1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dunia
bisnis
yang
semakin
hari
semakin
ketat
persaingannya,
mengharuskan siapa saja yang bekerja pada suatu perusahaan untuk memberikan pelayanan yang unggul pada setiap pelanggannya.Untuk membangun citra perusahaan
yang
baik
dituntut
peran
seorang
sekretaris
yang
professional.Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimilikinya, memperluas pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi serta harus mampu bertindak proaktif. Selain pengembangkan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, seorang sekretaris juga harus mengembangkan kepripadiannya, yang dapat tercermin dari tingkah laku, tutur kata, maupun sikapnya dalam pergaulan sehari-hari, baik dikantor maupun di lingkungan tempat tinggal.Oleh karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan agar diri sekretaris menjadi lebih menarik, sehingga memunculkan citra yang lebih baik pula dalam dirinya sendiri, yang tentunya sangat berpengaruh bagi perusahaan. Menurut Saiman (2002:37) sekretaris memegang peranan penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.
1
Universitas Sumatera Utara
2
Adapun peran sekretaris terhadap atasan adalah sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Adapun peran sekretaris terhadap bawahan adalah memberikan motivasi kerja kepada pengawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar, memberikan rasa bangga dan puas kepada pengawai bawahan dalam menjalanan pekerjaan, menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. Menurut W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman (2002:37) mengatakan peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selajutnya oleh pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Perusahaan perum Bulog Divre Sumut terbagi atas dua bidangyaitu administrasi dan keuangan.Bidang Administrasi dan keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia dan hukum, kehumasan, pengelolaan anggaran dan pembiayaan serta membuat laporan pertanggung jawaban keuangan Divre.
Universitas Sumatera Utara
3
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan judul “PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT GATOT SUBROTO”.
B. Perumusan Masalah Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah: bagaimana peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan?
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan peran dan fungsi seorang sekretaris pada perusahaan.
2.
Manfaat Penelitian Manfaat penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Perum Bulog Divre Sumut Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam menigkatkan peran dan fungsi seorang sekretaris pada Perum Bulog Divre Sumut. 2. Bagi Penulis Memperdalam teori mengenai sekretaris secara khusus pada kegiatan kesekretariatan, sehingga dapat menambah pengetahuan dan dapat dijadikan bekal bagi penulis dalam memasuki dunia kerja.
Universitas Sumatera Utara
4
3. Bagi Orang Lain Memberikan pengetahuan tentang bagaimana peran dan fungsi sekretaris didalam perusahaan. D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei Penelitian ini dilakukan di Perum BULOG Divre Sumut di Jl. Gatot Subroto No. 180 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian MINGGU KE NO
KEGIATAN 1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
2
3
Sumber : penulis (2014)
2. Sistematika Penelitian Adapun sistematika penelitian dari penulis Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
5
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin mengambil judul ini, menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, dan Sistematika Penelitian. BAB II PROFIL PERUSAHAAN Pada bab ini memaparkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan peran seorang sekretaris, dan Job Description Perusahaan. BAB III PEMBAHASAN Membahas mengenai penelitian yang dilakukan penulis tentang peran dan fungsi pengembangan diri seorang sekretaris dalam menigkatkan kualitas sekretaris dalam perusahaan. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
