1
BAB I DESKRIPSI KASUS
Sejak keberangkatan Tim ITJEN dari bandara Soekarno Hatta, Tangerang pada tanggal 14 Pebruari 2007 tepat jam 10 pagi dan setibanya di bandara Tan Son Nhat, Ho Chi Minh City, Bapak Djoko Santoso, Ketua Tim Audit Investigasi ITJEN tidak berhenti membuat catatan untuk mengembangkan program kerja audit investigasi yang akan dilakukannya bersama 2 (dua) orang anggota Tim selama 1 (satu) minggu ke depan. Setibanya di Hotel Au Lac – Ho Chi Minh City, jam 15.00 sore, beliau langsung meminta kepada anggota Tim berkumpul sejenak untuk diberikan program kerja yang telah dikembangkannya dan mengharapkan pada makan malam nanti anggota tim sudah mendapatkan gambaran tentang alur kerja Audit Investigatif. Tepat pukul 20.00, setelah selesai makan malam, ketua tim memimpin rapat kecil mendiskusikan bagaimana caranya agar Tim Audit Investagatif yang dipimpinnya yang akan memulai audit lapangan (field work) esok paginya, dapat berjalan efektif sehingga bisa selesai dalam kurun waktu yang telah ditetapkan oleh kantor ITJEN Jakarta. Kantor Jakarta menugaskan mereka melakukan audit investigasi mulai tanggal 14 s/d 21 Pebruari 2007. Pada tanggal 30 Januari 2007 Perwakilan RI di Ho Chi Minh City melalui berita faksimil, melaporkan adanya kehilangan uang yang berada dalam pengelolaannya dengan dugaan pencurian cek Perwakilan yang rencananya akan digunakan untuk pembayaran Tunjangan Penghidupan Luar Negeri Home Staff). Dalam laporan tersebut juga dinyatakan bahwa pada bulan Desember 2006 seorang pegawai Kedutaan (Sdr WT) telah mengambil langsung cek tersebut dari
2
laci meja kerja Bendahara dan mencairkan dana tersebut tanpa sepengetahuan Pengelola Keuangan KJRI Ho Chi Minh City. Pegawai dimaksud diketahui telah melarikan diri ke Jakarta. (Ketua Tim 2010, pers. Comm., 22 Jan) Dalam rapat tersebut, salah seorang anggota tim, mengemukakan pendapatnya bahwa pengendalian (controlling) merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus pertama kali diuji. Hal ini didasari pada kajian sementara atas laporan dari Perwakilan RI Ho Chi Minh City. Menurut yang bersangkutan, pengendalian merupakan manifestasi dari usaha manajemen untuk mengurangi resiko kerugian dan penyimpangan dalam suatu organisasi. Dia mengatakan: "Lingkungan pengendalian akan terbentuk menjadi sangat baik apabila integritas, gaya manajerial, sistem pelimpahan wewenang dan proses untuk mengatur Sumber Daya Manusia di dalamnya dilakukan secara efektif".(Anggota Tim 2010, pers. Comm., 22 Jan) Dalam kaitan dengan hal yang dikemukakan tersebut, anggota tim lainnya, pernah menyatakan argumentasinya bahwa: "penerapan sistem pengendalian internal di sebuah Perwakilan RI harus sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu, Kepala Perwakilan sebagai Pimpinan dan didukung oleh Head Of Chancery sebagai Pejabat Pembuat Komitmen dan seorang Bendahara Penata Kerumah Tanggaan (BPKRT) sebagai Bendahara". Lebih lanjut dia mengatakan bahwa "ketiganya harus bekerja secara bersama-sama dan saling terkait satu sama lain untuk menciptakan suatu lingkungan pengendalian yang memadai. Namun demikian, faktor manusialah yang membuat sistem pengendalian tersebut berjalan, meskipun melalui pendelegasian wewenang kepada semua pegawai di dalam Perwakilan". (Anggota Tim 2010, pers. Comm., 26 Jan)
3
Sesuai Surat Keputusan Menteri Luar Negeri 2004 menyatakan bahwa Konsulat Jenderal Republik Indonesia yang berkedudukan di Ho Chi Minh City, Vietnam, merupakan salah satu Perwakilan Konsuler RI di wilayah Asia Tenggara yang memiliki komposisi Sumber Daya Manusia berjumlah 6 (enam) personil termasuk Kepala Perwakilan. Dalam pelaksanaan pengendalian internal, dilakukan berdasarkan pada tiga level aktivitas yaitu BPKRT sebagai Bendahara Perwakilan, Head Of Chancery sebagai atasan langsung Bendahara sekaligus sebagai Pejabat Pembuat Komitmen dan Kepala Perwakilan sebagai Kuasa Pengguna Anggaran. Disamping itu, dalam hal pelaksanaan tugas keuangan yang bersifat teknis, Bendahara juga dibantu oleh beberapa pegawai setempat (umumnya 2 (dua) orang) dalam pengelolaan keuangan yang bersifat teknis, seperti tugas melakukan input data transaksi ke dalam Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Keuangan Perwakilan (SIMKEU), Aplikasi Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (SAKPA) dan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN). Pegawai setempat ini disebut sebagai staf bagian keuangan dan staf bagian perlengkapan. Namun demikian, berdasarkan hasil audit investigasi, Tim ITJEN mendapat kesimpulan bahwa "berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan Tim ITJEN, dapat diketahui bahwa terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian internal KJRI Ho Chi Minh City yang berujung pada kelalaian dari Pengelola Keuangan dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya yang berujung pada kelalaian dari Pengelola Keuangan dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya", sehingga berakibat terjadinya Tindak Pidana Korupsi berupa pencurian cek oleh Sdr. WT. Selain temuan pencurian cek, ditemukan juga bukti-bukti pelanggaran lainnya berupa
4
pencurian dana Perwakilan dengan cara memanipulasi data transaksi bank dan Pencurian Dana Tabungan Pegawai melalui dana tabungan yang tidak disetorkan ke Yayasan Kesejahteraan Pegawai Deplu. Sehingga nilai keseluruhan yang berhasil dicuri oleh Sdr. WT dari Kas Perwakilan dan Dana Tabungan sangat besar. Terkait dengan lingkungan pengendalian (controlling environment), Laporan tersebut menyimpulkan bahwa meskipun terdapat 3 (tiga) level aktivitas pengendalian pengelolaan keuangan di Perwakilan yang terkait satu sama lain yaitu pada tingkatan Bendahara, tingkatan Head Of Chancey dan tingkatan Kepala Perwakilan, namun ternyata rangkaian koordinasi pengendalian tersebut masih tidak cukup mampu untuk mencegah terjadinya Tindak Pidana dan Tindak Pidana Korupsi oleh seorang pegawai setempat yang sebenarnya tidak memiliki wewenang dan akses sama sekali dalam struktur pengelolaan keuangan.
1.1. Ruang Lingkup
Dalam penulisan studi kasus ini akan dilakukan analisa, evaluasi dan rekomendasi atas efektivitas sistem pengendalian internal di KJRI Ho Chi Minh City yang didasarkan atas proses pelaksanaan audit investigasi oleh Tim ITJEN. Analisa dan evaluasi akan mencakup pada kebijakan, struktur organisasi dan uraian tugas, prosedur pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri, sistem pendelegasian wewenang dan prosedur pelaporan keuangan.
5
1.2. Tujuan dan Manfaat
1.2.1. Tujuan a.
Mengevaluasi prosedur pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri.
b.
Mengidentifikasi
kelemahan
pengendalian
internal
pada
pengelolaan keuangan Perwakilan c.
Memberikan rekomendasi-rekomendasi dalam meminimalisir kelemahan bentuk pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan Perwakilan RI.
1.2.2. Manfaat a.
Dapat memahami dampak dari ketidakefektifan pelaksanaan pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri
b.
Dapat
memahami
sturktur
dari
prosedur
pelaksanaan
pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri c.
Dapat memahami kelemahan dalam pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri
d.
Menyediakan suatu gambaran mengenai pentingnya lingkungan pengendalian dalam pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri.
6
1.3. Metodologi Penelitian
Penulisan studi kasus ini menggunakan dua pendekatan yakni: a.
Studi Kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang berasal dari textbooks, jurnal-jurnal audit dan sumber lainnya yang berkaitan dengan teori audit investigasi.
b.
Penelitian Lapangan -
Wawancara Penelitian dilakukan dengan melakukan wawancara dengan anggota Tim Audit Investigatif Inspektorat Jenderal.
-
Observasi Penelitian ini dilakukan dengan memonitor pelaksanaan pengelolaan keuangan di Perwakilan RI untuk mendukung informasi yang didapat dari hasil wawancara.
1.4. Struktur Penulisan
Struktur penulisan studi kasus ini terdiri dari 5 (lima) bab, sebagai berikut:
BAB 1 DESKRIPSI KASUS Bab ini berisi deskripsi kasus dengan tambahan penjelasan tentang ruang lingkup, tujuan dan manfaat dan metodologi penelitian
7
BAB 2 PROFIL PERWAKILAN RI HO CHI MINH CITY Pada bab ini berisi mengenai background perwakilan, aktivitas, struktur organisasi dan deskripsi sistem pengelolaan keuangan.
BAB 3 LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi, dasar teori yang digunakan dalam penulisan. Lebih jauh lagi, dasar teori tersebut mencakup deskripsi dari audit, jenis audit, audit operasional, audit keuangan, audit investigasi, sistem pengendalian internal, sistem pengelolaan keuangan Perwakilan RI di Luar Negeri dan langkahlangkah audit investigasi
BAB 4 PEMBAHASAN DAN LESSON LEARNED Bab ini membahas proses audit investigasi yang dilaksanakan oleh Tim Itjen dibandingkan dengan teori yang ada, mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan. Pro dan kontra yang terjadi di dalam Tim Audit ketika melaksanakan audit juga digambarkan secara eksplisit. Lesson learned yang didapatkan dari audit investigasi dijelaskan di dalam Bab ini, sehingga menjadi pelajaran berharga bagi pihak lain ketika menghadapi situasi serupa.
BAB 5 KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Pada bab terakhir ini, terdapat beberapa kesimpulan dan rekomendasi atas proses hasil audit investigasi yang dilakukan terhadap sistem pengelolaan keuangan KJRI Ho Chi Minh City.
