BAB I PENDAHULUAN. Gambar 1. Stuktur Organisasi Direktorat Litbang. Direktorat Litbang. Subdirektorat Litbang Pemeriksaan Keuangan

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750 Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867 Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Keputusan BPK RI Nomor 3/K/I-III.2/7/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana BPK, Seksi Litbang Jabatan Fungsional Pemeriksa (Seksi Litbang JFP) merupakan unit kerja Eselon IV di bawah Subdirektorat Litbang Kelembagaan pada Direktorat Litbang. Seksi Litbang JFP mempunyai tugas melakukan penelitian dan pengembangan Jabatan Fungsional Pemeriksa serta melaksanakan penelaahan dan penyusunan peraturan, standar, pedoman Jabatan Fungsional Pemeriksa. Tugas tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam uraian tugas Seksi Litbang JFP, antara lain sebagai berikut: 1. melakukan penyusunan pedoman/juklak/juknis terkait JFP; 2. melakukan penyusunan kajian terkait JFP; 3. melakukan diseminasi pedoman/juklak/juknis terkait JFP; dan 4. melakukan pemantauan dan evaluasi atas penerapan pedoman/juklak/juknis terkait JFP. Kedudukan Seksi Litbang JFP dalam Struktur Organisasi Direktorat Litbang sebagai berikut: Gambar 1. Stuktur Organisasi Direktorat Litbang

Direktorat Litbang

Subdirektorat Litbang Kelembagaan

Subdirektorat Litbang Pemeriksaan Keuangan

Subdirektorat Litbang Pemeriksaan Kinerja

Subdirektorat Litbang Pemeriksaan PDTT

Seksi Litbang Organisasi

Seksi Litbang Pemeriksaan Keuangan I

Seksi Litbang Pemeriksaan Kinerja I

Seksi Litbang PDTT I

Seksi Litbang Sisdur

Seksi Litbang Pemeriksaan Keuangan II

Seksi Litbang Pemeriksaan Kinerja II

Seksi Litbang PDTT II

Seksi Litbang JFP

Terkait pelaksanaan tugas Seksi Litbang JFP, berdasarkan identifikasi akar masalah dengan menggunakan metode fishbone, terdapat beberapa akar permasalahan sebagai berikut: 1


1. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP - Proses yang lama dalam penyampaian permasalahan melalui Tim Penilai Angka Kredit JFP, Sekretariat Tim Penilai, selanjutnya Biro SDM. - Tidak ada follow up atas permasalahan JFP yang disampaikan kepada Kasubbag SDM di Perwakilan. - Penyampaian permasalahan difasilitasi melalui telpon dan email. 2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas - Penyampaian permasalahan JFP saat ini dilakukan melalui Tim Penilai Angka Kredit JFP atau Sekretariat Tim Penilai (Subbag SDM pada BPK Perwakilan) dan Biro SDM melalui telpon atau email. Jawaban atas permasalahan disampaikan secara langsung melalui telpon atau email balasan. Jawaban terkait substansi peraturan JFP, Biro SDM meminta masukan dari Direktorat Litbang. Sesuai dengan tugas dan fungsinya Direktorat Litbang (Seksi Litbang JFP) bertugas memberikan penjelasan/diseminasi peraturan JFP termasuk permasalahan dan kendala yang timbul dalam penerapannya, sedangkan Biro SDM (Subbag JFP) bertugas menjawab permasalahan terkait implementasi JFP mengingat subsistem penerapan JFP melekat pada tugas dan fungsi Biro SDM. 3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan - Hal ini disebabkan antara lain adanya perubahan peraturan atau kebijakan seperti terbitnya UU ASN yang membawa konsekuensi perubahan pengaturan jabatan fungsional. 4. Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal - Portal JFP yang dikelola Biro SDM (sebagai admin), saat ini hanya memuat konten informasi dan peraturan terkait JFP serta terdapat kolom FAQ yang belum dimanfaatkan dan belum dapat diakses oleh Pengguna. Pemeriksa yang ingin menanyakan permasalahan JFP difasilitasi melalui nomor telpon dan alamat email yang dapat dihubungi. Gambar 2. Identifikasi Akar Masalah – Fishbone Equipment Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal

People

Pemeriksa dan pihak terkait mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP

Permasalahan JFP Belum sepenuhnya dapat diselesaikan

Policies

Mekanisme penyampaian permasalahan JFPbelum jelas

Layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP belum

optimal

Procedures

2


Dari identifikasi akar masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat permasalahan dalam pengelolaan permasalahan JFP yaitu layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP belum optimal. Sehubungan dengan hal tersebut, guna memberikan kemudahan kepada Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya serta menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, serta terdapat kejelasan mekanismenya, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP yang akan dilakukan melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP sebagai media/sarana pengelolaan permasalahan JFP. Optimalisasi pemanfaatan Portal JFP tersebut akan dilakukan antara lain melalui pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP dalam folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search), sehingga Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan akan dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud. Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti. Berikut bagan analisis pemecahan masalah layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP: Gambar 3. Analisis Pemecahan Masalah Masalah: Layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP belum optimal S o l u s i

Value: Peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP

Analisis: - Perlu kemudahan dlm. penyampaian permasalahan JFP - Perlu kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP - Perlu solusi atas permasalahan JFP - Portal JFP dapat dioptimalkan sbg. sarana/media pengelolaan permasalahan JFP

Validasi

Keputusan: Layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP perlu ditingkatkan

Cara: Optimalisasi pemanfaatan Portal JFP

Selanjutnya, mengingat terbatasnya waktu penyelesaian proyek perubahan yaitu selama 60 hari, maka sebagai tahap awal kegiatan tersebut akan dilaksanakan melalui piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai Pilot Project.

3


B.

Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Tujuan dilaksanakannya peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I (AKN I) sebagai Pilot Project adalah : a. Dalam jangka pendek: Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai Pilot Project, sehingga terdapat kemudahan bagi Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya. b. Dalam jangka panjang: Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan JFP, sehingga terdapat kemudahan bagi Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya. 2. Manfaat Manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP adalah sebagai berikut: a. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya. b. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan dalam menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya. c. Permasalahan JFP terdokumentasikan dengan baik yang selanjutnya dapat menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP maupun perbaikan dalam implementasi JFP. d. Portal JFP dimanfaatkan secara optimal dan mekanisme penyampaian permasalahan JFP menjadi lebih jelas. JFP adalah jabatan yang mempunyai lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara, yang diduduki oleh pegawai negeri sipil di lingkungan BPK. Dengan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP, Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP akan mendapatkan kejelasan terkait implementasi peraturan JFP dan selanjutnya akan mendukung profesionalisme dalam pelaksanaan tugas, pengembangan kompetensi, dan karir Pemeriksa. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan strategis BPK yaitu mewujudkan reformasi 4


birokrasi di BPK yang berhasil guna. Perwujudan reformasi birokrasi tersebut antara lain dengan meningkatkan kompetensi SDM Pemeriksa sebagai ujung tombak pelaksanaan tugas pokok BPK dan profesionalisme dalam pelaksanaan tugas sehingga dapat mencapai hasil pemeriksaan yang berkualitas dengan rekomendasi yang lebih bermanfaat guna mendukung peningkatan kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja lembaga, dan profesionalitas SDM Aparatur. C.

Ruang Lingkup Ruang lingkup kegiatan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan Menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai Pilot Project, meliputi: 1. Pembentukan Tim dan Kick of Meeting Tim. 2. Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 terkait kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. 3. Penyiapan Portal JFP berupa pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP terkait pengelolaan permasalahan JFP dan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan. 4. Sosialisasi Portal JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 terkait pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP. 5. Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 6. Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 7. Pengolahan dan pembahasan permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, berupa identifikasi permasalahan terkait substansi atau implementasi dan perumusan jawaban permasalahan JFP. 8. Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP. 9. Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 10.Penyusunan Laporan Kegiatan.

D. Standar/Kriteria Keberhasilan Dalam jangka pendek: 1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna. 2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ. 3. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam FAQ. 4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP semakin meningkat.

5


Dalam jangka panjang: 1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna. 2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ. 3. Tersedianya fitur dalam Portal JFP sebagai media penyampaian permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam FAQ. 4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan JFP. 5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP atas peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP semakin meningkat.

6


BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang bermasalah terkait tugas Seksi Litbang JFP (terutana terkait tugas diseminasi pedoman/juklak/juknis terkait JFP serta pemantauan dan evaluasi atas penerapan pedoman/juklak/juknis terkait JFP) adalah layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi permasalahan, antara lain sebagai berikut: 1. Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP; 2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas; 3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan 4. Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan secara optimal. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi Pemeriksa maupun pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mengenai mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya. Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP akan dilakukan antara lain melalui pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP dalam folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search), sehingga Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan akan dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud. Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti. Dalam dalam jangka pendek proyek perubahan tersebut akan dilakukan melalui piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebgai pilot project. Selanjutnya dalam jangka panjang akan dilakukan dengan melibatkan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan. B.

Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan

7


Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai Pilot Project dilakukan dalam 3 (tiga) tahapan sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan Dalam tahapan persiapan dilakukan kegiatan sebagai berikut: a. Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan/Dian Primartanto) mengenai rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas Seksi Litbang JFP dan disepakati bahwa: 1) Area Organisasi yang Bermasalah Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang bermasalah terkait tugas Seksi Litbang JFP adalah layanan pengelolaan permasalahan JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi permasalahan, antara lain sebagai berikut: a) Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP; b) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas; c) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan d) Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan secara optimal. 2) Area Organisasi yang menjadi Area Perubahan Peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai pilot project. Selanjutnya menyusun Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai Mentor. Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah ditandatangani pada Lampiran 1. Gambar 4. Diskusi dengan Mentor dan Penandatanganan Formulir Kesepakatan Area Perubahan

8


b. Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai rencana pelaksanaan proyek perubahan, sebagai berikut: 1) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agus Saputro (Kasubbag Jabatan Fungsional Pemeriksa pada Biro SDM) dan staf mengenai: a) Portal JFP dan pemanfaatannya b) Pengelolaan permasalahan JFP terkait implementasi c) Koordinasi rencana proyek perubahan 2) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agung Swastika (Kasubbag Administrasi SDM AKN I) dan Pak Mirza Akbar (Kasubaud I.A.2) mengenai: a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan b) Kesiapan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai obyek Piloting dan ketersediaan Pemeriksa 3) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Desi Alex (Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan) mengenai: a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan b) Pengembangan Portal JFP Kegiatan ini menghasilkan dukungan terhadap pelaksanaan proyek perubahan dari satuan kerja terkait yaitu Kasubbag Jabatan Fungsional Pemeriksa pada Biro SDM, Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I, serta Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI. Surat Pernyataan Dukungan dari Satuan Kerja Terkait pada Lampiran 2. Gambar 5. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag JFP pada Biro SDM

9


Gambar 6. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I

Gambar 7. Pernyataan Dukungan dari Kasubaud I.A.2 pada AKN I

10


Gambar 8. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI

c. Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang (Gunarwanto) dan persetujuan pelaksanaan proyek perubahan oleh Kadit Litbang melalui penandatanganan Formulir Penunjukan Mentor yang telah diperbaharui usulan tema proyek perubahan sesuai dengan Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati dengan Mentor. Formulir Penunjukan Mentor yang telah ditandatangani oleh Mentor dan Kadit Litbang (Pejabat Eselon II) pada Lampiran 3. Gambar 9. Persetujuan Pelaksanaan Proyek Perubahan oleh Kadit Litbang

11


d. Mengoordinasikan persiapan pelaksanaan proyek perubahan dengan Staf Seksi Litbang JFP: 1) Penyusunan konsep SK Tim 2) Rencana Anggaran Konsep SK Tim dan Rencana Anggaran pada Lampiran 4. Gambar 10. Staf Seksi Litbang JFP

e. Menyusun Proposal Kegiatan Proposal Proyek Perubahan/Rencana Aksi Proyek Perubahan memuat pokokpokok sebagai berikut: 1) Identitas Proyek yang menjelaskan nama, deskripsi, sponsor, project leader, dan sumber daya tim. 2) Latar Belakang yang menjelaskan perlunya dilakukan proyek perubahan. 3) Tujuan yang menjelaskan sasaran proyek perubahan yang akan dicapai baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. 4) Manfaat yang menjelaskan manfaat (benefit) dari proyek perubahan yang dilakukan, relevansinya dengan pokok pemikiran utama dalam mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja atau kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawabnya. 5) Ruang Lingkup yang menjelaskan lingkup proyek perubahan yang akan dilaksanakan yang meliputi kegiatan utama yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan proyek perubahan serta relevansinya dengan lingkup tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya. 6) Output Kunci yang menjelaskan nilai perubahan yang ditawarkan pada setiap rancangan kegiatan utama pada jangka pendek maupun jangka panjang. 12


7)

Pentahapan Utama yang menjelaskan proses tahapan yang menggambarkan aktivitas kunci yang akan dilakukan untuk merealisasikan nilai perubahan yang ditawarkan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Pentahapan Utama terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan proyek perubahan. 8) Organisasi yang menjelaskan peran kunci dari para pihakyang terkait dalam rancangan struktur organisasi pelaksanaan proyek perubahan. 9) Anggaran yang menjelaskan proyeksi jumlah dan peruntukan anggaran yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan. 10) Identifikasi Stakeholder yang menjelaskan para pihak yang memilikipengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan proyekperubahan. 11) Kriteria Keberhasilan yang menjelaskan kerangka berpikir dan metode yang digunakanuntuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. 12) Persetujuan yang menhelaskan bahwa seluruh proses rancangan proyek perubahan telah diketahui dan memperoleh dukungan Mentor. Proposal Proyek Perubahan telah disampaikan pada Seminar Rancangan Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada tanggal 21 April 2016. 2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan Tahapan pelaksanaan proyek perubahan berupa tahapan installment dan adoption yang meliputi kegiatan sebagai berikut: a. Tahapan Installment Dalam tahapan installment dilakukan kegiatan sebagai berikut: 1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dilakukan melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal JFP yang melibatkan Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai unit piloting. Tim Optimalisasi Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 ditetapkan melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada tanggal 2 Mei 2016. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor 405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP. Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016 dengan agenda sebagai berikut:

13


a) Penjelasan mengenai mekanisme dan tugas masing-masing subtim serta jadwal pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan portal JFP. b) Koordinasi pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan Portal JFP. Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Legislasi terhadap SK Tim Optimalisasi Portal JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang serta Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/XXIII.2/5/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Tim Optimalisasi Portal JFP Tahun Tnggaran 2016 pada Lampiran 5. Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP dan Kick of Meeting, Lembar Disposisi Kadit Litbang, serta Undangan, Bahan, Daftar Hadir dan Notulen Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP pada Lampiran 6. Gambar 11. Diskusi dengan Mentor mengenai Persiapan Kick of Meeting dan Kegiatan Pengisian Kuesiner pada Subauditorat I.A.2

Gambar 12. Persiapan Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP

14


Gambar 13. Pelaksanaan Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP

2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat I.A.2) - Pre Kuesioner Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dengan melibatkan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mengetahui kebutuhan 15


layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 411/ND/XII.3/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui Telpon, WhatsApp, dan Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza Akbar), Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika), dan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor 205/ST/XII/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2. Hasil pengisian kuesioner dan wawancara sebagai berikut: a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2 sebanyak 15 orang, terdiri dari 14 Pemeriksa (12 Anggota Tim dan 2 Ketua Tim) dan 1 Kasubaud. Dari 15 kuesioner yang disebarkan sebanyak 15 kuesioner telah diisi dan dikembalikan. b) Wawancara dilakukan terhadap 4 responden yaitu 1 Ketua Tim, 2 Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2. c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan bahwa: (1) Pemeriksa mengetahui peraturan terkait penerapan JFP, namun belum mengetahui substansinya sehingga terkadang mengalami kendala/permasalahan dalam penerapan peraturan JFP. (2) Pemeriksa tidak mengalami kesulitan dalam penyampaian permasalahan FP, namun jawaban atau solusi yang diperoleh belum dapat menyelesaikan permasalahan. (3) Pemeriksa tidak mengetahui adanya Portal JFP. Diharapkan Portal JFP dapat memuat ringkasan peraturan JFP, memfasilitasi penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi dengan cepat dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi Pengguna. Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang, Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP pada Lampiran 7.

16


Gambar 14. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP

Gambar 15. Pengisian Kuesioner Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP

17


Gambar 16. Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP

3) Penyiapan Portal JFP Kegiatan penyiapan Portal JFP dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Biro TI melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 427/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Permohonan Pengembangan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP dan koordinasi melalui telpon dengan Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan (Desi Alex Lestari) dan Staf pada Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan (Soes Hari Putra) pada Biro TI. Penyiapan Portal JFP berupa pengembangan Portal JFP antara lain melalui pengembangan fitur FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan jawabannya dan dilengkapi filter (search), serta penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti. Selain itu juga termasuk dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan dalam pengelolaan Portal JFP. Kegiatan penyiapan Portal JFP juga meliputi pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP. Kegiatan ini dilakukan dengan berkoordinasi melalui telpon dengan Kasubbag JFP (Agus Saputro) dan Staf Subbag JFP (Adhy Chahyo Nugroho, Afrizal, M. Ainun Najib, dan Novi Priyana) pada Biro SDM. Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Pengembangan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada Lampiran 8.

18


Gambar 17. Penyiapan Portal JFP dengan Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan

19


Gambar 18. Screen Shoot Portal JFP Sebelum Pengembangan

• Belum ada fitur Tanya JFP • Warna background menu tab masih putih polos sehingga kurang nyaman dilihat karena samar dengan warna background web keseluruhan

Gambar 19. Screen Shoot Portal JFP Sesudah Pengembangan

• Sudah ada Fitur Tanya JFP • Warna background menu tab biru dengan tulisan menu berwarna putih sehingga lebih nyaman dan jelas untuk dilihat 20


4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 Kegiatan siosialisasi dilaksanakan melalui koordinasi dengan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 430/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui Telpon, WhatsApp, Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza Akbar) dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika). Selain itu dilakukan pula koordinasi dengan Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan (Soes Hari Putra) dan Subbag JFP (Novi Priyana) terkait kesiapan materi Portal JFP. Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2016 berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor 215/ST/XII/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan sosialisasi dilakukan guna memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu media/sarana dalam pengelolaan permasalahan JFP. Adapun pokok-pokok materi yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi tersebut adalah sebagai berikut: a). Latar belakang, tujuan , manfaat, mekanisme pengelolaan permasalahan JFP, dan hasil pengisian kuesioner dan wawancara kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang. b) Mekanisme Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang. c) Penjelasan mengenai Portal JFP disampaikan oleh Subbag JFP pada Biro SDM. d) Langkah-langkah menggunakan Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP disampaikan oleh Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI. Hasil kegiatan sosialisasi berupa notulen dengan pokok-pokok sebagai berikut: a) Terdapat kendala dalam hal penyampaian permasalahan JFP yaitu: (1) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan dengan baik terkait permasalahan implementasi dan substansi. (2) Proses dalam penyelesaian permasalahan JFP terlalu lama dan tidak ada tindak lanjut karena tidak semua staf pada Subbag SDM memahami JFP. (3) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas. (4) Sarana Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal. b) Kendala penyampaian permasalahan JFP akan diatasi dengan mengoptimalkan pemanfaatan Portal JFP. c) Mekanisme pengelolaan permasalahan JFP, sebagai berikut: 21


(1) Penyampaian permasalahan melalui laman “Tanya JFP” oleh Pemeriksa/Pengguna. (2) Admin Direktorat Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan permasalahan kepada Tim Identifikasi Permasalahan. (3) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi permasalahan: (a) Terkait substansi disampaikan kepada Tim Tindak Lanjut Substansi (Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang) untuk dijawab/ditindaklanjuti. (b) Permasalahan terkait implementasi akan disampaikan kepada Admin Direktorat Litbang untuk diteruskan kepada Admin Biro SDM. (4) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari “Pertanyaan” menjadi “Diteruskan”. (5) Admin Biro SDM menerima email terkait permasalahan dan menyampaikannya kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi. (6) Tim Tindak Lanjut Substansi dan Implementasi akan merumuskan jawaban dan menyampaikan kepada Admin masing-masing Tim untuk mengunggah jawab melalui tautan yang tersedia pada email Admin: (a) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari “Pertanyaan” menjadi “Selesai”. (b) Admin Biro SDM mengubah status permasalahan dari “Diteruskan” menjadi “Selesai”. Hal yang harus diingat adalah status permasalahan diubah menjadi “Selesai” apabila jawaban yang disampaikan sudah final agar Pemeriksa/Pengguna menerima email jawaban. (7) Pemeriksa/Pengguna menerima jawaban dalam jangka waktu paling lama 3 hari setelah pertanyaan disampaikan. Selanjutnya pertanyaan, status permasalahan dan jawaban dapat dipantau oleh Admin dan data-data tersebut selanjutnya digunakan sebagai Daftar Inventarisasi Masalah untuk ditindaklanjuti dan juga sebagai bahan untuk update FAQ. d) Portal JFP diharapkan dapat memuat ringkasan peraturan JFP, memfasilitasi penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi dengan cepat dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi Pengguna. Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang, Surat Tugas, Undangan, Bahan, Daftar Hadir dan Notulen, serta Laporan Sosialisasi pada Lampiran 9.

22


Gambar 20. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I

23


Gambar 21. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI

Gambar 22. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag JFP pada Biro SDM

24


Gambar 23. Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP

25


b. Tahapan Adoption Tahap adoption dilakukan pada periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap adoption adalah sebagai berikut: 1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, yang meliputi kegiatan sebagai berikut: a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A 2 mengakses Portal JFP dan menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP. b) Admin Dit. Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan permasalahan JFP kepada Tim Identifikasi Permasalahan. c) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi permasalahan (terkait substansi atau implementasi), selamjutnya menyampaikan permasalahan substansi kepada Tim Tindak Lanjut Substansi dan permasalahan implementasi kepada Admin Dit. Litbang untuk diteruskan kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi melalui Admin Biro SDM. d) Tim Tindak Lanjut Substansi atau Tim Tindak Lanjut Implementasi merumuskan jawaban dan menyampaikan kepada masing-masing Admin untuk menginput kedalam sistem Tanya JFP pada Portal JFP. e) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP. f) Admin Dit. Litbang mendokumentasikan permasalahan JFP dan jawabannya sebagai bahan up date FAQ dan bahan penyempurnaan peraturan maupun perbaikan implementasi. g) Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP sebagai update FAQ. Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Biro SDM melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 549/ND/XII.3/06/2016 tanggal 17 Juni 2016 perihal Penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban 26


Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP. Selain itu dilakukan pula koordinasi secara informal dengan Subbag JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I yang dilakukan melalui Telpon, WhatsApp, dan Email. Gambar 24. Koordinasi Implementasi Pemanfaatan Portal JFP dengan Subbag JFP pada Biro SDM

2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, guna memastikan: a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat mengakses Portal JFP dan menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP. b) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP. c) Permasalahan JFP dan jawabannya terdokumentasikan dengan baik. d) Permasalahan JFP dan jawabannya ter-upload kedalam Portal JFP sebagai update FAQ. Adapun hasil kegiatan monitoring adalah sebagai berikut: a) Dalam periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016, Sistem Tanya JFP sebagai media untuk menyampaikan permasalahan JFP telah diakses sebangak 18 kali oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Dari 18 pertanyaan yang diajukan tersebut seluruhnya telah diberikan jawabannya dan sebanyak 14 pertanyaan dan jawabannya telah disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016. Sedangkan untuk periode selanjutnya 13 Juni sampai dengan 30 Juni 2016, sampai dengan tanggal 14 Juni 2016 Sistem Tanya JFP telah diakses sebanyak 3 kali oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 27


b) Screen Shoot email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang disampaikan melalui Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP. c) Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. d) Daftar Pertanyaan dan Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016 yang disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam Portal JFP. Nota Dinas secara berjenjang Penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP sebagai bahan Update FAQ pada Portal JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang, serta Laporan Monitoring Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 beserta lampirannya (Screen Shoot Email Pertanyaan melalui Sistem Tanya JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, dan Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP Periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016) pada Lampiran 10.

Gambar 25. Contoh Email Pertanyaan dari Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dan Jawabannya

28


3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A,2 Kegiatan pendampingan dimaksudkan untuk memberikan bimbingan dan penjelasan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sehingga dapat mengakses Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana untuk menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah. Kegiatan pendampingan dilakukan melalui koordinasi dengan Kasubaud I.A.2 melalui telpon, whatsapp, dan bertemu langsung. Hasil dari kegiatan pendampingan, Pemeriksa pada minggu I dan II implementasi belum dapat secara aktif mengakses Sistem Tanya JFP dikarenakan kesibukan penyusunan laporan dan KKP, Pemeriksa baru aktif melakukan akses pada Sistem Tanya JFP pada minggu III, sedangkan pada minggu IV sudah disibukkan kembali dengan kegiatan pemantaun tindak lanjut.

29


4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara evaluasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mendapatkan gambaran, tanggapan, dan masukan/saran terkait pemanfaatan Portal JFP terutama pemanfaatan Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 539/ND/XII.3/06/2016 tanggal 14 Juni 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui Telpon, WhatsApp, Email, dan bertemulangsung dengan Kasubaud I.A.2, Kasubbag Administrasi SDM AKN I, dan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor 267/ST/XII/06/2016 tanggal 14 Juni 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2. Hasil pengisian kuesioner dan wawancara sebagai berikut: a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2 adalah 14 orang, terdiri dari 13 Pemeriksa (11 Anggota Tim dan 2 Ketua Tim) dan 1 Kasubaud. Dari 14 kuesioner yang disebarkan sebanyak 14 kuesioner telah diisi dan dikembalikan. b) Wawancara dilakukan terhadap 6 responden yaitu 2 Ketua Tim, 3 Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2. c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan bahwa: (1) Pemeriksa mengetahui dan mengakses dengan mudah Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan JFP. (2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung dijawab dengan cepat dan tepat. (3) Harapan Pemeriksa terhadap Portal JFP yaitu: (a) Diharapkan Portal JFP seharusnya bisa terintegrasi dengan DUPAK dan MAKIN serta kemudahan tata cara dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah. (b) Tampilan Portal JFP seharusnya dibuat lebih menarik dari sisi warna atau menunya. (c) Ketika pengguna Portal JFP sudah mencakup seluruh pegawai BPK dan banyak yang menggunakan fitur Tanya JFP, harus ada skala prioritas dalam menjawab sehingga pertanyaan bisa cepat dijawab.

30


(d) Kuesioner seharusnya dimasukan ke dalam Portal JFP, agar menjadi satu pintu sekali klik saja tanpa membuka email BPK dan sekaligus membuka Portal JFP. Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang, Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Lampiran 11.

Gambar 26. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I

31


Gambar 27. Pengisian Kuesioner Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP

Gambar 28. Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP

32


C.

Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder 1. Stakeholder Internal Stakeholder Internal adalah Staf di lingkungan Seksi Litbang JFP yang dilibatkan dalam proyek perubahan. Seluruh Staf pada Seksi Litbang JFP sebanyak 7 orang dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan, dengan pembagian tugas sebagai berikut: a. Ni Luh Putu Martina Ariastini pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung jawab untuk: 1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan 2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Mekanisme Sertifikasi Peran JFP. b. Wirda Hayati pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung jawab untuk: 1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan 2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Juknis JFP dan Pedoman Pola Hubungan Kerja Pejabat Struktural Pemeriksa dengan Pejabat Fungsional Pemeriksa. c. Airin Maulida Harahap pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung jawab untuk: 1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan 2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Pedoman Penyusunan dan Penilaian KTI, Terjemahan, dan Saduran Buku dan Bahan Lainnya di Bidang Pemeriksaan. d. Novi Arleni pada Sekretariat, bertanggung jawab untuk membuat laporan pelaksanaan kegiatan Tim, administrasi dan dokumentasi kegiatan serta koordinasi dengan satuan kerja terkait. e. Maulana Indra Al’Syafri pada Subtim Dukungan Teknologi Informasi, bertanggung jawab untuk: 1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP; 2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan 3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP. f. Arselo Ramadriyanto dan Lina Saraswati pada Subtim Monitoring, bertanggung jawab untuk: 1) mengunggah produk peraturan JFP ke dalam Portal JFP; 2) mengunggah permasalahan JFP dan solusinya ke dalam Portal JFP; 3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Dukungan Teknologi Informasi Portal JFP terkait troubleshooting yang terjadi pada Portal JFP. 2. Stakeholder Eksternal Stakeholder Eksternal merupakan pihak terkait di luar Seksi Litbang JFP yang dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Pembagian tugas Stakeholder Eksternal sebagai berikut: a. Kaditama Revbang sebagai Pengarah Pelaksanaan Proyek Perubahan bertanggung jawab untuk memberikan arahan dalam rangka pengembangan

33


b.

c.

d.

e.

f.

g. h.

pengelolaan permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa (JFP) melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP. Kadit Litbang sebagai Penanggung Jawab Pelaksanaan Proyek Perubahan bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Tim dan melaporkan hasil kegiatan Tim kepada Sekretaris Jenderal. Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Wakil Penanggung Jawab Pelaksanaan Proyek perubahan dan bertanggung jawab untuk membantu Penanggung Jawab dalam pelaksanaan tugas Tim dan sebagai Mentormembantu dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek perubahan. Subbag JFP pada Biro SDM pada Subtim Permasalahan Implementasi bertanggung jawab untuk: 1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi; dan 2) merumusakan solusi permasalahan JFP terkait implementasi. Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI pada Subtim Dukungan Teknologi Informasi bertanggung jawab untuk: 1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP; 2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan 3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP. Subauditorat I.A.2 dan Subbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I pada Subtim Piloting bertanggung jawab untuk: 1) menyiapkan unit piloting; dan 2) mengoordinasikan pengisian kuesioner oleh Pemeriksa dan sosialisasi Portal JFP pada unit piloting. Coach bertanggung jawab membimbing dari substansi kerangka berfikir kreatif dan inovatif serta penyusunan proyek perubahan. Pemeriksa atau pihak terkait penerapan JFP(Customers) sebagai penerima manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Peran para stakeholder dan cara memobilisasi dukungan stakeholder dalam setiap tahapan proyek perubahan sebagai berikut: a. Tahap Persiapan 1) Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan) mengenai rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas Seksi Litbang JFP Kegiatan ini melibatkan Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Atasan Langsung dan Mentor dan menghasilkan identifikasi permasalahan terkait tugas Seksi Litbang JFP yang selanjutnya disepakati sebagai area organisasi yang bermasalah dan area organisasi yang menjadi area perubahan dan dituangkan dalam Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai Mentor. 2) Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai rencana pelaksanaan proyek perubahan

34


Kegiatan ini melibatkan Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf, Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I, serta Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI dan menghasilkan pernyataan dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan sebagai berikut: a) Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf dalam hal melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi dan merumusakan solusi permasalahan JFP terkait implementasi serta penyiapan konten Portal JFP. b) Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I dalam hal menyiapkan unit piloting dan mengoordinasikan pengisian kuesioner oleh Pemeriksa serta sosialisasi Portal JFP pada unit piloting. c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI dalam hal mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP, melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan, serta melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP. 3) Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang dan menghasilkan persetujuan dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek perubahan oleh Kadit Litbang melalui penandatanganan Formulir Penunjukan Mentor yang telah diperbaharui usulan tema proyek perubahan sesuai dengan Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati dengan Mentor 4) Penyusunan konsep SK Tim dan Rencana Anggaran Kegiatan ini melibatkan Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan konsep SK Tim dan pembagian tugas Tim serta penyusunan anggaran yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Selanjutnya melakukan proses legislasi SK Tim tersebut dan memonitoring prosesnya. 5) Menyusun Proposal Kegiatan Kegiatan penyusunan proposal proyek perubahan melibatkan Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan anggaran yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Selain itu juga melibatkan Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Atasan Langsung dan Mentor dalam memberikan arahan dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek perubahan dan persetujuan atas Proposal Proyek Perubahan. b. Tahap Pelaksanaan Tahapan Installment: 1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project melibatkan Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai unit piloting. Oleh karena itu pelaksanaan proyek 35


perubahan dilakukan melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 yang telah ditetapkan melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada tanggal 2 Mei 2016. Proses pembentukan Tim melibatkan secara berjenjang persetujuan dan dukungan serta arahan dari Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, Kaditama Revbang, dan selanjutnya ditetapkan oleh Sekjen. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor 405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP. Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016. Kegiatan Kick of Meeting melibatkan stakeholder sebagai berikut: a). Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep Nota Dinas pelaksanaan Kick of Meeting, Undangan, Bahan, Daftar Hadir, kesiapan konsumsi, koordinasi pelaksanaan Kick of Meeting dengan pihak terkait, dan penyusunan notulen, serta kesiapan dukungan atas pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas yang telah ditetapkan b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal persetujuan dan dukungan pelaksanaan Kick of Meeting serta memberikan arahan kepada Tim dalam pelaksanaan proyek perubahan. c) Satuan kerja terkait yaitu Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf, Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI dan staf, serta Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I dan staf dalam hal kesiapan dukungan atas pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas yang telah ditetapkan. 2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat I.A.2) - Pre Kuesioner Kegiatan ini dilaksanakan pada awal pelaksanaan proyek perubahan dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut: a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner, pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan.

36


b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang. c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 3) Penyiapan Portal JFP Kegiatan penyiapan Portal JFP berupa pengembangan Portal JFP dan pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP melibatkan stakeholder sebagai berikut: a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan konsep Nota Dinas permohonan pengembangan Portal JFP dan koordinasi pelaksanaan pengembangan Portal JFP dalam rangka peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan pengembangan Portal JFP melalui Nota Dinas koordinasi permohonan pengembangan Portal JFP secara berjenjang kepada Kepala Biro TI. c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada pada Biro TI dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan bertemu langsung terkait pengembangan Portal JFP antara lain melalui pengembangan fitur FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan jawabannya dan dilengkapi filter (search), serta penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti serta dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan dalam pengelolaan Portal JFP. d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan bertemu langsung terkait pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP. 4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2016 guna memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu media/sarana dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan siosialisasi melibatkan stakeholder sebagai berikut: 37


a) Staf Sekssi Litang JFP dalam hal persiapan kegiatan sosialisasi berupa penyusunan konsep Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan Sosialisasi, Undangan, Bahan, Daftar Hadir, kesiapan konsumsi, penyiapan souvenir, dan koordinasi pelaksanaan sosialisasi dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I, serta penyusunan notulen dan laporan sosialisasi. b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan sosialisasi melalui Nota Dinas koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang. c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan staf serta Kasubaud I.A.2 pada AKN I dalam hal koordinasi pelaksanaan sosialisasi secara informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan sosialisasi Portal JFP pada unit piloting d) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada Biro TI sebagai salah satu narasumber dalam hal penyampaian materi terkait langkah-langkah dalam menggunakan Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP. d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM sebagai salah satu narasumber dalam hal penyampaian materi terkait penjelasan mengenai Portal JFP. dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan bertemu langsung terkait pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP. Tahapan Adoption 1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan dalam periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016 dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut: a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal monitoring pemanfaatan Sistem Tanya JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dan pengelolaan permasalahan JFP terkait substansi serta dokumentasi pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Selain itu juga penyusunan konsep Nota Dinas penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP. b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan implementasi Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 melalui Nota Dinas koordinasi penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP secara berjenjang kepada Kepala Biro SDM. c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I dalam hal koordinasi pelaksanaan implementasi Portal JFP melalui 38


Telpon, WhatsApp, dan bertemu langsung terkait pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana penyampaian permasalahan JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. d) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana dalam menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya secara cepat dan mudah. d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal pengelolaan permasalahan JFP terkait implementasi, penambahan konten dalam fitur yang telah tersedia pada Portal JFP dan update FAQ berdasarkan Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP dari Direktorat Litbang. e) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada Biro TI da;lam hal dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan dalam pengelolaan Portal JFP. 2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 Kegiatan monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 melibatkan stakeholdersebagai berikut: a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal memantau pemanfaatan Sistem Tanya JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, membuat Screen Shoot email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang disampaikan melalui Sistem Tanya JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, serta Daftar Pertanyaan dan Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016 yang disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam Portal JFP. Selain itu juga dalam hal penyusunan konsep Laporan Montoring. b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan monitoring pemanfaatan Portal JFP melalui persetujuan Laporan Monitoring. 3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A,2 Kegiatan pendampingan dilakukan secara periodik kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 guna memberikan bimbingan dan penjelasan terkait pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan ini melibatkan Staf SeksiLitbang JFP dalam hal memberikan bimbingan dan penjelasan langkah-langkah dalam pemanfaatan Portal JFP dan Sistem Tanya JFP. 4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner Kegiatan evaluasi pemanfaatan Portal JFP dilaksanakan pada akhir pelaksanaan proyek perubahan dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut: 39


a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner, pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan. b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang. c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 4. Kendala Internal dan Eksternal Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan antara lain sebagai berikut: a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus menjalankan proyek perubahan, dikarenakan banyaknya kegiatan pada Seksi Litbang JFP yang harus segera diselesaikan terkait peraturan-peraturan JFP. b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP, dikarenakan pada bulan Mei 2016 disibukkan dengan penyusunan laporan dan kertas kerja pemeriksaan, sedangklan bulan Juni 2016 disibukkan dengan persiapan pemantauan tindak lanjut. c. Tedapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, sudah diberikan jawaban namun belum dapat memberikan solusi karena permasalahan tersebut terkait implementasi yang melibatkan satuan kerja terkait penerapan JFP, sehingga penyelesaiannya memerlukan koordinasi lebih lanjut dengan satuan kerja terkait. d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses. Pada saat Pemeriksa atau Admin mau mengakses Portal JFP kadang-kadang jaringan mengalami gangguan. 5. Strategi Mengatasi Masalah Strategi dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan sebagai berikut: a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus menjalankan proyek perubahan

40


Untuk mengatasinya dilakukan perencanaan kegiatan kembali, sehingga dapat disinergikan pelaksanaan kegiatan pada Seksi Litbang JFP yang telah direncanakan sebelumnya dengan jadwal pelaksanaan proyek perubahan dan dilakukan kembali pembagian tugas secara proporsional. b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP Untuk mengatasi kendala tersebut dilakukan koordinasi dengan Kasubaud I.A.2 sehingga Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat meluangkan waktu untuk mengakses Portal JFP dan juga Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana untuk mengetahui permasalahan JFP dan jawabannya serta menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah. Selain itu dilakukan komunikasi intensif, pendekatan personal (email, telpon, medsos) dan pendampingan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, sehingga Pemeriksa dapat meluangkan waktu dan dapat mengakses Portal JFP dan Sistem Tanya JFP. c. Terdapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, namun belum dapat diberikan solusinya karena permasalahan tersebut terkait implementasi Sebagai solusinya atas permasalahan tersebut akan dilakukan koordinasi dan pembahasan dengan satuan kerja terkait. d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses. Untuk mengatasi gangguan pada jaringan internet akan dilakukan koordinasi dengan Biro TI. 6. Capaian Capaian dari proyek perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project adalah sebagai berikut: a. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna. Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 13 orang (93%) menyatakan dapat mengakses FAQ dalam Portal JFP dan sebanyak 1 orang (7%) menyatakan tidak dapat mengakses FAQ pada Portal JFP. b. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ. Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 10 orang (71%) menyatakan tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan sebanyak 4 orang (29%) menyatakan tidak. c. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Salah satu perubahan yang dilakukan dalam pengembangan Portal JFP dalam rangka optimalisasi Portal JFP guna peningkatan layanan dalam pngelolaan permasalaha JFP adalah penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi 41


Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti. d. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 menyatakan: 1) Sebanyak 13 orang (93%) menyatakan mengetahui bahwa saat ini telah tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan JFP dan sebanyak 1 orang (7%) menyatakan tidak mengetahui. 2) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan pernah mengakses Portal JFP dan sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak pernah. 3) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan Portal JFP tersebut dapat diakses dengan mudah dan sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak. 4) Sebanyak 11 orang (79%) menyatakan telah memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak memanfaatkan. 5) Sebanyak 1 orang (7%) menyatakan terdapat kendala dalam memanfaatkan fitur Tanya JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP dan sebanyak 13 orang (93%) menyatakan tidak terdapat kendala. 6) Sebanyak 12 orang (79%) menyatakan Sistem Tanya JFP telah memberikan kejelasan mengenai mekanisme penyampaian permasalahan JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak 7) Sebanyak 10 orang (71%) menyatakan tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya dan sebanyak 4 orang (29%) menyatakan tidak Sehingga dapat disimpulkan bahwa: 1) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui dan mengakses dengan mudah Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan JFP. 3) Tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya. 2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung dijawab dengan cepat dan tepat. 3) Sistem Tanya JFP telah memberikan kejelasan mengenai mekanisme penyampaian permasalahan JFP.

42


e. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan layanan pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP semakin meningkat. Kuesioner Pre Y Apakah fitur yang tersedia 2 dalam Portal JFP saat ini telah memberikan kemudahan bagi anda dalam menyampaikan permasalahan dan mendapatkan jawaban atas permasalahan JFP yang anda hadapi? Apakah anda sudah 7 mendapatkan solusi/jawaban atas permasalahan JFP yang anda sampaikan

Apakah anda mengetahui 8 bahwa saat ini telah tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi, peraturan terkait penerapan JFP, FAQ, dan Forum Diskusi?

Kuesioner Post T Y T 13 Apakah melalui sistem 13 1 Tanya JFP tersebut anda merasakan kemudahan dalam menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya?”

8

Apakah jawaban atas 12 2 pertanyaan permasalahan JFP yang anda sampaikan melalui sistem Tanya JFP telah cukup memberikan penjelasan dan memenuhi harapan anda?” 7 Apakah anda mengetahui 13 1 bahwa saat ini telah tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan JFP?” 12 Apakah Portal JFP 12 2 tersebut dapat diakses dengan mudah

Apabila anda sudah 3 mengakses Portal JFP, apakah anda sudah merasa nyaman dengan fitur yang tersedia saat ini Apabila ada pengembangan 13 2 Portal JFP dengan menyajikan fitur dengan tampilan yang user friendly dan memberikan kemudahan dalam penyampaian permasalahan JFP yang anda hadapi serta

Apakah anda telah 11 3 memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP?”

43


mendapatkan jawaban atas permasalahan tersebut, apakah anda berminat untuk mengunjungi Portal JFP? Berdasarkan hasil pengisian kuesioner oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat disimpulkan bahwa: 1) Dengan adanya Fitur Tanya JFP dalam Portal JFP memberikan kemudahan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya. 2) Jawaban atas pertanyaan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP telah cukup memberikan penjelasan dan memenuhi harapan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. 3) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui bahwa saat ini telah tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan JFP. 4) Portal JFP dapat diaksesdengan udah namun fitur yang tersedia perlu ditingkatkan. 5) Pemeriksa memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP. 7. Instrumen Monitoring yang Digunakan Tindak lanjut atas proyek perubahan setelah selesainya Diklatpim IV adalah melakukan sosialisasi secara lebih luas kepada Pemeriksa dan Pihak terkait penerapan JFP di Kantor Pusat maupun seluruh BPK Perwakilan terkait optimalisasi pemanfaatan Portal JFP melalui Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana dalam penyampain permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya secara cepat dan mudah. Sehingga tujuan jangka panjang dari proyek perubahan yaitu pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP oleh Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan JFP dapat diwujudkan. Langkah-langkah yang sudah dilakukan agar proyek perubahan dapat terus berlanjut sehingga menjadi perubahan yang positif dan berkelanjutan antara lain: a. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan Kantor Pusat BPK, selanjutnya akan dilakukan pemasangan baner di seluruh BPK Perwakilan. b. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK Nota Dinas secara berjenjang permohonan penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada Lampiran 12.

44


Gambar 29. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan Kantor Pusat BPK

Gambar 30. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK

45


BAB III KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai pilot project merupakan salah satu cara guna memberikan kemudahan bagi Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Sistem Tanya JFP pada Portal JFP sebagai sarana/medianya. Proyek perubahan ini juga memberikan manfaat terdokumentasikannya permasalahan JFP dengan baik yang selanjutnya dapat menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP maupun perbaikan dalam implementasi JFP. Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP ini dilaksanakan melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal JFP yang ditetapkan melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada tanggal 2 Mei 2016. Tim Optimalisasi Portal JFP melibatkan Seksi Litbang JFP dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, dan Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 sebagai unit piloting. Dalam jangka pendek proyek perubahan ini dilaksanakan melalui piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai pilot project, selanjutnya dalam jangka panjang peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP akan dilaksanakan pada Kantor Pusat dan BPK Perwakilan. B. Saran Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai pilot project perlu untuk dilanjutkan keberlangsungannya di lingkungan yang lebih luas dan tidak hanya berhenti setelah Diklatpim IV selesai, Untuk itu perlu adanya koordinasi kegiatan dengan satuan kerja terkait dan dukungan dari Pimpinan. Selain itu perlu adanya tindak lanjut atas permasalahan JFP terutama terkait implementasi yang penyelesaiannya memerlukan koordinasi dengan satuan kerja terkait penerapan JFP, sehingga perlu adanya koordinasi antar satker.

46

BAB I PENDAHULUAN. Gambar 1. Stuktur Organisasi Direktorat Litbang. Direktorat Litbang. Subdirektorat Litbang Pemeriksaan Keuangan

Recommend Documents