Bab I Pendahuluan I. 1. Latar Belakang Dalam buku The Third Wave, Alvin toffler dalam Triyono (2008) menyatakan sejarah perkembangan peradaban manusia dibagi dalam tiga era, yaitu era manual, era mesin industri dan era pengetahuan. Saat ini peradaban manusia telah memasuki era pengetahuan, dimana pengetahuan tidak hanya dianggap sebagai sekadar ilmu pengetahuan, tetapi telah menjadi salah satu modal untuk dapat bertahan dan berkembang khususnya bagi organisasi. Membangun keunggulan sebuah organisasi di dalam situasi persaingan yang sedemikian tinggi, mengharuskan organisasi memiliki strategi yang handal dalam menjalankan organisasinya. Strategi seyogianya dibangun atas dasar pemahaman yang komprehensif mengenai aset atau sumber daya apa yang tepat digunakan organisasi bila ingin unggul. Pada era pengetahuan ini, telah terjadi pergeseran paradigma mengenai sumber daya yang mampu mengantar organisasi menjadi lebih unggul. Organisasi yang unggul tidak semata-mata harus bertumpu pada sumber daya finansial, bangunan, tanah, teknologi, dan aset-aset yang bersifat tangible lainnya, tetapi justru harus lebih bertumpu pada aset pengetahuan (intangible), karena hanya pengetahuan yang memiliki kriteria langka (non rivalrous), dapat meningkatkan keuntungan (increasing return), dan not additive, yang merupakan karakteristik sumber daya yang memiliki keunggulan stratejik (Sangkala, 2007). Ada empat butir alasan mengenai mengapa pengetahuan dapat menciptakan bertahannya keunggulan bersaing yaitu berharga, langka, sulit ditiru, dan sulit digantikan. Barney dalam Munir (2008) memberikan empat kriteria yang dapat dipakai untuk membantu organisasi mengidentifikasikan sumber daya yang dipandang mendukung keunggulan bersaing, yaitu : 1.
Berharga (Valuability). Agar dapat mendukung keunggulan bersaing organisasi, suatu sumber daya harus berharga, dalam arti mempunyai
1
2
kapasitas menyempurnakan efisiensi, efektifitas organisasi, dan menghasilkan inovasi. 2.
Langka (Rarity). Agar dapat mendukung keunggulan bersaing organisasi, suatu sumber daya harus langka karena tidak banyak tersedia atau sulit diperoleh, dan sangat diminati (in high demand).
3.
Sulit ditiru (inimitability). Agar dapat mendukung keunggulan bersaing organisasi, suatu sumber daya harus sulit ditiru.
4.
Sulit digantikan (substitutability). Agar dapat mendukung keunggulan bersaing organisasi, suatu sumber daya harus sulit dicari pengganti atau substitusinya.
Knowledge management (KM) atau manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang bertumpu pada pemahaman bahwa tugas organisasi, yaitu memahami dengan baik bagaimana dan kapan penciptaan pengetahuan harus didukung, bagaimana menggunakan akumulasi pengetahuan yang sudah tercipta sehingga pemanfaatan pengetahuan tersebut dapat meningkatkan produktivitas organisasi (Sangkala, 2007). Istilah KM bukanlah merupakan istilah baru, istilah KM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1986 (Tobing, 2007), dalam Konferensi Manajemen Eropa. Secara umum pemahaman mengenai istilah KM adalah sebuah sistem untuk menciptakan, menyimpan dan menyebarkan pengetahuan setiap individu dalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk memudahkan akses pengetahuan bagi setiap individu itu sendiri (Sangkala, 2007). Ada berbagai macam definisi KM, definisi tersebut tergantung dari sudut pandang masing-masing ahli. Untuk dapat lebih memahami apa yang dimaksud dengan KM, dipilih definisi dari Tannebaum dalam Sangkala (2007) yang dirasa cukup memadai sebagai dasar pemahaman apa yang dimaksud dengan manajemen pengetahuan. Definisi yang dikemukakan oleh Tannebaum adalah sebagai berikut :
3
1. KM
mencakup
pengumpulan,
penyusunan,
penyimpanan,
dan
pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan. 2. KM mencakup berbagi pengetahuan (Knowledge Sharing). 3. KM terkait dengan pengetahuan orang. Pada suatu saat, organisasi membutuhkan orang-orang yang kompeten untuk memahami dan memanfaatkan informasi dengan efektif. 4. KM terkait dengan peningkatan efektifitas organisasi. Organisasi berkonsentrasi dengan KM karena dipercaya bahwa KM dapat memberikan kontribusi kepada keberhasilan bisnis perusahaan. Berikut adalah ilustrasi yang dapat menjelaskan salah satu alasan mengapa KM menjadi strategi yang penting bagi organisasi. Seorang karyawan diterima bekerja pada suatu perusahaan. Karyawan tersebut ketika masuk kerja di perusahaan memiliki pengetahuan tentang proses bisnis perusahaan yang terbatas. Seiring dengan berjalannya waktu, karyawan tersebut
akan mengalami proses
pembelajaran, baik yang diperoleh melalui pelatihan formal maupun belajar informal melalui learning by doing. Dikarenakan berbagai alasan karyawan tersebut harus berhenti bekerja baik itu dengan alasan memasuki masa pensiun ataupun alasan lainnya, sedangkan pengetahuan yang dimilikinya belum dapat diserap oleh organisasi, sehingga menyebabkan perusahaan harus mengulangi dari awal, dampaknya, perusahaan harus melakukan proses pendidikan yang sama terhadap karyawan baru tersebut, selain akan membutuhkan waktu yang lama dan tentunya juga membutuhkan biaya yang cukup besar. Jika situasi diatas terjadi secara berulang-ulang dan melibatkan banyak karyawan maka dapat dipastikan bahwa kemajuan perusahaan tersebut akan terhambat pada akhirnya pertumbuhan bisnisnya akan kalah cepat dibandingkan dengan para pesaingnya (Tjakraatmadja, 2006). Ilustrasi ini menunjukkan betapa pentingnya KM bagi organisasi, terutama untuk menumbuhkembangkan pengetahuan organisasi. Sebagai konsekuensi inisiatif
4
pemanfaatan KM, maka diperlukan langkah-langkah yang sistematis dan terstruktur untuk menerapkan dan mengembangkan KM. I. 2. Rumusan Masalah Pada era knowledged economy saat ini, pengetahuan merupakan faktor terpenting dalam peningkatan kemampuan manusia. Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi, baik individu maupun kelompok, perlu diatur sedemikian rupa agar benar-benar memberikan nilai tambah bagi organisasi secara signifikan dan berkelanjutan. Nilai tambah pada pengetahuan kemampuan individu dalam organisasi diharapkan dapat menjadi suatu pengetahuan kemampuan bagi kelompok, yang akhirnya menjadi aset penting bagi organisasi. Untuk itu, perlu cara, model, atau manajemen tertentu untuk mengkondisikan pengetahuan sumber daya manusia sehingga memiliki manfaat yang signifikan bagi organisasi. Penelitian ini bermaksud untuk merancang arsitektur KMS dan identifikasi langkah penerapan KMS sebagai landasan bagi organisasi atas inisiatif penerapan dan pengembangan KMS. Rumusan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Faktor apa saja yang mempengaruhi penerapan dan pengembangan KMS pada organisasi. 2. Bagaimana rancangan model KM yang sesuai bertujuan menyediakan kerangka dan landasan bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM pada organisasi. 3. Bagaimana menerapkan knowledge management system pada organisasi. I. 3. Tujuan Penelitian Penerapan dan pengembangan KMS, bukanlah merupakan suatu proses yang bersifat statis atau proses sekali jalan, tetapi merupakan proses yang dinamis atau dengan kata lain adalah proses yang berkelanjutan. Untuk mensukseskan
5
pemanfaatan KMS, perlu diidentifikasikan langkah-langkah sistematis dan terstruktur yang menjadi acuan langkah penerapan dan pengembangan KMS. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan sebuah pedoman atau KMS platform dalam bentuk arsitektur KMS. Adapun tujuan penelitian ini secara rinci adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi KM (proses pengelolaan pengetahuan) pada organisasi. Tujuan dari analisis faktor yang mempengaruhi
penerapan
KM
adalah
untuk
mengidentifikasikan
komponen-komponen yang membangun KMS. 2. Merancang model KM sebagai landasan pengembangan arsitektur KMS serta identifikasi langkah-langkah sistematis untuk mengembangkan KMS. Tujuan dari merancang model KM adalah untuk menggambarkan keterhubungan antar komponen KM yang dihasilkan dari analisis faktor yang mempengaruhi KM. 3. Terkait dengan rumusan masalah bagaimana menerapkan KMS pada organisasi, penelitian ini juga ditujukan untuk merancang arsitektur KMS sebagai landasan penerapan dan pengoperasian pengelolaan pengetahuan, serta perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan sebagai landasan untuk mengimplementasikan KMS pada organisasi. I. 4. Batasan Masalah Batasan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Perancangan dibatasi hanya pada rancangan arsitektur KMS sebagai landasan penerapan KMS, tidak meliputi perancangan aplikasi knowledge management system.
6
2. Penelitian tidak meliputi pada penelitian kompetensi anggota organisasi, dimana kompetensi anggota organisasi menjadi salah satu sumber pengetahuan organisasi. 3. Studi kasus digunakan untuk memahami bagaimana perumusan strategi peningkatan KMS bagi organisasi. 4. Penelitian tidak meliputi identifikasi kebutuhan pengetahuan bagi organisasi dikarenakan tujuan dari penelitian ini adalah perancangan arsitektur KMS sebagai landasan penerapan dan pengoperasian KMS, bukan identifikasi kebutuhan pengetahuan bagi organisasi. I. 5. Kegunaan Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan panduan bagi organisasi yang berinisiatif menggunakan KMS sebagai salah satu strategi yang akan diterapkan. I. 6. Metodologi Metode penelitian yang digunakan dalam tesis ini adalah studi literatur yang ditujukan untuk memahami apa sebenarnya yang dimaksud dengan KM. Studi literatur digunakan untuk menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi penerapan KMS pada organisasi, sehingga dapat diidentifikasikan komponenkomponen yang membangun KMS. Berdasarkan dari identifikasi komponen yang membangun KM dapat digambarkan model KM, model KM menggambarkan keterhubungan antar komponen. Pengembangan model KM ditujukan sebagai panduan untuk mengembangkan arsitektur KMS. Studi literatur juga digunakan untuk
mengidentifikasi
langkah-langkah
atau
tahapan
penerapan
dan
pengembangan KMS melalui mekanisme proses analogi konsep SI dan konsep KM. Penelitian ini juga menggunakan metode studi kasus yang ditujukan untuk mengembangkan arsitektur KMS dengan berpedoman pada model KM yang telah dibangun. Pengembangan arsitektur KMS terkait erat dengan karakteristik organisasi tempat studi kasus dilaksanakan. Studi kasus juga digunakan untuk
7
merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan. Gambar I-1 mengilustrasikan langkah-langkah penelitian yang dilaksanakan.
Kajian Literatur mengenai KM
Identifikasi Komponen yang Membangun KM
Analogi Konsep SI dengan Konsep KM
Mengembangkan Model KM
Identifikasi Langkah Penerapan KM
Perancangan arsitektur KMS (Studi Kasus)
Merumuskan Strategi Peningkatan Proses Pengelolaan Pengetahuan (Studi Kasus)
Gambar I-1. Metodologi Penelitian
Secara detail metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Kajian literatur mengenai KM Tujuan dari pelaksanaan tesis ini adalah untuk memahami apa sebenarnya yang dimaksud dengan KM. Oleh karena itu langkah pertama yang dilaksanakan dalam rangka pemahaman mengenai KM ini adalah dengan mengkaji literatur-literatur yang terkait dengan KM.
8
2.
Identifikasi komponen KM Berdasarkan langkah kajian literatur KM, diperoleh faktor-faktor yang mempengaruhi penerapan dan pengembangan KMS pada organisasi, faktorfaktor tersebut kemudian dianalisis untuk mengidentifikasikan komponenkomponen yang membangun KM. Komponen ini kemudian dijadikan landasan berpikir untuk mengembangkan sebuah model KM.
3.
Mengembangkan model KM Pengembangan model KM ditujukan untuk mengilustrasikan keterkaitan komponen yang membangun KM. Model KM juga berfungsi sebagai landasan pengembangan arsitektur KMS.
4.
Menganalogikan konsep SI dengan konsep KM Proses analogi antara konsep SI dengan konsep KM adalah untuk mengidentifikasikan langkah penerapan dan pengembangan KMS. Jika dari hasil proses analogi diperoleh hasil bahwa konsep KM dapat dianalogikan dengan konsep SI, maka langkah penerapan dan pengembangan KM akan dikembangkan berdasarkan langkah penerapan dan pengembangan SI.
5.
Perancangan arsitektur KMS Langkah kelima ini yaitu perancangan arsitektur KMS ditujukan untuk memberikan gambaran bagi organisasi bagaimana mekanisme proses pengelolaan pengetahuan dapat dilaksanakan pada organisasi.
6.
Merumuskan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan Perumusan strategi peningkatan ini ditujukan sebagai rekomendasi bagi organisasi terkait penerapan dan pengembangan KMS. Strategi peningkatan ini berupa rekomendasi aktivitas-aktivitas apa saja yang harus dilaksanakan dalam rangka penerapan dan pengembangan KMS.
I. 7. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan dalam memahami tesis secara keseluruhan, ditentukan sistematika penulisan sebagai berikut : 1.
Bab I (Pendahuluan), berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi yang dipakai, dan sistematika penulisan.
9
2.
Bab II (Tinjauan Pustaka), menjelaskan tentang landasan teori berdasarkan literatur yang menjadi acuan dalam pelaksanaan tesis.
3.
Bab III (Analisis Faktor KM ), menjelaskan analisis faktor-faktor berpengaruh pada KM, ditujukan untuk mengidentifikasi komponen pembangun KMS dan pengembangan model KM. Bab III juga menjelaskan proses analogi antar konsep SI dengan konsep KM yang ditujukan untuk mengidentifikasi langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS.
4.
Bab IV (Perancangan arsitektur KMS), menjelaskan tahapan perancangan arsitektur KMS melalui studi kasus serta menjelaskan tahapan perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan di PT. Pos Kanwil V Jabar.
5.
Bab V (Kesimpulan dan Saran), memuat rincian kesimpulan pembuatan tesis serta saran untuk kajian lanjutan dari tesis ini.
