BAB I PENDAHULUAN. dalam aspek kehidupan manusia. Dengan tersedianya berbagai bentuk media

BAB I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasawarsa sampai dengan abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam aspek kehidupan manusia. Dengan tersedianya berbagai bentuk media informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi yang ingin mereka dapatkan. Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat mengetahui semua yang ingin mereka ketahui dengan segera. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi yang baru yang menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka. Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada akhir

abad ke-18

menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar dan rumit daripada sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada sebelum masa itu. Perkembangan teknologi otomasi adalah penunjang utama pembuatan keputusan di dalam organisasi-organisasi modern. Dalam hal ini, aplikasi teknologi komputer benar-benar telah menandai revolusi peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien. Tampaknya wujud peradaban yang diuraikan oleh Alvin Toffler (Wahyudi, 1998:1) dalam bukunya yang terkenal berjudul Future Shock sebagian telah dapat dilihat kenyataanya. Toffler menguraikan bahwa peradaban yang 1 Universitas Sumatera Utara

pernah ada dan sedang dijalani oleh umat manusia terbagi dalam tiga gelombang. Gelombang pertama terentang dari tahun 8000 Sebelum Masehi sampai sekitar tahun 1700. Pada tahapan ini kehidupan manusia ditandai oleh perdaban agraris dan pemanfaatan energi yang terbarukan. Gelombang Kedua berlangsung antara tahun 1700 hingga tahun 1970-an, dimulai dengan munculnya Revolusi Industri. Lalu peradaban Gelombang Ketiga yang kini mulai jelas bentuknya adalah peradaban yang didukung oleh kemajuan teknologi komunikasi dan informasi. Teori-teori manajemen organisasi secara intensif mulai diperkenalkan di awal tahun 1980-an. Teori yang paling banyak dipelajari dan diterapkan adalah teori mengenai manajemen perubahan (Janner, 2006:9). Hampir semua kerangka teori manajemen perubahan menekankan pentingnya teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan apabila ingin memenangkan persaingan bisnis. Kunci keberhasilan perusahaan di era tahun 1980-an adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara tepat dan akurat. Beberapa ahli manajemen menekankan bahwa perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif dalam lingkungan makro. Pada periode ini, perubahan secara filosofis dari perusahaan tradisional menuju perusahaan modern terletak pada bagaimana manajemen kunci kinerja perusahaan. Dalam

teori

organisasi

modern

ketika

persaingan

bebas

telah

menyebabkan customer harus bersikap pandai memilih produk yang beragam di pasar, proses penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah manajemen seperti “market driven” atau “customer base company” yang pada

2 Universitas Sumatera Utara

intinya adalah penilaian kinerja perusahaan berdasarkan kepuasan pelanggannya. Dan yang sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini adalah bahwa peranan komputer dan teknologi informasi yang digabungkan dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis. Dalam perkembangan bisnis saat ini, teknologi informasi memegang peranan yang sangat penting untuk membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Alasan dasar penggunaan teknologi informasi dalam dunia bisnis adalah untuk mendukung operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Setiap organisasi merupakan keseluruhan yang terdiri dari berbagai bagian yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Agar semua aktivitasnya dapat berjalan dengan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan mudah dan efisien maka suatu organisasi harus mampu menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual, supaya para pengambil keputusan dapat membuat keputusan yang terbaik bagi pemecahan masalahmasalah dalam organisasi. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pimpinan tugas-tugas organisasi dan pembuatan keputusan yang strategis. Dalam hubungannya dengan informasi, dewasa ini telah dikembangakan suatu jaringan informasi untuk kepentingan manajemen yang dikenal dengan sistem informasi.


Tujuan utama sistem informasi adalah untuk memebantu proses manajemen pada suatu organisasi. Manajemen dalam hal ini meliputi seluruh hirarki kepengurusan dalam organisasi, mulai dari manajemen hirarki puncak yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan totalitas sampai pada manajemen tingkat pertama yang hanya bertanggung jawab atas operasi seharihari dari unti-unit tertentu saja. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem informasi terletak pada penyediaan informasi yang serba cepat, akurat, lengkap, dan akurat untuk keperluan manajemen organisasi. Terutama pada organisasi publik atau pemerintah yang bersifat memberikan pelayanan kepada masyarakat. Apabila informasi yang diterima oleh manajer terlambat, kurang relevan dengan persoalan yang akan dipecahkan dan kurang lengkap, maka setiap keputusan yang diambil akan mengecewakan bahkan merugikan bagi organisasi, masyarakat bahkan bangsa dan negara. Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian mengenai implementasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan (SIP3) dalam pengambilan keputusan di perusahaan. Peneliti ingin meneliti hal tersebut dengan mengambil tempat penelitian di PT. PLN Persero Ranting Parapat. Hal inilah yang membuat penulis membuat penelitian yang berjudul “Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan (SIP3) dalam pengambilan keputusan di PT. PLN Persero Ranting Parapat”.


I.2. Perumusan Masalah Perumusan masalah sangat penting agar diketahui arah jalan suatu penelitian. Hal ini senada dengan pendapat yang mengatakan “agar peneltian dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka penulis merumuskan masalahnya sehingga jelas dari mana harus memulai, kemana harus pergi, dan dengan apa” (Arikunto, 1992:17) Berdasarkan penjelasan diatas maka di dalam melakukan penelitian ini penulis merumuskan masalah penelitian sebagai berikut : Bagaimana proses pengolahan data menjadi informasi dalam implementasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam pengambilan keputusan di PT. PLN Persero Ranting Parapat?

I.3. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah : a. Untuk mengetahui proses pengolahan data menjadi informasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan (SIP3). b. Untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh SIP3, khususnya dalam mendukung pengambilan keputusan.

I.4. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut: a. Memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan di Indonesia pada umumnya dan Universitas Sumatera Utara pada khususnya yakni pada bidang Sistem Informasi Manajemen.


b. Sebagai referensi bagi kalangan akademisi baik di lingkungan Civitas Akademika Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara secara khusus maupun Universitas Sumatera Utara secara umum. c. Memberikan suatu sumbangan pemikiran bagi perusahaan khususnya tempat

penelitian

ini

dilaksanakan

untuk

meningkatkan

kinerja

perusahaan.

I.5. Kerangka Teori Untuk memudahkan penelitian diperlukan pedoman berfikir yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seorang peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih Selanjutnya teori adalah merupakan serangkaian asumsi, konsep, dan konstruksi, definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1989:37). Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teorinya adalah : I.5.1. Implementasi Dalam perumusan suatu kebijakan apakah menyangkut program maupun kegiatan-kegiatan selalu diiringi dengan suatu tindakan pelaksanaan atau implementasi. Karena betapapun baiknya suatu kebijakan tanpa implementasi maka tidak akan banyak berarti. Dalam kaitan ini seperti dikemukakan oleh Wahab (1990: 51), menyatakan bahwa pelaksanaan kebijakan adalah sesuatu yang penting, bahkan jauh lebih penting daripada pembuatan kebijaksanaan.


Kebijaksanaan hanya sekedar impian atau rencana bagus yang tersimpan rapi dalam arsip kalau tidak mampu diimplementasikan. Van Master dan Van Hom merumuskan proses implementasi atau pelaksanaan sebagai berikut : “Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah/ swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijaksanaan. Sedangkan dalam Ceema dan Rondinelli implementasi adalah sebagai berikut: “Dalam pengertian luas, implementasi maksudnya adalah pelaksanaan dan melakukan suatu program kebijaksanaan dan dijelaskan bahwa satu proses interaksi diantara merancang dan menentukan seseorang yang diinginkan. Sedangkan Jones menyatakan bahwa proses kebijakan publik meliputi persepsi/definisi,

agregasi,

organisasi,

respresentasi,

penyusunan

agenda,

formulasi, legitimasi, penganggaran, pelaksanaan/implementasi, evaluasi dan penyesuaian/terminasi. Penekanan aktivitas birokrasi pemerintahan pada proses tersebut

lebih

pada

tahapan

implementasi,

dengan

menginterpretasikan

kebijaksanaan menjadi program, proyek, dan aktivitas (Sumaryadi, 2005:15). Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, implementasi sama dengan pelaksanaan. Sedangkan menurut kamus webster, “to implement” (implementasi) berarti “to provide the means for carrying out” (menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu). Dari definisi-definisi di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan suatu kebijaksanaan sampai mencapai tujuan yang diinginkan.


I.5.2. Sistem Menurut Lucas dalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sementara itu, menurut James O’brien (2006:9) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan) serta menghasilkan output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari output tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi yang dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur-unsur itu. Berikut ini definisi tentang sistem menurut beberapa ahli (Moekijat 2005:3): 1. Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut : “System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly arrangement of interpendent ideas or construct. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements which operate together to accomplish an objective. (Sistem dapat abstrak atau fisis, Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantung. Misalnya, system teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sistem yang


bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan)”.

2. Norman L. Enger dalam bukunya, Management Standards for Developing Information Systems, menulis bahwa : “A system consists of related activities that meet company objectives such as inventory control of production schedulling. (suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi)”. 1. Burch dan Strater dalam buku mereka yang berjudul Information Systems : Theory and Practice, mendefinisikan sistem sebagai berikut : “A system can be defined as any integrated assemblage of components or sub-systems designed to achieve an objective. (suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai tujuan)”. 2. Menurut The Liang Gie dalam bukunya, Pokok - Pokok PPBS dan MIS, sistem itu diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu. Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernatika (cybernetics). Konsep atau bidang kajian ilmiah ini terutama berkaitan engan upaya-upaya untu menerapkan usaha-usaha otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia. Konsep lain yang terkandung dalam defenisi sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa, di dalam suatu sistem, output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masin bagian atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian terpisah tapi saling berhubungan secara bersama-


sama akan mengahasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah (murdi et al dalam kumorotomo, 1996:9). Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem mengisyaratkan suatu pelaksanaan pekerja secara integratif baik menyangkut manusia, perkakas, metode maupun sumber daya yang dimanfaatkan. Dari uarian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian yang saling berinteraksi, saling mempengaruhi dan bekerja sama secara harmonis dan teraur untuk mencapai tujuan tertentu. I.5.3. Data dan Informasi Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau bagi kaum professional, dua pengertian ini mengandung perbedaan dasar. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bangan, dan semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data. Menurut The Liang Gie dalam Sutabri (2005:17) data adalah hal peristiwa, atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan. Dari definisi dan uraian data tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah data mentah yang di proses untuk menyajikan informasi. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar di bawah ini :


Penyimpanan Data

Data

Pengolahan Data

Informasi

. Gambar 1: Pemrosesan Data Sumber : Sutabri. Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang telah diproses akan menghasilkan informasi. Informasi inilah nantinya yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam menunjang kelancaran kegiatan organisasi. Menurut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:22) dalam mengolah data ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu : 1. Capturing Yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu bentuk 2. Pemeriksaan (Verifying) Yaitu pengecekan atau pengesajan data untuk menjamin agar data tersebut untuk menjamin dat tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat. 3. Penggolongan (Classyfying) Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memebrikan arti bagi si pemakai. 4. Penyusunan atau Penyortiran (arranging, sorting)


Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya. 5. Peringkasan (summarizing) Yaitu menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam satu dari dua cara. 6. Penghitungan (calculating) Yaitu memerlukan penanganan data secara ilmu hitung atau logika 7. Peyimpanan (storing) Yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan kembali dan pengambilan kembali apabila diperlukan, 8. Pengambilan Kembali (retrieving) Yaitu pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsurunsur data khusu dari media dimana unsur-unsur data tersebut disimpan. 9. Reproduksi (reproducing) Yaitu memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama. 10. Penyebaran Pengkomunikasian (disseminating-communicating) Yaitu memindahkan data dari suatu tempat ke tempat yang lain. Lebih lanjut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:24), mengatakan dalam mengolah data ada beberapa metode yang dilakukan, yaitu : 1. Manual Dalam metode manual operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuanbantuan alat-alat penting seoerti pensil, kertas, dan mistar hitung.


2. Electromechanical Yaitu gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang pegawai yang bekerja menggunakan mesin catat kolom (posting machine). 3. Punched Card Equipment Yaitu penggunaan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang kadangkadang disebut sebagai sustu sistem warkat unit (unit record system). 4. Electronic Computer Yaitu suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat (central processor unit), dan alat-alat keluaran. Sedangkan menurut Sutabri (2005:21)

Pengolahan data adalah suatu

proses menerima data sebagai masukan (input), memroses (processing) menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (output). Dengan demikian, pemrosesan data terdiri dari 3 (tiga) langkah dasar, yaitu input, prosessing, dan output. Tiga langkah ini biasanya disebut siklus pengolahan data. Adapun metode dalam pegolahan data adalah sebagai berikut, yaitu : 1. Metode Batch Processing Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan umumnya pada beberapa tahun yang lalu. Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.”BATCH” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan lebih dulu selama beberapa periode. Pengolahan data yang mengunakan kartu plong (punch card) merupakan contoh metode ini. Data dikumpulkan dalam bentuk kartu plong. Setiap periode tertentu, kumpulan data ini bersama-sama diolah untuk memutakhirkan atau megupdate file induk. Sekarang ini sudah jarang


yang menggunakan kartu plong. Kebanyakan menggunakan CRT (cathode ray tube) terminal. Batch processing method juga masih banyak digunakan pada CRT terminal karena sifat pengolaha data ini adalah mengumpulkan data selama periode tertentu (harian, mingguan, bulanan). Metode ini disebut juga pengolaha periodik. Periode waktu antara satu pengolahan dengan pengolahn berikutnya pada. Batch processing disebut

siklus pengolahan. Lamanya periode siklus

pengolahan tergantung pada bebera faktor, yaitu volume transaksi, jumlah batch yang inginkan, dan kapasitas pengolahan yang tersedia. 2. Metode Online Processing Metode ini disebut juga transaction processing. Metode pengolahan ini mempunya karakteristk tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Online processing dapat terdiri dari program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat terdiri dari beberapa processing run. Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan (Tata Subrana, 2005:12). Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis adalah, “information is data that has been proccesd into a form that is meaningful to the recipient and is


of real or perceived value in current or prospective decisions.” (informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang). Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan :”information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence” (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau pengertian). George R. Terry menyatakan bahwa “information is meaningful data that conveys usable knowledge” (informasi adalah data yang penting dan memberikan pengetahuan yang berguna) (Moekijat, 2005:9). Kendatipun informasi dapat diperoleh secara mudah, namun sesungguhnya masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah informasi yang berkualitas baik. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan sekali efektivitas keputusan-keputusan manajer. Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1998:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu:akurasi, kecepatan waktu, dan relevansi. Syarat- syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker dalam Kumorotomo (1999:11). Berikut ini adalah syarat-syarat yang dimaksud: 1. Ketersediaan (availability); Sudah barang tentu atau syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri.. informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya. 2. Mudah dipahami (comprehensibility);


Informasi harus mudah dipahmi oleh pembuat keputusan, baik itu menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen. 3. Relevan; Dalam konteks organisasi, informasi yanhg diperlukan adalah yang benarbenar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. 4. Bermanfaat; Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan. 5. Tepat waktu; Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada suatu organisasi yang membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan yang krusial. 6. Keandalan (reliability); Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat di andalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan. 7. Akurat; Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.


8. Konsisten; Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan. I.5.4. Sistem Informasi Melaksanakan

sebuah

sistem

informasi

bukan

sekedar

mengotomatisasikan prosedur lama, tetapi menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standart, serta distribusi yang efektif. Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang memebentuk suatu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusiakan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Sutedjo (2002:11). Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang memepertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial gengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Sutabri (2005:42) Menurut O’brien (2006:5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),


jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Ada tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi informasi. Ketiga alasan tersebut dapat ditemukan dalam tiga peran penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan, yaitu : 1. Mendukung proses dan operasi perusahaan. 2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajemen. 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. O’brien (2006:15) mengemukakan ada berbagai jenis sistem informasi, yaitu : 1. Sistem pendukung operasi Sistem ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat dipergunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi ini adalah

untuk

secara

efisien

memproses

transasksi

perusahaan,

mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan. Sistem ini terdiri atas 3 jenis, yaitu : a. Sistem pemrosesan transaksi. Sistem ini yang mencatat dan memproses data yang dihasilkan dalam transaksi perusahaan. Sistem ini memproses dengan dua cara dasar : pertama,


pemrosesan batch, yaitu data transaksi dikumpulkan selama satu periode waktu dan diproses secara periodik. Kedua, real-time (online), yaitu data diproses segera setelah suatu transaksi terjadi. b. Sistem

pengendalian

proses.

Sistem

ini

mengawasi

dan

mengendalikan proses fisik. c. Sistem

kerjasama

perusahaan,

yaitu

untuk

meningkatkan

komunikasi dan produktivitas tim serta kelompok kerja, dan meliputi aplikasi yang kadang kala disebut sebagai sistem otomatisasi kantor. 2. Sistem pendukung manajemen Sistem ini berfokus kepada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan. Ada tiga jenis utama sistem pendukung manajemen, yaitu : a. Sistem informasi manajeman, yaitu memberikan informasi dalam bentuk

laporan

yang

telah

ditentukan

sebelumnya

untuk

pengambilan keputusan. b. Sistem pendukung keputusan, yaitu memberikan dukungan interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis. c. Sistem informasi eksekutif, yaitu memberi informasi penting dari sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan , dan sumber lainnya yang dibentuk seseuai dengan kebutuhan informasi para eksekutif.


Gambar : 2 Bagan Sistem Informasi Sumber : O’Brien Dari gambar di atas dapat kita lihat klasifikasi konseptual sistem informasi. Sistem informasi dikategorikan dalam cara ini untuk menekankan peran-peran utama yang dimainkan oleh setiap sistem dalam operasi manajemen suatu bisinis atau perusahaan. Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen. Komponenkomponen-komponen inilah yang pada akhirnya akan menciptkan suatu informasi yang bermanfaat bagi internal maupun eksternal organisasi. Komponenkomponen itu terdiri dari : 1. Sumber daya manusia Yaitu sumber daya yang akan mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi dua hal, yaitu : a. Pemakai akhir (end user). Pemakai akhir adalah orang orang yang akan menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut


b. Pakar Sistem Informasi ( SI ). Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah meliputi analis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personel tingkat manajerial, teknis dan staf SI lainnya. Singkatnya, analis sistem mendesai sistem sistem informasi berdasarkan kebutuhan sistem informasi dari pemakai akahir, pembuat software membuat perangkat komputer berdasarkan pada spesifikasi analis sistem, dan operator membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringn besar. 2. Sumber Daya Hardware (perangkat lunak). Yaitu meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, lembaran-lembaran kertas hingga disk magnetis atau optikal. 3. Sumber daya software (perangkat lunak). Yaitu meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian operasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi juga rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Berikut ini contoh-contoh sumber daya software : a. Software

Sistem,

seperti

program

sistem

operasi,

yang

mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.


b.

Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir.

c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakn sistem informasi. 4. Sumber daya data. Yaitu sumber daya yang akan diproses menjadi informasi. Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisinis dan kegiatan serta entitas lainnya. 5. Sumber daya jaringan Yaitu sumber daya yang akan menjadi media komunikasi dalam organisasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi : a. Media Komunikasi. Contohnya, meliput i kabel twisted-pair, kabel tembaga, dan kabel optikal fiber; serta gelombang mikro, selular, dan satelit yang nirkabel. b. Dukungan jaringan. Kategori ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan untuk mendukung

operasi dan penggunaan

jaringan komunikasi.

Contohnya meliputi pemroses komunikasi seperti modem dan prosesor antar jaringan, serta software pengendali, sperti software sistem operasi dan penjelajah internet..


Sumber daya-sumber daya yang telah dijelaskan adalah merupakan komponen dasar sistem informasi. Komponen-komponen itu akan bekerja sama dalam melakukan aktivitas untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang akan memanfaatkan informasi tersebut. Adapun aktivitas sistem informasi menurut O’Brien (2006:39) adalah sebagai berikut : 1. Input Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukkan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari berbagai media jenis fisik seperti formulir kertas. 2. Pemrosesan Data Menjadi Informasi Data biasanya tergantung pada pada aktivitas pemrosesan, seperti penghitungan, pegikhtisaran.

perbandingan,

pemilahan,

Aktivitas-aktivitas

ini

pengklasifikasian,

mengatur,

menganalisis,

dan dan

memanipulasi data, hingga mengubahnya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus menrus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan. 3. Output Produk Informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka melalui aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.


Kita secara rutin menggunakan informasi yang disediakan oleh produkproduk ini ketika kita bekerja dalam organisasi. 4. Penyimpanan Sumber Daya Data Penyimpanan

adalah

komponen

sistem

dasar

sistem

informasi.

Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian. 5. Pengendalian Kinerja Sistem Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian. Kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output dan penyimpanan. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar berikut ini :

Gambar 3 : Model Sistem Informasi Sumber : Obrien


Gambar 3 mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan kerangka konsep dasar ubtuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar sistem informasi), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), hardware (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi informasi. I.5.5. Pengambilan Keputusan Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepatyang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian, pengambilan keputusan merupakan suatu proses memilih dari beberapa alternatif yang dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif. Altternatif yang baik untuk memecahkan suatu masalah atau menyelesaikan suatu pertentangan. a. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan Alasan seorang manajer harus mengambil suatu keputusan adalah ia menghadapi suatu masalah atau suatu situasi pertentantangan. Tindakan pengambilan keputusan mengakibatkan suatu penyelesaian masalah atau pertentangan. Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur. 1. Model Model menunjukkan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif 2. Kriteria


Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari masalah keputusan (misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum). Apabila ada beberapa kriteria yang berentangan (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan),

pengambilan keputusan harus mengadakan

kompromi. 3. Pembatas Ada faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan. Kurangnya dana menjadi suatu contoh pembahasan. 4. Optimalisasi Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambilan keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum. b. Tingkat-tingkat Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dapat terjadi mulai dari jenis keputusan sepintas lalu yang sangat rutin (keputussan terprogramkan). Untuk menggolongkannya, kita membagi pengambilan keputusan itu kedalam tiga tingkat : 1. pengambilan keputusan tingkat strategis Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidak pastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang memenuhi seluruh organisasi. Tujuan organisasi ditentukan dan beberapa strategi di buat yang dapat mengandung misalnya

perluasan

pabrik,

penentuan

susunan

produksi,

penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal, atau penjualan


organisasi. Oleh karena itu, strategi ini bergabung dengan perencanaan jangka

panjang

dan

meliputi penentuan

kebijaksanaan, dan pencapaian keberhasilan

tujuan,

penentuan

organisasi secara

keseluruhan. 2. pengambilan keputusan tingkat taktis Pengambilan keputusan tingkat taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan di hubungkan dengan bidang-bid ang seperti perumusan anggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produk serta penelitian dan pengembangan. Sementara

pengembalian

keputusan

strategis

sebagian

besar

mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan perngawasan yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apa bila ada, kemungkinan untuk mengambil keputusan terprogramkan. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilam keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat di pertanggung jawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri. 3. pengambilan keputusan tingkat teknis Pada tingkat pengambilan keputusan ini standar-standar di tentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus


dapat di laksanakan dengan cara yang efektif dan efesien. Pengambilan keputusan ini merupakan diberikannya perintah-perintah khusus yang khusus yang mengawasi operasi-operasi khusus. Fungsi manajemen utama yang termasuk kedalam golongan pengambilan keputusan ini adalah fungsi pengawasan dengan perencanaan yang di laksanakan agak terbatas. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan investasi dan penempatan karyawan.

I.6. Definisi Konsep Konsep

merupakan

istilah

dan

definisi

yang

digunakan

untuk

menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial ( Singarimbun, 1995 : 33 ). Definisi konsep dimaksudkan untuk menghindari interpretasi ganda dari variabel yang diteliti. 1. Implementasi adalah perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 3. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses pengambilan keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.


4. Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah dan digunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambilan kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan. 5. Pemrosessan data adalah proses merubah data menjadi informasi melalui suatu metode tertentu ynag mencakup kegiatan penyimpanan data dan penanganan data. 6. Penyimpanan data adalah menyimpan data dalam bentuk laporan-laporan kertas micro film dan lain-lainnya yang dapat disimpan dan dilihat kembali pada saat data tersebut diperlukan.


I.7. Definisi Operasional Definisi Operasional merupakan operasionalisasi dari definisi konsep. Dalam definisi operasionalisasi ini disajikan parameter indikator dari variabel yang diteliti dengan tujuan untuk memudahkan membaca fenomena-fenomena yang diteliti. Definisi operasional implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan adalah : Berupa data-data yang didapatkan dari bagian-

Input

bagian

organisasi

sebagai

informasi

yang

dibutuhkan internal organisasi.

Proses merupakan pengolahan data/input yang telah

Proses

berada di dalam organisasi, yang didalamnya terdiri dari manajemen pelaksana dan kontrol terhadap semua kegiatan yang dilaksanakan.

Hasil

Output

akhir

pelaksanaan

yang dan

dicapai

pengolahan

dengan informasi

adanya yaitu

informasi yang berguna bagi internal organisasi. Gambar 4 : Bagan Definisi operasional


I.8. Sistematika Penulisan BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, kerangka teori, definisi konsep, definisi operasional, dan sistematika penulisan.

BAB II

: METODOLOGI PENELITIAN Bab ini terdiri dari bentuk penelitian, lokasi penelitian,

populasi

dan

sample,

teknik

pengumpulan data dan teknik analisa data. BAB III

: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN Bab ini memberikan gambaran umum mengenai daerah penelitian yang meliputi keadaan geografis, kependudukan, sosial ekonomi, dan pemerintahan.

BAB IV

: PENYAJIAN DATA Bab ini membahas tentang hasil data-data yang diperoleh di lapangan.

BAB V

: ANALISA DATA Bab ini merupakan tempat uaraian data yang diperoleh

saat

penelitian

dan

memberikan

pembahasan dan interpretasinya atas permasalahan yang diajukan. BAB VI

: PENUTUP Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang dianggap penting dan perlu sebagai rekomendasi program.


BAB I PENDAHULUAN. dalam aspek kehidupan manusia. Dengan tersedianya berbagai bentuk media

Recommend Documents