Bab I Pendahuluan
I. 1 Latar Belakang Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam suatu perusahaan memerlukan biaya yang besar dan memungkinkan terjadinya resiko kegagalan yang cukup tinggi. Di sisi lain penerapan TI juga dapat memberikan keuntungan dengan menyediakan peluang-peluang untuk meningkatkan produktifitas bisnis yang sedang berjalan. Penerapan TI juga sangat membantu perusahaan dalam melakukan perkembangan dan menghadapi persaingan.
Permasalahan pengelolaan TI (IT Governance) dalam perusahaan saat ini telah mengalami peralihan dari permasalahan teknologi menjadi permasalahan manajemen. Pada awalnya TI hanya digunakan sebagai enabler bagi strategi perusahaan, namun saat ini TI telah menjadi bagian integral dari strategi tersebut. Hal tersebut dipicu oleh meningkatnya ketergantungan perusahaan akan kebutuhan di bidang TI, sehingga mengharuskan perusahaan melakukan pengelolaan aset TI sebagaimana aset-aset perusahaan yang lain.
Keberhasilan pengelolaan TI sangat ditentukan oleh keselarasan tujuan penerapan TI dan tujuan perusahaan. Pengelolaan TI dalam perusahaan dilakukan dengan memastikan penggunaan informasi dan teknologi sehingga dapat mendukung tujuan bisnis perusahaan, penggunaan sumberdaya secara optimal dan pengelolaan resiko secara tepat. Pada dasarnya pengelolaan TI berkaitan dengan dua permasalahan utama, yaitu peranan TI dalam memberikan nilai bagi perusahaan dan penanganan resiko-resiko dari penerapan TI. Peranan TI ditinjau dari keselarasan dengan tujuan bisnis, sedangkan penanganan resiko ditinjau dari peningkatan akuntabilitas perusahaan sebagai hasil dari penerapan TI.
Pengelolaan TI merupakan struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuannya melalui penambahan nilai dengan tetap memperhatikan keseimbangan antara resiko dan manfaat dalam
1
2
menerapkan TI dan proses-proses di dalamnya. Penggunaan teknologi dalam aspek sosial dan ekonomi telah menciptakan ketergantungan pada TI dalam menginisiasi, merekam, memindahkan dan mengelola seluruh aspek transaksi ekonomi serta informasi dan pengetahuan perusahaan, yang menjadikan pengelolaan TI memiliki peran strategis dalam perusahaan.
Tujuan dari pengelolaan TI adalah untuk memberikan arahan pemanfaatan TI agar dapat menjamin kinerja TI dapat memenuhi tujuan penyelarasan TI dengan tujuan perusahaan dan dapat merealisasikan keuntungan yang dijanjikan. Disamping itu TI juga harus membantu perusahaan dalam menciptakan peluang-peluang baru dan memaksimalkan keuntungan. Sumberdaya TI harus digunakan secara optimal dan resiko yang berkaitan dengan TI harus dikelola dengan baik.
PT. Surveyor Indonesia adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang survei, inspeksi dan konsultansi. Visi dari PT. Surveyor Indonesia adalah menjadi perusahaan internasional yang terpercaya dan terkemuka di bidang jasa survey, inspeksi dan konsultansi melalui inovasi di bidang jasa. Sedangkan misi PT. Surveyor Indonesia adalah memberikan nilai tambah bagi para pemegang saham melalui penyediaan jasa survey, inspeksi dan konsultansi secara professional dan independen. Strategi PT. Surveyor Indonesia dalam melakukan bisnisnya dilakukan dengan menciptakan solusi optimal melalui inovasi dengan kompetensi, integritas dan kepedulian.
Dalam melakukan pengelolaan TI PT. Surveyor Indonesia dibutuhkan sebuah model pengelolaan yang dapat dijadikan acuan, sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan dan dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi di perusahaan. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) merupakan sebuah model standar tata kelola yang representatif
dan
menyeluruh,
yang
mencakup
masalah
perencanaan,
implementasi, operasional dan pengawasan terhadap seluruh proses TI. Berdasarkan hal tersebut maka dalam penelitian ini akan dirancang sebuah model
3
pengelolaan TI untuk PT. Surveyor Indonesia dengan menggunakan kerangka kerja COBIT.
Kerangka kerja COBIT mengidentifikasi proses-proses TI dalam 4 domain utama, yaitu domain Planning and Organisation (PO), Acquisition and Implementation (AI), Delivery and Support (DS), dan Monitoring (M). Domain PO mencakup strategi dan taktik, serta perhatian pada identifikasi cara TI dalam memberikan kontribusi terbaiknya pada pencapaian objektif bisnis. Domain AI mencakup realisasi, implementasi dan integrasi strategi TI kedalam proses bisnis. Domain DS berhubungan dengan penyampaian dan dukungan layanan-layanan TI. Domain M mencakup pengawasan pada seluruh kendali-kendali yang diterapkan pada setiap proses TI. . Penyusunan model pengelolaan TI untuk PT. Surveyor Indonesia hanya dilakukan pada domain DS dan M. Pemilihan kedua domain tersebut disesuaikan dengan permasalahan dan kebutuhan PT. Surveyor Indonesia dalam melakukan pengelolaan TI. Berdasarkan hasil analisis pada dokumen Master Plan TI PT. Surveyor Indonesia dapat diidentifikasi bahwa permasalahan dan kebutuhan TI PT. Surveyor Indonesia saat ini berada pada domain DS dan M kerangka kerja COBIT. Solusi bagi permasalahan dan kebutuhan TI yang tercakup dalam domain PO dan AI COBIT telah dibahas dan dibuatkan roadmap implementasinya dalam dokumen Master Plan TI PT. Surveyor Indonesia.
I.2 Rumusan Masalah Penerapan TI di sebuah perusahaan harus memperhatikan keselarasan dengan strategi dan tujuan perusahaan. Hal tersebut memerlukan analisis terhadap infrastruktur dan pengelolaan TI yang ada di perusahaan untuk memastikan bahwa keduanya telah sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Hasil penerapan TI akan menjadi optimal apabila didapatkan sebuah model pengelolaan TI yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja dan pencapaian
4
tujuan bisnis perusahaan. Model tersebut juga harus dapat menjadi acuan kesesuaian pengelolaan TI perusahaan dengan standar pengelolaan TI yang umum dan diakui secara global.
Penyusunan model pengelolaan TI bersifat spesifik sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan. Dalam penelitian ini akan disajikan sebuah rancangan model pengelolaan TI untuk PT. Surveyor Indonesia dengan menggunakan kerangka kerja COBIT pada domain Delivery & Support dan Monitoring.
I.3 Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan model pengelolaan TI untuk PT. Surveyor Indonesia dengan menggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) pada domain Delivery & Support dan Monitoring. Perancangan model tersebut akan disesuaikan dengan karakteristik strategi dan tujuan bisnis PT. Surveyor Indonesia dan diharapkan dapat menjadi acuan dalam melakukan pengelolaan TI di PT. Surveyor Indonesia dan BUMN lainnya yang bergerak di bidang usaha yang sejenis.
I.4 Batasan Masalah Pemilihan kerangka kerja COBIT pada penyusunan rancangan model pengelolaan TI dalam penelitian ini didasarkan pada hal-hal berikut ini : 1. COBIT memungkinkan perusahaan melakukan pengelolaan TI secara terintegrasi. 2. COBIT memiliki cakupan yang lebih luas, komprehensif dan mendalam dalam melihat proses pengelolaan TI dibandingkan dengan standar-standar lainnya. 3. COBIT dapat menjembatani antara model kendali yang berfokus proses bisnis dan model kendali yang berfokus TI. 4. COBIT merupakan alat bantu dalam melakukan kontrol informasi dan resiko-resiko dalam pengelolaan TI.
5
Kerangka kerja COBIT memiliki 4 domain utama, yaitu Planning & Organisation, Acquisition & Implementation, Delivery & Support, dan Monitoring. Setiap domain memiliki beberapa high-level control-objective yang akan dianalisis penerapannya dalam perusahaan. Pada penelitian ini perancangan model pengelolaan TI hanya akan dibatasi dan difokuskan pada 2 domain saja (Delivery & Support dan Monitoring).
I.5 Kegunaan Hasil Penelitian ini akan menganalisa tingkat kematangan (maturity level) pengelolaan TI yang telah berjalan di PT. Surveyor Indonesia. Hasil analisis tersebut bertujuan untuk menjadi acuan dalam melakukan reposisi pengelolaan yang telah ada dan re-assessment kebutuhan dan kebijakan pengelolaan TI di PT. Surveyor Indonesia.
Perancangan model pengelolaan TI pada penelitian ini bertujuan untuk menghilangkan kesenjangan antara tingkat kematangan pengelolaan TI yang telah berjalan dan tingkat kematangan pengelolaan TI kerangka kerja COBIT yang akan digunakan sebagai acuan pengelolaan TI di PT. Surveyor Indonesia. Dengan mengacu pada model pengelolaan TI yang dihasilkan PT. Surveyor Indonesia diharapkan dapat memanfaatkan infrastruktur TI yang dimilikinya dalam meningkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan serta meningkatkan keunggulan kompetitif dalam menjalankan bisnisnya.
I.6 Metodologi Penyusunan model pengelolaan TI di PT. Surveyor Indonesia dilakukan melalui tahapan-tahapan berikut ini : 1. Pengumpulan dokumen mengenai visi, misi, strategi, tujuan dan struktur organisasi PT. Surveyor Indonesia. 2. Pengumpulan dokumen mengenai kebijakan pengelolaan TI PT. Surveyor Indonesia.
6
3. Pengumpulan dan analisis data kuisioner dan wawancara untuk melakukan identifikasi management awareness dan tingkat kematangan pada pengelolaan TI di PT. Surveyor Indonesia. 4. Pemberian rekomendasi untuk mengatasi perbedaan tingkat kematangan pengelolaan TI PT. Surveyor Indonesia. 5. Penyusunan rancangan model pengelolaan TI PT. Surveyor Indonesia dengan menggunakan acuan kerangka kerja COBIT.
I.7 Sistematika Penulisan Tesis ini terdiri dari 5 bab, yaitu pendahuluan, tinjauan pustaka, kondisi Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia, usulan model pengelolaan Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia, dan penutup. Bab I Pendahuluan, berisi penjelasan mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi, dan sistematika pembahasan. Bab II Tinjauan Pustaka, membahas mengenai landasan teori yang mendasari perancangan pengelolaan Teknologi Informasi. Topik pembahasan meliputi konsep tata kelola TI, framework COBIT, tahapan penerapan tata kelola TI menggunakan COBIT, model kematangan, Critical Success Factors dan pengukuran kinerja. Bab III Kondisi teknologi informasi PT. Surveyor Indonesia, membahas mengenai latar belakang perusahaan, rencana strategis perusahaan, kedudukan TI di PT Surveyor Indonesia, dan analisis kondisi pengelolaan Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia. Hasil analisis dalam bab ini akan digunakan untuk menyusun usulan model pengelolaan Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia.
7
Bab IV Usulan Model Pengelolaan Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia, membahas mengenai rekomendasi untuk mengatasi gap kematangan proses TI, model pengelolaan TI COBIT, dan Usulan Pengelolaan Proses DS13 (Mengelola Operasi). Bab V Penutup, berisi kesimpulan yang didapatkan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang dapat diberikan untuk penelitian berikutnya. .
