BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah-masalah baru yang kompleks timbul dengan tiada henti-hentinya dalam suatu organisasi. Metode pemecahan masalah yang dimasa lalu untuk dapat menyajikan informasi yang cepat, yang memungkinkan pimpinan organisasi mengambil keputusan-keputusan yang penting dengan cepat pula. Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”. Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesungguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi. Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik
kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak
1 Universitas Sumatera Utara
terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut. Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Oleh sebab itu perlu kiranya diberikan suatu pengertian, baik mengenai pengertian fakta, data, maupun informasi. Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003). Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efesiensi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang bertujuan untuk menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan sistem teknologi informasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah efektifitas yang memiliki arti sesuatu yang berhasil digunakan. Untuk meningkatkan efektifitas pada sistem teknologi dapat dicapai dengan Sistem Manajeman Informasi
Universitas Sumatera Utara
(Management Information System), Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System), Sistem Pakar (Expert System), Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System), Jaringan Neural Buatan (Artificial Neural Network), Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), dan Kelompok Penunjang Keputusan (Group Support Systems). Sistem-sistem teknologi informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih efektif. Peran ketiga dan keempat dari sistem teknologi informasi adalah komunikasi dan kolaborasi. Komunikasi berarti suatu proses berupa penyampaian informasi, gagasan, emosi untuk mencapai sesuatu bersama, sedangkan kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu maupun lembaga. Pada sistem teknologi informasi komunikasi bertujuan untuk mengintegrasikan pengguna dengan sistem teknologi informasi termasuk para manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan email dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan menggunakan video conference dan teleconference. Peran kelima dari sistem teknologi informasi adalah kompetitif yang berarti persaingan, dimana peran ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetitif yang berarti persaingan, dimana persaingan ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat dicapai dengan menggunakan Strategic Information System (SIS). SIS merupakan sistem-sistem teknologi informasi dan teknologi informasi apapun di dalam organisasi untuk mengimpletasikan strategi untuk keunggulan kompetisi.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Williams dan Sawyer (2009), teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaborasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait. Pendapat lain mengartikan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu (http://one.indoskripsi.com). Teknologi informasi ini juga berguna untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam hal ini diperlukan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan banyaknya alternatif solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi. Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal,
Universitas Sumatera Utara
antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap
yang dimulai dengan
perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan. Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masingmasing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perrusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi. Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan,
Universitas Sumatera Utara
agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka. Saat ini setiap karyawan dapat menentukan pilihannya karirnya berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan ini memacu setiap individu untuk mengembangkan potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien juga tedapat pada pemanfaatan teknologi teknologi informasi, yang biasanya telah dimiliki kantor-kantor pemerintahan maupan swasta. Selain itu manajemen sumber daya manusia (SDM) sudah memiliki peran strategis, yaitu bahwa sumber daya manusia memberikan kontribusi dalam menentukan masa depan perusahaan sangat mempengaruhi pencapaian sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, strategi SDM harus dapat mendukung
pengimplememtasian
strategi
perusahaan
yang
kemudian
diterjemahkan dalam aktivitas-aktivitas SDM, kebijakan-kebijakan, programprogram yang sejalan dengan strategi perusahaan. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya manusia memiliki peran penting dalam pencapaian kinerja
Universitas Sumatera Utara
perusahaan. Dalam peningkatan kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlebih dahulu model kompetensinya. Model kompetensi dibangun dengan merujuk pada apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan untuk itu kompetensikompetensi apakah yang diperlukan oleh setiap jabatan organisasi di dalam organisasi agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai. Berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pentingnya pemanfaatan teknologi informasi
dalam
peningkatan
kompetensi
dan
kinerja
pegawai
untuk
meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan operasional sehingga penulis memilih judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN”. Penulis memilih judul ini kerena pemanfaatan teknologi informasi dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi .
B. Perumusan Masalah Dalam
memaparkan
implementasi
teknologi
informasi
adalah
pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai. Berdasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang menjadi pokok permasalahan. Adapun permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah “ Bagaimana Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Bagian Kemahasiswaan?”.
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan teknologi informasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Agar penulis lebih memahami pemanfaatan teknologi informasi untuk peningkatan kompetensi pegawai. 2. Bagi Instansi. a. Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini. 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
Universitas Sumatera Utara
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
MINGGU KE I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data Penulisan Laporan
3
II
III
F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat
penelitian,
dan
rencana
yang
terdiri
dari
jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 4 : PENUTUP Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.
Universitas Sumatera Utara
