BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Komunikasi yang Efektif adalah ketrampilan dasar yang mutlak dikuasai oleh para pejabat dan staff di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mewujudkan isi dan misi organisasinya. Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi akan menjadi bagian penunjang keberhasilan baik pada unit kerja, institusi secara keseluruhan dan keberhasilan pribadi. Bentuk-bentuk presentasi laporan proyek, penelitian maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan Komunikasi yang Efektif yang memadai. B. Deskripsi Mata Diklat komunikasi efektif membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat bantu presentasi, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non-verbal dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan serta strategi penyajian efektif dan komunikatif dalam forum diskusi kelompok, seminar, dan konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional. C. Hasil Belajar Setelah membaca modul Komunikasi yang Efektif diharapkan peserta mampu memahami strategi komunikasi yang komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi. D. Indikator Hasil Belajar Indikator-indikator hasil belajar adalah: a. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar komunikasi b. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar presentasi c. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan pelaksanaan presentasi d. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu penyaji e. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan penyajian f. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat bantu yang benar dan komunikatif g. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi non-verbal dalam penyajian h. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik pengembangan partisipasi dalam pertemuan i. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab pertanyaan pendengar j. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian yang efektif dan komunikatif E. Manfaat Peserta diharapkan mampu memahami dan menerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individu maupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian yang berhubungan dengan 1
bidang tugas masing-masing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan tanggung jawabnya.
BAB II DASAR-DASAR KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi Komunikasi secara umum diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik. B. Komponen Dasar Komunikasi Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu komunikasi dapat terjadi jika memiliki komponen: 1. Komunikator (communicator) 2. Komunikan (communicant) 3. Pesan atau esensi komunikasi (content) 4. Adanya interaksi baik langsung maupun tidak langsung (interaction) 5. Adanya media komunikasi (the use of media) 6. Adanya pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual understanding) C. Proses Terjadinya Komunikasi mengirimkan menerima Pengirim
pesan
pesan
Penyan-
Peng-
dian
artian
Penerima
Penyaluran
Menerima
Mengirimkan
D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja Komunikasi dalam dunia kerja biasanya berlangsung sebagai berikut: 1. Komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang terjadi antara bawahan terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan. 2. Komunikasi top down, biasanya terjadi pada saat pimpinan suatu instansi memberikan pengarahan, bimbingan, dan pertemuan dimana atasan memiliki informasi yang layak dan patut diketahui bawahannya. 3. Komunikasi bottom up, adalah interaksi yang terjadi antara bawahan dengan atasan dalam beberapa koteks pekerjaan. 2
4. Komunikasi internal, adalah komunikasi yang terjadi diantara pejabat maupun staf dalam satu lingkup organisasi, namun mungkin dengan unit kerja yang berbeda. 5. Komunikasi external, meliputi segala bentuk interaksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansi lainnya. E. Tahapan Dalam Komunikasi Jenjang dalam komunikasi melalui tahapan seperti berikut: 1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum 2. Tahapan pertukaran eksplorasi 3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif 4. Tahapan hubungan stabil F. Penyebab Kegagalan Komunikasi Sering terjadi kesalahpahaman antara komunikator dan komunikan, hal ini biasanya disebabkan oleh perbedaan latar belakang budaya, pendidikan, status sosial, dll. Namun biasanya yang lebih umum terjadi dalam instansi adalah karena : Yang dikatakan
Tidak didengar
Yang didengar
Tidak dimengerti
Yang dimengerti
Tidak disetujui
Yang disetujui
Tidak dilakukan
Yang dilakukan
Tidak dipelihara
Diagram penyebab kegagalan komunikasi
G. Kriterian Keberhasilan Komunikasi Berikut adalah kriteria keberhasilan dilihat dari berbagai segi pandang: 1. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta ketrampilan komunikator berkomunikasi 2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan 3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan 4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan perhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima 5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan, dan menantang) 6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media yang sesuai dengan jenis indera penerima pesan
3
BAB III DASAR-DASAR PRESENTASI A. Pengertian Presentasi Presentasi (khususnya presentasi lisan) merupakan bagian komunikasi dimana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content), ada proses komunikasi, dan ada media penyajian. Kesemua komponen tersebut saling berkaitan sehingga menciptakan suatu presentasi lisan yang optimal dan efektif. B. Komponen Dasar Presentasi Efektif Terdapat tiga komponen yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilan suatu pesentasi, yaitu: 1. Penyaji (presenter), adalah figur utama yang menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan presentasi. 2. Moderator (chair person), adalah figur kedua yang mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian 3. Pendengar (audience), adalah sekelompok individu yang berkumpul mengikuti penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya, mengikuti tren terbaru, diutus oleh instansinya, dll. C. Jenis-Jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja Secara garis besar, presentasi lisan terbagi dalam dua bagian, yaitu: 1. PRESENTASI PRETEMPORANEUS, yaitu presentasi yang segala penyajiannya disiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar. Ada dua macam jenis presentasi ini, yaitu: a. Presentasi Teks, yaitu suatu bentuk sajian lisan dimana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata). Contoh: penyajian kertas kerja sama, atau penyajian mewakili pembicara yang sebenarnya. b. Presentasi Hafalan, yaitu suatu gaya penyajian dimana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contoh: laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi, dll. 2. PRESENTASI EXTEMPORANEUS, adalah jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Presentasi extemporaneous dibagi dalam dua jenis, yaitu: a. Penyajian Spontan, adalah penyajian lisan spontan informal tanpa persiapan yang matang di pihak pembicara. Contoh: penyajian kata sambutan. b. Penyajian Langsung, adalah penyajian lisan yang disesuaikan dengan nalar pendengar, namun inti penyajian lisan tetap disesuaikan dengan tujuan presentasi. D. Kegagalan Umum Dalam Presentasi Berikut adalah penyebab kegagalan suatu presentasi: 1. Riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap 2. Organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas 3. Pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas 4. Penjelasan isi yang bertele-tele 5. Penyaji kurang persiapan 6. Adanya gangguan suara saat penyajian lisan berlangsung, dll 4
E. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah Dalam Presentasi Lisan Terdapat paling tidak 10 jenis penyajian yang biasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan, yaitu: 1. The Pitchman 2. The Apologizer 3. The Antimike 4. The Nonwit 5. The Malvisualizer 6. The Dull Reader 7. The Platituder 8. The Loner 9. The Impresser 10. The Funster F. Kriteria Keberhasilan Presentasi Untuk memaksimalkan keberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu memperhatikan saran berikut ini: 1. Usahakan menarik perhatian pesrta sejak awal penyajian 2. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar 3. Sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda 4. Tentukan tidak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta
5
BAB IV ALAT BANTU PENYAJIAN A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk tujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji menyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengar mempelajari isi sajian. B. Jenis-Jenis Alat Bantu Peenyajian Jenis alat bantu penyajian yang biasa digunakan adalah: 1. Chart 2. Ilustrasi gambar, diagram, dan peta 3. Video dan film 4. Sampel barang 5. Replika 6. Handout 7. Studi kasus, dll C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalam memilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi: 1. Aspek efektivitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah dimengerti 2. Aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan 3. Kesesuaian bahan dengan metode penyajian 4. Kesesuaian media dengan karakteristik peserta penyajian 5. Ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya D. Strategi Pemilihan dan Pengembangan Alat Bantu Efektif Berikut adalah beberapa strategi umum dalam pemilihan dan pengembangan alat bantu penyajian yang efektif, yaitu: 1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian 2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian 3. Tentukan target populasi pendengar 4. Pilih metode penyajian yang tepat 5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll
6
BAB V TEKNIK MENJAWAB PERTANYAAN A. Mengapa Pendengar Bertanya? Tanya-jawab dalam presentasi sering digunakan sebagai tolak ukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti isi sajian. Biasanya para pendengar bertanya karena mereka menghendaki klarifikasi atas satu bagian penyajian Anda atau mereka tidak setuju dengan satu bidang penyajian Anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan suatu topik tertentu. B. Teknik Menjawab Pertanyaan Dalam Presentasi Sebelum menjawab pertanyaan pendengar, berikut ini diuraikan langkah dan teknik mendengarkan pertanyaan pendengar: 1. Dengarkan pertanyaan secara atentif tanpa interupsi 2. Dengar pertanyaan secara empatis 3. Dengarkan secara konstruktif kepada apa yang ditanyakan 4. Dengarkan secara analitis kepada tanda-tanda khusus dalam pertanyaan tersebut 5. Dengarkan secara restropektif, dll
DAFTAR PUSTAKA Anderson, Ronald H. (1993). Pemilihan dan Pengembangan Media untuk Pembelajaran. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Boolittle, Robert J. (1994). Professional Speaking, A Concise Guide. Scoot. Foresman and Company, Glenview, Illinois, USA. Gelb, Michael. (1998). Present Yourself, The Simple Way to Give Powerful and Effective Presentation. Guild Publishing, London. Menrabhain. (1982). “How Message is Understood” in Communication Skills Guide, Effective Speaking by: Maria Pemberton. The Industrial Society, Peter Runge House, London. Richards, Ian. (1988). How to Give a Successful Presentation, Better Bussiness Series. Graham & Trotman Limited, London.
7
DASAR KOMUNIKASI DAN PENYULUH BAHAN AJAR DIKLAT FUNGSIONAL
Oleh : Drs. Siswanta Jaka Purnama, Apt, MKes NIP : 19631028 198911 1001
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENGEMBANAGAN SUMBER DAYA MANUSIA
8
9
