Office Automation
BAB I MENGENAL MICROSOFT WORD 2010
A. Menjalankan Microsoft Word 2010 1. Klik tombol Start lalu pilih All Programs. 2. Pilih Microsoft Office lalu pilih Microsoft Office Word 2010. 3. Tunggu sampai jendela aplikasi word 2010 ditampilkan.
B. Komponen-Komponen Antarmuka Word 2010 1. Quick Access Bar Berisi tombol-tombol pintas untuk tugas-tugas yang paling sering dilakukan. 2. Title Bar Berisi judul dokumen yang dibuat. 3. Ribbon Berisi berbagai tombol pintas untuk tugas-tugas yang dapat dilakukan di Word 2010. 4. Tombol Help Tombol yang digunakan untuk mengaktifkan fasilitas bantuan. 5. Tombol Pengatur Tab Stop Tombol yang digunakan untuk menentukan jenis tab stop yang dapat ditambahkan ke penggaris horizontal. 6. Kursor / Titik Sisip Berfungsi sebagai pemandu dalam proses pengetikan teks. 7. Penggaris / Mistar Horizontal Berfungsi sebagai penanda posisi lebar kertas serta dapat digunakan untuk mengatur indentasi, tab stop serta margin kiri dan kanan. 8. View Ruler Tombol untuk menampilkan atau menyembunyikan pengaris horizontal dan vertikal. 9. Penggaris Vertikal Berfungsi sebagai penanda posisi tinggi kertas serta untuk mengatur margin atas/bawah. 10. Balok Penggulung Berfungsi untuk menggeser kertas kerja keatas atau kebawah. 11. Kelompok Tombol Navigasi Digunakan dalam navigasi dokumen dan memiliki fungsi tertentu seperti pencarian dan penggantian teks. 12. Page Number Document Tombol yang berisi informasi mengenai nomor halaman. 13. Tombol Layout Tombol yang digunakan untuk menentukan mode tampilan dokumen. 14. Slider Zoom Tombol yang digunakan untuk menentukan besar kecilnya tampilan dokumen.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 1
Office Automation 1
3
2
4
8 5 7 6
9
10
11
12
Tampilan Antarmuka Word 2010
14
15
C. Membuat Dokumen Baru 1. Klik menu File setelah itu klik New. 2. Saat kotak dialog New Document muncul pilih Blank Document lalu klik Create.
Kotak Dialog New Document
D. Menyimpan Dokumen Klik ribbon File kemudian pilih Save As atau klik langsung icon save . Setelah kotak dialog save tampil tentukan drive penyimpanannya misalnya di D. Ketik nama file yang diinginkan pada kotak File name. kemudian klik tombol
Elly Yanuarti, M.Kom
.
Hal 2
Office Automation
E. Membuka File : Klik ribbon File lalu pilih Open atau klik langsung icon open Cari lokasi drive penyimpanan file lalu pilih nama file yang ingin dibuka setelah itu klik Open
atau klik dua kali pada file yang ingin dibuka.
F. Menutup Dokumen
Simpan kembali dokumen yang sudah dibuat. Untuk menutup aplikasi word klik ribbon File lalu pilih Exit atau klik tombol Close dipojok kanan atas jendela kerja.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 3
Office Automation
BAB II PENGATURAN TEKS DAN PARAGRAF
A. Memindahkan Titik Sisip/Kursor Menggunakan Keyboard Tombol Page Up Page Down Home End Enter Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Page Up Ctrl+Page Down Ctrl+Home Ctrl+End Ctrl+Enter
Keterangan Satu karakter ke kiri atau ke kanan Satu baris ke atas atau ke bawah. Satu halaman / satu layar ke atas Satu halaman / satu layar ke bawah Ke awal baris Ke akhir baris Ganti baris Satu kata ke kanan Satu kata ke kiri Ke awal paragraf Ke awal paragraf berikutnya Ke bagian awal halaman sebelumnya Ke bagian awal halaman selanjutnya Ke bagian paling awal dokumen Ke bagian paling akhir dokumen Ganti halaman
B. Menyunting Teks 1. Memilih / Seleksi Teks / Blok Teks Dengan Keyboard Cara Keterangan Satu karakter ke kanan Shift+ Satu karakter ke kiri Shift+ Satu baris ke atas Shift+ Satu baris ke bawah Shift+ Sampai awal baris Shift+Home Sampai akhir baris Shift+End Sampai akhir kata Shift+Ctrl+ Satu layar ke atas Shift+Page Up Satu layar ke bawah Shift+Page Down Sampai awal kata Shift+Ctrl+ Sampai awal paragraf Shift+Ctrl+ Sampai akhir paragraf Shift+Ctrl+ Sampai awal dokumen Shift+Ctrl+Home Sampai akhir dokumen Shift+Ctrl+End Sampai akhir dokumen Shift+Ctrl+Alt+Page Down Seluruh isi dokumen Ctrl+A Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 4
Office Automation 2. Memilih Teks Dengan Mouse : a. Blok Teks Tertentu Klik, tahan dan tarik mouse pointer. b. Blok Satu Kata Klik ganda pada kata. c. Blok Satu Baris Arahkan pointer pada batas margin kiri hingga membentuk panah. d. Blok Satu Paragraf Arahkan pointer pada batas margin kiri hingga membentuk panah lalu klik ganda. e. Blok Satu Kalimat Tekan Ctrl jangan dilepas lalu klik pada sembarang kata pada kalimat f. Blok Banyak Paragraf Arahkan pointer pada batas margin kiri hingga membentuk panah lalu klik dan tarik. g. Blok Seluruh isi dokumen Arahkan pointer pada batas margin kiri hingga membentuk panah lalu klik tiga kali. 3. Menyalin Teks a. Pilih (blok) teks yang akan disalin. b. Klik Tab Home, lalu klik tombol Copy atau icon copy Clipboard atau tekan tombol Ctrl C.
yang ada di Group
4. Memotong Teks a. Pilih (blok) teks yang akan dipotong/dipindahkan. b. Klik Tab Home, klik tombol Cut atau icon atau tekan tombol Ctrl X.
yang ada di Group Clipboard
5. Menempelkan Teks Untuk menempelkan teks atau menampilkan kembali teks yang disalin atau dipotong dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Letakkan titik sisip (kursor) pada tempat dimana teks tersebut akan ditampilkan/ditempelkan. b. Klik Tab Home, klik tombol Paste atau icon atau tekan tombol Ctrl V.
yang ada di Group Clipboard
6. Membatalkan Penyuntingan Untuk membatalkan suatu penyuntingan maupun pembatalan tindakan terakhir yang dilakukan, klik tombol Undo Typing pada Quick Access Toolbar atau tombol Ctrl Z. Sedangkan untuk membatalkan perintah Undo klik tombol Repeat Typing pada Quick Access Toolbar atau tekan tombol Ctrl Y.
C. Mengatur Format Karakter atau Teks 1. Pilih (blok) karakter atau teks yang akan diatur formatnya. 2. Klik Tab Home lalu klik salah satu tombol perintah pengaturan format karakter atau teks yang diinginkan yang ada di Group Font. Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 5
Office Automation
Group Font Font untuk mengubah jenis dan bentuk karakter. Font Size untuk mengubah ukuran karakter. Grow Font untuk menaikkan atau meningkatkan ukuran karakter. Shrink Font untuk menurunkan ukuran karakter. Clear Formatting untuk menghapus format teks yang sudah diterapkan. Bold untuk menampilkan karakter Tebal. Italic untuk menampilkan karakter miring. Underline untuk memberi garis bawah. Strikethrough untuk menampilkan karakter dicetak coret dengan garis tunggal Subscript untuk menampilkan karakter lebih kecil dan lebih turun Superscript untuk menampilkan karakter lebih kecil dan lebih naik Font Color untuk memberi dan memilih warna karakter Text Highlight Color untuk menambahkan sorotan pada teks dengan warna tertentu o Change Case untuk mengubah atau mengganti urutan huruf kapital maupun huruf kecil pada sebuah dokumen. Sentence Case Untuk mengubah huruf pertama pada kata pertama diawal kalimat diubah menjadi huruf besar. Lowercase untuk mengubah kalimat menjadi huruf kecil semua. Uppercase UNTUK MENGUBAH KALIMAT MENJADI HURUF BESAR SEMUA. Capitalize Each Word Setiap Huruf Pertama Diawal Kata Diubah Menjadi Huruf Besar. Toggle Case sUSUNAN hURUF bESAR dAN kECIL dIBALIK. o o o o o o o o o o o o o
1. Menyisipkan Simbol a. Klik Tab Insert, lalu klik Symbol yang ada di Group Symbols. b. Klik More Symbols… c. Pilih nama kelompok simbol yang diinginkan pada daftar pilihan Font. d. Klik simbol yang ingin digunakan setelah itu selanjutnya klik Insert untuk menyisipkan simbol yang dipilih atau klik dua kali pada simbol yang dipilih setelah itu Klik Close.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 6
Office Automation
Pilih nama kelompok simbol
Kotak Dialog Symbol 2. Menggunakan Fitur Drop Cap Drop cap adalah huruf awal pada kata pertama di awal paragraf yang dibuat berukuran besar. Langkah-langkah membuat drop cap : a. Ketik teks, seleksi karakter atau huruf pertama di awal paragraf. b. Klik Tab Insert lalu pilih Drop Cap pada group Text. c. Pilih bentuk drop cap atau klik Drop Cap Option untuk pengaturan lebih lanjut. d. Pilih Dropped lalu klik OK.
Contoh Penggunaan Drop Cap
D. Mengatur Format Paragraf Paragraf adalah suatu kumpulan kalimat yang membahas sebuah pokok bahasan tertentu. 1. Perataan Teks Dalam Paragraf a. Pilih (blok) atau letakkan kursor pada paragraf yang akan diatur perataannya. b. Klik tab Home lalu klik salah satu tombol perintah pengaturan paragraf yang diinginkan didalam Group Paragraph.
Group Paragraf
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 7
Office Automation Perintah Align Text Left (Ctrl+L) Center (Ctrl+E) Align Text Right (Ctrl+R) Justify (Ctrl+J)
Keterangan Digunakan untuk perataan kiri Digunakan untuk perataan tengah Digunakan untuk perataan kanan Digunakan untuk perataan kanan dan kiri
2. Pengaturan Indentasi Indentasi adalah pengaturan batas kiri dan kanan suatu paragraf yang dapat dibuat berbeda dengan batas margin kiri dan kanan kertas. a. Pilih (blok) atau letakkan kursor pada paragraf yang akan diatur indentasinya. b. Pada Tab Home, klik salah satu tombol perintah pengaturan paragraf yang diinginkan dalam Group Paragraph. o Increase Indent untuk memindahkan indentasi kiri paragraf ke tab stop berikutnya o Decrease Indent untuk memindahkan indentasi kiri paragraf ke tab stop sebelumnya. Pengaturan Melalui Garis Mistar (Horizontal Ruler) Atur indentasi melalui garis mistar (horizontal ruler) dengan cara menggeser (drag) tanda indentasi yang ada pada garis mistar.
Contoh Indentasi 3. Mengatur Jarak Spasi Baris a. Pilih (blok) atau letakkan kursor pada paragraf yang akan diatur jarak spasinya. b. Klik Tab Home lalu klik Line spacing kemudian pilih jarak spasi yang diinginkan.
yang ada di Group Paragraph
Line & Paragraph Spacing Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 8
Office Automation 4. Dokumen Berkolom a. Pilih (blok) atau letakkan kursor pada paragraf yang akan diformat dalam bentuk berkolom. b. Klik Tab Page Layout lalu klik Columns didalam Group Page Setup kemudian pilih bentuk kolom yang diinginkan. c. Atau klik More Columns…
Kotak Dialog Columns Perintah One Two Three Left Right Number of columns Line between Equal column width
Keterangan Mengembalikan ke pengetikan dokumen satu kolom. Pengetikan dua kolom dengan lebar sama. Pengetikan tiga kolom dengan lebar sama. Pengetikan dua kolom dengan lebar kolom kiri lebih kecil dari kolom kanan. Pengetikan dua kolom dengan lebar kolom kanan lebih kecil dari kolom kiri. Menentukan jumlah kolom yang diinginkan. Memberikan garis vertikal antar kolom. Menentukan lebar setiap kolom adalah sama.
d. Pada kotak daftar pilihan Apply to pilih perintah yang diinginkan. Perintah Keterangan Selected Sections Daerah pengetikan kolom berlaku pada bagian yang dipilih/disorot. Selected Text Daerah pengetikan kolom berlaku pada teks yang dipilih/disorot. This Point Forward Daerah pengetikan kolom berlaku mulai dari posisi kursor sampai akhir dokumen. This Point Option Daerah pengetikan kolom berlaku pada bagian tempat kursor berada. Whole Document Daerah pengetikan kolom berlaku untuk seluruh dokumen. Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 9
Office Automation 5. Borders and Shading Untuk memperindah tampilan paragraf yang dibuat dapat ditambahkan dengan bingkai (border) yang dapat berupa kotak yang mengelilingi paragraf atau hanya satu atau beberapa garis yang ditempatkan disisi paragraf. Caranya adalah : 1. Pilih paragraf yang akan diberi bingkai (border). 2. Pada Tab Home, klik Border yang terdapat pada Group Paragraph kemudian pilih bentuk garis atau bingkai yang diinginkan.
3. Jika ingin melakukan pengaturan sendiri klik Borders and Shading… Tab Border, untuk memberi bingkai pada teks yang dipilih. Tab Page Border, untuk memberi bingkai satu halaman penuh. Tab Shading, untuk memberi warna dan corak latar belakang pada border/bingkai. Tab
Kotak Dialog Border and Shading 6. Bullet & Numbering Bullets (daftar berbutir) adalah suatu bentuk penulisan daftar dengan setiap item pada daftar tersebut ditandai oleh simbol tertentu. Untuk membuat bullet (daftar berbutir) caranya adalah sebagai berikut : 1. Letakkan kursor pada paragraf yang akan diberi butir (bullet). 2. Klik Tab Home, klik Bullets dalam Group Paragraph kemudian pilih butir (bullet) yang diinginkan.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 10
Office Automation
Pilihan Bullets 3. Jika ingin mendefinisikan sendiri bentuk butir (bullet) klik Define New Bullet.. kemudian pada bagian Bullet character pilih bentuk butir baru yang berupa Symbol, Picture atau Font. 4. Pada kotak pilihan Alignment pilih bentuk perataan yang ingin digunakan. 5. Klik OK. Numbering (daftar bernomor) adalah suatu bentuk penulisan dengan setiap item berupa angka atau huruf yang urut. Untuk membuat daftar bernomor caranya adalah sebagai berikut : 1. Letakkan kursor pada paragraf yang akan diberi nomor atau angka (numbering). 2. Pada Tab Home, klik Numbering dalam Group Paragraph kemudian pilih nomor atau angka yang diinginkan.
Pilihan Numbering 3. Jika ingin mendefinisikan sendiri bentuk penomoran klik Define New Number Format.. kemudian pada bagian Number style pilih gaya penomoran yang diinginkan. 4. Pada kotak pilihan Alignment pilih bentuk perataan yang ingin digunakan. 5. Klik OK.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 11
Office Automation
BAB III PENGATURAN OBJEK
A. Penyisipan File Gambar (Picture) 1. Letakkan kursor pada posisi yang diinginkan. 2. Klik Tab Insert lalu pilih Picture dalam Group Illustrations. 3. Setelah kotak dialog Insert Picture tampil, cari drive atau folder tempat penyimpanan gambar lalu pilihlah file gambar yang akan disisipkan setelah itu klik Insert.
B. Penyisipan Clip Art Clip Art merupakan media seni yang berisi gambar, animasi, video dan suara. 1. Letakkan kursor pada posisi dimana clip art akan disisipkan. 2. Klik Tab Insert lalu pilih Clip Art dalam Group Illustrations. 3. Pada panel Clip Art, lakukan pencarian sebuah Clip Art dengan memasukkan kata kunci pada Search For.
Panel Clip Art 4. Untuk menyisipkan Clip Art klik tanda panah kebawah pada Clip Art lalu pilih Copy setelah itu lakukan paste Clip Art ke dalam dokumen.
C. Shape Shape adalah berbagai bentuk kurva yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. 1. Klik Tab Insert lalu pilih Shapes Group Illustrations.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 12
Office Automation
Berbagai Pilihan Shape 2. Klik salah satu bentuk shape, penunjuk mouse akan berbentuk tanda plus setelah itu pada kertas klik dan tariklah mouse hingga membentuk shape sesuai dengan ukuran yang diinginkan. 3. Untuk menambah teks ke dalam shape, klik kanan pada shape tersebut lalu pada menu popup yang muncul pilih Add Text.
D. SmartArt SmartArt merupakan media grafis yang memberikan ilustrasi terhadap sebuah proses, tingkatan hierarki, suatu bentuk hubungan dan sebagainya. 1. Klik Tab Insert lalu pilih SmartArt dalam Group Illustration.
Kotak Dialog Choose SmartArt Graphic 2. Pilih salah satu bentuk SmartArt lalu klik OK. Pimpinan
Bagian Penjualan
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian Keuangan
Contoh SmartArt Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 13
Office Automation
E. WordArt WordArt merupakan teks yang diberi efek visual tertentu. 1. Klik Tab Insert lalu pilih WordArt dalam Group Text. 2. Pada panel WordArt, pilih model WordArt yang diinginkan.
Panel WordArt 3. Pada kotak dialog Edit WordArt Text, ketiklah teks pada kotak isian Text dan tentukan jenis, ukuran, serta style font yang diinginkan setelah itu klik OK.
4. Gunakan tombol perintah yang ada pada Tab Format yang muncul secara otomatis ketika WordArt disisipkan untuk memodifikasi WordArt.
Ribbon Format WordArt
F. Mengatur Penempatan Gambar (Wrap Text) Text Wrapping digunakan untuk mengatur penempatan gambar dengan teks dalam sebuah dokumen. 1. Seleksi atau klik pada gambar. 2. Klik Tab Format lalu klik Wrap Text yang terdapat dalam group Arrange. Akan tampil panel seperti berikut ini :
Panel Wrap Text Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 14
Office Automation 3. Pilihlah posisi gambar yang diinginkan. In Line with Text posisi gambar berada sebaris dengan teks. Square posisi gambar menimpa dan menggeser bagian dari teks. Tight bagian teks yang diberi gambar akan mengikuti kontur gambar. Through posisi gambar berada ditengah-tengah teks. Top and Bottom posisi gambar berada di atas / di bawah teks. Behind Text posisi gambar berada di belakang teks. In Front of Text posisi gambar berada di depan teks. Edit Wrap Points digunakan untuk menyunting bentuk gambar. More Layout Options untuk mengatur gambar lebih lanjut.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 15
Office Automation
BAB IV TABEL DAN GRAFIK
A. Membuat Tabel 1. Letakkan titik sisip (kursor) pada posisi yang diinginkan. 2. Klik Tab Insert lalu klik Table yang ada dalam Group Tables. Membuat tabel dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu cara dibawah ini : Cara pertama : Sorot jumlah kolom dan baris yang diinginkan dengan menggeser mouse.
Panel Table Cara kedua : klik Insert Table selanjutnya tentukan jumlah baris dan kolom yang diinginkan.
Kotak Dialog Insert Table Cara ketiga : klik Draw Table selanjutnya gambar tabel dalam dokumen seperti menggambar tabel dalam kertas dengan menggunakan pensil.
B. Menyisipkan Baris atau Kolom a. Letakkan titik sisip (kursor) di posisi baris atau kolom yang akan disisipkan. b. Klik Tab Layout lalu pilih perintah yang diinginkan pada group Rows & Columns.
Tombol Perintah Rows & Columns Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 16
Office Automation C. Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel a. Letakkan titik sisip pada sel, kolom, baris atau tabel yang akan dihapus. b. Klik Tab Layout lalu pilih Delete pada group Rows & Columns.
D. Memberi Nomor Urut Dalam Tabel a. Pilih (blok) jumlah baris yang akan diberi nomor urut. b. Pada Tab Home, klik Numbering yang ada pada Group Paragraph kemudian pilih bentuk nomor urut yang diinginkan. c. Jika ingin menambah baris sekaligus nomor urutnya, tempatkan titik sisip (kursor) pada sebelah kanan dimana baris baru tersebut akan ditambahkan lalu tekan Enter.
E. Pengurutan Data Dalam Tabel a. Pilih (blok) data dalam tabel yang akan diurutkan. b. Klik Tab Layout, lalu pilih Sort yang ada pada Group Data. c. Pilih jenis pengurutan yang diinginkan. Lalu klik OK. Ascending pengurutan dari nilai yang kecil ke nilai yang besar. Descending pengurutan dari nilai yang besar ke nilai yang kecil.
Kotak Dialog Pengurutan Data
F. Mengkonversi Tabel Kedalam Teks Biasa a. Pilih (blok) tabel yang ingin diganti formatnya. b. Klik tab Layout, lalu pilih Convert to text yang ada pada Group Data. c. Setelah kotak dialog Convert Table To Text muncul, pilih jenis pemisah teks yang diinginkan lalu klik OK.
Kotak Dialog Convert Table To Text
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 17
Office Automation G. Membuat Formula Dalam Tabel a. Letakkan titik sisip (kursor) pada sel yang akan diisi formula. b. Klik Tab Layout, lalu pilih Formula yang ada pada Group Data. c. Gunakan formula yang ada pada menu drop down pada Paste function.
Kotak Dialog Formula
H. Menggabungkan Sel (Merge Sel) 1. Pilih (blok) sel yang akan digabungkan. 2. Klik Tab Layout, lalu pilih Merge Cells dalam group Merge. Atau klik kanan pada sel yang diblok lalu pada menu popup yang muncul klik Merge Cells.
I. Membuat Grafik 1. Tempatkan kursor pada posisi grafik akan diletakkan. 2. Klik Tab Insert, pilih Chart yang ada dalam Group Illustrations lalu pilih jenis grafik yang diinginkan.
Kotak Dialog Insert Chart 3. Selanjutnya akan ditampilkan view grafik dan data set seperti gambar dibawah ini : o View grafik : berupa tampilan grafik yang dibuat o Data set : tempat menuliskan / mengedit data untuk membuat grafik
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 18
Office Automation
Tampilan Insert Grafik 4. Pada tabel data set tulislah data yang akan dibuatkan grafiknya, perhatikan bahwa grafik secara otomatis akan berubah sesuai data yang dituliskan 5. Untuk mengubah tipe grafik klik pada grafik lalu klik Tab Design selanjutnya pada Group Type klik Change Chart Type. 6. Untuk pengaturan lebih lanjut gunakan tombol perintah pada Tab Design, Tab Format dan Tab Layout.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 19
Office Automation
BAB V MAIL MERGE Surat Masal (mail merge) terdiri dari sebuah dokumen utama (Main Merge) dan sebuah sumber data (Source Data) yang dapat digunakan untuk beberapa dokumen utama bila diperlukan. 1. Klik ribbon Mailings, dalam group Start Mail Merge pilih Step by Step Mail Merge Wizard.. 2. Pilih tipe dokumen yang akan dibuat, misalnya Letters, lalu klik Next : Starting document. 3. Pilih surat yang akan digunakan, misalnya Use the current document lalu klik Next : Select recipients. 4. Pilih Type a new list untuk membuat data penerima surat lalu klik Create… 5. Klik tombol Customize Columns… untuk mengatur field yang dibutuhkan.
Kotak Dialog New Address List 6. Pada kotak dialog Customize Address List, hapus data-data yang ada dalam Fields Names. Pada kotak dialog yang muncul klik Yes untuk melanjutkan penghapusan. 7. Setelah Fields Name kosong selanjutnya klik Add… untuk memasukkan data baru 8. Setelah selesai mengisi fields name, masukkan data pada kolom Nama, Jabatan, dan Divisi. 9. Untuk menambah data pilih New Entry dan untuk menghapus data pilih Delete Entry. Setelah selesai klik OK. 10. Pada kotak dialog New Address List beri nama file pada isian File name lalu klik Save. Untuk menjalankannya ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Letakkan kursor pada posisi yang diinginkan. 2. Klik ribbon Mailings, dalam group Write & Insert Fields klik tanda panah kecil pada Insert Merge Field. Selanjutnya klik satu persatu Nama, Jabatan, dan Devisi. 3. Untuk melihat datanya klik Preview Result.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 20
Office Automation
BAB VI PENGATURAN LAYOUT DOKUMEN DAN PENCETAKAN DOKUMEN
A. Mengatur Layout Dokumen 1. Mengatur Ukuran Kertas a. Klik Tab Page Layout, lalu klik Size dalam Group Page Setup selanjutnya pilih ukuran kertas yang akan digunakan. b. Jika ingin mengatur sendiri ukuran kertas yang diinginkan klik More Paper Size. Pada Tab Paper pilih kertas yang digunakan lalu isi lebar kertas pada kolom Width dan Tinggi kertas pada kolom Height. Setelah itu klik OK.
Kotak Dialog Page Setup 2. Mengatur Orientasi Kertas Posisi atau orientasi kertas dapat diatur dengan mengklik Tab Page Layout, lalu klik Orientation dalam Group Page Setup selanjutnya pilih salah satu posisi atau orientasi kertas berikut ini : Portrait kertas dalam posisi tegak Landscape kertas dalam posisi melebar 3. Mengatur Batas Margin a. Klik Tab Page Layout, lalu klik Margin dalam Group Page Setup selanjutnya pilih batas margin yang diinginkan. b. Jika ingin mengatur sendiri batas margin yang diinginkan klik Custom Margins. Pada Tab Margin isi batas margin yang diinginkan. Setelah itu klik OK. c. Apply to digunakan untuk menentukan bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru. Whole Document pengaturan berlaku untuk seluruh halaman. This Point Forward pengaturan berlaku mulai dari bagian ini. Selected Text pengaturan berlaku hanya pada teks yang dipilih. Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 21
Office Automation 4. Menggunakan Header & Footer Header dan footer adalah teks yang akan tercetak disetiap halaman yang terletak pada bagian atas dan bagian bawah dokumen a. Klik Tab Insert, dalam Group Header & Footer pilih Header atau pilih Footer. b. Pada kotak pemilihan header maupun footer, pilih bentuk header atau footer yang diinginkan. Ribbon Design dari Header & Footer Tools akan ditampilkan. c. Untuk menyisipkan objek pada header atau footer, pada Tab Design dalam Group Insert, klik objek yang ingin disisipkan. d. Untuk mengatur header & footer dihalaman genap berbeda dengan halaman ganjil, pada Tab Design dalam Group Options pilih Different Odd & Even Pages. Sedangkan untuk mengatur isi header & footer untuk halaman pertama berbeda dengan halaman selanjutnya, pilihlah Different First Page. e. Untuk mengakhiri penyuntingan header & footer, pada Tab Design dalam Group Close klik Close Header & Footer. 5. Memasang Nomor Halaman a. Klik Tab Insert, didalam Group Header & Footer lalu klik Page Number. b. Pilihlah tampilan nomor halaman yang diinginkan. Top of Page untuk memasang nomor halaman diposisi atas kertas. Bottom of Page untuk memasang nomor halaman diposisi bawah kertas. Page Margins untuk memasang nomor halaman diposisi kiri atau kanan margin kertas. Format Page Numbers untuk menentukan jenis nomor halaman yang lain. Remove Page Numbers untuk menghapus penomoran halaman. 6. Membuat Halaman Cover/Sampul Untuk membuat halaman cover dari sebuah dokumen Klik Tab Insert lalu didalam Group Pages pilih Cover Page. Setelah itu pilihlah format halaman cover yang diinginkan.
Panel Halaman Cover 7. Menyisipkan Halaman Baru Didalam sebuah dokumen kita dapat menyisipkan sebuah halaman baru yang masih kosong yaitu dengan cara menempatkan kursor dimana halaman baru tersebut akan disisipkan. Setelah itu klik Tab Insert lalu dalam Group Pages pilih Blank Page.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 22
Office Automation 8. Footnote & Endnote Footnote atau Endnote merupakan informasi tambahan mengenai suatu topik dalam dokumen. 1. Letakkan kursor pada posisi penyisipan footnote atau endnote. 2. Klik Tab References, lalu klik salah satu perintah dalam group Footnotes. Insert Footnote untuk menyisipkan catatan kaki. Insert Endnote untuk menyisipkan catatan akhir. Next Footnote untuk berpindah dari satu footnote ke footnote lainnya. 3. Untuk pengaturan lebih lanjut klik tanda panah Launcher.
Footnote dan Endnote Dialog Box
Kotak Dialog Footnote and Endnote 9. Menggunakan Section Section digunakan untuk membagi dokumen menjadi dua atau lebih section yang memiliki tata letak yang berbeda. Caranya adalah : 1. Klik Tab Page Layout, lalu klik Breaks dalam group Page Setup. 2. Pilih jenis Section Breaks yang diinginkan. Continuous section baru dimulai pada halaman yang bersangkutan. New Page section baru dimulai pada halaman baru. Even Page section baru dimulai pada halaman genap berikutnya. Odd Page section baru dimulai pada halaman ganjil berikutnya.
Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 23
Office Automation B. Mencetak Dokumen 1. Mencetak Dokumen ke Printer a. Klik Tab File lalu klik Print atau tekan kombinasi tombol Ctrl+P
Tampilan Print b. Pilihlah printer driver yang diinginkan pada daftar pilihan Printer. c. Tentukan halaman yang akan dicetak dengan memilih dan mengisi pada bagian Setting.
Print All Pages untuk mencetak seluruh halaman. Print Current Page untuk mencetak halaman tempat titik sisip berada. Print Custome Range untuk mencetak dari halaman ke halaman. Only Print Odd Pages untuk mencetak halaman ganjil. Only Print Even Pages untuk mencetak halaman genap. d. Aturlah orientasi atau posisi hasil pencetakan. e. Aturlah jenis kertasnya. f. Klik tombol Print untuk mulai mencetak. Elly Yanuarti, M.Kom
Hal 24
