BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi
organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang
1
kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban
kerja
yang
ditanggungnya.
Permasalahan
tersebut
tentu
sangat
memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “Siasia” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting menurut ”Drs.lg.Wursanto (1989:12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”. Untuk menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi .Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi ,arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka.
2
Perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen
meliputi
Pengelolaan
Kearsipan
Modern
(Modern
Archives
Management) dan Jasa (Business Imaging), dimana perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen
telah mengembangkan
beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa (Business Imaging). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa perusahaan outsourcing pengelolaan dokumen menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya diantaranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), Perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen
banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry,
program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk pada perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen. Fungsi dan kegunaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada department Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer., customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu 3
dikarenakan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode nya dulu,dan untuk mengetahui kode pemakai harus melihat RA ( Registrasi). Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan nomor registrasi arsip dan secara langsung akan menampilkan detail arsip. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam. 1.2
Rumusan Masalah Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu penulis marasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimanakah penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada perusahaan jasa Outsourcing pengelolaan dokumen 2. Faktor – faktor apakah yang dapat mempangaruhi efektivitas pengelolaan Kearsipan pada suatu kantor 3. Apakah penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang Terkandung di dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan? 4. Masalah – masalah apakah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada Perusahaan jasa outsourcing pengelolaan dokumen 5. Bagaimana membuat aplikasi pengelolaan dokumen yang baik pada perusahaan Jasa outsourcing pengelolaan dokumen 6. Bagaimana membuat kode arsip yang baik?
4
1.3 Tujuan Penulisan Skripsi: Tujuan penulisan Skripsi ini adalah sebagai berikut : 1.Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan Pada perusahaan jasa outsourcing 2.Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas Pengelolaan ,kerasipan pada suatu kantor. 3. Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi
yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan
kehilangan. 4. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada perusahaan jasa outsourcing 5. Untuk Menghasilkan Kode Arsip yang sesuai dengan pencarian arsip 1.4
Metode Penetelitian Dalam menyusun skripsi ini, perlu adanya metode atau pedoman yang mendasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul.Oleh karena itu dalam menganalisa data, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut: 1. Studi Lapangan: a. Observasi Dari
beberapa
pengamatan
yang
penulis
temukan
dilapangan
kemudian Penulis mencoba untuk membuat aplikasi kearsipan. 2.Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku, diktat, Catatan Kuliah,
5
fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. 3.Pengembangan Aplikasi Melakukan pengembangan aplikasi kearsipan dari manual ke komputerisasi 4.Analisa Perbandingan yang sesuai Mempelajari suatu kondisi sistem kearsipan yang ada secara manual dan Setelah terkompterisasi 5.Penulisan Laporan Melaporkan merupakan suatu kegiatan penyampaian atau penyajian datadata pemikiran-pemikiran hasil penelitian yang sudah dilaksanakan Ciri efektivitas sebuah laporan : a. Obyektifitas b. Kelengkapan c. Kejelasan d.Singkat dan Padat 1.5 Batasan Masalah Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi penyimpanan arsip kontrak yang dinamis pada customer dan
tidak menangani workflow dan
penjelasan dokumen dan aplikasi hanya sebatas prototype dan belum dioperasionalkan. 1.6 Permasalahan Problema dasar pengelolaan arsip pada perusahaan jasa outsourcing adalah masih menggunakan cara manual dalam pencarian penyimpanan arsip, yaitu
6
dengan melihat dokumen registrasi arsip yang disimpan secara manual, hal ini dapat menimbulkan beberapa masalah diantaranya: 1. Kesulitan disaat membutuhkan informasi arsip secara cepat. 2. Kesulitan disaat melihat sejarah penggunaan arsip. 3. Kesulitan
disaat
membuat
laporan
mengenai
data-data
kearsipan
bila
menggunakan cara manual. 4. Tidak adanya media untuk membackup informasi jika terjadi kerusakan pada arsip yang tersimpan. 1.7 Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai
pembahasan, terlebih dahulu di kemukakan sistematika
penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, metode penelitian, batas dan ruang lingkup permasalahan, serta sistematika penulisan BAB II. LANDASAN TEORI Dalam bab ini, penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan, spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan, dan teori-teori lain mengenai Teknik Informatika yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini
7
BAB III. ANALISA DAN PERANCANGAN Yang akan dibahas pada Bab ini menyangkut seputar sejarah perusahaan dan Tinjauan umum perusahaan ,struktur organisasi,tugas dan tanggung jawab,analisa sistem,flowchart program aplikasi,analisa basis data,spesifikasi file dan penggunaan sistem aplikasi ini diperuntukan untuk siapa,buat apa dan kapan digunakannya program tersebuat dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tersebut. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang diimplementasikan dengan progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut, serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut, juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. BAB V. PENUTUP Dalam bab ini, penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-saran terhadap skripsi ini.
8
9
