berpapasan akan bergantian. Lorong untuk berjalan membutuhkan luas lantai yang cukup untuk berpapasan antar staff. 4. Terdapat ruangan arsip yang diberi sekat kaca dan bersifat rahasia. Adapun ruangan arsip ini menyimpan berbagai jenis dokumen yang dianggap penting sehingga hanya petugas tertentu yang berhak membuka. Penyekatan ruang arsip ini disekat oleh kaca tanpa adanya penutup. Bukan hanya dokumen-dokumen yang dianggap penting yang diletakkan pada ruangan tersebut namun juga terdapat berbagai kardus, peralatan serta tumpukan dokumen-dokumen yang terlihat berserakan. 5. Terdapat banyak kertas, buku-buku dan tumpukan kardus yang diletakkan diatas almari dan meja disekitar ruangan tata usaha. Penjangkauan peralatan, perlengkapan bahkan arsip kantor yang hendak digunakan oleh staff terhambat karena sulitnya keluar dari meja sehingga membutuhkan waktu untuk mengambil.
6
6. Terdapat beberapa almari yang diletakkan di dekat pintu samping ruang tata usaha. Penempatan almari yang tinggi akan menghalangi pengawasan kerja staff tata usaha oleh kepala sekolah sebagai pengawas karena tertutup oleh beberapa almari yang tinggi. Almarialmari yang diletakkan di depan pintu mengakibatkan cahaya yang masuk terhalang. Berdasarkan latar belakang dan gejala problematis, diperoleh rumusan masalah sebagai berikut: bagaimana penataan ruang kantor dalam menunjang efisiensi kerja pada kantor tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga? 1.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan penataan ruang kantor dalam menunjang efisiensi kerja pada ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga.
1.4. Signifikansi Penelitian 1.4.1. Signifikansi Teoritis Penelitian ini mendukung pendapat dari Nurasih dan Rahayu: “Manfaat serta tujuan diadakan penataan serta pengaturan tata ruang kantor ... adalah meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasional”6. 1.4.2. Signifikansi Praktis
6
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 129.
7
1. Memberikan masukan bagi staff tata usaha sebagai sumber daya manusia yang mengelola tata usaha kaitannya dalam penataan ruang kantor. 2. Memberikan masukan bagi koordinator tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga dalam menentukan kebijakan penataan ruang kantor yang dapat menunjang efisiensi kerja. 3. Memberikan masukan bagi Kepala SMK Negeri 1 Salatiga dalam mendukung pelaksanaan kegiatan tata usaha dalam menunjang efisiensi kerja. 4. Sebagai bahan pertimbangan dan referensi bagi peneliti selanjutnya berkaitan dengan penataan ruang kantor ketatausahaan secara mendalam. 1.5.
Keterbatasan Penelitian Mengingat keterbatasan penulis baik dari kemampuan, tenaga, waktu
dan biaya, maka penelitian kantor tentang penataan ruang kantor dalam penunjang efisiensi kerja memiliki keterbatasan sebagai: 1.5.1. Objek Penelitian SMK Negeri 1 Salatiga yang terletak di jalan Nakula Sadewa I/ 3 Kembangarum, Kel. Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga. 1.5.2. Subjek Penelitian Penelitian ini menggali informasi tentang penataan ruang kantor dalam menunjang efisiensi kerja pada ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga. 8
