BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi dalam melaksanakan aktivitasnya pasti memerlukan
informasi. Informasi yang diperlukan oleh setiap organisasi yaitu untuk menunjang tujuan dari suatu organisasi. Salah satu sumber informasi yang tercipta adalah arsip. Dalam Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Selanjutnya arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dan
1
Undang-undang Nomor.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; pasal 1 ayat 2
2
retensinya telah habis, akan tetapi masih disimpan karena memiliki nilai berkesejarahan dan berketerangan dipermanenkan.2 Arsip merupakan sumber informasi yang dimiliki oleh setiap organisasi. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.3 Banyaknya tugas dan fungsi yang dilakukan oleh suatu organisasi maka arsip yang tercipta akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip yang tercipta, pengelolaan arsip secara tepat dan akurat sangat diperlukan. Pengelolaan arsip yang baik tidak lepas dari sistem pemberkasan atau penyimpanan arsip yang baik pula yang harus dilakukan oleh suatu organisasi. Dalam buku Manajemen Kearsipan Modern karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono disebutkan bahwa: Sistem pemberkasan atau penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.4
2
Ibid., pasal 1 ayat 7
3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2014), hlm. 2. 4
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh , Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 51.
3
Sistem pemberkasan dibagi menjadi empat: sistem pemberkasan numerik, sistem pemberkasan berdasarkan alfanumerik, sistem pemberkasan berdasarkan abjad (alphabetis), dan sistem pemberkasan berdasarkan kronologis. Betty R. Ricks dalam bukunya Information and Image Management A Records System Approach menyatakan mengenai sistem pemberkasan numerik yaitu: In a numeric classification system records are arranged in order by number.5 (Dalam sistem klasifikasi numerik arsip diatur dengan nomor urut). Sistem pemberkasan alfanumerik : Alphanumeric classification systems are arrangements of records based on a combination of alphabetic and numeric characters.6 (Sistem klasifikasi alfanumerik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi dari abjad dan angka). Sistem pemberkasan abjad : Alphabetic classification systems are those that arrange records alphabetically by letter, word, and unit.7 (Sistem klasifikasi abjad adalah sistem yang mengatur arsip berdasarkan abjad huruf, kata, dan unit). Untuk sistem pemberkasan kronologis Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Kearsipan menyatakan : Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke luar.8
5
Betty R. Ricks, Information and Image Management A Records System Approach, (Ohio: South-Western Publising Co, 1992), hlm. 149. 6
Ibid., hlm. 154.
7
Ibid., hlm. 143.
8
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 1993), hlm. 76.
4
Sistem pemberkasan atau penyimpanan arsip dimulai dari mengindeks arsip yang akan diberkaskan. Mengindeks arsip ini adalah langkah untuk menguraikan caption yang terkandung dalam arsip menjadi bagian-bagian yang lebih kecil menurut aturan atau ketentuan yang berlaku bagi setiap judul atau nama, untuk menentukan kode arsip yang bersangkutan.9 Selain mengindeks, penunjuk silang (cross-reference) juga termasuk dalam sistem pemberkasan. Penunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari satu dokumen yang dicari yang berada pada map seperti yang ditunjukkan.10 Setelah mengindeks dan tunjuk silang, pemberkasan atau penyimpanan arsip adalah yang terakhir dilakukan. Pemberkasan dan penyimpanan arsip sangat dibutuhkan oleh setiap instansi, entah itu instansi pemerintah maupun swasta, demikian halnya dengan Pengadilan Negeri Wates. Dengan pertumbuhan arsip yang begitu banyak maka pemberkasan arsip sangat diperlukan. Pengadilan Negeri Wates belum pernah dijadikan tempat praktek kerja lapangan tentang kearsipan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk praktik kerja lapangan tentang sistem kearsipan di Pengadilan Negeri Wates, khususnya tentang sistem pemberkasan dan penyimpanan arsipnya. Pengadilan Negeri Wates merupakan pengadilan yang menyelenggarakan peradilan guna menegakkan hukum dan keadilan di wilayah Kabupaten Kulon
9
Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT. Prestasi Pustakaraya, 2011), hlm. 66. 10
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh , Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 49.
5
Progo. Dengan tugas dan wewenang yang dimiliki Pengadilan Negeri Wates yaitu menerima, memeriksa, memutuskan dan menyelesaikan setiap perkara yang masuk, maka arsip yang tercipta tentu sangat banyak. Setiap arsip yang tercipta ada kemungkinan akan digunakan kembali untuk kasus hukum selanjutnya. Arsip yang ada di Pengadilan Negeri Wates sangat berperan penting untuk alat bukti yang akurat dan sebagai pengambilan keputusan tentang hukum yang akan dijatuhkan pada para pelanggar hukum. Salah satu arsip penting di Pengadilan Negeri adalah arsip hukum pidana. Arsip hukum pidana adalah arsip tentang peraturan-peraturan yang menentukan perbuatan apa yang dilarang dan termasuk ke dalam tindakan pidana, serta menentukan hukuman yang dapat dijatuhkan terhadap pelakunya.11 Semakin bertambahnya kasus hukum yang ada di daerah tersebut, maka semakin banyak pula arsip yang tercipta di Pengadilan Negeri tersebut. Dengan jumlah arsip yang begitu banyak, pemberkasan harus dilakukan sesuai sistem yang ada. Pemberkasan arsip perlu dilakukan agar penyimpanan arsip bisa dilakukan lebih mudah, cepat, tepat, dan akurat. Dengan penyimpanan arsip yang dilakukan secara tepat, maka akan sangat membantu dalam penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, (1) Bagaimana sistem pemberkasan yang ada di Pengadilan Negeri Wates, (2) Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan di Pengadilan Negeri Wates dalam sistem pemberkasan dan penyimpanannya, (3) Bagaimana 11
Muchsin, Ikhtisar Ilmu Hukum , http://id.m.wikipedia.org/wiki/ Hukum_pidana (dl: 9 Desember 2014), hlm. 84.
6
proses penemuan kembali arsip di Pengadilan Negeri Wates, (4) Kendala apa saja yang dihadapi dalam proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Wates. B.
Tujuan PKL Ada beberapa tujuan yang akan dicapai dalam PKL ini. Pertama adalah
untuk mencari informasi untuk membuat
tugas akhir. Kedua yaitu untuk
menambah wawasan dalam dunia kerja yang sebenarnya, bagaimana perbedaan dalam praktek kerja dengan teori yang didapatkan, khususnya dalam pemberkasan dan penyimpanan arsipnya. Ketiga, sejauh mana pentingnya arsip bagi organisasi dan juga masyarakat. Keempat yaitu untuk mengetahui metode dan sistem yang digunakan oleh organisasi dalam pengelolaan arsip, penyimpanan, perawatan, dan penemuan kembali arsipnya. Manfaat yang diperoleh dari PKL tersebut adalah untuk membandingkan sejauh mana kesesuaian antara teori yang penulis dapatkan dengan praktek yang sesungguhnya di lapangan dalam bidang sistem kearsipannya. Untuk mengetahui pengaruh yang didapatkan dari arsip itu sendiri terhadap kinerja organisasi, dan pengelolaan yang diterapkan di dalam organisasi itu sendiri. Manfaat yang lainnya adalah sebagai sarana penerapan ilmu kearsipan yang didapatkan untuk membantu instansi dalam menciptakan sistem kearsipan yang baik dan teratur, sehingga arsip yang disimpan di Pengadilan Negeri Wates lebih berdayaguna untuk kelangsungan hidup organisasi tersebut. C.
Metode Pengumpulan Data Penulisan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode dalam
pengumpulan datanya. Pertama adalah studi pustaka. Studi pustaka dilakukan
7
dalam pengumpulan data yang berasal dari buku-buku yang berkaitan dengan tema penulisan. Selain itu, metode ini digunakan untuk memperoleh data pendukung yang relevan, juga sebagai acuan dan perbandingan penulis sebagai bahan referensi. Metode yang kedua adalah observasi dan praktik. Observasi dilakukan untuk mengetahui seluk beluk organisasi tersebut. Observasi yang dilakukan adalah terhadap struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi, tata cara kinerja organisasi, perilaku pegawai di dalam organisasi. Praktik dilakukan terhadap pengelolaan arsip khususnya pada pemberkasan dan penyimpanan arsip yang ada di organisasi. Selain itu metode wawancara juga diperlukan dalam pengumpulan data, untuk menambah informasi yang tidak diperoleh dengan kedua metode sebelumnya. Wawancara dilakukan terhadap pegawai instansi yang secara langsung, dan secara tidak langsung memiliki hubungan dan menangani arsip yang ada di instansi tersebut. Alasan penggunaan beberapa metode tersebut dalam pengumpulan data tugas akhir adalah untuk memudahkan proses pengumpulan data. Selain itu data yang didapatkan bisa terjamin dalam kelengkapannya, keakuratannya, dan dapat dipertanggungjawabkan. Antara metode satu dengan yang lainnya saling berkaitan untuk mendukung dan melengkapi data yang sudah dikumpulkan. D.
Tinjauan Pustaka Untuk mendukung dalam pelaksanaan PKL ini, serta untuk lebih
memahami dasar dari kearsipan dan pengaplikasian di lapangan diperlukan beberapa bahan pustaka yang berhubungan dengan topik. Buku pertama adalah
8
Manajemen Kearsipan disusun oleh Zulkifli Amsyah yang di terbitkan oleh P.T. Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1993. Buku tersebut berisi tentang sistem penyimpanan arsip dengan berbagai cara dan berisi tentang penyusutan arsip. Bagian yang penting dalam penulisan tugas akhir ini adalah di bagian kedua, keempat dan bagian kelima sampai kesembilan. Bagian kedua yaitu tentang mengindeks dan mengabjad, yang berisikan peraturan dan praktek mengindeks, penunjuk silang, praktek penemuan kembali dan praktek penunjuk silang. Bagian yang keempat adalah sistem penyimpanan, sistem penyimpanan antara lain sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem subyek. Di bagian kelima semua berisi mengenai penyimpanan dengan sistem kronologis, bagian keenam juga semua mencakup tentang penyimpanan dengan sistem abjad, bagian ketujuh penyimpanan
dengan sistem
nomor, bagian kedelapan
penyimpanan dengan sistem geografis, dan pada bagian kesembilan membahas tentang penyimpanan sistem subyek. Buku kedua adalah Information and Image Management A Records System Approach yang disusun oleh Betty R. Ricks yang diterbitkan oleh SouthWestern Publising Co tahun 1992. Pada bagian keenam berisi tentang mengindeks dan sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi yang terdapat pada buku ini adalah berdasarkan alphabetis, numerik, alphanumerik, dan kronologis. Selain itu, terdapat tata cara menunjuk silang (cross-reference), tata cara pelabelan pada folder juga diterangkankan dalam buku ini. Juga terdapat tata cara penggunaan filing cabinet yang baik dan benar. Bagian-bagian tersebut sangat membantu penulis dalam menyusun tugas akhir ini.
9
Buku ketiga adalah Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi yang dikeluarkan oleh Mahkamah Agung RI pada tahun 1994. Dalam buku ini yang paling membantu dalam penyusunan tugas akhir yaitu pada bagian petunjuk pelaksanaan perkara pidana di tingkat Pengadilan Negeri. Pada bagian tersebut terdapat pengertian-pengertian perkara pidana biasa, cepat dan singkat. Buku keempat adalah Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Dalam Empat Lingkungan Buku II yang dikeluarkan oleh Mahkamah Agung RI pada tahun 2009. Dalam buku ini pada bagian petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan administrasi dan teknis peradilan di lingkungan peradilan umum perkara pidana terdapat proses kearsipan yang harus dilaksanakan pada setiap Pengadilan Negeri. Di dalam bagian tersebut juga terdapat jenis arsip yang ada di Pengadilan Negeri, berkas perkara, dan juga terdapat pembenahan dan penataan arsip di lingkungan Pengadilan Negeri. Bagian yang ada di dalam buku ini sangat membantu dalam penyusunan tugas akhir ini. E.
Sistematika Penulisan Laporan Laporan tugas akhir dengan judul “Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di
Pengadilan Negeri Wates” terdiri atas empat bab. Bab pertama yaitu pendahuluan yang berisikan tentang latar belakang dan permasalahan yang menjadi acuan untuk melakukan praktik kerja lapangan, tujuan PKL, metode pengumpulan data dan tinjauan pustaka. Latar belakang dan permasalahan berisikan tentang alasan mengapa penulis memilih judul atau tema yang terdapat pada tugas akhir ini dan rumusan masalah untuk menjadi acuan pada saat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
10
Metode pengumpulan data yang penulis lakukan adalah observasi, wawancara, praktik, dan studi pustaka. Selanjutnya adalah tinjauan pustaka, tinjauan pustaka dilakukan dengan menggunakan buku-buku yang berhubungan dengan tema yang penulis ambil untuk menunjang kelancaran dalam penulisan tugas akhir ini. Bab dua berisi tentang gambaran umum dari Pengadilan Negeri Wates, yang berisi tentang sejarah Pengadilan Negeri Wates, wilayah hukum Pengadilan Negeri Wates, visi dan misi dari Pengadilan Negeri Wates, struktur organisasi dan tugas pokok dan fungsi Pengadilan Negeri Wates. Bab tiga adalah pembahasan dari laporan tugas akahir yaitu Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates. Pada bab ini berisi tentang kegiatan yang dilakukan selam Praktek Kerja Lapangan sesuai dengan tema yang diambil dalam penulisan tugas akhir ini, dan juga untuk menjawab rumusan masalah yang diambil pada sub bab sebelumnya. Sub bab yang terdapat pada bab tiga yaitu gambaran arsip pidana yaitu penjelasan tentang hukum pidana yang berada di Pengadilan Negeri Wates, sistem pemberkasan, penemuan kembali arsip, sarana dan prasarana, dan kendala yang dihadapi saat penataan arsip dilakukan. Bab empat merupakan bab terakhir atau penutup dalam penulisan tugas akhir ini yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan intisari dari bab-bab sebelumnya yang merupakan jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan penulis. Saran merupakan masukan-masukan yang diberikan penulis pada instansi terkait.
