BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS PENELITIAN
4.1 Penerapan Pengendalian Internal 4.1.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dilakukan dengan mesin tapping sidik jari. Setiap karyawan cukup melakukan penempelan sidik jari pada mesin tapping hingga menghasilkan bunyi. Mesin akan mencatat jam hadir, tanggal, bulan dan tahun. Perawatan mesin akan di monitor langsung oleh bagian teknologi informasi. Jika mesin mengalami kerusakan, absensi dilakukan secara manual yaitu para karyawan yang hadir harus menandatangani daftar hadir karyawan.Setiap
melakukan
absen
karyawan,
diawasi
oleh
para
pengawas.Dan daftar hadir karyawan secara manual tersebut, diberikan ke bagian SDM setiap selesai melakukan absensi. Lalu data tersebut dibantu oleh bagian IT untuk mengirim data tersebut ke kantor pos pusat. Tapi jika data kehadiran melakukan tapping sidik jari, data yang ada di mesin langsung tersambung ke web kantor pos pusat. Lalu dari data tersebut, barulah dikirim ke kantor pos Jakarta Selatan. Manajer SDM setiap minggunya mendata untuk mencocokkan data kehadiran karyawan yang dikirim oleh kantor pos pusat dengan data master karyawan kantor pos Jakarta Selatan.Dan setiap bulan, dirangkum dan dihitung jumlah kehadiran karyawan beserta waktu lembur yang dijalankan.Prosedur penghitungan ini diperlukan untuk menentukan apakah karyawan tersebut berhak mendapatkan tunjangan secara penuh atau harus dipotong karena ketidakhadiran mereka.
51
4.1.2 Prosedur Lembur Prosedur lembur yang diterapkan oleh PT Pos Indonesia Jakarta Selatan adalah setelah jam pulang kerja atau pada saat libur nasional / tanggal merah. Jika lembur pada hari kerja, dilakukan setelah jam pulang kerja. Karyawan yang kerja shift 1, maka karyawan pulang jam 15.00 dan karyawan kerja shift 2, maka karyawan pulang jam 19.00. Karyawan yang melakukan lembur, harus memiliki surat tugas lembur dari atasan. Kemudian surat tugas lembur, diberikan ke bagian SDM untuk diotorisasi. Karyawan yang lembur, dapat melakukan absensi pada mesin tapping yang diawasi oleh wakil kepala kantor. Setelah selesai melakukan lembur, karyawan harus melakukan tapping ulang agar mesin mencatat jam pulang karyawan.
4.1.3 Prosedur IjinTidak Kerja Perusahaan telah menerapkan kebijakan ijin tidak kerja untuk karyawan yang mempunyai alasan yang tepat untuk ijin.Karyawan yang diperbolehkan untuk ijin tidak kerja adalah karyawan yang pergi haji, mengantar anak berobat, sanak keluarga ada yang meninggal dunia (medical check up), sakit, dll. Jika dilihat dari wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, karyawan dapat dengan mudah meminta ijin tidak kerja dengan berbagai macam alasan.
4.1.4 Prosedur Perhitungan Gaji Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, manajer SDM akan membuat rincian gaji karyawan berdasarkan dari absen melalui data kehadiran karyawan yang telah dirangkum diakhir bulan. Perhitungan data 52
kehadiran akan dilakukan dalam bentuk Microsoft Excel. Dalam kolom Microsoft Excel manajer SDM akan menghitung besarnya gaji karyawan berdasarkan : 1. Gaji pokok Gaji pokok dihitung berdasarkan golongan (Grade) tiap karyawan.Golongan (grade) di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, terdiri dari 3 golongan.Golongan 1 sampai dengan golongan 3. Di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, tidak ada karyawan harian. Karyawan di PT Pos Indonesia terbagi atas 4golongan. a) Karyawan outsourcing : karyawan yang diperkerjakan hanya selama 1 tahun. b) Pekerja Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)/ Pekerja Harian Lepas (PAL): karyawan yang dipekerjakan selama 3 bulan dan dikontrak hanya diwaktu tertentu. c) Karyawan Transforable : karyawan yang memiliki jabatan di kantor pos pusat atau dikantor pos lain, tetapi dipekerjakan di kantor pos yang berbeda dan mendapatkan pendidikan. Dan biasanya, karyawan antara 3-5 tahun sekali selalu dipindah-pindahkan tempat kerja. Contohnya : salah satu karyawan transforable memiliki jabatan Teknologi Informasi di kantor pos pusat, tetapi dia bekerja di kantor pos cabang. d) Karyawan tetap / lokal : karyawan yang telah bekerja lama dan menetap di perusahaan atau kantor tersebut.
53
2. Upah lembur Karyawan akan mendapatkan upah lembur jika karyawan mempunyai surat penugasan lembur dari atasan. Dibawah ini adalah tarif untuk lembur tiap golongan. -
-
Tarif lembur pada hari kerja : a) Golongan I
: Rp25.000,- / jam
b) Golongan II
: Rp50.000,- / jam
c) Golongan III
: Rp75.000,- / jam
Tariff lembur pada hari libur nasional atau tanggal merah : a) Golongan I
: Rp40.000,- / jam
b) Golongan II
: Rp50.000,- / jam
c) Golongan III
: Rp60.000,- / jam
3. PPh 21 Perusahaan melakukan potongan PPh 21 dengan menggunakan pajak progresif yang dikalikan dengan gaji yang sudah dipotong premi jamsostek. Gaji dihitung setahun terlebih dahulu oleh perusahaan dikalikan PKP 5% dan dibagikan 12 bulan. Dengan perhitungan ini maka karyawan akan menerima gaji bersihnya. Bagian SDM memiliki tugas untuk melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan tunjangan dan potongan yang telah ditetapkan. Dan jika karyawan memiliki peminjaman uang, maka akan dikenakan pemotongan gaji pada saat perhitungan gaji.
54
4.1.5 Prosedur Distribusi Pembayaran Gaji Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, prosedur distibusi pembayaran gaji untuk penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dilakukan setelah perhitungan gaji yang dilakukan oleh bagian SDM.Lalu bagian keuangan mengecek jumlah uang di bank apakah mencukupi untuk membayar gaji para karyawan.Setelah uang yang tersedia sesuai, barulah bagian keuangan membuat cek ke bank untuk di transfer ke rekening masing-masing karyawan. Namun karena keterbatasan informasi penulis tidak dapat mengetahui dengan pasti data apa saja yang dikeluarkan mulai dari perhitungan gaji karyawan sampai mentransfer uang ke rekening karyawan dari bagian keuangan ke bank. Setelah transfer selesai, barulah bagian keuangan memberikan bukti transfer ke bagian akuntansi untuk pencocokkan data rekening yang ditransfer dengan daftar perhitungan gaji karyawan. Setelah cocok, maka bagian akuntansi mengotorisasi dan mencatat di pembukuan. Kemudian bagian SDM akan membuat dan mencetak 2 rangkap slip gaji, 1 untuk karyawan, dan 1 lagi untuk dokumentasi. Dari bagian SDM, slip gaji akan dibagikan kepada karyawan. Karyawan yang telah mengambil slip gaji, harus menandatangani daftar pengambilan slip gaji yang telah disediakan oleh bagian SDM untuk bukti bahwa slip gaji telah diambil oleh karyawan yang bersangkutan. Namun dalam observasi yang penulis lakukan, penulis mendapatkan kendala keterbatasan informasi untuk memastikan kebenaran atas hasil wawancara yang didapat.
55
4.1.6 Sistem Penggajian Menurut Saifuddin Bachrun (2011:10) terdapat tida sistem penggajian, yaitu : 1. Sistem penggajian berdasarkan posisi 2. Sistem penggajian berdasarkan kompetensi 3. Sistem penggajian berdasarkan kinerja
Berdasarkan ruang lingkup yang penulis angkat, target penggajian yang diterapkan perusahaan jelas kepada karyawan.Karyawan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan ada empat jenis yaitu karyawan outsourcing, PKWT/PAL, karyawan tetap/lokal dan karyawan transforable. Karyawan yang baru masuk di PT Pos Indonesia disebut karyawan outsourcing, yaitu karyawan yang direkomendasi oleh anak perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU dan hanya dipekerjakan maksimal 1 tahun kerja. Gaji yang diterima karyawan outsourcing adalah minimal UMR yang berlaku di tahun yang bersangkutan dan tidak mendapatkan tunjangan.Jika karyawan melewati dari 3 tahun masa kerja dengan memiliki kinerja yang baik, barulah karyawan bisa disebut sebagai karyawan tetap perusahaan / karyawan lokal.
4.2 Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian PT Pos Indonesia Jakarta Selatan berdasarkan komponen yang dikeluarkan oleh COSO 4.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian Pengendalian
internal
yang
efektif
terdapat
dari
perilaku
manajemen.Manajemen puncak dapat mempengaruhi kinerja unit organisasi lain salah satunya kebijakan yang dikeluarkan dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan. Lingkungan pengendalian merupakan komponen
56
pertama dari komponen pengendalian internal menurut COSO dan mencakup beberapa sub komponen sebagai berikut : 1. Integritas dan nilai etika a) Sikap manajer yang berkaitan dengan penggajian sudah cukup baik dalam menanggapi keluhan dan menjelaskan kewajiban dan hak karyawan. Jika karyawan memiliki keluhan terhadap kewajiban, pihak SDM akan menjelaskan dan memberikan solusi agar kinerja dari karyawan tersebut menjadi lebih baik. Manajemen akan bersikap professional jika ada pelanggaran-pelanggaran yang terjadi dari karyawan. b) Perusahaan telah menerapkan kebijakan sesuai dengan yang diharapkan. Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan pada proses penggajian yaitu dengan mengharuskan adanya otorisasi oleh kepala kantor atau manajer SDM. Hal ini dilakukan untuk menjamin keabsahan dan keakuratan dari proses penggajian dan otorisasi dari manajer akuntansi, SDM dari hasil print-out perhitungan gaji, dan data kehadiran karyawan. Informasi ini didapat penulis berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajer SDM.Namun penulis mengalami kesulitan kembali untuk membuktikan validasi dari hasil wawancara tersebut. 2. Komitmen terhadap kompetensi Yang
dimaksud
kompetensi
adalah
pengetahuan
dan
keterampilan
yangdiperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mendefinisikan pekerjaan individu.Setiap calon karyawan sebelum mulai bekerja untuk PT Pos Indonesia Jakarta Selatan diberikan informasitentang hak dan kewajibannya dari manajer SDM. Manajer SDMakan melakukaninterview kepada karyawan seputar keahlian dan kesanggupannya dalam menjalankantugasnya. Jika dinilai calon karyawan tersebut 57
tidak dapat menjalankan tugas tertentu, bagian SDM akan memberikan pertanyaan seputar tugas lain. Jika calon karyawan sudah memenuhi kriteria yang dibutuhkan, pihak SDM akan meminta komitmen karyawan dalam bentuk kertas kontrak kerja. Kertas kontrak kerja merupakan hal penting untuk menilai keabsahan karyawan tersebut berkomitmen, dan loyalitas terhadap perusahaan sebelum memulai tugasnya. 3. Filosofi dan gaya operasi perusahaan Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dalam proses penggajian adalah memberikan hak karyawan secara profesional dan proporsional. PT Pos Indonesia akan memberikan gaji kepada karyawannya sesuai dengan perhitungan yang didasari oleh absensi karyawan itu sendiri. 4.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia a.
Kebijakan merekrut karyawan
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya manusia untuk merekrut karyawan sampai dengan pembayaran gaji.Bagi calon karyawan yang belum memiliki pengalaman pekerjaan di PT Pos Indonesia, melamar pekerjaan melalui anak perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU. Jika DTU telah merekomendasikan calon karyawan tersebut, barulah calon karyawan ditempatkan di kantor pos yang ditunjuk untuk masa kerja 1 tahun. Setelah mampu bekerja dengan baik selama 1 tahun, barulah karyawan diberhentikan dan karyawan bisa melamar pekerjaan di kantor pos yang membutuhkan tenaga kerja. Perekrutan karyawan yang telah mempunyai pengalaman kerja tersebut dilakukan di kantor pos yang bersangkutan dan manajer SDM akan melakukan wawancara kepada calon karyawan. Calon karyawan akan diberikan penjelasan tentang gaji pokok, upah
58
lembur, dan tugas yang harus dilakukan. Penjelasan ini merupakan prosedur yang harus disampaikan sebelum calon karyawan menandatangani kontrak kerja. Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, proses perekrutan telah menghasilkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. b. Kebijakan perubahan status kerja Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, status kerja pada karyawan dari status karyawan menjadi staf berdasarkan kinerja dan pertimbangan setelah waktu kerja yang ditentukan. Melalui pertimbangan itu manajer SDM akan melihat catatan kinerja karyawan tersebut. Jika sesuai yang diharapkan, maka manajer SDM akan merekomendasikan kenaikan jabatan ke kantor pos pusat. Jika kantor pos pusat telah memverifikasi karyawan tersebut naik pangkat dengan melihat bukti kinerja yang dikirimkan oleh manajer SDM, maka karyawan tersebut telah sah untuk naik pangkat dan gaji. 5.
Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang Setelah melakukan studi dokumentasi dan wawancara atas struktur organisasi
perusahaan, penulis menemukan beberapa evaluasi yang diberikan terkait dengan struktur organisasi secara umum : Sebaiknya bagian pekerjaan yang dilakukan oleh bagian SDM yang membuat perhitungan gaji dilakukan oleh 2 orang atau bagian SDM menggunakan payroll software dan ada otorisasi atas data perhitungan tersebut dari kepala kantor atau manajer SDM. 4.2.2 Evaluasi Penilaian Risiko Risiko adalah suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan ketidakpastian tentang kejadian dan atau dampaknya yang memiliki efek atas pencapaian tujuan organisasi.Risiko merupakan kendala dalam pengoperasian 59
perusahaan dalam melakukan praktik bisnisnya.Perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir risiko yang ada. Penilaian risiko adalah suatu proses mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan menentukan respon yang sesuai dalam menghadapi risiko tersebut. Penilaian risiko dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu: a) Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan b) Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan c) Identifikasi risiko d) Analisis risiko e) Mengelola risiko Dari wawancara dan analisis yang dilakukan penulis, terdapat beberapa risiko pada perusahaan, yaitu: 1. Overstated (Kelebihan catat pembebanan gaji karyawan) Kelebihan catat beban gaji merupakan risiko yang sering ditemukan pada perusahaan, ini disebabkan ketelitian dan pengendalian internal yang kurang maksimal. Bagian SDM telah mengidentifikasi risiko ini dan meminimalisirnya dengan cara memeriksa berulang pada setiap pencatatan gaji karyawan. Pada saat perhitungan gaji karyawan manajer SDM akan menghitung besar gaji yang akan diterima karyawan sesuai dengan kehadiran/absensi karyawan tersebut. Tahap awal yang dilakukan manajer SDM adalah membuat daftar nama karyawan, golongan karyawan, jumlah kehadiran dalam bentuk Microsoft Excel sesuai dengan keterangan kehadiran yang sudah masuk secara komputerisasi, lalu manajer SDM akan membuat rincian gaji yang akan diterima setiap karyawan. Namun dalam wawancara yang 60
penulis lakukan, penulis menganalisa risiko dalam perhitungan penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan rentan terjadi kesalahan, ini dikarenakan data kehadiran yang masih di data ulang manual saat melakukan perhitungan penggajian. 2. Fictive Employee (Karyawan fiktif, untuk memperbesar beban gaji danmengurangi keuntungan perusahaan) Melalui wawancara dengan bagian SDM, risiko karyawan fiktif pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan tidak ditemukan, hal ini terjadi karena kebijakan perusahaan yang selalu membukukan dan memperbaharui nama-nama karyawan yang masih bekerja dan memberitahukan ke kantor pos pusat jika ada karyawan yang berhenti bekerja atau meninggal dunia. Bagian SDM juga memiliki catatan nama-nama karyawan yang pernah bekerja di perusahaan. Ini dilakukan untuk menghindari risiko karyawan fiktif. 3. Risiko karyawan dalam melakukan absensi dapat terjadi fraud dengan cara menitip absen kepada karyawan lain. Dalam wawancara yang dilakukan penulis dengan manajer SDM, risiko karyawan menitipkan absen tidak ditemukan karena absen dilakukan dengan menempelkan sidik jari ke mesin tapping. Akan tetapi penulis tidak bisa memastikan adanya fraud atau tidak saat absen manual dilakukan ketika mesin tapping tersebut mengalami kerusakan atau dalam perbaikan karena adanya keterbatasan informasi yang diberikan. 4.2.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu untuk meyakinkan bahwa yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi risiko dalam mencapai tujuan perusahaan.
61
Evaluasi aktivitas pengendalian mencakup 4 tipe, yaitu : 1. Otorisasi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menerapkan proses otorisasi oleh bagian akuntansi setelah bagian keuangan mentransfer uang ke rekening masing-masing karyawan. Jika sudah melalui manajer akuntansi, akan diberikan ke kepala kantor untuk diperiksa ulang. Jika sudah sesuai prosedur, data tersebut akan diberikan ke bagian SDM untuk membuatkan slip gaji tiap karyawan. Namun penulis hanya mendapatkan informasi melalui wawancara. 2. Pemisahan tugas Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang tidak melaksanakan tugas dengan tidak seimbang. Tugas yang tidak seimbang adalah jiika mungkin bagi seorang karyawan untuk melakukan kecurangan dan mempunyai kemampuan untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya dalam tugas normal. Melalui wawancara dan studi dokumentasi berdasarkan uraian tugas yang penulis lakukan, terdapat beberapa fungsi penggajian yang sudah mendapat pemisahan tugas yang baik dan memenuhi kriteria, yaitu: a. Fungsi perhitungan absensi terpisah dengan pengeluaran kas. Dari hasil wawancara dengan manajer SDM dan studi dokumentasi, penulis menemukan
pemisahan
fungsi
antara
perhitungan
absensi
dengan
pengeluaran kas. Fungsi pencatatan dan perhitungan gaji karyawan dikelola oleh manajer SDM dan yang mengelola pengeluaran kas adalah bagian keuangan. Hal ini untuk menghindari penggelapan kas yang keluar. Sebagai contoh jika fungsi ini disatukan dapat terjadi pengeluaran kas yang tidak semestinya yang dilakukan oleh salah satu manajer yang memegang fungsi tersebut. 62
b. Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji.Fungsi pencatatan beban gaji dilakukan oleh bagian akuntansi.Sedangkan fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan. Hal ini menghindari kecurangan terhadap pembayaran beban gaji ke karyawan, seperti contoh fungsi pencatatan beban gaji memasukkan jumlah gaji yang tidak seharusnya dibayarkan ke karyawan. 3. Pengendalian Pengolahan Informasi Pengendalian proses informasi merupakan risiko yang terkait dengan otorisasi, kelengkapan dan akurasi transaksi. Kontrol ini sangat relevan dengan audit laporan keuangan. Kebanyakan entitas, terlepas dari ukuran, sekarang menggunakan komputer untuk memproses informasi secara umum dan untuk sistem akuntansi pada khususnya. Hal ini berguna untuk lebih mengkategorikan kontrol pengolahan informasi sebagai pengendalian umum dan pengendalian aplikasi yang dibahas dibawah ini: a) Pengendalian Umum (General Controls) Tujuan pengendalian umum adalah untuk mengontrol pengembangan program, perubahan program, operasi komputer, dan akses yang aman untuk program dan data. Melalui wawancara dan keterbatasan penulis untuk mengobservasi aplikasi yang digunakan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, Pengendalian umum atas software yang digunakan untuk data kehadiran karyawan di awasi oleh bagian IT.Ketika software mengalami kerusakan atau terjadi masalah, selalu diperiksa oleh bagian IT.Misalnya seperti mesin tapping sidik jari yang selalu diperiksa atau mengadakan perbaikan setiap bulannya. 63
b) Pengendalian Aplikasi (Application Controls) Tujuan pengendalian aplikasi adalah dengan menggunakan kekuatan teknologi informasi untuk mengontrol transaksi dalam siklus transaksi secara individual. Tiga kelompok berikut pengendalian aplikasi diakui secara luas : 1. Input Controls Melalui hasil wawancara dan observasi, pengawasan input seperti pengawasan terhadap verifikasi dilakukan oleh bagian IT jika data kehadiran dilakukan manual untuk dimasukkan ke dalam web online kantor pos pusat. Jika ada sidik jari karyawan yang tidak terbaca pada mesin, maka bagian IT yang akan menangani hal tersebut.Dan pengawasan untuk melakukan tapping sidik jari selalu diawasi oleh kepala dan wakil pada tiap departemen. 2. Processing controls Melalui hasil wawancara dan observasi, penulis menemukan data yang diverifikasi dan diawasi oleh kepala kantor bagian SDM. Misalnya seperti tanda tangan para pengawas kehadiran karyawan setelah melakukan pengawasan terhadap tapping sidik jari. Data tanda tangan pengawas, diverifikasi oleh kepala kantor bagian SDM setelah melakukan observasi ke setiap departemen. 3. Output controls Dari hasil wawancara, pengawasan keluaran (output controls) pada data kehadiran karyawan yang telah masuk ke data kehadiran kantor pusat, akan dicocokkan pada data yang masuk di bagian IT untuk memastikan bahwa data yang masuk di kantor pusat dengan data yang ada di PT Pos
64
Indonesia Jakarta Selatan telah sesuai dan tidak dapat dirubah untuk tindak kecurangan. 4. Dokumentasi dan catatan Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan. Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan benar. Namun dalam hal ini penulis menemukan kendala yang berarti, yaitu tidak dapat melihat langsung validitas dari dokumen tertentu, penulis hanya mendapatkan informasi ini melalui wawancara. a. Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas. Pada setiap hasil perhitungan penggajian yang dibuat terdapat tangggal (lokasi dan waktu), kepala surat (nama perusahaan, nomor telepon, alamat dan kode pos) untuk isi dari dokumen tersebut setiap kolom nama karyawan akan dilengkapi dengan nomor NIP. Ini dilakukan untuk menghindari double entry dan untuk menunjukkan bahwa dokumen perhitungan pengajian telah memiliki informasi yang cukup lengkap. b. Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap. Karyawan pada PT Pos Indonesia diwajibkan mengambil slip gaji agar tidak ada kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi antara karyawan dengan bagian SDM. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengetahui jumlah gaji yang diterima di rekening karyawan dan dapat mencocokkannya.
65
Setiap karyawan yang mengambil slip gaji, manajer SDM menyediakan daftar pengambilan slip gaji untuk ditandatangani karyawan sebagai bukti bahwa slip gaji tersebut telah diambil. Slip gaji tersebut berisikan nama perusahaan, nama bulan, NIP karyawan / grade, nama karyawan, rincian total gaji kotor yang didapat (seperti gaji pokok, gaji rapel dan upah lembur), rincian total potongan yang ditanggung karyawan (bagi karyawan yang memiliki pinjaman terhadap perusahaan dan beban lainnya) Dokumen ini termasuk dokumen penting yang menjaga kerahasiaan atas rincian gaji karyawan. Penulis mendapatkan dokumen tersebut dari manajer SDM. 5. Pengendalian fisik atas asset dan catatan PT Pos Indonesia Jakarta Selatan telah menerapkan pengendalian fisik atas aset dan catatannya dengan baik. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, ditemukan beberapa bentuk pengendalian fisik atas aset dan catatan, yaitu: a. Akses tanggung jawab memegang rekening koran perusahaan dari pengecekan dana di bank sampai proses mentransfer gaji ke karyawan yang dilakukan oleh bagian keuangan. Dan setiap melakukan transaksi, harus ada persetujuan dari kepala kantor. b. Perusahaan secara berkala membuat salinan atas data-data dari proses penggajian. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, penulis menemukan bahwa perusahaan telah menerapkan cara untuk mengantisipasi risiko
66
yang mungkin terjadi seperti kehilangan data atau bentuk kecelakaan lainnya. 4.2.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi yang harus tersampaikan dengan baik ke tiap personel yang ada dalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Ini sebagai elemen penting untuk mendukung keberhasilan pengendalian internal dalam perusahaan. Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap personel yang terlibat dalam praktik bisnis pada perusahaan tersebut memahami setiap tugas dan kewajibannya. Setiap perusahaan harus memiliki sistem informasi / dokumen yang valid dan lengkap dalam kegiatan bisnisnya dan dikomunikasikan dengan baik sehingga terhindar dari kesalahan dalam pengoperasian perusahaan. Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM perusahaan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan, yaitu: 1. Setiap karyawan perusahaan telah mendapat pemahaman yang jelas mengenai hak dan kewajibannya. Karyawan akan diberikan informasi mengenai peran dan tanggung jawabnya mengenai tugas-tugas yang akan dilakukan. Manajer SDM akan memberikan informasi kepada karyawan mengenai kewajibannya seperti lokasi kerja, waktu hadir, waktu lembur, jam pulang kerja dan beberapa prosedur yang harus dilakukan saat berada di tempat kerja. Mengenai hak karyawan, manajer SDM akan menginformasikan mengenai tunjangan, gaji pokok, dan upah lembur. 2. Proses pencatatan telah menggunakan sistem komputerisasi. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan, ditemukan pelaksanaan pencatatan dalam proses penggajian dilakukan dengan sistem
67
komputerisasi. Ini dilakukan untuk memudahkan dalam pengoperasian perusahaan dan menghindari adanya risiko kehilangan data. Penulis juga melakukan wawancara dengan manajer SDM, dalam wawancaratersebut penulis mendapatkan contoh komputerisasi yang dilakukan perusahaan, yaitu: manajer SDM akan melihat hasil hadir karyawan yang telah dikirim dari kantor pos pusat. Lalu manajer SDM melakukan peng-copy-an data ke Ms. Excel, lalu bagian SDM akan melakukan segala perhitungan gaji karyawan dengan Ms. Excel. 4.2.5 Evaluasi Pemantauan Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer akuntansi. penulis menemukan beberapa bentuk pemantauan yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga praktik bisnisnya, yaitu: 1. Pemeriksaan atas keabsahan dokumen yang dilakukan secara berkala Bentuk pemeriksaan atas keabsahan yang dilakukan perusahaan yaitu dalam bentuk pengecekkan yang dilakukan manajer akuntansi dari manajer SDM dan kepala kantor dari manajer akuntansi. Sebelum diserahkan kepada kepala kantor pemeriksaan dokumen selalu dilakukan, ini merupakan prosedur baku perusahaan. Dengan adanya prosedur ini risiko kecurangan dapat dihindari. Namun informasi ini hanya penulis dapatkan melalui wawancara dengan manajer SDM. Penulis tidak dapat membuktikan validitas dari hasil wawancara tersebut disebabkan keterbatasan akses. 2. Perusahaan akan memberikan sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran baik disengaja ataupun tidak disengaja
68
Perusahaan secara profesional akan memberikan sanksi bagi karyawan yang tidak taat pada peraturan. Ini dikarenakan perusahaan ingin membentuk karakter kedisiplinan yang kuat dalam bekerja. a. Sanksi tertulis Karyawan yang menerima sanksi tertulis sampai 3 kali akan diberhentikan oleh perusahaan. Namun perusahaan tidak selalu memberikan surat peringatan secara berurut, tetapi dapat pula langsung memberikan sanksi tertulis ke 2 atau ke 3 dinilai dari pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. b. Teguran lisan Teguran lisan diberikan perusahaan bagi karyawan yang pelanggarannya masih bersifat ringan atau dapat diperbaiki. c. Pemotongan gaji Sanksi ini diberikan perusahaan bagi karyawan yang dinilai melakukan pelanggaran yang tidak seharusnya/melanggar peraturan yang ada. Karena sebelum mulai bekerja untuk perusahaan, karyawan sudah diberikan informasi mengenai peraturan perusahaan. 4.3 Kendala-Kendala yang Dialami Perusahaan dalam Penerapan Pengendalian Internal atas Sistem Penggajian 4.3.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian Dalam evaluasi lingkungan pengendalian, penulis menemukan beberapa kelemahan yang digolongkan ke dalam subkomponen dari komponen tersebut, yaitu sebagai berikut:
69
1. Integritas dan nilai etika a. Terjadi nepotisme dalam penerimaan karyawan pada perusahaan. Melalui wawancara dengan manajer SDM, penulis tidak menemukan kelemahan dalam penerapan integritas dan nilai etika dalam penerimaan karyawan. Karyawan yang diterima adalah calon karyawan yang benar-benar mempunyai keahlian dibidangnya. Bukan karena masih kerabat dari salah satu kepala kantor atau manajer yang menjabat diperusahaan tersebut. Ditambah lagi dengan karyawan outsourcing, yaitu karyawan yang bekerja karena rekomendasi dari anak perusahaan PT Pos Indonesia. Anak perusahaan tersebut merekomendasikan karena sebelumnya ada pelatihan (training) terhadap calon karyawan tersebut. Bagian SDM melakukan perekrutan dengan tetap mengikuti prosedur yang ada yang dinilai dapat menghasilkan kinerja yang baik. 2. Kebijakan perubahan status kerja Melalui
wawancara
yang
penulis
lakukan,
penulis
menganalisa
adanyakelemahan dalam kebijakan perubahan status kerja, yaitu: Dalam perubahan status kerja seharusnya terdapat peraturan tertulis / baku yang menyebutkan karyawan mendapatkan kenaikan status jika telah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan perusahaan yaitu dengan melihat seberapa lama masa kerja karyawan dan bagaimana kinerja dari karyawan tersebut. Tetapi dalam praktiknya, prosedur itu telah dijalani namun yang memberikan keputusan perubahan status kerja adalah kantor pusat yang kemungkinan besar tidak sepenuhnya mengetahui kinerja karyawan yang ada di kantor cabang. 4.3.2 Evaluasi Penilaian Risiko Penulis menemukan kelemahan dari evaluasi penilaian risiko yang ada dalam perusahaan. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM
70
,penulis tidak menemukan kelemahan. Karena absensi telah dilakukan secara komputerisasi. Yaitu dengan menempelkan sidik jari ke mesin tapping yang kemudian data tersebut akan muncul di komputer. Dan kesalahan yang mungkin akan terjadi sangat kecil karena data dari mesin tapping pun juga langsung masuk ke data kehadiran yang ada di web kantor pos pusat. Tapi jika pada saat mesin dalam masa perawatan atau diperbaiki, kemungkinan atas kecurangan dalam proses absensi sangat besar. Karena karyawan melakukan absensi secara manual yaitu dengan menandatangani daftar kehadiran karyawan. 4.3.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Pada komponen aktivitas pengendalian penulis menemukan adanya kelemahan dalam penerapan komponen ini, yang digolongkan ke dalam subkomponen sebagai berikut: 1. Pemisahan tugas Dalam studi dokumentasi dan wawancara yang penulis lakukan terdapat kelemahan pada pemisahan tugas, yaitu: Perusahaan seharusnya memisahkan antara fungsi pencatatan waktu untuk perhitungan gaji dengan fungsi penyiapan daftar gaji.Karena hal ini dapat menimbulkan kecurangan. 2. Dokumentasi dan catatan Dalam wawancara yang penulis lakukan pada PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan memiliki kelemahan dalam dokumen dan catatan yang memadai, yaitu: PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan tidak memiliki dokumen atas otorisasi pendistribusian biaya gaji dari pusat. Karena keterbatasan informasi yang penulis terima, wawancara hanya menginformasikan bahwa biaya gaji yang telah
71
dihitung dan mendapat otorisasi dari bagian akuntansi dan kepala kantor, tidak menemukan dokumen otorisasi dari pusat. 3. Pengendalian Pengolahan Informasi Dalam wawancara yang penulis lakukan pada PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan memiliki kelemahan dikomponen pengendalian aplikasi, yaitu: PT Pos Indonesia Jakarta Selatan melakukan perhitungan gaji tidak menggunakan Payroll Software. Dalam hal ini yang menghitung gaji adalah bagian SDM. Bagian SDM hanya menggunakan software yang ada pada komputer yaitu Ms.Excel yang data penginputan gaji pokoknya di masukkan secara manual atau diketik oleh bagian SDM. 4.3.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi Dalam penerapan pengendalian internal dengan komponen informasi dan komunikasi, penulis menyimpulkan sejauh ini perusahaan telah berhasil menerapkan praktik bisnisnya dengan baik, yaitu: Tidak terjadi komunikasi 2 arah mengenai rincian gaji karyawan. Yang dimaksud adalah perusahaan mewajibkan karyawan untuk mengambil slip gaji. Dengan begitu, karyawan dapat mengetahui jumlah gaji yang akan diterima pada bulan yang bersangkutan tanpa ada kesalahpahaman yang mungkin terjadi karena karyawan telah melihat perincian gajinya tersebut. 4.3.5 Evaluasi Pemantauan Melalui analisa atas wawancara, pengamatan dan studi kasus yang penulis lakukan, dalam evaluasi pemantauan. Penulis tidak menemukan kelemahan dalam evaluasi pemantauan karena prosedur penggajian PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dapat dilakukan dengan baik.
72
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menggunakan absensi secara komputerisasi dan selalu diawasi setiap karyawan yang melakukan absensi.Hal ini sangat kecil kemungkinan untuk salah catat atau tindak kecurangan. Namun mengenai proses penghitungan gaji karyawan, penulis menemukan kelemahan yaitu peng-input-an atas gaji pokok dimasukkan ke Ms. Excel secara manual. Hal ini dapat menyebabkan kecurangan (fraud). Proses pembayaran gaji ke karyawan telah dilakukan dengan baik.Karena setiap transaksi tersebut, disertai dengan otorisasi dari pihak atau bagian yang berbeda. Dengan begitu, dapat meminimalisir segala tindak curang (fraud). 4.4 Analisis Efektivitas Pengendalian Intern 4.4.1 Evaluasi atas Efektivitas Pengendalian Intern Perusahaan. Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas efektivitas pengendalian intern perusahaan terutama yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan tetap/lokal. Untuk melihat sejauh mana pengendalian intern diterapkan di dalam perusahaan, maka penulis menggunakan Internal Control Questionnaires (ICQ) dengan jawaban “Ya” dan “Tidak”. Apabila jawaban “Ya” lebih banyak berarti perusahaan memiliki pengendalian intern yang cukup baik. Sebaliknya, jika jawaban “Tidak” lebih banyak berarti pengendalian intern yang dimiliki oleh perusahaan memerlukan analisa lebih lanjut untuk mengidentifikasikan kelemahan-kelemahan yang terjadi. Kelemahankelemahan tersebut merupakan temuan pemeriksaan yang perlu ditelaah lebih lanjut guna menemukan cara untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. Pengendalian intern dapat dikatakan efektif jika pengendalian intern tersebut dapat memenuhi sasaran yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen perusahaan. Sasarannya adalah dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan khususnya untuk waktu kerja karyawan, dengan menggunakan mesin absensi tapping sidik jari. 73
Evaluasi atas efektivitas pengendalian intern perusahaan bersifat analisis kualitatif yaitu dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan penggajian dengan pengendalian intern terhadap sasaran yang ingin dicapai. Isi tentang Internal Control Questionnaire ada pada halaman lampiran beserta jawaban yang diisi oleh manajer SDM. Dari jawaban dalam Internal Control Questionnaire penulis menemukan kekuatan dan kelemahan dalam pengendalian intern penggajian perusahaan, yaitu: a.
Kekuatan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan 1. Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang tersusun secara layak dengan disertai uraian tugas dan wewenang dari masing-masing fungsi secara terperinci. 2. Secara umum, pegawai telah mengetahui dengan baik mengenai sistem dan prosedur penggajian yang dijalankan oleh perusahaan. 3. Setiap hal yang menyangkut kehadiran, baik izin, sakit, cuti dan lainnya harus selalu dicatat dengan lengkap oleh pegawai atau dilengkapi oleh personalia melalui informasi yang diperolehnya. 4. Perusahaan telah mengontrol kehadiran karyawan dengan baik melalui fungsi pengawasannya setiap hari di tiap departemen. 5. Setiap hal yang menyangkut kenaikan gaji harus diotorisasi oleh pejabat pegawai selain personalia, dalam hal ini kepala kantor ataupun manajer keuangan. 6. Untuk lembur, harus mendapatkan perintah dari manajer yang kemudian akan dicatat oleh personalia karyawan mana saja yang akan lembur.
74
7. Pada saat lembur, selalu ada fungsi yang mengontrol khususnya untuk jam dimulainya dan selesainya lembur. Dalam hal ini yang menjadi fungsi yang mengontrol absen lembur adalah wakil kepala kantor. 8. Perusahaan selalu menerbitkan dokumen penggajian untuk pembayaran gaji. 9. Pendistribusian dokumen telah dilakukan tepat waktu untuk menghindari kemacetan dalam operasi perusahaan. 10. Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah diotorisasi secara memadai. Ketidakcukupan dalam otorisasi membuat dokumen tidak sah dan proses tidak dapat dilanjutkan. b.
Kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan 1. Jika ada kenaikan gaji atau perubahan status kerja, seharusnya perusahaan melakukan pertimbangan menurut karyawan yang memiliki kinerja yang bagus. Karena karyawan PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dapat mengetahui karyawan tersebut berubah status kerja atau kenaikan gaji diputuskan oleh kantor pos pusat yang berada di Bandung. 2. Perusahaan tidak mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu termasuk untuk fungsi personalianya. 3. Perusahaan belum memiliki pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi pembuatan daftar gaji dengan fungsi perhitungan gaji karyawan. Dimana semua kegiatan tersebut menjadi wewenang dari bagian SDM. 4. Perusahaan tidak menggunakan payroll software untuk perhitungan gaji karena perusahaan hanya memanfaatkan software yang ada di komputer yaitu Microsoft Office.
75
Melalui jawaban Internal Control Questionnaire dan wawancara kepada manajer SDM, dapat disimpulkan bahwa secara umum perusahaan telah memiliki pengendalian intern penggajian yang cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian inter tersebut. Selain itu sasaran untuk karyawan dapat memiliki kedisiplinan dalam ketepatan waktu kerja juga telah tercapai. Karena adanya penggunaan mesin absensi tapping sidik jari. Karyawan tidak dapat lagi melakukan kecurangan seperti titip absen kepada karyawan lain, sehingga karyawan jadi lebih memiliki rasa tanggung jawab terhadap ketepatan waktu kerja. Maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan sudah cukup efektif. Walaupun masih ada beberapa kelemahan yang memerlukan perhatian lebih lanjut. Namun dari kelemahan-kelemahan yang ditemukan, maka perusahaan dapat menindak lanjuti dengan mencari cara yang baik untuk memperbaiki kelemahan tersebut, sehingga perusahaan dapat memiliki pengedalian intern yang lebih baik lagi khususnya dalam sistem penggajian karyawan.
76
