BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG Pada era globalisasi, teknologi yang semakin maju, persaingan dalam dunia bisnis pun semakin tinggi. Untuk itu, agar dapat bersaing, efisiensi dan efektivitas memiliki peranan penting yang berpengaruh pada kemampuan pelaku bisnis untuk dapat mengungguli para pesaingnya. Business process merupakan unsur penting yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi perusahaan. Karena, business process merupakan urutan aktivitas dalam perusahaan yang membentuk keseluruhan proses dalam perusahaan, dimulai dari input sampai dengan output dalam suatu perusahaan. Dengan business process yang tepat, perusahaan dapat mencapai efisiensi dan efektivitas dalam aktivitasnya sehingga perusahaan dapat menjawab permintaan pasar dengan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan profit yang diperolehnya, dan mencapai tujuan perusahaan, yaitu memaksimalkan kesejahteraan pemegang saham. Pada dasarnya, proses operasional perusahaan terdiri dari proses – proses kecil yang dijalankan oleh masing – masing bagian dalam struktur perusahaan, yang pada akhirnya membentuk sebuah gambaran besar business process besar perusahaan. Keberhasilan dalam penyusunan business process sebuah perusahaan dapat diukur dari efisiensi dan efektivitas perusahaan. Seberapa jauh business
process dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan sehingga perusahaan
memiliki
keunggulan
dan
dapat
memenangkan
persaingan.
Studi kasus ini dilakukan pada Cash Management Dept. PT XYZ, sebuah perseroan terbatas yang bergerak dalam industri otomotif. PT XYZ berstatus PMA (Penanaman Modal Asing), yang berdiri pada sejak tahun 1971. Aktivitas PT XYZ meliputi manufaktur, perakitan dan distributor sepeda motor. Dengan semakin berkembangnya pasar sepeda motor di Indonesia mendukung perkembangan PT XYZ, yang berarti PT XYZ harus siap dengan persaingan yang semakin tinggi dalam industri otomotif, khususnya untuk sepeda motor. Saat ini dengan kemampuan dan daya saing yang tinggi, didukung oleh pengembangan yang berkesinambungan, membuat bisnis PT XYZ mampu berkembang dalam kompetisi ini. Cash Management Dept. adalah sebuah departemen pada Finance Division PT XYZ, yang melakukan pengelolaan dana, yang di dalamnya terdiri dari proses penerimaan pembayaran dari customer, proses pembayaran dan pengalokasian dana perusahaan ke dalam investasi dalam bentuk deposito. Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis PT XYZ, serta untuk semakin meningkatkan daya saing, PT XYZ ingin melakukan improvement pada Cash Management Dept. untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan dana.
3
1.2. PERMASALAHAN Beberapa
permasalahan
yang
timbul
dalam
proses
pengelolaan
pembayaran dan pengalokasian dana di PT XYZ adalah sebagai berikut: 1. Belum ada aplikasi yang memungkinkan integrasi alur informasi dari business process masing – masing departemen yang terkait dengan proses penerimaan pembayaran dari customer dan pembayaran perusahaan kepada supplier. Akibatnya: a. Inefisiensi dalam proses pengumpulan informasi untuk pengelolaan dana, dalam hal ini adalah cashflow, karena informasi – informasi yang ada harus dikumpulkan secara manual dan berkala. b. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses input informasi pembayaran dan rencana pembayaran dari customer ke dalam cashflow, karena human error, yang dapat mengakibatkan tidak akuratnya cashflow. 2. Kemungkinan terjadinya opportunity loss yang dikarenakan kesalahan dalam proses pengelolaan pembayaran dan pengalokasian dana perusahaan ke dalam investasi. 3. Inefektivitas penggunaan sumber daya, khususnya sumber daya manusia dan penggunaan waktu, karena seharusnya dengan proses yang terintegrasi, tidak perlu dilakukan proses update secara berkala, tetapi proses update informasi cukup dilakukan
pada masing – masing bagian, yang kemudian secara
otomatis akan meng-update cashflow.
4
Dengan kata lain, business process tersebut menjadi kurang efektif dan efisien dalam proses pengelolaan dana perusahaan. Dengan pengukuran business process dan business process reengineering dalam studi kasus ini, diharapkan perusahaan dapat menyusun sebuah business process yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam proses pengelolaan dana, serta mencapai efektivitas dan efisiensi dalam proses pengelolaan dana tersebut.
1.3. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan dari studi kasus ini adalah : 1. Mengidentifikasi business process pada Cash Management Dept. di PT. XYZ 2. Melakukan evaluasi terhadap business process pada Cash Management Dept. di PT. XYZ 3. Melakukan business process improvement pada PT XYZ untuk menyusun sebuah business process yang terintegrasi dalam proses pengelolaan dana perusahaan, untuk mencapai efektivitas dan efisiensi sehingga dapat mengoptimalkan pengelolaan dana perusahaan. Manfaat yang dapat diperoleh dari pelaksanaan studi kasus ini adalah: 1. Memperoleh informasi kebutuhan pembayaran dan rencana penerimaan dana secara akurat dan sedini mungkin. 2. Memastikan kesesuaian dan ketepatan waktu pembayaran perusahaan kepada supplier untuk meningkatkan akurasi dan optimalisasi cashflow perusahaan. 3. Meminimalkan opportunity loss yang mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pengelolaan dana perusahaan.
5
4. Mengintegrasikan alur informasi dan memaksimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. 5. Memaksimalkan keuntungan perusahaan sebagai hasil dari efisiensi dan efektivitas pengelolaan dana perusahaan. 6. Tercapainya sebuah gambaran business process yang ideal, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang mampu mengoptimalkan proses pengelolaan dana PT XYZ.
1.4. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pelaksanaan studi kasus ini adalah konsep Business Process Improvement pada Cash Management Dept. yang berada di bawah Divisi Finance PT XYZ, dalam rangka pengelolaan dana PT XYZ. Dalam prakteknya, pada saat penulisan thesis ini, Business Process Improvement belum diterapkan karena aplikasi yang akan digunakan dalam business process yang baru masih dalam tahap pengembangan. Oleh karena itu, studi kasus difokuskan pada proses dan konsep Business Process Improvement yang dilakukan. Studi kasus ini dilakukan dengan menggunakan metode 10 (sepuluh) langkah untuk Business Process Improvement yang mengacu pada Page (2010). Data yang digunakan dalam studi kasus ini adalah business process yang berlaku pada Cash Management Dept. PT XYZ. Selain itu, perhitungan acuan waktu kerja dalam pelaksanaan business process, dibuat berdasarkan perhitungan waktu yang optimis, dikarenakan secara actual dalam kondisi perusahaan, terdapat kemungkinan penggantian personil
6
pelaksana aktivitas business process apabila personil yang bertanggungjawab atas pelaksanaan aktivitas berhalangan hadir.
