BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Masalah Persediaan (inventory) dapat diartikan sebagai sumber daya mengganggur (idle resource) yang keberadaanya menunggu proses yang lebih lanjut (Nur Bahagia, 2006), dimana proses lebih lanjut dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti yang dijumpai pada sistem distribusi, ataupun kegiatan konsumsi seperti dijumpai pada sistem perkantoran, dan sebagainya. Definisi lainya menurut Rangkuti (2007) persediaan didefinisikan sebagai suatu aktiva yang meliputi produkproduk milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.
Fungsi utama dari persediaan dalam kegiatan usaha adalah menjamin kelancaran pemenuhan permintaan produk. Dua alasan dasar diperlukannya persediaan yaitu: pertama, secara fisik sangat kecil kemungkinan untuk menghadirkan suatu produk seketika pada saat dibutuhkan. Kedua, jika dalam waktu singkat suatu produk yang dibutuhkan dapat dihadirkan, tidak ekonomis jika harus mendatangkan produk setiap kali dibutuhkan terlebih jika kebutuhannya berkali-kali dengan tenggang waktu tidak lama.
“Having inventory is cost company money and not having inventory is cost company money” (Aiello, 2008). Sama seperti ungkapan Aiello, persediaan memiliki keuntungan dan kekurangan dalam penerapannya. Adapun keuntungan dari persediaan diantaranya yaitu meminimasi kemungkinan terhambatnya kegiatan produksi akibat keterlambatan pengiriman bahan baku, memaksimalkan pemenuhan permintaan konsumen, dan mengantisipasi kemungkinan lost cost akibat dari fluktuasi permintaan. Disamping memiliki 1
keuntungan, persediaan juga memiliki kekurangan diantaranya yaitu semakin lama persediaan disimpan maka semakin besar pula ongkos simpan yang ditimbulkan, semakin banyak persediaan on hand maka semakin besar investasi yang tertanam, resiko expire date.
Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam sistem persediaan yaitu permasalahan kebijakan persediaan, dimana berkaitan dengan bagaimana menjamin agar setiap permintaan dapat dipenuhi dengan ongkos yang minimal. Hal tersebut dikarenakan kebijak persediaan diantaranya mencakup batas maksimum dan minimum persediaan, titik reorder point produk, maksimum dan minimum jumlah pemesanan produk, serta pertimbangan faktor lain seperti diskon, sistem pembayaran dan kelangkaan produk. Tujuan utama dari kebijakan persediaan yaitu agar perusahaan selalu memiliki persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin.
Perusahaan Retail Sinar Pusaka merupakan perusahaan retail yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari-hari baik dalam skala besar (grosir) maupun kecil (eceran). Dalam penelitian ini Perusahaan Retail Sinar Pusaka akan disingkat menjadi PRSP. Permasalahan yang terjadi pada perusahaan Sinar Pusaka saat ini yaitu belum terdapatnya kebijakan persediaan tertulis guna mengendalikan dan menanggulangi permasalahan persediaan yang terjadi pada perusahaan, dimana selama ini pemilik perusahaan hanya mengandalkan naluri saja. Dampak dari kebijakan perusahaan tersebut menyebabkan menumpuknya persediaan dalam waktu yang lama, sehingga mempengaruhi biaya simpan yang semakin tinggi juga mengakibatkan expire produk. Berdasarkan data perusahaan yang saya dapatkan, tercatat sekitar ± 5% dari keseluruhan jumlah produk digudang saat ini mengalami expire, yang berarti bahwa perusahaan mengalami kerugian
2
yang cukup besar. Dampak lain dari kebijakan perusahaan saat ini yaitu tidak terpenuhinya permintaan konsumen dikarenakan kehabisan persediaan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan penjualan dan untuk mengantisipasi lost sales perusahaan melakukan back order yang justru membuat perusahaan harus menanggung resiko biaya pengadaan yang lebih besar dari seharusnya dikarenakan harga produk yang cenderung lebih mahal. Resiko lain yang harus ditanggung perusahaan akibat lost sales yaitu citra perusahaan menjadi buruk dimata konsumen, dimana hingga saat ini tercatat bahwa perusahaan telah kehilangan sebanyak 36 pelanggan yang merupakan pelanggan tetap selama 5 tahun terakhir.
Berdasarkan permasalahan kebijakan persediaan pada perusahaan Sinar Pusaka maka digunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) untuk membuat kebijakan persediaan yang baru, dimana dengan menggunakan metode EOQ tersebut dapat menentukan ukuran lot pemesanan yang ekonomis (qo) untuk menghasilkan biaya pengadaan produk yang lebih minim, menentukan besarnya cadangan pengaman (ss) untuk dapat menghadapi fluktuasi permintaan konsumen sehingga tidak mengalami lost sales dan konsumen merasa puas serta dapat menentukan waktu pemesanan ulang (r) yang tepat dimana permintaan konsumen masih dapat dipenuhi selama lead time pemesanan. Karakteristik dari kebijakan persediaan menggunakan metode EOQ ditandai dengan 2 (dua) hal mendasar yaitu besarnya ukuran lot pemesanan (qo) selalu tetap setiap kali pemesanan dilakukan dan pemesanan akan dilakukan apabila jumlah persediaan yang dimiliki telah mencapai titik pemesanan ulang atau reorder point (r) sehingga diharapkan dapat menentukan kebijakan persediaan yang tepat bagi perusahaan.
3
1.2.
Perumusan Masalah Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini yaitu: 1. Berapa jumlah pemesanan ekonomis (qo) untuk setiap kali pemesanan dilakukan? 2. Berapakah besarnya cadangan pengaman (ss) untuk setiap periodenya? 3. Kapan saat titik pemesanan ulang (r) yang tepat dilakukan?
1.3.
Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah maka tujuan penelitian tugas akhir ini yaitu: 1. Menentukan jumlah pemesanan ekonomis (qo) untuk setiap kali pemesanan dilakukan. 2. Menentukan besarnya cadangan pengaman (ss) untuk setiap periodenya. 3. Menentukan saat titik pemesanan ulang (r) yang tepat dilakukan.
1.4.
Batasan Masalah Masalah yang diteliti adalah mengenai kebijakan persediaan produk yang termasuk kedalam jenis kebutuhan pokok yaitu minyak curah, tepung terigu dan gula, alasan pemilihan produk tersebut dikarenakan merupakan produk yang paling sering mengalami kelebihan maupun kekurangan produk yang mengakibatkan produk mengalami penumpukan di gudang maupun lost cost, dan merupakan jenis produk yang memiliki profit paling besar dalam perusahaan yang mengakibatkan sebagian besar jumlah investasi perusahaan bertumpu pada produk berjenis tersebut.
1.5.
Asumsi Asumsi dalam penelitian tugas akhir ini adalah: 1. Ongkos beli, ongkos pesan, ongkos simpan dan ongkos kekurangan inventori tidak memperhatikan atau terpatok kenaikan harga dan tingkat inflasi (konstan), dikarenakan memperhitungkan stabilitas harga BBM dan
4
tingkat suku bunga, kurs rupiah terhadap mata uang asing, juga untuk mempermudah perhitungan dalam pengolahan data. 2. Jumlah pembelian produk tidak memperhitungkan diskon, dikarenakan diskon produk oleh supplier hanya berlaku pada waktu-waktu tertentu (tidak fleksibel).
1.6.
Sistematika Penulisan Langkah-langkah penulisan yang terdapat dalam laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut : BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, pembatasan masalah, lokasi penelitian dan asumsi, sistematika penulisan. BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dengan laporan kerja praktek bidang persediaan dan pengadaan yang digunakan sebagai bahan perbandingan dalam menganalisis permasalahan yang dihadapi. Teori-teori tersebut diperoleh dari buku-buku referensi dan diktat kuliah yang terkait. BAB III
USULAN PEMECAHAN MASALAH
Bab ini menjabarkan langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan penelitian di PRSP. Agar hasil yang dicapai maksimal, maka diperlukan langkah-langkah penelitian yang terstruktur dan terarah, sehingga hasil yang diperoleh tidak menyimpang dati tujuan penelitian. BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini berisi data-data hasil pengamatan dan hasil wawancara yang diperoleh dari observasi yang pada akhirnya akan digunakan sebagai dasar pembuatan analisis.
5
BAB V
ANALISIS
Bab ini berisi analisis dari data-data pengamatan yang telah ditulis dan dikumpulkan oleh penulis, serta pengolahan data yang telah dilakukan. BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pokok-pokok bahasan yang disertai dengan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk memperbaiki kekurangan yang ada untuk pengembangan perusahaan di masa yang akan datang.
6
