BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Saat ini kita berada di tengah-tengah revolusi pekerjaan kantor. Beberapa puluh tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan dalam organisasi yang tidak begitu penting. Sekarang hal ini telah berubah ke arah kemajuan yang berjalan secara perlahan-lahan. Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini dapat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/kantor. Karena itu kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, sama seperti fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor. Menurut Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU (2009), kantor merupakan pusat kegiatan dan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan di segala bidang, oleh sebab itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta dan kebutuhan pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya. Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi dan lancar. Kantor sebagai salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, yaitu terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang tepat dan akurat. 1
Universitas Sumatera Utara
2 Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil
guna
atau
efektif,
ekonomis,
pelaksanaan
kerja
yang
dapat
dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan. Menurut Sheddy N Tjandra (2008:153), efisiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Sedangkan azasazas
efisiensi
pekerjaan
kantor
adalah
azas-azas
yang
mempengaruhi
perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input). Perbandingan waktu, energi, bahan antara output dan input ini dapat dilihat dari 2 segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil. Dilihat dari segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang,
Universitas Sumatera Utara
3 termasuk uang. Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak. Menurut Haryadi (2009:114), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas penyederhanaan adalah membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas penghematan adalah mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor merupakan proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari mengetahui adanya kebutuhan atau masalah yang terjadi, memisah-misahkan pekerjaan dalam elemen-elemennya, menyelesaikan elemen-elemen tersebut untuk menentukan solusinya, mengembangkan cara baru untuk melaksanakan pekerjaan, menerapkan
Universitas Sumatera Utara
4 dan mengembangkan metode baru untuk menyelesaikan aktivitas perkantoran. Efisiensi pekerjaan dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin atau alat-alat kantor. Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah azas-azas efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Pelaksanaan azas – azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
5 Manfaat penulisan antara lain : 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi pekerjaan kantor . Khususnya mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. 2. Pihak yang berkepentingan Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya. 3. Bagi Penulis Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.
D. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Table 1.1 berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
6 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir BULAN OKTOBER NO
NOVEMBER
DESEMBER
1
1
KEGIATAN 1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
2
3
4
2
3
4
2
3
4
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 20 Oktober 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan November 2010. Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
Universitas Sumatera Utara
7 E. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat
penelitian,
dan
rencana
yang
terdiri
dari
jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pelaksanaan azas-azas efisiensi kantor oleh pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
8 BAB 4 : PENUTUP Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azasazas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai pada bagian akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
