67 BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
4.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation) Proyek Script Transportation Information System merupakan proyek yang melibatkan dua pihak, yaitu pihak Screen Studio sebagai pembangun software, dan pihak PT.Intitrans Makmur Kencana sebagai sponsor pelaksanaan proyek. Pihak Screen Studio akan bertemu dengan pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selaku sponsor proyek untuk menentukan tim proyek dari Script Transportation
Information System. Setelah diadakan pertemuan, kedua belah pihak telah menyetujui tim proyek dengan Ibu Novi sebagai Technical Project Management (TPM) dari pihak PT.Intitrans Makmur Kencana, Bpk.Sutrisno Chandra sebagai Vendor Project Management (VPM) dari pihak Screen Studio, dan anggota tim lainnya sebagai tim inti pendukung jalannya proyek ini.
4.1.1 Script Transportation Information System Business Case 4.1.1.1 Latar Belakang Proyek Script Transportation Information System (STIS) ini, ditujukan untuk menyediakan pencatatan dan laporan yang akurat mengenai segala kegiatan dan transaksi yang ada di PT.Intitrans Makmur Kencana. Ketika pencatatan segala transaksi dilakukan secara manual, terjadi kehilangan data dan informasi mengenai barang pada umumnya (sparepart mobil di bagian workshop), dan arus uang pada khususnya. Hal ini mengakibatkan kerugian
68 terselubung yang dikhawatirkan akan membawa dampak yang cukup besar pada keuangan perusahaan. Banyaknya jumlah unit truk dan supir
kontrakan
menyebabkan
sulitnya
memantau
kegiatan
operasional perusahaan, terutama dalam hal melakukan penjadwalan. Dengan adanya STIS ini, diharapkan PT.Intitrans Makmur Kencana mampu mengawasi dan mengendalikan setiap transaksi dan arus uang yang ada di perusahan. Sistem STIS ini juga diperlukan untuk menyediakan laporan pada periode tertentu sesuai kebutuhan mereka.
4.1.1.2 Objektif Bisnis Sasaran dari STIS ini adalah untuk memperbaiki kegiatan operasional perusahaan, sehingga PT.Intitrans Makmur Kencana dapat memperkecil resiko adanya kehilangan uang dan aset (sparepart mobil) perusahaan. PT.Intitrans Makmur Kencana menginginkan
adanya
pencatatan
mengenai
setiap
kegiatan
operasional perusahaan, dan data karyawan yang terlibat pada masing – masing kegiatan tersebut agar dapat diminta pertanggung jawabannya bila terjadi suatu hal yang merugikan perusahaan. Dengan adanya STIS ini, PT.Intitrans Makmur Kencana akan mendapatkan laporan yang jelas mengenai setiap arus uang yang masuk maupun yang keluar dari perusahaan. STIS juga akan mampu melakukan penjadwalan untuk pengiriman barang dan perhitungan uang jalan yang akan diberikan kepada supir yang bertanggung jawab dalam melaksanakan pengiriman.
69 4.1.1.3 Analisa dan Rekomendasi Pilihan Setelah dilakukan analisa terhadap proses bisnis dan masalah yang dihadapi oleh PT.Intitrans Makmur Kencana, maka terdapat beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana, yaitu :
•
Menggunakan software lain yang beredar di pasaran, baik yang terintegrasi
maupun
yang
tidak.
Namun,
hal
ini
dapat
mengakibatkan munculnya resiko terjadinya perubahan total pada proses bisnis yang selama ini dijalankan.
•
Melaksanakan proyek Script Transprotation Information System (STIS)
dengan
Screen
Studio
sebagai
vendornya
untuk
mengkomputerisasikan proses bisnis pada PT.Intitrans Makmur Kencana.
4.1.1.4 Analisa Resiko (Risk Analysis) Adapun resiko paling umum yang dapat terjadi pada sebuah proyek adalah berupa pengeluaran proyek yang melebihi anggaran yang telah disediakan, atau pun berupa mundurnya waktu penyerahan proyek kepada pihak PT. Intitrans Makmur Kencana. Tabel di bawah merupakan hasil analisa resiko berikut probabilitas dan pengaruhnya terhadap proyek Script Transportation
Information System ini.
70 Tabel 4.1 Analisa Resiko dan Pengaruhnya Terhadap Proyek STIS Probabilitas Resiko
Kategori
Pengaruh (%)
kemungkinan ukuran produk dalam LOC >
UP
90
4
UP
87,5
2
UP
92,5
4
UP
85
3
PB
82,5
1
PB
55
1
user yang menggunakan sistem ini > 50 user
PB
82,5
3
persentase karyawan perusahaan yang tidak
PB
92,5
2
KP
85
1
KP
92,5
3
10.000 LOC kemungkinan jumlah function yang bisa digunakan kembali kemungkinan jumlah bagian yang terlibat dalam pembuatan produk > 3 bagian kemungkinan size database dalam 1 tahun > 1 GB? Tidak adanya manfaat yang didapat dari perusahaan dengan penerapan sistem ini pengaruh penurunan pendapatan yang ditimbulkan jika proyek diselesaikan tidak tepat waktu
bisa menggunakan komputer besar penurunan pada pelanggan terhadap
software yang dibuat besar kemungkinan informasi yang baik untuk pelanggan menurun
71 kemungkinan pelanggan tidak mengawasi pembuatan software
KP
72,5
3
kemungkinan pelanggan tidak bersedia
KP
75
2
DP
7,5
1
DP
12,5
2
DP
10
2
DP
10
2
LP
2,5
1
LP
5
2
LP
2,5
1
LP
7,5
1
berpartisipasi dalam pembuatan proyek kemungkinan manajemen senior tidak mendukung pertanyaan yang menekan suatu proses standar untuk pengembangan proyek kemungkinan proses perangkat lunak tidak digunakan dari proyek lain kemungkinan kajian teknis formal terhadap spesifikasi persyaratan desain dan kode tidak dilakukan secara reguler kemungkinan kajian teknis formal terhadap prosedur pengujian & test case tidak dilakukan secara reguler kebutuhan tidak sesuai dengan produk yang dihasilkan pengujian tidak dapat diperoleh dan tidak sesuai dengan produk yang akan dibangun anggota tim proyek tidak mendapatkan pelatihan sesuai dengan job desk tidak adanya orang yang memahami proses bisnis atau teknologi
72 banyaknya teknologi yang akan dibangun
TP
90
4
TP
45
2
TP
50
3
TP
92,5
2
US
7,5
2
US
10
1
US
10
1
US
7,5
1
dalam waktu 1tahun > 2 teknologi yang berbeda kemungkinan mengganti operating system
network system kemungkinan perubahan perangkat keras yang dibangun berinterface dengan suatu sistem database yang ada dalam area aplikasi kemungkinan adanya interface yang diperlukan bagi pemakai khusus kemungkinan orang-orang terbaik tidak dapat dimasukkan dalam proyek kemungkinan orang-orang tim yang tidak memiliki gabungan ketrampilan yang benar kemungkinan user tidak terlibat dalam aktivitas proyek kemungkinan staf tidak menerima pelatihan yang memadai Keterangan : 1 – Katastropik 2 – Kritis 3 – Marjinal 4 – Dapat diabaikan
73 Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Resiko Kriteria Resiko Ukuran produk Pengaruh bisnis Karakteristik pelanggan Definisi proses Lingkungan pengembangan Teknologi yang akan dibangun Ukuran & Pengalaman staf
Nilai Resiko 88,75% 78,125% 81,25% 10% 4,375% 69,375% 8,75%
Dari hasil perhitungan di atas, maka didapatkan kesimpulan bahwa kriteria resiko ukuran produk mempunyai nilai resiko tertinggi. Hal ini berarti bahwa resiko yang berhubungan dengan besarnya ukuran perangkat lunak yang hendak dibangun memiliki probabilitas tertinggi
untuk
terjadi
dalam
proyek
Script
Transportation
Information System ini.
4.1.1.5 Perencanaan dan Pengadaan Perencanaan yang dibuat untuk proyek Script Transportation Information System sebagai berikut :
•
Penandatangan LOI
: 18 September 2006
•
Penandatangan Kontrak
: 20 September 2006
•
Kick-off Meeting
: 25 September 2006
Rencana
pengadaan
yang
dibuat
untuk
Transportation Information System sebagai berikut :
•
Software :
proyek
Script
74 o Windows XP Service Pack 2 : 5 Oktober 2006 o RAD Delphi 6.0 : 7 Oktober 2006 o SQL Server Firebird 1.5 : 7 Oktober 2006
•
Hardware : o Server Extron NetCluster 3201MX : 2 Oktober 2006 o 2 unit PC (persyaratan minimal) : 2 Oktober 2006
Processor Intel Pentium III 800 MHz
Memory 256 MB
Monitor, size 15 inches
QWERTY Keyboard
Mouse
Hard Disk, kapasitas 20 GB
Mother board + VGA (on-board) 32 MB
USB port 2.0
o Jaringan LAN : 11 Oktober 2006
Radio Transmitter
Switch
4.1.1.6 Struktur Organisasi Proyek Script Transportation Information System (STIS) Proyek STIS ini memiliki susunan tim sebagai berikut :
75 Technical Project Manager
Project Accountant
Vendor Project Manager
IT Specialists
System Analyst
Trainner
Tester
Programmer
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek Script Transportation Information System (STIS)
Pada proyek STIS ini terdapat 7 orang yang ditunjuk sebagai staf dari tim inti, yang terdiri dari : 1. Project Manager
: 2 orang
•
TPM
: 1 orang
•
VPM
: 1 orang
2. Project Accountant
: 1 orang
3. IT Specialists
: 2 orang
•
System Analyst
: 1 orang
•
Programmer
: 1 orang
4. Trainner
: 1 orang
5. Tester
: 1 orang
Tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan dalam tim proyek :
76 1. Project Manager, berwenang dalam membentuk tim proyek, mengatur pembagian kerja dalam proyek, memonitor dan bertanggung jawab atas proyek agar dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 2. Project Accountant, bertugas untuk mengelola keuangan yang berhubungan dengan anggaran dana yang akan dikeluarkan untuk jalannya proyek. 3. IT Specialist a) System Analyst, berwenang dalam menganalisa dan merancang proses bisnis yang baru sesuai dengan keinginan user, kemudian menyerahkan hasil analisa itu pada programmer. b) Programmer, berwenang dalam merancang system baru berdasarkan hasil analisa dari system analis. Tugas dari seorang programmer adalah memastikan system yang dirancang memiliki fungsi yang sesuai dengan apa yang diinginkan oleh user. 4. Tester, bertugas untuk melakukan uji coba pada system baru yang telah dihasilkan oleh programmer, untuk memastikan bahwa system tersebut telah bebas dari bug dan siap digunakan. 5. Trainer, bertugas untuk memberi pelatihan bagi user, agar sistem dapat digunakan dengan baik.
77 4.1.1.7 Hardware dan Software Hardware yang digunakan dalam proyek Script Transportation Information System ini terdiri dari :
• Processor Intel Pentium III 800 MHz • Memory 256 MB • Monitor, size 15 inches • QWERTY Keyboard • Mouse • Hard Disk, kapasitas 20 GB • Mother board + VGA (on-board) 32 MB • USB port 2.0
Software yang digunakan dalam proyek Script Transportation Information System adalah :
• Microsoft Windows XP SP 2 • SQL Server Firebird 1.5 • RAD Delphi 6.0
4.1.1.8 Estimasi Waktu Dalam negosiasi yang dilakukan, PT.Intitrans Makmur Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat diselesaikan dalam kurun waktu enam bulan. Namun, hal ini tentu dapat disesuaikan dengan jadwal dan perencanaan yang telah dibuat Screen Studio. Bila
78 terjadi penundaan dalam jadwal, maka pihak PT.Intitrans Makmur Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat selesai dalam kurun waktu paling lambat delapan bulan.
4.1.2 Project Charter Project Charter Script Transportation Information Systems (STIS) Project Owner
: PT. Intitrans Makmur Kencana
Start Date
: 25 September 2006
Finished Date
:
Document Version
: 1.0
Vendor Project Manager (VPM)
: Sutrisno Chandra
Technical Project Manager (TPM)
: Novi
-
Vendor Team (Screen Studio) :
•
Project Accountant
: 1 orang
•
System Analyst
: 1 orang
•
Programmer
: 1 orang
•
Trainner
: 1 orang
•
Tester
: 1 orang
Project Objectives Proyek Script Transportation Information System ini dibuat oleh Screen Studio untuk memenuhi kebutuhan PT. Intitrans Makmur Kencana, dengan
79 tujuan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi oleh PT.Intitrans Makmur Kencana terutama dalam hal pemonitoran arus uang dalam perusahaan. Sebelumnya, PT.Intitrans Makmur Kencana sering mengalami masalah untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan yang terjadi dalam perusahaan. Hal ini menjadi masalah yang semakin rumit ketika PT.Intitrans Makmur Kencana menggunakan supir kontrakan untuk mengantarkan order mereka kepada pelanggan – pelanggannya. Ketika sebuah transaksi batal dilakukan, maka pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selalu mengalami kesulitan untuk mengidentifikasi supir yang menerima upah sebelum transaksi tersebut dibatalkan. Selain itu, banyaknya armada truk yang dimiliki, menyebabkan PT.Intitrans Makmur Kencana mengalami kesulitan untuk mengatur penjadwalan pengiriman barang. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidak-sesuaian jadwal yang telah disepakati dengan pelanggannya. Masalah ini dapat terjadi karena penyimpanan data yang masih dilakukan secara manual oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Selain masalah jadwal dan arus uang, PT.Intitrans Makmur Kencana juga mengalami masalah dalam pemeliharaan armada truk yang dimilikinya. Saat ini, PT.Intitrans Makmur Kencana mengharapkan adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu mereka untuk memecahkan beberapa masalah di atas. Mereka menginginkan adanya pencatatan yang jelas untuk setiap arus uang yang keluar maupun masuk ke perusahaan, pencatatan yang jelas untuk setiap aset truk yang dimiliki perusahaan (termasuk penjadwalan tetap untuk jadwal servis dari setiap armada truk, berikut waktu pakai dan masa penjualannya).
80 Masalah – masalah yang timbul menyebabkan PT.Intitrans Makmur Kencana mengalami kerugian terselubung setiap tahunnya. Untuk menjawab masalah – masalah yang dialami PT.Intitrans Makmur Kencana tersebut, maka Screen Studio berusaha untuk mengembangkan produk piranti lunak yang dapat mengkomputerisasi kegiatan operasional PT.Intitrans Makmur Kencana, melakukan pencatatan mendetail mengenai arus masuk dan keluar uang berikut aset truk yang dimiliki perusahaan. Piranti lunak ini dirancang agar pihak manajemen PT.Intitrans Makmur Kencana dapat memonitor arus uang yang terjadi, dan menghindari kerugian yang terjadi akibat pemeliharaan armada truk yang sudah tidak layak pakai.
Project Scope Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek STIS adalah : 1. Modul Pembelian
•
Permintaan pembelian Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan pembelian dari setiap departemen yang ada pada PT.Intitrans Makmur Kencana.
•
Pesanan Pembelian Mencakup kebutuhan untuk mencatat pesanan pembelian yang telah dilakukan oleh departemen pembelian.
•
Penerimaan Barang
81 Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap barang yang telah diterima oleh masing – masing departemen yang mengadakan permintaan atas barang tersebut.
•
Pengembalian Pembelian Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap pengembalian (retur) barang yang dilakukan oleh departemen pembelian kepada
supplier. •
Laporan Pembelian Mencakup kebutuhan untuk menghasilkan laporan secara periodik untuk manajer departemen pembelian, mengenai setiap transaksi pembelian yang telah dilakukan PT.Intitrans Makmur Kencana dalam periode tertentu, berikut staff yang bertanggung jawab atas pembelian tersebut.
2. Modul Bengkel
•
Perintah Kerja Mencakup kebutuhan untuk mencatat data setiap kendaraan yang hendak diperbaiki, jenis perbaikan yang diperlukan kendaraan, dan mekanik yang bertanggung jawab atas perbaikan tersebut.
•
Permintaan Suku Cadang Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan suku cadang yang diperlukan untuk setiap surat perintah kerja yang ada.
•
Pengembalian Suku Cadang
82 Mencakup kebutuhan untuk mencatat pengembalian suku cadang berlebih untuk setiap surat perintah kerja, yang tidak digunakan dalam perbaikan.
•
Transfer Suku Cadang Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap transaksi transfer suku cadang yang dilakukan antar bengkel.
•
Laporan Mencakup kebutuhan untuk menyediakan laporan kepada kepala bengkel mengenai transaksi perbaikan, mekanik yang telah melakukan perbaikan, permintaan suku cadang, pengembalian suku cadang, dan transfer suku cadang yang terjadi selama periode tertentu.
3. Modul Operasional
•
Pencatatan Order Pelanggan Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail order yang terjadi, berikut staff yang menerima order tersebut.
•
Pembuatan Surat Perintah Muat Mencakup kebutuhan untuk membuat surat perintah yang ditujukan kepada bagian pengiriman untuk mengijinkan pemuatan barang di tempat konsumen.
•
Pencatatan Pengiriman
83 Mencakup kebutuhan untuk menentukan waktu pengiriman, kendaraan, dan supir yang akan bertanggung jawab atas pengiriman ini.
•
Pembuatan Faktur Mencakup kebutuhan untuk membuat faktur penagihan atas order yang akan dikirim.
•
Pembayaran Uang Jalan ke Supir Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang uang jalan yang diberikan kepada supir oleh kasir atas setiap order pengiriman.
•
Pembayaran Komisi Supir Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah komisi yang akan diterima masing – masing supir berdasarkan perjanjian.
•
Penerimaan Uang Jalan dari Supir Mencakup kebutuhan untuk mencatat penerimaan pengembalian uang jalan dari supir untuk pengiriman yang batal dilakukan.
•
Laporan Hasil Angkut per truk Mencakup kebutuhan untuk memberikan laporan mengenai aktivitas pengiriman yang telah terjadi selama periode tertentu kepada manajer penjualan.
•
Buku kas operasional
84 Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang digunakan untuk kegiatan operasional, seperti untuk pembayaran uang jalan dan komisi supir. 4. Modul Keuangan
•
Piutang Dagang Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap piutang dagang yang terjadi atas setiap transaksi yang terjadi di PT.Intitrans Makmur Kencana.
•
Penagihan dan Penerimaan Pembayaran Mencakup kebutuhan untuk mencatat pembayaran atas piutang dagang yang ada dan pengurangan untuk piutang dagang tersebut secara otomatis.
•
Setoran Giro Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail setoran giro yang dilakukan untuk mengurangi piutang, berikut nomor giro, konsumen yang membayar giro, dan staff yang bertanggung jawab atas setoran ini.
•
Hutang Dagang Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail hutang dagang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pemasoknya.
•
Pembayaran Hutang Mencatat setiap detail pembayaran hutang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pemasoknya, termasuk data staff yang
85 bertanggung jawab atas pembayaran ini, cara pembayaran, jumlah pembayaran, dan penerima pembayaran. 5. Subsistem Penunjang
•
Master persediaan Berisikan data mengenai jumlah persediaan suku cadang dan aset perusahaan lainnya yang dimiliki.
•
Lokasi Berisikan data mengenai lokasi toko – toko yang menjadi tujuan pengiriman semen.
•
Rute penjualan dan daftar harga jual Daftar harga jual berisikan data mengenai rincian harga jual secara tonase (berdasarkan berat) atau ritase (berdasarkan kendaraan). Rute penjualan berisikan data mengenai rute perjalanan terdekat untuk menuju tempat konsumen yang dapat dilalui kendaraan pengirim.
•
Rute pengiriman dan daftar biaya Supir Rute pengiriman berisikan data mengenai jalur pengiriman terdekat yang dapat dilalui kendaraan pengirim untuk mencapai toko tujuan pengiriman. Daftar biaya supir berisikan data mengenai besarnya uang jalan setiap supir.
•
Subsistem kendaraan dan perbaikan
86 Subsistem kendaraan berisikan data mengenai setiap kendaraan yang terdapat di PT.Intitrans Makmur Kencana. Subsistem perbaikan berisikan data mengenai jenis perbaikan yang dapat dilakukan untuk setiap kendaraan.
•
Subsistem absensi supir Subsistem ini berisikan data mengenai jadwal masuk masing – masing supir.
•
Master supir Berisikan data pribadi setiap supir yang bekerja di perusahaan.
•
Master mekanik Berisikan data pribadi setiap mekanik yang bekerja di bengkel perusahaan.
•
Master produk Berisikan data mengenai produk – produk yang terdapat di konsumen untuk dikirimkan ke toko – toko atau distributor.
•
Master pelanggan, distributor, dan toko Master pelanggan berisikan data mengenai pelanggan yang menjadi konsumen perusahaan, sebagai pemberi order. Master distributor berisikan data mengenai distributor yang menjadi tujuan pengiriman atau penagihan. Master toko berisikan data mengenai toko yang menjadi tujuan pengiriman barang.
•
Master supplier
87 Berisikan data mengenai pemasok yang menjalin kerja sama dengan perusahaan sebagai rekan kerja.
4.2 Perencanaan Proyek (Project Planning) 4.2.1 Work Breakdown Structure (WBS) Script Transportation Information Systems (STIS) Berikut ini akan ditampilkan bagan WBS yang merupakan rincian dari kegiatan yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek STIS oleh Screen Studio :
Gambar 4.2 Work Breakdown Structure Script Transportation Information System
89 4.2.2 Source Lines of Codes (SLOC) Tabel 4.3 Perhitungan Estimasi Proyek Dengan Metode Source Lines Of Code (SLOC) Usaha
Anggaran
Dokum entasi
(m os)
(Rp, Jutaan) (Halam an) Error
SDM
10
150
600
350
3
0,641
9,615
38,462
22,436
0,192
Rata - rata proyek sebelum nya LOC
15600
Rata - rata per KLOC
SLOC: Memperkirakan jumlah baris kode, lalu dikalikan
Jika, proyek yang baru diperkirakan melibatkan 3900 baris kode, perkiraan dari pengukuran akan menjadi : Usaha
0,641 x 3,9
= 2,49 mos = 2,5 mos
Anggaran
9,615 x 3,9
= 37,50
= Rp. 37.500.000,-
Dokumentasi
38,462 x 3,9
= 150
= 150 halaman
Error
22,436 x 3,9
= 87,5
= 88
SDM
0,192 x 3,9
= 0,75
= 1 orang
4.2.3 Constructive Cost Models (COCOMO’s)
Person-Months = 2.4 Χ KLOC 1.05 = E forEffort Duration (months) = 2.5 Χ E 0.38
Perhitungan untuk proyek STIS :
Person-Months = 2,4 Χ 3,901.05 =10.019 E Duration = 2,5 Χ 10,019 0.38 = 6,001 ≈ 6 months
90 4.2.4 Critical Path Method (CPM)
Gambar 4.3 Critcal Path Method Script Transportation Information System
91 4.2.5 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Tabel 4.4 Durasi PERT
92 Penghitungan variance : 2
⎛ 6−3⎞ V5 = ⎜ ⎟ = 0,25 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 − 1⎞ V8 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 4 −1 ⎞ V10 = ⎜ ⎟ = 0,25 ⎝ 6 ⎠
⎛ 2 −1 ⎞ V3 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 3 −1 ⎞ V6 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 4 −1⎞ V9 = ⎜ ⎟ = 0,25 ⎝ 6 ⎠
2
2
2
2
⎛ 2 −1⎞ V12 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 3 −1⎞ V15 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ V17 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛6− 4⎞ V20 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
⎛ 2 −1⎞ V11 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 3 −1⎞ V14 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V16 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V18 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ 2
⎛ 22 − 18 ⎞ V21 = ⎜ ⎟ = 0,444 ⎝ 6 ⎠
2
2
2
2
2
⎛4−2⎞ V23 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛3− 2⎞ V25 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ =⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
⎛7−4⎞ V24 = ⎜ ⎟ = 0,25 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 3 −1⎞ V26 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
2
V28
2
⎛ 2 −1⎞ V30 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ V32 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
⎛ 3 −1⎞ V29 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V31 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
2
93 2
⎛4−2⎞ V34 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛4−2⎞ V35 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 3 −1⎞ V37 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 3 −1⎞ V41 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
⎛ 3 −1⎞ V36 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V38 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ 2
⎛ 3 −1⎞ V42 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
2
2
⎛ 3 −1⎞ V43 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 3 −1 ⎞ V45 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 3 −1⎞ V47 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ V49 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ V51 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 2 −1⎞ V53 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
2
⎛ 7 − 3⎞ V56 = ⎜ ⎟ = 0,444 ⎝ 6 ⎠
⎛ 3 −1⎞ V44 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 3 −1⎞ V46 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V48 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V50 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 3 −1⎞ V52 = ⎜ ⎟ = 0,111 ⎝ 6 ⎠ ⎛ 2 −1⎞ V54 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠ 2
⎛7−4⎞ V57 = ⎜ ⎟ = 0,25 ⎝ 6 ⎠
2
2
2
2
2
2
2
⎛ 2 −1⎞ V59 = ⎜ ⎟ = 0,027 ⎝ 6 ⎠
94 Perhitungan Standar Deviasi ΣVariance = (0,027 + 0,25 + 0,111 + 0,027 + 0,25 + 0,25 + 0,027 + 0,027 + 0,111 +
0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,444 + 0,111 + 0,25 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,444 + 0,25 + 0,027) = 4,787
s = ΣVariance =
4,787 = 2,19
Perhitungan z z=
x−μ s
= 120 – 113
= 3,20
2,19 Hasil dari tabel dengan z 3,20 adalah 0,99 Probabilitas 0,99 x 100% = 99%
4.2.6 Project Schedule (Penjadwalan Proyek)
Gambar 4.4 Gantt Chart Script Transportation Information System
96 Tabel 4.5 Detailed Task List Script Transportation Information System
Estimated Tasks
Subtasks
Predecessors Duration
A A1 B
Inisiasi Proyek Kick-off Meeting Analisa Proses Bisnis Berjalan
B1
Analisa Proses Bisnis
B2
Blue print established (ERD)
C
Data Gathering and Demo
None None
1 days
A 5 days B1
2 days
B2
C1
Demo
C2
Gathering user requirement
C1
2 days
C3
Discussing user requirement
C2
3 days
C3
1 days 1 days
1 days
(recommendation) C4
Approval and data gathering result report
D
Installation (standard)
C4
E
Training user standard
D
E1
Sales
E2
Finance
E1
2 days
E3
Procurement
E2
1 days
E4
Workshop
E3
1 days
E5
Training report and simulation report
E4
1 days
2 days
form F
Customization Process
E5
97 F1
Gathering user specification
F2
Coding for customization
F1
20 days
F3
Program testing (debugging)
F1
5 days
F4
User acceptance testing
F3,F2
3 days
F5
Repairement
F4
5 days
F6
Retesting
F5
2 days
F7
System design and repairement report
F5
1 days
G
Final Simulation
5 days
F6
G1
Simulation
G2
Revise program
G1
1 days
G3
Final application acceptance test
G2
1 days
G4
Application acceptance result report
G3
1 days 1 days
1 days
H
Final installation
G4
I
Final training user
H
I1
Sales
I2
Finance
I1
3 days
I3
Procurement
I2
2 days
I4
Workshop (bengkel)
I3
2 days
I5
Create user manual and final training
I4
1 days
3 days
report J
Implementation
J1
Data migration
J11
Rute
I5
2 days
98 J12
Data Pelanggan dan Distributor
J11
2 days
J13
Produk
J12
2 days
J14
Daftar harga jual
J13
J15
Data Supir
J14
2 days
J16
Biaya Pengiriman
J15
2 days
J17
Data kendaraan
J16
2 days
J18
Jenis perbaikan
J17
1 days
J19
Data mekanik
J18
1 days
J110
Data sparepart
J19
1 days
J111
Data supplier
J110
1 days
J112
Akun Kasir
J111
2 days
J113
Kasir
J112
1 days
J114
Create data migration report
J113
1 days
J2 J21
STIS system fully established
J114
Final documentation and project
5 days
implementation control form K
Support (repairement, maintenance, etc)
J21
L
Sign off (closing project)
K
L1
Closing project control form
5 days
1 days
99 4.2.7 Investasi Proyek
Asumsi gaji per hari yang diberikan kepada tim proyek Script
Transportation Information System adalah sebagai berikut : •
Vendor Project Manager (VPM) = Rp. 1,000,000;00
•
System Analyst = Rp. 600,000;00
•
Programmer = Rp. 500,000;00
•
Project Accountant = Rp. 750,000;00
•
Tester = Rp. 350,000;00
•
Trainner = Rp. 200,000;00
100 Tabel 4.6 Kegiatan Proyek dan Penempatan Sumber Daya Manusia dalam Kegiatannya Resource Required Subtasks
Cost / day Tim Client
Tim Vendor
Duration (days)
Total Cost
VPM
Rp 1,000,000
Rp 1,000,000
System Analyst
Rp 600,000
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Project Accountant
Rp 750,000
Rp 750,000
Tester
Rp 350,000
Rp 350,000
Trainer
Rp 200,000
Rp 200,000
VPM
Rp 1,000,000
Rp 5,000,000
System Analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Blue print established (ERD)
System analyst
Rp 600,000
2
Rp 1,200,000
Demo
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
System analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Rp 1,000,000
VPM
Rp 1,000,000
Rp 3,000,000
System Analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Rp 1,500,000
Project Accountant
Rp 750,000
Rp 2,250,000
VPM
Rp 1,000,000
TPM
Kick-off Meeting
TPM Analisa Proses Bisnis
Gathering user requirement TPM Discussing user requirement (recommendation )
Approval and data gathering result report
TPM
1
5
Rp 500,000
Rp 3,000,000 Rp 2,500,000
Rp 1,200,000 2
Rp 1,800,000 3
Rp 1,000,000 1
System Analyst
Rp 600,000
Installation (standard)
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Sales
Trainner
Rp 200,000
2
Rp 400,000
Finance
Trainner
Rp 200,000
2
Rp 400,000
Procurement
Trainner
Rp 200,000
1
Rp 200,000
Workshop
Trainner
Rp 200,000
1
Rp 200,000
Rp 600,000
101 Training report and simulation report form
Trainner
Rp 200,000
System analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Programmer
Rp 500,000
Program testing (debugging)
Programmer
Rp 500,000
Tester
Rp 350,000
Application Acceptance Testing
System Analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Programmer
Rp 500,000
Gathering user specification Coding for customization
1
Rp 200,000 Rp 3,000,000
5 Rp 2,500,000 20
Rp 10,000,000 Rp 2,500,000
5
Repairement
Rp 1,750,000 Rp 1,800,000 3 Rp 1,500,000 Rp 2,500,000 5
System Analyst
Rp 600,000
Retesting
Programmer
Rp.500,000
System design and repairement report
System Analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
System analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Rp 500,000
Programmer
Rp 500,000
Rp 500,000
System Analyst
Rp 600,000
Tester
Rp 350,000
Programmer
Rp 500,000
Application acceptance result report
System Analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Final installation
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Sales
Trainner
Rp 200,000
3
Rp 600,000
Finance
Trainner
Rp 200,000
3
Rp 600,000
Procurement
Trainner
Rp 200,000
2
Rp 400,000
Workshop (bengkel)
Trainner
Rp 200,000
2
Rp 400,000
Programmer
Rp 500,000
System Analyst
Rp 350,000
Trainner
Rp 200,000
Simulation
Revise program
Final application acceptance test
Create user manual and final training report
TPM
Rp 3,000,000 2
Rp 1,000,000 Rp 600,000
1 Rp 500,000 Rp 600,000 1
1
Rp 600,000 Rp 350,000
1
Rp 500,000 Rp 600,000
1 Rp 500,000
Rp 500,000 1
Rp 350,000 Rp 200,000
102 Data migration Rute Data Pelanggan dan Distributor
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Produk
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Daftar Harga Jual
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Data Supir Biaya Pengiriman
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Data Kendaraan
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Jenis Perbaikan
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Data Mekanik
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Data Sparepart
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Data Supplier
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
Akun Kasir
Programmer
Rp 500,000
2
Rp 1,000,000
Kasir
Programmer
Rp 500,000
1
Rp 500,000
VPM
Rp 1,000,000
TPM Create Data Migration Report STIS system fully established TPM Final documentation and project implementation control form
Support (repairement, maintenance, etc) TPM
Closing project control form
Rp 1,000,000 1
Programmer
Rp 500,000
Rp 500,000
VPM
Rp 1,000,000
Rp 5,000,000
System Analyst
Rp 600,000
Rp 3,000,000
Programmer
Rp 500,000
Project Accountant
Rp 750,000
Rp 3,750,000
Tester
Rp 350,000
Rp 1,750,000
System analyst
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Rp 2,500,000
VPM
Rp 1,000,000
Rp 1,000,000
System Analyst
Rp 600,000
Rp 600,000
Programmer
Rp 500,000
Project Accountant
Rp 750,000
Rp 750,000
Tester
Rp 350,000
Rp 350,000
5
Rp 2,500,000
Rp 3,000,000 5
1
TOTAL
Rp 500,000
Rp 104,900,000
103 Biaya investasi yang dikeluarkan PT.Intitrans Makmur Kencana untuk proyek Script Transportation Information System (STIS) adalah sebagai berikut : Biaya Paket (Implementasi dan Source code) = Rp. 104,900,000,-
4.2.8 Project Cost
Perkiraan anggaran pengeluaran untuk proyek Script Transportation
Information System (STIS) : 1. Biaya resource Biaya resource proyek / hari : o Vendor Project Management
= Rp. 300,000;00
o System Analyst
= Rp. 250,000;00
o Programmer
= Rp. 200,000;00
o Project Accountant
= Rp. 350,000;00
o Tester
= Rp. 75,000;00
o Trainer
= Rp. 80,000;00
Total biaya resource selama proyek : o Vendor Project Management
Rp. 300,000;00 * 16
= Rp. 4,800,000;00
o System Analyst
Rp. 250,000;00 * 43
= Rp. 10,750,000;00
o Programmer
Rp. 200,000;00 * 93
= Rp. 18,600,000;00
o Project Accountant
Rp. 350,000;00 * 10
= Rp. 3,500,000;00
104 o Tester
Rp. 75,000;00 * 8
= Rp. 600,000;00
o Trainer
Rp. 80,000;00 * 19
= Rp. 1,520,000;00
Total Biaya Resource
= Rp. 39,770,000;00
2. Laba Kotor = Biaya Implementasi – Biaya Resource = Rp. 103,900,000;00 – Rp.39,770,000;00 = Rp. 64,130,000;00
3. Biaya Operasional o Biaya listrik
= Rp.
1,200,000;00
o Biaya telepon dan air
= Rp.
720,000;00
Total Biaya Operasional
= Rp.
1,920,000;00
4. Laba Bersih = Laba kotor – Total Biaya Operasional = Rp. 64,130,000;00 – Rp. 1,920,000;00 = Rp. 62,210,000;00
4.2.9 Return On Investment (ROI) dan Break Event Point (BEP)
Perhitungan ROI dari proyek Script Transportation Information System (STIS) dengan menggunakan rata – rata angka penghematan sebagai berikut : 1. Kesalahan jadwal per bulan 10 x 12 x Rp. 150.000;00
= Rp. 18.000.000;00
105 2. Uang makan supir 10org x Rp. 5.000;00 x 30 x 12
= Rp.
18.000.000;00
3. Kerugian bunga akibat telat penagihan DO 30 x 12 x Rp.7.800.000;00
= Rp. 2.808.000.000;00
4. Pembayaran tenaga kerja pembuat laporan 20 x 12 x Rp.11.000;00 x 5org
= Rp.
13.200.000;00
5. Kebocoran uang di kasir per bulan 12 x Rp. 20.000.000;00
= Rp. 240.000.000;00
Total penghematan sistem (per tahun) = Rp. 3.097.200.000;00
⎛ 3.097.200.000 ⎞ ROI = ⎜ ⎟ Χ100% ⎝ 104.900.000 ⎠ = 2952,53%
⎛ 104.900.000 ⎞ BEP = ⎜ ⎟ Χ12 bulan ⎝ 3.097.200.000 ⎠ = 0,4 bulan
4.2.10 Identitfikasi Critical Success Factor (CSF)
Identifikasi dari faktor – faktor kunci penentu kesuksesan berikut penerapan faktor – faktor tersebut dalam proyek Script Transportation Information System (STIS) akan diuraikan dalam tabel berikut :
106 Tabel 4.7 Hasil Identifikasi CSF dan Penerapannya Dalam Proyek Critical Success Factor Misi proyek
Dukungan manajemen puncak
Rencana atau jadwal
Personnel
Realisasi Project Objectives : • Mengatasi masalah pengaturan dan pelacakan pengeluaran beserta pemasukan perusahaan. • Mengidentifikasi supir – supir yang menerima upah atau uang jalan. • Pengaturan jadwal pengiriman barang. • Pengaturan jadwal servis truk sehat dan penjualan aset tetap(truk) yang tidak sehat lagi. • Kick-off Meeting • Melibatkan TPM(Technical Project Management) dalam setiap aktivitas penting dalam proyek. • WBS • Gantt-chart • CPM • PERT • Analisa Resiko • Perencanaan dan Pengadaan Tim Proyek : 1. Project Manager : 2 orang • TPM : 1 orang • VPM : 1 orang 2. Project Accountant : 1 orang 3. IT Specialists : 2 orang • System Analyst : 1 orang • Programmer : 1 orang 4. Trainner : 1 orang 5. Tester : 1 orang
Tugas teknik
•
Penerimaan klien
• • • •
Pengawasan dan umpan balik
IT Specialists pada tim proyek berasal dari proyek sebelumnya. Investasi Proyek Project Cost ROI dan BEP Project Control Form
107 4.3 Pelaksanaan Proyek ( Project Execution )
Pada kick-off meeting yang diadakan pada tanggal 25 September 2006, kedua belah pihak bertemu dan melakukan pembicaraan mengenai hal – hal yang berhubungan dengan proyek STIS. Kegiatan ini membahas mengenai pihak – pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek STIS, waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek, dan rencana – rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam proyek. Pada kick-off meeting ini, dilakukan pemberitahuan secara formal kepada karyawan PT.Intitrans Makmur Kencana yang terlibat dalam pelaksanaan proyek STIS. Ada pun pihak – pihak yang hadir dalam kick-off meeting ini antara lain : • Project Sponsor yaitu pihak manajemen PT. Intitrans Makmur Kencana. • Technical Project Manager (TPM) dari pihak PT. Intitrans Makmur Kencana adalah Ibu Novi. • Vendor Project Manger (VPM) dari pihak Screen Studio adalah Bapak Sutrisno Chandra. • IT Specialist dari pihak Screen Studio. • Tim Member lainnya.
Pada proyek Script Transportation Information System (STIS) ini, terdapat beberapa kegiatan utama, yaitu : 1. Analisa Proses Bisnis Berjalan, yang terdiri dari kegiatan sebagai berikut : a. Analisa Proses Bisnis, pada kegiatan ini kita melakukan analisa dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT.Intitrans Makmur Kencana, mulai dari
108 penerimaan order sampai pada penerimaan pembayaran dan perbaikan kendaraan. Pada kegiatan ini, dilakukan pemahaman secara menyeluruh mengenai seluruh aktivitas bisnis yang berlangsung di perusahaan. b. Blue Print Established (ERD), pada kegiatan ini dilakukan pemindahan informasi mengenai seluruh kegiatan bisnis di PT.Intitrans Makmur Kencana dalam bentuk pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD). Tahap ini melibatkan kegiatan perancangan model ERD untuk mempermudah pengertian programmer dalam membangun sistem untuk PT.Intitrans Makmur Kencana.
2. Data Gathering and Demo a. Demo, pada kegiatan ini dilakukan demo mengenai prototype dari proyek sebelumnya, yang dibangun untuk perusahaan lain yang bergerak di bidang serupa. Tujuan dari pengadaan demo ini adalah untuk memberikan gambaran secara kasar mengenai sistem yang nantinya akan dibuat. b. Gathering User Requirement, setelah dilakukan demo mengenai prototype tersebut, maka dilakukan pengumpulan data mengenai kebutuhan – kebutuhan user yang masih belum terpenuhi dalam prototype tersebut. Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan penghubung antara kebutuhan user yang sesungguhnya dengan prototype yang telah didemokan. c. Discussing User Requirement (recommendation), membahas mengenai kebutuhan yang diajukan oleh user dengan kemampuan pihak vendor dalam pemenuhannya. Pada diskusi ini, dibicarakan juga mengenai anggaran dari perusahaan agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diajukan oleh user.
109 d. Approval and Data Gathering Result Report, pada kegiatan ini, dibuat laporan mengenai semua kebutuhan
user, biaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proyek, serta membuat persetujuan kepada
PT.Intitrans
Makmur Kencana. 3. Installation (Standard), pada kegiatan ini dilakukan instalasi mengenai modul – modul standard yang sudah dapat digunakan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Kegiatan ini dilakukan agar modul – modul yang sudah dapat digunakan bisa langsung dimanfaatkan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. 4. Training User Standard a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul penjualan dapat digunakan dengan baik. b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul finance dapat digunakan dengan baik. c. Procurement, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pengadaan agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul pembelian dapat digunakan dengan baik. d. Workshop, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian bengkel agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul workshop dapat digunakan dengan baik. e. Training Report and Simulation Request Form, pembuatan laporan mengenai hasil dari proses pelatihan yang telah dilakukan, serta permintaan izin kepada
110 pihak PT.Intitrans Makmur Kencana untuk melakukan proses simulasi dari modul standard yang telah diinstalasi sebelumnya. 5. Customization Process a. Gathering User Specification, kegiatan ini mencakup pengumpulan yang lebih merinci mengenai kebutuhan user dengan berdasarkan pada user requirement yang telah dibuat sebelumnya. b. Coding for Customization, kegiatan ini mencakup pembuatan program berdasarkan pada kebutuhan user yang terdapat pada user specification di atas. c. Program Testing (Debugging), kegiatan ini mencakup pengujian akan program yang telah dibuat oleh programmer untuk meminimalisasikan kesalahan (error) yang terdapat pada program. Pada proses testing ini, akan dilakukan dokumentasi terhadap bug yang telah ditemukan selama pengujian berlangsung agar dapat diperbaiki oleh programmer. d. Application Acceptance Testing, pada kegiatan ini dilakukan pengujian oleh programmer untuk menunjukkan jalannya sistem kepada user. User bertindak sebagai penonton, sementara programmer akan menjelaskan jalannya aplikasi pada mereka. e. Repairement, pada kegiatan ini dilakukan perbaikan atas sistem yang telah diujicobakan kepada user agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Tahap ini akan dilakukan bila selama tahap application acceptance testing ditemukan kejanggalan yang tidak sesuai dengan kebutuhan user.
111 f. Retesting, sebagai tindak lanjut dari tahap repairement, maka pada kegiatan ini pengujian aplikasi kembali dilakukan untuk mengecek kesesuaian antara perbaikan yang dilakukan dengan keinginan user. f. System Design and Repairement Report, pembuatan laporan atas hasil perancangan sistem dan perbaikan sistem yang telah dilakukan. 6. Final Simulation a. Simulation, kegiatan ini mencakup uji coba system yang telah diperbaiki dan disesuaikan dengan kebutuhan user pada tahap – tahap sebelumnya. Simulasi ini mencakup pengujian ulang secara utuh terhadap sistem STIS ini, seolah – olah menggambarkan jalannya sistem ketika sudah dijalankan sepenuhnya. b. Revise Program, kegiatan ini mencakup pengkajian ulang program dengan berdasarkan pada hasil simulasi yang telah dijalankan sebelumnya. Bila pada simulasi terdapat ketidaksesuaian atau perbaikan – perbaikan kecil perlu dilakukan, maka akan dilakukan oleh programmer pada tahap ini. c. Final Application Acceptance Test, kegiatan ini mencakup pengujian sistem oleh user untuk terakhir kalinya sebelum proyek ini benar – benar dijalankan sepenuhnya pada perusahaan. d. Application Acceptance Result Report, pembuatan laporan mengenai jalannya hasil user acceptance test untuk diserahkan kepada vendor project manager 7. Final Installation, merupakan kegiatan instalasi sistem STIS yang telah lulus uji coba tersebut untuk digunakan sepenuhnya dalam menunjang kegiatan perusahaan. Instalasi ini mencakup modul – modul yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan secara spesifik. Setelah kegiatan instalasi ini
112 selesai dilakukan, maka sistem STIS telah lengkap dan dapat digunakan secepat mungkin setelah proses pelatihan pengguna selesai. 8. Final Trainning User a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat digunakan dengan baik. b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat digunakan dengan baik. c. Procurement, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pembelian agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat digunakan dengan baik. d. Workshop (Bengkel), kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian bengkel agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat digunakan dengan baik. e. Create User Manual and Final Training Report, pembuatan laporan sebagai pertanggung jawaban akan hasil dari pelatihan modul – modul tambahan kepada para pengguna dari berbagai bagian fungsional perusahaan. 9. Implementation a. Data Migration •
Rute, pengisian data mengenai lokasi pengambilan barang, rute, dan lokasi pool.
113 •
Data Pelanggan dan Distributor, pengisian data mengenai pelanggan dan distributor yang melakukan transaksi dengan PT.Intitrans Makmur Kencana. Data mencakup lokasi toko, nama toko, telepon, dan data lainnya yang terkait.
•
Produk, pengisian data mengenai jenis produk yang akan diangkut per pelanggan. Setiap pelanggan memiliki produk yang berbeda – beda, oleh sebab itulah perlu didefinisikan dengan jelas setiap produk yang dimiliki oleh setiap pelanggan.
•
Daftar Harga Jual, pengisian data mengenai harga jual per tonase atau per ritase. Jika jenis produknya adalah rite, maka harga jual akan diisi harga jual per ritase (borongan).
•
Data Supir, pengisian data pribadi mengenai setiap supir yang bekerja di PT.Intitrans Makmur Kencana. Pengisian data ini juga termasuk pengisian mengenai status supir dalam perusahaan (utama, cadangan, kondektur).
•
Biaya Pengiriman, pengisian biaya pengiriman untuk masing – masing tipe kendaraan yang berbeda. Tipe kendaraan yang dengan rute dan tonase yang sama bisa memiliki harga yang berbeda tergantung tipe kendaraan yang digunakan.
•
Data Kendaraan, pengisian data kendaraan (truk) yang dimiliki oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Data yang diisi mencakup data mengenai nama tipe kendaraan, kapasitas kendaraan, nomor pintu, nomor mesin,
114 tahun pembuatan, kepemilikan, penanggung jawab, dan status kendaraan (siap dipakai atau rusak). •
Jenis Perbaikan, pengisian data mengenai tipe perbaikan (misalnya, perbaikan masin, perbaikan elektrik, dll), keterangan perbaikan, dan data perbaikan per kendaraan (mobil, jenis perbaikannya, waktu standar perbaikan, dan informasi perbaikan berkala).
•
Data Mekanik, pengisian data mengenai setiap mekanik yang bekerja di bengkel PT.Itnitrans Makmur Kencana.
•
Data Sparepart, pengisian data mengenai jenis sparepart yang dapat dipesan atau digunakan dalam perbaikan kendaraan di bengkel PT.Intitrans Makmur Kencana.
•
Data Supplier, pengisian data mengenai setiap pemasok (supplier) yang menjalin hubungan kerja sama dengan PT.Intitrans Makmur Kencana dalam pengadaan sparepart ataupun aset perusahaan lainnya.
•
Akun Kasir, pengisian data mengenai hutang dan piutang dari para supir yang bekerja di PT.Intitrans Makmur Kencana.
•
Kasir, pengisian data mengenai kasir yang bertanggung jawab atas setiap pemberian upah dan uang jalan kepada supir.
•
Create Data Migration Report, pembuatan laporan mengenai jalannya kegiatan data migration yang dibuat oleh programmer yang melakukan pengisian data untuk diserahkan kepada VPM dan TPM.
b. STIS System Fully Established
115 •
Final Documentation and Project Implementation, setelah semua data dan sistem selesai diimplementasikan pada PT.Intitrans Makmur Kencana, maka dikumpulkanlah semua dokumentasi dari hasil kegiatan proyek selama ini. Dokumentasi ini akan direview kembali oleh manajer proyek untuk memastikan kelengkapan isinya. Dokumentasi ini akan berguna untuk kegiatan support dan untuk proyek berikutnya.
10. Support (Repairement, Maintanance, etc), kegiatan ini mencakup perbaikan atas error – error kecil yang mungkin masih terjadi, serta maintanance sistem dan database. 11. Sign Off (Closing Project) a. Closing Project Control Form, kegiatan ini mencakup pembuatan dokumen penutupan proyek. Pada dokumen tersebut berisi keterangan mengenai hasil jalannya proyek, penanggung jawab proyek, dan menandakan selesainya tanggung jawab Screen Studio atas proyek Script Transportation Information System di PT.Intitrans Makmur Kencana.
116 Project Control (Pengendalian Proyek) Tabel 4.8 Tabel Pengontrolan Proyek Script Transportation Information System Formulir Pengontrolan Proyek
Tanggal : 11/2/2006 Tahapan : Customization Process Perencanaan
Tahapan
Person In Charge
1. Selesai -Gathering User Specification -Program Testing (Debugging) -Coding for customization
Actual
Start Date
Finished Date
Start Date
Finished Date
SC & TS
11/2/2006
11/8/2006
11/2/2006
11/8/2006
TS
11/9/2006
11/15/2006
11/9/2006
11/17/2006
TS
11/9/2006
12/6/2006
11/9/2006
12/6/2006
2. Sedang Dilakukan -User Acceptance Testing SC & TS -Repairement SC & TS
12/7/2006
12/11/2006
12/7/2006
12/12/2006
12/18/2006
12/12/2006
3. Grafik System design and repairement report Repairment Milestone
4.3.1
User acceptance testing
Duration Actual Duration Plan
Program testing (debugging) Coding for customization Gathering user specification 0
2
4
6
8 10 12 14 16 18 20 22 Duration
4. Ham batan atau Masalah -Gathering user specification -Program Testing (debugging) + Pengujian kurang teliti + Dokumentasi mengenai bug yang ditemukan tidak lengkap + Pelaksanaan debug berulang akibat kekacauan dokumentasi -Coding for customization
Person In Charge
Solusi -
SC & TS TS
Start Date 11/9/2006
Finished Date 11/17/2006
-
-
-
-
-
-
Disediakan spreadsheet untuk mencatat list bug yang telah ditemukan
-
-
-
-
TS
-
-
