BAB 4 EVALUASI DAN PERANCANGAN. pengguna yang terlibat dalam siklus procure to pay yang masih belum dapat. lingkup yang telah dipaparkan sebelumnya

BAB 4 EVALUAS I DAN PERANCANGAN 4.1. Gap Analysis Dengan metode ini, akan dilakukan pencatatan terhadap kebutuhan pengguna yang terlibat dalam siklus procure to pay yang masih belum dapat terpenuhi oleh sistem. Lalu akan paparkan solusi dari masalah yang ada. Analisa dilakukan dari aktivitas pembelian material hingga penerimaan material di warehouse, dan aktivitas penagihan hingga pembayaran sesuai dengan ruang lingkup yang telah dipaparkan sebelumnya. Hasil analisa disajikan dalam bentuk tabel - tabel sebagai berikut : No 1

Requirements Vendor dapat melihat history dan Purchase Order baru pada website.

Rank High

Level Gap

Comment Dokumen Purchase Order dicetak kemudian dikirim melalui fax sehingga membutuhkan banyak waktu dan biaya.

Alternatives Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order dimana vendor dapat melihat dokumen Purchase Order yang baru dikirim dan melihat dokumen history Purchase Order yang telah selesai.

2

Vendor dapat melihat history penerimaan barang pada PT. XYZ.

Medium

Gap

Vendor membutuhkan waktu untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan barang yang diterima.

Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+ dimana vendor dapat melihat jumlah barang yang masuk pada gudang.

3

Vendor dapat melihat jumlah kekurangan barang yang harus dikirim kembali.

High

Gap

Vendor tidak cepat dalam menanggapi pengiriman kekurangan barang.

Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending dimana vendor dapat melihat jumlah kekurangan barang yang harus kembali dikirim.

52

53 4

Vendor dapat melakukan proses pelaporan kes alahan penerimaan dalam website.

Medium

Gap

Perusahaan menerima laporan kesalahan secara manual kemudian melakukan input ke dalam sistem.

Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report dimana vendor dapat melakukan pelaporan kes alahan penerimaan dalam website.

5

Vendor melakukan input terhadap Invoice yang akan ditagih ke PT. XYZ.

High

Gap

Kasir PT. XYZ yang melakukan input Invoice beserta dokumen bermaterai yang dibawa karyawan vendor melakukan kesalahan input.

Pembuatan sistem dengan fungsi Invoice dimana vendor dapat membuat Invoice berdas arkan dokumen BPB+.

6

Vendor dapat melihat history bukti pembayaran yang telah dilakukan pada website.

Medium

Gap

Saat ini pembayaran yang dilakukan akan menghasilkan cetakan dokumen bukti pembayaran sehingga tidak efisien dalam operasional perusahaan.

Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment dimana vendor dapat melihat history bukti pembayaran yang telah dilakukan PT. XYZ.

Tabel 4.1 Tabel Fit/Gap Analysis

Keterangan : 1. Requirement, menjelaskan kebutuhan user 2. Rank (Ranking), terdiri dari : a. H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi, mereka juga meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal. b. M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi

54

jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi. c. L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses bisnis. 3. Level, terdiri dari : a. F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak. b. G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. c. P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user. 4. Comment adalah

deskripsi dari kondisi perusahaan

yang sedang

berlangsung. 5. Alternatives adalah solusi alternatif yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan (Gap/Partial Fit) yang ditemukan. 4.2. Rekomendasi Pengembangan No 1 2 3 4 5 6

Alternatives Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+ Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report Pembuatan sistem dengan fungsi Invoice Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment Tabel 4.2 Tabel Rekomendasi Pengembangan

Priorities High Medium High Medium High Medium

55

Keterangan : 1. Alternatives adalah solusi alternatif yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan (Gap/Partial Fit) yang ditemukan. 2. Priorities merupakan prioritas yang kami berikan pada solusi tersebut, prioritas dipengaruhi oleh Ranking pada tabel Gap, semakin tinggi Ranking maka prioritas semakin tinggi, karena semakin besar pula dampak dari permasalahan yang ada. Berdasarkan hasil dari analisis Gap, maka rekomendasi yang diajukan adalah mengembangkan sebuah vendor portal dengan fungsi , dengan menggunakan metode Object Oriented. 4.3. Analysis Document 4.3.1. The Task 4.3.1.1. Purpose PT. XYZ merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur produk X. Seiring dengan berkembangnya perusahaan maka diperlukan suatu aplikasi tambahan untuk meningkatkan produksi pada perusahaan. Sistem yang baru diharapkan dapat membantu vendor dalam melihat Purchase Order, melihat Bukti Penerimaan Barang (BPB+), menampilkan BCT Pending, melaporkan kesalahan penerimaan, menampilkan laporan kesalahan penerimaan, membuat Invoice, menampilkan Invoice, menampilkan Bukti Pembayaran.

56

4.3.1.2. S ystem Definition Functionality

Application Domain Condition Technology Object

Responsibility

M enampilkan Purchase Order, menampilkan BPB+, menampilkan BCT Pending, melaporkan kesalahan penerimaan, membatalkan BPB+, menampilkan laporan kesalahan penerimaan, membuat Invoice, menampilkan Invoice, menampilkan bukti pembayaran. Receiving Dept Head, Vendor. Harus mempunyai koneksi internet agar kegiatan dapat berlangsung dengan baik. PC, server, internet. Purchase Order, Kondisi, Delivery schedule, Vendor, M aterial, BPB+, BCT Pending, BPB+Report, Invoice, Payment. Sebagai tools untuk membantu vendor dalam monitoring dokumen dalam modul procure to pay, tools untuk pembuatan Invoice, dan tools untuk melakukan pembatalan terhadap bukti penerimaan (BPB+). Tabel 4.3 Factor Framework

4.3.1.3. Context

57

4.3.1.3.1. Problem Domain a d Ac tiv ity [Ye s]

Re q ue ste r

Pu rch a si n g S ta ff

WAHO

Tre as ury

Tre as ury M a n ag e r

Sec ti on He a d

Fu n d M a na g e r

Pu rch a si n g Fu nc ti on He a d

Re ce i vi n g De pt He a d

Ve n d or

Si ste m

Me ngec e k PR M RP / Non M RP

Cre a te Purc ha s e Re quis ition

[PR MRP? ]

M e nge c e k PR

[No ]

[Ha rga l e ng ka p ? ]

M em buat Me m o

[No ] [Ye s] M ainta in har ga PR

Approv e /re jec t PR

[Ye s]

[Ap p ro v e PR? ] M ene rim a in form as i pe m ba ta lan

[No] Re le as e PR [Ye s] M e nge c e k k ele ngka pa n har ga pa da PO

[Ad a h a rg a? ]

M ainta in info re cord

[No ] [Y es]

M e nge c e k jumla h P O

[J u ml a h PO <ju m l ah PR? ] A pprov e /re je ct Konfirm a s i

Konfirm a si ke Re que s te r

[Ye s] [No ]

[Ap pro ve Ko n firm a si ?]

M enge c ek ov e r budge t

[No] M em buat m e mo pem ba ta la n

[Ye s]

Me nga juk a n pe rm inta a n pe ruba ha n budge t

Me m ba ta lka n s isa jum lah PR

[O ve rb u d g et? ]

[Ye s] M a inta in budge t Me nyim pan da n me nc eta k PO

[No ] M e nge c e k da n me nye tujui PO

M e nguploa d PO da n notifik a si M ene rima PO

Me ne rima Ba ra ng & Kele ngka pa n Dok um en

M e ngirim ba ra ng, sura t ja lan, dan dok ume n re fer ens i

[Do ku me n l en g ka p ?] [N o]

[Ye s]

Re ce iv ing Ins pec tion Proce s s es [BCT/Non BCT? ]

[BCT]

[Non BCT]

Sc a n B CT

Me nc ata t pe ne rima a n ma te ria l Me ngupload BPB+

M e mbua t BPB+ M e ne rim a Sura t Ja la n dan BPB+ [Bara n g
[Ye s]

Me ner im a BCT pe nding

M e mbe ntu k BCT pe nding

M e nguploa d BCT pe nding & s ur at ja la n

Ve rifik as i B PB+ [ad a ke sa a l h a n ?] Me ngor ek s i La por an Ke s ala ha n [App ro ve Ke sa l ah a n ?]

[No ]

M em buat inv oice

Me m il ih BPB+

M e n-s ubmit inv oice

Me ne rima , me nge ce k inv oic e & k e le ngk a pa n dokum e n

M enc e tak inv oic e

Me m bua t inv oic e v e rific a tion

M enguploa d TTDV da n a t ngga l pe m ba y ara n

M eny im pa n da n m e nc e ta k TTDV da n ta ngga l pe m bay a ra n Me ne rima TTDV da n tanggal pe m ba y ar an M e mbua t Pay m ent Propos a l Otorisa s i Pa ym e nt Proposa l M ela k uka n pem ba ya ra n

Me ngupload buk ti pe mba ya ra n Me ne rima pe m bay a ran

Gambar 4.1 Activity Diagram

58

Penjelasan Activity Diagram : Purchase Requisition (PR) dibuat sebagai permintaan pembelian untuk persediaan material lokal. PR terdiri dari 2 jenis, yaitu PR – Non M RP dan PR – M RP. Untuk PR – Non M RP dibuat langsung oleh Requester, sedangkan PR – M RP dibuat oleh sistem berdasarkan jumlah komponen yang telah digunakan dalam proses produksi. PR yang terbentuk akan dicek apakah PR tersebut merupakan hasil M RP atau bukan. Untuk PR – Non M RP, maka Section

Head akan

melakukan

pengecekan

PR.

Selanjutnya akan diperiksa kelengkapan harga pada PR. Jika harga belum ada maka akan dibuat memo ke Puchasing Staff untuk menanyakan estimasi harga yang dibuat oleh Requester, selanjutnya Purchasing Staff akan me-maintain harga pada PR. Jika harga pada PR sudah lengkap, maka Section Head harus menyetujui/menolak PR. Jika PR tidak disetujui, maka Section Head akan membatalkan PR dan ada informasi dari sistem yang disampaikan kepada Requester. Jika PR disetujui, maka PR dapat di-release oleh Purchasing Staff dan dilanjutkan dengan pembuatan PO. Untuk PR – M RP, maka akan dilanjutkan pembuatan PO dilengkapi dengan BCT.

59

Pada saat pembuatan PO akan dilakukan pengecekan harga pada sistem. Jika harga sudah ada, maka PO

dapat

langsung dibuat. Jika harga tidak ada, maka Purchasing Staff harus me-maintain info record, selanjutnya PR yang telah terbentuk akan diubah menjadi PO, jika jumlah PO kurang dari jumlah PR, Purchasing Staff akan melakukan konfirmasi kepada Requester, Jika jumlah PO disetujui, maka Requester akan memberitahu Fund Manager untuk mengirim memo ke Purchasing Staff, yang kemudian akan membatalkan sisa jumlah pada PR, dan mengulang proses perubahan PR ke PO. Jika jumlah PO tidak disetujui, maka sistem melakukan pemeriksaan ketersediaan budget, jika jumlah PO lebih dari sama dengan jumlah PR, juga akan dilakukan pengecekan ketersediaan budget. Jika budget tidak tersedia dan kebutuhan barang/jasa memiliki tingkat urgensi yang tinggi, Purchasing Staff harus menghubungi Requester, dan Requester yang membuat PR harus mengajukan permintaan perubahan budget kepada Fund Manager. PO tidak akan terbentuk jika budget tidak

tersedia.

Setelah

dilakukan

prosedur overbudget,

Purchasing Staff akan mengulang proses pembuatan PO. Apabila PO sudah tidak overbudget, PO akan disimpan dan dicetak sebagai arsip, kemudian PO akan di cek dan disetujui

60

oleh Purchasing Function Head. Selanjutnya sistem akan meng-upload PO ke website beserta notifikasi email ke vendor. Untuk penerimaan barang, vendor mengirim barang beserta surat jalan dan dokumen referensi (PO/BCT Pending) ke Warehouse (WAHO) PT. XYZ yang akan diterima oleh karyawan WAHO PT. XYZ. Karyawan WAHO akan memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa. Apabila dokumen

tidak

lengkap

maka

barang

tidak

dapat

diterima/pengiriman ditolak. Sementara apabila dokumen lengkap, maka selanjutnya akan dilakukan receiving inspection processes, dimana dilakukan pengecekan antara dokumen order (BCT), surat jalan (SJ) dan fisik barang. Dari receiving inspection processes akan didapat data pengiriman. Setelah data ini diperoleh, material dibawa ke area penyimpanan dan dilakukan transaksi penerimaan berdasarkan data tersebut. Untuk material/barang non BCT, transaksi kemudian dilanjutkan dengan melakukan entry BPB+ sejumlah barang yang diterima. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan dilakukan dengan melakukan scan BCT. BCT ini hanya dapat di-scan 1 kali saja dan dengan melakukan scan BCT, maka sistem akan mencatat penerimaan material sejumlah yang tercantum pada

61

BCT tersebut. Apabila fisik barang yang diterima lebih kecil dari BCT yang di-scan, maka karyawan harus melakukan entry jumlah yang diterima dan sistem akan mengkalkulasi jumlah barang yang tidak diterima yang akan membentuk BCT Pending. BCT Pending ini akan di upload ke website yang digunakan sebagai dasar bagi vendor untuk mengirimkan kekurangan barang. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan ini akan menghasilkan cetakan Bukti Penerimaan Barang (BPB+) yang kemudian ditempelkan di SJ. SJ yang tidak ada tempelan

BPB+

tidak

dapat

digunakan

sebagai dasar

penagihan. Data BPB+ juga akan di upload ke website oleh sistem, sehingga vendor dapat melihat informasi mengenai jumlah penerimaan. Vendor akan melakukan verifikasi BPB+ sebelum membuat Invoice. Jika terdapat kesalahan, maka vendor akan membuat laporan kesalahan, kemudian Receiving Dept Head akan memeriksa laporan kesalahan yang telah diupload ke portal. Jika laporan tersebut disetujui, maka secara otomatis sistem akan me-non-aktifkan BPB+ dan membatalkan BPB+, lalu

bagian

WAHO

pembuatan BPB+.

harus

mengulang kembali proses

62

Jika semua barang telah dikirim, maka vendor dapat membuat Invoice berdasarkan BPB+ pada website. Vendor dapat memilih data BPB+ yang ingin dibuat Invoice, kemudian vendor

melakukan

submit sehingga Invoice

terbentuk.

Kemudian vendor akan mencetak Invoice untuk dibawa pada saat penagihan. Invoice beserta dokumen bermaterai dibawa oleh vendor ke Treasury. Treasury akan mengecek kelengkapan dokumen kemudian entry Invoice tersebut ke dalam SAP disertai penyimpanan dan pencetakan Tanda Terima Invoice (TTDV) dan tanggal pembayaran yang akan diberikan kepada vendor. Tanda Terima Invoice (TTDV) dan tanggal bayar juga di upload ke website sehingga vendor dapat melihat informasi tanggal bayar. Tanggal pembayaran dihitung berdasarkan baseline date yaitu tanggal terima Invoice ditambah lama jatuh tempo yang tertera di PO plus jumlah hari ke hari Rabu terdekat setelah tanggal jatuh tempo. Dokumen bermaterai dari vendor berisi: - Nama dan alamat perusahaan (vendor). - NPWP (jika ada).

63

-

Dokumen pembelian yang sah.

-

Surat jalan beserta Bukti penerimaan barang (BPB+).

- Kronologis (jika ada keterlambatan pekerjaan yang bukan merupakan kesalahan vendor). - Berita Acara Denda (jika ada keterlambatan pekerjaan yang merupakan kesalahan vendor). - Bukti cetak DN yang sudah di post (jika ada Berita Acara Denda). Sebelum melakukan pembayaran, Treasury harus melakukan pembuatan Payment proposal. Payment proposal ini harus dibuat paling lambat 3 hari kerja sebelum hari pembayaran. Dasar pembuatan Payment proposal yaitu hasil monitoring Treasury atas semua Invoice dari vendor yang telah diverifikasi dan belum dibayar. Kemudian hasil Payment proposal akan diotorisasi oleh Treasury Manager. Setelah dilakukan otorisasi kemudian akan dilakukan pembayaran ke vendor. Kemudian akan di upload bukti pembayaran kepada vendor dalam website.

64

4.3.1.3.2. Application Domain Vendor Tugas

Tanggung Jawab

Vendor bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap Purchase Order, BPB+, BCT Pending, melaporkan jika terjadi kesalahan pada penerimaan, dan membuat Invoice Vendor bertanggung jawab terhadap pengiriman barang sesuai Purchase Order sampai pembuatan Invoice.

Receiving Dept Head Tugas Receiving Dept Head bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap laporan kesalahan dari vendor dan melakukan pembatalan BPB+ jika diperlukan. Tanggung Receiving Dept Head bertanggung jawab terhadap BPB+ yang dibatalkan sesuai dengan laporan Jawab kesalahan dari vendor. Tabel 4.4 Tabel actor beserta tugas dan tanggung jawabnya

4.3.1.4. Problem Domain 4.3.1.4.1. Cluster

Gambar 4.2 Cluster Purchase Order

65

Gambar 4.3 Cluster BPB+

Gambar 4.4 Cluster BCT PendingPending

Gambar 4.5 Cluster BPB+ Report

66

Gambar 4.6 Cluster Invoice

Gambar 4.7 Cluster Payment

67

4.3.1.4.2. S tructure

1..*

1.. *

purchaseOrderKondi si -noPO -tipeKondisi -jumlahKondisi +membeli()

BPB+Detai l

BPB+ReportDetail

-noBPB + -noMaterial -qty +meneri ma() +melaporkan() +menagih()

-noReport -noMaterial -qty -koreksi +melaporkan() 1.. *

1..*

1

V endor -idVendor -namaVendor -alamatVendor -NP WP +membeli()

0..* 1 1.. *

1

1

-noPO -idVendor -t glPO -TOP -currency -exchangeRate -status +membeli() +menerima()

1 BPB+

0..1

1

-noBPB+ -noPO -noSuratJalan -tglBPB+ +menerima() +mengkonfi rmasi() +melaporkan() +menagih()

1.. *

1

purchaseOrderDetai l

1

1. .*

-noPO -noMat erial -qt y -tglPengiriman -harga -status +membeli () +menerima()

1

1

0.. * 1 i nvoiceDetail -noI nvoice -noBP B+ +menagih() +membayar()

1

*

BCTP ending -noBCTPending -noBPB+ -t glBCTPending -status +mengkonfirmasi() +menerima()

1..*

-noPO -noMaterial -tglDelivery -qtyDelivery -st at us +membeli()

1

1..*

payment

1

paymentDetai l -noPayment -noInvoice +membayar()

1. .*

1

-noPayment -idVendor -t glP ayment -t ot al +membayar()

Gambar 4.8 Class Diagram

4.3.1.4.3. Classes 4.3.1.4.3.1. Definition

Behaviour

PurchaseOrder noPO, idVendor, tglPO, TOP, currency, exchangeRate, status membeli(), menerima()

Nama Class Atribut Behaviour

Kondisi tipeKondisi, namaKondisi M embeli()

Nama Class Atribut

1

BCTPendingDetail -noBCTPending -noMaterial -qt y +mengkonf irmasi() +menerima()

1

1..*

1

Materi al -noMaterial -namaMat erial -jumlah -unit -currency -harga +membeli() +meneri ma() +mengkonf irmasi() +melaporkan()

Deli verySchedul e

1..*

invoi ce -noI nvoice -tglInvoice -tax -total -memo -st at us +menagih() +membayar()

1

1

1..*

purchaseOrder

BPB+Report -noReport -noB PB+ -t glReport -stat us +melaporkan()

Kondisi -tipeKondisi -namaK ondisi +membeli()

1. .*

68


DeliverySchedule noPO, noM aterial, tglDelivery, qtyDelivery, status membeli()


Vendor idVendor, namaVendor, alamatVendor, NPWP membeli()

Nama Class Atribut

M aterial noM aterial, namaM aterial, jumlah, unit, currency, harga M embeli(), menerima, mengkonfirmasi(), melaporkan()

Behaviour


BPB+ noBPB+, noPO, noSuratJalan, tglBPB+ menerima(),mengkonfirmasi(), melaporkan(), menagih()


BCTPending noBCTPending, noBPB+, tglBCTPending, status mengkonfirmasi(), menerima()


BPB+Report noReport, noBPB+, tglReport, status melaporkan()


Invoice noInvoice, tglInvoice,tax, total, memo, status menagih(), membayar()


Payment noPayment, idVendor, tglPayment, total membayar() Tabel 4.5 Class Definition

69

4.3.1.4.3.2. Behavioral Pattern

Gambar 4.9 Statechart Purchase Order

Event

Atribut membeli noPO, idVendor, tglPO, TOP, currency, exchangeRate, status menerima noPO BP : membeli + menerima Tabel 4.6 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart PurchaseOrder

Gambar 4.10 Statechart Material

Event

Atribut membeli noM aterial, namaM aterial, unit, harga menerima noM aterial, namaM aterial, unit mengkonfirmasi noM aterial, namaM aterial, unit melaporkan noM aterial, namaM aterial, unit BP : (membeli | menerima | melaporkan | mengkonfirmasi)* Tabel 4.7 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart M aterial

70

Gambar 4.11 Statechart Vendor

Event membeli BP : membeli*

Atribut idVendor, namaVendor

Tabel 4.8 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart Vendor

Gambar 4.12 Statechart Kondisi

Event membeli BP : membeli*

Atribut tipeKondisi, namaKondisi

Tabel 4.9 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart Kondisi

Gambar 4.13 Statechart DeliverySchedule

Event membeli

Atribut noPO, noM aterial, tglDelivery, qtyDelivery, status

BP : membeli* Tabel 4.10 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart DeliverySchedule

71

Gambar 4.14 Statechart BPB+

Event menerima

Atribut noBPB+, noPO, noSuratJalan, tglBPB+ M engkonfirmasi noBPB+ melaporkan noBPB+ menagih noBPB+, noPO BP : menerima + mengkonfirmasi + melaporkan + menagih Tabel 4.11 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart BPB+

Gambar 4.15 Statechart BPB+Report

Event melaporkan BP : melaporkan

Atribut noReport, noBPB,tglReport, status

Tabel 4.12 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart BPB+Report

Gambar 4.16 Statechart BCTPending

Event mengkonfirmasi

Atribut noBCTPending, noBPB+, tglBCTPending, status menerima noBCTPending BP : mengkonfirmasi + menerima Tabel 4.13 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart BCTPending

72

Gambar 4.17 Statechart Invoice

Event menagih membayar

Atribut noInvoice, tglInvoice, tax, total, memo, status noInvoice, total

BP : menagih + membayar Tabel 4.14 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart Invoice

Gambar 4.18 Statechart Payment

Event membayar

Atribut noPayment, idVendor, tglPayment, total

BP : membayar Tabel 4.15 Event, Atribut, Behavior Pattern Statechart Payment

73

4.3.1.5. Applicaton Domain 4.3.1.5.1. Usage 4.3.1.5.1.1. Overview Actor Use case M enampilkan Purchase Order M enampilkan BCT Pending M enampilkan BPB+ M elaporkan kesalahan penerimaan M enampilkan laporan kesalahan penerimaan M embatalkan BPB+ M embuat Invoice M enampilkan Invoice M enampilkan bukti pembayaran

Vendor 9 9 9 9 9

9 9

9 9 9

Tabel 4.16 Actor Table

4.3.1.5.1.2. Use Case Diagram

Receiving Dept Head

74 ud Primary Use Cases Sistem Informasi PT . XYZ

Menampilkan Purchase O rder

Menampilkan BPB+

Menampilkan BCT pending

Melaporkan kesalahan penerimaan

Vendor

Membatalkan BPB+ Receiving Dept Head Menampilkan Laporan Kesalahan Penerimaan

Membuat Inv oice

Menampilkan Invoice

Menampilkan Bukti Pembayaran

Gambar 4.19 Use Case Diagram

75

4.3.1.5.1.3. Actors Vendor Purpose

Vendor dapat mengakses form Purchase Order, form BPB+, form BCT Pending, form BPB+ Report, form Invoice, form Payment Vendor mampu melakukan kegiatan terkait dengan pengiriman terhadap Purchase Order yang diterima sampai pembuatan Invoice

Characterization

Receiving Dept Head Purpose Characterization

Receiving Dept Head dapat mengakses form BPB+ Report Receiving Dept Head mampu melakukan pengecekan terhadap laporan kesalahan dari vendor dan melakukan pembatalan BPB+ jika diperlukan.

Tabel 4.17 Actor Specification

4.3.1.5.1.4. Use case Menampilkan Purchase Order Use Case Digunakan untuk melihat Purchase Order baru dan Purchase Order yang telah selesai Object PurchaseOrder, PurchaseOrderDetail, PurchaseOrderKondisi, Kondisi, DeliverySchedule Function Get_data_PurchaseOrder, Get_data_Vendor, Get_data_M aterial, Get_data_DeliverySchedule, Get_data_Kondisi, Signal_PurchaseOrder Menampilkan BPB+ Use Case Digunakan untuk melihat jumlah penerimaan barang di gudang Object BPB+, BPB+Detail, M aterial Function Get_data_BPB+, Get_data_M aterial Menampilkan BCT Pending Use Case Digunakan untuk melihat jumlah kekurangan penerimaan yang harus dikirim kembali oleh

76

vendor Object BCTPending, BCTPendingDetail, M aterial Function Get_data_BCTPending, Get_data_M aterial Melaporkan kesalahan penerimaan Use Case Digunakan untuk melaporkan bila ada kesalahan pada penerimaan Object BPB+Report, BPB+ReportDetail, M aterial, BPB+, BPB+Detail Function Generate_noReport, Get_data_BPB+, get_data_M aterial, Save_BPB+Report Membatalkan BPB+ Use Case Digunakan untuk membatalkan BPB+ bila terdapat kesalahan pada penerimaan Object BPB+Report, BPB+ReportDetail, M aterial Function Get_data_BPB+Report, get_data_M aterial, Update_BPB+Report Menampilkan laporan kesalahan penerimaan Use Case

Digunakan untuk melihat laporan kesalahan yang telah selesai Object BPB+Report, BPB+ReportDetail, M aterial Function Get_data_BPB+Report, get_data_M aterial Membuat Invoice Use Case Digunakan untuk membuat Invoice kepada perusahaan Object Invoice, InvoiceDetail, BPB+, PurchaseOrder Function Generate_noInvoice, Get_data_BPB+, Get_data_PurchaseOrder, Hitung_total, Save_Invoice Menampilkan Invoice Use Case Digunakan untuk melihat Invoice yang telah dibuat Object Invoice, InvoiceDetail Function Get_data_Invoice Menampilkan bukti pembayaran Use Case Digunakan untuk melihat bukti pembayaran yang telah dilakukan Object Payment, PaymentDetail Function Get_data_Payment, Get_data_vendor Tabel 4.18 Use Case Specification

77

4.3.1.5.2. Function 4.3.1.5.2.1. Complete Function List Function Menampilkan Purchase Order Get_data_PurchaseOrder Get_data_Vendor Get_data_M aterial Get_data_DeliverySchedule Get_data_Kondisi Signal_PurchaseOrder

Type Read,Signal Read Read Read Read Read Signal

Complexity Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

Menampilkan BPB+ Get_data_BPB+ Get_data_M aterial

Read Read Read

Simple Simple Simple

Menampilkan BCT Pending Get_data_BCTPending Get_data_M aterial

Read Read Read

Simple Simple Simple Simple

Get_data_BPB+ Get_data_M aterial Save_BPB+Report

Compute, Read, Update Compute, Read Read Read Update


Membatalkan BPB+ Get_data_BPB+Report Get_data_M aterial Update_BPB+Report

Read, Update Read Read Update

Simple Simple Simple Simple

Menampilkan laporan kesalahan penerimaan Get_data_BPB+Report Get_data_M aterial

Read

Simple

Read Read

Simple Simple

Melaporkan kesalahan penerimaan Generate_noReport,

Simple

78

Get_data_BPB+ Get_data_PurchaseOrder Compute_total Save_Invoice

Compute, Read, Update Compute, Read Read Read Compute Update

Menampilkan Invoice Get_data_Invoice

Read Read

Simple Simple

Menampilkan bukti pembayaran Get_data_Payment Get_data_vendor

Read Read Read


Membuat Invoice Generate_noInvoice

Complex Simple Simple Simple Complex Simple

Tabel 4.19 Function List

4.3.1.5.2.2. S pecification of Function Function Membuat Invoice M erupakan function yang complex karena mengakses beberapa objek untuk membuat Invoice antara lain Invoice yang dibentuk, Invoice Detail, BPB+ dan Purchase Order. Selain itu, juga terdapat perhitungan matematika yang rumit.

79

4.3.1.5.3. User Interface 4.3.1.5.3.1. Dialogue S tyle Windows Form M enu Purchase Order Form Purchase Order Purchase Order Tab Delivery schedule Tab Condition Tab Form M enu BPB+ Form BPB+ Form M enu BCT Pending Form BCT Pending Form Create BPB+ Report Form M enu BPB+ Report Form View BPB+ Report Form M enu Invoice Form Create Invoice Form M enu View Invoice Form View Invoice Form M enu View Payment Form View Payment

Printout Purchase Order Purchase Order Delivery schedule BPB+ BCT Pending Invoice Payment

Tabel 4.20 List menu beserta printout yang dihasilkan form

80

4.3.1.5.3.2. Overview

Gambar 4.20 Navigation Diagram

81

4.3.1.5.3.3. Examples

Gambar 4.21 Form Login

Halaman ini menampilkan Form untuk melakukan login kedalam sistem dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox Username

Digunakan untuk memasukkan username.

Textbox Password

Digunakan untuk memasukkan password.

Button Login

Digunakan untuk login sistem. Tabel 4.21 Elemen dan Keterangan Form Login

82

Gambar 4.22 Form Menu

Halaman ini merupakan halaman utama yang muncul ketika user melakukan login. Terdapat beberapa menu pada kiri layar untuk mengakses fungsifungsi yang ada pada website .

Gambar 4.23 Form Menu Purchase Order

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi Purchase Order dengan elemen yang terdiri dari :

83

Elemen

Keterangan

Tabel Purchase Order

M enampilkan data Purchase Order

Textbox search

Digunakan untuk mencari data Purchase Order pada tabel

Tabel 4.22 Elemen dan Keterangan Form Menu Purchase Order

Gambar 4.24 Form Purchase Order – Tab Purchase Order

Halaman ini adalah tampilan isi dari Purchase Order yang dipilih pada Tab Purchase Order dengan elemen yang terdiri dari :

84

Elemen

Keterangan

Textbox Vendor

M enampilkan data vendor

Textbox PO Number

M enampilkan nomor Purchase Order

Textbox Document date

M enampilkan tanggal dokumen dibuat

Textbox search

Digunakan untuk mencari data barang pada tabel


M enampilkan data barang pada Purchase Order

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen Purchase Order

Tabel 4.23 Elemen dan Keterangan Form Purchase Order – Tab Purchase Order

Gambar 4.25 Form Purchase Order – Tab Delivery Schedule

Halaman ini adalah tampilan isi dari Purchase Order yang dipilih pada Tab Delivery Schedule dengan elemen yang terdiri dari :

85

Elemen

Keterangan

Textbox Vendor


Textbox PO Number




Textbox search

Digunakan untuk mencari data barang pada tabel


M enampilkan data jadwal pengiriman setiap barang

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen Delivery schedule

Tabel 4.24 Elemen dan Keterangan Form Purchase Order – Tab Delivery Schedule

Gambar 4.26 Form Purchase Order – Tab Condition

Halaman ini adalah tampilan isi dari Purchase Order yang dipilih pada Tab Condition dengan elemen yang terdiri dari :

86

Elemen

Keterangan

Textbox Vendor


Textbox PO Number




Textbox Term of Payment

M enampilkan data term of Payment Purchase Order

Textbox Currency

M enampilkan data mata uang yang digunakan

Textbox Exchange Rate

M enampilkan data rate mata uang

Textbox search

Digunakan untuk mencari data kondisi pada tabel.

Tabel Condition

M enampilkan data kondisi Purchase Order

Tabel 4.25 Elemen dan Keterangan Form Purchase Order – Tab Condition

87

sd M enam pilkan Pu rcha se Or der Purcha seOrd er

V end or

Purcha seOrd erDe tail

Ma terial

Delive ryS chedu le

p urchaseOrderCondi tion

Co ndition

Ven dor

<>

Windo w M enu Pu rchase Order

<>

Grid Menu P urchase Orde r

loop

ge t_noP O_tglP O_status() noP O_tglP O_status

kl ik view det ail Win dow Pur ch ase Order

<>

T ab P urchase Order

<>

< >

Grid Detai l P urchase Orde r Ta b Delivery S chedu le

<< cre ate>>

Gri d De tail < > Delivery S chedule T ab Conditi on <>

<>

Grid Detail Con dition

g et_tgl PO_id Vend or_T OP_Curre ncy_ Exchan geRa te() nam aVe ndor tglP O_nam aVe ndor tglP O_na maV endor tglP O_nama Ven dor_T OP_ Curr ency_Exchan geRate loop

get_ noMa terial_ qty_harg a() get _nama Mater ial_un it() noMat erial_n amaM ateria l_qty_un it_har ga

hitu ng_subtota l()

l oop

ge t_noM ateria l() get _nama Mater ial_un it() get_de liveryDa te_sch eduleQty() na maMa terial_ deliveryDate_ schedu leQty_unit

loop

get_t ipeK ondisi_jum lahK ondisi() get_ nama Kond isi() na maK ondisi_jum lahK ondi si

kl ik T ab P urchase Orde r klik p rint

Windo w P rint <> prin t() close() klik T ab Cond ition klik print

pr int() clo se()

klik Ta b Delivery S ch edule

Gambar 4.27 Sequence DiagramPurchas e Order

88

Gambar 4.28 Form Menu BPB+

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi BPB+ dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox PO Number

Digunakan untuk mencari data BPB+ dari sebuah Purchase Order

Textbox search

Digunakan untuk mencari data BPB+ pada tabel.

Tabel BPB+

M enampilkan data BPB+ Tabel 4.26 Elemen dan Keterangan Form Menu BPB+

89

Gambar 4.29 Form BPB+

Halaman ini adalah tampilan isi dari BPB+ yang dipilih dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox BPB+ Number

M enampilkan nomor BPB+



Textbox search

Digunakan untuk mencari data barang pada tabel.

Tabel Good Receive

M enampilkan data barang pada BPB+

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen BPB+ Tabel 4.27 Elemen dan Keterangan Form BPB+

90 sd Menam pi lkan B PB + Li st P O V endor <>

purc haseOrder

BPB +

BP B+Det ail

Mat erial

Wi ndow M enu BPB + Gri d List B PB+ <>

i nput P O number loop

get_noBP B+_noSurat Jal an_t glPost ing() noBP B+_noSurat Jal an_t glP ost ing

kl ik vi ew det ai l

Window BP B+

<> Grid B PB + <> get_t gl BP B+() tgl BPB + l oop get_noMaterial_qt y()\ get _nam aMaterial_uni t() noMaterial _nam aM aterial_qt y_unit

Gambar 4.30 Sequence Diagram Form BPB+

91

Gambar 4.31 Form Menu BCT Pending

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi BCT Pending dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox search

Digunakan untuk mencari data BCT Pending pada tabel.

Tabel BCT Pending

M enampilkan data BCT Pending

Tabel 4.28 Elemen dan Keterangan Form Menu BCT Pending

92 Header Purchase Order BPB+ BCT Pending BPB+ Report -Create -View Invoice -Create -View Payment Logout

BCT Pending BCT Pending Number Document Date

xxx Dd/mm/ yyyy

search No

Material

xxx

Short text

Pending Qty

PO Qty

BPB Qty

Unit

1

xxx

xxx

9,999

9,999

9,999

xxx

2

xxx

xxx

9,999

9,999

9,999

xxx

3

xxx

xxx

9,999

9,999

9,999

xxx

4

xxx

xxx

9,999

9,999

9,999

xxx

First

<<

>> End

Print

Gambar 4.32 Form BCT Pending

Halaman ini adalah tampilan isi dari BCT Pending yang dipilih dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox BCT Pending Number

M enampilkan nomor BCT Pending



Textbox search

Digunakan untuk mencari data BCT Pending pada tabel.

Tabel BCT Pending

M enampilkan data barang pada BCT Pending

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen BCT Pending Tabel 4.29 Elemen dan Keterangan Form BCT Pending

93 sd Menam pil kan BCT pe nding B CT P ending V endor <>

B CT Pendi ngDetai l

M aterial

Wi ndow Menu BCT Pendi ng

<>

Gri d M enu B CT P ending

loop get_n oBCTP ending_noP O_tgl B CT Pendi ng_stat us() noB CT Pendi ng_noPO_t glB CTP ending_st atus

kli k view det ail <>

Window B CT Pendi ng

<>

Grid BCT P ending

ge t_t glB CT Pendi ng() t glB CT Pendi ng loop get _noMat eri al_q ty() get_n amaM aterial _unit () noM aterial _nam aMat eri al_qt y_uni t kli k Print

Wi ndow Print <> pri nt() cl ose()

Gambar 4.33 Sequence Diagram Form BCT Pending

94

Gambar 4.34 Form Create BPB+ Report

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi Create BPB+ Report dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox Report Number

M enampilkan nomor laporan



Textbox BPB+ Number

Digunakan untuk mencari data barang BPB+

Textbox search


Tabel BPB+ Report

M enampilkan data barang BPB+ pada tabel.

Button Submit

Digunakan untuk konfirmasi laporan kesalahan

Tabel 4.30 Elemen dan Keterangan Form Create BPB+Report

95 s d Melap orkan ke salahan pe nerimaan BPB+ Vendo r <>

BPB+Deta il

Mate ri al

BPB+Report

BPB+Rep ortDetai l

Win dow BPB+ Re port Gri d BPB+ Re port << create>>

in put BPB+ n umber get_tgl BPB+() tgl BPB+ loop ge t_n oMateri al _qty() get_na ma Mate ri al _uni t() noMaterial _n amaMateri al _qty_uni t

loo p

i nput Correcti on kl i k Sub mi t get_l ast_code () last_cod e gene rate_n ew_code() a dd_ne w_ BPB+Repo rt() ad d_ne w_ detail ()

Gambar 4.35 Sequence Diagram Form Create BPB+ Report

96

Gambar 4.36 Form Menu BPB+ Report

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi View BPB+ Report dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox search

Digunakan untuk mencari data laporan kesalahan BCT+ pada tabel.

Tabel BCT+ Report

M enampilkan data laporan kesalahan BCT+

Tabel 4.31 Elemen dan Keterangan Form Menu BPB+ Report

97

Gambar 4.37 Form View BPB+ Report

Halaman ini adalah tampilan isi dari BPB+ Report yang dipilih dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox Report Number

M enampilkan nomor laporan



Textbox BPB+ Number

M enampilkan nomor BPB+ yang perlu koreksi

Textbox search


Tabel BCT+ Report

M enampilkan data barang pada tabel.

Tabel 4.32 Elemen dan Keterangan Form View BPB+ Report

98 sd Me mbata lk an BPB+ BPB+Re port Re cei vin g Dep t Hea d << cre ate> >

BPB+Re po rtDetai l

Materi al

Wi ndo ws Men u Vi ew BPB+ Re port < >

Gri d Men u Vie w BPB+ Repo rt

loop get_n oRe port_tgl Rep ort_status() no Repo rt_ tg lRe po rt_sta tu s kli k vi ew de ta il < >

Wi ndo w Vie w BPB+ Re po rt

<< cre ate> >

Gri d Vi ew BPB+ Re po rt

g et_tgl Rep ort_ no BPB+() tgl Rep ort_ no BPB+ loop g et_n oMateri al _q ty_ koreksi () ge t_na maMa te ria l_ un it() noMa teria l_ na maMa te ri a l_ qty_un it_ koreksi kl i k ap prove/rej ect u pda te_sta tu s()

Gambar 4.38 Sequence Diagram Form View BPB+ Report

99

Gambar 4.39 Form Create Invoice

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi Create Invoice dengan elemen yang terdiri dari :

100

Elemen

Keterangan

Textbox Invoice Number

M enampilkan nomor Invoice


M enampilkan tanggal dokumen Invoice dibuat

Textbox Tax

Digunakan untuk memasukan jumlah pajak

Textbox Total

M enampilkan kalkulasi total Invoice

Textbox M emo

Digunakan untuk menuliskan memo tambahan pada Invoice

Textbox PO Number

Digunakan untuk menampilkan data BPB+ berdasarkan nomor Purchase Order

Textbox search


Tabel Invoice

Digunakan untuk memilih nomor BPB+ yang akan dibuat Invoice

Button Reset

Digunakan untuk mengosongkan form

Button Approve

Digunakan untuk melakukan submit data Invoice yang telah dibuat

Tabel 4.33 Elemen dan Keterangan Form Create Invoice

101 sd M embua t Invoic e Pu rcha seOrd er Ve n do r <>

BPB +

In vo ice

In vo i ceDeta i l

Wi nd o w Invo i ce

Gri d In vo ice <>

Ge n era te_ tgl () i np u t T ax i n pu t Me mo loop i np u t P O n u mb er n oP O g et_ no BPB +_ to ta l () n o_ BPB +_ tota l p i li h BPB+ h i tun g _to tal ()

opt kl i k rese t cl e a r() cle a r()

kl i k su b mi t g et_ l ast_co d e() la st_ co de g e ne rate _ ne w_ co de () a d d_ ne w_ i nv oi ce () add_new_deta i l ()

Gambar 4.40 Sequence Diagram Form Create Invoice

102

Gambar 4.41 Form Menu View Invoice

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi View Invoice dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox search

Digunakan untuk mencari data Invoice pada tabel.

Tabel View Invoice

M enampilkan data Invoice

Tabel 4.34 Elemen dan Keterangan Form Menu View Invoice

103

Gambar 4.42 Form View Invoice

Halaman ini adalah tampilan isi dari Invoice yang dipilih dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox Invoice Number

M enampilkan nomor Invoice


M enampilkan tanggal dokumen Invoice dibuat

Textbox Tax

M enampilkan jumlah pajak

Textbox Total

M enampilkan total Invoice

Textbox M emo

M enampilkan memo tambahan pada Invoice

Textbox search


Tabel View Invoice

M enampilkan data barang pada tabel.

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen Invoice Tabel 4.35 Elemen dan Keterangan Form View Invoice

104 sd Menampi lkan Inv oice Invoice V endor <>

invoiceDet ail

B P B+

Window M enu V iew I nvo ice

<>

G ri d M enu V ie w I nvoi ce

l oop get _noInvoice_tg lI nvoi ce_t ota l() noInvoice_tg lI nvoi ce_t otal kl ik Vi ew Detai l < >

Window V iew Invoice

<>

Gri d V i ew Invoice

get _t glI nvoi ce_t ax_tot al_m emo () tg lI nvoi ce_t ax_ tot al_m emo l oop

get_noB P B+() get _noP O_tot al() n oPO_noB PB +_t otal

kl ik Print

Windo w Print <>

pri nt() cl ose()

Gambar 4.43 Sequence Diagram Form View Invoice

105 Header Purchase Order BPB+ BCT Pending BPB+ Report -Create -View Invoice -Create -View Payment Logout

View Payment search Payment Number

Document Date

xxx

xxx

Dd/mm/yyyy

View detail

xxx

Dd/mm/yyyy

View detail

xxx

Dd/mm/yyyy

View detail

xxx

Dd/mm/yyyy

View detail

First

<< >> End

Gambar 4.44 Form Menu View Payment

Halaman ini merupakan halaman utama pada fungsi View Payment dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox search

Digunakan untuk mencari data Invoice pada tabel.

Tabel View Payment

M enampilkan data Pembayaran

Tabel 4.36 Elemen dan Keterangan Form Menu View Payment

106

Gambar 4.45 Form View Payment

Halaman ini adalah tampilan isi dari Payment yang dipilih dengan elemen yang terdiri dari : Elemen

Keterangan

Textbox Payment Number

M enampilkan nomor pembayaran

Textbox Vendor




Textbox Total

M enampilkan kalkulasi total pembayaran

Textbox search

Digunakan untuk mencari data Invoice yang telah dibayar pada tabel.

Tabel View Payment

M enampilkan data Invoice pada tabel.

Button Print

Digunakan untuk mencetak dokumen pembayaran Tabel 4.37 Elemen dan Keterangan Form View Payment

107

s d Me nampilkan Bukti Pemb aya ran Payment

pa yme ntDe tai l

In vo ice

i nvoi ceDeta il

BPB+

Purch aseO rd er

Vendo r

Vend or

<>

Win dow Menu Vie w Payment Grid Men u Vi ew Payment

<>

loop ge t_n oPayment_tgl Pa yme nt() n oPayment_tgl Pa yme nt kli k view detai l << create> >

Wi nd ow Vi ew Pa yme nt

<>

G ri d Vie w Pa ymen t

g et_ tg lPayment_total () get_no Invoi ce()

g et_noBPB+() get_noPO () g et_ id Ve ndo r() get_na ma Vendo r() n amaVend or_tg lPayment_total loop g et_noInvoi ce()

g et_ to tal ()

no Invoi ce_total kli k Pri nt << crea te >>

prin t() cl ose

Gambar 4.46 Sequence Diagram Form View Payment

Win dow Pri nt

108

4.3.1.5.4. The Technical Platform Bahasa pemograman yang akan digunakan adalah PHP. Program ini membutuhkan hard drive berupa printer jika diperlukan, PC Client dengan spesifikasi Processor Intel Pentium 4, RAM 1GB, Harddisk 250GB, VGA standart, serta server yang memiliki Processor Intel i7, RAM 8GB, Harddisk 2TB, dan VGA standart. 4.3.1.6. Recommendation 4.3.1.6.1. The S ystem’s Usefulness and Feasibility Sistem akan dikembangkan secara server processing pada server dengan kapasitas : - Processor Intel i7 - RAM 8GB - Harddisk 2TB dan dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman PHP. Selain itu disarankan komputer client dilengkapi dengan printer untuk memudahkan pencetakan surat yang diperlukan. Selain itu, PC Client memerlukan kapasitas : - Processor Intel Pentium 4

109

- RAM 1GB - Harddisk 250GB 4.3.1.6.2. S trategy Strategi yang akan kami terapkan pada PT. X YZ adalah strategi parallel, yaitu dengan menjalankan secara bersamaan proses bisnis lama dengan proses bisnis baru agar tingkat kegagalan dapat diminimalkan karena jika sistem baru mengalami gangguan, proses bisnis lama masih berjalan sehingga proses bisnis tidak terhenti. 4.3.1.6.3. Development Economy Sistem ini akan dibangun dengan tim yang terdiri dari 3 orang dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Bagian Jumlah

: Analisis sistem awal dan design : 1 orang

Gaji per orang : -/hari Lama kerja 2. Bagian Jumlah

: 3 bulan : Design sistem : 1 orang

Gaji per orang : -/hari

110

Lama Kerja 3. Bagian Jumlah

: 2 bulan : Programmer : 1 orang

Gaji per orang : -/hari Lama kerja

: 2 bulan

4.4. Design Document 4.4.1. The Task 4.4.1.1. Purpose Sistem pada PT. XYZ dirancang dengan user-friendly dengan tujuan user yang terdiri dari vendor dan Receiving Dept Head dapat menggunakan sistem dengan baik. Sistem ini dirancang agar dapat memenuhi semua permintaan dari user seperti membantu vendor dalam melihat Purchase Order, melihat Bukti Penerimaan Barang (BPB+), menampilkan BCT Pending, melaporkan kesalahan penerimaan, menampilkan laporan kesalahan penerimaan, membuat Invoice, menampilkan Invoice, menampilkan Bukti Pembayaran, dan membantu Receiving Dept Head untuk melihat laporan kesalahan penerimaan dan membatalkan BPB+.

111

4.4.1.2. Correction to the Analysis Berikut adala nama class dan event yang berubah : Nama Class

Purchase Order

Event yang dihilangkan

M enerima

Event yang ditambahkan

-

Event baru Class

M embeli

Deskripsi

Event menerima lebih cenderung dimiliki oleh class BPB+. Event dari class Purchase Order adalah membeli yaitu saat terjadi pembelian kepada vendor.

Nama Class

M aterial


M embeli, melaporkan


-

Event baru Class

M endata material

Deskripsi

Event membeli lebih cenderung dimiliki oleh class Purcase Order, event menerima lebih cenderung dimiliki oleh class BPB+, event mengkonfirmasi lebih cenderung dimiliki oleh class BCT Pending, event melaporkan lebih cenderung dimiliki oleh class BPB+ Report. Event dari class M aterial adalah mendata material yaitu proses mendata material yang dimiliki.

Nama Class

Vendor


M embeli

menerima,

mengkonfirmasi,

112


-

Event baru Class

M endata vendor

Deskripsi

Event membeli lebih cenderung dimiliki oleh class Purcase Order. Event dari class Vendor adalah mendata vendor yaitu proses mendata vendor yang dimiliki perusahaan.

Nama Class

Kondisi


M embeli


-

Event baru Class

M endata kondisi

Deskripsi

Event membeli lebih cenderung dimiliki oleh class Purcase Order. Event dari class Kondisi adalah mendata kondisi yaitu proses mendata kondisi sebuah Purchase Order.

Nama Class

BPB+


M engkonfirmasi, melaporkan, menagih


-

Event baru Class

M enerima

Deskripsi

Event mengkonfirmasi lebih cenderung dimiliki oleh class BCT Pending, event melaporkan lebih cenderung dimiliki oleh class BPB+ Report, event menagih lebih cenderung dimiliki oleh class Invoice. Event dari class BPB+ adalah menerima yaitu proses pencatatan ketika penerimaan barang.

113

Nama Class

BCT Pending


M enerima


-

Event baru Class

M engkonfirmasi

Deskripsi

Event menerima lebih cenderung dimiliki oleh class BPB+. Event dari class BCT Pending adalah mengkonfirmasi yaitu proses konfirmasi atas kekurangan barang yang dikirim.

Nama Class

BPB+ Report


-


-

Event baru Class

M elaporkan

Deskripsi

Event dari class BPB+ Report tidak ada yang dihilangkan.

Nama Class

Invoice


M embayar


-

Event baru Class

M enagih

Deskripsi

Event membayar lebih cenderung dimiliki oleh class Payment. Event dari class Invoice adalah menagih yaitu proses penagihan Purchase Order kepada perusahaan. Tabel 4.38 Correction to The Analysis

114

Selanjutnya, untuk class Delivery Schedule dan Payment tidak mengalami perubahan apapun.

Easily Fulfill

Irrelevant

Less Important

Criterion

Important

Very Important

4.4.1.3. Quality Goals

9

Useable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Tabel 4.39 Criteria

4.4.2. Technical Platform 4.4.2.1. Equipment Sistem akan dikembangkan secara server processing menggunakan server dengan kapasitas minimum menggunakan Operating System Windows Server, Processor Intel i7, RAM 8GB DDR3, Harddisk 2TB. Untuk PC Client, dengan kapasitas minimum menggunakan Operating System Windows XP SP2, Processor Intel Pentium 4, RAM 1GB, Harddisk 250B.

115

4.4.2.2. S ystem Software Sistem diprogram dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan menggunakan M ySQL yang berfungsi sebagai database dari sistem tersebut. 4.4.2.3. S ystem Interface Sistem menggunakan printer yang dapat mencetak suratsurat yang dibutuhkan. Diharapkan setiap PC Client dilengkapi dengan 1 (satu) buah printer yang dapat diakses melalui LAN (Local Area Network) oleh setiap komputer yang terhubung didalamnya. Sistem ini menggunakan jaringan internet untuk menghubungkan client dengan server supaya perolehan informasi lebih cepat dan real-time. 4.4.2.4. Design Languange Bahasa yang digunakan dalam pemodelan sistem adalah UM L (Unified Modeling Language) untuk menggambarkan sebagian besar sistem yang dibuat berdasarkan modelnya. 4.4.3. Architecture 4.4.3.1. Component Architecture

116

Gambar 4.47 Component Diagram

Arsitektur yang kami pilih adalah Centralized Data, karena setiap proses yang dilakukan tidak melakukan penyimpanan data pada masing-masing client, tetapi client mengambil dan menyimpan data di dalam server. Untuk memudahkan pengambilan dan penyimpanan data akan disediakan jaringan internet. Ciri dari tipe centralized data adalah adanya user interface (UI) dan function (F) pada client, pada hal ini adalah Vendor dan Receiving Dept Head. Pada server terdapat hanya model (M ) untuk menyimpan data.

117

4.4.3.2. Process Architecture

Gambar 4.48 Deployment Diagram

4.4.3.3. S tandards Sistem akan menggunakan windows alert untuk memberi pesan error. Selain itu sistem akan menggunakan warna pada menu Purchase Order dan BPB+ Report sebagai status adanya data baru pada objek tersebut.

118

4.4.4. Component 4.4.4.1. S tructure

Gambar 4.49 Class Diagram Revised (Model Component)

119

< > Model

<> Function

1. .* 1.. *

BPB+ReportDetai l

purchaseOrderKondisi -noP O -ti peKondisi -jumlahK ondisi +membeli ()

BPB+Detai l

-noReport -noMaterial -qt y -koreksi +melaporkan()

-noB PB+ -noMaterial -qty +menerima()

1..*

1

Kondisi

Vendor

-t ipeKondisi -namaK ondisi +mendat a_kondisi()

-idVendor -namaVendor -alamatV endor -NP WP +mendata_vendor()

0..* <>1

1.. *

1. .*

<>

1

1

1. .*

1

Pem buatan Invoice <> +membuat _I nvoice()

purchaseOrder 1 BPB+Report -noReport -noBPB + -tglReport -status +melaporkan()

-noP O -idVendor -tglPO -TOP -currency -exchangeRate -st at us +membeli()

1

0. .1

1

BPB+ -noB PB+ -noP O -noS uratJalan -tglBP B+ +menerima()

1.. *

1

purchaseOrderDetai l

1

1.. *

1

-noPO -noMaterial -qt y -tglPengiri man -harga -status +membeli()

Material

1.. *

1

1. .*

0.. * 1 invoiceDetail

BCTPendi ng

-noInvoice -noBPB + +menagih() 1 *

-noB CTPending -noB PB+ -tglBCTPending -status +mengkonfirmasi()

1

-noMaterial -namaMat erial -jumlah -unit -currency -harga +mendat a_material()

Del iverySchedule -noP O -noMaterial -tglDelivery -qtyDelivery -st at us +membeli()

1

BCTPendingDetail

1

1..*

-noBCTPending -noMat erial -qty +mengkonf irmasi()

1. .*

<> 1 <> i nvoi ce -noInvoice -tglInvoice -tax -total -memo -status +menagih()

payment paymentDetail

1.. *

1

-noPayment -noInvoice +membayar()

1.. *

1

-noPayment -idVendor -t glPayment -t ot al +membayar()

Gambar 4.50 Function Component

120

4.4.4.2. Classes 4.4.4.2.1. Class Name Nama Class Purchase Order Material Vendor Kondisi Delivery schedule BPB+ BCT Pending BPB+ Report Invoice Payment Tabel 4.40 Nama-nama Class yang ada pada Sistem Informasi PT. XYZ

4.4.4.2.2. Class Responsibility and Purposes Nama Class Resposibility & Purposes

PurchaseOrder Class Purchase Order menjelaskan objek dari Purchase Order yang berisi data material dibeli.

Nama Class Resposibility & Purposes

M aterial Class M aterial menjelaskan objek dari M aterial yang berisikan tentang nama, jumlah, unit, currency, dan harga material.


Vendor Class Vendor menjelaskan objek dari Vendor yang berisikan nama, alamat, dan NPWP vendor.

121


Kondisi Class Vendor menjelaskan objek dari Kondisi yang berisikan tipe dan nama kondisi yang ada pada Purchase Order


DeliverySchedule Class DeliverySchedule menjelaskan objek dari Delivery Schedule yang berisikan jadwal pengiriman setiap material yang dibeli


BPB+ Class BPB+ menjelaskan objek dari BPB+ yang berisikan data penerimaan material.


BCT Pending Class BCT Pending menjelaskan objek dari BCT Pending yang berisikan data kekurangan material yang dikirim oleh vendor.


BPB+ Report Class BPB+ Report menjelaskan objek dari BPB+ Report yang berisikan laporan dari vendor terhadap kesalahan pencatatan penerimaan material.


Invoice Class Invoice menjelaskan objek dari Invoice yang berisikan data tagihan atas barang yang telah dikirim.


Payment Class Payment menjelaskan objek dari Payment yang berisikan data pembayaran Invoice yang telah dilakukan. Tabel 4.41 Class’s Responsibility and Purpose

122

4.4.4.2.3. Attribute Nama Class : Atribut:

Purchase Order noPO, idVendor, tglPO, TOP, currency, exchangeRate, status

Nama Class : Atribut:

M aterial noM aterial, namaM aterial, jumlah, unit, currency, harga


Vendor idVendor, namaVendor, alamatVendor, NPWP


Kondisi tipeKondisi, namaKondisi


Delivery schedule noPO, noM aterial, tglDelivery, qtyDelivery, status


BPB+ noBPB+, noPO, noSuratJalan, tglBPB+


BCT Pending noBCTPending, noBPB+, tglBCTPending, status


BPB+ Report noReport, noBPB+, tglReport, status


Invoice noInvoice, tglInvoice, tax, total, memo, status


Payment noPayment, idVendor, tglPayment, total Tabel 4.42 Class’s Attributes

123

4.4.4.2.4. Complex Operations (Operation S pecification) Name Category

Purpose Input Data Conditions Effect Algorithm

Data Structure Placement Involved Object Triggering Event

M embuat Invoice ___ Actice _X_ Read _X_ Passive _X_ Compute ___ Signal ___ Update Untuk menghasilkan Invoice noPO, noBPB+, jumlah, harga, tax, vendor Pada saat Purchase Order telah selesai maka vendor membuat Inovice untuk menagih. Invoice tercipta. Get_noBPB from BPB+ Get_noM aterial, jumlah from BPB+Detail Get_noInvoice from Invoice Hitung total_BPB+ Hitung tax Hitung grandtotal Save String, Integer, Date Pembuatan Invoice BPB+, BPB+Detail, Invoice, InvoiveDetail Penagihan

Tabel 4.43 Operation Specifi cation dari membuat Invoice

124

Windows Invoice

BPB+

BPB+Detail

Invoice

read read not found result

read not found result

read not found result result

Gambar 4.51 Sequence Function Read

Gambar 4.52 Sequence Function Compute

125

4.4.4.2.5. S tatechart Diagram Purchase Order

BPB+ / men eri ma

/ mem bel i

terteri ma

w ai t_ te rima

Mater ial

BCT Pendin g

/ me nda ta _ma te ria l

/ me ng kon fi rmasi te rdata

Vendor

w ai t_ te rima

Invoice

/ men da ta _ven do r

/ me nag ih akti f

Kondisi

wa it_ve rifika si

Pa yment

/ men da ta _ko ndi si

/ memba yar te rda ta

[lu nas ] te rba yar

Deli very Schedule / me mbe li w ait_l en gkap

Gambar 4.53 Statechart Diagram Revised

4.4.5. Recommendation 4.4.5.1. The S ystem’s Usefulness Dalam vendor portal PT. XYZ yang dibuat, ada kriteria terpenting, yaitu : 1. Useable (Very Important) Sistem ini harus bisa digunakan dengan baik pada komputer vendor untuk mendukung proses bisnis.

126

2. Secure (Important) Data yang ada di server tidak boleh hilang atau rusak. Data juga tidak boleh bocor keluar perusahaan. 3. Efficient (Important) Sistem yang sudah berjalan mampu mengakomodasi kebutuhan untuk server sehingga tidak perlu di upgrade. 4. Correct (Very Important) Sistem harus dapat memenuhi setiap fungsi yang ada pada Procure to pay. 5. Reliable (Very Important) Setiap perhitungan harus dieksekusi secara tepat (perhitungan pada pembuatan Invoice harus tepat sesuai BPB+ yang ditagih) karena bila terjadi kesalahan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. 6. M aintainable (Important) Sistem harus dapat diperbaikin secepat mungkin apabila terjadi kerusakan.

127

7. Testable (Important) Sistem harus dilakukan uji coba sebelum digunakan karena sistem berperan penting dalam proses bisnis perusahaan. 8. Comprehensible (Important) Sistem harus mudah digunakan agar vendor cepat mengerti dan menggunakan sistem dengan baik. 9. Portable (Very Important) Sistem menggunakan bahasa pemograman PHP sehingga dapat digunakan di operating system apapun. 10. Interoperable (Ver y Important) Karena sistem yang akan dibangun akan digabungkan dengan sistem SAP yang ada pada PT. X YZ. 4.4.5.2. Plan for Initiating Use Kami merekomendasikan untuk meng-install sistem secara langsung dan dijalankan secara parallel bersamaan dengan sistem yang lama. Selain itu menggunakan layanan internet sebagai akses dari client ke server.

128

4.4.5.3. Implementation Plan Sumber daya yang digunakan adalah 3 orang yang terdiri dari 2 orang system analyst dan 1 oran g programmer untuk mengerjakan sistem ini. Estimasi waktu pembuatan sistem diperkirakan 7 bulan terhitung Juli 2011 – Januari 2012.

1.

Analisis

2.

Design

3.

Coding

4.

Testing

Januari

Desember

November

Oktober

September

Agustus

Bulan

Juli

No Kegiatan

Tabel 4.44 Tabel Estimasi Waktu Kegiatan Analisis Hingga Testing

4.5. Perancangan Database Dalam merancang aplikasi berbasis web vendor portal juga diperlukan database sebagai tempat penyimpanan data. Berikut ini merupakan tipe-tipe data yang dipakai dalam perancangan struktur database aplikasi vendor portal:

129

Tipe Data

Keterangan

CHAR (ukuran)

String variable (dapat berisi huruf, angka, dan karakter khusus). Ukuran maksimum ditentukan dalam kurung. Dapat menyimpan hingga 255 karakter.

INT (ukuran)

-2147483648 Ke 2147483647 normal. 0-4294967295 unsigned. Jumlah maksimum digit dapat ditentukan dalam kurung.

DATE

Sebuah tanggal. Format: YYYY-M M -DD. Rentang yang didukung adalah dari ‘1000-01-01’ sampai ‘999912-31’ Tabel 4.45 Tipe Data Database

Berikut ini merupakan struktur database yang digunakan dalam perancangan aplikasi vendor portal: Nama Tabel: user Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

userID

CHAR

5

not null

password

CHAR

10

not null

type

CHAR

8

not null

Tabel 4.46 Tabel Database User

Nama Tabel: role Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

idRole

CHAR

2

not null

level

CHAR

1

not null

role

CHAR

20

not null

link

CHAR

25

not null

Tabel 4.47 Tabel Database Role

130

Nama Tabel: role_detail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

type

CHAR

8

not null

idRole

CHAR

2

not null

Tabel 4.48 Tabel Database Role_Detail

Nama Tabel: karyawan Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

NIK

CHAR

10

not null

userID

CHAR

5

not null

namaKaryawan

CHAR

25

not null

alamatKaryawan

CHAR

25

not null

Tabel 4.49 Tabel Database Karyawan

Nama Tabel: material Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noM aterial

CHAR

10

not null

namaM aterial

CHAR

25

not null

jumlah

INT

5

not null

unit

CHAR

2

not null

currency

CHAR

3

not null

harga

INT

11

not null

Tabel 4.50 Tabel Database Material

131

Nama Tabel: vendor Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

idVendor

CHAR

10

not null

namaVendor

CHAR

25

not null

alamatVendor

CHAR

25

not null

NPWP

CHAR

15

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.51 Tabel Database Vendor

Nama Tabel: kondisi Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

tipeKondisi

CHAR

5

not null

namaKondisi

CHAR

25

not null

Tabel 4.52 Tabel Database Kondisi

132

Nama Tabel: purchaseorder Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPO

CHAR

10

not null

idVendor

CHAR

10

not null

tglPO

DATE

-

not null

TOP

CHAR

15

not null

currency

CHAR

5

not null

exchange rate

INT

5

not null

status

CHAR

10

not null

poStatus

CHAR

10

not null

Tabel 4.53 Tabel Database PurchaseOrder

Nama Tabel: purchaseorderdetail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPO

CHAR

10

not null

noM aterial

CHAR

10

not null

keterangan

CHAR

25

not null

qty

INT

4

not null

tglPengiriman

DATE

-

not null

Harga

INT

8

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.54 Tabel Database Purchas eOrderDetail

133

Nama Tabel: purchaseorderkondisi Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPO

CHAR

10

not null

tipeKondisi

CHAR

5

not null

jumlahKondisi

INT

3

not null

Tabel 4.55 Tabel Database Purchas eOrderKondisi

Nama Tabel: deliveryschedule Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPO

CHAR

10

not null

noM aterial

CHAR

10

not null

tglDelivery

DATE

-

not null

qtyDelivery

INT

4

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.56 Tabel Database DeliverySchedule

Nama Tabel: bpb Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noBPB

CHAR

10

not null

noPO

CHAR

10

not null

noSuratJalan

CHAR

10

not null

tglBPB

DATE

-

not null

Tabel 4.57 Tabel Database BPB

134

Nama Tabel: bpbdetail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noBPB

CHAR

10

not null

noM aterial

CHAR

10

not null

qty

INT

4

not null

Tabel 4.58 Tabel Database BPBDetail

Nama Tabel: bpbreport Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noReport

CHAR

10

not null

noBPB

CHAR

10

not null

tglReport

DATE

-

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.59 Tabel Database BPBReport

Nama Tabel: bpbreportdetail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noReport

CHAR

10

not null

noM aterial

CHAR

10

not null

qtyKoreksi

INT

4

not null

Tabel 4.60 Tabel Database BPBReportDetail

Nama Tabel: bctpending

135

Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noBCTPending

CHAR

10

not null

noPO

CHAR

10

not null

tglBCTPending

DATE

-

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.61 Tabel Database BCTPending

Nama Tabel: bctpendingdetail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noBCTPending

CHAR

10

not null

noM aterial

CHAR

10

not null

qty

INT

4

not null

Tabel 4.62 Tabel Database BCTPendingDetail

Nama Tabel: invoice Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noInvoice

CHAR

10

not null

tglInvoice

DATE

-

not null

tax

INT

5

not null

total

INT

10

not null

memo

CHAR

50

not null

status

CHAR

10

not null

Tabel 4.63 Tabel Database Invoice

136

Nama Tabel: invoicedetail Tipe Data

Nama Field

Ukuran

Keterangan

noInvoice

CHAR

10

not null

noBPB

CHAR

10

not null

Tabel 4.64 Tabel Database InvoiceDet ail

Nama Tabel: payment Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPayment

CHAR

10

not null

idVendor

CHAR

10

not null

tglPayment

DATE

-

not null

total

INT

10

not null

Tabel 4.65 Tabel Database Payment

Nama Tabel: paymentdetail Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

noPayment

CHAR

10

not null

noInvoice

CHAR

10

not null

Tabel 4.66 Tabel Database PaymentDet ail

BAB 4 EVALUASI DAN PERANCANGAN. pengguna yang terlibat dalam siklus procure to pay yang masih belum dapat. lingkup yang telah dipaparkan sebelumnya

Recommend Documents