BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Komputer saat ini sudah tidak asing lagi bagi sebagian orang bahkan pada beberapa bidang kerja penggunaan komputer menjadi suatu keharusan untuk menunjang pekerjaan pada suatu perusahaan. Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan sistem informasi manajeman berbasis komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat. Perkembangan sistem informasi dapat dilihat dari perubahan pada tiga gatra pokok yaitu (1) cara pengumpulan dan pemasukan data, (2) cara penyimpanan dan pengembalian kembali data, (3) cara penerapan data. Seiring waktu sistem informasi mengalami kemajuaan yang sangat signifikan. Munculnya internet pada abad ke-20 membuat informasi menjadi hal yang mudah untuk didapatkan. Manusia dalam kondisi apapun dan dalam waktu kapanpun bisa mendapatkan informasi yang dinginkannya dengan mudah dan cepat. DISKOMINFO (Dinas Komunikasi Dan Informatika) Provinsi Jawa Barat adalah instansi yang bertanggung jawab atas pengolahan informasi dalam lingkungan Pemerintahan Jawa Barat. Instansi ini mencakup penyediaan sistem informasi daerah dan pemberian solusi untuk pengolahan data Pemerintahan Jawa Barat. Sistem informasi yang dibangun DISKOMINFO digunakan oleh instansi-instansi daerah yang berada dalam teritorial Provinsi Jawa Barat. Seperti kabupaten atau kota dan instansi-instansi yang berkaitan dengan pemerintahan daerah. DISKOMINFO juga sebagai pengintegrasi seluruh
1
sistem yang telah dibangun oleh instansi yang berada di lingkungan pemerintahan Jawa Barat. Semakin banyak sistem informasi yang dipakai oleh instansi-instansi daerah menimbulkan keberagaman dalam informasi dan data yang dipakai oleh instansi tersebut. Sehingga instansi A tidak bisa terintegrasi dengan sistem yang dimiliki oleh instansi B. Jawa Barat sebagai sebuah provinsi yang memiliki banyak naskah dinas kedaerahan, memerlukan sebuah sistem informasi yang dapat menyediakan informasi tentang naskah dinas. DISKOMINFO sebagai penyedia dan pengelola sistem informasi daerah merasa perlu untuk membangun sebuah sistem informasi penyedia informasi naskah dinas. Sistem informasi yang akan dibangun diharapkan bisa memberikan pengarsipan yang lebih cermat dan cepat dalam pengelolaannya. Naskah dinas memiliki karakteristik yang berbeda satu sama lain. Karakteristik naskah dinas memberikan kemudahan untuk menyediakan informasi bagi perorangan atau instansi yang membutuhkan naskah dinas tersebut. Penjabaran tentang naskah dinas di atas memberikan masalah-masalah yang nantinya harus dihadapai oleh sistem informasi tersebut. Seperti ketepatan dan kecepatan dalam penyediaan informasi yang diinginkan oleh user. Banyak naskah dinas yang ketika telah dikeluarkan langsung disimpan oleh perorangan kedalam lemari arsip miliknya, padahal banyak yang membutuhkannya. Terjadi juga kesulitan dalam berbagi naskah dinas dengan orang lain karena penumpukan naskah dinas dan ketidak teraturan penyimpanan. Disebabkan masalah tersebut kami memberikan solusi pembangunan SISTEM INFORMASI PENYEDIA INFORMASI NASKAH DINAS PEMERINTAHAN JAWA BARAT.
2
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas tentang naskah dinas dapat kita simpulkan beberapa rumusan masalah yang akan dihadapi sistem informasi penyedia informasi naskah dinas, antara lain : 1. Kesulitan dalam berbagi berkas naskah dinas aktif yang disimpan perorangan karena penumpukan berkas dan ketidak teraturan penyimpanan. 2. Kecenderungan ketika telah dikeluarkannya naskah dinas aktif mereka langsung menyimpan sendiri naskah dinasnya kedalam arsip pribadi.
1.3 Batasan Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang telah dikemukakan di atas, maka pokok-pokok permasalahan yang menjadi batasan pembahasan laporan ini antara lain : 1. Menyediakan informasi naskah dinas yang dibutuhkan dan memberikan salinan naskah dinas dalam bentuk digital. 2. Pencariaan informasi berdasarkan atas kategori dan kata kunci pencarian untuk naskah dinas yang dibutuhkan. 3. Naskah dinas yang akan dikelola adalah sebatas pada naskah dinas aktif dalam lingkungan DISKOMINFO Provinsi Jawa Barat. 4. Sistem informasi penyedia informasi naskah dinas Pemerintahan Jawa Barat akan dibangun dengan berbasis web base.
3
1.4 Tujuan Kerja Praktik Setiap hal pasti mempunyai tujuan tersendiri, begitu juga dengan pelaksanaan Kerja Praktik ini atau bisa dikenal dengan KP, mempunyai tujuan diantaranya sebagai berikut : 1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional khususnya dalam komputer. 2. Mendidik peserta kerja praktik dengan keahlian dan keterampilan dalam bidang teknologi informasi khususnya keterampilan komputer. 3. Mampu membekali peserta kerja praktik dengan ilmu pengetahuan. 4. Mampu membekali peserta kerja praktik agar mampu memilih karir berkompetensi, dan mengembangkan sikap professional. 5. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas dan professional.
1.5 Manfaat Kerja Praktik Kerja praktik (KP) adalah sesuatu yang wajib diambil oleh mahasiswa yang sedang menempuh akademik disebuah perguruan tinggi. Biasanya KP diambil pada saat mahasiswa tersebut dalam tahap akhir dari perkuliahannya dan sebelum penyusunan skripsi. Sehingga KP disini akan menjadi dampak tersendiri bagi mahasiswa yang melaluinya. Diantaranya adalah manfaat yang akan didapat oleh mahasiswa karena telah mengetahui bagaimana kerja dalam tahap lapangan. Diantara manfaatnya adalah : 1. Mendapatkan pengalaman ilmu yang tidak ada di perkuliahan. 2. Memberikan gambaran di dunia kerja yang berbeda dengan dunia perkuliahan. 3. Menginspirasikan untuk menekuni bidang keahlian tertentu setelah mengikuti Kerja Praktik.
4
1.6 Metodologi Kerja Praktik Dalam penyusunan Tugas Akhir ini akan digunakan metodologi sebagai berikut: 1. Studi Literatur Pada tahap ini akan dilakukan studi mengenai konsep-konsep perancangan sistem informasi dan teknologi yang akan digunakan untuk membangun subsistem. 2. Analisis Kebutuhan Sistem Pada tahap ini akan dilakukan analisis mengenai kebutuhan dari sistem yang akan dibangun. 3. Pembangunan Sistem Informasi Pada tahap ini akan dibangun sistem informasi yang diinginkan dengan mengacu pada hasil analisis kebutuhan sistem, dan juga akan dilakukan pengujian ditahap ini. Pembangunan dan pengujian akan dilakukan secara iteratif dan inkremental. 4. Analisis Hasil, dan Penarikan Kesimpulan. Pada tahap ini sistem informasi akan diujikan untuk dilihat apakah dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan dan hasil analisis kebutuhan sistem. Selanjutnya akan dilakukan analisis terhadap hasil yang dicapai dan pengambilan kesimpulan.
1.7 Sistematika Penyusunan BAB I Pendahuluan. Pada bagian pendahuluan ini terdapat : Latar Belakang Masalah; Perumusan Masalah; Batasan Masalah; Tujuan Kerja Praktik; Manfaat Kerja Praktik; Metodologi Kerja Praktik; Sistematika Kerja Praktik.
5
BAB II Dasar Teori Pada bagian dasar teori ini terdapat : Landasan Teori. BAB III Tinjauan Umum Obyek Penelitian Pada bagian tinjauan umum obyek penelitian ini terdapat : Sistem kerja internal dan hal-hal lain yang lebih menjelaskan permasalahan yang akan dibahas pada obyek yang diteliti, yang isinya lebih ditekankan kepada sistem komputerisasi yang telah ada di obyek penelitian. BAB IV Analisis dan Perancangan Pada bagian analisis dan perancangan ini terdapat : Berdasarkan pada gambaran dari suatu permasalahan dan gambaran umum suatu obyek yang diteliti yaitu mengungkapkan permasalahan yang lebih khusus dari judul KP mencari alternatif pemecahan masalah, dirancang suatu pemecahannya yang mungkin (berupa pengembangan sistem yang sudah ada atau pembuatan sistem baru). BAB V Implementasi Bab ini memuat implementasi dari perancangan yang telah dibuat dan pembahasannya. Bab ini juga mencakup gambar tampilan (interface) dari program serta modul program yang mendukungnya. BAB VI Penutup Kesimpulan (Rangkuman keseluruhan isi yang sudah dibahas); Saran (Saran perluasan, pengembangan, pendalaman, pengkajian ulang). LAMPIRAN
6
