1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin tinggi akan
mendorong manusia untuk mencari kemudahan dalam mendapatkan informasi yang cepat, tetap, dan akurat. Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Dunia pendidikan, pemerintahan, bisnis dan usaha sampai kesehatan dan kebutuhan harian masyarakat selalu membutuhkan keberadaan informasi. Kemajuan teknologi dapat mendukung pengolahan informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan ekonomi yang semakin kompetitif. Transaksitransaksi yang berbasis teknologi informasi berkembang sejalan dengan laju pertumbuhan penggunaan internet. Seiring dengan maraknya penggunaan internet tersebut maka semakin banyak pula aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Secara khusus hal ini sangat nyata terlihat dalam kegiatan bisnis dan usaha serta pendidikan. Dalam bidang perdagangan pemanfaatan teknologi komputer seolah menjadi kebutuhan baru sebagai salah satu penunjang kegiatan perdagangan. “Gossip Café & Resto“ ini adalah sebuah tempat yang menjual berbagai macam makanan dan minuman. Diantaranya makanan Eropa seperti steak sapi, steak
2
ayam, steak ikan dan makanan Eropa lainnya. Minuman baik yang non-alkohol maupun minuman beralkohol sekalipun, seperti minuman ringan, mocktail, bir, cocktail, wine hingga minuman berkadar alkohol tinggi seperti whisky, cognac, vodka, tequila, dry gin dan lainnya. Untuk pembelian minuman yang berkadar alkohol tinggi, konsumen dapat menyimpan minuman tersebut jika saja tidak habis dengan batas waktu 3 bulan, kemudian konsumen akan mendapatkan kartu atau keeping card sebagai identitas pemilik barang, yang diberikan untuk mengambil barang atau minuman tersebut oleh bartender. Dalam pembuatan makanan pihak Gossip Café & Resto tidak membuat makanan itu sendiri, melainkan bekerja sama dengan pihak restoran yaitu restoran Suis Butcher. Dalam meningkatkan kenyamanan kepada konsumen, Gossip Café & Resto juga memberikan fasilitas free wifi, live music dan juga live DJ. Dalam memberikan pelayanan kepada konsumen pihak Gossip Café & Resto melibatkan beberapa bagian diantaranya seperti bagian administrasi, bagian gudang, server atau pelayan, cleaning service, bartender, dan bagian kasir. Bagian administrasi adalah tenaga yang bertugas membuat laporan baik itu omset,penjualan dan pembelian bahan baku untuk dilaporkan kepada General Manager. Bagian gudang adalah tenaga yang bertugas untuk mencatat kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh perusahaan, seperti mengecek stok bahan baku maupun kebutuhan dalam operasional serta melakukan pembelian bahan baku. Pembelian bahan baku dilakukan secara tunai . Server atau pelayan adalah tenaga yang bertugas melayani
3
konsumen, mulai dari pemesanan, pengantaran pesanan kepada konsumen, yang dicatat kedalam sebuah form order yang kemudian akan diberikan kepada bagian dapur, bar dan juga kasir. Cleaning service adalah tenaga yang bertugas untuk menjaga agar Gossip Café & Resto selalu dalam keadaan bersih. Bartender adalah tenaga yang bertugas untuk membuat pesanan minuman konsumen yang nantinya akan diberikan oleh server kepada konsumen. Dan bagian kasir adalah tenaga yang bertugas untuk mencetak pesanan, menerima pembayaran dari konsumen dan membuat laporan harian tentang penjualan kepada bagian administrasi. Bagi setiap konsumen yang melakukan transaksi terdapat dua jenis pembayaran, yaitu pembayaran dengan menggunakan uang tunai dan pembayaran dengan menggunakan kartu kredit. Sistem pembelian dan penjualan yang telah dilaksanakan Gossip Cafe perlu diadakan evaluasi, hal ini mulai dirasakan sejak lima bulan terakhir terhitung dari November 2010. Penulis dapat mengetahui hal tersebut karena melakukan survei dan melihat data transaksi yang semakin meningkat disetiap bulannya, seperti tercantum dalam gambar 1.1 dan gambar 1.2:
4
1600 1400 1200 1000 800
1422 1146 942
1276 1022
600 400
Sumber : Gossip
200 0
Café & Resto November Desember
Januari
Februari
Maret
Gambar 1.1 Diagram Jumlah Transaksi Gossip Café & Resto pada bulan November 2010 sampai dengan Maret 2011. Februari 24% Januari 18%
Maret 22%
Desember November 20% Sumber : Gossip Cafe 16%
Gambar 1.2 Persentasi Jumlah Transaksi Gossip Café & Resto & Resto pada bulan November 2010 sampai dengan Maret 2011.
Berdasarkan gambar 1.1 dan gambar 1.2 dapat diketahui informasi mengenai jumlah transaksi yang terrendah pada bulan November karena hanya mencapai 16% sedangkan tertinggi pada bulan Februari yang mencapai angka 24%. Karena
5
kecenderungan jumlah transaksi yang semakin meningkat yaitu terlihat pada bulan Februari yang mencapai angka 24% dapat disimpulkan bahwa setiap bulannya mengalami peningkatan jumlah transaksi Dengan meningkatnya jumlah transaksi, pengolahan data transaksi penjualan maupun pembelian dirasakan kurang baik karena dalam pengelolaan data sejarah pembelian dan penjualan masih dicatat menggunakan aplikasi microsoft excel dan microsoft word dalam penyimpanan dan perhitungan, dimana media tersebut mempunyai kapasitas penyimpanan yang rendah sehingga dibutuhkan lebih dari satu dokumen. Serta sulitnya mendapatkan informasi terkini mengenai omset perusahaan dalam periode tertentu maupun informasi stok bahan baku. Selain itu kendala yang dihadapi oleh Gossip Café & Resto adalah terdapatnya kelebihan stok barang minuman ringan yang dikarenakan terjadinya redudansi data daftar pesanan yang ditulis dalam form pesanan barang oleh bagian gudang. Persediaan bahan baku makanan dilakukan oleh bagian dapur yang selanjutnya jika terdapat pemesanan bahan makanan bagian dapur hanya menuliskan pada form pemesanan bahan baku makanan
kemudian diberikan kepada restoran Suis Butcher pusat untuk
mengirimkan bahan baku makanan yang kosong. Tidak adanya sistem yang dapat mengelola data bahan baku makanan maupun minuman sehingga ketika terjadi pemesanan oleh konsumen gagal atau tidak terjadi pemesanan karena bahan baku makanan yang dipakai habis atau tidak ada.
6
Pembayaran atau pembagian hasil keuntungan dengan rekanan dilakukan periode awal bulan setelah laporan penjualan diperoleh dengan besar pembagian hasil sesuai dengan perjanjian awal antara pihak Gossip Café & Resto dengan restoran Suis Butcher. Banyaknya barang yang tidak terjual dipengaruhi oleh banyaknya minuman pengganti yang digemari konsumen serta pengelolaannya yang masih ditulis kedalam sebuah buku menyulitkan bagian gudang mengetahui informasi mengenai tanggal kadaluarsa barang. Hal ini terjadi pada minuman ringan yang perlu diadakannya pengreturan barang. Untuk menunjang kelancaran sistem informasi pembelian dan penjualan maka peranan teknologi sangat dibutuhkan untuk mempermudah jalannya informasi. Dengan dibutuhkannya informasi tersebut perlu adanya pembuatan sistem informasi yang memberikan kemudahan bagi pihak Gossip Café & Resto. Dengan perancangan yang akan diproses oleh penulis, diharapkan dapat menyempurnakan proses yang telah ada, serta dapat mempermudah kegiatan pengelolaan data pesanan atau pemesanan, data penjualan dan daftar barang yang sudah kadarluarsa. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik menawarkan solusi berupa “SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN PADA GOSSIP CAFÉ & RESTO“ dengan harapan dapat memecahkan masalah pengelolaan data yang timbul di Gossip Café & Resto.
7
1.2
Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1
Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang, penulis dapat mengidentifikasi masalah yang ada
di Gossip Cafe, yaitu : 1. Seiring
meningkatnya jumlah transaksi mengakibatkan kesulitan dalam
memperoleh informasi terkini mengenai data pembelian dan penjualan serta omset perusahaan pada periode tertentu. 2. Terjadinya kelebihan stok barang minuman ringan yang disebabkan karena redudansi data pesanan yang ditulis dalam form pesanan barang oleh bagian gudang. 3. Karena stok barang minuman berlebihan sedangkan penjualan minuman ringan berkurang menyebabkan terdapatnya barang yang kadaluarsa sehingga perlu diadakannya retur barang. 4. Tidak adanya sistem yang dapat mengatur persediaan bahan baku makanan, sehingga mengakibatkan terjadinya gagal pemesanan oleh konsumen yang disebabkan tidak adanya informasi mengenai stok bahan baku makanan yang digunakan. 5. Pembayaran dengan rekanan bisnis dilakukan periode awal bulan setelah informasi penjualan diperoleh.
8
1.2.2 Rumusan Masalah Perumusan masalah berdasarkan identifikasi masalah yang ada dapat dirumuskan dalam pertanyaan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem informasi pembelian dan penjualan yang sedang berjalan pada Gossip Café & Resto. 2. Bagaimana perancangan sistem informasi yang diusulkan penulis untuk menunjang proses pengelolaan data persediaan barang, pembelian dan penjualan. 3. Bagaimana implementasi dari hasil perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan kedalam bentuk bahasa pemograman sehingga menghasilkan program aplikasi berbasis database yang dapat menyimpan data persediaan barang, pembelian barang, melakukan proses transaksi penjualan serta mencetak laporan. 4. Bagaimana pengujian sistem informasi pembelian dan penjualan yang diusulkan oleh penulis di Gossip Café & Resto.
1.3
Maksud dan Tujuan Maksud dilakukan penelitian ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan program Studi Sarjana Strata I pada jurusan Manajemen Informatika Unikom Bandung. Dan untuk mengetahui dan memperoleh gambaran proses kegiatan transaksi penjualan di Gossip Café & Resto juga membantu perusahaan dalam mendesain sistem aplikasi penjualan dalam bentuk program yang
9
dapat memberi keuntungan bagi perusahaan. Adapun tujuan penelitian yang penulis lakukan dan manfaat yang diperoleh adalah : 1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian dan penjualan yang berjalan saat ini di Gossip Café & Resto sehingga dapat diketahui permasalahan yang ada di sistem informasi tersebut. 2. Untuk merancang sistem informasi pembelian dan penjualan pada Gossip Café & Resto
yang
dapat
menangani
proses
pengelolaan
data
persediaan
barang,pembelian barang dan penjualan. 3. Untuk mengimplementasikan hasil rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan kedalam bahasa pemograman, sehingga dihasilkan suatu program aplikasi yang dapat menyimpan data persediaan barang, pembelian barang, melakukan proses transaksi penjualan serta mencetak laporan. 4. Untuk mengetahui pengujian program sistem informasi pembelian dan penjualan pada Gossip Café & Resto.
1.4
Kegunaan Penelitian Dari uraian diatas, maka penulis dapat mengemukakan tentang kegunaan
penelitian yang penulis lakukan, diantaranya sebagai berikut :
10
1.4.1
Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Bagi penulis, sebagai acuan perancangan sistem informasi. 2. Bagi Gossip Café & Resto, alternatif bagi perusahaan untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem yang ada sekarang, sehingga kemajuan Gossip Café & Resto akan dapat dipantau setiap saat oleh pimpinan, dan juga dapat membantu pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan dalam pengelolaan data penjualan, pemesanan dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat. 3. Bagi peneliti lain, adalah sebagai acuan dan tambahan kepustakaan bagi peneliti lain bagaimana penerapan sistem informasi penjualan dan pemesanan.
1.4.2 Kegunaan Akademis Adapun kegunaan akademis dari peneliian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Bagi peneliti Peningkatan pengetahuan peneliti tentang aplikasi sistem informasi dan dapat digunakan sebagai dasar pengembangan sistem informasi di Gossip Café & Resto, serta sebagai implementasi dari ilmu yang didapat dari perkuliahan selama ini.
11
2. Bagi pengembangan ilmu Untuk memperkaya keilmuan dalam pengembangan ilmu pengetahuan penelitian ini khususnya dibidang manajemen informatika mengenai sistem informasi pembelian dan penjualan. 3. Bagi peneliti lain Sebagai acuan teori bagi peneliti lain dalam mempelajari sistem informasi pembelian dan penjualan.
1.5
Batasan Masalah Dalam penyusunan skripsi ini, penulis memberikan batasan yang jelas agar
ruang lingkup yang dibahas lebih terarah dan tidak menyimpang dari tujuan penulisan. Adapun batasan masalah yang akan dibahas hanya meliputi : 1. Sistem informasi ini mencakup persediaan bahan baku, pembelian bahan baku makanan dan minuman serta penjualan makanan dan minuman. 2. Pembayaran untuk pembelian bahan minuman dan penjualan minuman dilakukan dengan cara tunai. Baik itu pembayaran yang dilakukan konsumen kepada Gossip Café & Resto maupun dari Gossip Café & Resto kepada supplier. 3. Pengelolaan laporan data penjualan dan pembelian yang dapat menghasilkan laporan penjualan dan pembelian kepada Direktur.
12
4. Penanganan dokumen-dokumen yang dilakukan sehingga mendukung terciptanya pengarsipan yang baik dan seragam dalam pembelian dan penjualan makanan dan minuman. 5. Pada bagian pengelolaan persediaan bahan baku minuman jika persediaan bahan minuman ataupun minuman itu sendiri habis maka membuat daftar permintaan bahan baku kemudian diberikan kepada tenaga administrasi untuk divalidasi dan dibuatkan laporan yang nantinya akan diserahkan pada operational manager, dan diserahkan kepada bagian gudang untuk diberikan kepada supplier. 6. Pemesanan bahan baku makanan yang dilakukan oleh bagian dapur hanya sebatas dalam pemesanan bahan baku makanan yang ditulis kedalam form pemesanan bahan baku makanan, yang kemudian diberikan kepada restoran Suis Butcher pusat untuk mengirimkan bahan baku makanan yang diminta, tidak sampai dengan pemesanan kepada supplier bahan baku makanan. 7. Pembagian keuntungan dengan rekanan bisnis hanya sebatas pemberian laporan penjualan, karena penulis tidak diberikan informasi mengenai pembagian keuntugan dengan rekanan bisnis.
13
1.6
Lokasi dan Jadwal Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Gossip Cafe di bandung yang beralamat di
Ir.H.Juanda No. 111 Bandung . Adapun waktu pelaksanaan penelitian terhitung dari bulan Maret 2011 sampai dengan Juni 2011. Adapun waktu penelitiannya seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1.1 Waktu Penelitian 2011 No
Tahapan Kegiatan
Maret I
1
Pengumpulan Kebutuhan dan Perbaikan: a.observasi b.wawancara
2
Mengembangkan prototype a.Design input/output b.coding c.testing
3
Implementasi Sistem
II
III
April IV
I
II
III
Mei IV
I
II
III
Juni IV
I
II
III
IV
