BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1
Model Proses Pengadaan Bahan Baku Pada gambar 4.1 diperlihatkan alur Proses Pengadaan Bahan Baku yang
sedang berlangsung. Pada gambar diperlihatkan proses yang akan di Reka Ulang. Untuk proses Pengadaan Bahan Baku ini terdapat dua proses yang menjadi bagian terpenting yaitu Proses Pembelian (Purchasing) dan Proses Persediaan (Inventory Control). Dikarenakan PT. XYZ memproduksi berbagai macam item barang, maka Proses Pengadaan Bahan Baku dilakukan dengan perencanaan oleh Bagian Produksi agar kontinuitas dari Proses produksi tidak terganggu
Stock Material
Ada Material
Yes
Persiapan Produksi
Proses Produksi
Packing
No
Pembelian Barang
Reka Ulang Inventory Control
Warehouse
Customer
Gambar 4.1. Proses Pengadaan Bahan Baku Yang Sedang Berjalan
22
23
Purchase Order Customer
Stock Finish Good
No Ada
Produksi
Yes
Shipment To Customer
Stock Raw Material
No Ada Material
Yes
Perencanaan Produksi
Proses Produksi
Gambar 4.2 Detail Proses Persediaan
Proses Pembelian
24
Proses Pembelian
Pengecekan Material
Yes Produksi
Ada
No
Pembuatan PPB
Persetujuan Manager Logistik
Warehouse
Pembuatan Purchase Order
Delivery
Supplier
Gambar 4.3 Proses Pembelian
25
4.1.1 Prosedur Pembelian Barang 1.
Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan PPB ( Permintaan Pembelian
Barang)
dalam
rangkap
4
oleh
pihak
yang
membutuhbarang (User), sedangkan untuk pembelian bahan baku PPB dibuat oleh Bagian 2.
Warehouse setelah persediaan di Warehouse sudah mencapai titik batas minimum persediaan (Reorder Point). Batas Reorder point ini akan ditentukan oleh Manager Logistik.
3.
PPB ini ditanda tangani oleh user yang disetujui oleh Kepala Departemen masing-masing. Didalam PPB harus jelas dicantumkan spesifikasi barang yang dipesan. Kalau perlu diberikan contoh.
4.
Setelah ditandatangani , formulir PPB diberikan kepada Bagian Pembelian (asli/putih) Warehouse , User, dan Accounting apabila pembayaran diluar PO.
5.
Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerbitkan Purchase Order (PO) dalam rangkap 5 (lima) yang ditandatanagni oleh General Manager. Sedangkan untuk pembelian sampai dengan jumlah Rp.500.000,- tidak perlu dibuatkan PO, cukup sampai dengan PPB saja. Sedapat mungkin menghindari partial delivery, sehingga PO ini akan dibuat sesuai dengan kemampuan. Pengiriman oleh Supplier, PO ini akan didistribuikan ke Supplier (asli ) Pembelian, Accounting .
6.
Untuk pembelian diatas Rp. 2.000.000,- harus dilampirkan dengan minimal 3 penawaran harga.
26
7.
Apabila terjadi perubahan baik harga maupun kuantitas atas pemesanan barang, maka akan dibuatkan PO baru. PO lama dibatalkan dan dilampirkan dal;am PO baru untuk mereverse PO lama.
8.
Pada saat barang dating, maka user akan memeriksa untuk memastikan bagwa barang tersebut telah sesuai dengan pesifikasi pemesanan, sedangkan Bagian Warehouse akan memeriksa dari segi kuantitasnya dengan tingkat toleransi 10%.
9.
Setelah barang yang dating tersebut telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi (ukuran,model,mer, dll) maupun kuantitasnya,maka Bagian Warehouse akan membuat Tanda terima Barang (TTB) dalam rangkap 5 yang ditandatangani oleh User (Quiilty Control)
dan Bagian
Warehouse. TTB ini kan didistribusikan untuk (Supplier (asli), Warehouse(Copy1), User (Copy2),Accounting (Copy3) dan Pembelian (Copy4). 10.
Bagian pembelian akan membuat pencatatan dalam buku Pembelian yang memuat informasi sebagai berikut : 1.
Tanggal PO
2.
Nomor PO
3.
Nomor PPB
4.
Nama Supplier
5.
Kuantias Barang
6.
Harga Barang
7.
Tanggal Akan di Kirim
27
8.
Tanggal Order
9.
Contact Person
4.1.2 Prosedur Persediaan bahan baku, bahan pembantu, pembungkus, teknik bangunan dan sanitasi dan perlengkapan Produksi. 1. Bagian Warehouse bertanggung jawab sejak penerimaan sampai dengan pengeluaran barang dari Warehouse. Untuk itu bagian Warehouse akan melakukan pencatatan persediaan barang, baik penerimaan maupun pengeluaran barang dalam daftar Persediaan Barang. 2. Daftar persediaan Barang ini dibuat permasing-masing nama barang yang akan diberi nomor dan kode tertentu. Informasi yang akan ditampilkan dalam Daftar Persediaan Barang antara lain : 1.
Tanggal
2.
Pembelian
3.
Referensi
4.
Pemakaian Akhir
5.
Nama Barang
6.
Saldo Akhir
7.
Persediaan Barang
3. Setiap pengeluaran barang ( raw material ) dari Warehouse didasarkan atas Bon Permintaan Barang ( BPB ) Bahan baku diketahui oleh Supervisor Produksi dan disetujui oleh Manager Pabrik. Slip ini dibuat dalam rangkap 3 yang akan didistribusikan ke warehouse (asli), Accounting ( copy-1 ) dan Administasi
28
Produksi ( copy-2 ). Nomor untuk slip ini akan dibuat kode untuk tiap jenis barang. 4. Kode permintaan barang terdiri dari a
Raw material
b
Bahan Pembantu
c
Packaging
d
Teknik Bangunan
e
Sanitasi
f
Perlengkapan Produksi
4.1.3 Prosedur Persediaan Barang Jadi 1. Bagian warehouse akan menerima Barang jadi dari Bagian Produksi dalam satuan karton disertai slip Penyerahan Barang Jadi ( SPBJ ) untuk kemudian dicatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi ( DPBJ ). 2. Pengeluaran Barang Jadi hanya kan dilakukan apabila ada surat perintah Pengeluaran Barang dari Bagian penjualan. Oleh Bagian Warehouse akan dibuatkan Surat Jalan ( SJ ) dalam rangkap 5 yang ditandartangani oleh kepala warehouse dan Manager Logistik, serta didistribusikan ke Supplier ( asli -setelah cap akan dilapmpirkan pada saat ,menagih dan copy-1), Accounting ( copy-2), Penjualan (copy-3) dan Warehouse ( copy -4 ). 3. Berdasarkan SPPB tersaebut , bagian Warehouse akan mencatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi. 4. Untuk barang yang dikembalikan oleh customer (retur penjualan) akan dibuatkan nota Retur Penjualan (NRP) dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Penjualan
29
(asli ), Accounting (copy-2),Warehouse ( copy-3). Barang yang dikembalikan ini akan diterima oleh Kepala Warehouse. Sementara kriteria Kepala Warehouse boleh menerima retur atau tidak, akan ditentukan kemudian.
5. Pengambilan untuk sample dari warehouse untuk bagian Quality Assurance menggunakan form permintaan Barang (BPB ) - Sampling dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Warehouse (asli ), Quality Assurance ( copy-1), Accounting (Copy-2) BPB ini disetujui oleh QA Supervisor. Pengambilan barang untuk sample ini, apabila digunakan untuk keperluan pengetesan, BPB akan disetujui oleh QA Manager, sedangkan pengambilan sample untuk dijual BPB akan disetujui oleh General Manager.
4.1.4 Prosedur Laporan Barang Warehouse. 1. Kepala Warehouse dengan diketahui oleh Kepala Logistik akan membuat Laporan Mingguan dengan cut-offnya pada setiap hari Kamis malam dan laporan akan diserahkan ke Accounting Pada Senin Pagi. Kecuali apabila Hari Kamis tersebut mendekati akhir Bulan, maka Laporan Mingguan akan dibuat sekaligus Jadi
satu
dengan
Laporan
Bulanan.
Laporan
ini
didistribusikan
ke
Penjualan,Accounting, 2. Laporan Bulanan dibuat oleh Kepala Warehouse dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik setiap akhir bulan denga tembusan ke Penjualan, Accounting dan Technical Consultant
30
4.2
Masalah-Masalah DalamProses Yang Sedang Berjalan
4.2.1 Proses Persediaan Warehouse SPB (Surat Permintaan Barang ) yang dibuat oleh Warehouse tidak mengikuti prosedur, dikarenakan ketika melakukan Proses Produksi Manager yang harus menandatangani dokumen tersebut tidak berada ditempat. Hal ini dikarenakan sedang keluar ruangan atau berada dilokasi Produksi. Permasalahan yang timbul disini adalah Barang dari Warehouse telah diambil tanpa memakai SPB (Surat Permintaan Barang ) sehingga laporan Barang yang terpakai berbeda dengan aktual di Warehouse. Ini dikarenakan informasi yang digunakan masih berbentuk form-form kertas. Produksi BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang diterima oleh Bagian Produksi terlambat untuk ditanda tangani oleh Ka. Gudang , dikarenakan Manager Produksi belum memberikan tanda tangan, sehingga laporan pemakaian barang di Warehouse tidak sesuai dengan Persediaan Aktual di Lapangan. Perencanaan a
Bagian PPIC tidak mendapatkan data yang terbaru (up-to date) dari Warehouse sehingga menyebabkan kesalahan untuk reorder minimum item yang diperlukan untuk produksi, sehingga menganggu kelancaran kontinuitas produksi.
b
Adanya Informasi DPB (Daftar Permintaan Barang) oleh Bagian Produksi yang
terlambat
untuk
mengorder
barang/material
yang
dibutuhkan,
31
menyebabkan
PPIC
tidak
dapat
bekerja
secara
efisien
untuk
ProsesPenjadwalan Produksi, sehingga adanya leadtime untuk memenuhi Bagian Produksi. c Purchase Order dari Perusahaan yang satu grup, terkadang harus didahulukan. Order yang telah disetujui, sering berubah-berubah. Akibat Order yang berubah tersebut menyebabkan bahan baku yang telah dipesan dari supplier tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi dan dapat pula kekurangan bahan baku. 4.2.1 Proses Pembelian Perencanaan dan Penjadwalan Adanya permintaan barang dari Bagian Produksi diluar rencana, menyebabkan PPIC mempercepat lead time untuk barang yang dibutuhkan. Untuk proses Perencanan diBagian produksi menyebabkan PPIC tidak dapat memenuhi. Gudang a
Adanya raw material/bahan baku yang dicek berlainan lokasi, sehingga prosedur pengecekan memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan Informasi barang yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan / kehilangan koordinasi untuk penegecekan dengan bagian Gudang, terutama untuk kuantitas dan kualitas raw material . b
Raw material yang datang ketika jam istirahat karyawan Bagian Gudang, Akibatnya TTB yang harus ditanda tangani oleh Manager Logistik tertunda, dan barang dari Supplier belum bisa dimasukkan kedalam Gudang.
32
Proses Pembelian Adanya kebijakan bahwa untuk material diatas harga 2 juta harus dilampirkan dengan penawaran harga minimal dari 3 supplier. Dengan adanya keadaan seperti ini maka ada lead time untuk item-item yang dibutuhkan dengan segera oleh Bagian Produksi sehingga menganggu kontinuitas produksi.
4.3
Rincian Proses Yang Sedang Berjalan Pada bagian ini akan diperlihatkan model Proses Pengadaan Bahan Baku di
PT.XYZ , dimana didalamnya menyangkut data waktu
untuk masing-masing
aktivitas dan jumlah sumber daya manusia, waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam pelaksaan untuk masing-masing Departemen
33
Tabel 4.1 Rincian Proses Pembelian Barang Yang sedang Berjalan
Kegiatan
SDM Lama / Waktu
Bagian User /QC Membuat Permintaan Pembelian Barang Tunda Mendapat Persetujuan Ka. Departemen Tunda Menerima Barang / Material dari Gudang Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi Tunda Bagian Gudang Pengecekan Persediaan Barang / Material Tunda Mendapat persetujuan dari Manager Logistik Tunda Membuat Tanda Terima Barang Tunda Pemeriksaan Identitas dan Kuantitas barang Tunda Bagian Pembelian Penerimaan Permintaan Pembelian Barang Persetujuan Manager Tunda Membuat PPB untuk dijadikan Purchase Order Membuat Pertimbangan Harga dari 3 Supplier Tunda Membuat Purchase Order ke Supplier Tunda Mendapat Tanda Tangan General Manager Tunda Perubahan Harga Tunda Memberitahu Supplier bila ada Kekurangan Bahan ACCOUNTING Penerimaan Permintaan Pembelian Barang Tunda Persetujuan Manager Accounting
2
30
menit
1 3 2
1 1 1
hari jam Jam
1
1
Jam
1
1
Hari
2
30
Menit
2
1
Hari
1
15
menit
1 1
1 30
Hari menit
1
2
Hari
2
1
Jam
1
1
Hari
1 1
2 1
Hari Jam
1 1
2 1
Jam hari
34
Tabel 4.2 Rincian Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan
Kegiatan
GUDANG ( Pengeluaran ) Melakukan Pengecekan Persedian Bahan Baku Tunda Menerima Permintaan Bahan Baku Tunda Melakukan Pengecekan Barang Jadi Tunda Bagian Gudang (Penerimaan) Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi Tunda Mendapat Persetujuan Manager Logistik Tunda Menerima Barang jadi dari Produksi
SDM
Lama / Waktu
2
30
menit
1
30
Menit
1
30
Menit
1
30
Menit
1
90
Menit
2
60
menit
1
10
Menit
2
30
Menit
1
90
Menit
PRODUKSI Menerima PO Customer Pengecekan Barang Jadi Tunda Membuat PPB Persetujuan Manager Tunda Perencanaan Produksi Tunda Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Persetujuan Manager untuk Pengiriman Barang Jadi
1
30
Menit
1
60
Menit
ACCOUNTING Menerima Form Penerimaan Bahan Baku Menginput Data Bahan Baku
1 1
10 15
Menit Menit
35
Dari Rincian Tabel diatas maka dapat kita gambarkan model dari dari subproses Pembelian Bahan Baku dan Proses Persediaan Bahan Baku yang sedang berjalan pada saat ini . Model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5. Pada gambar ini dapat dilihat aktivitas-aktivitas dari setiap subproses yang ada pada Proses Pembelian dan Proses Persediaan. Disini terlihat bahwa ada 3 Departemen yang terkait yaitu User, Pembelian, Gudang.dan Produksi . Dimana setiap Departemen mempunyai tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan. Untuk mengetahui subproses dari masing – masing prosess tersebut dapat dilihat secara lebih detail dan jelas untuk proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.4. dan Proses Persediaan dapat dilihat pada gambar 4.5
36
USER
Start
Kebutuhan Barang
PPB
Membuat PPB
Persetjuan Ka. Dept
No
Ada Material
Yes
Storage
Pemeriksaan Identitas
User
PEMBELIAN
Penerimaan PPB
Persertujuan Manager Pembelian
< 500.000
Supplier
Yes PPB dijadikan PO
PO
Membuat PO
Tanda Tangan GM
No
> 2.000.000
ACCOUNTING
TTB
Mendapat Persetujuan
GUDANG
Pengecekan Persediaan
Penerimaan PPB
Pertimbangan Harga dari 3 Supplier
Persetujuan Manager Accounting
Gambar 4.4 Proses Pembelian Yang Sedang Berjalan
Perubahan Yes
No
37
Supplier
Terima Bon Permintaan Bahan Baku
Persetujuan Manager
Kode Bahan
GUDANG
Cek Identitas Bahan Baku
TTB Bahan Baku
Buat Tanda terima Bahan Baku
Terima Barang Jadi
Menerima Bahan Baku
BPB Perencanaan Produksi
Yes Buat PPB Start
PO Customer
PRODUKSI
Ada Barang Jadi
No
Kirm ke Customer
Buat BPB
BPB
Proses Produksi
Persetujuan Manager Produksi Barang Jadi kirim ke Gudang Jadi
ACCOUNTING
Buku Pembelian Bahan Baku
Pencatatan Bon Permintaan Bahan Baku
Gambar 4.5 Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan
Persetujuan Pengiriman Barang Jadi ke Gudang
Buat Form Pengiriman Barang Jadi
38
4.4
Rancangan Solusi Yang Diusulkan.
4.4.1 Proses Pembelian Barang Setelah melakukan tahap identifikasi di PT. XYZ, maka diketahui bahwa untuk Proses Pembelian Bahan Baku terdapat beberapa masalah, khusunya untuk Sistem Informasi Database. Untuk itu diperlukan suatu jalan atau alternatif dari pemecahan masalah ini Hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini Tabel 4.3
Usulan Solusi Pada Proses pembelian Barang
No.
Subproses
Permasalahan
Solusi
1
Permintaaan bahan Baku
a). Sistem database untuk bahan baku tidak up todate. b). Permintaan Bahan Baku terkadang tidak memakai SPB ( Surat Permintaan Barang) c). Manager Logistik tidak ada ditempat untuk meminta tanda tangan persetujuan permintaan bahan baku
Perlu ada sistem integrasi database , sehingga jika ada permintaan untuk produksi dari user tetap berjalan dengan baik. Persetujuan untuk Permintaan pembelian barang dapat dilakukan oleh Supervisor, tapi tetap harus diketahui oleh Manager yang bersangkutan
2
Jadwal Produksi
3
Penerimaan Bahan Baku
Bagian Produksi terkadang harus mengejar produksi dari perusahaan yang satu grup, sehingga untuk order dari customer yang job order tidak selesai tepat pada jadwal. Pengiriman Bahan baku oleh Supplier tidak pada lokasi yang telah ditentukan. Adanya pengecekan bahan baku yang berlainan lokasi, sehingga pengecekan memakan waktu lama. Material datang ketika para pekerja bagian gudang sedang istirahat, sehingga untuk memasukkan bahan baku ke Gudang harus menunggu sampai jam istirahat selesai
Penyesuaian Jadwal Produksi untuk permintan produksi dari perusahaan satu grup, harus menunggu produksi “ job order” dari customer yang memesan terlebih dahulu. Harus ada koordinasi yang lebih baik dengan supplier dalam hal pengiriman bahan baku. Ada konfirmasi penjadwalan pengiriman dari Bagian Pembelian Ada penjadwalan karyawan untuk pengaturan masuknya Bahan Baku ke Gudang
39
4.4.2 Proses Persediaan Proses Persediaan di PT. XYZ yang berjalan selama ini belum dibantu oleh suatu Sistem Informasi Persediaan. Dimana Sistem ini amat penting untuk mendukung kinerja dari Deaprtemen
Produksi dan Gudang. Informasi yang baik akan
berpengaruh terhadap koordinasi dari kedua departemen tersebut
Tabel 4.4 No.
Usulan Solusi Proses Persediaan Subproses
1
Poduksi
2
Gudang
3
Perencanaan
Permasalahan
Solusi
Bukti Penerimaan Barang yang diterima Bagian Produksi, terlambat untuk ditandatangani oleh Manager Logsitik(Ka. Gudang) sehingga laporan pemakaian barang tidak sesuai denagn persediaan dilapangan. Surat Permintaan Barang dibuat setelah ada pengambilan Bahan Baku digudang, sehingga data aktual Bahan Baku dan data Perencanaan produksi tidak sama Bagian Perencanaan Produksi tidak mendapatkan data yang terbaru, sehinnga untuk mereorder bahan baku ke Bagian Pembelian terlambat.
Untuk Database Bahan baku perlu adanya jaringan integrasi antara DepartemenProduksi dan Gudang.
Untuk persetujuan pengambilan BahanBaku di Gudang dapat ditangani oleh Sipervisor Produksi.. Dengan Sistem Database yang terintegrasi antara Departemen yang mendukung Proses Persediaan, diharapkan dapat meminimasi resiko kelebihan bahan baku dan kekurangan bahan baku
40
4.5
Rancangan Proses Baru.
4.5.1 Rancangan Usulan Proses Pembelian dan Persediaan Setelah dilakukan Reka Ulang Proses maka dari kedua proses tersebut dapat dilihat seperti gambar dibawah ini.
Kebtuhan Barang
Databas e Inventor y
PPB
Persetujuan Supervisor
Disetujui
Pemilihan Harga dari 3 Supplier
Disetujui
Purchase Order
User/QC
Gambar 4.6 Rancangan Proses Pembelian Bahan Baku
Seperti diketahui bahwa setelah dilakukan Reka Ulang maka ada perbedaan antara proses baru dan proses lama, dimana untuk Proses Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan Baku diusulkan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi , hal ini dilakukan adalah untuk membantu melakukan pengecekan Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan untuk keperluan Departemen Produksi. Selanjutnya untuk keputusan-keputusan
proses yang rutin, di Proses Pembelian Bahan Baku dari
supplier yang sifatnya untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi Kontinu (Mass Production ) maka ditangani oleh Supervisor. Dan untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi yang sifatnya Job Order ditangani Manager dan diketahui oleh General Manager. Hal ini dilakukan karena
41
untuk mengefisienkan waktu dan administrasi di Departemen yang berkaitan dengan Proses Pembelian. Proses Persediaan terdapat dua gudang yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang Barang Jadi. Dengan menggunakan Sistem Database Inventory maka dapat diketahui Stok Bahan Baku yang ada dan Kebutuhan Bahan Baku yang diperlukan. Hal ini adalah untuk mempermudah pengambilan keputusan Supervisor untuk meminimal resiko atas kekurangan atau kelebihan terhadap persediaan Bahan baku dan Barang Jadi.
Terima Order
Cek Database Inventory
Yes Ada
Kirim ke Customer
No
Proses Perencanaan Produksi
Proses Pembelian
Gambar 4.7 Rancangan Proses Persediaan Dari Alur proses Persediaan dapat dilihat bahwa ada penambahan proses yaitu penggunaan Sitem Database Invenory, maksudnya adalah untuk mengatur Persediaan Bahan Baku di Gudang (Warehouse ) dan membantu kelancaran Di Departemen Produksi. Data-data yang didapat dari Penggunaan Bahan Baku dan Pengeluaran barang Jadi angsung diinput kedalam Sistem Database Inventory.
42
Proses yang berkaitan dengan Proses Produksi di kontrol oleh PPIC ( Production Planning & Inventory Control). Ini dapat dilihat pada tabel , dimana ada penambahan Bagian PPIC.
43
Rancangan Proses Baru Secara Terperinci. Untuk dapat menegetahui Proses Pembelian secara terperinci dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.5Rincian Usulan Proses Pembelian
Kegiatan PPIC Penerimaan Order dari Buyer Pembuatan Order Produksi Tunda Pengecekan Database Bahan Baku Tunda Input Penerimaan Bahan Baku Input Pengeluaran Bahan Baku PEMBELIAN Terima PPB dari PPIC Tunda Persetujuan Pembelian Barang oleh Manager Tunda Pembuatan PO ke Supplier Tunda Input jumlah pembelian barang ke Supplier ACCOUNTING Terima Copy PPB dari Pembelian Persetujuan Supervisor Accounting Tunda GUDANG Terima barang dari Supplier Tunda Pengecekan Bahan Baku dan Kuantitas Tunda Pembuatan Tanda Terima Barang Tunda Persetujuan Supervisor Input jumlah barang yang diterima dari Supplier
SDM
Lama / Waktu
44
Tabel 4.6 Rincian Usulan Proses Persediaan Kegiatan SDM Lama / Waktu PPIC Menerima order produksi dari customer Membuat order produksi Tunda Pengecekan persediaan di Database Bahan baku dan Barang Jadi Tunda Persetujuan Supervisor PPIC Tunda Buat Work Order ke Bagian Produksi PRODUKSI Terima Work Order dari PPIC Permintaan Bahan Baku ke Gudang Persetujuan permintaan bahan baku oleh supervisor Tunda Persetujuan supervisor Kirim Barang Jadi ke Gudang GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan Baku dari Produksi Cek Identitas dan Kualitas Bahan Baku Tunda Buat Tanda Terima Barang Jadi Tunada Input Permintaan Bahan Baku ke Database
45
Start
Penerimaan Order Buyer
PPIC
Buat Production Order
Cek Database Persediaan Material
Ada
No
Pembuatan PPB
PPB ( Pembelian )
Persetujuan Manager Pembelian Harga > 500.000
Persetujuan Supervisor Pembelian Harga < 500.000
ACCOUNTING
GUDANG
Terima Material
Persetujuan Supervisor
Cek Identitas dan Kualitas
Pembuatan TTB
TTB
Input Database Bahan Baku
Supplier
PEMBELIAN
PPB ( Accounting )
Yes
Input ke Database Bahan Baku
Gambar 4.8 Rancangan Model Proses Pembelian Secara Rinci
User
46
PPIC
Buat Order Produksi
Keluarkan Order Produksi
Start
Cek Persediaan Data Base Bahan Baku dan Barang Jadi
Barang Jadi tersedia
Yes
Persetujuan Supervisor Produksi
No.
Pengiriman ke Customer
Buat Perintah Kerja
Buat Form Perintah Kerja
PRODUKSI
Terima Perintah Kerja
GUDANG
Terima Bon Permintaan Bahan baku
Buat Bon Permintaan Bahan baku
bahan baku Tersedia
Yes
Persetujuan Supervisor Produksi
Cek Identitas dan Kualitas bahan baku
No Pembelian Bahan baku
ACCOUNTING
Pembelian Bahan Baku
Proses Produksi
Buat Tanda Terima Permintaan Bahan baku
Finish Goods kirim ke gudang jadi
Buat Form pengiriman barang jadi
Persetujuan Pengriman Barang Jadi
Persetujuan Supervisor
Input Permintaan Bahan baku Ke data base
Persetujuan Supervisor
Gambar 4.9 Rancangan Model Proses Persediaan Secara Rinci
Terima Barang jadi
47
4.5.2 Perbandingan Antara Proses Yang Sedang Berjalan Dengan Rancangan Proses Baru Untuk membandingkan kinerja dari proses yang sedang berjalan dengan usulan proses yang baru pada reka ulang ini digunakan alat bantu yaitu PROCESS 2000 yang dibuat oleh Micrografx. Cara kerja dari alat bantu ini adalah dengan simulasi, dimana kita menginput alokasi sumber daya dan waktu untuk masingmasing proses . Hasil dari Simulasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel dibawah ini Tabel 4.7 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses Pembelian Proses Lama 8
Usulan Proses Baru 5
Persentase Perubahan 37.5 %
PEMBELIAN
6
3
50 %
GUDANG
6
4
33,33 %
ACCOUNTING
2
2
0
Total
22
14
36.36 %
Departemen USER / PPIC
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perbandingan total sumber daya manusia untuk aktivitas-aktivitas yang dipergunakan pada sebesar 36.36% .
Proses Pembelian terjadi perbaikan
48
Tabel 4.8 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses Pembelian No. 1 2
Deskripsi
Perbaikan
22
Rancangan Proses Baru 11
5.44%
14.41%
62.10 %
Proses Sekarang
Total Sumber Daya Manusia Utilisasi
50%
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa utilisasi di Proses Pembelian Bahan baku terjadi perbaikan untuk masing-masing aktivitas sebesar 62.10% . Dimana dari total sumber daya Manusia terjadi pengurangan hingga 50%. Ini berarti dengan adanya Database untuk Sistem Informasi pada Proses Pembelian Bahan Baku sangat membantu efisiensi tenaga kerja dan waktu untuk Proses Pembelian Bahan Baku.
Tabel 4.9
Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses Persediaan Usulan Proses
Persentase
Proses Lama
Baru
Perubahan
PRODUKSI /PPIC
10
7
30 %
GUDANG
7
4
42.85 %
ACCOUNTING
3
2
33.33 %
Total
20
13
35 %
Departemen
Dari hasil perbandingan dengan menggunakan simulasi terlihat bahwa terjadi perbaikan untuk alokasi sumber daya manusia hingga 35 %.
49
Tabel 4.10
Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi
pada Proses
Persediaan No.
Deskripsi Total Sumber Daya Manusia Utilisasi
1 2
Perbaikan
20
Rancangan Proses Baru 13
7.11 %
11.83 %
39.89 %
Proses Sekarang
35 %
Setelah melakukan Reka Ulang maka diadaptkan hasil seperti terlihat pada tabel diatas bahwa utilisasi untuk Proses Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi terjadi perbaikan hingga 39,89 %. Ini menunjukkan bahwa Sistem Database Persediaan yang digunakan telah membantu Bagian Gudang, PPIC dan Produksi. 4.6
Perbandingan Waktu Yang Digunakan
Tabel 4.11 Perbandingan Waktu Proses Pembelian Hasil Simulasi No. 1.
Deskripsi Average cycle time
Proses Berjalan ( hari ) 25.11
Rancangan Proses Baru (hari) 11.35
Persentase Perubahan 54.79 %
Untuk parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah waktu siklus rata-rata (average cycle time ) , pada tabel 4.9 diatas didapatkan bahwa pada Proses Pembelian Bahan Baku waktu proses
yang diperlukan adalah sebesar
54.79 %. Simulasi ini memperlihatkan bahwa dengan dukungan Sistem Database di Proses Pembelian Bahan Baku maka koordinasi dan komunikasi antar Departemen dapat meningkatkan kinerja Departemen-Departemen yang berhubungan dengan proses pembelian Bahan Baku
50
Tabel 4.12 Perbandingan Waktu Proses Persediaan Barang Hasil Simulasi No. 1.
Deskripsi Average cycle time
Proses Berjalan ( jam ) 10.92
Rancangan Proses Baru (jam) 6.42
Persentase Perubahan (%) 41.20 %
Pada simulasi ini digunakan perbandingan waktu proses yaitu waktu siklus rata-rata (average cycle time) dapat dilihat bahwa pada Proses Persediaan Bahan baku terjadi perbaikan waktu sebesar 41.20%.
