BAB I PENDAHULUAN
I.1
LATAR BELAKANG CV. Ikhlas Maju Sejahtera didirikan pada tanggal 23 Februari 2010.
Perusahaan ini bergerak di bidang konsultan dan kontraktor. Meski terbilang perusahaan yang baru, perusahaan ini cukup berkembang. Hal ini dibuktikan dengan adanya beberapa proyek pemerintahan yang dipercayakan pada perusahaan ini, salah satunya adalah proyek pembangunan dermaga Sedanau Kabupaten Natuna. Dari tahun ketahun semakin banyak proyek yang diterima oleh perusahaan ini, dimana semakin banyak juga tenaga ahli yang dibutuhkan. Namun cv pegawai pada CV. Ikhlas Maju Sejahtera tidak beraturan dalam pengarsipannya, akibatnya arsiparsip kantorpun menjadi tidak beraturan sehingga pada saat pencarian sebuah data pegawai, harus melakukan pencarian satu persatu dan membongkar kembali semua arsip data yang ada. Selain itu penghitungan dan pembayaran gaji pada perusahaan ini pun masih dilakukan secara sederhana, yaitu hanya menggunakan Ms.Excel dimana penginputan dan perhitungan gaji pegawai masih dilakukan secara manual dan terbatas. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengambil judul dalam kerja praktek ini yaitu “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI CV DAN GAJI
1
PEGAWAI CV.IKHLAS MAJU SEJAHTERA”. 1.2
IDENTIFIKASI MASALAH Seperti telah dijelaskan pada latar belakang diatas bahwa pengarsipan data
pegawai oleh bagian administrasi tidak beraturan dan perhitungan gaji pegawai oleh bagian keuangan masih dilakukan secara manual, dimana ketika menghitung gaji pegawai maka petugas bagian keuangan harus menginput satu persatu nilai ke dalam Ms.excel dan jika ingin melihat sebuah data maka bagian administrasi harus membuka kembali lemari arsip dan melihat satu persatu data untuk menemukan sebuah data. Hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit apalagi kalau datanya lebih dari seratus bahkan seribu atau lebih dari itu, maka waktu yang digunakan sangat tidak efisien. Hal ini juga akan menimbulkan penumpukan arsip data karna sistem kerja manual yang dilakukan membuat proses kerja bagian administrasi dan keaungan sangat lambat. Seperti yang telah diuraikan diatas maka masalah-masalah yang terdapat di perusahaan ini antara lain : 1.
Tidak adanya pendataan cv pegawai.
2.
Terjadi penumpukan arsip data pegawai yang tidak beraturan.
3.
Sulitnya mencari dan menemukan data pegawai.
4.
Perhitungan gaji yang masih dilakukan dengan cara manual.
5.
Administrasi yang kurang teratur.
6.
Kurangnya efisiensi waktu.
2
1.3
TUJUAN Tujuan dibangunnya sistem ini terbagi dalam 3 bagian yaitu :
A.
Tujuan untuk Mahasiswa Adapun tujuan untuk mahasiswa adalah :
1.
Menerapkan ilmu yang didapat selama kuliah.
2.
Membuat laporan secara sistematis.
3.
Sebagai syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek.
B.
Tujuan untuk Perusahaan CV. Ikhlas Maju Sejahtera Adapun tujuan untuk CV. Ikhlas Maju Sejahtera adalah :
1.
Menciptakan sebuah sistem yang berguna untuk menyimpan cv pegawai pada perusahaan ini.
2.
Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat meminimalisir terjadinya penumpukan data pegawai.
3.
Sistem ini akan sangat membantu bagian administrasi perusahaan dalam pencarian cv pegawai.
4.
Bagian keuangan perusahaan tidak lagi menggunakan Ms.Excel dalam perhitungan gaji pegawai.
5.
Menciptakan administrasi yang lebih teratur diperusahaan ini.
6.
Menciptakan efisiensi waktu sehungga kinerja perusahaan lebih baik lagi dari sebelumnya.
3
C.
Tujuan untuk STTI Tanjungpinang Adapun tujuan untuk STTI yaitu menjadi tolak ukur keberhasilan proses belajar
mengajar yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak akademik.
1.4
BATASAN MASALAH Dalam pembuatan sistem informasi ini, terdapat beberapa batasan-batasan
yang dikerjakan sistem ini yaitu sebagai berikut : 1.
Dapat melakukan perhitungan gaji dengan menambahkan tunjangan jabatan dan tunjangan keluarga.
2.
Dapat melakukan perhitungan gaji dengan menghitung pengurangan iuran jaminan kesehatan, pemotongan absen dan pemotongan kasbon .
3.
Dapat melakukan pencarian data cv pegawai berdasarkan nama dan nik
4.
Pembuatan laporan cv dan penggajian perbulan
5.
Dapat mencetak slip gaji
6.
Tidak melibatkan penginputan data absensi.
7.
Terdapat perbedaan hak akses antara bagian keuangan dan bagian administrasi.
1.5
TEMPAT DAN WAKTU KERJA PRAKTEK Kerja Praktek akan dilaksanakan pada kantor CV. Ikhlas Maju Sejahtera,
jl.DI Panjaitan Blok. C No.13 Bintan Centre Km.9 Tanjungpinang dan dimulai pada tanggal 01 Oktober 2013 sampai dengan 31 Desember 2013.
4
1.6
METODOLOGI
1.
Metodologi Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang akan dilakukan adalah dengan cara studi
pustaka, wawancara (interview), dan observasi. a.
Studi pustaka Melakukan pengumpulan data secara langsung dengan melakukan studi
kepustakaan,
yaitu
dengan
mengumpulkan
data-data
dan teori-teori
yang
berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek ini. b.
Wawancara (Interview) Wawancara (interview) yaitu suatu model pengumpulan data dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pegawai di CV. Ikhlas Maju Sejahtera khususnya pada bagian administrasi cv pegawai dan bendahara gaji. Wawancara ini dilakukan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan atau kendala-kendala dalam proses penyimpanan cv pegawai maupun dalam perhitungan gaji pegawai. c. 2.
Observasi Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu metode pengumpulan data atau fakta yang cukup
efektif. Observasi merupakan
pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan langsung ke perusahaan CV. Ikhlas Maju Sejahtera. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak
5
Metodologi pengembangan perangkat lunak yaitu metode yang digunakan untuk membuat sebuah perangkat lunak. Dalam pembuatan perangkat lunak ini akan menggunakan model waterfall/air terjun yang terdiri dari rekayasa sistem, analisis, perancangan, pemrograman,pengujian dan pengoperasian serta pemeliharaan. Metode waterfall/air terjun dapat dilihat pada gambar 1.1 dibawah ini : Rekayasa sistem Analisis Perancangan Implementasi Pengujian Operasional dan pemeliharaan
Gambar 1.1 : Gambar Model Proses Waterfall/air terjun¹ Sesuai dengan gambar diatas maka terdapat aktifitas-aktifitas yang dijelaskan sebagai berikut : 1.
Rekayasa sistem. Karena perangkat lunak bisa jadi merupakan bagian dari sistem yang lebih
besar, maka pengembangannya dimulai dari pengumpulan semua kebutuhan mengenai elemen sistem. Hal ini menjadi sangat penting karena perangkat lunak akan berkomunikasi dengan perangkat keras, data, manusia, dan bahkan dengan perangkat lunak lainnya. Tahap ini sangat menekankan pada masalah pengumpulan kebutuhan 3.
Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak
6
Metodologi pengembangan perangkat lunak yaitu metode yang digunakan untuk membuat sebuah perangkat lunak. Dalam pembuatan perangkat lunak ini akan menggunakan model waterfall/air terjun yang terdiri dari rekayasa sistem, analisis, perancangan, pemrograman,pengujian dan pengoperasian serta pemeliharaan. Metode waterfall/air terjun dapat dilihat pada gambar 1.1 dibawah ini : Rekayasa sistem Analisis Perancangan Implementasi Pengujian Operasional dan pemeliharaan
Gambar 1.1 : Gambar Model Proses Waterfall/air terjun¹ Sesuai dengan gambar diatas maka terdapat aktifitas-aktifitas yang dijelaskan sebagai berikut : 2.
Rekayasa sistem. Karena perangkat lunak bisa jadi merupakan bagian dari sistem yang lebih
besar, maka pengembangannya dimulai dari pengumpulan semua kebutuhan mengenai elemen sistem. Hal ini menjadi sangat penting karena perangkat lunak akan berkomunikasi dengan perangkat keras, data, manusia, dan bahkan dengan perangkat lunak lainnya. Tahap ini sangat menekankan pada masalah pengumpulan kebutuhan
7
pengguna pada tingkatan sistem (system requirements) dengan mendefinisikan konsep sistem beserta interface yang dapat menghubungkannya dengan lingkungan sekitarnya. Hasil akhir dari tahap ini adalah spesifikasi sistem (system specifications). 2.
Analisis. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan elemen-elemen ditingkat
perangkat lunak (software requirements). Dengan analisis ini, pengembang akan menentukan domain data atau informasi, fungsi, proses, atau prosedur yang diperlukan beserta unjuk-kerjanya, dan interface yang diperlukan (jika memang ada). Hasil akhir dari tahapan ini adalah spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (software specifications). 3.
Perancangan. Sistem perangkat lunak (atau program aplikasi) biasanya memiliki empat
atribut: struktur data, arsitektur, prosedur, detail, dan karakteristik interface. Pada tahap perancangan, kebutuhan atau spesifikasi perangkat lunak, yang dihasilkan pada tahap analisis akan ditransformasikan ke dalam bentuk arsitektur perangkat lunak yang
memiliki
karakteristik
mudah
dimengerti
dan
tidak
sulit
untuk
diimplementasikan. Proses perancangan ini biasanya dilakukan dalam dua tahap preliminary design dan detailed design. Tahap pertama akan menghasilkan rancangan yang bersifat global, sedangkan yang kedua akan menghasilkan rancangan detail hingga semua modul (kelas), model/tipe (struktur) data, fungsi, dan prosedurnya baik yang berfungsi sebagai interface maupun yang terdapat dalam setiap modul [internal kelas] terdefenisi.
8
4.
Pemrogaraman. Tahap ini sering disebut juga sebagai tahap implementasi perangkat lunak
atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan kedalam baris-baris kode program yang dimengerti oleh mesin (komputer). 5.
Pengujian. Setelah perangkat lunak (komponennya yang berupa kelas atau modul) selesai
diimplementasikan, pengujian dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap fungsi atau prosedur yang terdapat di dalam modul (kelas). Jika setiap fungsi dan prosedur tersebut selesai diuji dan terbukti tidak bermasalah, maka modul-modul yang bersangkutan dapat segera diintegrasikan (dan dikompilasi) hingga membentuk suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di tingkat perangkat lunak yang difokuskan pada pemeriksaan hasil apakah sudah sesuai dengan permintaan. 6.
Pengoperasian dan pemeliharaan. Tahap ini ditandai oleh penyerahan (delivery) perangkat lunak kepada
pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya. Pada masa operasional aawal, ketika digunakan dilokasi kerjanya, suatu perangkat lunak mungkin saja mengalami suatu kegagalan dalam menjalankan beberapa fungsinya (error atau bugs). Jika hal ini yang terjadi, maka pada fase inilah pengembang memberikan dukungan perbaikan hingga aplikasi yang bersangkutan dapat berjalan semestinya.
9
I.7
PERENCANAAN JADWAL KERJA PRAKTEK Adapun perencanaan jadwal kerja praktek akan dilaksanakan sebagai berikut : Tabel 1.1 jadwal Kerja Praktek Bulan No
Kegiatan
Oktober 1
1
I.8
3
4
1
2
3
Desember 4
1
2
3
Rekayasa system
2
Analisis
3
Perancangan
4
Implementasi
5
Pengujian
6
2
November
Operasional dan Pemeliharaan
SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika pembahasan Laporan Kerja Praktek ini dibagi enam (6) bab.
Berikut penjelasan tentang masing-masing bab : BAB I Pendahuluan. Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tempat dan waktu pelaksanaan, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan. BAB II Landasan Teori. Pembahasan pada bab ini berisikan tentang pengertian serta teori-teori yang relevan dengan judul dalam pokok permasalahan untuk mempermudah
10
4
pembahasan serta penyelesaian kasus atau suatu penelitian. BAB III Analisis Sistem. Pada bab ini menjelaskan tentang konsep kegiatan, analisis dan tujuan dari langkah analisis, yang isinya berupa analisa kelemahan sistem, analisa kebutuhan sistem, dan kebutuhan pengguna. BAB IV Perancangan Sistem. Dalam bab ini menguraikan tentang konsep permodelan sistem dan alasan mengapa permodelan sistem perlu dilaksanakan. Tahapan-tahapan yang dilaksanakan berupa perancangan proses berupa penguraian proses sistem yang dibuat menggunakan permodelan flowmap, diagram konteks ataupun DFD, selanjutnya perancangan basis data berupa penguraian perancangan media penyimpanan data dalam aplikasi dengan menggunakan metode ERD dan perancangan antarmuka yang berupa penguraian perancangan form-form yang ada didalam aplikasi. BAB V Implementasi Sistem Pada bab ini menguraikan tentang implementasi dan analisa basis uji coba program. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam bab ini berupa uji coba sistem dan program. BAB VI Penutup. Bab ini berisikan kesimpulan – kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penerapan sistem yang baru, juga berisi saran-saran dari Kerja Praktek yang dibuat .
11
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
12
