BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pada era globalisasi seperti sekarang ini, kebutuhan akan informasi semakin mendominasi berbagai kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun organisasi. Penyediaan informasi yang cepat, akurat dan lengkap akan berpengaruh pada keberlangsungan sebuah organisasi tersebut. Setiap instansi pemerintahan atau swasta dalam kegiatan organisasinya pasti melahirkan arsip dan sebagai alat komunikasi resmi, instansi tersebut menggunakan surat. Surat adalah alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang terformat dan berstandar penulisan. Surat – surat yang tercipta dalam kegiatan organisasi hendaknya disimpan sebagai bukti dari kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh instansi tersebut sehingga surat yang tercipta tersebut nantinya akan menjadi arsip dan berfungsi sebagai bahan pertanggung jawaban. Menurut Undang-Undang Kearsipan nomor 43 tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan
2
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang harus dikelola dengan baik dan benar agar mempermudah dalam proses pencarian dan penyediaan informasi, selain itu peranan penting arsip di dalam kegiatan instansi juga sebagai pusat ingatan. Hal tersebut sebagai dasar pertimbangan seorang pemimpin dalam mengambil sebuah keputusan dan kebijakan di instansi tersebut. Surat merupakan bagian dari arsip dan salah satu kegiatan dalam penciptaan arsip adalah pengurusan surat.
Pengurusan dan pengendalian surat merupakan hal yang sangat penting di dalam instansi. Surat penting digunakan oleh suatu organisasi karena surat memiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai sarana komunikasi, alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan, alat bukti tertulis, alat untuk mengingat, bukti historis, serta sebagai pedoman kerja.2 Surat terbagi menjadi surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan suatu sarana komunikasi yang dikirim oleh organisasi lain dan diterima oleh organisasi dengan tujuan atau maksud tertentu, sedangkan surat keluar adalah sarana komunikasi yang dibuat oleh organisasi untuk dikirim ke organisasi
lain.
Pengiriman
sarana
komunikasi
formal
tersebut
dapat
1
Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat
2
Dikutip dari www.krumpuls.net/2013/03/pengertian-surat-fungsi-jenis-
2 dan.html?m=1 diakses pada Selasa, 25 Nopember 2014 pukul 17.10 WIB
3
memperlancar segala sesuatu kegiatan yang dilakukan antara dua organisasi ini akan terekam dan menjadi bukti bahwa kedua organisasi pernah melakukan kerjasama. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar perlu ditata dan dikendalikan agar memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Dalam buku kearsipan I disebutkan bahwa pengurusan surat masuk terdiri dari penerimaan, penyortiran, pembukaan surat, pencatatan dan pengarahan surat masuk, sedangkan untuk pengurusan surat keluar terdiri dari pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat, dan pengiriman surat.3 Ada dua sistem penerimaan surat yaitu sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Sistem sentralisasi tersebut dimaksudkan sebagai sistem penerimaan surat dengan satu pintu. Jadi semua surat yang masuk setiap harinya langsung ditujukan kepada satu biagian misalnya bagian umum dan selanjutnya diproses lalu diarahkan kepada yang dituju. Sedangkan sistem desentralisasi merupakan sistem penerimaan surat dimana semua unit bisa menerima surat yang masuk ke dalam instansi tersebut sesuai dengan bidangnya.
Pengelolaan arsip sudah banyak memanfaatkan perkembangan teknologi salah satunya dalam proses pengurusan surat. Hal ini bertujuan agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jika menggunakan cara manual saat ini dianggap kurang efektif karena keterbatasan kemampuan sumber
3
144
Ig. Wursanto, Kearsipan I (Yogyakarta: Kanisius,1991.), hlm. 110 dan
4
daya manusia. Selain itu setiap instansi harus mengikuti dan memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut demi kemajuan instansi itu sendiri.
Dalam lima tahun terakhir, tidak ada mahasiswa kearsipan yang melaksanakan praktek kerja lapangan dengan membahas pengurusan surat di Biro Umm dan Protokol Setda Provinsi Bali. Sekretariat Daerah Provinsi Bali, khususnya di Biro Umum dan Protokol merupakan unit yang paling bertanggung jawab karena pengurusan dan pengendalian suratnya menggunakan satu pintu. Penanganan surat – surat yang ditujukan kepada Gubernur, Wakil Gubernur serta Pejabat – Pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Bali dilaksanakan terpusat di Biro Umum dan Protokol. Kegiatan pengurusan dan pengendalian surat disana dapat dikatakan sangat padat karena perharinya bisa menangani surat masuk sebanyak kurang lebih 100 surat. Dengan banyaknya jumlah surat tersebut, dibutuhkan keterampilan dan keteletian dari arsiparis yang bertugas serta diperlukan pengurusan surat yang baik agar surat – surat dapat tertata dengan baik dan memudahkan saat temu kembali jika surat tersebut dibutuhkan.
Berdasarkan latar belakang masalah, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pengurusan surat masuk dan surat keluar di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali ? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengurusan surat ? 3. Apa saja kendala yang dihadapi selama pengurusan surat tersebut?
5
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa maksud dan tujuan dalam melakukan Praktik Kerja Lapangan ini antara lain untuk : 1. menambah wawasan penulis, mengetahui proses pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali. 2. Mengetahui tata cara penemuan kembali surat. 3. Mencari tahu sarana dan prasarana yang digunakan. 4. Mencari kendala apa yang ada saat proses pengurusan surat tersebut. PKL ini juga dapat menambah pengalaman penulis sebagai mahasiswa kearsipan dan bisa membantu dalam mewujudkan terciptanya arsiparis yang handal. C. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang digunakan Penulis guna menunjang kelancaran dalam Praktik Kerja Lapangan terdapat berbagai cara, antara lain : 1. Observasi dan Partisipasi Observasi merupakan cara pengamatan langsung serta mencatatat semua peristiwa – peristiwa penting yang berhubungan dengan proses pengurusan surat. Cara ini berfungsi untuk mengetahui semua kegiatan berkaitan dengan pengurusan surat di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali. Penulis juga akan ikut serta dalam proses pengurusan surat tersebut.
6
2. Wawancara Wawancara merupakan cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara lisan kepada arsiparis yang ada tetntang pengurusan surat tersebut. Untuk mengetahui lebih dalam tentang pengurusan surat maka wawancara akan dilakukan dengan arsiparis yang bertugas di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali. Cara ini berfungsi untuk melengkapi data-data yang belum ada 3. Studi Literatur Suatu cara pengumpulan data dengan membaca dan mempelajari buku – buku yang berkaitan dengan pengurusan surat tersebut. Dalam hal ini Penulis mencari data dengan meminjam buku atau membaca buku di perpustakaan Universitas Gadjah Mada. D. Tinjauan Pustaka Untuk memperlancar dalam Praktek Kerja Lapangan yang berjudul Pengurusan Surat di Biro umum dan Protokol Setda Provinsi bali, penulis memilih beberapa tinjauan pustaka yang sesuai dengan tema pengurusan surat, diantaranya: Buku Sistem Kearsipan Praktis oleh Boedi Martono, yang diterbitkan di Jakarta oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1990 yang menjelaskan bahwa pengurusan
surat
adalah
kegiatan
yang
bukan
saja
menerima
dan
mendistribusikan surat masuk dan keluar, akan tetapi juga menyalurkan atau mengarahkan surat – surat intern dari unit kerja yang satu ke unit kerja lainnya. Adapun yang menjadi tujuan pengurusan surat adalah kecepatan, ketepatan, dan
7
keamanan penyampaian informasi kepada pihak – pihak lain, semakin cepat informasi sampai kepada pihak yang berkepentingan, akan cepat pula pihak yang bersangkutan menetapkan tindakan sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya. Buku Kearsipan 1 oleh Ig. Wursanto, yang diterbitkan di Yogyakarta oleh Kanisius, tahun 1991. Dalam buku ini dijelaskan bahwa surat adalah lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi antara lain naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian organisasi, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel-tabel gambar dan grafik. Buku Pengantar Manajemen Perkantoran oleh Aries Susilo, yang diterbitkan di Surabaya oleh Surabaya Intellectual Club, tahun 2000. Dalam buku ini dijelaskan bahwa surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dengan memperhatikan pedoman yang berlaku seperti bagian-bagian surat, bentuk-bentuk surat, bahasa dan isi surat. Sistem sentralisasi baik digunakan dalam mengurus surat masuk, dikatakan baik karena semua surat yang masuk melalui satu pintu. Hal tersebut akan mempermudah pengawasan, penemuan kembali surat-surat, dan menghindari terjadinya kebocoran-kebocoran informasi surat. Buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretaiatan oleh Sedianingsih, Farida Mustikawati, Nieke P. Soetanto, yang diterbitkan oleh Kencana Prenada Media Group, tahun 2010. Dalam buku ini dijelaskan bahwa pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang
8
meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman surat keluar. Tujuan pengurusan dan pengendalian surat adalah agar surat bisa dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah dan penanganan tindak lanjut. Buku Manajemen Perkantoran oleh Donni Juni Priansa, Agus Garnida, yang diterbitkan oleh Alfabeta, tahun 2013. Dalam buku ini dijelaskan bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan media surat. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis. Fungsi umum surat secara garis besar adalah sebagai bukti hitam diatas putih, sebagai pengungkap banyak hal dan informasi dan sebagai perekam peristiwa. Buku 3rd Edition Informasi and Image Management A Records System Approach oleh Betty R. Ricks, yang diterbitkan oleh South-Western Publishing.CO, tahun 1992. Dalam buku ini dijelaskan mengenai pentingnya informasi dalam sebuah organisasi. Organisasi bergantung pada keakuratan serta ketersediaan informasi untuk membantu dalam membuat keputusan, sebagai alat bukti, untuk memperbaiki keefisiensian organisasi, dan sebagai sumber sejarah. E. Sistematika Penulisan
Dalam
melaksanakan
tugas
Praktik
Kerja
Lapangan
ini
untuk
memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengurusan Surat Di Biro Umum Setda Provinsi Bali, laporan ini disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
9
Bab pertama pada laporan adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Ulasan dalam latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang diambil untuk penulisan tugas akhir, dan rumusan masalah sebagai fokus dari penelitian yang dilakukan. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukkan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan akhir dan sebagai penunjang untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Pada bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan yaitu Biro Umum Setda Provinsi Bali, mulai dari visi dan misi, struktur organisasi, dan tugas pokok dan fungsi. Biro Umum Setda Provinsi Bali ini berada di Jalan Basuki Rachmat Niti Mandala Renon Denpasar, Bali.
Bab tiga laporan ini menguraikan penjelasan permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengurusan surat masuk dan keluar. Biro Umum Setda Provinsi Bali dalam pengurusan surat masuk menggunakan sistem sentralisasi yaitu semua surat masuk diterima melalui Subbagian arsip persuratan dan selanjutnya akan di distribusikan ke bidang-bidang sesuai tujuan surat tersebut. Untuk surat keluarnya diproses langsung dari masing-masing biro dan sebelum dikirim surat tersebut tetap mengisi nomor surat keluar sesuai buku nomor surat keluar yang ada di biro umum subbagian arsip persuratan.
10
Pada bab empat atau terakhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Biro Umum Setda Provinsi Bali.
