BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Sistem pengelolaan data pengarsipan dan perpustakaan daerah Surakarta, diperlukan untuk member pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor rersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan di segala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam – macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan di capai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip, juga dapat menghindarkan salah komunikasi , mencegah adanya duplikasi dan membantu mencapai efisiensi pelaksanaan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjukan kegiatan agar lebih lancer sering kali diabaikan dengan berbagai alasan dengan berbagai kendala seperti berkurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan perasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam ini dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang pinggiran diantara aktvitas – aktivitas kerja lainnya.
1
2
Kantor arsip dan perpustakaan daerah Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah kota Surakarta. Sebagai intense pemerintah yang melayani kepentingan umum di utamakan untuk nyelesaikan berbagai pekerjaan dengan cepat, tepat dan akurat. Agar dapat melaksanakan pelayanan yang cepat dan optimal, diperlukan adanya penanganan yang serius dibidang kearsipan agar tercipta suatu mekanisme kearsipan yang baik dan benar. Untuk mewujutkan pengarsipan yang baik dan benar dibutuhkan disiplin dan semangat kerja yamg tinggi dari para pegawai, tersedianya fasilitas dan tempat penyimpanan dokumen arsip yang memadai, penataan dokumen arsip yang baik dan sistem kenerjanya yang efisien, sehingga dapat menggunakan waktu singkat dan menggunakan biaya serta tenaga kerja yang dapat merealisasikan visi dan misi, serta tujuan kantor pengarsipan dan perpustakaan kota Surakarta secara optimal. Dari
uraian
yang
telah
dijelaskan
diatas,
peneliti
ingin
mengembangkan sebuah aplikasi sistem pengarsipan dan perpustakaanyang akan digunakan pada kantor pengarsipan dan perpustakaan kota Surakarta maka peneliti tertarik untuk memilih judul: “Sistem Informasi Pengelolaan data Pengarsipan Dan Perpustakaan kota Surakarta” Karna begitu bayaknya permasalahan pengelolaan pengarsipan dan perpustakaan serta keterbatasan biaya, waktu dan tenaga dalam penelitian ini lebih menekankan pada pengelolaan informasi penanganan,dan penataan arsip yang meliputi : pengelolaan dokumen masuk,dan dokumen keluar,sistem penyimpanan dokumen, azas penyimpanan dokumen, pasilitas pengarsipan,
3
petugas arsip, lingkungan kerja arsip,pemelihara dan perawatan arsip pada kantor pengarsipan dan perpustakaan kota Surakarta. 1.2 Batasan Masalah Bedasarkan latar belakang yang dipaparkan diatas, maka data dirumuskan pokok permasalahan yang dihadapi oleh kantor arsip dan perpustakaan daerah kota Surakarta adalah kesalahan dalam peroses pengarsipan dan perpustakaan efisienya pengelolaan dokumen pengarsipan dan perpustakaan yang masih bersipat manual. 1.3 Ruang Lingkup Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis membatasi lingkup permasalahan pengolahan data yang meliputi : 1. Pengelolaan Data arsip masuk. 2. Pengelolaan data Anggota Masuk. 3. Pengelolaan Data Anggota. 4. Pengelolaan data Anggota peminjam. 5. Pengelolaan Data Pengembaklian. 6. Pengelolaan Data Laporan. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Ingin mengetahui bagaimana pengelolaan pengarsipan dan perpustakaan pada kantor arsip dan perpustakaan daerah Surakarta.
4
2. Ingin mengetahui bagaimana sistem informasi penenganan, penataan dan pengendalian pengarsipan dan perpustakaan pada kantor arsip Dan perpustakaan daerah kota Surakarta. 3. Ingin mengetahui fakror – faktor yang menghambat pengelolaan arsip dan perpustakaan daerah Surakarta. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi peneliti Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar, serta dapat menambah wawasan, pengalaman, serta pengetahuan penelitian. 2. Bagi instansi tempat penelitian Memberikan sumbangan kepada instansi terkait usaha peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. 3. Bagi STIE AUB Surakarta Sebagai sumbangan koleksi perpustakaan dan menjadi salah satu refensi, untuk kajian lebih mendalam bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya di bidang kearsipan. 1.6 Metode penelitian Sesuai dengan tujuan penelitian maka peneliti ini termasuk penelitian diskriptif karena penelitian ini menggambarkan bagai mana sistem informasi pada dinas Pengarsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
5
1.6.1 Survey / Observasi Objek penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah kantor arsip dan perpustakaan daerah Surakarta, yaitu suatu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan masarakat, pemiliharaan, penataan, pengumpulan dan penyimpanan segala macam bentuk dokumen penting yang akan dijadikan sebagai arsip di kantor pengarsip dan perpustakaan daerah kota Surakarta. 1.6.2 Metode Pengupulan Data Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Setudi Lapangan a. Wawancara atau Interview Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menunjukan kelengkapan data melalui metode wawancara atau interview. Penulis melakukan Tanya jawap dengan pihak yang betanggung jawap dalam penataan dan masuk dan keluar yang ada di kantor arsip dan perpustakaan daerah kota Surakarta. b. Observasi Metode yang digunakan dalam pengumpulan data tidak haya dengan metode wawancara atau interview tetapi juga melakukan metode observasi. Penulis mencari data – data yang
6
dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi penangganan, penataan dan pengendalian dokumen masuk dan keluar. 2. Studi pustaka Metode studi pustaka adalah salah satu pencarian dan pengumpulan data dengan cara membaca buku, laporan – laporan yang berkaitan dengan objek penelitian dan dapat dijadikan sebagai dasar teori serta dapat dijadikan bahan perbandingan. 1.6.3 Objek penelitian Objek peneltian dalam penulis tugas akhir ini adalah kantor pengarsipan dan perpustakaan daerah Surakarta, yaitu suatu instansi pemerintah yang bergerak dalam pelayanan masyarakat, penilaiyan, penataan, pengumpulan dan penyimpanan segala macam bentuk dokumen penting yang akan dijadikan sebagai arsip. 1.6.4 Teknik Pengumpulan data Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Setudi lapangan a. Wawancara atau interview Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menunjukan kelengkapan data melalui metode wawancara atau interview, penulis melakukan tanya jawap dengan pihak yang bertanggung jawap dalam inventaris barang yang ada di kantor arsip dan
7
perpustakaan daerah Surakarta mengenai bagaimana langkah – langkah dalam pengelolaan inventaris arsip. b. Observasi Metode yang digunakan dalam pengumpulan data tidak hanya dengan metode wawancara atau interview tetapi juga melalui metode observasi. Penulis mencari data – data yang dibutuhkan dalam
pembuatan
sistem
informasi
perpustakaan
dan
pengaesipan mulai dari pencatatan,pengelolahan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga peminjaman buku maupun surat dengan melakukan survei di kantor pengarsipan dan perpustakaan daerah Surakarta. 2. Studi perpustaka Metode studi pustaka ialah salah satu pencarian dan pengumpulan data dengan cara membaca buku dan mengapali kode arsip, laporan – laporan yang berkaitan dengan objek penelitian dan dapat dijadikan sebagai dasar teori serta dapat dijadikan bahan perbandingan. 1.6.5 Jenis dan sumber data 1. Data primer Data primer yaitu data yang diperlukan langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan kuesioner dan observasi dalamhal ini penulis memperoleh data dari kantor dinas pengarsipan dan perpustakaan daerah Surakarta. 2. Data Sekunder
8
Data sekunder adalah data didapat dari dokumentasi pada kantor pengarsipan dan perpustakaan daerah Surakarta serta data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jumlah dan artikel. 1.7 Metode Pengumpulan Sistem Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat, yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi (Jogiyanto HM : 2005) Dalam hal ini penyusun menggunakan metode yang berorientasi terhadap suatu data (data oriented metodologis). Metode ini lebih menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Metodologi ini dapat dikelompokkan menjadi dua kelas, yaitu : 1.7.1 Data Flow Oriented Methodologis Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem kedalam modul-modul berdasarkan dari type elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut didalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan dihubungkan antar fungsinya didalam modul-modul di sistem. 1.7.2 Data Structure Oriented Methodologis Metodologi ini menekankan strukture dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan dasar dari sistemnya. Dimana hubungan fungsi antar modul atau element-element sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya.
9
Tahapan yang akan digunakan oleh untuk mengembangkan suatu sistem yang ada pada Dinas Perindustrian dan dagang Kota Surakarta adalah model waterfall dengan urutan kegiatan sebagai berikut : 1. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama
sama
untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu(jogianto HM.2005 ). 2. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berguna bagi yang menerimanya (Marlinda, Linda. 2005). a. Sistem Informasi Sistem
Informasi
adalah
suatu
system
di
dalam
suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transakasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan (Robert A.Leitch, 1983). c. Kebijakan Sistem Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen
puncak
untuk
dapat
membuat
perencanaan
sistem.Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan oleh
10
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki. 1.8 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan tugas akhir terdapat sistematika penulisan yang digunakan sebagai gambaran singkat mengenai isi dari masing-masing bab dalam laporan tugas akhir. BAB I PENDAHULUAN BAB I pada laporan tugas akhir ini berisi mengenai latar belakang rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, ruang lingkup, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode pengembangan sistem, yang telah didapatkan, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI BAB II Landasan Teori, merupakan tentang tinjauan pustaka dan landasan teori.Tinjauan pustaka berisi tentang referensi-referensi terdahulu terkait dengan topik penelitian yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya. Sedangkan bagian landasan teori berisi tentang teori-teori yang peneliti gunakan dalam penelitian. BAB III TINJAUAN UMUM BAB III – Tinjauan Umum, pada bab ini dimulai dengan gambaran umum atau sejarah singkat Kantor dan Arsip Perpustakaan Daerah
11
Kota Surakarta. Selanjutnya menganalisa atau membahas hasil penelitian sesuai dengan judul atau topik penelitian. BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH BAB IV – Pembahasan, dalam bab ini memuat tentang data-data yang diperlukan dalam perancangan sistem yang digunakan dalam Tugas Akhir. BAB V PENUTUP BAB V – Penutup, dalam bab ini berisi simpulan dan saran dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti. Pada bab ini dapat diketahui simpulan yang peneliti peroleh dari hasil penelitian serta memberikan saran-saran kepada instansi yang terkait di tempat penelitian.
