BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya agar dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kecurangan, perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai. Tentunya pengendalian internal dalam bidang penggajian karena penggajian dalam sebuah perusahaan merupakan beban yang yang cukup besar karena beban gaji akan bertambah besar seiring pertambahan karyawan. Kecurangan yang terjadi dalam bidang penggajian bisa berdampak besar bagi ekonomi perusahaan. Pada bab ini akan dibahas mengenai analisis dan pembahasan pengendalian internal terhadap siklus penggajian PT. Sigma Energy Compressindo yang bergerak dibidang jasa penyewaan kompresor gas. Pada perusahaan ini mulai dari sistem absen, perhitungan gaji, pembagian gaji dan pencatatan gaji.
4.1
Perencanaan Evaluasi Perencanaan evaluasi dilakukan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk
digunakan sebagai bahan mengidentifikasi kelemahan pada pengendalian internal sistem penggajian perusahaan. Perencanaan evaluasi harus dilakukan agar proses identifikasi dapat dilakukan secara sistematis dan terarah.
4.1.1 Ruang lingkup Evaluasi Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal sistem penggajian yaitu: a) Mengidentifikasi proses sistem penggajian pada perusahaan b) Mengevaluasi pengendalian internal perusahaan terkait dengan sistem penggajian berdasarkan lima komponen pengendalian internal menurut COSO yang meliputi lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi dan aktifitas pemantauan. c) Membuat rekomendasi atas kelemahan pada pengendalian internal yang terjadi pada perusahaan
53
54 4.1.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi Tujuan
pelaksanaan
evaluasi
adalah
untuk
mengidentifikasi
dan
menganalisa pengendalian internal yang terdapat pada perusahaan apakah sudah sesuai dengan standar komponen pengendalian yang telah dibuat oleh COSO, apabila terdapat ketidak sesuaian maka diberikan rekomendasi.
4.2
Analisis Prosedur Penggajian Yang Terjadi Pada PT. Sigma Energy
Compressindo 4.2.1 Analisis Prosedur Pencatatan Absensi Proses pencatatan absensi karyawan dilakukan oleh bagian HRD. Setiap pagi bagian HRD mengisi daftar absen setiap karyawan yang hadir. Daftar absensi tersebut berisi nama pegawai, nomor induk pegawai, serta kolom tanggal. Bagian HRD setiap harinya hanya mencentang kolom tanggal berdasarkan kehadiran karyawan pada hari tersebut. Proses pencatatan absensi hanya dilakukan oleh bagian HRD dan tidak terdapat pengawasan dari pihak atasan yang bertugas untuk memverifikasi kebenaran kehadiran tersebut. Dari hasil observasi, terdapat kelemahan pada proses absensi yang di jalankan pada PT. Sigma Energy Compressindo,yaitu tidak terdapat tim pengawas atau seseorang yang bertugas memverifikasi daftar absensi agar tidak terjadi kecurangan seperti titip absensi. Temuan lainnya yang didapat adalah tidak adanya pencatatan atau absensi saat jam makan siang dan saat kembali bekerja setelah makan siang, kecurangan yang dapat terjadi adalah karyawan bisa saja langsung pulang pada saat jam makan siang. Selain itu terdapat kelemahan pada sistem absensi yang digunakan oleh PT. Sigma Energy Compressindo yaitu sistem absensi hanya mencatat kehadiran karyawan saja, tetapi tidak mencatat jam hadir karyawan, sehingga perusahaan tidak dapat memantau kerajinan karyawan secara mendetail.
4.2.2 Analisis Prosedur Perhitungan Waktu Kerja, Uang Makan, Dan Uang Lembur Proseur perhitungan waktu kerja dilakukan oleh bagian finance. Daftar absensi yang telah di isi bagian HRD diserahkan kepada bagian finance lalu bagian finance membuat daftar gaji karyawan berdasarkan
55 golongan gaji karyawan. Golongan gaji karyawan adalah data yang berisi tentang jumlah gaji pokok dan tunjangan didapat masing masing karyawan perbulan. Tidak ada rincian uang makan dan uang lembur untuk masingmasing karyawan, uang makan dan uang lembur sudah termasuk kedalam tunjangan bulanan yang diterima masing masing karyawan. Bagian finance mencatat jumlah gaji pokok dan tunjangan masing-masing karyawan lalu mengurangkannya dengan potongan jamsostek sebesar 2 persen dan potongan pinjaman atau kasbon apabila karyawan melakukan kasbon. Setelah melakukan perhitungan lalu didapat gaji bersih yang diterima masing-masing karywan. Dari hasil observasi penulis menemukan bahwa tidak terdapat potongan pajak penghasilan pada slip gaji karyawan. Hal ini dikarenakan gaji yang diterima oleh masing-masing karyawan telah dipotong pph 21 dan dicatat pada dokumen yang terpisah dengan daftar gaji karyawan.
4.2.3 Analisis Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai Setelah membuat daftar gaji karyawan bagian finance melakukan proses pembayaran gaji, dilakukan tiap akhir bulan dengan cara mentransfer gaji pegawai lewat bank. Pendistribusian gaji dilakukan langsung oleh bagian finance dengan mentransfer ke rekening karyawan langsung. Setelah melakukan pembayaran gaji, masing-masing karyawan menerima slip gaji sebagai bukti gaji telah dibayarkan. Bagian finance memberi bukti transfer dari bank, dan daftar gaji yang telah dibayarkan kepada bagian accounting. Dari hasil observasi, ditemukan bahwa prosedur pembayaran gaji pegawai telah sesuai dengan ketentuan perusahaan. Penulis mendapat temuan bahwa prosedur pemberian slip gaji kepada karyawan kurang tepat, seharusnya perusahaan membuat slip gaji menjadi rangkap dua dan memberi kolom tanda tangan pada slip gaji tersebut. Lalu bagian yang asli diberikan kepada karyawan, bagian rangkap diberikan kepada bagian accounting untuk di arsipkan. Hal tersebut bertujuan agar perusahaan memiliki bukti bahwa karyawan telah mengecek gaji yang telah ditransfer oleh perusahaan. Penulis mendapat keterbatasan informasi mengenai perhitungan dan pembayaran pajak penghasilan serta laporan jumlah gaji yang diserahkan kepada konsultan pajak yang dilakukan oleh perusahaan.
56 Konsultan pajak seharusnya menghitung terlebih dahulu beban pajak dari gaji yang harus dibayar perusahaan setelah itu baru gaji nett dibayarkan kepada masing-masing karyawan. Perusahaan tidak bisa memberikan informasi tersebut dikarenakan dokumen perhitungan tersebut hanya dapat diakses oleh vice president finance, HRD, and administration. Dari
hasil
yang
didapat
penulis
memberikan
rekomendasi
pembayaran gaji karyawan agar sistem penggajian pada perusahaan bisa lebih efektif. Proses penggajian dimulai dari bagian HRD ngecek daftar absensi karyawan yang telah ditanda tangani oleh masing-masing karyawan. Bagian HRD memastikan dengan menghitung jumlah karyawan yang hadir dan menghitung jumlah karyawan yang menandatangani daftar absen. Lalu bagian HRD membuat laporan rekomendasi yang berisi tentang jumlah jumlah gaji yang harus dibayarkan serta potongan pinjaman karyawan atau kasbon. Setelah itu bagian HRD membuat perhitungan gaji yang diterima masing-masing karyawan dan mencatatnya pada daftar gaji pegawai. Kemudian daftar gaji pegawai diserahkan kepada bagian finance untuk dilakukan perhitungan ulang agar menghindari adanya salah hitung dan terjadinya kecurangan. Setelah dilakukan perhitungan ulang, bagian finance mentransfer gaji masing-masing karyawan, lalu membuat bukti kas keluar dan slip gaji yang dirangkap dua. Bagian finance meminta konfirmasi masing-masing karyawan bahwa gaji sudah diterima dengan cara meminta karyawan menandatangani slip gaji, setelah itu slip gaji yang asli diberikan kepada karyawan dan bagian rangkap beserta bukti kas keluar diberikan ke bagian accounting untuk dilakukan pencatatan. Bagian accounting mengarsipkan slip gaji dan mengecek ulang bukti kas keluar. Lalu bagian accounting membuat jurnal pembukuan penggajian ke dalam buku besar. Agar memudahkan membaca alur rekomendasi sistem pembayaran gaji, penulis melampirkan flowchart pembayaran gaji karyawan. Berikut penulis melampirkannya,
57
Flowchart 4.2 Rekomendasi Pembayaran Gaji Karyawan
58 Keterangan Flowchart 4.2 Pembayaran Gaji Karyawan : 1. Bagian HRD mengecek daftar absensi yang ditanda tangani oleh masingkaryawan. Lalu membuat laporan rekomendasi yang berisi tentang jumlah gaji yang harus dibayarkan serta potongan pinjaman karyawan atau kasbon dan juga mengecek karyawan yang sudah tidak bekerja atapun karyawan fiktif. Dari laporan rekomendasi yang dibuat, bagian HRD membuat perhitungan gaji masing-masing karyawan dan mencatatnya kedalam daftar gaji. Daftar gaji yang dibuat diserahkan kepada bagian finance untuk dilakukan proses pembayaran gaji kepada seluruh karyawan.
2. Bagian finance menerima daftar gaji dari bagian HRD lalu melakukan perhitungan ulang terhadap daftar gaji yang dibuat. Setelah melakukan perhitungan dan sesuai kemudian bagian finance melakukan pembayaran gaji dengan cara mentransfer kepada masing-masing karyawan. Setelah mentransfer gaji karyawan, bagian finance membuat slip gaji yang dirangkap dua dan meminta tanda tangan karyawan sebagai bukti gaji telah diterima. Bagian pertama diberikan kepada karyawan dan bagian copy diberikan kepada bagian accounting untuk dilakukan pengarsipan. Bersama dengan slip gaji, bagian finance membuat dan memberikan bukti kas keluar untuk penggajian kepada bagian accounting untuk dicatat.
3. Bagian accounting menerima copy slip gaji beserta bukti kas keluar dari bagian finance lalu mengarsipkan slip gaji yang telah diterima. Bukti kas keluar yang diterima dari bagian finance dicek ulang terhadap daftar gaji karyawan. Setelah sesuai, bagian accounting membuat pembukuan dan penjurnalan ke dalam buku besar.
59 4.3 Evaluasi Pengendalian Internal Terkait Dengan Sistem Penggajian PT. Sigma Energy Compressindo Berdasarkan Ketentuan Yang Dibuat Oleh COSO. Menurut Commite of Sponsoring Organization atau yang dikenal COSO, komponen pengendalian internal dibagi menjadi 5. Berikut pembahasan pengendalian internal yang diterapkan pada perusahaan terhadap teori yang dibuat oleh COSO. 1. Control Environment ( Lingkungan Pengendalian) Lingkungan pengendalian perusahaan terdiri dari tindakan, kebijaksanaan dan prosedur kerja yang dibuat oleh perusahaan untuk mengendalikan karyawan agar bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan. Lingkungan pengendalian memiliki beberapa unsur yaitu : a) Integritas Dan Nilai Etika Perusahaan telah memiliki tata tertib dan kebijakan kebijakan yang berlaku bagi seluruh karyawan dan dikomunikasi kan dengan baik oleh bagian HRD pada saat penerimaan karyawan baru. Dari hasil wawancara, karyawan yang baru masuk diberi penjelasan mengenai setiap tata tertib, kebijakan perusahaan serta sanksi yang akan diberikan perusahaan apabila terjadi pelanggaran, setelah itu karyawan menandatangani surat yang menyatakan bahwa karyawan tersebut wajib menaati tata tertib yang dibuat perusahaan dan menerima sanksi yang diberikan perusahaan sesuai dengan peraturan perusahaan.
b) Komitmen Terhadap Kompetensi Perusahaan melakukan tes kepada karyawan yang baru masuk ditujukan agar perusahaan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tes yang dilakukan adalah psikotes dan tes wawancara.
c) Struktur Organisasi Dari hasil yang didapat setelah wawancara, penulis mendapat temuan dari struktur organisasi yang dibuat oleh perusahaan yaitu :
60 a. Dalam perusahaan daftar absensi karyawan diisi oleh bagian HRD dengan cara mencentang daftar hadir karyawan berdasarkan tanggal dan hari pada saat pengabsenan. Kelemahan yang ditemukan penulis adalah tidak adanya pihak yang mengecek dan memverifikasi daftar absen yang diisi oleh bagian HRD. Lemahnya pengawasan terhadap pihak HRD dalam
melakukan
absensi
dapat
menimbulkan
tindak
kecurangan yaitu bagian HRD dapat mengabsenkan karyawan lain yang tidak masuk. Rekomendasi dari penulis agar perusahaan melakukan evaluasi dan melakukan perbaikan fungsi verifikasi hasil absensi yang dilakukan oleh bagian HRD. Jika perusahaan tidak melakukan evaluasi pengendalian serta perbaikan maka hal ini sangat berpengaruh bagi perusahaan, mengingat bahwa dokumen absensi memengang peranan penting bagi perusahaan karena berkaitan langsung dengan
perhitungan
dan
pembayaran
gaji.
Evaluasi
pengendalian dan perbaikan dimaksudkan agar meminimalisir terjadinya tindak kecurangan dan mengendalikan pengeluaran kas perusahaan yang berkaitan dengan penggajian.
d) Pemberian Wewenang Dan Tanggung Jawab Perusahaan dapat menambah wewenang bagian VP Finance, HRD and Administration manager untuk memverifikasi perhitungan yang dilakukan oleh bagian finance sebelum melakukan proses transfer gaji pegawai. Didalam sistem penggajian yang digunakan oleh PT. Sigma Energy Compressindo, bagian finance melakukan perhitungan gaji merangkap dengan pembayaran gaji. Tidak ada proses verifikasi dari atasan atau pihak lain mengenai perhitungan gaji yang dilakukan oleh bagian
finance.
Lemahnya
proses
pengawasan
pada
proses
perhitungan gaji yang dilakukan bagian finance akan berdampak terjadinya kecurangan yaitu bagian finance bisa saja bekerjasama melakukan kecurangan perhitungan gaji kepada karyawan tertentu. Rekomendasi dari penulis agar perusahaan melakukan evaluasi dan melakukan perbaikan fungsi verifikasi hasil perhitungan gaji yang
61 dilakukan oleh bagian finance atau perusahaan dapat menambah bagian payroll untuk menghitung gaji karyawan dan bagian finance yang mentransfer gaji. Jika perusahaan tidak melakukan evaluasi pengendalian serta perbaikan maka hal ini sangat berpengaruh bagi perusahaan, apalagi jika kecurangannya terjadi berkelanjutan. Evaluasi
pengendalian
dan
perbaikan
dimaksudkan
agar
meminimalisir terjadinya tindak kecurangan dan mengendalikan pengeluaran kas perusahaan yang berkaitan dengan penggajian
e) Kebijakan Dan Praktik Sumber Daya Manusia Dari hasil yang didapat setelah wawancara kebijakan perusahaan telah dikomunikasikan
dengan
baik
kepada
setiap
karyawan
saat
penerimaan karyawan baru. Kebijakan perusahaan yang dibuat bagian HRD meliputi kebijakan penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, pengangkatan jabatan, maupun sanksi pelanggaran kerja.
2. Risk Assesment (Penilaian Resiko) Penilaian resiko adalah pengendalian yang dilakukan untuk mengurangi resiko yang berpotensi merugikan perusahaan. Untuk dapat melakukan penilaian resiko dibutuhkan identifikasi dan analisis terhadap resiko yang relevan atau yang mungkin terjadi. Perusahaan harus mengambil tindakan yabg tepat agar resiko yang ada dapat dimimalisir. Resiko yang mungkin terjadi pada sistem penggajian PT. Sigma Energy Compressindo adalah : a. Perubahan surat keputusan golongan gaji oleh pihak yang tidak berwenang Surat keputusan golongan gaji adalah dokumen yang akan selalu digunakan sebagai dasar perhitungan gaji karyawan. Surat keputusan golongan gaji pada PT. Sigma Energy Compressindo berisi tentang nama karyawan, dan informasi mengenai gaji pokok dan tunjangan karyawan. Dari hasil wawancara dengan bagian personalia, kemungkinan perubahan surat keputusan golongan gaji tidak ditemukan. Karena surat keputusan golongan gaji hanya dapat diakses oleh VP Finance, HRD and Administration manager. Bagian finance hanya mendapat
62 daftar golongan gaji dan tunjangan masing-masing karyawan. Sehingga tidak ada kemungkinan bagian finance dapat mengganti golongan gaji pegawai. b. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat Data kehadiran yang tidak akurat dikarenakan pencatatan absensi fiktif yang dilakukan oleh bagian HRD. Pada PT. Sigma Energy Compressindo, kemungkinan terjadinya absensi fiktif dapat terjadi dikarenakan tidak ada pengawasan dari pihak atasan terhadap daftar absen yang diisi oleh bagian HRD. Penulis mendapat temuan dalam dokumen absen tidak terdapat kolom tanda tangan karyawan sebagai bukti bahwa karyawan benarbenar hadir. Akibat yang dapat ditimbulkan adalah karena tidak adanya kolom tanda tangan karyawan dalam daftar absensi, dapat menimbulkan kemungkinan bagian HRD mengabsenkan karyawan lain yang tidak hadir. c.
Pengolahan gaji karyawan yang tidak akurat Pengolahan gaji karyawan yang tidak akurat dikarenakan bagian finance kurang teliti dalam menghitung gaji yang harusnya diterima karyawan. Dari hasil observasi, kemungkinan terjadinya pengolahan gaji karyawan yang tidak akurat dapat terjadi dikarenakan bagian finance lupa melakukan pengurangan kasbon karyawan. Selain itu tidak terdapat bagian yang memverifikasi hasil perhitungan gaji yang dilakukan bagian finance.
d.
Kemungkinan adanya pegawai fiktif Kemungkinan terjadinya pegawai fiktif dapat terjadi karena adanya kerjasama yang dilakukan bagian HRD dengan pegawai yang sudah berhenti ataupun pegawai fiktif yang dimasukkan oleh bagian HRD. Dari hasil wawancara tidak ditemukan resiko pegawai fiktif dikarenakan bagian VP Finance, HRD and Administration manager melakukan pengecekan terhadap karyawan yang telah berhenti dan menghapuskan nama karyawan yang telah berhenti dari daftar gaji karyawan.
63 3. Control Activities (aktifitas kontrol) Aktifitas control adalah aktifitas pengendalian yang barhubungan dengan kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. a. Pemisahan tugas Pemisahan tugas yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup baik. Hal ini terlihat dari pemisahan tugas dan wewenang dalam sistem penggajian. Bagian HRD mencatat absensi, bagian finance menghitung dan mentransfer gaji, bagian accounting melakukan pencatatan. b. Sistem otorisasi atas transaksi dan aktifitas Semua sistem kebijakan otorisasi yang dibuat perusahaan telah dijalankan dengan baik. Tidak terdapat pihak yang menjalankan tugas melebihi wewenang dan tanggung jawab yang seharusnya dijalankan. c. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup lengkap, dimulai dari daftar absensi, daftar gaji, surat keputusan golongan gaji karyawan, dan slip gaji. Namun dari hasil observasi ditemukan bahwa slip gaji yang terdapat pada perusahaan hanya berjumlah 1 rangka, sehingga penulis merasa hal ini kurang efektif. Lebih baik perusahaan membuat salinan untuk slip gaji agar perusahaan dapat mengarsipkan bukti bahwa karyawan telah menerima gaji. d. Pengendalian fisik atas aktiva dan dokumen Dari
hasil
wawancara,
perusahaan
telah
memiliki
tempat
penyimpanan dokumen dan aktiva. Selain itu perusahaan memiliki sistem keamanan tertentu sehingga asset dan dokumen perusahaan hanya dapat diakses orang-orang tertentu e. Pemeriksaan independen atas kinerja Pemeriksaan independen atas kinerja karyawan belom dilakukan pada perusahaan. Rekomendasi untuk perusahaan agar melakukan evaluasi rutin terhadap kinerja karyawan, agar kinerja karyawan dapat lebih ditingkatkan.
64 4. Information and communication (Informasi dan Komunikasi) Informasi dan komunikasi merupakan salah satu kriteria pengendalian internal yang akan menunjang keberhasilan perusahaan. Informasi mencakup tentang data-data karyawan seperti, daftar riwayat hidup karyawan, daftar absensi karyawan, surat golongan gaji karyawan, surat pengangkatan karyawan, serta surat pemberhentian karyawan. Sedangkan komunikasi mencakup tentang pemahaman karyawan mengenai kebijakan perusahaan, tugas dan tanggung jawab yang seharusnya dikerjakan oleh karyawan, serta sanksi yang akan diberikan atas pelanggaran kerja karyawan. Dari hasil yang didapat dari wawancara, penulis menemukan bahwa : 1. Data-data karyawan Data karyawan yang meliputi daftar riwayat hidup, golongan gaji karyawan disimpan oleh VP finance, HRD and administration. Sehingga apabila terjadi penambahan data atau pengubahan data, hal tersebut harus melalui VP finance, HRD and administration. 2. Komunikasi mengenai tugas dan tanggung jawab Setiap karyawan baru dijelaskan oleh bagian HRD mengenai hak dan kewajiban karyawan. Kewajiban karyawan mencakup tugas kerja karyawan, lokasi kerja karyawan, waktu kerja karyawan, tata tertib perusahaan yang harus di taati karyawan,serta sanksi yang diberikan atas pelanggaran kerja. Bagian HRD juga menjelaskan tentang hak karyawan yaitu gaji dan tunjangan. 5. Monitoring (aktifitas pemantauan) Aktifitas pemantauan adalah proses menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada waktu tertentu. Pemantauan melibatkan penilaian, rancangan dan pengoperasian pengendalian dan menjadi dasar dari sebuah evaluasi lalu melakukan tindakan perbaikan. Dari hasil wawancara, perusahaan melakuakan aktifitas pemantauan pada 1. Data karyawan VP finance, HRD and administration melakukan pemantauan atas seluruh data karyawan untuk memastikan bahwa karyawan yang telah keluar, tidak terhitung dalam pembagian gaji. Aktifitas pemantauan
juga
dilakukan
untuk
memastikan
bahwa
65 pengendalian internal yang ada di perusahaan telah berjalan dengan baik. 2. Kinerja karyawan Perusahaan memiliki quisioner yang wajib di isi oleh para peserta training yang diadakan oleh perusahaan. Hal ini dapat menjadi evaluasi bahwa training yang diadakan bermanfaat atau tidak bagi karyawan, serta sebagai bahan untuk pihak HRD dalam mengadakan training berikutnya.
66
