BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian Lingkungan bisnis pada saat ini tidak saja harus memberikan kualitas yang tinggi, produk dengan harga lebih murah kepada konsumen, serta bagaimana memenuhi kebutuhan konsumen. Produsen dan konsumen juga membutuhkan informasi yang terintegrasi penuh melalui mata rantai produsen dan konsumen. Para eksekutif di perusahaan membutuhkan integrasi secara keseluruhan dari strategi dan siasat bagi seluruh bagian yang ada dalam organisasi sehingga dapat memberikan keputusan yang terbaik dan mengambil tindakan yang konsisten dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sistem informasi sangat mutlak diperlukan bagi setiap perusahaan untuk menghasilkan suatu informasi yang akurat, informatif, dan uptodate yang dapat digunakan bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Peranan sistem informasi tidak hanya dijadikan sebagai alat dalam memperlancar melakukan berbagai aktivitas, tetapi sistem informasi sudah dapat menjadi alat untuk pengambilan keputusan bagi pihak manajemen berdasarkan informasi yang diperoleh dari suatu aplikasi bisnis yang digunakan dalam suatu perusahaan. Sekarang ini, hampir dipastikan bahwa setiap orang yang bekerja sangat tergantung pada komputer untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Sistem informasi akuntansi manual memiliki banyak kekurangan, apabila dibandingkan dengan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Seiring dengan perkembangan usaha dan banyaknya transaksi yang terjadi di perusahaan seperti taransaksi penjualan, pembelian dan transaksi lainnya, mengakibatkan sistem informasi akuntansi manual kurang memberikan kebutuhan informasi secara tepat dan akurat bagi suatu organisasi. Salah satu perkembangan sistem informasi yang membantu jalannya bisnis perusahaan adalah sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP dan dunia bisnis tidak dapat dipisahkan, karena sistem ERP dapat mendukung dan
membantu operasional bisnis perusahaan. Dalam sistem ERP mengandung konsep-konsep manajemen yang dapat diimplementasikan secara tepat guna, sehingga menjadikan pekerjaan operasional suatu perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Untuk mencapai hal tersebut, maka sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangatlah dperlukan. Sistem ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan (profitable) yang maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder). ERP menggabungkan semua divisi/bagian strategis dalam suatu organisasi menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi sehingga membutuhkan pengendalian yang memadai. Suatu manfaat penting dari suatu sistem ERP adalah arsitektur modul yang terintegrasi dengan ketat. Struktur ini juga menghadapi masalah potensi untuk otorisasi transaksi. Misalnya, daftar bahan baku menggerakan banyak sistem manufaktur. Jika prosedur mengenai penciptaan bahan baku tidak dikonfigurasi dengan benar, setiap komponen yang menggunakan daftar bahan baku dapat terpengaruhi. Pengendalian perlu dibentuk bagi sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum mereka diterima dan ditindak lanjuti oleh modul lain. Karena orientasi waktu sebenarnya, ERP lebih tergantung pada pengendalian yang diprogram dari pada campur tangan manusia, sebagaimana halnya sistem warisan. Tindakan automate merupakan suatu tindakan untuk mengurangi keterlibatan manusia dari proses bisnis dengan penggunaan aplikasi berbasis teknologi informasi. Dengan demikian akan terjadinya perubahan cara kerja sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Dengan memiliki suatu sistem yang terintegrasi, maka pihak manajemen dapat dengan cepat melakukan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang dihasilkan suatu aplikasi program.
Organisasi yang menggunakan sistem ERP harus membentuk alat keamanan, audit dan pengendalian baru untuk memastikan kewajiban dipisahkan dengan benar. Karena peranan tradisional dapat diubah, penyelia (supervisor) perlu mendapatkan pemahaman teknis ekstensif dan operasional dari sistem baru itu. Khususnya, ketika sebuah organisasi mengimplementasi suatu ERP, banyak tanggung jawab pengambilan keputusan ditekan pada tingkat shop floor. Filosofi yang memberdayakan karyawan dari ERP tidak seharusnya menghilangkan penyeliaan sebagai suatu pengendalian internal. Penyelia seharusnya memiliki waktu lebih banyak untuk mengelola shop floor dan melalui kapabilitas pemantauan yang ditingkatkan, meningkatkan rentang pengendalian (span of control). Sistem ERP memiliki kemampuan untuk merampingkan seluruh proses pelaporan keuangan. Sebenarnya, banyak organisasi dapat melakukan penutupan buku harian. Data On Line Transaction Processing (OLTP) dapat dimanipulasi dengan cepat untuk menghasilkan ringkasan pemasukan buku besar,piutang dagang,hutang dagang dan konsolidasi keuangan baik untuk pengguna internal maupun eksternal. Sekumpulan pengendalian tradisional dan penelusuran audit tidak lagi diperlukan dalam banyak kasus. Muara dari keseluruhan aktivitas suatu organisasi yang berhubungan dengan uang adalah laporan keuangan. Salah satu fungsi dari laporan keuangan adalah sebagai basis untuk pengambilan keputusan bagi stakeholder. Dan laporan keuangan suatu organisasi dibuat oleh bagian akuntansi di organisasi yang bersangkutan. Disinilah penulis memandang penting suatu pengendalian intern yang efektif di bagian akuntansi terlebih jika organisasi tersebut telah menerapkan ERP karena jika dasar pembuatan keputusannya (laporan keuangan) sudah berkualitas maka keputusan yang dihasilkannya juga akan berkualitas. Dalam lima belas tahun belakangan ini banyak perusahaan yang telah menyadari pentingnya suatu sistem yang terintegrasi. Para eksekutif di perusahaan membutuhkan integrasi secara keseluruhan guna memberikan keputusan yang terbaik dan mengambil tindakan yang konsisten dalam pencapaian tujuan perusahaan. Demikian juga dengan PT. Bank Negara Indonesia Persero Tbk.
Yang merasa bahwa suatu sistem yang terintegrasi lebih dituntut pada masa sekarang ini. Sistem ERP yang diimplementasikan diharapkan dapat membantu PT. Bank Negara Indonesia Tbk. Untuk meningkatkan posisi persaingannya yang belum dapat dipenuhi oleh sistem lama. Berdasarkan
latar
belakang
penelitian
diatas
akan
pentingnya
implementasi sistem ERP yang membuat perusahaan menempatkan kembali sistem komputer pada rangkaian aplikasi yang terintegrasi guna menghasilkan aliran informasi yang efektif dan efisien dalam sebuah perusahaan, oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang disajikan dalam skripsi yang berjudul : “ANALISIS INTERNAL
PERBANDINGAN BAGIAN
EFEKTIVITAS
AKUNTANSI
SEBELUM
PENGENDALIAN DAN
SESUDAH
IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)” (Studi Kasus pada PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Kantor Wilayah Bandung)
1.2 Identifikasi Masalah Dari uraian latar belakang penelitian diatas, masalah pokok yang diidentifikasi dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana penerapan pengendalian internal Bagian Akuntansi sebelum dan sesudah implementasi ERP. 2. Seberapa besar perbedaan efektivitas pengendalian internal Bagian Akuntansi pada perusahaan sesudah implementasi ERP.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan penelitian ini adalah untuk memperoleh data dan informasi dari objek penelitian yang kompeten dan relevan dengan masalah pokok penelitian. Berdasarkan identifikasi masalah diatas, tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui pengendalian internal Bagian Akuntansi sebelum dan sesudah implementasi ERP.
2. Untuk mengetahui besarnya perbedaan efektivitas pengendalian internal Bagian Akuntansi pada perusahaan sesudah implementasi ERP.
1.4 Kegunaan Penelitian 1. Bagi Peneliti Adalah untuk menambah wawasan dan pengetahuanyang lebih mendalam tentang ERP, bagaimana pengendalian intern pada perusahaan yang telah menerapkan ERP, dan apakah terdapat perbedaan tingkat efektivitas pengendalian intern pada perusahaan dan sesudah menerapkan ERP. 2. Bagi perusahaan yang diteliti dan perusahaan lainnya Adalah untuk memberikan masukan pada pihak manajemen tentang kontribusi ERP bagi peningkatan efektivitas pengendalian intern dan bagi perusahaan lain adalah untuk memberikan masukan tentang pentingnya ERP dan manfaat yang dapat diberikan melalui implementasi ERP dalam meningkatkan sumber daya yang dimiliki perusahaan. 3. Bagi khalayak Pembaca Mudah-mudahan skripsi ini dapat menjadi tambahan masukan mengenai halhal yang menyangkut sumber penelitian dalam skripsi ini, serta menjadi bahan perbandingan bagi pihak lain yang memerlukan.
1.5 Kerangka Pemikiran Menjawab tuntutan pasar dewasa ini akan kebutuhan suatu sistem yang memadai pada suatu perusahaan yang semakin besar. ERP adalah salah satu solusi yang ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut tidak saja dari segi kepraktisan dalam memproses data tetapi juga menunjang perusahaan dari segi efektivitas komunikasi. Oleh karena itu pada masa sekarang ini sistem informasi akuntansi manual sudah mulai ditinggalkan. Menurut Suwardjono (2002) mendefinisikan sistem informasi akuntansi manual adalah : “Sistem informasi akuntansi manual adalah aktivitas memproses data dan transaksi yang dilakukan secara manual untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan, pengendalian dan menjalankan bisnis.”
Menurut (Santo F Wijaya & Suparto Darudiato, 2009:28) Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut : 1. “ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan yang meliputi keuangan,sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi. 3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.” Jadi Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan. Travis Anderegg mendefinisikan ERP sebagai berikut: “ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing quality, human resources, finance and accounting and information services.” Daniel E. O’Leary, seorang profesor dari University of Shoutern California
yang
merupakan
spesialis
pada
bidang
system
informasi
mendefinisikan ERP sebagai: “ERP system are computer-based designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning production, and customer response.”
Azhar Susanto (2004) mendefinisikan ERP sebagai paket software terintegrasi yang dirancang untuk memberikan integrasi yang menyeluruh terhadap seluruh data yang terkait dengan sistem informasi perusahaan mendefinisikan ERP sebagai berikut: “ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan” Dari keempat definisi diatas, terlihat bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam suatu perusahaan agar lebih dapat responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan. Dilibatkannya software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa penghapusan proses yang tidak perlu(process elimination), penyederhanaan proses (process simplification), penyatuan proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses (process automation). ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Aplikasi ERP akan menjadikan perusahaan mampu beroperasi secara kolaboratif, value-add driven dalam model real-time. Seluruh data dan informasi yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan tersimpan dan diolah oleh software ERP. Tujuannya adalah untuk efisiensi dan transparansi, sehingga bila perlu adanya suatu konsolidasi data, maka tidak akan menimbulkan kesulitan dalam penggabungan informasi. Implementasi ERP pada perusahaan klien harus dilakukan dengan hati-hati menurut seorang konsultan ERP. Pendekatan dilakukan tahap demi tahap, karena dengan pendekatan seperti itu maka komponen-komponen sistem ERP dapat disambung-sambung sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan jika nanti diperlukan. Disinilah diperlukan keahlian dan kepiawaian konsultan ERP. Mereka bukan Cuma dituntut untuk memahami proses bisnis perusahaan klien tetapi juga harus mampu memprediksi perkembangan perusahaan sehingga sistem
ERP yang diterapkan nantinya bisa memberikan hasil yang setimpal dengan investasi yang sudah dikeluarkan. Investasi ERP sangat mahal dan pemilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk bagi perusahaan. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil bagi perusahaan lain. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat. Dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi
pilihan ERP
menghasilkan rekomendasi
untuk
tidak
mengimplementasikan ERP tetapi memperbaiki proses bisnis yang ada. Keuntungan atau manfaat yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif. Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah, berikut ini adalah tiga syarat sukses dalam memilih ERP, yaitu1). Knowledge (Pengetahuan), tentang bagaimana cara sebuah proses dijalankan,2). Experience (Pengalaman), pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan,3). Education (Pelatihan), sebelum proses implementasi dilakukan,untuk menghindari kendala-kendala yang mungkin muncul diperlukan edukasi program edukasi yang menyeluruh kepada seluruh karyawan perusahaan yang akan memanfaatkan sistem tersebut, mulai dari manajemen puncak sampai petugas lapangan yang sehari-hari terlibat langsung dalam proses transaksi pelanggan atau end-user. ERP adalah salah satu solusi yang ditawarkan untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut, tidak saja dari segi kepraktisan dalam memproses data tetapi juga dapat menunjang perusahaan dari segi efektivitas komunikasi, perencanaan strategis yang baik, pencapaian efisiensi, dan juga efektivitas operasional perusahaan. Semakin kompleks proses bisnis yang diterapkan oleh perusahaan maka kebutuhan akan informasi juga meningkat, seiring dengan meningkatkannya kebutuhan akan informasi, maka sistem informasi akan berkembang semakin kompleks juga, sejalan dengan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada system tersebut, perusahaan juga menghadapi peningkatan resiko atas sistem mereka. Kebutuhan akan sistem informasi oleh perusahaan semakin tinggi
sehingga tingkat resiko yang akan dihadapi semakin tinggi pula, oleh karena itu diperlukan suatu kegiatan pengendalian internal. Pengertian pengendalian internal menurut COSO (The Committee of Sponsoring Organization) yang dikutip oleh Mulyadi dan Puradiredja (2002:180) adalah: “Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan untuk dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan sebagai berikut: (1) keandalan laporan keuangan (2) kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku (3) efektivitas dan efisiensi operasi.” Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan penggunaan semua sarana perusahaan oleh dewan komisaris, manajemen, dan pimpinan guna meningkatkan, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi berbagai aktivitas untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai. Sistem pengendalian terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedurprosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting dari satuan usaha dapat tercapai. Kebijakan dan prosedur ini seringkali disebut pengendalian. Pengendalian internal menurut George H. Bodnar & William S. Hopwood (2010:165) adalah : “The policies and procedures established to provide reasonable assurance that the following entity objectives will be archieved: (a) effectiveness and efficiency of operations, (b) reliability of financial reporting, (c) compliance with applicable laws and regulations.” Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai guna tercapainya tujuan organisasi melalui : (a) reliabilitas pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, (c) kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada.
Ada beberapa mekanisme pengendalian tradisional yang biasa diterapkan dalam praktiknya, yaitu : 1. Authorization (otorisasi) 2. Phisiycal access restriction (pembatasan hak akses) 3. Supervision (penyeliaan) 4. Compliance check (cek kepatuhan) 5. Procedures manual (manual dari prosedur-prosedur) 6. Output inspection (inspeksi output) 7. Recruitment practices ( latihan perekrutan) 8. Segregation of duties (pemisahan tugas) 9. Sequential numbering of documents (penomoran berurut terhadap dokumen) 10. Reconciliation (rekonsiliasi) Mekanisme-mekanisme yang ada di atas adalah hal yang wajib dipenuhi oleh manajemen dalam menciptakan pengendalian yang baik. Dalam penelitian ini akan dilihat apakah ada perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP mekanisme pengendalian yang ada telah efektif sehingga dapat menunjang pencapaian tujuan perusahaan yaitu menciptakan efisiensi dan efektivitas operasional yang dilakukan perusahaan. Kemudian dilakukan juga perbandingan efektivitas
pengendalian
internal
pada
saat
sebelum
perusahaan
mengimplementasikan ERP, dengan tujuan apakah ERP mampu meningkatkan efektivitas pengendalian internal yang ada. Penilaian terhadap efektivitas pengendalian internal dilakukan dengan melihat apakah tujuan-tujuan dari pengendalian internal telah tercapai, mengingat efektivitas dinilai dari apakah tujuan-tujuan yang telah terpenuhi. Dalam hal ini tujuan dari diterapkannya pengendalian internal adalah keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi, kesesuaian dengan berbagai kebijaksanaaan, rencana, prosedur, dan ketentuan perundan-undangan, perlindungan terhadap harta perusahaan, dan ekonomisasi dan efiseinsi dalam penggunaan sumber daya. Penelitian sebelumnya dilakukan oleh Elly Andiyani (2008) mengenai “Peran Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Pelaporan Keuangan”. Hasil penelitian menunjukkan sistem
ERP berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal pelaporan keuangan. Persamaan penelitian terdahulu dengan sekarang adalah sama-sama membahas mengenai penerapan Enterprise Resource Planning (ERP), sedangkan perbedaannya penelitian sekarang meneliti efektivitas pengendalian internal sebelum dan sesudah implementasi ERP. Berdasarkan latar belakang dan kerangka pemikiran diatas maka penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut: “Terdapat perbedaan efektivitas pengendalian internal sebelum dan sesudah implementasi ERP” Gambar 1.1 Bagan Kerangka Pemikiran SISTEM INFORMASI PT. X
Implementasi sistem informasi akuntansi tradisional
Implementasi Enterprise Resourcing Planning
Efektivitas Pengendalian Intern
Efektivitas Pengendalian Intern DIBANDINGKA N
1.6 Metodologi Penelitian Jenis metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian Deskriptif Analitis, menurut Nazir (2003:61) yaitu: “Deskriptif Analitis merupakan analisis yang ditunjukkan untuk menguji hipotesis-hipotesis dan mengadakan interpretasi lebih dalam tentang hubungan, menguji hipotesis, membuat prediksi dari suatu masalah yang ingin dipecahkan”
Jadi tujuan penelitian deskriptif analitis adalah untuk membuat penjelasan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat populasi atau daerah tertentu sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atau objek yang diteliti dan kemudian dapat ditarik suatu kesimpulan. Teknik untuk mengumpulkan data dilakukan dengan cara: 1. Penelitian lapangan (Field Research) Penelitian lapangan ini bertujuan untuk memperoleh data dari perusahaan yang sedang diteliti untuk kemudian dipelajari, diolah, dan dianalisis. Data tersebut diperoleh dengan cara: a. Observasi, yaitu metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan atau lokasi penelitian. Dalam hal ini, peneliti dengan berpedoman kepada desain penelitiannya perlu mengunjungi lokasi penelitian untuk mengamati langsung berbagai hal atau kondisi yang ada di lapangan. b. Wawancara, yaitu teknik mengumpulkan data dengan menggunakan pertanyaan secara lisan kepada responden. c. Kuesioner, yaitu teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan kepada responden tentang masalah yang diteliti. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian kepustakaan adalah dengan cara mengumpulkan bahan-bahan dari berbagai sumber dan mempelajari literatur-literatur yang berhubungan dengan permasalahan untuk memperoleh dasar teoritis.
1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian Penulis melakukan penelitian pada perusahaan PT. Bank Negara Indonesia Persero Tbk. Yang berlokasi di jalan Perintis Kemerdekaan No. 3 di Bandung. Waktu pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan pada bulan Oktober sampai dengan November 2011.
