BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Persaingan yang semakin meningkat membuat kalangan dunia usaha terus meningkatkan daya saingnya, dengan cara perbaikan struktur organisasi dan manajemen, sumber daya manusia, piranti lunak (software), dan piranti keras (hardware) dan juga aplikasi di bidang sistem informasi yang dimiliki perusahaan. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis bukan saja menjadi pertimbangan penting, melainkan sangat strategis. Berbagai jenis sistem informasi kini semakin luas diterapkan oleh berbagai jenis industri di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan modern yang menghadapi persaingan yang semakin ketat, terdorong untuk meningkatkan peformansi, efisiensi, efektifitas serta daya saingnya dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI). Sistem informasi (SI) merupakan kumpulan komponen yang bekerja bersama-sama dalam menyediakan informasi untuk mendata, mengirim, menyimpan, menerima,
memanipulasi,
atau
menampilkan
informasi
untuk
membantu
mengoptimalkan proses bisnis perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Salah satu dampak dari penerapan sistem informasi adalah perusahaan dituntut untuk meningkatkan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien dengan kinerja yang baik dan sesuai dengan standar yang digunakan organisasi. Penerapan sistem informasi yang baik dan benar ini sangat berguna untuk menghasilkan
1
2
informasi yang akurat, informatif, dan up to date yang dapat digunakan oleh pihak manajemen dalam mengambil keputusan strategis. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan salah satu sistem informasi yang kompleks bagi bisnis dan digolongkan sebagai bagian dari TI/SI yang memiliki performa yang tinggi pada suatu organisasi. Sistem pada ERP ini akan mengintegrasikan seluruh fungsi yang ada di organisasi, seperti pendahulunya, yaitu M RP (Material Requirement Planning) dan AIS (Accounting Information System). Oleh karena itu, dengan penggunaan ERP ini akan membuat data yang terdapat pada organisasi menjadi real-time. Terdapat berbagai jenis software ERP yang beredar di pasaran, salah satunya adalah Oracle E-Business Suite (EBS). Pengimplementasian ERP merupakan sesuatu yang sangat critical pada organisasi. Kita mengetahui bahwa kebutuhan akan informasi sangatlah diperlukan pada setiap
organisasi,
sehingga apabila
pengimplementasian
ERP
yang
mengintegrasikan setiap fungsi yang ada tidak berhasil, maka informasi yang diperlukan tidak akan dihasilkan dengan baik. Sebaliknya jika pengimplementasian ERP berhasil dilakukan dengan baik, maka perusahaan dapat memperoleh nilai tambah bagi proses bisnis yang dijalankannya. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi ban resmi motor Hnd yang sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI) dan sertifikasi ISO 9001: 2008. PT. XYZ ini beralamat di Kawasan Industri M enara Permai, Jl. Raya Narogong KM . 28,5 Cileungsi, Bogor 16820, Jawa Barat – Indonesia. Perusahaan ini menggunakan teknologi dari Jepang dan Jerman dengan kapasitas produksi Tire 32.000/hari dan Tube 42.000/hari. PT. XYZ menerapkan beberapa modul Oracle EBS versi 12 untuk meningkatkan kinerja perusahaannya
3
seperti Procure to Pay, Order Management, Plan to Produce, Finance, Quality Control, Product Development, dan Enterprise Asset Management (EAM ). Di dalam perjalanannya bersama dengan Oracle EBS, PT. XYZ menghadapi beberapa hambatan dalam penggunaannya, khususnya pada modul EAM . Tidak dapat dibedakannya stok barang untuk corrective maintenance dan preventive maintenance pada saat issue material adalah salah satu contohnya. Oleh karena itulah dilakukan evaluasi sistem informasi dengan menggunakan metode CobiT terhadap pengimplementasian Oracle EBS yang sudah diterapkan. Diharapkan dengan laporan skripsi “Pengukuran Maturity Level dengan Pendekatan CobiT pada M odul Enterprise Asset Management Oracle E-Business Suite pada PT. XYZ” dapat memberikan pemecahan dari permasalahan yang ditemukan pada PT. XYZ.
1.2 Ruang Lingkup Di dalam penulisan Skripsi ini, penulisan dibatasi pada evaluasi terhadap sistem informasi di PT. XYZ. Adapun ruang lingkup yang dimaksud, antara lain: •
Evaluasi terhadap Oracle EBS pada modul Enterprise Asset Management pada PT. XYZ, yaitu pada proses corrective maintenance dan preventive maintenance.
•
Evaluasi menggunakan CobiT 4.1 yang ada dibatasi pada domain Delivery and Support.
4
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1
Tujuan Tujuan dari skripsi ini adalah: a. M engevaluasi hal-hal yang terjadi yang menghambat sistem informasi Oracle EBS pada modul Enterprise Asset Management di PT. XYZ. b. M enganalisis tingkat pemenuhan kebutuhan user dari Oracle EBS. c. M engidentifikasi dan menganalisa proses-proses pada Oracle EBS modul EAM , khususnya pada domain delivery and support apakah sudah mencapai maturity level yang optimal.
1.3.2
Manfaat M anfaat dari skripsi ini adalah: a. Rekomendasi kepada Oracle EBS pada modul Enterprise Asset Management di PT. XYZ yang menghambat tercapainya target maturity level perusahaan. b. Kebutuhan user dari Oracle EBS dapat diidentifikasi dan dipenuhi sesuai dengan standar yang ada. c. Hasil maturity level pada proses-proses pada Oracle EBS modul Enterprise Asset Management, khususnya pada domain delivery and support apakah sudah mencapai maturity level yang optimal.
5
1.4 Metodologi Penelitian Dalam skripsi ini digunakan beberapa metode sebagai berikut : a. M etode Pengumpulan Data : 1. Observasi M elakukan pengamatan secara langsung dan terlibat di dalam proses bisnis yang sedang berjalan di PT.XYZ dan juga mengamati dokumen-dokumen yang terkait dalam proses bisnis yang bersangkutan. 2. Wawancara M engumpulkan informasi melalui tanya jawab mengenai proses bisnis yang berjalan dan masalah yang dihadapi oleh user. 3. Studi Literatur M enggunakan sumber-sumber informasi lain dalam penyusunan skripsi ini, seperti buku, e-book, jurnal, dan media lainnya. 4. Kuesioner M engumpulkan informasi dengan cara membuat statement beserta pilihan jawaban, yang nantinya statement akan dijawab oleh responden sesuai dengan pilihan jawaban yang paling tepat.
b. M etode Analisis : 1. CobiT (Control Objectives for Information and related Technology) M enggunakan CobiT dalam mengaudit sistem informasi Oracle EBS, dengan menyesuaikan domain yang ada dengan modul Enterprise Asset Management.
6
2. M aturity M odel M enggunakan maturity model setelah mengevaluasi sistem informasi, untuk menghitung tingkat kematangan sistem informasi yang digunakan perusahaan.
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada Skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, yakni sebagai berikut: •
BAB I: PENDAHULUAN Bab ini berisi secara singkat mengenai latar belakang dari penulisan skripsi ini, penjelasan mengenai ruang lingkup yang membatasi masalah yang dibahas, tujuan dan manfaat yang diharapkan dari skripsi, dan juga metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi.
•
BAB II: LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai pembahasan teori-teori dasar dan khusus seperti sistem Enterprise Resource Planning, Enterprise Asset Management dan teori pendukung lainnya yang berkaitan dengan topik dari penulisan skripsi ini, serta kerangka piker yang digunakan dalam penulisan skripsi.
•
BAB III: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan wewenang dari bagian yang ada, struktur organiasai bagian engineering beserta tugas dan wewenangnya, proses bisnis
7
yang sedang berjalan, masalah yang diidentifikasi, usulan pemecahan masalah, dan length of effort. •
BAB IV: EVALUASI SISTEM INFORM ASI PADA MODUL EAM Bab ini berisi mengenai target maturity level dari perusahaan yang menjelaskan mengenai target maturity level yang ingin dicapai oleh PT. XYZ, matrix hubungan antara problem dengan proses bisnis dan domain, prosedur pengukuran yang menjelaskan cara bagaimana pengukuran evaluasi akan dilakukan, evaluasi yang merupakan proses penghitungan maturity level sebagai hasil evaluasi, analisa gap yang berisi mengenai perbedaan antara hasil maturity level yang diperoleh dengan maturity level yang menjadi target perusahaan, dan rekomendasi dari gap yang ada sehingga PT. XYZ dapat mencapai target yang diinginkan.
•
BAB V: SIM PULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dari evaluasi pengembangan yang diperoleh serta saran-saran kepada pihak yang terkait dengan penulisan skripsi ini.
