BAB 4 EVALUAS I DAN REKOMENDAS I
4.1
Pengumpulan Data Pengumpulan data pada PT. FDR kami bagi menjadi 2 proses, yaitu proses pengumpulan data pada sistem EBS dan manual sistem. Data – data yang kami kumpulkan adalah sistem data flow, sistem input, serta sistem output.
4.1.1
Pengumpulan Data pada Sistem EBS Kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data adalah mempelajari aliran data pada EBS sistem dan membuat sebuah skenario pada sistem untuk menunjukkan input apa saja yang dibutuhkan oleh EBS untuk melakukan perhitungan M RP. Sesuai dengan skenario yang kami buat, kami melakukan trial sistem pada server trial 8025.
138
139
4.1.1.1 Data Flow EBS
Gambar 4.1 Data flow EBS
140
Keterangan : • M elakukan Forecasting Forecasting merupakan kegiatan peramalan permintaan untuk bulan yang akan datang, yang dilakukan oleh bagian marketing. Sebagian besar forecast bulanan dapat diterima dari luar, seperti forecast OEM yang diperoleh dari Astra Honda M otor, ataupun perkiraan permintaan dari distributor. Kegiatan forecasting adalah memverifikasi dan melakukan penyesuaian atas forecast yang datang, atau bahkan melakukan sendiri forecast permintaan atas data historis, seasonal factor, dan analisa pasar. Forecast tidak menyertakan ketersediaan stock, safety stock, minimum dan kelipatan order. Forecast yang didapat atau dikeluarkan adalah forecast untuk 3 bulan ke depan, yaitu bulan M +1, M+2, dan M +3. • M embuat Konsolidasi Forecast Harian Forecast yang dihasilkan, baik merupakan forecast yang didapat dari eksternal maupun forecast yang dihasilkan melalui perhitungan M arketing, dikonsolidasikan dan dipecah menjadi forecast harian. Forecast harian ini sudah cukup detail untuk setiap ukuran dan pola. Pembagian kuantitas permintaan menjadi permintaan harian telah memperhatikan prioritas order dari marketing, dan dilakukan di luar sistem. Permintaan harian dibentuk hanya untuk bulan M+1.
141
• M emasukkan Forecast Forecast akan di input ke dalam sistem untuk menunjukkan original forecast yand didapat baik dari AHM maupun dari hasil perhitungan. Forecast ini kemudian akan dapat dibandingkan dengan actual sales order yang didapat pada bulan bersangkutan. Forecast dapat dimasukkan dalam bentuk harian maupun bulanan. • M emasukkan/Revisi M DS Master Demand Schedule merupakan jadwal permintaan atau jadwal pengiriman pesanan, yang secara garis besar terdiri dari forecast maupun actual sales order. Load M DS adalah proses untuk mendefinisikan Master Demand Schedule (M DS) dari forecast dan sales order. MDS akan menggabungkan permintaan dari forecast dan sales order, dimana permintaan dari sales order akan memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan permintaan dari forecast. MDS terdiri dari (1) M DS Reguler, yaitu M DS yang berasal dari marketing untuk produksi regular, dan (2) M DS Trial untuk kebutuhan trial dari R&D. Kedua M DS dapat di maintain terpisah di dalam sistem. M DS di maintain dalam skala harian di dalam sistem. Jika forecast dimaintain dalam skala bulanan, maka hasil pemecahan kuantitas permintaan ke skala harian harus diupload di M DS.
142
M odifikasi M DS dilakukan dengan cara merevisi permintaan, misalnya dengan mengurangi quantity permintaan atau dengan memindahkan quantity permintaan ke hari yang memiliki ketersediaan kapasitas lebih besar. M odifikasi dilakukan saat hasil perencanaan kapasitas menunjukkan kurangnya kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan, atau jika sales order tambahan datang. • Load/Revisi M PS Master Production Schedule merupakan jadwal induk produksi, yang menunjukkan jadwal harian produksi di level finished good. Load M PS adalah proses untuk menerjemahkan Master Demand Schedule. • Tentukan Safety Stock Safety Stock ditujukan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atas prediksi yang telah dilakukan. M arketing harus mendefinisikan safety stock untuk tiap finished good sebelum M PS dijalankan. M PS ditentukan untuk tiap item, baik dalam bentuk: (1) Fixed safety stock, yaitu kuantitas stock pengaman yang jumlahnya tetap dan tidak tergantung pada tingginya permintaan, atau (2) Percentage safety day supply, yaitu kuantitas stock pengaman yang jumlahnya tergantung pada tingginya permintaan.
143
Safety stock akan dianggap
sebagai tambahan permintaan
(demand) dalam perhitungan M PS maupun M RP. • M enjalankan M PS Jika MDS sudah disetujui dan diverifikasi dengan menggunakan RCCP, maka selanjutnya planning control akan membuat Plan M PS. Plan M PS ini harus dibuat sebelum planning control melakukan pembuatan Master
Production
Schedule (M PS).
Tujuan
dari
pembuatan Plan M PS adalah menentukan M DS mana yang akan di launch dan dibuatkan rencana produksi dalam bentuk Master Production Schedule. Setelah Plan M PS dibuat, maka planning control akan melakukan proses Launch MPS, yaitu proses perhitungan dan pembuatan
M PS
secara
otomatis
oleh
sistem
dengan
mempertimbangkan permintaan yang tertuang dalam M DS, On-hand, dan safety stock. M PS akan dilakukan hanya untuk level finished goods. Hasilnya adalah rekomendasi rencana produksi induk yang kemudian harus dilakukan pengecekan kembali, apakah rencana tersebut dapat dipenuhi dengan kapasitas yang tersedia. • Bill of Resources Bill of Resources merupakan pendefinisian resource yang terpakai dalam produksi tiap item. Bill of Resources dapat diambil dari routing yang di setup di modul Bill of Material (dengan Load Bill of
144
Resources), atau didefinisikan secara manual. Bill of Resources sebaiknya didefinisikan hanya untuk resources yang dianggap sebagai bottleneck. M engingat penggunaan alternate bill dan alternate resources tidak akan terbaca pada saat load bill of resources, maka pendefinisian manual bill of resources diperlukan untuk menghindari kesalahtafsiran dari keluaran RCCP, yaitu dengan membagi penggunaan primary resource ke semua alternate resources. • M enjalankan RCCP Rough Cut Capacity Planning (RCCP) merupakan laporan penggunaan kapasitas dari setiap resource yang digunakan. Tujuan dari RCCP ini adalah untuk memvalidasi suatu rencana dari segi penggunaan kapasitas resource. Jika kapasitas resource yang digunakan untuk memenuhi rencana ternyata melebihi ketersediaan
kapasitas, maka perlu
dilakukan revisi terhadap rencana tersebut. • Penentuan apakah Demand Perlu Direvisi berdasarkan hasil RCCP Pada tahap ini akan ditentukan apakah rencana permintaan sudah dapat dipenuhi dengan kapasitas resource yang tersedia, secara ratarata.
Jika
memang penggunaan
kapasitas
resource
melebihi
ketersediaan kapasitas, maka perlu dilakukan modifikasi M DS.
145
• Tentukan Safety Stock Sebagaimana halnya safety stock yang didefinisikan untuk finished good, maka safety stock untuk tiap-tiap item make & buy harus ditentukan oleh planning control. • Order Modifier, Sourcing Rules Purchasing dan planning control menentukan order modifier dan sourcing rules, baik untuk item yang dibeli maupun diproduksi in house, meliputi di antaranya: fixed lot multiple, minimum order quantity, fixed order quantity. • M enjalankan M RP Material Requirement Planning (M RP) dilakukan di EBS dengan menjalankan M RP Launch Plan, mengeluarkan rekomendasi pengadaan material, baik untuk bahan yang dibeli dan dibuat. Dalam MPS, tidak ada rencana pembelian raw material yang akan dibuat. Akan tetapi, dalam Material Requirement Planning (M RP), rencana pembelian raw material beserta rencana produksi akan dibuat secara otomatis. Input atas M RP dapat dilakukan melalui setup plan options, di mana planning control dapat melakukan berbagai macam simulasi dengan mempertimbangkan atau meniadakan pertimbangan spesifik
146
Demand (termasuk Trial), Onhand, safety stock, outstanding PR/PO, ataupun job order sebagai demand atau supply. Proses pembuatan plan M RP dan Launch M RP mirip dengan proses pembuatan plan M PS dan proses Launch M PS. Perbedaannya hanya pada hasil yang di-generate oleh sistem. • Perencanaan Kapasitas (CRP) Capacity Resource Planning merupakan perencanaan kapasitas dengan basis yang lebih detail daripada RCCP. Agar CRP dapat dilakukan dengan memperhatikan alternate bill dan alternate resources, maka CRP akan dilakukan dengan sebuah customized report yang dituangkan lebih lanjut dalam functional design. • Review Exception Hal yang penting dilakukan setelah menjalankan M RP adalah review exception, di mana hal-hal yang perlu dipertimbangkan oleh PPC jika kondisi demand / supply ini dipertahakan akan ditampilkan oleh
EBS.
Berdasarkan
exception
itulah
PPC
dapat
mempertimbangkan/menyarankan untuk: -
M elakukan perubahan jadwal produksi, atau bahkan perubahan rencana pemenuhan demand (order shipment)
-
M elakukan perubahan atas purchase order yang sudah di release, seperti perubahan tanggal pengiriman ataupun pembatalan.
147
-
M elakukan perubahan atas job order yang sudah di release, seperti perubahan tanggal produksi ataupun pembatalan.
-
M erencanakan overtime untuk meningkatkan kapasitas sementara
-
M engganti sebuah material bahan baku dengan material pengganti jika ada.
• Keputusan Perlunya Revisi atas Demand Hasil dari M RP kemudian harus di-verifikasi oleh PPC, baik dari segi rencana pemesanan raw material, rencana pembuatan komponen WIP, ataupun rencana pembuatan FG. Verifikasi dilakukan dengan memeriksa tanggal pemesanan atau tanggal produksi, quantity, dan resource yang digunakan. Verifikasi penggunaan kapasitas resource juga harus dilakukan. Dalam M RP, penggunaan kapasitas resource ditampilkan secara detail, lebih detail dibandingkan penggunaan kapasitas resource di MPS. • M elakukan Revisi atas M RP Planned Order (Optional) Selanjutnya akan ditentukan apakah hasil M RP sudah benar dari segi quantity, waktu pemesanan, dan penggunaan resource. Jika belum benar, maka planning control sebagai planner dapat melakukan dua hal, yaitu (1) revisi M DS jika memang revisi yang dilakukan major; atau (2) revisi Planned Order jika revisi yang dilakukan minor. Revisi major berkaitan dengan penggunaan kapasitas resource yang melebihi
148
ketersediaan kapasitas resource, dimana harus dilakukan revisi permintaan untuk mengatasinya. Revisi minor tidak berkaitan dengan penggunaan kapasitas resource, melainkan lebih berkaitan dengan revisi quantity atau tanggal pemesanan saja. Revisi Planned Order dilakukan dengan cara mengubah informasi yang tertera dalam M RP Workbench sebelum planned order yang bersangkutan di release. • Release Planned Order Setelah diverifikasi, maka planned order siap di-release. Releas e Planned Order bertujuan untuk secara aktual membuat purchase requisition untuk pembelian raw material, atau membuat perintah produksi dalam bentuk discrete job untuk pembuatan komponen WIP atau FG. • M emasukkan Sales Order Actual
Sales
Order
dimasukkan
melalui modul Order
Management oleh M arketing beserta shipment date. • M elakukan Forecast Consumption Forecast Consumption adalah proses untuk mengeliminas i forecast berdasarkan permintaan yang sudah tetap, yaitu sales order. Secara umum, quantity forecast akan dieliminasi sesuai dengan quantity sales order untuk setiap size dan pattern. Dengan demikian,
149
quantity forecast setelah forecast consumption menunjukkan quantity yang benar-benar belum pasti. • M elakukan Shipment atas Sales Order Saat FG sudah diproduksi, maka sales order yang ada sudah dapat dipenuhi. Pada saat konfirmasi atas shipment telah dilakukan, maka shipment relief dapat dilakukan. • Shipment Relief Shipment Relief dilakukan secara otomatis oleh sistem. Dalam hal ini, sistem akan mengurangi kuantitas demand di M DS dengan shipment yang telah dilakukan. Dengan demikian, M arketing dapat memantau pemenuhan tiap order melalui M DS, dan order yang telah dipenuhi tidak lagi dianggap sebagai outstanding demand. • Production Relief Production Relief dilakukan secara otomatis oleh sistem. Dalam hal ini, sistem akan mengurangi kuantitas rencana produksi di M PS dengan job order yang sudah di release. Dengan demikian, planning control dapat memantau penjadwalan tiap rencana produksi melalui MPS, sehingga rencana produksi yang telah dipenuhi akan dianggap sebagai supply.
150
4.1.1.2 Data Input EBS 4.1.1.2.1 Forecast • Select responsibility as a supply chain planner • Pilih Forecast sets pada menu forecast
Forecast Menu
Gambar 4.2 M enu navigator forecast
• Pilih S RI Material • Klik “ok”
151
Pilih S RI Material
Klik Ok
Gambar 4.3 Menu organization
152
¾
Form Forecast sets • M asukan Forecast sets /Forecast name • M asukan Description • M asukan Forecast
Forecast Name
Forecast Description
Forecast
Gambar 4.4 Form forecast set
Didalam Forecast sets terdapat beberapa field yang mempunyai fungsi yang berbeda, diantaranya : 1. Field forecast name
:
Berisi nama dari forecast sets tersebut. M isalnya JTS-FS01
153
2. Field description Berisikan
:
description
dari
forecast
sets.
M isalnya workshop forecast 3. Field forecast Didalam satu
: forecast sets
bisa terdapat
beberapa forecast. M isalnya forecast federal, FDR, Trial.
154
¾
Form forecast name • Pilih forecast name • Klik “forecast items” • M asuk ke dalam form forecast items • M asukkan kode item yang ingin dipesan • Klik “enter” • secara otomatis description dari item tersebut akan muncul • Klik “detail”
Item
Description Item
Klik Detail Item Gambar 4.5 Form forecast name
155
¾
Form detail item Form item digunakan untuk mengatur detail tanggal dari tiaptiap item. • Klik “Date” dan pilih tanggal demand Contoh : M enentukan tanggal demand 25 February 2009. Tanggal demand adalah tanggal dimana barang dibutuhkan atau diterima oleh customer. • Klik “ok” • M asukan current / jumlah item • S ave forecast (Ctrl + s)
Current / Jumlah item
Gambar 4.6 Form detail item
156
4.1.1.2.2
Master Demand Schedule • Pilih M DS pada menu navigator – Supply Chain Planner • Klik “Names”
Pilih Names
Gambar 4.7 Menu navigator Master Demand Schedule
157
¾ Form Master Demand Schedule • M asukan MDS names • M asukan description •
Check / uncheck relieve (Optional) Relieve
atau
shipment
relieve
digunakan
untuk
membedakan sales order yang barangnya sudah di ship/ demandnya sudah dipenuhi dan belum di ship/demand yang belum dipenuhi, jika tidak ada relieve maka barang akan dianggap sebagai demand terus menerus dan akan menggenerate material request. • Klik “Load / Copy / Marge” Untuk memasukan forecast dan sales order kedalam M DS
Master Demand Schedule Names
Description Relieve / Shipment Relieve
Klik Load/Copy/Merge
Gambar 4.8 Form MDS
158
¾
Form Load /Copy/ Merge • Cursor di field parameter dan tekan enter • Pilih sou rce type (optional) - Source type bisa di copy langsung dari M DS lain - Source type bisa di masukan langsung dari forecast • Plilih source name Didalam source name memungkinkan untuk mengcopy forecast name atau keseluruahan forecast, didalam source name terdapat : - Forecast sets, contoh : JTS-FS01 - Forecast names, contoh : FDR • Pilih Include sales order (optional) • Klik “ok” lalu “submit”
159
Source Name
Source Type
Include sales order
Klik Ok 4.1.1.2.3
MPS Klik Submit
Gambar 4.9 Form load/copy/merge M DS
160
4.1.1.2.3
Master Production Schedule • Klik “MPS” • Klik “Names”
Pilih Names
Gambar 4.10 Menu navigator Master Production Schedule
161
¾
Form Master Production Schedule • M asukan MPS set names Yaitu mengisi atau mengeset name baru bertipe M PS • M asukan description Yaitu mengisi deskripsi dari define new names. • S ave (Ctrl + s) • Klik “Load/copy/merge” Jika items dalam M PS masih kosong maka kita bisa mengisi atau mengeload M PS berdasar dari M DS sebelumnya yang telah dibuat.
Description
MPS sets names
Klik Load/Copy/ Merge
Gambar 4.11 Form MPS
162
¾
Form Load / Copy /Merge
Masukan destination schedule
Gambar 4.12 Form load/copy/merge M PS • Klik “field” di parameter dan enter • Tentukan destination schedule Destination schedule digunakan untuk mengeload M PS dari MDS sebelumnya maka perlu dipilih schedule M DS, dimana berisi nama M PS (M PS name) yang ingin kita load, copy atau merge.
163
Pilih Source Type
Gambar 4.13 Menu field source type
• Tentukan source type M PS Source type adalah jenis-jenis yang bisa menjadi sumber untuk diisi ke dalam M PS, yaitu untuk mengisi atau memilih tipe yang menjadi sumber untuk diload, dicopy atau dimerge ke dalam M PS yang kita buat. Source Type M PS : -
Bisa copy dari planned orders.
- Bisa copy dari specific M DS - Bisa copy dari specific forecast - Bisa copy dari sales order (jika didalam M DS sudah ada sales order, tidak perlu ditambahkan lagi).
164
List nama MDS yang tersedia
Source name
Include sales order?
Gambar 4.14 Menu field source name
• Tentukan source name Source name adalah nama M DS yang akan dibuat M PS. Source name berisi nama-nama dari tipe atau jenis yang telah dipilih dari proses sebelumnya, jika source type yang dipilih adalah specific M DS maka list nama M DS akan muncul di source name untuk kita pilih.
165
• Klik “Submit” M PS Jika telah selesai maka submit M PS untuk menyimpan MPS yang telah kita load.
Klik Submit
Gambar 4.15 Form submit MPS
166
4.1.1.2.4
BOM Bill of material adalah struktur produk yang berisi informasi
tentang hubungan
antara
komponen-
komponen dalam suatu perakitan.
Gambar 4.16 Multilevel product structure
Pada PT. FDR BOM pada EBS sistem dibuat berdasarkan data spek. Data spek adalah dokumen serupa BOM yang di hasilkan dari PORTAL sistem yang merupakan sistem lama yang digunakan oleh bagian R&D.
Dengan
diterapkannya EBS sistem,
akan
dilakukan drop down PORTAL sistem yang sampai saat ini belum keseluruhan sistem berhasil di drop down karena PORTAL sistem masih
digunakan
untuk
167
membackup EBS sistem. Penginputan BOM pada EBS sistem dilakukan oleh JATIS yang merupakan sistem implementor. Berikut adalah contoh BOM pada EBS sistem :
168
Gambar 4.17 Contoh Bill Of Material
169
4.1.1.3 MRP pada EBS sistem
Material Requirement Planning (M RP) dilakukkan di EBS dengan
menjalankan
M RP
Launch
Plan,
mengeluarkan
rekomendasi pengadaan material , baik untuk bahan yang dibeli dan dibuat. Dalam M RP , rencana pembelian
raw material
beserta rencana produksi akan dibuat secara otomatis.
Langkah awal seperti proses sebelumnya yaitu membuat nama untuk M RP yang akan dibuat. ¾
Form menu MRP
Pilih Names Masukan Name
Masukan description
Klik Launch Gambar 4.18 Form navigator Material Requirement Planning
170
• M asuk ke menu M RP kemudian ke Names • M asukan nama M RP di kolom name dan definisikan descrition dari nama M RP yang telah dibuat. • Tick kolom feedback untuk memunculkan exeption dari sistem dan thick production untuk dapat digunakan di proses produksi • Setelah selesai mendifine nama di form ini maka pilih option untuk melakukkan setting parameter sebelum launch M RP.
171
¾
Form MRP
Klik Plan Organization
Gambar 4.19 Form menu M RP • Isikan SRI Assignment Set di kolom assignment set • Overwrite akan terdefault “ALL” • Klik “Plan capacity” untuk mengetahui perhitungan kapasitas di “CRP” • Pegging di tick untuk melihat parent and child dari masing masing item • Material scheduling report akan terdefault order start date yaitu akan memulai perhitungan dari barang datang.
172
• Planned item terdefault all planned items. • kemudian klik “Plan organizations”. ¾
Form plan organization
Klik Subinventory Netting
Gambar 4.20 Form plan organization • Posisikan kursor di kolom SRI material • Pilih net WIP untuk memperhitungkan WIP / stock • Pilih
net
reservation
dan
net
purchasing
untuk
memperhitungkan material baik yang sudah tercreate PO maupun di on hand. • Pilih plan safety stock untuk memperhitungkan savety stock • Isikan schedule di kolom supplay schedule dengan mengambil dari M PS yang telah di buat.
173
• Klik “subinventory netting” ¾
Form sub inventory netting
Gambar 4.21 Form sub inventory netting
Penjelasan:
Form tersebut meminta user apakah akan memperhitungkan stock di masing – masing subinventory. Jika memperhitungkan, kolom pilihan di sebelah kanan di tick.
174
¾
Form Launch MRP
Pilih Plan Name Klik Ok
Gambar 4.22 Form launch M RP • Kemudian close semua form lalu klik “launch” • Akan muncul form seperti diatas. Kemudian cek apakah plan MRP yang akan di launch sudah benar. • Parameter time yang di setting sudah benar. • Anchor date = kapan akan dimulainya planning • Plan horizon = berakhirnya planning akan di setting • Klik “ok”
175
Gambar 4.23 Form parameter M RP • Setelah parameter selesai di define maka pilih “submit” • Cek apakah hasil running proses masih berjalan atau sudah selesai di view • Pilih request . Jika masih berwarna hijau berarti masih berjalan. Jika tidak maka sudah selesai.
176
¾
Form Workbench M RP Untuk membuktikan bahwa hasil running untuk M RP sudah selesai atau belum, dapat dilihat di workbench • Klik “supply / demand” untuk melihat hasil dari launch M RP. • Form diatas berfungsi untuk memfilter apa yang user ingin lihat di workbench. • Setelah filter disett kemudian Klik “find”
Klik Demand
Klik Supply
Klik Find Gambar 4. 24 Form workbench M RP
177
¾
Form Supply Demand Detail
Klik Ok
Gambar 4.25 Form supply demand detail M RP • Kolom item menunjukkan item yang didefinisikan oleh sistem. • Org adalah kolom yang menyatakan bahwa item tersebut berada di Org tertentu. • Action adalah jenis dari item yang menunjukkan apakah item tersebut merupakan demand, relaese, rechedule out dll. Untuk item yang dapat di release terbaca di sistem yaitu action release. • Kolom firm , new date dan new qty dapat digunakan untuk kebutuhan planner membuat manual job order.
178
• Jika ingin merelease job maka di kolom select for release harus di tick • Untuk implemate date dan imp qty/rate dapat di edit sesuai kebutuhan. • Implement as akan tergenerate secara otomatis apakah sebagai work order atau purchase requisition. • Sugg start date yaitu saran dari sistem untuk memulai plan yang telah dibuat. • Setelah semua selesai di define maka klik “release” untuk merelease job. • Setelah job di release maka akan muncul form yang menyatakan bahwa telah terjadi release job.
4.1.2
Pengumpulan data pada S istem manual Kegiatan yang kami lakukan untuk mengumpulkan data pada sistem manual adalah mempelajari aliran data pada sistem manual dan melakukan simulasi perhitungan M RP dengan menggunakan template excel yang telah diberikan oleh bagian planning control. Simulasi dilakukan dengan menggunakan dokumen Comreq.xls dan MATbreakdown.xls.
179
4.1.2.1 Data flow Manual
Gambar 4.26 Data flow manual
180
4.1.2.2 Data Input manual Data input manual sistem terdiri dari dokumen forecast, M arketing order, dan OFS, serta spek hardcopy. Dokumen – dokumen tersebut kemudian menjadi dasar acuan pembuatan rumus – rumus dalam template excel material planning yang selama ini digunakan dalam pembuatan M RP.
4.1.2.2.1
Forecast Dokumen Forecast adalah dokumen peramalan yang dibuat oleh M arketing. Peramalan yang dilakukan oleh tim M arketing berdasarkan histori data penjualan, trend
penjualan
bulanan.
Dokumen
forecast
merupakan dokumen yang akan dijadikan dasar pembuatan M arketing order. Dokumen forecast dibuat per 3 bulan. Berikut adalah contoh dokumen forecast yang dibuat oleh bagian sales dan M arketing PT. FDR
181
Gambar 4.27 Contoh dokumen forecast
Dokumen forecast dibuat per item, dengan jumlah estimasi order setiap bulannya selama 3 bulan kedepan. Seperti tabel diatas adalah data forecast bulan agustus yang merupakan dasar pembuatan M arketing order bulan agustus.
4.1.2.2.2
Marketing order M arketing order adalah dokumen yang berisikan jumlah order per item per bulan yang diajukan oleh bagian sales dan M arketing untuk dipenuhi oleh bagian planning. Dokumen M arketing order menjadi dasar dibuatnya dokumen OFS (Order fulfillment
182
schedule).
M arketing order
dibuat
berdasarkan
dokumen forecast dan dokumen Sales order yang diterima
oleh
bagian
sales
dan
M arketing.
Berdasarkan dokumen – dokumen yang diterima oleh bagian sales dan M arketing tersebut dapat ditentukan jumlah demand produk oleh konsumer. Bagian planning akan merencanakan order fulfillment agar demand bisa seimbang dengan supply. Berikut adalah contoh dokumen M arketing order :
Gambar 4.28 Contoh dokumen M arketing Order
4.1.2.2.3
Order Fulfillment Schedule Dokumen OFS merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian planning untuk menjawab permintaan daripada bagian sales dan M arketing pada level
183
finish good. Untuk membuat dokumen M arketing order dan OFS dilakukan pertemuan rutin antara bagian planning dan sales dan M arketing. Bagian planning bertanggung jawab untuk membuat perencanaan produksi agar supply dapat dicontrol sesuai dengan demand yang ada. Berikut adalah contoh daripada dokumen OFS:
Gambar 4.29 Contoh dokumen Order Fulfillment Schedule
184
Dokumen OFS berisikan jumlah produksi dan jadwal pemenuhan supply pada level finish good yang harus
dipenuhi oleh
bagian
produksi.
Dokumen OFS juga merupakan input dasar perhitungan
M RP
(Material
requirement
planning).
4.1.2.2.4
Spek hardcopy Spek
hardcopy
merupakan
dokumen
yang
berisikan struktur produk dan hubungan antara kompenen penyusun satu sama lainnya. Spek hardopy juga berisikan angka – angka kebutuhan komponen secara rinci yang merupakan dasar pembuatan segala proses produksi. Spek hardcopy sendiri dihasilkan oleh PORTAL sistem yang merupakan
sistem lama yang dikembangkan
sendiri oleh bagian IT PT. FDR. PORTAL sistem dibangun dengan menggunakan oracle database sesuai dengan user requirement PT. FDR. Akan tetapi seiring dengan perkembangan proses bisnis yang ada, PORTAL dirasakan tidak lagi bisa mengakomodir
keseluruhan
user
requirement
sehingga pilihan jatuh pada implementasi EBS
185
sistem dan men drop down PORTAL sistem secara permanent.
Table 4.1 Spek M-LMDA M-LMDA
M aterial.No SR01
2002
Group 1
PHR R4
100,000
Berat
Tol
Sub Total
(kg)
(kg)
Berat
34 ± 0.3 34 ± 0.3
RA01
2
FIL
63,000
21.42 ± 0.43
VA02
2
FIL
5,000
1.7 ± 0.03 23.12 ± 0.46
VA01
3
CH
1,000
0.34 ± 0.007
PA03
3
CH
2,000
0.68 ± 0.014 1.02 ± 0.021
PO02
4
OIL
5,000
1.7 ± 0.03 1.7 ± 0.03 59.840 ±
Total M aster Batch
176,000
59.84 ± 0.811 0.811
186
Table 4.2 Spek M- WADC M-WADC 2006
M aterial.No
Group
PHR
Berat
Tol
Sub Total
(kg)
(kg)
Berat
NR02
1
R4
70,000
16 ± 0.2
SR03
1
R4
20,000
6.9 ± 0.2 22.9 ± 0.4
RA03
2
FIL
119.998
27.43 ± 0.55
VA02
2
FIL
3,900
0.8 ± 0.02 28.23± 0.57
VA01
3
CH
1,999
0.457 ± 0.009
AO04
3
CH
1,002
0.229 ± 0.005
TF05
3
CH
3,999
0.914 ± 0.018 1.6 ± 0.03
PO02
4
OIL
15,002
3.429 ± 0.07 3.43 ± 0.07 56.16 ±
Total M aster Batch
245,500
56.16 ± 1.072
1.072
187
Table 4.3 Spek M-CM DS M-CMDS 2009
M aterial.No
Group
PHR
Berat
Tol
Sub Total
(kg)
(kg)
Berat
NR02
1
R4
70,000
16 ± 0.2
SR03
1
R4
18,000
6.9 ± 0.2
NR04
1
R4
24,000
25 ± 0.2 116.6 ± 1.1
RA03
2
FIL
50,000
52.07 ± 1.04 52.07 ±1.04
VA02
3
FIL
2,500
2.6 ± 0.05 2.6± 0.05
VA01
3
CH
1,200
1,250 ± 0.025
AO04
3
CH
500
0.521 ± 0.010 1.77 ± 0.04
PO02
4
OIL
23,000
23,953 ± 0.48 23.95 ± 0.48 196.991 ±
Total M aster Batch
189,200 196.991 ± 2.705 2.705
188
Table 4.4 Spek M-TMDR M-TMDR 2008 Berat PHR
Sub T otal
Material.No
Group
NR02
1
R4
49,999
16.2 ± 0.2
SR04
1
R4
31,626
10.2 ± 0.2
20,000
6.5 ± 0.2
14,000
4.5 ± 0.2
SR02 NR04
1
R4
(kg)
Tol (kg)
Berat
37.4 ± 0.8 PG01
1
CH
0,999
0.032 ± 0.002 0.03 ± 0.00
RA01
2
FIL
66,999
21.71 ± 0.43
VA02
2
FIL
3,000
0.97 ± 0.02
AO08
2
FIL
2,500
2.6 ± 0.02 23.33± 0.47
VA01
3
CH
1,000
0
± 0.006
T F01
3
CH
1,000
0
± 0.006
PA03
3
CH
1,000
0
± 0.006
AO03
3
CH
3,000
1
± 0.019
AO06
3
CH
2,000
1
± 0.013
AO04
3
CH
1,000
0.324 ± 0.006 2.92 ± 0.06
PO02
4
OIL
16,000
5
± 0.1 68.858 ± 1.428
Total Master Batch
212,723
68.858 ± 1.428
68.858 ± 1.428
189
Table 4.5 Spek M-BMDA M-BMDA 2001
M aterial.No D-DXGA
Group 1
PHR R4
101.13
Berat
Tol
Sub Total
(kg)
(kg)
Berat
78 ± 0.8 78 ± 0.8
RA03
2
FIL
35.995
28.04 ± 0.56
VA02
2
FIL
4.994
3.89 ± 0.08 31.94 ± 0.64
VA01
3
CH
2000
1.558 ± 0.03
AO04
3
CH
2000
1.558 ± 0.03
AO03
3
CH
2.501
1.984 ± 0.04
TF01
3
CH
3.002
2.338 ± 0.046 7.402 ± 0.146
PO02
4
OIL
5.995
4.67 ± 0.09 4.67 ± 0.09 122.02 ±
Total M aster Batch
156.616
122.002 ± 1.676
1.676
190
4.1.2.2.5
Inventory dan Sisa Work Order Input daripada sistem M RP selain daripada Spek dan OFS adalah data inventory dan sisa work order. Data – data ini menjadi penting ketika proses produksi terjadi secara kontinuitas. Artinya perencanaan produksi dibuat ketika proses produksi berlangsung sehingga sangat penting diperhitungkan berapa sisa produksi yang sedang berjalan, dan data persediaan barang yang ada. Dengan tersedianya data inventory dan work order, maka dapat dilakukan perhitungan berapa jumlah kebutuhan secara tepat. Data inventory dan sisa order pada perhitungan manual tersedia pada excel worksheet yang diupdate secara rutin oleh bagian planning. Excel worksheet tersebut berisikan rumus – rumus perhitungan yang terhubung antara satu tabel dan tabel lainnya, berikut adalah contoh excel worksheet yang digunakan oleh bagian planning PT. FDR :
191
Gambar 4.30 Contoh excel worksheet
192
4.1.2.3 Perhitungan MRP pada manual sistem Perhitungan M RP pada manual sistem dilakukan dengan menggunakan excel worksheet. Ada dua level excel worksheet yang digunakan. Level pertama adalah material requirement level dimana excel worksheet ini digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan compound dan non compound yang dibutuhkan dalam proses produksi pemenuhan finish good yang ada didalam dokumen OFS. Pada level ini, ditentukan berapa banyak penggunaan compound – compound seperti CMDS TMDR, dsb. Selain compound, juga ditentukan penggunaan material lain seperti wire yang digunakan dan material pacakaging yang diperlukan untuk pemenuhan produksi. Compound material requirement berisikan worksheet untuk dokumen OFS, Master tire, master tube, Compound requirement dan non-compound requirement. Pada worksheet material requirement, bagian planning akan mengisikan jumlah OFS, dan worksheet yang berisikan rumus – rumus tersebut akan menghitung kebutuhan compound dan
non compound berdasarkan jumlah OFS dan
master tire ataupun master tube. Berikut adalah contoh excel worksheet untuk level material requirement.
193
Gambar 4.31 Contoh excel worksheet level material requirement
194
Level selanjutnya adalah breakdown material requirement worksheet. Pada worksheet ini dilakukan breakdown kebutuhan – kebutuhan material yang digunakan untuk membuat compound – compound yang dibutuhkan. Sesuai dengan data R&D setiap compound memiliki spek yang berbeda – beda, oleh karena itu breakdown material requirement worksheet berisikan spek setiap jenis compound. Setelah dilakukan compound breakdown pada excel worksheet ini, maka akan didapat jumlah kebutuhan material pembentuk masing – masing compound. Data kebutuhan inilah yang akan diolah menjadi dokumen purchase requisition (PR). Material breakdown worksheet ini berisikan dokumen onhand, PR master, dsb. Berikut adalah contoh dokumen excel worksheet pada level compound breakdown :
195
Gambar 4.32 Contoh dokumen excel worksheet level compound breakdown
4.2
Analisis Terhadap Data Yang Terkumpul Setelah data – data yang dibutuhkan terkumpul, maka selanjutkan kami melakukan analisis terhadap sistem EBS maupun sistem manual sesuai dengan data – data yang ada. Analisis yang kami lakukan adalah melakukan perbandingan input dan hasil output dari sistem EBS maupun manual serta melakukan analisis perhitungan sistem EBS dan sistem manual. Dengan membandingkan output dan input daripada masing – masing sistem akan didapatkan kesimpulan apa faktor – faktor yang membedakan output daripada sistem manual dan EBS sistem.
196
4.2.1
Perbandingan output sistem EBS dan excel worksheet Tabel dibawah ini adalah tabel yang menggambarkan hasil perhitungan M RP pada EBS sistem dan manual sistem pada level compound dan noncompound requirement worksheet. Dengan membandingkan seperti ini kita mendapatkan gambaran bahwa EBS sistem gagal menyediakan data yang dibutuhkan oleh bagian planning, sehingga tidaklah heran apabila bagian planning sampai saat ini belum menggunakan EBS sistem sepenuhnya. Perbedaan signifikan hasil output manual sistem dan EBS sistem pada level ini mengakibatkan ketidakpercayaan bagian planning terhadap kemampuan EBS yang berakibat pada penggunaan sistem manual lebih baik daripada EBS sistem. User yang sudah terbiasa dengan sistem manual menjadi semakin percaya akan kemampuan sistem manual, sebaliknya EBS sistem manjadi sesuatu yang mengecewakan bagi mereka – mereka yang menaruh harapan besar pada hasil penerapan sistem EBS.
197
Table 4.6 Perbandingan output sistem EBS dan excel worksheet
Part NO.ID Description
Q ty
B /W
Pembanding CMDS
WADC IMDB TRDB TMDR TRDA TMDM NC 04 NC 12
NC 09
(0.96mm)
FDR TR TT 2878.12
160
5000
648.48
Kg
Kg
Kg
FLEMMO 2030903060014 70/90 - 14
5000pcs EBS demand Excel material 9 planning
1405 2320 Kg
150 Kg kg
597.38
480 5000 Kg
Kg
590
FDR TR TT 100 80 - 14 2031603059018 GENZI
6023.16 5000pcs EBS demand
9694.96
900.48
597.75
Kg
162 Kg
Kg
Kg
493.92Kg
4740 Kg
160 Kg
9580 Kg
855 Kg
200 Kg
Excel material planning
590
198
Output daripada sistem manual menjadi acuan kebenaran perhitungan karena selama ini sistem yang digunakan adalah sistem manual dan selama itu pula bagian planning tidak merasakan kendala berarti dengan sistem kerja mereka ini. Ketika hadir sistem baru yang hasil outputnya berbeda dengan hasil daripada sistem yang biasa digunakan maka ditarik kesimpulan bahwa EBS sistem gagal menghasilkan output sesuai dengan kebutuhan user.
4.2.2 Analisis perhitungan MRP pada EBS dan manual sistem Pada dasarnya, metode perhitungan M RP yang dilakukan pada EBS sistem maupun manual sistem merupakan hal yang serupa. Gambar dibawah ini menggambarkan data input daripada perhitungan M RP manual dan EBS sistem. Dengan ilustrasi sederhana seperti ini, menggambarkan bagaimana sebuah proses perhitungan dengan data input yang sama, proses yang sama dan menghasilkan output yang sama pula.
MPS/OFS
BOM/SPEK
Inventory
MRP +parameter (safety stock, est. reject, min. order,
Gambar 4.33 Input process output M RP
Output berupa material requiement (material a tau WIP)
199
Akan tetapi apabila kita melihat kembali tabel perbandingan hasil output antara EBS sistem dan manual sistem yang ada, terlihat bahwa input dan proses yang seharusnya sama tersebut ternyata menghasilkan output yang berbeda. Hal ini menjadi penting karena EBS merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis yang ada, akan tetapi pada kenyataannya perhitungan M RP pada modul forecast to plan pada EBS sistem PT. FDR dianggap tidak valid sehingga bagian planning menolak penggunaan EBS untuk perhitungan M RP pada PT. FDR. Dengan demikian modul forecast to plan terhenti sampai proses M RP. Tidaklah mungkin melanjutkan proses yang ada dengan menggunakan data yang dianggap tidak valid.
M asalah lainnya timbul karena penggunaan EBS bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruh proses bisnis yang menyeluruh kepada setiap bagian pada PT. FDR. Bagian-bagian tersebut antara lain bagian M arketing, accounting, purchasing, dsb. Setiap bagian terhubung melalui sistem EBS, apabila salah satu modul dalam EBS tidak berjalan maka akan mengakibatkan terganggunya proses bisnis yang ada. sebagai contoh adalah permasalahan yang dihadapi oleh bagian planning dan purchasing PT. FDR, ketika EBS sistem gagal menyediakan data yang dibutuhkan oleh bagian planning sehingga bagian planning menggunakan sistem manual maka mengakibatkan bagian purchasing tidak dapat mengenerate data Purchase requisition material requirement yang akan dibuat menjadi PO (Purchase order). M asalah – masalah seperti ini timbul karena adanya
200
masalah pada salah satu modul EBS. Dengan penjelasan diatas, maka sangatlah penting bagi PT. FDR untuk memperbaiki modul forecast to plan pada EBS sistem agar tidak terjadi masalah – masalah seperti contoh diatas. Disinilah peran kami, mahasiswa/i magang yang diberi job desk dalam lingkup modul forecast to plan agar hasil output daripada sistem EBS menjadi valid dan modul forecast to plan dapat berjalan sempurna.
Langkah
kami
dalam
menganalisis
permasalahan
yang
menyebabkan output daripada EBS sistem tidak valid adalah mengambil dua sampel item dengan menggunakan metode purposive sampling berdasarkan judgment (pertimbangan). Dua item finish goods yang diambil adalah satu finish goods popular, satu finish goods type baru dan kemudian digunakan untuk perhitungan secara manual berdasarkan rumus bahwa material requirement murni suatu produk adalah: Quantity x Material requirement (sesuai dengan BOM ). Kami melakukan perhitungan karena data output perhitungan M RP EBS merupakan hasil perhitungan antara BOM , MPS, dan berbagai parameter lainnya, sehingga untuk mencari kebenaran data material requirement pada BOM kami melakukan perhitungan manual berdasarkan data BOM saja. Data Quantity didapat dari data M PS yang merupakan input utama perhitungan M RP.
201
Berikut adalah contoh perhitungan yang kami lakukan :
CMDS requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component CM DS pada 2030903060014
Table 4.7 Hirarki component CM DS Finish Goods
lv.1
lv.2
2.0309E+12
CM-148
AM138
lv.3
lv.4
lv.5
lv.6
BM-144-2 EM-143
TMDR
IM-041
BM-144-1
BM-144-2 TM-006
CMDS MAT-024NC04
CMDS WM-036
WADC MAT-023BW02
P-CG-006 PCG-1020185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound CMDS dalam setiap tingkatan produk. Compound CMDS digunakan pada proses squeegee (IM -041), untuk itu kita harus menelusuri struktur produk diatas squeegee sampai pada level finish goods. Setelah kita mengetahui
202
struktur hirarki produk dan material requirement stiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini.
CMDS req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs: 5000 CM -148 x 1 AM -138 x 1,33 IM -041 = 6650 IM -041
6650 IM -041 x 0,05 CM DS = 332,5 CM DS 6650 IM -041 x 0,33 TM -006 = 2194,5 TM-006 1790.25 2194,5 x 1,16 CM DS = 2545,62 CM DS Total kebutuhan CM DS = 2878,12 Kg compound CM DS
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : CMDS req = Qty * spek (464kg/1000 Pcs) CMDS req = 5000 * 0,464 kg = 2320 K g compound CM DS
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel worksheet adalah sebesar : 2878,12 Kg – 2320 Kg = 558,12 K g
Selisih yang ada adalah 558,12/2320 = 24,02% lebih banyak daripada data kebutuhan material requirement untuk Compound CM DS pada excel worksheet. Data input adalah sama, yaitu 5000 Pcs finish good tipe Flemmo. Data BOM dan spek pada rumus excel worksheet pun seharusnya sama. M etode perhitungan pun sama, yaitu perkalian antara kebutuhan dan
203
material requirement, tetapi hasil output untuk kebutuhan murni compound CMDS antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel memiliki variances atau gap sebesar 24,02%.
Variances sebesar 24,02% pada perhitungan EBS dikarenakan pada item AM -138 dimana terdapat item IM-041 (squeegee IM -041) sebagai pembentuknya, ditemukan kesalahan penginputan nilai dimana :
Table 4.8 Contoh kesalahan nilai pada BOM Nama item
Nilai awal
Nilai yang benar
IM -041 (squeegee)
1.33
1.085
Kesalahan BOM seperti ini mengakibatkan perbedaan hasil output perhitungan M RP.
204
WADC requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component WADC pada 2030903060014
Table 4.9 Hirarki component WADC Finish Goods 2.0309E+12
lv.1
lv.2
CM-148
AM138
lv.3
lv.4
lv.5
lv.6
BM-144-2 EM-143
TMDR
IM-041
BM-144-1
BM-144-2 TM-006
CMDS MAT-024NC04
CMDS WM-036
WADC MAT-023BW02
P-CG-006 PCG-1020185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound WADC dalam setiap tingkatan produk. Setelah kita mengetahui struktur hirarki produk dan material requirement setiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini.
205
WADC req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs: 5000 CM -148 x 1 AM -138 x 2 WM -036 = 10000 pcs WM -036
10000 WM -036 x 0,016 WADC = 160 Kg Total kebutuhan WADC = 160 Kg compound WADC
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : WADC req = Qty * spek(30kg/1000 Pcs) WADC req = 5000 *0,03 kg = 150 Kg compound WADC
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel worksheet adalah sebesar :
160 Kg – 150 Kg = 10 K g Selisih yang ada adalah 10/150 =
6,67% lebih banyak daripada data
kebutuhan material requirement untuk Compound WADC pada excel worksheet.
206
TMDR requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component TM DR pada 2030903060014
Table 4.10 Hirarki component TM DR Finish Goods 2.0309E+12
lv.1
lv.2
CM-148
AM138
lv.3
lv.4
lv.5
lv.6
BM-144-2 EM-143
TMDR BM-144-
IM-041
BM-144-1
2 TM-006
CMDS MAT-024NC04
CMDS WM-036
WADC MAT-023BW02
P-CG006 PCG-1020185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound TM DR dalam setiap tingkatan produk. Setelah kita mengetahui struktur hirarki produk dan material requirement stiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini. TM DR req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs:
207
5000 CM -148 x 1 AM -138 x 1 EM -143 = 5000 pcs EM -143
5000 EM -143 x 1 TM DR = 5000 Kg Total kebutuhan TMDR = 5000 Kg compound TM DR
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : TM DR req = Qty * spek(1000kg/1000 Pcs) TM DR req = 5000 *1 kg = 5000 Kg compound TM DR
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel worksheet adalah sebesar : 5000 Kg – 5000 Kg = 0 K g (100% matched)
208
IMDB requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem
Table 4.11 IMDB requirement
Untuk IMDB requirement kami menemukan kesalahan input rumus pada excel worksheet, yaitu kenyataan bahwa sebenarnya finish goods Flemmo 70/90-14 tidak memerlukan compound IM DB. Berdasarkan pengecekan pada BOM EBS, kami tidak menemukan adanya requirement compound IMDB pada item 2030903060014 – flemmo 70/90-14. Pada saat dilakukan pengecekan pada spek, kami pun tidak menemukan adanya compound IMDB requirement untuk finish good tersebut.
209
IMDB req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs: 0 Total kebutuhan IM DB = 0 Kg compound IM DB
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : IMDB req = Qty * spek(281kg/1000 Pcs) IMDB req = 5000 *0,281 kg = 1405 Kg compound IM DB
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel worksheet adalah sebesar : 1405 Kg – 0 kg = 1405 Kg
Selisih yang ada untuk penyediaan material berdasarkan EBS dan excel worksheet adalah sebesar 1405%. Hal ini dikarenakan kesalahan input data pada excel worksheet sehingga bagian planning menyediakan compound IMDB yang seharusnya tidak dibutuhkan sama sekali untuk produksi item finish good 2030903060014 flemmo 70/90-14. Kesalahan seperti ini mengakibatkan penyediaan material yang berlebihan.
Bagian planning sampai saat ini belum menggunakan perhitungan M RP pada EBS sistem karena banyak perbedaan data antara excel material planning worksheet dan EBS material planning. Bagian planning akan menggunakan EBS sistem sepenuhnya apabila hasil output sudah sesuai
210
dengan data yang dianggap validbagi perhitungan M RP, yaitu hasil perhitungan M RP pada excel worksheet yang selama ini digunakan.
Perbedaan nilai perhitungan berdasarkan data BOM EBS dan hasil output EBS dikarenakan pada ssat dilakukan perhitungan oleh sistem EBS, terdapat beberapa parameter yang diikut sertakan dalam perhitungan, seperti : •
Minimum Order Adalah jumlah minimum setiap item yang terdapat pada BOM . Jumlah minimum order di setting sesuai dengan minimum order dari supplier
•
Fixed lot multiplier Adalah jumlah kelipatan produk yang di sesuaikan dengan ketentuan dari supplier. Fixed lot multiplier merupakan parameter untuk menentukan jumlah material yang harus dipesan dari supplier berdasarkan ketentuan kelipatan produk dari supplier.
•
Safety stock Adalah jumlah material yang harus disediakan untuk menjaga kelangsungan produksi apabila terjadi sebuah masalah. Safety stock digunakan apabila terjadi masalah dengan sistem pemesanan barang.
211
Adapun beberapa parameter yang terdapat pada excel worksheet tetapi tidak terdapat pad EBS. Seperti contohnya estimasti reject. Ada sebuah parameter yang bernama “yield” pada EBS. Berdasarkan keterangan JATIS, “yield” digunakan untuk memasukan estimasi reject pada proses produksi sesuai dengan BOM . Akan tetapi setelah dilakukan perhitungan,
hasil yang diperoleh
tidak
sesuai dengan
metode
perhitungan estimasi reject pada excel worksheet. Hal – hal sperti inilah yang membuat hasil perhitungan manual berdasarkan BOM pada EBS dan hasil output EBS berbeda.
212
4.2.3
Analisis Permasalahan dengan Metode Fit / Gap Analisis
Table 4.12 Fit / Gap M RP process pada EBS Fit No.
Requirement
Rank
Comments
Alternatives
Level 1
Sistem dapat digunakan
M
F
Input awal dari demand adalah
untuk input document
berupa forecast, untuk itu sistem
forecast
harus dapat digunakan untuk input document forecast
2
Sistem dapat me-load
M
F
Dari input document forecast
forecast untuk dijadikan
yang
dibuat,
sistem
dapat
input demand schedule
mengenerate langsung forecast untuk dijadikan M DS.
3
Sistem dapat digunakan untuk input MDS
M
F
Selain
mengenerate langsung
forecast menjadi M DS, sistem
213
dapat
digunakan
untuk
melakukan input M DS baru tanpa adanya forecast sehingga demand
schedule
tidak
bergantung kepada document forecast 4
Sistem dapat digunakan untuk
5
meload
M
F
M DS
Dari MDS yang ada, sistem dapat
digunakan
untuk dijadikan input
mengenerate
production schedule
menjadi input M PS
Sistem dapat digunakan untuk
menghasilkan
document
demand
M
F
langsung
untuk M DS
Selain fungsi langsung EBS, sistem dapat digunakan untuk membuat
reporting
berupa
schedule berupa jumlah
jadwal permintaan barang sesuai
finish goods dan jadwal
dengan permintaan konsumen
pengiriman
yang
214
diminta 6
Sistem dapat digunakan
M
F
untuk input MPS
Sistem dapat digunakan untuk melakukan input M PS langsung tanpa adanya keterkaitan dengan MDS
7
Sistem dapat me-load
M
F
Dari M PS yang ada, sistem
MPS untuk dijadikan
dapat mengenerate M PS tersebut
input M RP
menjadi input daripada M RP, sehingga
M RP
dilakukan
berdasarkan production schedule yang telah dibuat 8
Sistem
dapat
M
F
Sistem dapat membuat output
menghasilkan document
berupa laporan jadwal produksi
production
sesuai
schedule
dengan
perencanaan
215
berupa
jadwal
produksi barang
pemenuhan finish good yang diminta 9
Sistem
dapat
H
G
Sistem
dinilai
gagal
dalam Perhitungan M RP
perhitungan dilakukan manual
melakukan perhitungan
melakukan
material
kebutuhan material untuk proses menggunakan
requirement
berdasarkan production
produksi secara tepat sehingga Excel worksheet
schedule secara tepat
berakibat pada kelebihan atau kekurangan penyediaan material
10
Sistem
dapat
H
G
Sistem
dinilai
gagal
dalam Pembuatan
melakukan perhitungan
menentukan jumlah pemesanan Purchase
jumlah
material
material
pemesanan sesuai
kebutuhan produksi
berdasarkan
jumlah Requisition
kebutuhan dan jumlah on-hand serta lainnhya
berbagai
dilakukan manual
parameter menggunakan excel dengan
worksheet
216
mencocokkan stock, kebutuhan material. Kemudian akan
data
diupload
menggunakan data
loader
dalam
ke EBS
sehingga
bagian
Purchasing tetap dapat mengenerate Purchase Requisition bagian
dari
planning
melalui EBS
217
11
Sistem
dapat
H
G
Sistem gagal dalam menentukan Pembuatan
melakukan perhitungan
jumlah
produksi
macam
komponen-
produksi material
berbagai permintaan WIP produksi material
komponen WIP item
berdasarkan jumlah kebutuhan WIP
sesuai
produksi,
produksi
kebutuhan
berjalan
on-hand, produksi secara
dilakukan manual
dengan menggunakan excel worksheet
218
Keterangan : Kolom Rank : •
M = Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•
H = High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan opearasi dan tanapa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting. Kolom Fit Level :
•
F = FIT- kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software.
•
G = GAP-software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternative saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customizaton terhadap software.
219
4.2.4 Kesimpulan dan Pemecahan Masalah Dari penemuan – penemuan diatas
dapat ditarik kesimpulan bahwa
sebenarnya tidak ada masalah dengan ORACLE EBS sistem yang ada, masalah timbul karena kesalahan input data. Perhitungan material requirement menggunakan excel worksheet pun tidak sepenuhnya benar, karena bisa saja terjadi kelalaian manusia dalam mengupdate rumus excel ataupun kesalahan input data. Untuk mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis pada PT. FDR, maka ORACLE EBS harus digunakan sepenuhnya oleh semua bagian terkait, karena itu perlu dilakukan beberapa hal modul Forecast to plan pada ORACLE EBS dapat digunakan pada bagian Planning. Dari tabel Fit / Gap Analysis di atas terlihat bahwa pada proses M RP dalam sistem EBS memliki Gap
dimana sistem tidak memenuhi
kebutuhan user dan dinilai gagal dalam melakukan perhitungan kebutuhan material untuk proses produksi, dapat dilihat pada tabel Fit / Gap kolom ke-9 (sembilan) sehingga sistem menjadi tidak tepat dalam menentukan jumlah kebutuhan dan jumlah on-hand dapat dilihat pada tabel Fit / Gap kolom ke-10 (sepuluh), juga dalam penentuan jumlah produksi berbagai macam material WIP, dapat dilihat pada tabel Fit / Gap kolom ke-11 (sebelas) . Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjabaran masalah – masalah yang ada beserta alternatif pemecahannya.
220
4.2.4.1
Hasil perhitungan penyediaan material antara EBS dan manual excel yang beda Kesimpulan yang kami dapatkan dalam mencari perbedaan hasil perhitungan persediaan material antara EBS dan manual excel adalah dengan mengidikasi faktor-faktor yang berperan sebagai input dalam perhitungan M RP beserta parameter-parameter yang diperlukan dalam perhitungan M RP yang dimana terdapat di EBS namun tidak terdapat di manual excel dan sebaliknya.
4.2.4.1.1 Pengecekan ulang BOM dan S pek Dari pengecekan ulang dengan membandingkan BOM dengan spek hardcopy, ditemukan adanya kelebihan compound IM DB yang seharusnya tidak terdapat pada pembentuk flemmo. Dengan ditemukan kesalahan
data
seperti
ini,
solusi
yang
direkomendasikan adalah bagian R&D diharuskan mengadakan pengecekan ulang terhadap BOM serta bagian planning control juga harus mengecek ulang antara spek hardcopy dengan excel planning mereka.
221
Table 4.13 Contoh pengecekan BOM dan spek
222
4.2.4.1.2 Setting parameter 1.
Minimum Order
•
Pilih navigator untuk supply chain planner
•
Pilih SRI Material
•
Pilih Transactions
Pilih S RI Material
Gambar 4.34 Form navigator minimum order
223
¾
Form Minimum Order • M asukkan nilai Order Quantity pada field Minimum
Masukan Order Quantity
Gambar 4.35 Form minimum order
2.
Stock on Hand ¾
Form Material Requirement Planning • Pilih Supply Chain Planner
Pilih Supply Chain Planner Gambar 4.36 Form Navigator Supply Chain Planner
224
• Pilih Workbench
Pilih Workbench
Gambar 4.37 Menu M RP ¾
Form Launch M RP • M asukan MRP names di kolom Name • M asukan Description di kolom Description
Masukan Name
• Klik “Launch” Masukan description
Klik Launch
Gambar 4.38 Form launch M RP
225
¾
Form Plan Options • Klik “Plan Organizations”
Klik plan Organization
Gambar 4.39 Form plan options
¾
Form Plan Organizations • Tick Net Reservation
Tick Net Reservation
Gambar 4.40 Form plan organization stock on hand
226
Net Reservations berfungsi untuk mempertimbangkan adanya stok yang ditandakan untuk pesanan spesifik saat merencanakan item di akhir eksekusi perencanaan.Jika kita ingin mendapatkan jumlah kebutuhan material dengan memperhitungkan stock on hand yang ada, maka kita harus mencheck-list pada field net reservation.
3.
PR Outstanding ¾
Form Plan Organization
227
• Tick Net Purchasing
Tick Net Reservation
Gambar 4.41 Form plan organization PR outstanding
Net Purchases berfungsi mempertimbangkan adanya Purchase Requisition dan Puchase Order yang telah disetujui saat merencanakan item di akhir eksekusi perencanaan. Dengan men check list net purchasing, maka kita bisa menghitung material requirement berdasar PR yang telah di approve dan PO yang telah di approve.
228
4.
Safety Stock Sebelum merilis proses planning, kita dapat memilih apakah kita ingin menghitung dengan mengkalkulasi safety stock. Jika kita memutuskan untuk menjalankan proses planning dengan opsi safety stock, Oracle Master Scheduling/M RP akan mengecek setiap item dengan metode kalkulas i safety stock.
Gambar 4.42 Safety Stock Plan Safety Stock berfungsi mengkalkulasi safety stock untuk setiap item di eksekusi akhir dari perencanaan.
229
Tabel simulasi safety stock (100%) dengan bucket days (1)
Table 4.14 Table simulasi safety stock 2
3
4
5
6
DEMAND
1000
2000
2000
3000
2000
OH
5307
240 1453
4000
1000
-547
1000
-1000
1453
4000
1000
2000
3000
2000
PLAN AKHIR
4307
4307
-1760
2547
430.70% 127.35% 100.00% 100.00% 100.00%
230
5. Fixed Lot Multiplier ¾
Form M RP • Klik Inventory
Pilih Inventory Gambar 4.43 Form navigator inventory
• Pilih Master Items
Pilih Master Items
Gambar 4.44 Menu items
231
¾ Form Master Item • M asukkan nilai pada kolom Fixed Lot Multiplier
Masukan nilai Fixed Lot Multiplier
Gambar 4.45 Form master items
Dalam menentukan fixed lot multiplier, saat ini excel material planning tidak memperhitungkan fixed lot multiplier, oleh karena itu default EBS harus dibuat
sama seperti excel material planning,
sehingga output yang dihasilkan pun sama.
232
4.2.4.2
Perbedaan metode perhitungan estimasi reject dan Yield Adanya kesulitan dalam memasukan parameter estimasi reject kedalam EBS, karena perbedaan cara perhitungan yield (estimasi reject pada EBS) dan estimasi reject pada excel material requirement. Perbedaan konsep estimasi reject pada EBS dengan perhitungan excel menyebabkan metode yield tidak bisa dipakai. Pada konsep yield EBS, perhitungannya adalah sebagai berikut :
New Component Usage = Usage / Yield
Keterangan : Komponen yield adalah persentase dari suatu komponen dalam Bills of Material yang bertahan atau bersisa dari proses manufaktur. Suatu faktor yield bernilai 0,9 mengindikasi bahw a hanya 90% jumlah penggunaan dari suatu komponen dalam BOM yang bertahan sehingga hanya 90% yang bisa digunakan untuk digabungkan menjadi kumpulan yang jadi.
Pada perhitungan manual excel, mereka menghitung kira-kira terjadi reject sebesar berapa persen, kemudian membuat
233
perencanaan
produksi tambahan
sebesar
estiamasi reject
tersebut.
Contoh : estimasi reject = 20% maka perhitungannya menjadi : new component usage = 100% + 20% (estimasi reject) maka kebutuhan baru menjadi 120%.
M etode perhitungan seperti ini adalah
metode planning
percentage didalam EBS. Karena perbedaan konsep EBS dan manual excel menyebabkan
kendala dalam memasukkan
estimasi reject kedalam sistem. Tetapi dengan digunakannya planning percentage sebagai alternative dalam memasukkan estimasi reject dengan metode yang sama, maka kendala dalam memasukkan estimasi reject dapat dikatakan telah terselesaikan.
Untuk menunjukan penggunaan planning percentage pada PT. FDR, kami mengambil contoh item IM -041 pada BOM EBS. Berikut adalah tabel IM -041 dengan planning percentage sebesar 100% (default) pada EBS :
234
Table 4.15 Contoh planning percentage IM -041
MAT
Planned order
5359.9 Release
Planned order IM -041
MAT
demand
-5359.9 Demand
Untuk menghitung estimasi reject dengan melakukan over produksi sebesar estimasi, maka alternative yang bisa digunakan adalah planning percentage, dengan cara melebihkan planning percentage sebesar estimasi. Sebagai contoh adalah IM -041 dengan planning percentage 100% adalah sebesar 5359.9 kemudian
apabila
kita
membuat
perhitungan
planning
percentage sebesar 120%(20% lebih banyak daripada produksi dengan asumsi estimasi reject sebesar 20% ). Hasil perhitungan ketika M RP dirunning pada EBS, IM -041 dengan planning percentage 120% adalah sebesar 6431.88. berikut adalah tabel hasil perhitungan M RP IM -041 dengan planning percentage 120% .
Table 4.16 Contoh perhitungan M RP dengan planning percentage
IM -041
MAT
Planned order
IM -041
MAT
Planned order demand
6431.88 Release -6431.88 Demand
235
4.2.4.3
Human Error Akibat Update S pek Manual Dengan penggunaan excel worksheet untuk perhitungan material planning, seringkali terjadi human error berupa kelalaian manusia. Kelalaian itu antara lain adalah kesalahan input data ataupun kurangnya koordinasi antara bagian R&D dengan bagian planning control dalam mengupdate spek.
236
Table 4.17 Contoh kesalahan spek pada excel worksheet material planning
Part NO .ID Description Qty
Pembanding
FDR T R TT 203090306001 FLEMMO
IMDB
2878.12
5000
4
CMDS WADC
EBS demand
TRDB
TMDR 5016
162 Kg
pcs
Kg
70/90 - 14 Excel material 2320 Kg 150 Kg 1405 kg 9
planning
5000 Kg
TRDA TMDM
237
Dari tabel diatas kita bisa melihat adanya kesalahan spek yang terdapat pada excel worksheet material planning, kesalahan penyediaan material seperti ini akan berdampak pada kelebihan penyediaan bahan baku oleh bagian planning control.
Solusi dari
masalah
ini adalah
menyeluruh. Dengan penggunaan
penggunaan
EBS secara
EBS akan
meningkatkan
integrasi data antara bagian Planning control dan bagian – bagian terkait lainnya. Sebagai contoh adalah apabila bagian R&D akan mengupdate spek suatu produk, pada sistem berjalan saat ini update spek disebarkan lewat hardcopy dan akan diinput ke dalam excel worksheet oleh bagian planning. Seringkali terjadi error berupa kelalaian manusia dalam mengupdate spek, akibat yang terjadi apabila spek lalai di update adalah kesalahan penyedian material. Dengan penggunaan EBS, akan meningkatkan integrasi data. Artinya apabila bagian R&D mengupdate data spek (BOM pada EBS) maka tidak perlu lagi dilakukan update oleh setiap bagian, karena data yang ada telah terintegrasi sehingga tidak akan terjadi kelalaian update atau hal semacamnya. Dengan penggunaan EBS, apabila terjadi kesalahan spek maka hanya bagian R&D saja yang bertanggung jawab.
238
4.3
Personalisasi Sistem EBS
Dikarenakan adanya perbedaan metode estimasi reject antara manual excel dengan sistem EBS, maka dibuatlah alternatif pengganti yield yaitu adalah planning percentage. Untuk memudahkan pengisian estimasi reject di field planning percentage di EBS (sesuai permintaan bagian PPC) , maka dilakukan personalisasi yaitu :
•
M embuat table di server trial dan apps untuk menampung parameter planning percentage, sehingga pada nantinya bisa langsung ditarik oleh EBS saat bagian PPC yang berwenang mengisi atau mengedit estimasi reject pada material.
Create table
239
Add atribut atau field pada
Primary
Gambar 4.46 Create table Coding : ALTER TABLE SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE DROP PRIMARY KEY CASCADE;
DROP TABLE SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE CASCADE CONSTRAINTS;
CREATE TABLE SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE ( ITEM_ID
NUMBER,
PLANNING_PERSEN
NUMBER
) TABLESPACE APPS_TS_TX_DATA PCTUSED
0
PCTFREE
10
INITRANS
1
MAXTRANS
255
STORAGE
( INITIAL
128K
NEXT
128K
MINEXTENTS
1
MAXEXTENTS
UNLIMITED
240 PCTINCREASE
0
BUFFER_POOL
DEFAULT
) LOGGING NOCOMPRESS NOCACHE NOPARALLEL MONITORING;
CREATE UNIQUE INDEX SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGEPK ON SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE (ITEM_ID) LOGGING TABLESPACE APPS_TS_TX_DATA PCTFREE
10
INITRANS
2
MAXTRANS
255
STORAGE
( INITIAL
128K
NEXT
128K
MINEXTENTS
1
MAXEXTENTS
UNLIMITED
PCTINCREASE
0
BUFFER_POOL
DEFAULT
) NOPARALLEL;
DROP PUBLIC SYNONYM MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE;
CREATE PUBLIC SYNONYM MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE FOR SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE;
241 ALTER TABLE SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE ADD ( CONSTRAINT MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGEPK PRIMARY KEY (ITEM_ID) USING INDEX TABLESPACE APPS_TS_TX_DATA PCTFREE
10
INITRANS
2
MAXTRANS
255
STORAGE
( INITIAL
128K
NEXT
128K
MINEXTENTS
1
MAXEXTENTS
UNLIMITED
PCTINCREASE
0
));
GRANT DELETE, INSERT, SELECT, UPDATE ON SRI.MAINTAIN_PLANNING_PERCENTAGE TO APPS;
•
M embuat form untuk memudahkan user memasukkan data kedalam table yang telah dibuat
242
Gambar 4.47 Form maintain planning percentage
Contoh hasil daripada form maintain planning percentage
243
Gambar 4.48 Contoh data sebelum di maintain
Data sesudah di maintain :
244
Gambar 4.49 Contoh data setelah di Maintain
•
M embuat function untuk memaintain planning percentage.
245
Gambar 4.50 M embuat function untuk me maintain planning percentage
•
M elakukan grant dari server satu ke server lainnya, dan membuat synonym pada table.
•
M elakukan personalisasi pada EBS trial. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan personalisasi pada EBS trial adalah sebagai berikut :
- Pilih Help
246
- Pilih Diagnostics - Pilih Custom Code - Pilih Personalize
Gambar 4.51 Personalize
¾
Form Personalize
247
-
M asukan nama sequence
-
M asukan description
-
M asukan trigger event
-
M asukan trigger object
1. Membuat nama sequence dari personalisasi
3. Mengisi nama field
2. Mengisi trigger event
Gambar 4.52 Form personalizations
¾
Action tab
248
-
M asukan Value
-
Klik “Apply Now”
Masukan Value
Klik Apply Now
Gambar 4.53 Action tab Keterangan pada value : Maintain_planningpersen adalah function yang telah dibuat di step nomor 2. M embuat form sebagai media untuk mengisi estimasi reject oleh bagian PPC yang dimana akan disimpan di table yang telah kita buat di step nomor 1 sehingga dari EBS
akan
langsung
menarik
maintain_planning_percentage tersebut.
data
dari
table
bernama
