1
BAB I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang IT, sebuah inovasi yang tak pernah berhenti, mengubah wajah dunia dengan memberikan opsi-opsi baru dalam berkomunikasi, beraktivitas, dan hampir memasuki semua sendi kehidupan. Dunia bisnis pun melirik IT sebagai kesempatan besar untuk diaplikasikan dalam mendongkrak performa bisnis mereka. Batas-batas yang selama ini menjadi hambatan dalam melakukan operasi bisnis seperti geografi, dependensi terhadap human resource, infrastruktur dan jaringan komunikasi, pengarsipan dan manajemen pengetahuan, dan batas-batas lain sudah dapat dieliminasi. Tentunya semuanya dapat diimplementasikan dengan cost yang rendah dan benefit yang besar.
Dunia bisnis dan informasi adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan, tentunya membutuhkan jembatan penghubung diantaranya yaitu IT. Pertukaran informasi harus dapat dilakukan secara cepat bahkan realtime. Informasi menjadi kunci kemenangan dalam persaingan di pasar, dan begitu juga didalam tubuh perusahaan itu sendiri. Ini semua berimplikasi langsung terhadap kinerja bisnis perusahaan terutama dalam hal efisiensi operasi bisnis. Kata kunci inilah yang harus dibayar mahal oleh perusahaan. Tidak sedikit perusahaan yang membuat anggaran khusus untuk IT-nya. Ini berarti perhatian terhadap IT oleh perusahaan semakin meningkat, semua perusahaan berlomba-
2
lomba memenangkan persaingan pasar dengan meningkatkan sumber dan kualitas informasi mereka uang pastinya harus didukung infrastruktur yang menunjang.
ERP, SCM, CRM, E-Business, E-Commerce adalah contoh beberapa produk dan konsep operasi bisnis yang memanfaatkan IT secara signifikan. Perkembangan ilmu pengetahuan dan pengalaman bisnis pun secara langsung akan terus menghasilkan konsep-konsep baru dalam praktek bisnis, dalam penerapannya pasti memerlukan instrumen yang tepat agar efisien dan optimal pengoperasiannya.
Pada kenyataannya saat memilih dan mengimplementasikan solusi IT di dalam perusahaan muncul banyak kendala-kendala baik yang terjadi saat inisialisasi, pengembangan atau setelah sistem berjalan. Sehingga terjadi inefisiensi terhadap hasil dan biaya yang sudah dikeluarkan. Solusi yang biasa diambil adalah memanfaatkan jasa konsultan atau vendor untuk mengidentifikasi dan memberi solusi yang tepat, tetapi itu bukan solusi tunggal karena kegagalan juga sering terjadi. Itu semua dikarenakan kita tidak melihat masalah secara keseluruhan tetapi fokus pada satu atau dua variable spesifik yang menurut kita adalah penyebab utama permasalahan. Cara pandang perusahaan terhadap IT juga mempengaruhi seberapa besar IT dilibatkan dalam proses bisnis mereka. Jika melihat IT hanya sebagai alat maka IT tidak lebih dari barang-barang elektronik yang dipergunakan untuk menjalankan operasi, tetapi jika IT dipandang sebagai solusi maka diperlukan analisis kebutuhan yang mendalam, mix and match dengan IT option yang ada, dan relevansinya dengan bagian-bagian lain, bahkan mungkin IT menjadi integrator dari sistem yang sudah ada.
3
Kemudian masalah dasar tentang keterbatasan pengetahuan tentang IT, seperti tidak dapat mengukur benefit dan cost baik yang intangible maupun tangible membuat decision maker belum bisa memastikan dengan optimal menetapkan skala dan prioritas kebutuhan IT mereka.
Semua hal diatas mendasari ketertarikan untuk mencari dan menganalisis faktorfaktor kunci yang mempengaruhi efisiensi pemilihan dan pengimplementasian IT dalam perusahaan yang pada akhirnya berimplikasi juga pada peningkatan kinerja bisnis.
1.2 Rumusan Permasalahan Secara teoritis IT dengan sifat yang tertanam didalamnya dapat meningkatkan efisiensi dalam operasi bisnis, dan itu berarti sama dengan meningkatkan kecepatan proses, transaksi, pertukaran informasi dalam bisnis itu. Semakin cepat perputaran itu berarti semakin tinggi performa bisnis suatu perusahaan. Dibalik efisiensi penerapan IT itu terdapat berbagai faktor yang menarik untuk diteliti, hal-hal ini yang akan menjadi fokus penulis untuk dianalisa seberapa besar faktor-faktor ini mempengaruhi efisiensi penerapan IT tersebut. Faktor-faktor yang akan dipilih dalam penelitian diantaranya :
1. Outsource Vs Inhouse Development Faktor ini menjelaskan pemilihan metode dalam pengembangan sistem, apakah dengan menggunakan vendor lain untuk mengembangkan sistem tersebut akan lebih baik daripada mengembangkan sendiri dengan sumber daya yang ada. Secara teoritis memang outsource akan menekan biaya secara signifikan, tetapi apakah demikian juga pada penerapannya dalam IT ? atau sebaliknya ?
4
2. Sumber Daya Manusia Seberapa besar sumber daya manusia mempengaruhi kesuksesan dalam penerapan IT ? Kualitas dan Kualifikasi apa saja yang perlu diperhatikan ? Apakah dengan sistem yang dibangun dengan baik, masih membutuhkan dukungan sumber daya manusia ? Bukankah sistem sudah menggantikannya ?
3. Customize Vs Off The Shelf Software Dalam kaitannya dengan biaya yang harus dibayarkan, pemilihan jenis software sangatlah penting. Situasi dan kondisi akan sangat menentukan opsi ini. Cost Vs Benefit, juga menjadi pertimbangan. Apakah fungsionalitas dari software yang dipilih dapat memenuhi semua kebutuhan secara efisien, bagaimana dengan biaya dan waktu yang dibutuhkan ?
4. Keterlibatan pemakai dalam pengembangan IT Keterlibatan user dalam pengembangan IT sangat berperan penting, bukan hanya pada fase user requirement tetapi juga pada fase-fase selanjutnya. Developer dan user adalah partner, bekerja sama membuat solusi atas permasalahan bisnis yang ada. Sehingga kejelasan user dalam mendefinisikan kebutuhan pada developer akan menentukan hasil akhirnya. Pertanyaan yang timbul, ”Apakah hasilnya menjawab dengan tepat kebutuhan yang benar-benar diinginkan user ?”
5
5. IT Evaluation Evaluasi dan audit terhadap sistem IT yang sudah berjalan dapat memberikan feedback tentang seberapa efisien sistem yang sudah berjalan, melihat permasalahanpermasalahan baru yang muncul dengan adanya sistem ini, mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan sistem yang berjalan, apakah constrain sistem tidak membatasi fleksibilitas dalam proses bisnis ?, apakah aturan-aturan dalam manajemen IT dan infrastrukturnya sudah berjalan dengan baik ?
Pada akhirnya faktor-faktor ini akan menjawab, ”Apa saja faktor-faktor yang secara signifikan mempengaruhi efisiensi penerapan IT dalam bisnis ?”
Semua rumusan permasalahan di atas akan dijawab dalam tesis ini. Jawabanjawabannya dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan dalam memperbaiki kinerja ITnya dengan tetap terfokus pada bisnis utama mereka.
1.3 Tujuan dan Manfaat Begitu banyaknya variabel-variabel independent yang mempengaruhi efisiensi dalam penerapan IT ini mungkin tidak dapat terjawab semua dalam penelitian ini. Tetapi melalui hipotesis yang membatasi variable-variable independent tersebut diharapkan dapat mensintesis hasil yang memberikan gambaran yang cukup jelas tentang hubungan sebab-akibat antara performa bisnis, efisiensi penerapan IT, dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Pada akhirnya hasilnya dapat menjadi kajian bagi para pembuat keputusan sebelum melakukan pemilihan dan penerapan IT dalam perusahaannya.
6
Manfaat yang diharapkan dari penelitian dimanfaatkan untuk kepentingan bisnis dan akademis yang masing-masing diuraikan sebagai berikut :
Bisnis
1. Memberi gambaran bagi perusahaan-perusahaan tentang faktor-faktor yang mungkin menjadi hambatan dalam implementasi IT di perusahaan mereka selama ini.
Dalam realitasnya variabilitas pengaruh faktor-faktor yang sudah di definisikan penulis terhadap performa IT sangatlah tinggi, tetapi dengan menggunakan samplesample yang cukup diharapkan bisa memberikan gambaran kondisi global perusahaan-perusahaan di Indonesia dan menemukan persamaan permasalahan IT.
2. Hasilnya diharapkan dapat mengungkap faktor-faktor lain yang menjadi kunci dalam kesuksesan implementasi IT.
Penulis tidak menjamin bahwa faktor-faktor independent yang sudah di definisikan penulis adalah faktor-faktor independent yang paling berpengaruh. Tidak menutup kemungkinan ditemukan faktor-faktor penting lainnya, yang berguna untuk penelitian selanjutnya.
7
3. Dengan
memperhatikan
faktor-faktor
independent
yang
sangat
berpengaruh, perusahaan dapat mengoptimalkan dan memprioritaskan biaya (IT Cost) yang akan dikeluarkan untuk meningkatkan performa bisnis mereka melalui IT yang optimal dan efisien.
Efisiensi erat kaitannya dengan biaya yang harus dikeluarkan. Hasil penelitian terhadap faktor-faktor independent yang sudah di definisikan penulis bisa menjadi acuan bagi perusahaan dalam menentukan prioritas dalam belanja IT-nya, kesalahan dalam menentukan prioritas dan jumlah pengeluaran untuk IT kadang menjadi akar dari inefisiensi investasi IT.
4. Memberikan penjelasan tentang benang merah diantara kebutuhan perusahaan, benefit yang dapat dihasilkan dari pemilihan faktor-faktor independent, dan biaya yang harus dikeluarkan. Sering kali pertanyaan tentang, ”Apa benefit yang bisa dihasilkan dengan penerapan IT baru ini ? Bagaimana bisa meningkatkan pendapatan secara signifikan ?” tidak dapat dijawab para manajer IT secara langsung, karena benefit dari IT rata-rata bersifat intangible. Sehingga kesulitan pengukuran keuntungan secara langsung sering menjadi alasan ketidakyakinan pembuat keputusan untuk menerapkan IT dalam perusahaannya. Pengetahuan tentang solusi IT yang luas, dan kemampuan mengalamatkan pada masalah yang ada adalah awal kunci sukses dari implementasi IT. Pengukuran biaya dan benefit yang dihasilkan semakin jelas terukur, sehingga biaya yang dikeluarkan dapat efisien dan optimal.
8
Akademis
1. Menambah khasanah pengetahuan tentang hubungan performa bisnis dengan IT.
Penulis berharap karya tulis ini dapat memperkaya khasanah pengetahuan khususnya dalam pengetahuan dunia bisnis. Penulis sadari bahwa perputaran dunia IT sangatlah cepat mungkin dalam beberapa periode apa yang dituliskan disini sudah tidak lagi bernilai untuk kondisi itu, tetapi perputaran roda pengetahuan harus berputar dengan cepat dengan begitu peningkatan kualitas kehidupan manusia akan semakin cepat pula.
2. Diharapkan dapat menghasilkan model baru atau mengekstensifikasikan model yang sudah dibuat oleh penelitian sebelumnya.
Ini bukanlah penelitian yang baru dan juga penelitian yang sudah pernah dilakukan. Di dalam penelitian ini penulis mencoba merumuskan model tentang hubungan performa bisnis dalam kaitannya dengan efisiensi operasi bisnis kemudian mendefinisikan faktor-faktor yang memiliki pengaruh yang besar terhadapnya. Penambahan variable-variable independent mungkin dapat menjadi keunikan tersendiri dalam penelitian ini.
9
3. Memacu dan menggerakan penelitian lanjutan.
Penulis tidak menjadikan karya ini hanya sebagai syarat kelulusan saja, tetapi menggerakan diadakannya penelitian lanjutan di masa mendatang. Dengan begitu diharapkan peningkatan, pengembangan, perbaikan, revisi yang inkremental, terusmenerus membuat hasil penelitian ini menjadi semakin berarti dan menjadi bahan yang selalu menarik untuk dikaji. Tentunya memberi sumbangsih yang signifikan dalam dunia akademis.
1.4 Ruang Lingkup Dalam melakukan penelitian ini tentunya membutuhkan kajian lebih dalam yang membutuhkan resource dan waktu yang cukup lama sehingga menghasilkan hasil yang optimal. Keterbatasan waktu dan sumber daya yang tersedia menjadi alasan perlunya pembatasan ruang lingkup. Ini juga memudahkan bagi pengembangan penelitian ini selanjutnya. Untuk mengawali penelitian ini penulis akan mencoba mengumpulkan datadata primer dari hasil observasi dan kuesioner online yang akan ditargetkan pada praktisipraktisi IT dan vendor-vendor IT yang ada di Jakarta, Indonesia. Waktu pengumpulan data diadakan selama empat bulan terhitung mulai tanggal 1 Juni 2008 sampai dengan 30 September 2008. Variabel yang diteliti dibatasi sesuai dengan variabel-variabel yang sudah di definisikan oleh penulis sebelumnya pada perumusan masalah. Pertanyaan dan hal-hal yang akan digali tidak spesifik per-proyek yang sudah dilakukan target penelitian tetapi pengalaman mereka secara umum tentang pengembangan IT di perusahaan mereka. Objek dapat berupa produk atau service IT yang pernah mereka terapkan. Tambahan sumber data diperoleh dari study literatur, jurnal-jurnal online.
