BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Penerapan
Sistem
Informasi
pada
suatu
organisasi
atau
perusahaan sudah merupakan hal yang tidak asing lagi. Sebagian besar perusahaan telah menerapkan sistem informasi sebagai tulang punggung keberhasilan dari perusahaan itu sendiri. Sistem yang terkomputerisasi akan sangat membantu kelancaran proses bisinis dalam perusahaan karena perusahaan membutuhkan informasi yang efisien, tepat, dan akurat. Banyaknya sistem yang diterapkan dalam perusahaan, diperlukan pengintegrasian untuk menghubungkan satu sistem dengan sistem yang lainnya secara otomatis. Teknologi informasi adalah salah satu aspek penting dalam pencapaian target bisnis perusahaan, TI dapat turut serta dalam usaha meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dari perusahaan. Efektivitas yang dimaksud dalam hal ini, apabila sistem telah berjalan sesuai dengan prosedur dan efisiensi yang dimaksud dalam hal ini, apabila penggunaan sumber daya dapat dilakukan secara minimum dan menghasilkan hasil yang optimum. Audit sistem informasi merupakan kunci utama yang harus dilakukan untuk menjaga keamanan sistem informasi yang adalah asset penting dari perusahaan, untuk mempertahankan nilai integritas dari 1
informasi yang disimpan dan diolah dalam sistem dan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan teknologi informasi. Dalam penelitian ini, penulis akan memetakan tahapan audit sistem informasi beserta kontrol-kontrol yang ada kemudian diaplikasikan pada Universitas Multimedia Nusantara. Universitas
Multimedia
Nusantara
adalah
universitas
yang
mengangkat teknologi informasi dan komunikasi sebagai identitas dalam setiap proses belajar mengajar. UMN didirikan pada tanggal 25 November 2005, yang operasionalnya secara resmi oleh Yayasan Multimedia Nusantara. Awal karir dengan membuka tahun ajaran 2007, UMN berkantor di Wisma BNI 46 dan pada tahun 2008, selanjutnya UMN pindah ke Plaza Summarecon dan menempati gedung baru yang terletak di kawasan Scientia Garden. Pada tahun 2009 UMN mendapat respon yang luar biasa dari masyarakat, mahasiswa yang mendaftar bukan hanya dari daerah JaBoDeTaBek saja, tetapi sampai ke Sulawesi Utara, Jambi, Medan, Kalimantan bahkan ada juga mahasiswa dari Papua. Pesatnya peningkatan jumlah mahasiswa UMN merupakan satu prestasi yang sangat baik, mutu pendidikan dengan mengutamakan teknologi informasi dan komunikasi menjadi sasaran utama yang harus selalu diperhatikan dan ditingkatkan. Melihat semakin banyaknya aktifitas yang terjadi dalam lingkungan kampus, maka pihak UMN terus meningkatkan kualitas sistem informasi yang berjalan. Salah satunya adalah sistem EUIS Mahasiswa, sistem ini adalah “rumah” kedua dari para mahasiswa. Arti rumah disini
2
adalah, besarnya peran dari sistem EUIS ini bagi mahasiswa, dalam sistem ini memuat semua informasi dari mahasiswa mulai dari data diri, personal, krs, jadwal, nilai, ipk, ips, daftar peminjaman perpustakaan, dan semua yang berhubungan dengan perkuliahan mahasiswa. Berikut ini penulis akan menjelaskan sedikit tentang proses bisnis yang terjadi dalam Sistem EUIS, dikhususkan pada EUIS Mahasiswa. Untuk mengakses sistem ini, mahasiswa harus memasukkan NIM dan password yang benar, hal ini dimaksudkan untuk menjaga setiap informasi penting dari mahasiswa agar tidak terjadi pencurian data pribadi ataupun hal-hal lain yang tidak diinginkan. Setelah berhasil masuk ke dalam sistem, mahasiswa dapat secara la ngsung mengakses semua informasi yang dibutuhkan, misalnya melihat nilai, jadwal kuliah, absensi, dll. Sistem ini dapat diakses oleh mahasiswa, dosen dan kaprodi akan tetapi ada pembatasan akses khusus bagi mereka. Peningkatan aktifitas yang terjadi, membuat sistem ini sering mengalami masalah misalnya, kesalahan nilai akhir, jumlah absensi, dan juga ada kelemahan-kelemahan sistem yang disebabkan oleh human error. Melihat beberapa permasalahan yang terjadi, maka perlu dilakukan analisis dan audit sistem informasi untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan dari sistem EUIS ini dan juga menghasilkan solusi untuk setiap permasalahan yang belum terselesaikan.
3
1.2
Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini, adalah: 1) Bagaimana
mengaudit
Sistem
EUIS
Mahasiswa
pada
Mahasiswa
untuk
Universitas Multimedia Nusantara?
2) Bagaimana
menganalisis
Sistem
EUIS
mengetahui permasalahan yang terjadi?
3) Bagaimana memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada sebagai rekomendasi pengembangan sistem informasi EUIS Mahasiswa di UMN
1.3
Batasan Masalah Dalam menganalisis sistem EUIS Mahasiswa ini, ada beberapa
area permasalahan yang akan dibahas secara mendalam tentang bagaimana jalannya Sistem EUIS Mahasiswa, penjelasannya sebagai berikut: 1)
Menganalisis
setiap
data
infrastruktur
TI
yang
ada,
menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi 2)
Mengidentifikasi kekuatan serta kelemahan dari sistem EUIS Mahasiswa 4
3)
Melakukan pemetaan terhadap modul kerangka kerja COBIT 5 yang relevan dengan sistem yang akan diaudit
4)
Memberikan solusi terhadap permasalahan yang terjadi
Pada riset ini peneliti tidak akan membahas tentang proses-proses selain Sistem EUIS Mahasiswa dan juga tidak membahas tentang pembuatan dan pengembangan sistem aplikasi yang ada, karena penelitian ini hanya terbatas pada Audit sistem informasi pada EUIS Mahasiswa.
1.4
Tujuan Penelitian Penelitian yang dilakukan ini bertujuan untuk menghasilkan laporan
dari audit sistem informasi EUIS Mahasiswa, menghasilkan analisis kelebihan dan kekurangan tentang sistem informasi yang ada, dan menghasilkan laporan mengenai solusi terhadap permasalahan yang terjadi dalam sistem.
1.5
Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini, maka baik penulis ataupun
Universitas Multimedia Nusantara akan mendapat beberapa manfaat, antara lain:
5
a) Penulis: •
Penulis
mendapatkan
banyak
pengetahuan
selama penelitian berlangsung. •
Penulis dapat mengimplementasikan pengetahuan atau ilmu yang didapat pada dunia kerja.
•
Penulis mendapatkan pengalaman kerja ketika berhadapan langsung dengan klien.
b) Unversitas Multimedia Nusantara: •
Dari analisis yang dihasilkan, kampus dapat memperoleh laporan informasi tentang bagaimana kinerja sistem.
•
Kampus mendapatkan hasil audit tentang SWOT sistem informasi EUIS Mahasiswa.
•
Kampus dapat melihat rancangan sistem yang baik untuk kedepannya.
6
1.6
Metode dan Sistematika Penulisan Laporan Pembahasan dalam penelitian ini dibagi menjadi lima bab, yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian. BAB II : TELAAH LITERATUR Bab ini berisi tentang penjelasan dan pembahasan secara rinci terkait dengan data, sistem, informasi, audit, audit sistem informasi, tipe-tipe
audit,
tujuan
melakukan
audit,
proses
bagaimana
melakukan audit, bukti audit dan gambarang tentang kerangka kerja yang digunakan untuk melakukan audit yaitu COBIT 5.0.
BAB III: METODE PENELITIAN Bab ini berisi tentang gambaran umum objek penelitian, sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan pembagian tugas tanggung jawab, metode penelitian yang digunakan, variabel, teknik yang dilakukan dalam pengumpulan data dan juga teknik yang dilakukan dalam menganalisis data.
7
BAB IV: ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang pembahasan mengenai tahapan audit yang dilakukan,
mulai
dari
tahap
perencanaan,
penilaian
risiko,
menyiapkan program audit, mengumpulkan bukti audit, form conclusion, dan deliver audit program.
BAB V: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan, keterbatasan dan saran. Simpulan merupakan
jawaban
atas
masalah
penelitian
serta
tujuan
penelitian, beserta informasi tambahan yang diperoleh atas dasar temuan penelitian. Sedangkan, keterbatasan meliputi keterbatasan dari penelitian, maupun kendala-kendala lain yang akan menjadi masukan berguna bagi pengembangan penelitian berikutnya.
8
