BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai nilai keuntungan yang didapat dari sebuah investasi Teknologi Informasi (TI), dalam hal ini adalah investasi untuk pembuatan dan pembelian perangkat TI seperti software dan hardware yang dapat dihitung dengan menggunakan metode Information Economics. Secara garis besar dengan metode Information Economics kita dapat membagi dua komponen pokok dalam analisa implementasi MDP Online pada PT Toyota Astra Motor, yaitu : 1.
Analisa Biaya dan Manfaat Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang akan
diperoleh oleh perusahaan dengan mengimplementasikan MDP Online ini. Penilaian analisa biaya dan manfaat dilihat dari dua faktor yaitu Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada. Dalam analisa biaya dan manfaat ini, biaya-biaya yang di keluarkan serta manfaat-manfaat yang di dapatkan kemudian akan dikelompokkan dalam traditional cost benefit analysis, value linking, value acceleration, dan value restructuring. Berdasarkan hasil penelitian yang didapat terhadap implementasi MDP Online pada perusahaan, tidak ditemukannya adanya pembentukan fungsi atau kegiatan bisnis baru pada PT Toyota Astra Motor sehingga metode Innovation Valuation tidak diperhatikan.
82
83 2.
Analisa Nilai dan Resiko Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan di hadapi
oleh perusahaan dengan mengimplementasikan MDP Online. Penilaian ini juga dipandang dari faktor Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada. Hasil analisa biaya dan manfaat menghasilkan persentase return on investment (ROI) yang kemudian akan digabungkan dengan analisa nilai dan resiko perusahaan dalam information economics scorecard yang akan memberikan skor pada proyek MDP Online. Skor akhir ini dicerminkan dalam tabel predikat untuk mengetahui seberapa baik dan layak implementasi MDP Online pada perusahaan. 4.1 Analisa Biaya dan Manfaat Analisa cost-benefit merupakan sebuah sarana atau alat untuk mengukur keuangan yang umum dalam menaksir alternatif dan menentukan hasil. Analisa cost-benefit memungkinkan perusahaan untuk mencari tahu apakah sebuah keputusan yang dibuat mampu memberikan tambahan nilai. Untuk alasan ini, analisis cost-benefit menjadi titik awal dalam perhitungan dengan metoda information economics. Untuk mengetahui seberapa baik suatu investasi TI yang telah dilakukan, diperlukan analisis cost-benefit yang meliputi analisa biaya pengembangan proyek (Development Cost) yang akan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (Development Cost Worksheet), analisa biaya berjalan proyek (Ongoing Expanses) yang akan menggunakan lembar kerja biaya berjalan (Ongoing Expanses Worksheet) dan kemudian akan di konversikan dampak ekonomis kedalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics impact worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun kedepan semenjak MDP Online dibuat yaitu dari tahun 2006 sampai dengan 2010.
84 4.1.1
Analisa Biaya Pengembangan Dalam pengimplementasian sistem dibutuhkan dana untuk mengembangkan
proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya perangkat keras (hardware), biaya perangkat lunak (software), dan biaya tenaga kerja. Total Development Cost Implementasi MDP Online sebesar US$ 64,432. Penjabarannya adalah sebagai berikut : Biaya perangkat keras, merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Investasi yang dilakukan adalah pembelian sebuah server. Untuk rincian biaya perangkat keras yang dikeluarkan dapat dilihat pada tabel4.1. Hardware Pricing Server Compaq Proliant DL385 O2.4 GHz Cisco Router 2621XM –IP Sec Backup Service for Server
Price ($)
QTY
Amount (USD)
20,000
2
40,000
250 150
2 1 Total
500 150 40,650
Tabel 4.1 Rincian Biaya Perangkat Keras
Pengembangan MDP Online ini membutuhkan biaya lisensi perangkat lunak yang terdiri dari biaya Windows Server 2003 Ent, SQL Server 2000 Ent, Anti-defacement Software, SQL CAL 2000, dan Windows CAL 2003. Untuk rincian biaya perangkat lunak yang dikeluarkan dapat dilihat pada tabel 4.2. Software Pricing
Price ($)
Windows Server 2003 Ent SQL Server 2000 Ent Anti-defacement Software SQL CAL 2000
1,600 4,200 1,250 110
Qty 2 1 1 5
Amount (USD) 3,200 4,200 1,250 550
85 Software Pricing
Price ($) 25
Windows CAL 2003
Qty 5 Total
Amount (USD) 125 9,325
Tabel 4.2 Rincian Biaya Perangkat Lunak
Pengembangan MDP Online ini membutuhkan tenaga kerja antara lain Project Manager, System Analyst, Developer, Tester dan Project Admin yang bekerja selama jangka waktu 2 bulan, sehingga rincian biaya tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pengembangan MDP Online dapat dilihat pada tabel 4.3.
Resource : Project Manager System Analyst Developer Tester Project Admin
Man 1 1 2 1 1
Day 8 18 25 7 5
MD Rate Sub Total Amount (Rp.) (Rp) (USD) 2,731 2,950,000 23,600,000 2,550,000 45,900,000 5,312 1,150,000 57,500,000 6,655 1,150,000 8,050,000 931 750,000 3,750,000 434 Total 16,063 Discount 10% 1,606 Grand Total 14,457
Tabel 4.3 Rincian Biaya Tenaga Kerja
Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan MDP Online yaitu sebesar US$ 64,432. Berikut total biaya pengembangan MDP Online yang ditunjukkan pada tabel 4.4. Keterangan 1. Biaya Hardware 2. Biaya Software 3. Biaya Tenaga Kerja Total
Jumlah (USD) 40,650 9,325 14,457 64,432
Tabel 4.4 Lembar Kerja Biaya Pengembangan ( Development Cost Worksheet )
Penghitungan biaya pengembangan ini akan dikonversikan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics impact worksheet).
86 4.1.2
Analisa Biaya Berjalan Selain biaya investasi awal yang dikeluarkan terdapat juga biaya yang berjalan
selama 5 tahun implementasi MDP Online dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2010. Biaya berjalan ini terdapat dua jenis, yaitu biaya pemeliharaan (maintenance) dan biaya operasional. Penjelasannya sebagai berikut. 1.
Biaya pemeliharaan (maintenance) perangkat keras dan piranti lunak yang dilakukan setiap 1 tahun sekali, termasuk biaya pemeliharaan aplikasi, pemeliharaan database, pemeliharaan server dengan biaya tiap bulannya sebesar $700,-.
2.
Biaya infrastruktur komunikasi meliputi pemakaian alokasi bandwith termasuk didalamnya colocation 1/3 rack dan dedicated line standard
256kbps sebesar
$1,500,- dan penggunaan cisco router sebesar $800,- setiap bulannya. Berikut rincian biaya yang sedang berjalan pada implementasi MDP Online selama lima tahun ke depan yang setiap tahunnya tidak mengalami kenaikan biaya, hal ini didasarkan perjanjian kerjasama dengan vendor terkait. Adapun harga kurs rupiah dapat dilihat pada tabel 4.5. Tahun
Harga Kurs
2005 2006 2007 2008 2009 2010
Rp 7,036 Rp 8,640 Rp 8,578 Rp 11,900 Rp 12,000 Rp 12,000
Tabel 4.5 Tingkat Kurs Dollar Sumber:http://www.bps.go.id/releases/Monthly_Inflation_Releases/
Biaya 1 2 Total
2006 8,400 27,600 36,000
2007 8,400 27,600 36,000
2008 8,400 27,600 36,000
2009 8,400 27,600 36,000
Tabel 4.6 Lembar Kerja Biaya Berjalan (Ongoing Expenses Worksheet)
2010 8,400 27,600 36,000
87 Keterangan : 1 = Biaya Maintenance 2 = Biaya infrastruktur 4.1.3
Analisa Dampak Ekonomis Bagi PT Toyota Astra Motor pengembangan proyek MDP Online ini akan
memberikan dampak yang besar dalam mendukung operasional perusahaan. Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya operasional yang terdiri dari penghematan biaya kertas untuk distribusi data MDP dan pembuatan laporan, serta penghematan tinta printer. Adapun penghitungan komponen-komponen pengurangan biaya sebagai manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1.
Penghematan Kertas dalam Distribusi Data MDP Sebelum adanya MDP Online setiap distribusi data MDP yang dikirim ke Main
Dealer pencetakan distribusi dilakukan dua kali, dimana pencetakan pertama berupa hard copy untuk pendokumentasian internal. Lalu hasil dari hard copy tersebut dikirim ke Main Dealer melalui Fax. Sehingga terjadi penghematan kertas sejumlah Rp.32,500 x 6 rim = Rp.195,000,-. Dan kertas Fax sejumlah Rp. 14,000 x 6 rim = Rp.84,000,-. Sehingga total penghematan kertas yaitu Rp.279,000,- ($39.65) 2.
Penghematan Kertas dalam Pembuatan Laporan Setiap distribusi yang dikirim ke Main Dealer akan dibuat laporan detail per Main
Dealer/Dealer. Tetapi setelah adanya sistem, pendokumentasian secara hardcopy tidak diperlukan lagi dikarenakan semua data tersimpan di dalam database sistem yang dapat dilihat kapan saja secara online. Sehingga terjadi penghematan kertas untuk pembuatan laporan sejumlah Rp. 32,500 x 15 rim = Rp.487,500,-. ($69.27)
88 3.
Penghematan tinta printer Seperti yang telah dibahas diatas, distribusi dan laporan dicetak untuk
pendokumentasian internal. Hal ini menyebabkan penghematan tinta printer hitam sebanyak $77.42 x 6 tinta hitam = $464.52 Sumber:http://alattulis.indonetwork.co.id/group+50869/kertas.htm,http://bhineka.com/products/SKU0060 7625.aspx.
Ringkasan biaya pengurangan disesuaikan dengan adanya tingkat inflasi yang berubah tiap tahun. Berikut tabel tingkat inflasi yang akan digunakan pada tabel 4.7. Tingkat inflasi Tahun
Perkiraan Tingkat Inflasi
Tingkat Inflasi yang Digunakan
2007
5% - 7%
6.59%
2008
6% - 12%
11.10%
2009 2010
5.5% - 10% 5.5% - 10%
9% 8%
Tabel 4.7 Tingkat Inflansi
Sumber:www.bps.co.id,www.antara.co.id Tabel 4.8 menunjukkan ringkasan pengurangan biaya operasional dari implementasi MDP Online yang dipengaruhi oleh tingkat inflasi No 1 2 3
2006 $39.65 $69.27 $464.52
2007 $42.26 $73.83 $495.13
2008 $46.95 $82.03 $550.09
2009 $51.18 $89.41 $599.60
2010 $55.27 $96.57 $647.57
Total
$573.44
$611.22
$679.07
$740.19
$799.41
Tabel 4.8 Ringkasan Kuantifikasi Manfaat Langsung
Keterangan : 1 = Penghematan Kertas dalam Distribusi Data MDP 2 = Penghematan Kertas dalam Pembuatan Laporan 3 = Penghematan tinta printer
89 Setelah dilakukan perhitungan biaya pengembangan dan biaya yang sedang berjalan, serta manfaat langsung implementasi MDP Online telah dikalkulasikan maka langkah berikutnya adalah memasukkan angka-angka biaya dan manfaat langsung ke dalam kertas kerja dampak ekonomis (Economic Impact Worksheet) sehingga diketahui besar Return on Investment (ROI) yang pertama. Kertas kerja dampak ekonomis memberikan gambaran mengenai perkiraan arus kas masuk selama lima tahun yaitu : Bagian A merupakan biaya awal investasi MDP Online yaitu $64,432. Manfaat ekonomis bersih belum diikutsertakan dalam perhitungan pada Traditional Cost Benefit. Bagian pengurangan biaya pada bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsung. Pendapatan sebelum pajak sama dengan jumlah pengurangan biaya karena manfaat ekonomis bersih belum diperhitungkan dalam kertas kerja yang pertama ini. Selanjutnya pendapatan sebelum pajak dikurangi dengan biaya berjalan yang terdapat pada tabel 4.6 Lembar Biaya Berjalan, sehingga didapat aliran kas untuk setiap tahunnya. Simple ROI yang pertama didapat dari jumlah aliran kas setiap tahun yaitu $176,596.67 dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan total investasi sebesar $64,432 sehingga didapat Simple ROI sebesar -0.54%. Sehingga pada bagian penilaian (bagian D), Simple ROI mendapat skor sebesar 0. Untuk selengkapnya, kertas kerja dampak ekonomis ini dapat dilihat pada tabel 4.9 Lembar Kerja Dampak Ekonomis.
A. Biaya Investasi Pengembangan Sistem
$64,432
B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan 2006
Manfaat nilai ekonomis (+) Pengurangan biaya = Pendapatan sebelum pajak (-) Biaya berjalan = Arus Kas
0
TAHUN 2007 0
TOTAL 2008
2009
2010
0
0
0
$573.44
$611.22
$679.07
$740.19
$799.41
$573.44
$611.22
$679.07
$740.19
$799.41
$36,000 $-35,426.56
$36,000 $-35,388.78
$36,000 $-35,320.93
$36,000 $-35,259.81
$36,000 $-35,200.59
C. Simple ROI dihitung B/jumlah tahun/A
$-176,596.67 -0.54%
($-176,596.67 / 5 / $64,432 ) * 100% D. Scoring, Economic Impact Score 0 1 2 3 4 5
Simple ROI < 1% 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% > 899% Tabel 4.9 Lembar Kerja Dampak Ekonomis
90
91 4.1.4
Value Linking Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial efek dari perubahan
performa sebuah fungsi atau proses atau pengaruh terhadap peningkatan kinerja perusahaan, dimana nilai tersebut tidak tergantung terhadap waktu. Value Linking dari implementasi MDP Online adalah : 1. Peningkatan Janji Delivery Kepada Customer Adanya Estimasi pengiriman unit mobil kepada pelanggan tentunya akan dapat meningkatkan kepuasan dari pelanggan. Hal ini tentunya akan dapat meningkatkan citra perusahaan di mata pelanggannya. Namun hal ini belum dapat terwujud sebelum perusahaan menggunakan sistem MDP Online. Pada sistem sebelumnya, proses distribusi yang dilakukan bagian Vehicle Logistic Divison menggunakan 3 hari kerja dalam prosesnya, selain itu perubahan dari proses MDP hanya dilakukan 2 kali setiap minggunya. Pada tahun 2005 perusahaan mencapai penjualan 182.767 unit, setelah perusahaan mengimplementasikan MDP Online penjualan PT Toyota Astra Motor terus mengalami peningkatan dengan keuntungan 3% dari dari setiap unit mobilnya, dimana harga tiap tahun mengalami kenaikan maxsimal 10%. Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis dari value linking dapat dilihat dengan lebih jelas dalam jangka waktu 5 tahun dengan laporan peningkatan penjualan dapat dilihat pada tabel 4.10 di bawah ini. No 1
2006 123.703
2007 150.677
2008 212.150
2009* 144.600
2010 154.700
2
3%
3%
3%
3%
3%
3
$1,338,894,977
$1,676,277,180
$1,813,123,273
$1,225,514,078
$1,311,113,610
4
$40,166,849
$50,288,315
$54,393,698
$36,765,422
$39,333,408
Tabel 4.10 Ketepatan Dalam Pencapaian Janji Kepada Customer
Keterangan 1 = Total Penjualan
92 2 = Keuntungan yang diperoleh 3 = Harga Total Penjualan Mobil berdasarkan data total keuntungan PT Toyota Astra Motor 4 = Total Keuntungan * = Penurunan Unit terkait dengan Keadaan Ekonomi 2. Peningkatan Akurasi Data MDP Perubahan proses pertukaran data dari yang bersifat manual ke otomatisasi juga berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan MDP. Tingkat kesalahan yang dapat menyebabkan tidak akuratnya informasi yang diterima oleh Main Dealer atau Dealer dalam menerima distribusi kendaraan yang PT Toyota Astra Motor berikan setiap bulannya. Berdasarkan penelitian dengan beberapa bagian yang terkait proses distribusi, tingkat kesalahan sebelum diimplementasikannya MDP Online adalah 18.5% dengan akurasi data 81.5%, sedangkan setelah diimplementasikan MDP Online tingkat kesalahannya berkurang menjadi 4% dengan akurasi data 96%. Jumlah keuntungan yang dicapai oleh perusahaan sebelum diimplementasikannya MDP tahun 2005 yaitu (3 % x $2,317,979,264 = $69,539,378), jika tingkat kesalahan dalam pembuatan MDP sebesar 18.5 % pada tiap tahunnya maka kerugian yang akan di tanggung perusahaan diperkirakan sekitar $69,539,378 x 18.5% = $12,864,785. Dengan diimplementasikannya MDP Online ini tingkat kesalahannya sebesar 4% dari jumlah keuntungan tahun 2006 yaitu (3 % x $1,338,894,977 = $40,166,849) menjadi $40,166,849 x 4% = $1,606,674. Jadi penghematan yang bisa dilakukan dengan adanya sistem ini adalah $12,864,785- $1,606,674 = $11,258,111,-
93 Penghematan biaya dari tingkat kesalahan dalam pembuatan MDP Online dalam lima tahun kedepan dapat dilihat pada tabel berikut ini, dengan kenaikan 10% tiap tahunnya.
2006 $11,258,111
2007 $12,383,922
2008 $13,622,314
2009 $14,984,546
2010 $16,483,000
Tabel 4.11 Peningkatan Akurasi Data MDP
Ringkasan penghematan dengan dengan pengimplementasian MDP Online di PT Toyota Astra Motor dengan menggunakan metode value linking dapat dilihat pada tabel 4.12. No 1
2006 $40,166,849
2007 $50,288,315
2008 $54,393,698
2009 $36,765,422
2010 $39,333,408
2
$11,258,111
$12,383,922
$13,622,314
$14,984,546
$16,483,000
$51,424,960.2
$62,672,237.4
$68,016,012.4
$51,749,968.0
$55,816,408.5
Total
Tabel 4.12 Ringkasan Kuantifikasi Value Linking
Keterangan : 1 = Peningkatan Janji Delivery Kepada Customer 2 = Peningkatan Akurasi Data MDP 4.1.5
Value Acceleration Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi keuangan perusahaan dimana
percepatan perolehan manfaat dan penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam hubungan sebab akibat, biasanya dipicu oleh suatu waktu atau perbaikan di bagian lain (ripple effect). Value acceleration dari implementasi MDP Online adalah : 1.
Distribusi Data MDP lebih cepat dan akurat Dengan implementasi MDP Online ini dapat dilihat bahwa distribusi data MDP
lebih cepat dan akurat kepada Main Dealer ataupun Branch yang tadinya memakan
94 waktu 3 hari pengiriman menjadi 10 menit. Hal ini dapat membantu dalam proses administrasi dan membantu sales dalam proses penyerahan kendaraan kepada customer. Pada proses ini terjadi penghematan tenaga kerja dalam proses distribusi MDP selama 3 hari kerja. Pada tahun 2005 pembuatan MDP dilakukan oleh 2 orang, dengan gaji staff yang membuat MDP adalah sebesar Rp. 3,5 juta per bulan dan dalam 1 bulan ada 20 hari kerja. Satu hari kerja adalah 8 jam sehingga di dapatkan gaji karyawan tersebut adalah Rp. 21,875/jam. Jika pembuatan MDP dilakukan selama 3 hari, maka biaya yang dikeluarkan untuk 2 orang staff yaitu Rp. 21,875/jam x 3 hari x 8 jam x 2 Orang= Rp. 1,050,000, dimana staff tersebut tidak mengerjakan pekerjaan lainnya hanya khusus membuat distribusi. Dalam waktu satu tahun, sebelum adanya MDP maka untuk melakukan proses distribusi memakan biaya sebesar Rp. 1,050,000 x 12= Rp. 12,600,000,- ($1,791) Dengan bergantinya sistem menjadi MDP Online, proses distribusi dapat dilakukan lebih cepat dan tepat pada waktunya sehingga Dealer dapat melakukan janji delivery secara tepat kepada customer. Setelah adanya MDP, proses distribusi hanya dilakukan selama 10 menit maka akan terjadi penghematan Rp. 21,875/60 menit = Rp. 364/menit. Untuk pengerjaan MDP selama 10 menit dengan total biaya 364/menit x 10 = Rp. 3,640,-. Dalam waktu satu tahun, penghematan yang terjadi yaitu 12 bulan x Rp. 3,640 = Rp. 43,680 ($5) (MDP dilakukan oleh 1 orang). Jadi penghematan yang bisa dilakukan dengan adanya sistem ini selama 1 tahun adalah $1,791 - $5 = $1,786,-. Dikarenakan adanya kenaikan gaji karyawan setiap tahun sebesar 10%, maka biaya yang dapat keluar untuk setiap karyawan semakin bertambah. Ringkasan Value acceleration dapat dilihat pada Tabel 4.13
95
2006
2007
2008
2009
2010
$1,786
$1,964
$2,161
$2,377
$2,614
Tabel 4.13 Pengematan Biaya Karyawan
2.
MDP Revised lebih cepat Dengan adanya sistem MDP Online maka untuk proses pengiriman atau
pembatalan pengiriman dapat dengan cepat diperoleh oleh Main Dealer atau Branch untuk diinformasikan kepada pelanggan setiap hari atau setiap jam. Sebelum adanya sistem MDP Online, proses ini dilakukan 2 kali dalam 1 minggu. Proses revisi yang dilakukan setiap hari senin dan kamis hanya 20 revisi maka dalam 1 minggu sebanyak 40 revisi. Jika 1 transaksi bernilai Rp. 100,000,000 maka perusahaan tidak akan kehilangan nilai sebesar Rp. 100,000,000 x 40 = Rp. 4,000,000,000,-. Jika perusahaan hanya mengambil 3% dari harga Rp. 4,000,000,000, maka Perusahaan tidak akan kehilangan keuntungan sebesar Rp. 120,000,000/1 minggu. Jika dalam 1 tahun terdapat 12 bulan dan satu bulan terdapat 4 minggu dan 1 minggu 5 hari kerja, maka dalam 1 tahun nilai yang didapat perusahaan adalah 12 x Rp. 120,000,000 x 4= Rp. 5,760,000,000,- ($818,647) Dengan adanya MDP Online maka revisi dapat dilakukan setiap harinya, 1 minggu 5 hari kerja dan 1 hari terdapat 10 revisi MDP maka dalam 1 minggu terdapat 50 revisi yang dapat dilakukan, jika 1 transaksi bernilai Rp. 114,000,000 maka perusahaan tidak akan kehilangan nilai sebesar Rp. 114,000,000 x 50 = Rp.5,700,000,000,-. Jika perusahaan hanya mengambil 3% dari harga Rp.5,700,000,000, maka Perusahaan tidak akan kehilangan keuntungan sebesar Rp.171,000,000/1 minggu. Jika dalam 1 tahun terdapat 12 bulan dan satu bulan terdapat 4 minggu 1 minggu 5 hari kerja, maka dalam 1
96 tahun nilai yang didapat perusahaan adalah 12 x 171,000,000 x 4= Rp. 8,208,000,000,($950,000). Jadi perusahaan tidak akan kehilangan total keuntungan selama 1 tahun adalah $950,000- $818,647 = $131,353. Jika kenaikan harga perunit untuk setiap tahunnya sebesar 10%, maka perusahaan tidak akan mengalami kerugian. Ringkasan Value acceleration pada penghematan MDP Revised dapat dilihat pada Tabel 4.14. 2006 $131,353
2007 $144,488.35
2008 $158,937.18
2009 $174,830.90
2010 $192,313.99
Tabel 4.14 Tabel Penghematan MDP Revised
Maka ringkasan Value Acceleration dapat dilihat pada tabel 4.15 No 1 2 Total
2006 $1,786 $131,353 $133,139
2007 $1,964 $144,488.35 $146,453
2008 $2,161 $158,937.18 $161,098
2009 $2,377 $174,830.90 $177,208
2010 $2,614 $192,313.99 $194,928
Tabel 4.15 Tabel Ringkasan Value Acceleration
Keterangan : 1 = Distribusi Data MDP lebih cepat dan akurat 2 = MDP Revised lebih cepat Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis value acceleration juga dimasukkan ke dalam perhitungan lembar kerja dampak ekonomis. Hasil value acceleration dapat dilihat pada lembar kerja dampak ekonomis Tabel 4.17. 4.1.6
Value Restructuring Value Restructuring merupakan peningkatan produktifitas yang didapat dari
kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi otomasi perusahaan dengan manfaat yang lebih rendah menjadi lebih tinggi. Pada sistem MDP Online tidak ditemukan adanya manfaat yang dapat dikuantifikasi dengan value
97 restructuring karena tidak terdapat peningkatan produktivitas dari kegiatan operasional menjadi kegiatan manajerial. 4.1.7
Innovation Valuation Innovation Valuation merupakan konsep yang digunakan untuk mengevaluasi
secara finansial manfaat-manfaat yang dapat menciptakan fungsi-fungsi baru di dalam organisasi sehingga mampu untuk mengubah cara bagaimana suatu organisasi menjalankan bisnisnya saat ini. Setelah dilakukan analisis, implementasi MDP Online yang ada di PT. Toyota Astra Motor tidak menciptakan innovation valuation karena sistem tidak menghasilkan manfaat atau fungsi baru menurut konsep innovation valuation sehingga tidak dilakukan kuantifikasi manfaat. 4.1.8
Ringkasan Penghematan dan Lembar Kerja Ringkasan penghematan dengan adanya implementasi MDP Online yang ada di
PT. Toyota Astra Motor dengan menggunakan metode value linking dan value acceleration dapat dilihat pada tabel 4.16. Jenis
2006
2007
2008
2009
Value Linking
$51,424,960.2
$62,672,237.4
$68,016,012.4
$51,749,968.0
$55,816,408.5
$133,139
$146,453
$161,098
$177,208
$194,928
$51,558,099
$62,818,690
$68,177,111
$51,927,176
$56,011,337
Value Acceleration Total Penghematan
2010
Tabel 4.16 Ringkasan Value Linking + Value Acceleration
Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis dengan adanya implementasi MDP Online yang ada di PT. Toyota Astra Motor dengan menggunakan metode value linking dan value acceleration yang dimasukkan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis dapat dilihat pada tabel 4.17.
98 Nilai ROI akhir didapat dari jumlah aliran kas setiap tahun yaitu $290,315,817 dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan total investasi sebesar $64,432, sehingga didapat nilai ROI akhir sebesar 901.15%. Sehingga pada bagian penilaian (bagian D), nilai ROI akhir mendapat skor sebesar 5.
A.
Biaya Investasi Pengembangan Sistem
$64,432
B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan TAHUN Manfaat nilai ekonomis
2006
2007
TOTAL 2008
2008
2010
$51,558,099
$62,818,690
$68,177,111
$51,927,176
$56,011,337
$573.44
$611.22
$679.07
$740.19
$799.41
= Perolehan
$51,558,673
$62,819,302
$68,177,790
$51,927,916
$56,012,137
(-) Biaya berjalan = Arus Kas
$36,000 $51,522,673
$36,000 $62,783,302
$36,000 $68,141,790
$36,000 $51,891,916
$36,000 $55,976,137
(+) Pengurangan biaya
C. Simple ROI dihitung B/jumlah tahun/A
$290,315,817 901.15%
($290,315,817/5/$64,432) * 100% D. Scoring, Economic Impact Score 0 1 2 3 4 5
Simple ROI zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% over 899% Tabel 4.17 Lembar Kerja Dampak Ekonomis (TCBA + Value Linking + Value Acceleration)
99
100 4.2 Analisa Skor Corporate Value and Risk 4.2.1
Penilaian Faktor-Faktor Domain Bisnis Untuk faktor-faktor domain bisnis, skor nilai akan didapat dari hasil kuesioner
yang dibagikan kepada user yang berhubungan langsung dengan faktor-faktor domain bisnis. 4.2.1.1 Strategic Value 4.2.1.1.1 Strategic Match Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana proyek MDP Online mendukung dan membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Salah satu tujuan strategis PT. Toyota Astra Motor melakukan investasi adalah untuk distribusi data MDP kepada Main Dealer atau Branch lebih cepat dan akurat sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan penyerahan kendaraan terhadap customer dapat sesuai dengan schedule yang sudah ditentukan. Dari kuesioner yang dibagikan, hasil yang diperoleh dengan adanya implementasi proyek MDP Online adalah +4. 4.2.1.1.2 Competitive Advantage Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sebuah proyek MDP Online ini mampu mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan adanya MDP Online ini ternyata dapat membantu kinerja perusahaan. Karena data yang diperoleh lebih cepat dan akurat sehingga pelayanan terhadap pelanggan menguntungkan untuk bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sejenis. Dari kuesioner yang dibagikan, hasil yang diperoleh dengan adanya implementasi proyek MDP Online adalah +4.
101 4.2.1.1.3 Competitive Response Faktor ini berhubungan dengan tingkat kerugian atau kegagalan yang dapat berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan karena ditundanya implementasi MDP Online ini. Penundaan bisa berakibat fatal karena terlambat merespon kondisi pasar dan kepuasan pelanggan yang selalu berubah. Faktor ini menunjukkan tingkat respon organisasi yang cukup kritis dalam menganggapi perubahan pasar yang begitu cepat, terutama dalam memenuhi permintaan dan kepuasan pelanggan. Dari
kuesioner
yang
dibagikan,
hasil
yang
diperoleh
dengan
diimplementasikannya proyek MDP Online adalah +4. 4.2.1.1.4 Management Information Support Faktor ini berhubungan dengan kemampuan proyek MDP Online dalam menyediakan informasi secara tepat dan akurat untuk mendukung aktivitas utama dalam perusahaan. Dari
kuesioner
yang
dibagikan,
hasil
yang
diperoleh
dengan
diimplementasikannya proyek MDP Online adalah +4. 4.2.1.2 Project or Organizational Risk Faktor ini berkaitan dengan resiko yang muncul karena implementasi proyek MDP Online. Resiko ini bersifat jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada. Dari
kuesioner
yang
dibagikan,
hasil
diimplementasikannya proyek MDP Online adalah -1
yang
diperoleh
dengan
102 4.2.2
Penilaian Faktor-Faktor Domain Teknologi Untuk faktor-faktor domain teknologi, skor nilai akan didapat dari hasil kuesioner
yang dibagikan kepada pengguna (user) yang berhubungan langsung dengan faktorfaktor domain teknologi. Dalam domain teknologi, terdapat 3 bagian yang terdiri dari: Strategic Values (Stretegic IT Architecture), Competitive Strategy Risk (IT Strategy Risk) dan Organization Strategy Risk and Uncertainty (IT Definitional Uncertainty, IT Technical and Implementation, IT Service Delivery). 4.2.2.1 Strategic Values 4.2.2.1.1 Strategic IT Architecture Faktor ini berfokus pada tingkat evaluasi dimana proyek MDP Online dapat beraliansi dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Proyek MDP Online ini merupakan bagian integral dari perencanaan strategis perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan, hasil yang diperoleh dengan diimplementasikannya proyek MDP Online adalah +4. 4.2.2.2 IT Definition Uncertainty Faktor ini mengukur tingkat resiko dari implementasi proyek MDP Online dan faktor ini juga meliputi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Spesifikasi kebutuhan bisnis dan ruang lingkup area dari proyek MDP Online sudah dapat dideteksi dengan baik sehingga proyek ini dianggap mampu untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaaan. Dari
kuesioner
yang
dibagikan,
hasil
diimplementasikannya proyek MDP Online adalah -1.
yang
diperoleh
dengan
103 4.2.2.3 IT Technical Uncertanty& Infrastructure Risk Faktor ini digunakan untuk mengetahui resiko proyek MDP Online yang merupakan kombinasi dari keahlian baru, perangkat keras, piranti lunak, ketergantungan piranti lunak aplikasi dan ketergantungan implementasi aplikasi itu sendiri serta digunakan untuk mengukur tingkat resiko dari penyampaian sistem MDP Online terhadap pengguna yang bersifat jangka pendek hingga terjadi adaptasi terhadap sistem tersebut. Manajemen memandang hal tersebut sebagai hal yang wajar dalam implementasi sistem yang baru. Dengan pengimplementasian proyek MDP Online, diperlukan pelatihan terhadap user yang akan mengoperasikan sistem tersebut. PT. Toyota Astra Motor telah menyediakan pelatihan bagi user agar dapat terbiasa dengan sistem baru tersebut dan dapat memanfaatkan sistem tersebut secara benar dan maksimal, maka resiko ini mendapat skor rendah yaitu -2. 4.3 Skema Pembobotan Setelah mengerti strategi perusahaan maka langkah berikutnya adalah bagaimana menentukan bobot dari setiap faktor. Dalam kasus ini faktor ROI bisa saja tidak menjadi faktor dominan penentu keberhasilan projek ini, tetapi juga ikut ditentukan bersamaan dengan faktor lain. Dengan menentukan maksimal project skor yang akan didapat, maka manajemen dapat menentukan bobot dari masing – masing faktor. Setiap faktor ditentukan dengan penilaian skor (kuesioner) dan bobot tersebut berskala 0–5. Kebanyakan faktor bernilai positif, yang dapat diartikan project tersebut semakin penting. Beberapa faktor bernilai negatif, berarti project tersebut tidak memiliki pengaruh signifikan; ini diindikasikan dengan dengan nilai maksimum skor yang negatif.
104 4.3.1
Hasil Pembobotan Hasil pembobotan domain bisnis dan domain teknologi diperoleh dari sisi
manajemen dan pengguna sistem, sehingga didapat hasil seperti di bawah ini.
A. B.
A. B.
DOMAIN BISNIS Financial Values Return On Investment (ROI) Strategic Values Strategic Match Competitive Advantage Competitive Response Management IS for CSF’s Project Or Organizational Risk DOMAIN TEKNOLOGI Strategic Values Strategic IT Architecture Organization Strategy Risk & Uncertainty IT Definitional Uncertainty IT Technical and Implementation
Bobot
Maksimum skor
10
50
2 1 2 2 -1 Bobot
10 5 10 10 -5 Maksimum skor
3
15
-2 -2
-10 -10
Total
50 15 65
Total
-5 -10 -15
TOTAL VALUES: Domain Bisnis: Maksimal Skor Positif Domain Teknologi: Maksimal Skor Positif TOTAL RISK AND UNCERTAINTY Domain Bisnis: Maksimal Skor Negatif Domain Teknologi: Maksimal Skor Negatif Tabel 4.18 Ringkasan Hasil Pembobotan
4.3.2
Hasil Skor Kuesioner Hasil Skor Kuesioner dengan sample sebanyak 15 orang dari Main Deler ataupun Dealer adalah sebagai berikut: A. DOMAIN BISNIS
Skor dari Sample untuk ke-8 factor
Skor
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Strategic Values 1
Strategic Match
5
3
5
4
3
5
4
3
3
4
4
5
4
5
4
4
2
Competitive Advantage
4
4
4
5
4
5
4
5
4
5
4
5
4
4
5
4
3
Competitive Response
4
4
5
4
4
5
4
4
4
4
4
5
4
5
4
4
4
Management IS for CSF’s
4
5
5
4
4
4
5
4
4
4
5
4
5
5
5
4
5
Project Or Organizational Risk
1
1
1
2
1
2
1
2
1
2
2
1
2
1
1
1
1 Strategic IT Architecture
4
3
5
3
4
5
4
5
4
5
4
5
4
5
5
4
2 IT Definitional Uncertainty
2
2
1
1
1
2
1
2
1
1
2
1
2
1
1
1
3 IT Technical and Infrastructure Risk
1
1
2
2
2
3
2
3
1
1
2
1
2
2
1
2
B. DOMAIN TEKNOLOGI Strategic Values
Tabel 4.19 Ringkasan Hasil Skor
105
106 4.3.3
Information Economics Scorecard Setelah perhitungan ROI dan analisis nilai risiko korporat dilakukan, langkah
selanjutnya adalah memasukkan hasil pembobotan dan skor hasil analisis ke dalam Information Economics scorecard yang dapat dilihat pada Tabel 4.20. Factor adalah bobot dari setiap nilai (value) dan resiko korporasi (risk), sedangkan pada baris domain bisnis dan domain teknologi merupakan bobot dari hasil skor kuesioner yang dibagi. Untuk angka kolom ROI diperoleh dari lembar kerja dampak ekonomis value linking dan value acceleration. Dari proses perhitungan yang telah diuraikan, di dapat skor akhir proyek MDP Online adalah 83.
Evaluator
Business Domain FV
(Factor) Business Domain Technology Domain
Weighted Score
Technology Domain
SV
ORU
SV
ORU
ROI
SM
CA
CR
MI
BOR
SA
DU
TIR
10
2
1
2
2
-1
3
-2
-2
5
4
4
4
4
1 4
1
2
12
-2
-4
50 8 4 PROJECT SCORE Keterangan: ROI Measurement ROI = Return On Investment Business Domain Assesment FV = Financial Values SV = Strategic Values SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage CR = Competitive Response MI = Management IS for CSF’s ORU = Organization Strategy Risk and Uncertainty BOR = Business Organization Risk
8
8
-1
83
Technology Domain Assesment SA = Strategic IT Architecture DU = IT Definitional Uncertainty TIR = IT Technical and Implementation Risk
Tabel 4.20 Information Economics Scorecard
107
108 4.3.4
Predikat Implementasi Investasi Sistem Setelah memperoleh skor proyek yang sebelumnya ditampilkan dalam Information
Economics Scorecard, maka tahap terakhir ialah menentukan predikat proyek implementasi MDP Online pada PT. Toyota Astra Motor. Ada lima kelas ukuran dalam tabel predikat investasi proyek MDP Online tersebut, yaitu Sangat Kurang, Kurang, Cukup, Baik, dan Sangat Baik yang dapat dilihat pada Tabel 4.21 di bawah ini: Skor yang dicapai
Predikat
100 – 80
Sangat Baik
79 – 60
Baik
59 – 40
Cukup
39 – 20
Kurang
< 20
Sangat Kurang
Tabel 4.21 Predikat Projek MDP Online
Ukuran tersebut dirancang dengan memperhatikan skor tertinggi dan terendah dari penilaian Information Economics. Untuk menentukan skor tertinggi dan terendah dilakukan dengan cara : 1.
Predikat tertinggi akan dicapai apabila seluruh jumlah variabel manfaat (value) mencapai nilai tertinggi (5) dan jumlah variabel resiko (risk) mencapai nilai terendah (0), dengan kata lain skor total mencapai 100. Berikut rincian perhitungannya: (5 x 20) + (0 x (-7)) = 100
2.
Pembagian predikat berikutnya menggunakan perhitungan: - Total skor proyek (100) dibagi bobot skor penilaian (5), maka didapat nilai range 20.
109 - Nilai range (20) ini kemudian didistribusikan secara proporsional terhadap total nilai skor 100, sehingga total diperoleh lima predikat skor proyek yaitu Sangat Kurang, Kurang, Cukup, Baik, dan Sangat Baik. Berdasarkan kriteria dari kedua skor tersebut dapat dibuat tabel predikat implementasi proyek MDP Online seperti yang terdapat Tabel 4.21. Dalam tabel tersebut terdapat 5 jenis predikat dari sangat baik hingga sangat kurang yang dapat diberikan
terhadap
implementasi
sistem
MDP
Online.
Dari gambar predikat di atas, dapat dilihat bahwa investasi MDP Online adalah sangat baik (nilai proyek 83) sehingga dapat dikatakan bahwa investasi ini merupakan investasi yang layak dan menguntungkan bagi perusahaan. Selain itu, skor ROI yang didapatkan setelah implementasi menunjukan angka 5 sesuai dengan hasil SSI 2007 (index kepuasaan pelanggan) dimana PT Toyota Astra Motor menjadi peringkat pertama yang sebelumnya pada tahun 2005 peringkat kedelapan.
