BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan Pendapatan atau revenue memiliki aktivitas yang meliputi empat tahap di antaranya adalah sales order entry, shipping, billing, and cash collection. Perusahaan Umum DAMRI menggunakan aktivitas tersebut untuk menetapkan arus pendapatan yang bergerak dalam bidang jasa yang memberikan pelayanan transportasi umum kepada masyarakat. Berikut ini adalah evaluasi dari ketiga tahap yang diterapkan oleh perusahaan. 4.1.1
Sales Order Entry Perusahaan Umum DAMRI memiliki produk-produk yang menawarkan layanan jasa angkutan umum dan ekspedisi kepada para pelanggan. Pendapatan yang diperoleh perusahaan melalui jasa angkutan
umum
yang
diberikan
kepada
konsumen
untuk
mempermudah melakukan perjalanan dengan moda transportasi darat. Perusahaan juga mendapatkan pendapatan melalui penggunaan jasa kurir sebagai jasa ekspedisi pengiriman barang. Customer memesan jasa ekspedisi pada kantor cabang atau terminal DAMRI yang terdapat di setiap daerah kota maupun pedesaan di Indonesia. Pemesanan dilakukan dengan mendatangi terminal atau kantor cabang perusahaan umum DAMRI, kemudian customer dipersilahkan 53
54
untuk mengisi formulir permintaan pelanggan dan setelah itu mendaftarkan jenis paket yang akan dikirimkan. Perusahaan akan memasukan jenis barang tersebut ke dalam sistem komputer yang sudah terintegrasi dengan satuan harga pengiriman yang kemudian dibuatkan bukti penerimaan atas pembayaran yang telah dilakukan oleh customer. Paket yang sudah di daftarkan, akan dikumpulkan ke gudang terlebih dulu karena akan disatukan dengan tujuan pengiriman ke daerah yang sama. Setelah terkumpulkan, pihak gudang dari perusahaan akan melakukan pengecekan atau verifikasi ulang atas barang yang ada dengan daftar pengirim serta penerima yang sudah tercatat dalam formulir permintaan pelanggan. Pengecekan ulang terhadap barang yang akan dikirim harus dilakukan untuk menghindar terjadinya human error atau kesalahan kurir yang akan mengirim barang tersebut tidak sesuai dengan alamat yang dituju. Barang yang sudah diverifikasi dengan benar akan dimasukan ke dalam truk box yang digunakan perusahaan sebagai kendaraan transportasi pengiriman barang. Kurir akan mengantarkan barang sampai ke tempat tujuan sesuai dengan alamat yang telah terdaftar dalam formulir permintaan pelanggan. Selain
jasa
pengiriman,
perusahaan
umum
DAMRI
mempunyai produk jasa transportasi darat angkutan umum yang bersedia melayani para pelanggan yang siap untuk berpergian baik hanya dalam antar kota dalam provinsi maupun sampi ke perbetasan antar kota antar provinsi di Indonesia. Sistem yang digunakan oleh
55
perusahaan untuk meningkatkan pendapatan melalui jasa angkutan umum sangat sederhana, pelanggan hanya datang ke terminal DAMRI yang sudah tersedia di setiap daerah, kemudian perusahaan akan menyediakan
tiket
sebagai
syarat
dalam
menggunakan
jasa
transportasi umum tersebut. Pelanggan membeli tiket sesuai tarif yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Tarif untuk antar kota dalam provinsi berbeda dengan tarif antar kota antar provinsi. Perusahaan akan membuat bukti penerimaan uang dari hasil penjualan tiket tersebut. Bukti penerimaan di buat sesuai dengan data pemesanan pelanggan yang akan menggunakan jasa transportasi umum. Bukti penerimaan tersebut kemudian diberikan kepada staff fungsi keuangan pembuatan bukti yang kemudian akan dibuat laporan Administrasi Keuangan 1 (AK/1). Bukti peneriamaan pendapatan jasa ini dimasukan ke dalam lembar 1 dalam laporan Administrasi Keuangan, karena lembar 1 merupakan kumpulan data yang berisikan hasil kegiatan transaksi melalui layanan jasa angkutan umum dan jasa angkut barang kepada pelanggan. Dalam peneletian yang penulis dapatkan, Perusahaan Umum DAMRI memberlakukan sistem penerimaan order penjualan jasa kepada pelanggan melalui terminal-terminal yang berada di setiap daerah atau kota. Penulis melakukan penelitian dengan melihat data permintaan pelanggan melalui kantor pusat di Jakarta. Kantor pusat bertugas untuk melakukan pencatatan penerimaan pesanan pelanggan
56
yang telah di catat secara langsung melalui kantor cabang atau terminal yang ada. 4.1.1.1 Sales Order Threats Dalam menjalankan proses bisnis, setiap perusahaan memiliki ancaman yang berasal dari pihak-pihak luar yang akan ikut bersaing dalam bisnis tersebut. Persaingan bisnis ini seringkali membuat pendapatan dari suatu perusahaan ikut terpengaruh
karena
adanya
begitu
banyak
persaingan.
Perusahaan umum DAMRI memiliki sebuah ancaman yang mempengaruhi proses berjalannya sistem pemesanan terhadap penjualan jasa angkutan di perusahaan. Perusahaan mencatat setiap pelanggan yang akan menggunakan atau menyewa jasa angkutan umum seperti bus antar kota atau bus pariwisata, setelah itu perusahaan akan mencatat jumlah unit bus yang telah disewakan. Ancaman terhadap perusahaan melalui penjualan jasa ini ialah kurangnya jumlah kendaraan bus yang beroperasi, terutama jasa bus pariwisata. Perusahaan hanya memiliki unit kendaraan yang terbatas sehingga pelanggan tidak dapat lagi memesan bus karena telah habis disewakan. Pelanggan harus menunggu untuk sampai masa sewa dari pelanggan sebelumnya selesai. Perusahaan tidak dapat menawarkan unit kendaraan lainnya, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan. Pelanggan akan melakukan pemesanan penyewaan
57
jasa angkutan umum kepada perusahaan lain yang akan mengakibatkan PERUM DAMRI kehilangan pelanggan. 4.1.2
Shipping Pengiriman merupakan salah satu produk jasa transportasi Perusahaan Umum DAMRI. Pengiriman yang dimaksud bukan menjual barang dan di kirimkan, tetapi perusahaan menyediakan jasa hanya sebagai kurir pengiriman barang. Perusahaan melakukan pendataan atau mencatat para pelanggan yang akan menggunakan jasa pengiriman DAMRI. Perusahaan memberikan formulir permintaan kepada pelanggan untuk mengisinya, formulir tersebut berguna untuk informasi bagi jumlah dan jenis barang yang akan dikirim ke konsumen terakhir. Pihak pegawai jasa pengiriman kemudian memasukan data pelanggan ke dalam komputer untuk di simpan sebagai bukti penerimaan yang akan di buat. Pengiriman barang akan berlangsung selama jam kerja yang sudah ditentukan. Setelah pelanggan mengisi data pada formulir permintaan pelanggan, barang akan di ambil dan dimasukan ke gudang. Barang-barang yang sudah dikumpulkan akan diberikan kode di masing-masing barang agar tidak tertukar dengan barang yang sama lainnya. Kode yang diberikan merupakan kode untuk pengiriman barang dan akan dicatat ke dalam surat jalan atau surat pengiriman untuk pelanggan yang akan menerima barang tersebut. pelanggan yang akan menerima barang tersebut menandatangani surat itu sebagai tanda terima barang yang sudah sampai. Barang yang di
58
kirim merupakan tanggung jawab sepenuhnya pihak perusahaan yang meyediakan layanan jasa angkut barang tersebut, dalam hal ini penulis melakukan penelitian dan pengamatan kepada Perusahaan Umum DAMRI. Perusahaan akan bertanggung jawab terhadap barang yang dikirim selama perjalanan dalam pengiriman barang. 4.1.2.1 Shipping Threats Ancaman yang di hadapi oleh perusahaan pada saat melakukan pengiriman barang ialah terjadinya kesalahan pencatatan alamat dan jumlah barang yang akan di kirim. Petugas gudang akan mengangkut barang ke dalam kendaraan yang sudah di tentukan tujuan pengirimannya. Jasa angkutan pengiriman barang dalam kota akan di pisahkan dengan jasa angkutan pengiriman ke daerah luar kota. Perusahaan mengalami kendala dengan alamat yang salah pada saat dituju. Hal ini sangat mempengaruhi kinerja dan efektifitas waktu yang dibutuhkan dalam beroperas. Perusahaan bertanggung jawab terhadap barang yang sudah dipercayakan oleh pelanggan untuk di kirim pada alamat tujuan yang sudah diberikan. Ancaman yang sangat mempengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan yaitu hilangnya barang kiriman yang di simpan atau barang tersebut tidak sampai pada alamat yang di tuju. Kehilangan barang sangat berakibat buruk terhadap kinerja perusahaan jasa, perusahaan akan kehilangan kepercayaan dari pelanggan
59
dan perusahaan akan mengganti barang yang hilang tersebut dengan sejumlah uang yang memiliki nominal sesuai dengan barang tersebut. Sistem yang di pakai dalam perusahaan saat ini masih sangat kurang mengendalikan barang-barang yang telah disiapkan untuk di kirim, perusahaan hanya melakukan pencatatan manual terhadap barang yang telah disimpan dan yang akan siap untuk di kirim sehingga data tidak di input ke dalam komputer dan hanya di buatkan nota atau surat jalan yang dapat berpotensi dan tercampur secara acak sehingga pengiriman barang tidak terlaksana dengan baik, melainkan dapat terjadinya kesalahan pengiriman dan kehilang data pengirim. 4.1.3
Billing Pembayaran terhadap penagihan piutang atas jasa yang telah diberikan oleh perusahaan akan langsung dibayarkan oleh pelanggan yang menerima kiriman barang. Barang akan di kirim sampai ke tempat tujuan beserta dengan surat penagihan terhadap biaya pengiriman yang harus di tanggung oleh pelanggan, kemudian kurir akan membuat faktur atau tanda bukti untuk di tandatangani sebagai bukti terhadap barang yang telah sampai ke tempat tujuan dan telah dibayar oleh pelanggan yang menerima barang tersebut. Pelanggan akan membayar tagihan yang sudah ditetapkan sesuai dengan tarif jasa pengiriman yang telah ditentukan oleh perusahaan. Kurir akan
60
memberikan faktur tersebut ke bagian pembuatan invoice karena faktur tersebut adalah bukti tagihan dari perusahaan kepada pelanggan terhadap penggunaan jasa pengiriman barang atau ekspedisi. Bagian pengiriman akan mengantarkan bukti penagihan kepada pihak sales order entry untuk dibuatkan bukti penerimaan kas serta pendapatan jasa yang telah diterima oleh bagian shipping atau kurir dalam mengantarkan barang ke tempat tujuan. Setelah bukti penagihan dikembalikan kepada pihak sales order entry, maka bagian penagihan atau billing akan membuat data yang baru yaitu mengenai pembaharuan piutang atau updating account receivable. Perusahaan Umum DAMRI memperbaharui piutang yang sudah tertagi kepada pelanggan pada jurnal buku besar yang di buat oleh petugas buku besar. Petugas buku besar akan memperbaharui jurnal piutang yang sudah tertagi tersebut dan akan segera dicocokan dengan bukti data yang sudah dimasukan ke dalam buku pembantu untuk dibuatkan ikhtisar bulanan. 4.1.3.1 Billing Threats Perusahaan Umum DAMRI akan melakukan pengihan dan piutang usaha terhadap jasa yang telah dipakai oleh para pelanggan. Perusahaan menjual jasa kepada pelanggan berupa jasa angkutan pengiriman barang dan jasa penyewaan angkutan umum bus kota maupun bus pariwisata. Penagihan jasa piutang tehadap konsumen terdapat berbagai ancaman diantaranya :
61
1. Perusahaan mengalami kegagalan pada saat melakukan penagihan
terhadap
pelanggan,
pelanggan
yang
menggunakan jasa angkutan DAMRI tidak memenuhi pembayaran tepat waktu seperti yang sudah ditentukan sebelum melakukan penyewaan bus angkutan umum DAMRI. Oleh karena itu perusahaan memberlakukan dengan memberikan sistem penagihan piutang yang sudah diberikan nilai bunga yang harus di bayar karena tidak membayar masa sewa dengan tepat waktu.
2. Petugas mengalami kesalahan pada saat melakukan penagihan kepada pelanggan. Petugas melakukan kesalahan dengan mencatat jumlah tagihan yang berlebihan dan tidak sesuai dengan tarif daftar harga pengiriman dan penyewaan jasa angkutan umum DAMRI.
3. Perusahaan melakukan kesalahan pada saat memasukan data pelanggan yang mengirimkan barang dengan data pelanggan alamat tujuan pelanggan yang akan dikirm. Petugas mencatat tagihan pada saat barang belum di kirim, dimana seharusnya petugas mencatat faktur atau tagihan secara lengkap pada saat barang sudah sampai ke alamat pelanggan yang dituju.
62
4.1.4
Cash Collection Cash collection atau penerimaan dilakukan perusahaan untuk menghitung dan membuat bukti-bukti selama melakukan transaksi penjualan jasa. Perusahaan memiliki sistem penerimaan kas yang sudah di buat dan dikendalikan secara langsung oleh direktur administrasi keuangan. Perusahaan membagi tugas dan fungsi penerimaan kas ke dalam dua pihak, yang pertama pihak fungsi keuangan dan yang kedua pihak seksi akuntansi. Pihak fungsi keuangan memiliki tiga peran penting yaitu melakukan pembuatan bukti, mengumpulkan kas atau menyimpan kas pada juru bayar (casier), dan petugas buku pembantu. Pihak seksi akuntansi memiliki tugas yang sangat penting dan hanya mempunyai dua peran yang dibagi untuk melaksanakan tugasnya yaitu petugas verifikasi dan petugas buku besar. Setiap transaksi penjualan jasa angkutan dan jasa pengiriman barang yang sudah di lakukan akan dibuatkan bukti-bukti penerimaan kas dari hasil transaksi tersebut. Bukti-bukti penerimaan tersebut kemudian akan di distribusikan ke pihak fungsi keuangan pada bagian pembuatan bukti. Bukti-bukti penerimaan kas dibuat menjadi tiga lembar bagian. Petugas buku harian akan membuat bukti pelunasan dan penerimaan kas/bank, segera disiapkan bukti penerimaan uang (Bpru) AK/1. Catatan transaksi sesuai informasi ke dalam Bpru, dibuat rangkap tiga. Bpru yang sudah diisi dan ditanda tangani Kasi Keuangan didistribusikan sebagai berikut :
63
1) Lembar 1 diserahkan kepada pembayar 2) Lembar 2 bersama bukti pendukung diserhkan ke petugas buku pembantu sebagai dasar pencatatan ke dalam buku pembantu kas/bank dan kartu piutang (AK/5). 3) Lembar 3 bersama bukti pendukungnya disampaikan ke seksi akuntansi setelah dicantumkan jurnal sebagai berikut : Kas/Bank Piutang
Rp. xxx Rp. xxx
Petugas Buku Pembantu akan melaporkan bukti lembar ke dua berdasarkan Bpru lembar 2 dan bukti pendukungnya, lakukan pencatatan pada buku pembantu kas/bank sisi debet dan kartu piutang (AK/5) sisi kredit. Penerimaan piutang melalui bank, oleh pemegang buku pembantu mencatat penerimaan tersebut sebelah debet buku pembantu bank rekening no: ______, dan membukukan sebelah kredit kartu piutang (AK/5) debitur yang bersangkutan. Bpru lembar 2 di arsipkan secara teratur berdasarkan nomor urut dan waktu terjadinya transaksi. Petugas verifikasi akan mengecek dan memeriksa kembali setiap data atau bukti yang sudah dibuat oleh bagian fungsi keuangan. Hal ini dilakukan untuk menghindar terjadinya kesalahan input data yang dilakukan oleh pihak pembuatan bukti. Petugas verifikasi selanjutnya akan membuat arsip untuk data yang sudah diperiksa dan di catat ke dalam buku besar. Petugas buku besar menerima dokumen yang sudah di verifikasi oleh petugas verifikasi sehingga data yang
64
sudah benar dan tepat akan langsung dicatat ke dalam buku besar dan akan dimasukan ke dalam neraca saldo. 4.1.4.1 Cash Collection Threats Perusahaan dapat melakukan pengumpulan kas dengan menggunakan sistem pengendalian alur distribusi dokumen dan pembukuan bukti penerimaan kas dalam departemen administrasi dan keuangan yang berjalan, akan tetapi terdapat beberapa hal yang dapat mengancam keamanan proses berjalannya dari sistem tersebut. Pengumpulan kas yang dilakukan memiliki dua ancaman yang sangat penting dan sangat mempengaruhi proses bisnis peursahaan, diantaranya: 1. Perusahaan mendapatkan ancaman terhadap kas yang disimpan oleh pihak pemegang kas atau bendahara. Kas yang diterima berasal dari juru bayar (kasir) yang kemudian kas tersebut dibuatkan bukti penerimaan dan persetujuan pemeriksaan oleh pihak juru bayar perusahaan. Jumlah kas yang diperoleh akan dicatat dan di simpan sebagai arsip agar perusahaan
menggunakan
arsip
tersebut
untuk
membandingkan jumlah uang tunai yang hilang dengan jumlah kas yang di simpan sebelumnya. 2. Masalah pada arus kas sangat mempengaruhi kondisi laporan keuangan yang akan dicatat oleh pihak akuntan perusahaan. Perusahaan mendapat ancaman berupa masalah
65
pada pencatatan arus kas dimana pihak akuntan mencatat laporan arus kas yang tidak sesuai dengan berjalannya proses operasioanal dan bisnis yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendapatkan investasi yang di inginkan.
4.2
Evaluasi Hubungan Sales Order Entry dengan Sistem COSO Proses pencatatan order penjualan untuk perusahaan umum DAMRI menggunakan sistem pencatatan secara langsung, yaitu : 1. Direktorat
usaha
pelayanan
jasa
memberikan
dokumen
formulir
pendaftaran permintaan pelanggan kepada pelanggan pada saat terjadi transaksi penggunaan jasa angkutan umum dan pengiriman barang. Transaksi yang berjalan ialah transaksi antara petugas yang menjual jasa angkutan umum bus pariwisata untuk disewakan beserta dengan driver yang akan membawa unit kendaraan tersebut. 2. Petugas subdit usaha pelayanan jasa memberikan formulir tersebut pada pelanggan untuk kemudian di isi dengan lengkap sebagai data penggunaan jasa pengiriman barang. 3. Setelah formulir pencatatan di isi, pelanggan akan mengembalikan formulir tersebut kepada petugas pelayanan jasa. Pencatatan data formulir pemesanan pelanggan terdiri atas pengisian nama, alamat pengirim, alamat yang akan di kirimkan, dan nomor kode pengiriman.
Direktorat pelayanan jasa merespon pertanyaan pelanggan mengenai status pesanan terhadap ketersediaan penggunaan jasa angkutan penyewaan unit kendaraan dan bus pariwisata pada saat melakukan pengisian formulir
66
permintaan pelanggan. Pemesanan yang diajukan akan mendapat pengawasan dari pihak subdit pelayanan jasa yang bertugas sebagai pengendalian manajeman internal permintaan pelanggan. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal perusahaan dengan menggunakan subdit pelayanan jasa sebagai penghubung antara customer dan perusahaan. Subdit pelayanan jasa akan menyiapkan laporan administrasi dokumen operasi pelayanan jasa angkutan umum secara terstruktur dengan mengembangkan informasi data pelanggan yang telah di isi melalui formulir permintaan pelanggan. Manajemen perusahaan menetapkan bersama pengawasan dewan direksi, yang berwenang dan bertanggung jawab dalam mengejar tujuan melalui pengecekan terhadap kredit pelanggan yang dapat di terima dan yang tidak dapat di terima. Kredit pelanggan yang dapat diterima merupakan kredit yang sudah disepakati antara perusahaan dan pelanggan, perusahaan akan memberikan jangka waktu tertentu dalam melunasi pembayaran kredit jasa tersebut. Subdit pelayanan jasa akan menghubungi pelanggan yang masih belum melunasi kredit penggunaan jasa angkutan umum dan bus pariwisata. Pelanggan akan dihubungi oleh subdit pelayanan jasa melalui petugas penyedia jasa angkutan umum dengan mengirimkan surat permintaan pelanggan sebagai bukti atas data dan informasi dari pelanggan tersebut. Perusahaan menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan dalam mencapai penerapan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan jasa.
67
Individu yang kompeten terdapat pada struktur internal perusahaan dengan lingkungan pengendalian langsung dari pihak direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Secara terstruktur, direktorat keuangan akan menyiapkan pengaturan untuk menetukan jangka waktu penetapan kredit yang ditawarkan karena hal ini dapat mengurangi dampak pengurangan piutang perusahaan terhadap pelanggan. Berdasarkan proses berjalannya sistem sales order entry di atas, maka dapat di berikan penerapan sistem COSO yang berkaitan dengan prinsip – prinsip sebagai berikut :
A. Control Environment 1. Prinsip Kode Etik dan Nilai Integritas : Proses penetapan sales order entry dalam perusahaan meliputi kinerja yang diberikan oleh para karyawan perusahaan untuk membangun pengendalian lingkungan yang baik. Penetapan ini menggunakan sistem pembuatan order pemesanan pelanggan dengan membuatkan formulir permintaan pelanggan sebagai dasar informasi yang diperlukan untuk menyimpan data pelanggan. Penyimpanan data pelanggan dilakukan oleh karyawan yang telah memiliki integritas dan kepercayaan yang baik oleh manajer, dalam hal ini adalah Direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum. Prinsip kode etik yang diterapkan perusahaan dalam mencatat dan menyimpan formulir pemesanan pelanggan merupakan peraturan dan kebijakan dalam perusahaan yang sudah diatur. Pencatatan data
68
pemesanan pelanggan dilakukan dengan secara manual dan tidak menggunakan aplikasi tertentu untuk menyimpan data tersebut. Tetapi perusahaan mencatat dan menyimpan data tersebut secara rapih dan tersusun namun tidak terpisah. Perusahaan Umum DAMRI telah memenuhi persyaratan kode etik sebagai pekerja dan staff yang bertanggung jawab memegang dan menyimpan data pelanggan. Pentingnya integritas dan nilai-nilai etika yang dikomunikasikan akan memperkuat hubungan antar karyawan dan direktorat pelayanan jasa. Hal yang paling penting mengenai hal ini adalah untuk memantau aktivitas perusahaan yang sesuai dengan prinsip-prinsip integritas suara dan nilai-nilai etika untuk mencegah penyimpangan, tetapi jika penyimpangan ada dalam proses pencatatan pemesanan pelanggan, maka akan segera diidentifikasi secara tepat waktu dan ditangani untuk diperbaiki oleh dewan pengawas dalam perusahaan. Hal ini dianggap sebagai risiko rendah, karena proses ini membutuhkan proses pengumpulan bukti data atas penyimpangan yang terjadi. Kemungkinan risiko yang akan terjadi mengenai siklus pendapatan pada integritas dan nilai-nilai etika bagian dalam perusahaan adalah tindakan penipuan. Kurangnya integritas dan nilai etika dari karyawan mungkin mengarah ke tindakan penipuan. 2. Prinsip Pentingnya Pengawasan Dewan Direksi : Pengawasan dari dewan direksi sangatlah penting mengingat pencatatan pemesanan oleh pelanggan merupakan hal yang sangat penting untuk mengetahui jumlah penggunaan jasa penyewaan
69
angkutan dan pengiriman barang. Penggunaan jasa penyewaan angkutan umum mendapat pengawasan dari subdit usaha pelayanan jasa, sehingga pencatatan data pelanggan sangat akurat dan memiliki informasi yang jelas. Pengawasan selanjutnya dilakukan pada penerimaan data pelanggan yang menggunakan layanan jasa pengiriman barang. Dewan pengawas akan meminta setiap data pelanggan yang melakukan pengiriman melalui ekspedisi DAMRI agar setiap barang yang dikirimkan dapat diketahui dan pelanggan bisa mengetahui lama waktu yang dibutuhkan dalam proses pengiriman. 3. Prinsip Kinerja Struktur Organisasi Perusahaan : Manajemen perusahaan menerapkan prinsip terhadap kinerja setiap peran dalam struktur organisasi, termasuk dalam melakukan proses pencatatan pemesanan pelanggan. Berikut prinsip kinerja untuk Sales Order Entry : a) Perusahaan memberikan tugas kepada subdit usaha pelayanan jasa untuk melakukan pencatatan pemesanan pelanggan secara lengkap dan jelas. Subdit pelayanan jasa akan membagi pencatatan untuk angkutan penyewaan umum dan pengiriman barang secara terpisah. b) Subdit pelayanan jasa akan meminta bidang oeperasi untuk menyimpan barang – barang pelanggan yang akan dikirim ke dalam gudang yang sudah di sediakan oleh perusahaan. c) Subdit pelayanan jasa akan melakukan estimasi waktu pengiriman, agar barang dapat tiba pada alamat yang dituju dengan tepat waktu
70
sehingga laporan penerimaan pendapatan jasa akan langsung diberikan kepada Direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum. Perusahaan
Umum
DAMRI memiliki
tingkat
kualitas
manajemen yang baik dan sudah mendapat kepercayaan penuh oleh kementrian BUMN secara langsung. Kepercayaan tersebut diberikan dengan melihat proses kinerja struktur organisasi perusahaan umum DAMRI yang sudah menghasilkan pendapatan jasa begitu banyak melalui transaksi – transaksi dengan pelanggan yang menggunakan jasa penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang. B. Risk Assessment Proses pencatatan dan penyimpanan penerimaan pelanggan yang dilakukan secara manual oleh subdit usaha pelayanan jasa, memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi. Penyimpanan data tidak memiliki aplikasi khusus yang dapat menampung seluruh data pelanggan. Penyimpanan data hanya dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan secara manual, dimana subdit pelayanan jasa menyimpan data pemesanan pelanggan ke dalam aplikasi yang tidak memiliki password dan tidaks saling terintegrasi. Manajemen menilai hal tersebut sebagai resiko dari rancangan dan pelaksanaan pengendalian internal yang dapat menimbulkan kekeliruan serta kecurangan, direktorat usaha pelayanan jasa seharusnya menyimpan data pemesanan pelanggan secara terpisah. Direktorat keuangan secara efektif menilai dan merespons resiko kehilangan data
71
pelanggan pada saat petugas pelayanan jasa menyimpan dokumen permintaan pelanggan. Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum menetapkan tujuan mengidentifikasi penilaian risiko yang berhubungan dengan pencapaian kinerja internal bidang akuntansi perusahaan. Kesalahan pencatatan pemesanan menimbulkan ketidak puasan kepada pelanggan terhadap pelayanan jasa yang diberikan perusahaan. Pelanggan tidak mendapatkan unit kendaraan yang sesuai dengan permintaan untuk disewa sehingga pelanggan akan membatalkan pesanan yang sudah dilakukan. Subdit akuntansi memasukan data pelanggan yang berbeda dengan data yang telah di berikan oleh subdit pelayanan jasa, hal ini karena data yang didistribusikan dari subdit pelayanan jasa ke subdit akuntansi tidak akurat. Berdasarkan proses penilaian resiko di atas, terdapat prinsip – prinsip Risk Assessment yang harus dijalankan oleh perusahaan umum damri, di antaranya : 1. Prinsip Penilaian Resiko untuk Proses Pencatatan Pemesanan : Resiko yang mungkin terjadi dalam proses pendokumentasi dan pencatatan data transaksi pemesanan jasa : a) Data yang dicatat tidak sesuai dengan informasi pelanggan b) Perusahaan akan kehilangan data karena tidak memiliki aplikasi khusus dan hanya menyimpan data pelanggan ke dalam aplikasi yang tidak di sertai dengan password sebagai alat untuk mengamankan data.
72
c) Kesalahan dalam menyimpan data pelanggan. d) Pencatatan transaksi yang tidak akurat. Berdasarkan resiko yang terjadi di atas, maka perusahaan perlu meningkatkan kualitas keamanan dalam menyimpan data. Subdit usaha pelayanan jasa perlu membuat penyimpanan aplikasi khusus dengan menggunakan sistem keamanan yang dapat melindungi data pelanggan. Aplikasi yang digunakan cukup memakai sistem keamanan password agar subdit pelayanan jasa dapat melindungi dan mengambil data pelanggan dengan baik. 2. Prinsip Penilaian Perubahan Sistem Pengendalian Intern : Perubahan sistem pengendalian intern terjadi karena potensi kecurangan dan kehilangan data sangat besar. Hal ini sangat mempengaruhi proses pengendalian sistem internal perusahaan, dimana perusahaan tidak melakukan komunikasi secara terintegrasi dengan dewan pengawas. Dewan pengawas tidak mengetahui perubahan–perubahan yang terjadi selama transaksi penjualan jasa berlangsung. Perubahan yang terjadi pada saat penjualan jasa berlangsung ialah : a) Penetapan harga yang tidak sesuai dan menguntungkan pihak individu yang bekerja dalam perusahaan. Hal ini merupakan tindak kecuarangan yang sangat buruk terhadap nilai dan integritas perusahaan sebagai penyedia layanan jasa transportasi umum dan pengiriman barang.
73
b) Terjadinya kecurangan dalam mengurangkan harga oleh pihak operasi
pelayanan
jasa
kepada
pelanggan
agar
laporan
penggunaan jasa dan pengiriman barang dapat dipenuhi. c) Kurangnya
pengawasan
terhadap
barang
pelanggan
yang
tersimpan di gudang sehingga menyebabkan kehilangan barang yang cukup banyak. Oleh memperbaiki
karena sistem
itu,
Perusahaan
keamanan
Umum
pengendalian
DAMRI
harus
barang
untuk
mengurangi resiko – resiko yang mungkin terjadi. Perusahaan harus memeriksa setiap barang yang di simpan dan memisahkan barang yang tidak memiliki kode pengiriman dengan barang yang memiliki kode pengiriman. C. Control Activities Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur, selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani resiko guna mencapai tujuan entitas. Perusahaan memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi penyelesaian risiko untuk mencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima oleh pelanggan. Aktivitas pengendalian dilakukan oleh subdit pelayanan jasa yang memastikan semua pesanan pelanggan telah memesan dan mengisi formulir permintaan pelanggan sebagai bagian dari prosedur untuk melakukan transaksi penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan bus pariwisata.
74
Pada tingkat yang lebih tinggi, manajemen melakukan tinjauan tingkat atas membandingkan kinerja aktual dengan anggara, ulasan laporan keuangan, dan mempertimbangkan indikator kinerja terkait informasi akuntansi keuangan yang berbeda. Aktivitas pengendalian memiliki hubungan erat dengan pemantauan, karena efektivitas kegiatan pengendalian perusahaan tergantung pada bagaimana kegiatan transaksi tersebut dipantau. Perusahaan memilih dan mengembangkan pengendalian aktivitas dengan teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. Penggunaan teknologi pada bagian fungsi keuangan sangat bermanfaat, dimana fungsi keuangan dapat mengetahui jumlah bukti-bukti penerimaanm, dan pesanan yang masuk. Subdit akuntansi akan membatasi penggunaan komputer dengan menggunakan password sebagai akses masuk ke dalam pengambilan data informasi pelanggan. Perusahaan umum DAMRI menggunakan pengendalian aktivitas yang diwujudkan dalam kebijakan dan menetapkan apa yang diharapkan pada prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan. Kebijakan direktorat keuangan untuk menyetujui jasa penyewaan angkutan umum bus pariwisata dan jasa pengiriman barang, mendapat persutujan dari pihak subdit akuntansi karena subdit akuntansi akan memeriksa kembali setiap penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan. Setiap penjualan yang dilakukan, perusahaan menggunakan kebijakan dan prosedur yang meliputi beberapa prinsip aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan siklus pendapatan jasa di Perusahaan Umum DAMRI, yaitu : 1. Penerapan Teknologi dalam Mendukung Pencapaian Tujuan :
75
Subdit usaha pelayanan jasa menggunakan beberapa teknologi komputer dalam mendukung proses berjalannya sistem pencatatan dan penyimpanan data pemesanan pelanggan. Penggunaan teknologi berbasis komputer ini tidak menjamin keamanan yang ada dalam penyimpanan
data
perusahaan,
dimana
perusahaan
hanya
menyimpan data–data yang penting seperti formulir permintaan pelanggan, dan bukti pengiriman barang. Perusahaan tidak menggunakan
sistem
keamanan
berbasis
komputer
dalam
mengontrol gudang penyimpanan barang pelanggan yang dititipkan untuk di kirim. 2. Penerapan Kebijakan dan Prosedur yang Relevan : Perusahaan Umum DAMRI hanya mengandalkan GCG (Good Corporate Governance) untuk mengelola perusahaan dan itu mengarah pada pelaksanaan sertifikasi ISO, karena GCG diperlukan sertifikasi manajemen. Pengendalian yang mengacu pada GCG merupakan prosedur dalam mengendalikan proses penerimaan pemesanan pelanggan, pelanggan akan mendapat layanan jasa yang sudah diawasi dan diakui oleh kementerian BUMN. D. Information and Communication Perusahaan umum DAMRI memperoleh dan menggunakan kualitas informasi
yang
relevan
dengan
mendukung
fungsi
komponen
pengendalian internal perusahaan. Kebutuhan informasi terhadap penilaian kinerja perusahaan didapatkan dengan memberitahukan kepada pelanggan tentang waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman barang
76
dengan jasa ekspedisi DAMRI, serta jasa penyewaan bus yang memiliki jangka waktu yang ditetapkan oleh pelanggan. Direktorat
akuntansi
keuangan,
SDM
dan
administrasi,
mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal. Komunikasi secara internal dilakukan dengan adanya rapat koordinasi departemen direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Rapat koordinasi membahas laporan keuangan dan usaha yang sudah dilakukan dalam bentuk pelayanan jasa kepada pelanggan, fungsi keuangan memberitahukan pesanan pelanggan yang tidak dapat dipenuhi karena kesalahan pencatatan dan kekurangan unit kendaraan penyewaan bus angkutan umum dan pariwisata oleh perusahaan. Perusahaan berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya. Komunikasi dengan pihak luar antara lain : a. Perusahaan dapat menentukan harga pokok jasa untuk di gunakan di masa depan. b. Direktorat keuangan dapat menetapkan kebijakan baru mengenai retur penjualan jasa dan garansi terhadap unit kendaraan angkutan umum yang disewakan, kemudian direktorat pelayanan jasa memberikan garansi untuk jasa pengiriman barang. c. Penetapan jangka waktu sebagai batas jasa penyewaan unit kendaraan angkutan umum dan bus pariwisata.
77
Terdapat prinsip dalam penerapan proses yang berjalan di atas sebagai acuan untuk melakukan hubungan komunikasi sehingga mendapatkan informasi yang relevan, yaitu :
1. Pengembangan Informasi Pemesanan Pelanggan : Subdit usaha pelayanan jasa akan memberikan data informasi pemesanan pelanggan kepada direktorat pelayanan jasa untuk diberikan persetujuan kecocokan data antara barang yang akan di kirim dan penyewaan unit angkutan umum. Kecocokan data di perlukan untuk mengetahui pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi penggunaan layanan jasa angkutan dan pengiriman barang sehingga perusahaan dapat menyimpan informasi pemesanan tersebut sebagai arsip perusahaan. Pengembangan
informasi
berlanjut
dengan
mengambil
beberap data dari pihak luar untuk mengetahui jumlah unit kendaraan yang tidak dapat digunakan atau rusak. Direktorat usaha pelayanan jasa akan memberikan data – data yang berkaitan dengan jumlah unit kendaraan yang rusak kepada dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI sehingga unit kendaraan tersebut dapat di tarik dan diperbaiki atau diganti. Informasi terhadap pemesanan pelanggan yang berkaitan dengan kurangnya unit kendaraan yang akan disewakan adalah pemberitahuan secara langsung oleh perusahaan kepada pelanggan melalui pengiriman e-mail dan pemberitahuan secara tertulis yang diberikan secara langsung pada pelanggan, sehingga pelanggan dapat
78
mengetahui jika ada beberapa unit kendaraan yang harus diperbaiki atau tidak dapat dipakai lagi.
E. Monitoring Activities Aktivitas pengawasan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah beroperasi seperti yang diharapkan dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi. Informasi yang dinilai ini berasal dari berbagai sumber, termasuk studi atas pengendalian internal yang ada, laporan auditor internal, pelaporan pengecualian tentang aktivitas pengendalian, laporan dari pembuat peraturan seperti badan pengatur bank, umpan balik dari personil operasional dan keluhan pelanggan tentang jumlah tagihan. Perusahaan memilih, mengembangkan, setiap pengendalianpengendalian yang sudah dilakukan oleh direktorat keuangan sebagai kepala dalam bidang pengelolaan laporan keuangan pendapatan jasa perusahaan. Pengendalian sistem informasi akuntansi siklus pendapatan mendapat aktivitas pengawasan dari direktorat keuangan sebagai ototritas pengendali internal keuangan perusahaan. Direktorat
keuangan,
SDM
dan
administrasi
umum
mengkomunikasikan kekurangan dalam pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk manajemen senior dan dewan direksi perusahaan.
79
Kekurangan
yang
dimaksud
dalam
pengendalian
internal
perusahaan ialah komunikasi antara subdit akuntansi dan subdit pelayanan jasa yang tidak memberikan informasi mengenai kehilangan data kepada direktorat keuangan akibat sistem keamanan penyimpanan data yang belum terjamin. Oleh karena itu, direktorat keuangan melakukan pengawasan dengan memanggil seluruh staf dan pegawai fungsi keuangan dan seksi akuntansi untuk menggunakan password pada setiap penyimpanan data di dalam komputer agar dapat mengurangi terjadinya kehilangan data tersebut. Proses yang berjalan di atas akan dilaporkan dan ditangani oleh manajemen. COSO telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang terkait dengan pengawasan yang diberikan pada pencatatan penerimaan pelanggan, seperti : 1. Prinsip Pengawasan yang Berkelanjutan : Pengawasan dilakukan pada saat subdit usaha pelayanan jasa melakukan proses transaksi dengan pelanggan. Transaksi yang berjalan ialah transaksi yang mencakup pencatatan pemesanan pelanggan, dimana pengawasan diberikan dalam proses transaksi tersebut. Pengawasan yang diberikan merupakan pengawasan bermutu dengan kebijakan perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan penyimpanan data pelanggan. Perusahaan memiliki sistem pengawasan internal yang berkewajiban untuk mengontrol dan memantau kegiatan yang sedang berlangsung di perusahaan, dan jika ada sesuatu yang salah dengan kegiatan tersebut, pihak pengawasan internal tidak memiliki
80
kewenangan bisa terlibat langsung untuk memperbaiki kesalahan. Pihak pengawasan internal hanya perlu melaporkan kesalahan. Perusahaan menggunakan prasyarat dan kebijakan yang mengacu pada GCG sebagai panduan untuk menjaga pemantauan dalam siklus pendapatan jasa.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan Pengendalian Internal : Pelaporan
terhadap
kekurangan
pengendalian
internal
perusahaan, merupakan hasil pengawasan secara berkelanjutan yang telah dilakukan. Perusahaan tidak menggunakan pihak individu tertentu
yang
tidak
kompeten
dalam
menjalankan
proses
pengendalian dengan baik. Tindakan yang korektif sangat diperlukan untuk menindak perlakuan manajemen yang tidak bertanggung jawab atas terjadinya kekurangan data pencatatan dan penyimpanan barang pelanggan. Laporan pengawasan ini disampaikan secara langsung oleh subdit usaha pelayanan jasa kepada dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI. Data yang dilaporkan merupakan bagian informasi yang berisi tentang pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab dalam menjalankan proses pencatatan dan penerimaan pesanan pelanggan.
4.3
Eveluasi Hubungan Shipping dengan Sistem COSO Proses jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh Perusahaan Umum DAMRI mengacu pada kebijakan yang sudah ditetapkan oleh
81
perusahaan. Perusahaan hanya mengirimkan barang pelanggan yang dititipkan melalui jasa DAMRI. Pengiriman barang akan diberikan kode sebagai tanda untuk mengetahui data informasi pelanggan yang mengisi formulir permintaan. Formulir tersebut kemudian akan dipakai sebagai bukti yang akan diberikan kepada pelanggan yang dituju dituju untuk pengiriman barang. Terdapat
pengendalian–pengendalian
internal
perusahaan
yang
mengacu pada sistem COSO sebagai prinsip pencapaian tujuan perusahaan, yaitu : 1.
Control Environment Pengendalian lingkungan merupakan dasar untuk semua komponen lain dari pengendalian internal. Dewan dan manajemen senior menetapkan nada dari atas mengenai pentingnya pengendalian internal dan standar perilaku yang diharapkan. Perusahaan umum DAMRI menetapkan kedisiplin, proses, dan struktur yang terorganisasi dalam melakukan aktivitas pengiriman barang pelanggan melalui jasa pengiriman atau ekspedisi DAMRI. Direktorat pelayanan jasa menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika dalam sistem pengiriman barang untuk perusahaan umum DAMRI yang berbeda dengan sistem pengiriman barang perusahaan lainnya. Perusahaan DAMRI menetapkan konsep pengiriman barang hanya sebagai jasa kurir yang beroperasi dalam lingkungan pengendalian direktorat pelayanan jasa, dan direktorat akuntansi & administrasi, dimana perusahaan mengendalikan setiap
82
barang pelanggan dengan memberikan kode pelanggan dan meminta informasi serta alamat yang jelas pada pelanggan. Lingkungan pengendalian untuk pengiriman barang sangat terkendali dengan baik. Petugas dari pihak direktorat usaha yang bekerja dalam satuan subdit pelayanan jasa akan menghitung jumlah barang yang akan di kirim. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal melalui direktorat usaha akan meminta kepada subdit pelayanan jasa untuk memastikan barang-barang yang akan di kirim tersebut aman dan sampai ke tempat tujuan dengan utuh melalui pengendalian yang dilakukan oleh bidang jaminan keselamatan dan kualitas jasa. Struktur pengendalian lingkungan untuk jasa pengiriman barang perusahaan umum DAMRI dikembangkan dan diawasi melalui direktorat umum pelayanan jasa dengan menetapkan jangka waktu pengiriman sebagai jaminan kepada pelanggan. Pengiriman barang telah ditetapkan sebagai pelayanan jasa yang memilii kebijakan bergaransi sebagai perlindungan terhadap barang pelanggan yang akan dikirim. Perusahaan akan bertanggung jawab untuk mengganti dan mengembalikan atau memperbaiki setiap kehilangan dan kerusakan barang yang dialami selama pengiriman barang berlangsung. Prinsip yang digunakan dalam mencapai tujuan pengendalian lingkungan untuk pengiriman barang ialah : 1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas : Jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan memiliki kode etik serta komitmen yang besar pada pelanggan.
83
Perusahaan akan berusaha tidak mengecewakan pelanggan dengan merusak dan menghilangkan kepercayaan dalam penggunaan jasa pengiriman oleh Perusahaan Umum DAMRI. Pengiriman barang akan berlangsung selama 3 sampai 4 hari untuk jalur dalam kota, dimana barang pelanggan akan diawasi secara penuh oleh subdit usaha pelayanan jasa sehingga tidak mengurangi tingkat kepercayaan pelanggan. Perusahaan akan mengirim barang pelanggan dengan disertai bukti pengiriman yang akan di tanda tangani oleh pelanggan yang menerima barang tersebut. Integritas dan komitmen perusahaan dalam mengirimkan barang tersebut pada pelanggan dilakukan sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan, sehingga subdit usaha pelayanan jasa akan memberi laporan dengan lengkap bahwa barang tersebut sudah sampai kepada direktorat usaha pelayanan jasa.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi : Pengawasan oleh dewan direksi sangat diperlukan dalam proses
jasa pengiriman
barang.
Pemantauan
kinerja petugas
pengiriman barang akan dilakukan dengan mengkomunikasikan secara optimal agar dapat mengetahui posisi dan keberadaan barang tersebut. Dewan direksi mengkomunikasikan petugas pengiriman barang dengan cara menelepon petugas sebagai tindakan pengawasan untuk mengetahui jika barang yang di kirim sudah berada pada alamat yang dituju.
84
B. Risk Assessment Direktorat pelayanan jasa akan mengidentifikasi setiap resiko yang akan dialami selama proses pengiriman barang berlangsung. Resiko kesalahan pengiriman barang yang terjadi sangat mempengaruhi kinerja pelayanan jasa perusahaan. Petugas kurir yang menyimpan semua barang di dalam gudang, tidak memberikan kode pengiriman pada barang tersebut sehingga pengambilan barang tidak secara berurut melainkan secara acak dan tercampur dengan barang yang memiliki kode pengiriman. Perusahaan mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Pertimbangan terhadap potensi kehilangan barang akan dilakukan penilaian terhadap kinerja direktorat pelayanan jasa yang kurang baik dimana penyediaan pengiriman barang harus menggunakan kode pengiriman agar dapat disamakan dengan informasi pada formuril pemesanan jasa pengiriman barang pada pelanggan sesuai dengan prinsip dan kebijakan yang mengacu pada Risk Assessment, yaitu : 1. Prinsip Penilaian Resiko untuk Proses Jasa Pengiriman : Jasa pengiriman barang Perusahaan Umum DAMRI memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi, karena jangkauan lokasi pengiriman yang cukup luas. Resiko pengiriman barang terdiri atas : a) Kecelakaan lalu lintas, perusahaan akan mengirim barang sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan, namun resiko dalam bentuk kecelakaan lalu lintas akan menghambat dan mengurangi intensitas pengiriman barang sehingga dapat membuat pengiriman barang yang lainnya di batalkan.
85
b) Pengiriman barang yang tidak sesuai, kesalahan pengumpulan barang yang diangkut menjadi resiko dengan tingkat yang rendah, karena perusahaan akan mengambil barang yang salah kirim tersebut kepada pelangan dan memberikan barang yang sesuai dengan jenis barang yang ditulis dalam formulir permintaan pelanggan. Berdasarkan prinsip penilaian resiko yang sudah dilakukan, maka perusahaan akan meningkatkan pengendalian mutu kinerja dengan menggunakan kode pengiriman barang dan memisahkan jenis barang yang sudah diberikan kode pengiriman dengan barang yang belum diberikan kode pengiriman.
C. Control Activities Aktivitas pengiriman barang yang berlangsung akan di kendalikan secara langsung oleh pihak direktorat pelayanan jasa dan direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Direktorat pelayanan jasa akan menghubungi petugas kurir pengiriman barang untuk menanyakan posisi dan penempatan barang yang dikirim. Pengendalian ini akan disampaikan kepada direktorat keuangan untuk mencatat laporan keuangan sebagai pembaharuan pada piutang yang sudah tertagih pada saat barang tersebut telah sampai. Perusahaan menggunakan teknologi sebagai pendukung untuk mengendalikan semua proses pengiriman barang dan penerimaan pendapatan dari hasil penjualan jasa pengiriman tersebut. Pembatasan pengguna untuk mengakses setiap dokumen menjadi kebijakan dalam internal perusahaan untuk mencegah terjadinya kehilangan data. Direktorat usaha menggunakan password khusus untuk mengakses data pengiriman barang, karena informasi
86
tersebut berisikan jumlah pendapatan dan penerimaan kas yang akan diserahkan kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum.
Proses pengendalian aktivitas yang berjalan mengacu pada prinsip– prinsip sebagai berikut : 1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan : Pengendalian aktivitas terhadap pengiriman barang dilakukan berdasarkan kebijakan perusahaan yakni memberikan peringatan tegas kepada petugas jasa pengiriman barang oleh dewan direksi karena subdit usaha pelayanan jasa melakukan kesalahan dengan megirimkan barang yang salah dan tidak dilengkapi dengan kode pengiriman barang. Pengiriman barang seharusnya dilakukan dengan menyertai kode pengiriman agar barang yang diterima pelanggan sesuai dengan jenis barang yang diisi dalam formulir permintaan pelanggan. Dengan begitu, subdit usaha pelayanan jasa sudah mencapai kontribusi dalam melakukan proses pengiriman dan mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi dalam Pencapaian Tujuan : Perusahaan tidak memliki dukungan penerapan teknologi terhadap proses pengiriman barang pelanggan, karena proses pencatatan transaksi dan data informasi pengiriman pelanggan masih menggunakan sistem manual dan hanya menyimpan data tersebut ke dalam sistem komputer yang tidak dilengkapi dengan sistem keamanan password. Penerapan teknologi dengan menggunakan sistem keamanan komputer
87
diperlukan oleh Perusahaan Umum DAMRI karena akan menyimpan data– data dan informasi barang yang siap untuk di kirim, dengan adanya dukungan teknologi sistem komputerisasi perusahaan juga dapat mengetahui jumlah unit kendaraan yang masih bisa dipakai dan yang sudah tidak layak untuk digunakan dalam proses pengiriman.
D. Information and Communication Perusahaan memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan, kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya. Informasi dan komunikasi yang di proses perusahaan untuk mengumpulkan informasi keuangan dalam mendukung pencapaian
tujuan
pelaporan
keuangan,
mengidentifikasi,
dan
mendistribusikan informasi keuangan untuk mendukung proses pengendalian internal lainnya. Komunikasi internal yang efektif antara top management dengan pihak pelaksana tugas yang berada di bawah kebijakan dan prosedur perusahaan akan mengalami kesulitan karena perusahaan yang memiliki tingkat jangkauan yang luas. Komunikasi dilakukan dengan menghubungi pihak pelayanan jasa untuk mengetahui informasi pengiriman barang yang telah sampai ke tempat tujuan. Komunikasi antara direktorat pelayanan jasa dengan pelanggan adalah sebuah pengendalian terhadap perkembangan pengiriman barang yang sudah sampai, sehingga perusahaan memerlukan informasi dari pelanggan untuk mengetahui barang yang di kirim telah sampai.
88
Pengembangan informasi dan komunikasi dalam proses pengiriman barang memiliki prinsip–prinsip dan aturan kebijakan yang mendukung proses pengendalian pengiriman barang, berikut beberap prinsip informasi dan komunkasi yang digunakan :
1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi : Pengiriman barang dilakukan dengan melihat data informasi yang berasal dari formulir permintaan pelangan. Informasi tersebut kemudian dimasukan ke dalam paket pengiriman yang disertai dengan tarif harga jasa pengiriman, sehingga bukti yang akan diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. Informasi yang diperoleh perusahaan merupakan informasi yang berasal dari pihak luar perusahaan yang dapat mempengaruhi proses pengiriman barang. Perusahaan mendapatkan informasi tersebut dari hasil laporan subdit usaha pelayanan jasa mengenai barang yang sudah di kirim kepada pelanggan, laporan dibuat berdasarkan jumlah dan jenis barang yang di kirim oleh petugas pengiriman. Jumlah dan jenis barang tersebut kemudian dibuatkan laporan yang disebut dengan formulir persetujuan pengiriman. Formulir tersebut merupakan informasi tentang data pelanggan yang menggunakan jasa pengiriman barang dan berkaitan dengan pengendalian
terhadap
pencatatan
laporan
permintaan
pemesanan
pelanggan. Pengembangan kualitas informasi diberikan kepada Dewan Pengawas Perusahaan Umum DAMRI sebagai penyusunan perkiraan yang
89
disesuaikan dengan operasi jasa pengiriman untuk mengelompokkan transaksi penggunaan jasa pengiriman barang. Penerapan prinsip COSO di atas merupakan tindakan manajemen internal
perusahaan
yang dinilai
dapat
mengembangkan
komponen
pengendalian lingkungan yang lainnya. Oleh karena itu pengendalian informasi pengiriman barang menggunakan sistem komunikasi dengan pihak luar agar dapat memberikan perubahan internal yang mengacu pada kebijakan perusahaan. E. Monitoring Activities Pemantauan merupakan proses perusahaan untuk menentukan apakah pengendalian internal atas pelaporan keuangan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan yang andal dan akurat disiapkan. Pemantauan memerlukan mekanisme untuk menangkap dan melaporkan kekurangan pengendalian internal. Kekurangan-kekurangan ini dilaporkan dan ditangani oleh manajemen. COSO telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang terkait dengan pemantauan prestasi, seperti : 1.
Prinsip Monitoring Berkelanjutan : Pengawasan berkelanjutan memungkinkan manajemen untuk menentukan apakah pengendalian internal dalam siklus pengiriman barang berfungsi dengan baik atau tidak. Perusahaan Umum DAMRI memiliki unit pengendalian internal dalam perusahaan. Direktorat pelayanan jasa berkewajiban untuk mengontrol dan memantau kegiatan pengiriman barang yang sedang berlangsung, dan jika ada sesuatu yang salah dengan kegiatan tersebut, direktorat pelayanan jasa memiliki
90
kewenangan bisa terlibat langsung untuk memperbaiki kesalahan. Petugas jasa pengiriman barang hanya melaporkan kejadian yang terjadi pada saat pengiriman berlangsung, laporan yang diterima mencakup kerusakan unit kendaraan atau kehilangan barang akibat pencurian.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan : Kekurangan
pengendalian
internal
diidentifikasi
dan
dikomunikasikan secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, dan untuk manajemen dan dewan yang sesuai. Kriteria prinsip kekurangan pelaporan berdasarkan kerangka COSO ialah : a) Tindakan tepat waktu, dimana laporan dari sumber internal dan eksternal yang dipertimbangkan untuk implikasi pengendalian internal dalam pengiriman barang, dipakai untuk menentukan ketepatan waktu pengiriman secara cepat dan akurat. b) Pelaporan kekurangan yang ditemukan merupakan temuan dari kekurangan
pengendalian
internal
termasuk
sistem
dan
kelemahan pengendlian keamanan jasa pengiriman barang yang dilaporkan kepada individu yang memiliki proses dan kontrol terkait dalam pengambilan tindakan korektif. c) Melaporkan kekurangn yang mempengaruhi pengendalian internal atas pelaporan keuangan dikomunikasikan kepada direktorat pelayanan jasa dan dewan direksi direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum secara teratur dan objektif.
91
4.4
Evaluasi Hubungan Billing dengan Sistem COSO A. Control Environment Direktorat keuangan dapat menerapkan sistem COSO, khususnya yang berkaitan dengan komponen lingkungan pengendalian yang sesuai dan harus membantu manajemen penagihan piutang memahami peran yang diberikan dengan tingkatan pengendalian serta jenis pengendalian entitas yang harus ditangani dalam desain pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan penagihan. Suatu
integritas
dan
nilai-nilai
etika,
dikembangkan
dan
menetapkan standar dan menghasilkan perilaku untuk pelaporan keuangan dalam penagihan piutang. Integritas dan nilai etika yang terdapat dalam subdit akuntansi ialah kode etik sebagai perilaku dalam melakukan pencatatan dan penagihan yang menyertakan bukti penjualan jasa pengiriman barang. Kemungkinan risiko yang terjadi mengenai siklus pendapatan pada integritas dan nilai-nilai etika bagian dalam perusahaan adalah tindakan kesalahan penagihan. Kurangnya integritas dan nilai etika dari karyawan merupakan dasar dari tindakan kesalahan penagihan itu terjadi. Karyawan tidak menggunakan informasi dengan benar terhadap data pelanggan yang sudah diberikan. Oleh karena itu perusahaan dapat mengendalikan resiko integritas kinerja yang lemah dengan memisahkan tugas penagihan dan fungsi pengiriman. Penting bagi dewan direksi untuk memahami dan melatih tanggung jawab pengawasan yang terkait dengan pelaporan penagihan, terutama dalam siklus pendapatan jasa dan pengendalian internal terkait. Direktorat
92
keuangan harus sadar tentang kualitas jasa dan jumlah unit kendaraan (spare part), untuk memonitor risiko yang mungkin terjadi dalam kegiatan penyewaan dan pengiriman barang bersama dengan satuan pengawas intern. Pada perusahaan umum DAMRI, dewan direksi sangat menyadari tentang tanggung jawab mereka dalam melaksanakan penagihan kas pada pelanggan atas penggunaan jasa angkutan DAMRI sesuai dengan siklus akuntansi pendapatan jasa. Struktur organisasi perusahaan mendukung pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan keuangan penagihan piutang yang terdiri dari: a) Pertanggung jawaban yang menetapkan manajemen direktorat usaha pelayanan jasa untuk melaporkan hasil penagihan kepada subdit akuntansi. b) Mengatur struktur organisasi internal. Manajemen mempertahankan struktur organisasi dengan fasilitas pelaporan yang efektif dan komunikasi tentang pengendalian internal atas pelaporan penagihan piutang kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. c) Menjaga proses penagihan piutang pada pelanggan. Manajemen pelaporan menyadari pentingnya menjaga proses untuk verifikasi tujuan informasi yang dilaporkan kepada pelanggan agar pelanggan dapat mengetahui jumlah yang akan di tagihkan oleh perusahaan. Pengendalian lingkungan untuk proses penagihan memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan sistem COSO. Prinsip – prinsip tersebut ialah :
93
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas : Kinerja
penagihan
piutang
pada
pelanggan
dilakukan
berdasarkan kebijakan dan prosedur yang sudah di terapkan oleh perusahaan. Penagihan berjalan secara cepat karena pihak subdit akuntansi berkomitmen untuk mencapai tujuan dengan meningkatkan pendapatan jasa dengan jelas dan sesuai jangka waktu yang telah di sepakati dengan pelanggan. Integritas penagihan dilakukan oleh para petugas subdit usaha dan pelayanan jasa sebagai tanggung jawab yang telah mereka lakukan, karena itu merupakan suatu konsep yang merujuk pada konsistensi penagihan dengan kode etik yang baik agar pelanggan tidak merasa kecewa dengan penggunaan jasa perusahaan baik melalui jasa pengiriman maupun jasa penyewaan angkutan umum.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi : Penagihan sangat memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi, dimana perusahaan mendapatkan pendapatan jasa melalui hasil dari penjualan jasa sebagai produk yang ditawarkan. Pengawasan dari dewan direksi merupakan tindakan yang baik dan sesuai dengan prosedur yang berjalan sehingga pelanggan harus mengikuti peraturan dan kebijakan penagihan yang sudah ditetapkan. Dewan
direksi
melakukan
pengawasan
kepada
subdit
akuntansi untuk mengetahui jika penagihan tersebut di catat ke dalam buku besar atau tidak. Penagihan akan di catat ke dalam buku besar jika semua piutang telah tertagi kepada pelanggan karena subdit
94
akuntansi tidak akan mencatat dan melaporkan kepada dewan direksi apabila seluruh penagihan piutang belum tertagih. Oleh karena itu dewan direksi melakukan pengawasan sebagai bentuk pengendalian yang terstrukur dalam organisasi internal Perusahaan Umum DAMRI.
B. Risk Assessment Risiko yang mungkin terjadi dalam proses pendokumentasian dan pencatatan transaksi penagihan pada siklus pendapatan jasa adalah : a) Tidak mendapatkan semua tagihan. b) Kesalahan dalam proses penagihan. c) Pencatatan transaksi yang tidak akurat. Adanya penetapan tujuan dalam menjalankan proses penagihan yang pendapatan jasa harus memiliki bukti transaksi antara pelanggan dan subdit pelayanan jasa, dengan begitu semua tagihan kepada pelanggan dapat dilakukan dan akan segera di simpan dengan membuatkan bukti penerimaan terlebih dahulu. Bukti penerimaan tersebut dapat digunakan sebagai konfirmasi penegasan atas kesalahan dalam proses penagihan disebabkan oleh pengendalian lingkungan yang tidak tegas dari direktorat keuangan. Perusahaan mencatat semua jenis transaksi penggunaan jasa oleh pelanggan, tetapi tidak menggunakan packing slip atau surat pemberitahuan untuk pengumpulan paket barang yang akan di kirim. Oleh karena itu perusahaan tidak dapat menagih kepada pelanggan yang tidak menerima surat pemberitahuan pada saat melakukan pengiriman barang.
95
Penilaian resiko proses penagihan meliputi prinsip – prinsip yang mengacu pada penerapan sistem COSO, prinsip – prinsip tersebut ialah : 1. Prinsip Pencapaian Tujuan Pengelolaan Resiko : Perusahaan harus menggunakan sistem keamanan dan teknologi yang dapat membantu untuk menyimpan seluruh hasil penagihan piutang pada pelanggan. Penggunaan teknologi tersebut mengacu pada data infomasi pelangan yang sudah di simpan dan memiliki jumlah tagihan yang harus di minta. Petugas subdit akuntansi cukup memberikan formulir berupa bukti penagihan atas penggunaan jasa yang telah digunakan kepada petugas subdit usaha pelayanan jasa, sehingga pelanggan dapat mengetahui arah dan tujuan penagihan uang tunai dari hasil peggunaan jasa angkutan umum dan pengiriman barang. Pengelolaan resiko yang berkaitan dengan tidak dapat tertagihnya
piutang
terhadap
pelanggan
dilakukan
dengan
menggunakan bukti formulir permintaan tersebut, sehingga data penagihan dapat diketahui oleh pelanggan dan subdit pelayanan jasa akan membawa bukti penagihan tersebut kepada subdit akuntansi seceara langsung. Dengan demikian, perusahaan memiliki langkah – langkah yang kongrit dan tepat dalam membuat dokumen bukti penagihan sebagai acuan dalam mengurangi kegagalan penagihan terhadap pelanggan serta kesalahan pencatatan atas ketidak akruatan data dan informasi jumlah penagihan atas penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang.
96
C. Control Activities Kegiatan aktivitas pengendalian dilakukan pada berbagai tingkat perusahaan untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan pelaporan penagihan pengiriman barang. Pada tingkat yang lebih tinggi, manajemen melakukan tinjauan tingkat atas membandingkan kinerja aktual serta anggaran perkiraan, atas ulasan laporan penagihan kepada pelanggan. Aktivitas pengendalian penagihan piutang memiliki hubungan erat dengan pemantauan terhadap kinerja jasa pengiriman barang dan jasa penyewaan angkutang umum bus pariwisata, karena efektivitas kegiatan pengendalian perusahaan dilakukan oleh direktorat pelayanan jasa melalui bidang operasi. Tujuan pengendalian aktivitas untuk proses penagihan, memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan kebijakan perusahaan, yaitu : 1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan : Pengendalian aktivitas dalam proses penagihan mendapat kontribusi yang penuh dari dewan direksi dan subdit akuntansi. Kontirbusi yang diberikan sangat bermanfaat karena pihak subdit usaha pelayanan jasa memiliki bantuan untuk mendapatkan tagihan pada pelanggan dengan memberikan bukti formulir permintaan dan hasil transaksi kepada subdit usaha pelayanan jasa, untuk kemudian di berikan kepada pelanggan. Kontribusi tersebut dilakukan atas pencapaian tujuan untuk mendapatkan biaya tagihan yang akan segera direkonsiliasi secara total melalui pemisahan data yang sudah di tagih dengan data yang belum tertagih, pemisahan data ini meliputi dua cara, yaitu (1)
97
perusahaan mengakses master data yang memiliki jumlah harga dan informasi mengenai pelanggan, (2) subdit akuntansi akan memberikan informasi data tersebut kepada subdit pelayanan jasa melalui sistem pengawasan internal direktorat keuangan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi : Penerapan teknologi merupakan proses pendukung yang memiliki kontribusi penuh terhadap proses penagihan kepada pelanggan. Teknologi membantu subdit usaha pelayanan jasa dengan mengkomunikasikan seluruh petugas melalui e-mail dan pembatasan untuk mengakses data informasi penagihan mengenai pelanggan dengan menggunakan kebijakan yang telah ditetapkan jika yang berhak mengakses data informasi penagihan pelanggan hanya subdit akuntansi dan subdit pelayanan jasa. Berdasarkan prinsip–prinsip pengendalian aktivitas, kontribusi penerapan teknologi dan komitmen perancangan sistem merupakan hasil kinerja pengendalian internal perusahaan yang mendapatkan hasil penagihan terhadap pelanggan sehingga perusahaan tidak mencatatkan laporan keuangan yang memiliki kekurangan piutang dan perubahan akun piutang yang dapat dikendalikan melalui pemisahan data serta batasan mengakses sebagai bijakan perusahaan dalam mencapai tujuan pengendalian aktivitas.
98
D. Information and Communication Tanpa saluran komunikasi formal biasanya
ditemukan di
perusahaan-perusahaan yang lebih besar, banyak perusahaan yang lebih kecil mencapai komunikasi yang efektif melalui kontak sehari-hari yang ditambah dengan kebijakan penagihan bagi direktorat keuangan. Tindakan dewan direksi juga dapat berbicara lebih keras dalam interaksi dengan direktorat usaha pelayanan jasa. Sistem komunikasi diarahkan kepada manajemen tingkat menengah ke manajemen tingkat atas dan mereka menggunakan memo sebagai alat untuk berkomunikasi dalam setiap divisi. Pada bagian informasi dan komunikasi unit penagihan, perusahaan umum DAMRI sudah memenuhi persyaratan COSO, meskipun masih ada satu kriteria yang tidak sepenuhnya disesuaikan. Pengendalian informasi, komunikasi manajemen, dan komunikasi dengan pihak luar adalah kriteria yang memenuhi persyaratan kerangka COSO. Kebutuhan informasi adalah satu-satunya kriteria yang tidak sepenuhnya beradaptasi persyaratan COSO. Dalam persyaratan COSO, perusahaan harus memiliki semua informasi karena untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam siklus pendapatan, informasi merupakan bagian yang sangat penting karena harus berurusan dengan pihak luar (pelanggan) untuk melakukan penagihan secara langsung, karena pelanggan yang meminta penggunaan jasa dan direktorat keuangan akan memberi invoice sebagai informasi jumlah penagihan. Jika informasi tersebut tidak sepenuhnya jelas, seluruh jajaran pihak direktorat keuangan akan mendapatkan
99
dampak. Dampak yang akan terjadi yaitu penagihan dengan data yang salah kepada pelanggan, jumlah penagihan yang tidak akurat, dan subdit akuntansi harus merubah posisi akun penagihan piutang yang sudah di masukan ke dalam buku besar. Jadi, penting bagi perusahaan untuk memiliki sepenuhnya kesadaran tentang informasi, meskipun itu bisa dianggap sebagai risiko menengah, akan tetapi perusahaan umum DAMRI sudah menerapkan persyaratan kerangka COSO. Namun demikian, secara keseluruhan untuk kerangka informasi dan komunikasi, telah diterapkan dengan baik pada perusahaan, dan tingkat penanganan risiko pada unit penagihan masih rendah. Prinsip–prinsip penerapan sistem informasi dan komunikasi penagihan merupakan dasar dari pengendalian proses pengurangan terjadinya resiko. Berikut prinsip–prinsip yang diterapkan untuk pengendalian informasi dan komunikasi : 1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi : Kualitas informasi dan komunikasi dalam menjalankan proses penagihan kepada pelanggan, dilakukan perusahaan agar pelanggan dapat mengetahui peraturan terhadap tarif penagihan yang akan dikenakan kepada pelanggan atas penggunaan jasa Perusahaan Umum DAMRI. Peraturan tarif yang diberikan meliputi informasi biaya pengiriman dan jangka waktu penyewaan jasa angkutan umum. Komunikasi dan informasi yang diberikan melalui bukti tagihan perusahaan telah menjelaskan dan mengikuti prosedur sebagai perumusan kebijakan dalam menyusun laporan keuangan dengan
100
memperbaharui akun pendapatan dan piutang. Bukti pembaharuan akun piutang terhadap laporan keuangan akan diberikan pada customer sebagai informasi bahwa tagihan atas pengiriman barang telah dilakukan, serta masa waktu penyewaan jasa angkutan umum sudah selesai.
E. Monitoring Activities Aktivitas pengawasan untuk proses penagihan merupakan hal penentuan apakah pengendalian internal atas pelaporan transaksi dengan pelanggan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan serta pelanggan dapat mengerti informasi pengawasan yang dilakukan. Direktorat usaha pelayanan jasa harus menjelaskan setiap jumlah penagihan dari berbagai produk jasa yang digunakan. Pengawasan ini dilaporkan dan ditangani oleh direktorat usaha pelayanan jasa. COSO telah mengidentifikasi beberapa bagian yang terkait dengan penagihan terhadap pelanggan, diantaranya : a) Pengendalian memasukan data penagihan pelanggan. b) Pengaturan sistem konfigurasi secara otomatis dalam memasukan data penagihan pelanggan. c) Mendistribusikan dokumen penagihan kepada pelanggan dibawah pengawasan fungsi keuangan dan seksi akuntansi, dimana dokumen tersebut sudah berisi informasi penggunaan jasa oleh pelanggan. Perusahaan menggunakan aktivitas pengendalian dengan mengacu dan memberikan arahan kepada para staf dan pegawai subdit usaha pelayanan jasa agar melakukan penagihan dengan tepat dan sesuai
101
dengan invoice yang sudah diberikan kepada pelanggan. Penerapan arahan dan kebijakan tersebut membenarkan prinsip kerja sistem COSO yang terdiri dari : 1. Prinsip Monitoring Berkelanjutan : Pengawasan
berkelanjutan
untuk
proses
penagihan
merupakan kebijakan yang diterapkan untuk melihat jumlah tagihan yang dilakukan oleh pihak fungsi akuntansi dan direktorat keuangan. Penempatan posisi pengawasan secara berkelanjutan, di miliki oleh subdit akuntansi yang secara penuh mengawasi berjalannya proses penagihan dan konfigurasi pencatatan oleh petugas pembuatan bukti, juru bayar (kasir), dan petugas buku pembantu. Dengan adanya pengawasan berkelanjutan tersebut, pengambilan data untuk bukti penagihan dapat dilakukan sesuai prosedur, karena subdit akuntansi akan memberikan data tersebut setelah mengakses jaringan penyimpanan data yang sudah di pisah. 2. Prinsip Pelaporan Kekurangan : Penerapan sistem COSO yang di miliki oleh Perusahaan Umum DAMRI, meliputi penempatan model pengawasan yang dijalankan, dimana perusahaan memberikan tanggung jawab kepada subdit akuntansi untuk mengawasi dan melaporkan kekurangan kepada direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum, sehingga jumlah data yang memiliki tagihan dapat diketahui oleh dewan direksi sebagai bahan untuk mengendalikan pencapaian tujuan pendapatan laporan keuangan perusahaan.
102
Berdasarkan prinsip-prinsip monitoring activitiesi di atas, maka Perusahaan Umum DAMRI harus menetapkan kondisi penagihan yang dapat mempengaruhi penerapan pengawasan berkelanjutan sehingga perusahaan mendapatkan tagihan secara tunai dan tepat waktu kepada pengguna jasa angkutan umum dan pengiriman barang. 4.5
Evaluasi Hubungan Cash Collection dengan Sistem COSO A. Control Environment Penerimaan
kas
dimulai
pada
saat
pelanggan
melakukan
penyetoran pada pihak fungsi keuangan bagian pembuatan bukti. Setelah itu, bukti-bukti penerimaan akan dibuat dan dibagi ke dalam tiga bagian lembar dokumen. Ke tiga lembar dokumen tersebut akan diberikan kepada juru bayar perusahaan bidang fungsi keuangan. Kasir akan mengeluarkan invoice (asli) dan invoice lembar ketiga (lembar kasir) untuk dicocokan dengan penerimaan kas. Apabila sudah sesuai, maka invoice asli dan invoice rangkap ketiga di cap lunas dan ditanda-tangani kasir. Invoice asli beserta dengan dokumen lain kemudian diberikan kepada pelanggan. Sedangkan invoice lembar ketiga akan di arsip bersama dengan voucher penerimaan kas. Fungsi keuangan dan seksi akuntansi merupakan lingkungan pengendalian terhadap proses berjalannya arus penerimaan kas yang terstruktur dan sesuai dengan prosedur dibawah pengawasan secara langsung oleh direktorat keuangan SDM dan administrasi umum. Perusahaan mendapatkan banyak ancaman terhadap proses penerimaan kas, kas yang akan diterima dapat mudah hilang karena pihak kemanan
103
perusahaan yang masih kurang memadai. Fungsi keuangan hanya melakukan pengendalian atas proses penerimaan kas yang berjalan, tetapi tidak memperhatikan sebagian kas yang mudah di ambil oleh pihak-pihak yang tidak kompeten dalam melaksanakan tugas sebagai akuntan perusahaan. Pembuatan voucher penerimaan kas, merupakan dokumen yang digunakan oleh kasir sebagai bukti penerimaan kas. Voucher penerimaan kas dilampirkan dengan invoice (copy kasir), kemudian di arsip urut nomor voucher penerimaan kas. (mengenai invoice lihat artikel mengenai pengawasan atau kontrol penjualan).
Voucher penerimaan kas biasanya memberikan informasi mengenai : a) Tanggal dan Voucher Penerimaan Kas. b) Jenis Voucher Penerimaan Kas. Misalkan Penerimaan kas–Kecil, penerimaan kas–besar. c) Perincian mengenai penerimaan kas, seperti nomor invoice, nama langganan dan jumlah penerimaan kas. d) Tanda-tangan kasir, tanda tangan yang memeriksa dan yang menyetujui. Fungsi keuangan membuat voucher penerimaan kas sebagai alat pengendalian lingkungan dalam menjalankan proses sistem akuntansi informasi penerimaan kas agar dapat mempermudah setiap bagian dari fungsi keuangan untuk mencatat data dan informasi pelanggan yang menggunakan jasa angkutan umum baik untuk jasa pengiriman maupun jasa penyewaan unit angkutan umum.
104
Sistem COSO memberikan beberapa komponen prinsip yang dapat di jalankan untuk mempermudah proses perolehan penerimaan kas secara tunai. Berikut prinsip–prinsip yang dapat digunakan untuk membantu pengendalian lingkungan dalam penerimaan kas : 1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas : Pengendalian lingkungan dalam penerimaan kas dilakukan oleh subdit akuntansi dalam direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum. Penerimaan ini berdasarkan kebijakan yang telah dibuat untuk memebrikan pelanggan informasi data penagihan sesuai dengan rincian permintaan pelanggan tanpa ada perubahan apapun. Subdit akuntansi tidak akan merubah isi laporan keuangan karena itu merupakan komitmen pekerjaan agar tidak terjadi kehilangan dan potensi pengurangan jumlah kas yang di simpan. Penyimpanan kas terdiri atas kode transaksi dan pengiriman barang yang di masukan ke dalam bukti, sehingga pelanggan dapat mengerti tentang kejelasan penerimaan kas oleh perusahaan. Perusahaan memiliki nilai dan integritas kode etik yang tinggi untuk melakukan proses penerimaan kas, dimana perusahaan tidak menggunakan kas tersebut sebagai biaya operasional perusahaan, karena kas tersebut akan di terima oleh juru bayar perusahaan sebagai pemegang tanggung jawab untuk menjaga dan membuat bukti pernyataan penerimaan kas. Oleh karena itu, semua jenis penerimaan pendapatan (termasuk pendapatan jasa) akan di pisahkan oleh petugas juru bayar/kasir agar pengambilan data untuk arsip tidak mengalami kesulitan dan harus melalui
105
juru bayar untuk mendapatkan hsil penerimaan kas tersebut, karena itu merupakan tugas dan kode etik pengendalian lingkungan dalam mengatur penerimaan kas. 2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi : Pengawasan dewan direksi mengacu pada pola kinerja direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum atas pencapaian penerimaan kas yang diterima. Komitmen dan integritas atas proses penagihan kas terdapat pada jumlah pencapaian yang didapat, sehingga dewan pengawasan tidak memberikan sanksi sesuai dengan kebijakan apabila penagihan tidak memiliki bukti transaksi yang dibawa secara bersamaan tanpa melalui proses pencatatan pada invoice terlebih dahulu. Dewan direksi memulai pengawasan terhadap penerimaan kas dengan melihat pengendalian lingkungan yang dilakukan, diantaranya invoice yang diberikan pada pelanggan memiliki informasi dan identitas yang akan di arsipkan sebagai pengembangan kinerja perusahaan dalam membedakan penerimaan kas berdasarkan urutan kode pengiriman yang ada. Berdasarkan prinsip dan kebijakan yang berjalan, Perusahaan Umum DAMRI menerima penerimaan kas dengan tepat seuai jangka waktu yang ditentukan melalui jasa penyewaan angkutan umum yang digunakan oleh pelanggan. Penyewaan tersebut mendapatkan pengawasan dari subdit usaha pelayanan jasa dan dewan pengawas yang mengurusi bagian operasi dan keuangan perusahaan.
106
B. Risk Assessment Penerimaan kas yang telah dilakukan dengan tingkat pengendalian lingkungan melalui penerapan sistem COSO, maka penilaian resiko terhadap sistem penerimaan kas juga sangat diperlukan. Adanya ancaman kehilangan kas yang beresiko mengurangi pendapatan perusahaan, sangat mempengaruhi kebijakan yang telah dibuat. Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum akan melekukan evaluasi kebijakan karena dapat mengurangi terjadinya ancaman kehilangan kas tersbut. Subdit akuntansi akan memeriksa setiap perlengkapan bukti yang sudah dibuat sesuai dengan jumlah kas yang diterima dan arsip yang sudah di simpan oleh petugas buku pembantu dan petugas verifikasi. Selanjutnya, unit kerja keuangan akan mengelola semua data keuangan perusahaan secara optimal agar dapat menganalisis dokumen dan kas yang hilang tersebut. Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum harus memberikan kebijakan dan sistem pengendali resiko yang lebih baik untuk meningkatkan kemanan pada alur proses penerimaan kas dengan memberikan kode pengaman terhadap kas yang akan di simpan. Dengan terjadinya resiko yang mengancam proses berajlannya sistem informasi akuntansi yang diterapkan, maka perusahaan akan mengalami permasalahan terhadap penyusunan laporan arus kas secara langsung. Penrapan laporan arus kas pada perusahaan akan berkurang karena perusahaan mengalami kerugian pada jumlah pendapatan jasa yang mengalami kehilangan kas atas tingkat pengendalian sistem keamanan pihak akuntansi yang masih lemah.
107
Prosedur di atas memiliki pengaruh terhadap prinsip – prinsip yang juga dijalankan sebagai acuan penerapan Risk Assessment untuk mengontrol penerimaan kas agar tidak terjadi kesalahan dalam menyimpan penerimaan tersebut. Prinsip – prinsip tersebut ialah : 1. Prinsip Pencapaian Tujuan Pengelolaan Resiko : Resiko yang ada untuk penerimaan kas berkaitan dengan kesalahan prosedur dalam menyimpan kas tersebut oleh juru bayar/kasir pada fungsi keuangan yang menyebabkan subdit akuntansi mengalami kesulitan pada saat pengambilan data. Hal ini sangat berpengaruh terhadap lingkungan penerimaan kas karena pengelolaan resiko tersebut memiliki pengawasan yang cukup tinggi dari dewan direksi sehingga pengelolaan resiko lebih berpengaruh pada proses penerimaan kas yang menggunakan sistem penerimaan secara langsung. Prinsip pengelolaan resiko ini sangat berkaitan dengan proses pengendalian penerimaan kas karena proses tersebut berjalan dengan jangka waktu perusahaan dalam melakukan pencatatan laporan keuangan atas penerimaan pendapatan jasa yang diperoleh. Oleh karena itu, penerimaan kas terhadap pendapatan jasa Perusahaan Umum DAMRI berjalan dengan baik karena proses tersebut mengacu pada prinsip yang telah diterapkan oleh sistem COSO di atas, dengan begitu fungsi keuangan untuk subdit akuntansi tidak lagi memperoleh
salah
pencatatan
terhadap
penerimaan
kas.
108
C. Control Activities Penerimaan kas dilakukan perusahaan untuk mencatat dan menghitung jumlah pendapatan jasa yang di dapatkan melalui transaksi produk jasa angkutan umum dan pengiriman barang terhadap pelanggan. Perusahaan memiliki sistem dan prosedur untuk mengendalikan semua aktivitas penerimaan kas melalui fungsi keuangan dan seksi akuntansi. Aktivitas pengendalian penerimaan kas berlangsung pada saat petugas pengiriman barang telah kembali dan memberikan bukti laporan formulir pelanggan yang sudah menerima barang tersebut. Selanjutnya pihak subdit pelayanan jasa akan memberitahukan pihak fungsi keuangan untuk segera membuat bukti penerimaan kas karena data dan informasi dari pelanggan yang telah menerima barang sudah lengkap. Fungsi keuangan akan mengendalikan aktivitas pembuatan bukti dengan memberikan tugas kepada pihak juru bayar ( kasir ) sebagai petugas yang bertanggung jawab dalam melakukan pelunasan pembayaran piutang untuk perusahaan. Sebagai perusahaan jasa, laporan penerimaan kas terhadap pendapatan jasa perusahaan sangat mempengaruhi kinerja sistem pengendalian aktivitas secara internal. Perusahaan akan menyetorkan kas yang sudah diterima dengan membawa bukti pembayaran pelanggan atas penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan pariwisata, serta jasa ngkutan pengiriman barang atau ekspedisi. Fungsi keuangan melalui bagian pembuatan bukti akan meminta untuk membuatkan slip setoran bank karena kas yang di simpan akan di setorkan ke bank.
109
Perusahaan akan memberikan cash recipe kepada pelanggan yang telah membayar dan mengisi lembaran formulir permintaan pelanggan. Pelanggan yang menggunakan penyewaan jasa angkutan umum dan bus pariwisata, akan mendapat cash recipe pada saat setelah unit kendaraan tersebut dikembalikan. Direktorat usaha akan memberikan cash recipe tersebut sehingga pelanggan mendapatkan bukti pembayaran yang sah untuk digunakan perusahaan sebagai bukti penyetoran penerimaan kas pada bank.
Prinsip–prinsip yang diberikan untuk mendukung pengendalian aktivitas terhadap penerimaan kas ialah : 1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan : Tujuan untuk kegiatan penerimaan kas dilakukan agar perusahaan mendapatkan hasil dari transaksi atas penyewaan jasa angkutan umum dan jasa pengiriman barang, dimana kontribusi pendapatan jasa yang didapat semuanya melalui pembayaran oleh pelanggan kepada petugas subdit usaha pelayanan jasa. Kontribusi yang sudah dilakukan oleh subdit pelayanan jasa sangat bermanfaat dan mendapatkan tujuan atas peningkatan pendapatan jasa, sehingga direktur
keuangan,
SDM
dan
Administrasi
Umum
akan
membandingkan pendapatan jasa yang di peroleh sekarang dengan pendapatan sebelumnya. Pelaporan atas penerimaan kas memiliki sifat yang memiliki sifat kontribusi tinggi kepada pendapatan jasa perusahaan, sangat bermanfaat karena dewan pengawas internal perusahaan akan
110
meminta data penerimaan kas yang telah di catat oleh petugas subdit akuntansi sehingga kebenaran data tersebut dapat diketahui secara langsung oleh dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI. 2. Prinsip Penerapan Teknologi : Prinsip teknologi yang digunakan untuk membantu proses penerimaan kas ialah dengan penerapan sistem pembayaran secara langsung dengan program pendaftaran identitas pembayaran pelanggan. Perusahan tidak menggunakan sistem penerimaan kas melalui kartu kredit karena hanya menerpakan sistem penerimaan kas secara tunai dari pelanggan. Oleh karena itu untuk penerapan teknologi ini Perusahaan Umum DAMRI memerlukan pendekatan dan terhadap penggunaan kartu kredit agar dapat memudahkan subdit usaha pelayanan jasa dan subdit akuntansi mencatat dan memasukan jumlah data penerimaan kas secara cepat.
D. Information and Communication Penerimaan kas pendapatan jasa perusahaan perusahaan umum DAMRI menggunakan komunikasi dan informasi dari pihak luar sehingga perusahaan dapat mengetahui penyebab dari berkurang dan bertambahnya penerimaan kas pendapatan jasa perusahaan. Komunikasi antara pihak pembuatan bukti dan pihak yang melakukan transaksi untuk menunjang pelayanan jasa angkutan umum dan pengiriman barang, di kendalikan secara langsung oleh direktorat pelayanan jasa dan driektorat keuangan, SDM dan administrasi umum.
111
Informasi mengenai penerimaan kas pada perusahaan akakn disimpan
dengan
menggunakan
e-mail
sebagai
media
untuk
mengkomunikasikan informasi penerimaan kas tersebut. Informsi penerimaan kas hanya dapat di akses oleh direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum, karena informasi penerimaan kas tersebut akan disampaikan
kepada
kementerian
BUMN
sebagai
bukti
nyata
pengganaan kas dan penerimaan pendapatan jasa perusahaan umum DAMRI. Informasi dan komunikasi yang digunakan oleh petugas subdit usaha pelayanan jasa dalam mendistribusikan proses penerimaan kas pada subdit akuntansi, memiliki acuan terhadap prinsip – prinsip berikut ini : 1. Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi : Kualitas informasi dan komunikasi oleh pihak subdit usaha pelayanan
jasa
terhadap
subdit
akuntansi
dilakukan
dengan
pengiriman data yang lengkap atas penerimaan kas. Pengiriman data tersebut menggunakan alat komunikasi elektronik yakni e-mail khusus oleh Perusahaan Umum DAMRI sehingga direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum serta subdit akuntansi akan mengetahui jumlah besaran penerimaan kas yang diterima oleh perusahaan. Jenis penerimaan kas dibedakan menjadi beberapa bagian antara jasa pengiriman barang dengan jasa penyewaan angkutan umum dan pariwisata. Penerimaan kas atas jasa pengiriman barang akan langsung di distribusikan keapada subdit akuntansi untuk
112
kemudian akan di hitung dan disimpan oleh pihak juru bayar/kasir perusahaan.
E. Monitoring Acticities Aktivitas pengawasan terhadap siklus pendapatan penerimaan kas perusahaan sudah berjalan dengan baik dibawah arahan direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Pengawasan dilakukan dengan meningkatkan fasilitas keamanan untuk menjaga proses penerimaan kas dimana akses untuk menggunakan e-mail hanya dapat dilakukan oleh direktorat keuangan dan direktorat akuntansi. Pengawasan
ini
dilanjutkan
dengan
memisahkan
fungsi
penanganan uang penerimaan kas dari rekening fungsi piutang dan kredit. Perusahaan menetapkan untuk membuat rekening sendiri sebagai tempat untuk menyimpan kas yang berasal dari sumber pendapatan dan penagihan piutang. Hal ini merupakan sikap pengawasan direktorat usaha untuk mencapai pengendalian pada sistem informasi akuntansi siklus pendapatan.
Berdasarkan aktivitas pemantauan yang telah dilakukan, COSO memberikan beberapa prinsip sebagai pendukung dalam meningkatkan kinerja aktivitas pengawasan. Berikut prinsip – prinsip yang dapat diberikan : 1. Prinsip Pengawasan Berkelanjutan : Pengawasan terhadap penerimaan kas mendapat berbagai peningkatan terutama dalam pendapatan jasa. Peningkatan ini
113
merupakan kinerja atas jumlah transaksi dan perolehan bukti pendapatan jasa yang di simpan sebagai arsip perusahaan. Kegiatan pengawasan secara berkelanjutan dilakukan oleh dewan pengawas dan subdit pelayanan jasa atas proses penerimaan kas yang akan didistribusikan kepada subdit akuntansi. Laporan penerimaan kas akan diberikan kepada Direktur Keuangan, SDM dan Administrasi Umum sebagai pengendalian terhadap tanggung jawab subdit usaha pelayanan jasa yang sudah melakukan transaksi jasa penyewaan dan pengiriman barang. Pengawasan terhadap laporan penerimaan kas merupakan tindakan yang korektif oleh manajemen dalam meningkatka proses penerimaan kas sebagai pendapatan jasa perusahaan. Oleh karena itu dengan adanya prinsip–prinsip yang mengacu sebagai penerapan proses penerimaan kas, maka perusahaan akan dapat mengatur setiap tugas dan tagungg jawab pada proses penerimaan kas, dimana kas yang diterima akan dijadikan pendapatan jasa yang telah diakui oleh dewan pengawas serta subdit akuntansi karena telah memiliki bukti atau invoice yang sudah dikeluarkan. 4.6
Pencapaian Kinerja Perusahaan terhadap COSO Berdasarkan prosedur yang berjalan di atas, maka penerapan COSO terhadap perusahaan akan di perlihatkan dengan pencapaian kinerja yang ada di tabel berikut ini :
114
Tabel 4.1 Evaluasi COSO terhadap Sales Order Entry
ELEMEN
1. Control Environtmen
PRINSIP KERJA
1. Organisasi menunjukkan
PENERAPAN YANG SESUAI
Organisasi internal perusahaan
komitmen terhadap integritas
sudah menetapkan komitmen
dan nilai-nilai etika.
dalam bekerja dengan integritas yang baik untuk memenuhi tanggung jawab masing-masing petugas pelayanan jasa.
2. Dewan direksi menunjukkan Perusahaan telah menjalankan kemandirian manajemen dan peran sebagai organisasi yang untuk individu dan terlatih dalam pengembangan dan kinerja penerapan sistem pengendalian untuk mendapatkan informasi pengendalian internal. latihan
pengawasan
PENERAPAN YANG TIDAK SESUAI
115
pemesanan pelanggan.
3. Manajemen
menetapkan, Pengawasan manajemen untuk
bersama pengawasan dewan pencatatan pemesanan pelanggan direksi,
struktur,
pelaporan,
dan usaha
pertanggungjawaban mengejar tujuan.
4. Organisasi komitmen
jalur sudah sesuai karena direktorat memberikan
formulir
dalam pelanggan sebagai pengisian data informasi untuk perusahaan.
menunjukkan Perusahaan sangat berkomitmen untuk
mengembangkan, mempertahankan
menarik, terhadap kinerja dan integritas dan yang
dibrikan
oleh
subdit
kompeten pelayanan jasa atas pencatatan
individu yang sejalan dengan pemesanan pelanggan. tujuan. Subdit
usaha
pelayanan
jasa
sangat bertanggung jawab dengan
116
menyimpan
dan
memberikan
formulir pemesanan pelanggan 5. Organisasi tanggung untuk
menyatakan jawab
tanggung
individu
kepada
direktorat
usaha
pelayanan jasa.
jawab
pengendalian internal dalam mencapai tujuan.
2. Risk Assessment
1. Organisasi menetapkan tujuan Subdit
usaha
pelayanan
jasa
dengan kejelasan yang cukup melakukan kesalahan pencatatan untuk
memungkinkan karena tidak ada sistem aplikasi
identifikasi
dan
risiko
penilaian yang menampung data untuk di
yang
berhubungan simpan. Hal ini dapat langsung di
dengan tujuan.
identifikasi oleh direktorat usaha pelayanan
jasa
karena
pengawasan yang berkelanjutan.
117
Organisasi
tidak
melakukan
identifikasi secara jelas terhadap kesalahan formulir
pencatatan, penerimaan
karena pesanan
pelanggan tidak memiliki data cadangan yang di simpan.
2. Organisasi
mengidentifikasi
risiko terhadap pencapaian tujuan
di
seluruh
entitas dan analisis risiko sebagai
dasar
menentukan resiko
harus
untuk
bagaimana Subdit usaha pelayanan jasa di kelola. memisahkan formulir dengan data yang tidak lengkap agar direktorat pelayanan jasa dapat
118
3. Organisasi
memberikan
mempertimbangkan
potensi pelanggan
kecurangan
menilai barang.
dalam
jaminan dalam
kepada
pengiriman
risiko terhadap pencapaian tujuan.
Perusahaan
tidak
memiliki
perubahan yang signifikan karena setiap individu memiliki bagian 4. Organisasi
mengidentifikasi
direktorat sendiri untuk mengatur
dan menilai perubahan yang
pencatatan pemesanan pelanggan.
signifikan mempengaruhi
dapat sistem
pengendalian intern.
3. Information and Communication
1. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian
Subdit
usaha
pelayanan
jasa
memberitahukan kepada pihak dewan direksi atas kesalahan pencatatan yang dilakukan karena
119
internal lainnya.
dapat
memperngaruhi
proses
pencatatan transaksi pada fungsi keuangan. 2. Organisasi mengkomunikasikan informasi termasuk tanggung
secara
internal,
tujuan jawab
dan untuk
pengendalian internal yang diperlukan untuk mendukung fungsi
komponen
pengendalian internal lainnya.
Perusahaan mengendalikan dan menyelesaikan resiko
3. Organisasi
berkomunikasi
dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi
komponen
pengendalian internal lainnya.
terhadap
permintaan
permasalahan pencatatan
pelanggan
secara
internal dan tidak memberikan informasi secara langsung kepada pihak luar.
120
4. Control Activities
1. Organisasi
memilih
mengembangkan
dan Organisasi internal perusahaan
aktivitas mengembangkan
aktivitas
yang pengendalian melalui Satuan Unit
pengendalian
berkontribusi pada mitigasi Pengawasan Intern (SPI) yang dari
risiko
terhadap berkontribusi
pencapaian tujuan ke tingkat pencatatan yang
dapat
pada
setiap
penerimaan
diterima. pemesanan pelanggan.
Perusahaan tidak menggunakan 2. Organisasi
memilih
dan
pengembangan
aktivitas
aktivitas
pengendalian dengan teknologi
pengendalian atas teknologi
terhadap pencatatan penerimaan
untuk
pemesanan pelanggan.
mengembangkan
mendukung
pencapaian tujuan.
121
Aktivitas 3. Organisasi
menyebarkan
aktivitas pengendalian yang diwujudkan dengan kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang
pengendalian
atas
pencatatan
penerimaan
pemesanan
menggunakan
prosedur
pencatatan
secara
langsung dengan format manual dan
pengisian
indetitas
yang
lengkap.
relevan untuk mempengaruhi kebijakan.
Tabel 4.2 Evaluasi COSO terhadap Shipping
ELEMEN
PRINSIP KERJA
PENERAPAN YANG SESUAI
PENERAPAN YANG TIDAK SESUAI
122
1. Control Environtmen
1. Organisasi
menunjukkan Perusahaan mengirimkan barang
komitmen terhadap integritas dengan dan nilai-nilai etika.
tepat
waktu
sampai
kepada alamat tujuan pengiriman.
2. Dewan direksi menunjukkan Pengiriman kemandirian manajemen dan secara
barang
langsung
latihan pengawasan untuk pengirman
akan
di pada
di
awasi saat
lakukan,
pengembangan dan kinerja dewan direksi akan meminata pengendalian internal.
subdit usaha pelayanan jasa untuk mencatat setiap barang yang tidak memiliki kode pengiriman.
Perusahaan sudah sesuai dengan 3. Manajemen bersama
menetapkan, penetapan dewan direksi, internal
kinerja
organisasi
karena,
Satuan
struktur, jalur pelaporan, dan Pengawasan Intern perusahaan
123
pertanggungjawaban dalam akan melihat jalur pengiriman mengejar tujuan.
barang
yang
akan
di
lalui,
sehingga kurir pengiriman dapat memperoleh informasi mengenai lokasi alamat yang akan dituju.
Perusahaan kinerja
staff
mengembangkan dan
pegawai
terhadap subdit usaha pelayanan 4. Organisasi
menunjukkan
komitmen untuk menarik, mengembangkan,
dan
mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan.
jasa atas pengiriman barang yang berlangsung, karena pengiriman barang merupakan komitmen dan peningkatan tujuan yang seusai dengan kebijakan perusahaan.
124
Tanggung
jawab
pengiriman
barang sepenuhnya dipegang oleh perusahaan, karena perusahaan memberikan kebijakan 5. Organisasi tanggung untuk
ketetapan
pada
subdit
dan usaha
menyatakan pelayanan jasa untuk mencapai jawab individu tujuan dalam pengiriman barang.
tanggung
jawab
pengendalian internal dalam mencapai tujuan.
125
2. Risk Assessment
1. Organisasi tujuan yang
menetapkan Perusahaan
mengalami
dengan
kejelasan kekurangan dalam unit kendaraan
cukup
untuk pengiriman barang dan hal itu
memungkinkan
identifikasi mengakibatkan
keterlambatan
dan penilaian risiko yang waktu pengiriman barang yang berhubungan dengan tujuan.
cukup
lama.
Subdit
pelayanan
jasa
memberitahukan melalui
usaha akan
pelanggan
e-mail
keterlambatan
apabila
tersebut
akan
terjadi.
Subdit 2. Organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan
di
seluruh
entitas dan analisis risiko
usaha
pelayanan
jasa
sudah melakukan pemeriksaan unit kendaraan yang siap dan bisa untuk digunakan, karena hal ini sangat pengiriman
diperlukan
kurir
barang
untuk
126
sebagai
dasar
menentukan
untuk mengetahuhi kondisi kendaraan bagaimana tersebut.
resiko harus di kelola. Pimpinan subdit pelayanan jasa sudah mempertimbangkan resiko pengiriman
barang
yang
menyebabkan kehilangan barang
3. Organisasi
mempertimbangkan potensi karena unit kendaraan yang rusak kecurangan dalam menilai dan informasi identitas pelanggan risiko terhadap pencapaian yang tidak jelas. tujuan. Perubahan
internal
yang
mempengaruhi sistem pengiriman 4. Organisasi mengidentifikasi
barang
tidak
dan menilai perubahan yang
kebijakan
signifikan
resiko
mempengaruhi pengendalian intern.
dapat sistem
sesuai
dengan
perusahaan,
karena
yang
mempengaruhi
timbul
hanya
hubungan
transaksi antara perusahaan dan pelanggan.
127
3. Information and Communication
1. Organisasi
menghasilkan Pimpinan subdit usaha pelayanan
dan menggunakan kualitas jasa akan segera mendapatkan informasi
yang
relevan informasi
mengenai
128
dengan mendukung fungsi keterlambatan
dan
komponen
gagal,
sehingga
pengawas
dapat
pengendalian barang
internal lainnya.
yang
dewan
mengendalikan
pengiriman
barang
yang
belum di kirim untuk memeriksa alamat dan identitas pelanggan.
Perusahaan sudah sesuai dengan 2. Organisasi
hal
mengkomunikasikan informasi
secara
termasuk tanggung pengendalian
tujuan jawab
dan untuk internal, untuk
mendukung
fungsi
internal
karena subdit
usaha
pelayanan jasa akan mengganti internal,
diperlukan
komponen
ini
pengendalian lainnya.
barang pelanggan yang telah hilang
dan
memberikan
data
pembayaran
penggunaan
jasa
kepada fungsi keuangan untuk di buatkan
bukti
kehilangan.
dengan
catatn
129
Komunikasi sudah sesuai dengan pihak 3. Organisasi
berkomunikasi
dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi
komponen
pengendalian
internal
luar
mengenai
fungsi
pengiriman barang karena adanya resiko kecelakaan dan kehilangan barang
yang
pengurangan
mempengaruhi jumlah
unit
kendaraan yang ada.
lainnya.
4. Control Activities
1. Organisasi
memilih
mengembangkan pengendalian berkontribusi
dan Pengembangan
aktivitas pengendalian yang barang
sudah
aktivitas atas
pengiriman
sesuai
karena
terhadap perusahaan menggunakan data
mitigasi dari risiko terhadap penerimaan pesanan pelanggan pencapaian tujuan ke tingkat untuk membedakan jenis barang yang dapat diterima.
yang akan di kirim.
130
Penggunaan
teknologi
pengendalian pengiriman belum
2. Organisasi
memilih
mengembangkan pengendalian
karena
subdit
menggunakan
registrasi barang yang di kirim.
atas
pencapaian tujuan.
Penyebaran
aktivitas
pengendalian sudah sesuai karena menyebarkan
tidak
pelanggan
secara manual sebagai pencatatan
teknologi untuk mendukung
3. Organisasi
barang
sistem pencatatan kode barang
dan
aktivitas
umum
aktivitas
sesuai
pelayanan
dalam
pengiriman
barang
dilakukan
dengan tahap-tahap registrasi dan
131
aktivitas pengendalian yang pencatatan identitas pelanggan dengan yang diketahui oleh direktorat
diwujudkan
kebijakan yang menetapkan usaha pelayanan jasa. apa yang diharapkan dalam prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan.
5. Monitoring
1. Organisasi
memilih, Sistem yang berjalan sudah sesuai
mengembangkan, melakukan
dan dan
memiliki
pengawasan
evaluasi internal yang tinggi terhadap
berkelanjutan secara terpisah pengiriman barang oleh pihak untuk memastikan apakah Satuan
Pengawasan
ada komponen pengendalian sehingga
barang-barang
intern yang berfungsi.
Intern yang
memiliki resiko pengiriman dapat di ganti dan di pertanggung jawabkan.
Pengawasan oleh subdit usaha
132
2. Organisasi mengevaluasi dan pelayanan mengkomunikasikan kekurangan
pengendalian aktivitas
pihak-pihak
bertanggung mengambil korektif,
jawab
sudah
sesuai
karena perusahaan menjalankan
internal dengan tepat waktu korektif kepada
jasa
pengawasan melalui
secara tindakan
yang penggantian barang yang hilang untuk yang
sudah
disetujui
oleh
tindakan pimpinan dewan direksi. termasuk
pada
senior
dan
manajemen dewan direksi.
Tabel 4.3 Evaluasi COSO terhadap Billing
ELEMEN
PRINSIP KERJA
PENERAPAN YANG SESUAI
PENERAPAN YANG TIDAK SESUAI
133
1. Control Environtmen
1. Organisasi
menunjukkan Kinerja penagihan kas sudah
komitmen terhadap integritas sesuai dengan prinsip tersebut dan nilai-nilai etika.
karena merupakan
fungsi
akuntansi
bidang
yang
berkomitmen akan menyimpan pendapatan jasa dari penerimaan kas, dan bekerja dengan nilainilai kebijakan perusahaan.
Kemandirian terhadap individu yang melakukan penagihan kas sudah sesuai dengan prinsip yang berjalan,
karena
jumlah
penagihan yang diperoleh akan di setorkan pada juru bayar dengan tepat
waktu.
134
Kinerja
atas
prinsip
tersebut
sangat sesuai dengan kebijakan 2. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja
penagihan kas perusahaan, karena adanya fasilitas pelaporan secara langsung melalui invoice yang diberikan kepada pelanggan.
pengendalian internal.
Hal ini sangat sesuai dengan tujuan penagihan kas terhadap 3. Manajemen
menetapkan
bersama pengawasan dewan direksi,
struktur,
pelaporan,
jalur dan
pertanggungjawaban dalam mengejar tujuan.
pelanggan
yang menggunakan
sistem operasi penagihan secara langsung oleh petugas setelah melakukan transaksi penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang.
Pengendalian lingkungan sudah sesuai untuk proses penagihan
135
4. Organisasi
menunjukkan kas karena perusahaan memiliki
komitmen untuk menarik, menggunakan anggota pelayanan mengembangkan,
dan jasa yang bertanggung jawab dan
mempertahankan kompeten berkomitmen
dalam
individu yang sejalan dengan meningkatkan pendapatan jasa tujuan.
perusahaan.
5. Organisasi tanggung untuk
menyatakan jawab
tanggung
individu jawab
pengendalian internal dalam mencapai tujuan.
136
2. Risk Assessment
1. Organisasi tujuan yang
menetapkan Resiko penagihan yang tidak
dengan cukup
memungkinkan
kejelasan mendapatkan untuk akan
di
semua
tagihan,
identifikasi
secara
identifikasi langsung oleh subdit akuntansi.
dan penilaian risiko yang Kesalahan berhubungan dengan tujuan.
penagihan
disebabkan
karena
tersebut pelanggan
yang tidak mengembalikan unit kendaraan yang disewa dengan tepat
waktu
menyebabkan
sehingga
penagihan
kas
melambat dan pencatatan laporan keuangan.
Identifikasi yang sesuai dengan prinsip tersebut melibatkan subdit akuntansi dan fungsi keuangan untuk menganalisis data laporan
137
penagihan. 2. Organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan
di
seluruh
entitas dan analisis risiko sebagai
dasar
untuk Pertimbangan atas potensi menentukan bagaimana kecurangan yang telah sesuai resiko harus di kelola. dengan kinerja prinsip tersebut dilakukan oleh dewan pengawas dan direktorat keuangan, SDM & 3. Organisasi
administrasi.
mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai
Perubahan
risiko terhadap pencapaian
sesuai
tujuan.
berjalan,
yang terjadi tidak
dengan
prinsip
karena
yang
penagihan
memiliki resiko yang masih bisa dikendailkan
oleh
dewan
pengawas
melalui
subdi
akuntansi
dan
keuangan
138
4. Organisasi mengidentifikasi
perusahaan.
dan menilai perubahan yang signifikan
dapat
mempengaruhi
sistem
pengendalian intern.
3. Information and Communication
1. Organisasi memperoleh atau Prinsip kinerja tersebut sesuai menghasilkan
dan dengan
menggunakan
kualitas karena
informasi
relevan penagihan
yang
kebijakan
dengan mendukung fungsi pelanggan komponen
2. Organisasi
resiko
didapatkan
dari
yang
tidak
kendaraan dengan tepat waktu.
Komunikasi yang sudah sesuai
mengkomunikasikan
termasuk
informasi
pengendalian mengembalikan unit penyewaan
internal lainnya.
informasi
perusahaan
secara tujuan
dengan
prinsip
internal, menginformasikan
tersebut tagihan
dan kepada pelanggan melalui bukti
139
tanggung
jawab
untuk formulir pemesanan yang sudah
pengendalian internal yang ditulis dengan identitas pelanggan diperlukan
untuk secara
mendukung
fungsi akuntansi dapat menyimpan uang
komponen
pengendalian tunai
internal lainnya.
lengkap
tersebut
agar
sesuai
subdit
dengan
urutan kode pemensanan.
Kinerja yang tidak sesuai dengan kebijakan 3. Organisasi
perusahaan
karena
berkomunikasi
kesalahan penagihan oleh subdit
dengan pihak luar mengenai
akuntansi tidak mempunyai hak
hal-hal yang mempengaruhi
untuk berkomunikasi oleh pihak
fungsi
luar perusahaan.
pengendalian lainnya.
komponen internal
140
4. Control Activities
1. Organisasi
memilih
mengembangkan
dan Aktivitas
pengendalian
telah
aktivitas sesuai dengan prinsip tersebut
pengendalian
yang karena resiko penagihan piutang
berkontribusi
terhadap dapat ditangani dan di kendalikan
mitigasi dari risiko dalam oleh Satuan Pengawasan Intern pencapaian tujuan ke tingkat sebagai
tingkatan
pengawasan
internal yang dapat menerima
yang dapat diterima.
resiko tersebut.
Penagihan piutang yang masih tidak sesuai dengan penerapan prinsip pada perusahaan karena subdit
akuntansi
melakukan
penagihan seacar langsung dan hanya menggunakan surat invoice yang berisikan bukti identitas 2. Organisasi
memilih
mengembangkan
dan
aktivitas
pelanggan beserta jumlah tagihan.
141
pengendalian
umum
atas
teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan.
Sesuai dengan prinsip tersebut, perusahaan
memberikan
pengendalian subdit
tagihan
dengan
menyebarkan
aktivitas pengendalian yang diwujudkan dalam kebijakan dengan yang
menetapkan diharapkan,
apa dan
prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan.
untuk piutang
prosedur
kebijakan perusahaan. 3. Organisasi
kepada
akuntansi
memperoleh sesuai
aktivitas
dan
142
5. Monitoring
1. Organisasi
memilih, Pengawasan
mengembangkan, melakukan
dan telah
perusahaan
sesuai
evaluasi sehingga
yang
dengan
prinsip
penagihan
dapat
berkelanjutan secara terpisah dilakukan secara langsung kepada untuk memastikan apakah pelanggan dengan pengawasan ada komponen pengendalian dari Satuan Pengawasan Intern intern yang berfungsi.
atas tindakan pengendalian dari dewan direksi. Tindakan pengawasan yang telah sesuai atas penagihan piutang
2. Organisasi mengevaluasi dan akan diperiksa oleh subdit usaha pelayanan jasa sebelum di mengkomunikasikan pengendalian laporkan kepada subdit akuntansi, merupakan suatu internal secara tepat waktu karena kepada pihak-pihak yang kebijakan dari pihak Satuan kekurangan
bertanggung
jawab
untuk Pengawasan Intern.
143
mengambil korektif,
tindakan termasuk
pada
senior
dan
manajemen dewan direksi.
Tabel 4.4 Evaluasi COSO terhadap Cash Collection
ELEMEN
1. Control Environtmen
PRINSIP KERJA
1. Organisasi
PENERAPAN YANG SESUAI
menunjukkan Penerimaan
kas
telah
sesuai
komitmen terhadap integritas dengan prinsip tersebut karena dan nilai-nilai etika.
perusahaan berkomitmen tidak menggunakan kas yang di terima untuk
kegiatan
operasional
PENERAPAN YANG TIDAK SESUAI
144
perusahaan.
Penagihan kas sepenuhnya telah sesuai dengan prinsip tersebut, 2. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja
karena Satuan Pengawasan Intern mendapat
wewenang
untuk
memberikan pengawasan pada proses penerimaan kas.
pengendalian internal.
Prinsip kinerja yang diterapkan telah
sesuai
penerimaan
karena kas
laporan
dapat
di
pertanggung jawabkan melalui bukti penerimaan kas yang akan dibuat. 3. Manajemen
menetapkan,
145
bersama
dewan
direksi, Penerimaan kas sesuai dengan
struktur, jalur pelaporan, dan prinsip yang ada atas pengawasan pertanggungjawaban dalam direktorat mengejar tujuan.
subdit
keuangan
akuntansi
kepada
yang
tidak
memberikan hak kepada divisi lain untuk melakukan kegiatan penerimaan kas. 4. Organisasi
menunjukkan
komitmen untuk menarik, mengembangkan,
dan Prinsip yang sudah sesuai karena
mempertahankan kompeten pihak
direktorat
individu yang sejalan dengan memberikan tujuan.
keuangan
tanggung
jawab
penuh kepada subdit akuntansi untuk meningkatkan pendapatan jasa
melalui
tersebut. 5. Organisasi tanggung
menyatakan jawab
individu
penerimaan
kas
146
untuk
tanggung
jawab
pengendalian internal dalam mencapai tujuan.
2. Risk Assessment
menetapkan Prinsip resiko penerimaan kas
1. Organisasi tujuan yang
kejelasan telah sesuai karena tujuan dari
dengan
untuk penerimaan
cukup
memungkinkan
identifikasi terpenuhi
melalui
dan penilaian risiko yang resiko berhubungan dengan tujuan.
kas
yang
penanganan
dalam
pencatatan
dapat
bukti
kesalahan transaksi
penerimaan kas perusahaan.
Keamanan yang belum menjamin 2. Organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan
di
seluruh
entitas dan analisis risiko sebagai
dasar
untuk
ruang penyimpanan kas secara tunai sehingga subdit akuntansi melalui juru bayar perusahaan harus
menganalisa
laporan
pendapatan penerimaan kas dari
147
menentukan
bagaimana entitas pelanggan.
resiko harus di kelola.
Prinsip 3. Organisasi
sesuai
mempertimbangkan potensi subdit
yang dan
diberikan sangat
akuntansi
kecurangan dalam menilai pengawasan
telah
membantu melakukan
terhadap
potensi
risiko terhadap pencapaian kesalahan pencatatan penerimaan tujuan.
kas
sehingga
potensi
dari
kesalahan pencatatan oleh fungsi keuangan dapat berkurang.
4. Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan
dapat
148
mempengaruhi
sistem
pengendalian intern.
Resiko penerimaan kas tidak mempengaruhi
sistem
pengendalian intern karena subdit akuntansi dapat mengendalikan secara langsung melalui Satuan Pengawasan Intern.
3. Information and Communication
1. Organisasi memperoleh atau Informasi mengenai penerimaan menghasilkan menggunakan
dan kas didapatkan secara langsung kualitas melalui
bukti
transaksi
atas
149
informasi
yang
relevan penyewaan unit kendaraan, dan
dengan mendukung fungsi penggunaan komponen
jasa
pengiriman
pengendalian barang perusahaan.
internal lainnya.
2. Organisasi Subdit
mengkomunikasikan informasi termasuk tanggung
secara tujuan jawab
internal, dan untuk
pengendalian internal yang diperlukan
untuk
mendukung
fungsi
komponen
pengendalian
internal lainnya.
3. Organisasi
berkomunikasi
akuntansi
komunikasi
secara
melakukan langsung
dengan fungsi keuangan untuk memberikan bukti penerimaan kas yang telah dibuat oleh fungsi keuangan.
150
dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi
komponen
pengendalian
internal
Penerimaan
kas
yang
secara
langsung
didapatkan
oleh
perusahaan, sangat berpengaruh
lainnya.
terhadap
informasi
yang
di
dapatkan dari pihak luar, karena perusahaan
melakukan
komunkasi dengan pelanggan dan petugas jasa pengiriman barang sebagai pengendalian penerimaan kas perusahaan.
4. Control Activities
1. Organisasi
memilih
mengembangkan pengendalian
dan Prinsip
aktivitas yang
pengendalian sudah
aktivitas
sesuai
atas
yang penerimaan kas mengacu pada
151
berkontribusi
terhadap subdit akuntansi sebagai pihak
mitigasi dari risiko dalam yang bertanggung jawab untuk pencapaian tujuan ke tingkat memberikan laporan penerimaan kas kepada direktorat keuangan,
yang dapat diterima.
SDM dan administrasi umum. Penggunaan
teknologi
yang
masih tidak sesuai dengan prinsip dan kebijakan perusahaan karena 2. Organisasi
memilih
mengembangkan pengendalian
dan
proses
aktivitas
umum
atas
yang
ada dukungan teknologi yang berjalan. Penerimaan kas yang dilakukan sesuai
dengan
kebijakan
prinsip
perusahaan
dan karena
direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum menetapkan prosedur penerimaan kas harus 3. Organisasi
kas
berjalan secara langsung tanpa
teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan.
penerimaan
menyebarkan mendapatkan data dan informasi
152
aktivitas pengendalian yang yang lengkap dari bukti transaksi. diwujudkan dalam kebijakan dengan yang
menetapkan diharapkan,
apa dan
prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan.
5. Monitoring
1. Organisasi
memilih, Prinsip pengawasan yang sesuai
mengembangkan, melakukan
dan dengan kebijakan penerimaan kas evaluasi yang secara langsung akan di
berkelanjutan secara terpisah simpan terpisah oleh juru bayar untuk memastikan apakah sebagai
proses
ada komponen pengendalian internal
perusahaan
intern yang berfungsi.
pengendalian terhadap
penerimaan kas. Pengawasan atas penerimaan kas yang berlangsung dengan prinsip
2. Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan
pengendalian
tersebut
memiliki
tingkat
pengelolaan pendapatan jasa yang tinggi karena direktorat keuangan
153
internal secara tepat waktu akan menyimpan dan menjadikan kepada
pihak-pihak
bertanggung mengambil korektif,
jawab
yang bukti penerimaan kas tersebut untuk sebagai dokumen arsip.
tindakan termasuk
pada
senior
dan
manajemen dewan direksi.
154
4.7
Implementasi Penerapan COSO pada Sales Order Entry Implementasi COSO terhadap Sales Order Entry terbagi ke dalam 5 elemen. Elemen yang pertama adalah Control Environtmen yang terbagi dalam 5 prinsip kerja yakni yang pertama adalah prinsip kerja yang memuat komitmen organisai terhadap integritas dan nilai-nilai etika yang diterapkan melalui penetapan komitmen dalam bekerja dengan integritas yang baik untuk memenuhi tanggung jawab masing-masing petugas pelayanan jasa. Prinsip kerja yang kedua adalah dengan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan nilai kerja internal yang diterapkan melalui perusahaan yang sudah menjalankan peran sebagai organisasi yang individu dan terlatih. Prinsip yang ketiga adalah penetapan pengawasan dewan direksi, struktur, jalur pelaporan, dan pertanggungjawaban dalam mengejar tujuan yang diterapkan melalui pengawasan manajemen untuk pencatatan pemesanan pelanggan sudah sesuai. Penerapan prinsip kerja yang keempat adalah komitmen penarikan, pengembangan, dan pertahanan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan yang diterapkan melalui komitmen perusahaan terhadap kinerja dan integritas, dan serta prinsip kerja yang terakhir adalah tanggung jawab individu untuk tanggung jawab pengendalian internal dalam mencapai tujuan yang diterapkan melalui subdit usaha pelayanan jasa sangat bertanggung jawab dengan menyimpan dan memberikan formulir pemesanan pelanggan kepada direktorat usaha pelayanan jasa. Elemen yang kedua adalah Risk Assessment yang memuat 4 prinsip kerja. Prinsip kerja Yang pertama adalah dengan penetapan tujuan dengan
155
kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko yang berhubungan dengan tujuan. Penerapannya adalah dengan Subdit usaha pelayanan jasa melakukan kesalahan pencatatan karena tidak ada sistem aplikasi yang menampung data untuk di simpan. Prinsip kerja yang kedua adalah dengan identifikasi risiko organisasi terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus di kelola. Penerapan yang tidak sesuai adalah organisasi tidak melakukan identifikasi secara jelas terhadap kesalahan pencatatan, karena formulir penerimaan pesanan pelanggan tidak memiliki data cadangan yang di simpan. Prinsip kerja yang ketiga adalah pertimbangan organisasi terhadap potensi kecurangan dalam menilai risiko dalam pencapaian tujuan. Penerapannya adalah dengan Subdit usaha pelayanan jasa memisahkan formulir dengan data yang tidak lengkap agar direktorat pelayanan jasa dapat memberikan jaminan kepada pelanggan dalam pengiriman barang. Prinsip kerja yang keempat adalah dengan organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan dapat mempengaruhi sistem pengendalian intern. Penerapan yang tidak sesuai adalah perusahaan tidak memiliki perubahan yang signifikan karena setiap individu memiliki bagian direktorat sendiri untuk mengatur pencatatan pemesanan pelanggan. Elemen yang ketiga adalah Information and Communication. Prinsip kerja yang pertama adalah Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan prinsip yang sesuai adalah dengan Perusahaan menempatkan setiap posisi opearasi bidang usaha pelayanan jasa dalam melakukan komunikasi antara pelanggan dan
156
pihak penyedia jasa transaksi perusahaan. prinsip kerja yang kedua adalah dengan Organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal yang diperlukan untuk mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, denga penerapan yang sesuai adalah dengan Subdit usaha pelayanan jasa memberitahukan kepada pihak dewan direksi atas kesalahan pencatatan yang dilakukan karena dapat memperngaruhi proses pencatatan transaksi pada fungsi keuangan. Prinsip kerja yang ketiga adalah dengan organisasi berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang tidak sesuai adalah dengan perusahaan mengendalikan dan menyelesaikan permasalahan resiko terhadap pencatatan permintaan pelanggan secara internal dan tidak memberikan informasi secara langsung kepada pihak luar. Elemen yang keempat adalah dengan Control Activities. Prinsip kerja yang pertama adalah dengan organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi pada mitigasi dari risiko terhadap pencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima, dengan penerapan yang sesuai adalah dengan organisasi internal perusahaan mengembangkan aktivitas pengendalian melalui Satuan Unit Pengawasan Intern (SPI) yang berkontribusi pada setiap pencatatan penerimaan pemesanan pelanggan. Prinsip kerja yang kedua adalah dengan organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian atas teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. Penerapan yang tidak sesuai adalah dengan Perusahaan tidak menggunakan pengembangan aktivitas pengendalian dengan teknologi terhadap pencatatan penerimaan pemesanan pelanggan. Prinsip kerja yang
157
ketiga
adalah
organisasi
menyebarkan
aktivitas
pengendalian
yang
diwujudkan dengan kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan. Penerapan yang sesuai adalah dengan Aktivitas pengendalian atas pencatatan penerimaan pemesanan menggunakan prosedur pencatatan secara langsung dengan format manual dan pengisian indetitas yang lengkap. Elemen yang kelima adalah Monitoring. Prinsip kerja yang pertama adalah Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi berkelanjutan dan / atau terpisah untuk memastikan apakah ada komponen pengendalian intern yang berfungsi. Penerapan yang sesuai adalah dengan Perusahaan menetapkan kebijakan pengawasan pencatatan pemesanan pelanggan kepada direktorat usaha pelayanan jasa dan di pisahkan atas pembagian tugas kepada bidang operasi umum. Prinsip kerja yang kedua adalah dengan organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk pada manajemen senior dan dewan direksi. Penerapan yang sesuai adalah dengan Dewan direksi akan meminta data permintaan pelanggan kepada subdit usaha pelayanan jasa secara langsung pada saat transaksi penyewaan angkutan umum dan jasa pengiriman barang telah selesai. 4.8
Implementasi Penerapan COSO pada Shipping Evaluasi COSO terhadap Shipping terdiri atas 5 elemen. Elemen yang pertama adalah Control Environtmen. Prinsip kerja yang pertama adalah Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika,
158
dengan penerapan yang sesuai adalah perusahaan mengirimkan barang dengan tepat waktu sampai kepada alamat tujuan pengiriman. Prinsip kerja yang kedua adalah Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal dengan penerapan yang sesuai adalah Pengiriman barang di awasi secara langsung pada saat pengirman akan di lakukan, dewan direksi akan meminata subdit usaha pelayanan jasa untuk mencatat setiap barang yang tidak memiliki kode pengiriman. Prinsip kerja yang ketiga adalah manajemen menetapkan, bersama dewan direksi, struktur, jalur pelaporan, dan pertanggungjawaban dalam mengejar tujuan, dengan prinsip kerja yang sesuai adalah dengan perusahaan sudah sesuai dengan penetapan kinerja organisasi internal karena, Satuan Pengawasan Intern perusahaan akan melihat jalur pengiriman barang yang akan di lalui, sehingga kurir pengiriman dapat memperoleh informasi mengenai lokasi alamat yang akan dituju. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan, dengan penerapan yang sesuai adalah perusahaan mengembangkan kinerja staff dan pegawai terhadap subdit usaha pelayanan jasa atas pengiriman barang yang berlangsung, karena pengiriman barang merupakan komitmen dan peningkatan tujuan yang seusai dengan kebijakan perusahaan. Prinsip kerja yang kelima adalah dengan organisasi menyatakan tanggung jawab individu untuk tanggung jawab pengendalian internal dalam mencapai tujuan, dengan prinsip kerja yang sesuai tanggung jawab pengiriman barang sepenuhnya dipegang oleh perusahaan, karena perusahaan
159
memberikan ketetapan dan kebijakan pada subdit usaha pelayanan jasa untuk mencapai tujuan dalam pengiriman barang. Elemen yang kedua adalah Risk Assessment. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko yang berhubungan dengan tujuan, penerapannya adalah dengan Perusahaan mengalami kekurangan dalam unit kendaraan pengiriman barang dan hal itu mengakibatkan keterlambatan waktu pengiriman barang yang cukup lama. Subdit usaha pelayanan jasa akan memberitahukan pelanggan melalui e-mail apabila keterlambatan tersebut akan terjadi. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus di kelola, dengan penerapan yang sesuai adalah dengan Subdit usaha pelayanan jasa sudah melakukan pemeriksaan unit kendaraan yang siap dan bisa untuk digunakan, karena hal ini sangat diperlukan kurir pengiriman barang untuk mengetahuhi kondisi kendaraan tersebut. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan, dengan penerapan yang sesuai adalah pimpinan subdit pelayanan jasa sudah mempertimbangkan resiko pengiriman barang yang menyebabkan kehilangan barang karena unit kendaraan yang rusak dan informasi identitas pelanggan yang tidak jelas. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan dapat mempengaruhi sistem pengendalian intern, dengan penerapan yang tidak sesuai adalah perubahan internal yang mempengaruhi sistem pengiriman barang tidak sesuai dengan kebijakan
160
perusahaan, karena resiko yang timbul hanya mempengaruhi hubungan transaksi antara perusahaan dan pelanggan. Elemen yang ketiga adalah Information and Communication. Prinsip kerja yang pertama adalah Organisasi menghasilkan dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang sesuai pimpinan subdit usaha pelayanan jasa akan segera mendapatkan informasi mengenai keterlambatan dan pengiriman barang yang gagal, sehingga dewan pengawas dapat mengendalikan barang yang belum di kirim untuk memeriksa alamat dan identitas pelanggan. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal, diperlukan untuk mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang sesuai Perusahaan sudah sesuai dengan hal ini karena subdit usaha pelayanan jasa akan mengganti barang pelanggan yang telah hilang dan memberikan data pembayaran penggunaan jasa kepada fungsi keuangan untuk di buatkan bukti dengan catatn kehilangan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya dengan penerapan yang sesuai adalah komunikasi sudah sesuai dengan pihak luar mengenai fungsi pengiriman barang karena adanya resiko kecelakaan dan kehilangan barang yang mempengaruhi pengurangan jumlah unit kendaraan yang ada. Elemen yang keempat adalah Control Activities. Prinsip kerja yang pertama
adalah
organisasi
memilih
dan
mengembangkan
aktivitas
161
pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi dari risiko terhadap pencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima, dengan penerapan yang sesuai adalah Pengembangan aktivitas pengendalian atas pengiriman barang sudah sesuai karena perusahaan menggunakan data penerimaan pesanan pelanggan untuk membedakan jenis barang yang akan di kirim. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian umum atas teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan, dengan penerapan yang tidak sesuai Penggunaan teknologi dalam pengendalian aktivitas pengiriman barang pelanggan belum sesuai karena subdit pelayanan tidak menggunakan sistem pencatatan kode barang secara manual sebagai pencatatan registrasi barang yang di kirim. Prinsip kerja yang ketiga
adalah
organisasi
menyebarkan
aktivitas
pengendalian
yang
diwujudkan dengan kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dalam prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan, dengan prinsip yang sesuai adalah penyebaran aktivitas pengendalian sudah sesuai karena pengiriman barang dilakukan dengan tahap-tahap registrasi dan pencatatan identitas pelanggan yang diketahui oleh direktorat usaha pelayanan jasa. Elemen yang kelima adalah Monitoring. Prinsip kerja yang pertama adalah Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi berkelanjutan secara terpisah untuk memastikan apakah ada komponen pengendalian intern yang berfungsi dengan penerapan yang sesuai adalah Sistem yang berjalan sudah sesuai dan memiliki pengawasan internal yang tinggi terhadap pengiriman barang oleh pihak Satuan Pengawasan Intern sehingga barang-barang yang memiliki resiko pengiriman dapat di ganti dan di pertanggung jawabkan. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi
162
mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal dengan tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk pada manajemen senior dan dewan direksi, penerapannya adalah Pengawasan oleh subdit usaha pelayanan jasa sudah sesuai karena perusahaan menjalankan aktivitas pengawasan secara korektif melalui tindakan penggantian barang yang hilang yang sudah disetujui oleh pimpinan dewan direksi. 4.9
Implementasi COSO pada Billing Evaluasi COSO terhadap Billing terdiri atas 5 elemen, elemen yang pertama Control Environtmen. Prinsip kerja yang pertama organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika, dengan penerapan yang sesuai Kinerja penagihan kas sudah sesuai dengan prinsip tersebut karena fungsi akuntansi merupakan bidang yang berkomitmen akan menyimpan pendapatan jasa dari penerimaan kas, dan bekerja dengan nilainilai kebijakan perusahaan. Prinsip kerja yang kedua adalah dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal, dengan penerapan yang sesuai kemandirian terhadap individu yang melakukan penagihan kas sudah sesuai dengan prinsip yang berjalan, karena jumlah penagihan yang diperoleh akan di setorkan pada juru bayar dengan tepat waktu. Prinsip kerja yang ketiga adalah Manajemen menetapkan bersama pengawasan dewan direksi, struktur, jalur pelaporan, dan pertanggungjawaban dalam mengejar tujuan dengan penerapan yang sesuai adalah Kinerja atas prinsip tersebut sangat sesuai dengan kebijakan penagihan kas perusahaan, karena adanya fasilitas
163
pelaporan secara langsung melalui invoice yang diberikan kepada pelanggan. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan dengan penerapan yang sesuai Hal ini sangat sesuai dengan tujuan penagihan kas terhadap pelanggan yang menggunakan sistem operasi penagihan secara langsung oleh petugas setelah melakukan transaksi penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang. Prinsip kerja yang kelima adalah organisasi menyatakan tanggung jawab individu untuk tanggung jawab pengendalian internal dalam mencapai tujuan dengan prinsip kerja yang sesuai pengendalian lingkungan sudah sesuai untuk proses penagihan kas karena perusahaan memiliki menggunakan anggota pelayanan jasa yang bertanggung jawab dan berkomitmen dalam meningkatkan pendapatan jasa perusahaan. Elemen yang kedua adalah Risk Assessment. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko yang berhubungan dengan tujuan dengan penerapan yang sesuai adalah resiko penagihan yang tidak mendapatkan semua tagihan, akan di identifikasi secara langsung oleh subdit akuntansi. Kesalahan penagihan tersebut disebabkan karena pelanggan yang tidak mengembalikan unit kendaraan yang disewa dengan tepat waktu sehingga menyebabkan penagihan kas melambat dan pencatatan laporan keuangan. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus di kelola, dengan penerapan yang sesuai adalah identifikasi yang sesuai dengan prinsip tersebut melibatkan
164
subdit akuntansi dan fungsi keuangan untuk menganalisis data laporan penagihan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Prinsip yang sesuai adalah Pertimbangan atas potensi kecurangan yang telah sesuai dengan kinerja prinsip tersebut dilakukan oleh dewan pengawas dan direktorat keuangan, SDM & administrasi. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan dapat mempengaruhi sistem pengendalian intern dengan penerapan yang tidak sesuai adlaah perubahan yang terjadi tidak sesuai dengan prinsip yang berjalan, karena penagihan memiliki resiko yang masih bisa dikendailkan oleh dewan pengawas melalui subdi akuntansi dan keuangan perusahaan. Elemen yang ketiga adalah Information and Communication. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya dengan penerapan yang sesuai adalah prinsip kinerja tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan karena informasi resiko penagihan didapatkan dari pelanggan
yang tidak
mengembalikan unit penyewaan kendaraan dengan tepat waktu. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan
tanggung jawab untuk pengendalian internal yang
diperlukan untuk mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang sesuai adalah komunikasi yang sudah sesuai dengan prinsip tersebut menginformasikan tagihan kepada pelanggan melalui bukti formulir pemesanan yang sudah ditulis dengan identitas pelanggan secara lengkap agar subdit akuntansi dapat menyimpan uang tunai tersebut sesuai
165
dengan urutan kode pemensanan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang tidak sesuai adalah Kinerja yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan karena kesalahan penagihan oleh subdit akuntansi tidak mempunyai hak untuk berkomunikasi oleh pihak luar perusahaan. Elemen yang keempat adalah Control Activities. Prinsip kerja yang pertama
adalah
organisasi
memilih
dan
mengembangkan
aktivitas
pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi dari risiko dalam pencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima, dengan penerapan yang sesuai adalah aktivitas pengendalian telah sesuai dengan prinsip tersebut karena resiko penagihan piutang dapat ditangani dan di kendalikan oleh Satuan Pengawasan Intern sebagai tingkatan pengawasan internal yang dapat menerima resiko tersebut. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian umum atas teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan, dengan penerapan yang tidak sesuai adalah penagihan piutang yang masih tidak sesuai dengan penerapan prinsip pada perusahaan karena subdit akuntansi melakukan penagihan seacar langsung dan hanya menggunakan surat invoice yang berisikan bukti identitas pelanggan beserta jumlah tagihan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian yang diwujudkan dalam kebijakan dengan menetapkan apa yang diharapkan, dan prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan, dengan penerapan yang sesuai adalah sesuai dengan prinsip tersebut, perusahaan memberikan pengendalian aktivitas
166
kepada subdit akuntansi untuk memperoleh tagihan piutang sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan. Elemen yang kelima adalah Monitoring. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi berkelanjutan secara terpisah untuk memastikan apakah ada komponen pengendalian intern yang berfungsi, dengan penerapan yang sesuai adalah pengawasan perusahaan yang telah sesuai dengan prinsip sehingga penagihan dapat dilakukan secara langsung kepada pelanggan dengan pengawasan dari Satuan Pengawasan Intern atas tindakan pengendalian dari dewan direksi. Prinsip
kerja
yang
kedua
adalah
organisasi
mengevaluasi
dan
mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk pada manajemen senior dan dewan direksi dengan penerapan kerja yang sesuai adalah tindakan pengawasan yang telah sesuai atas penagihan piutang akan diperiksa oleh subdit usaha pelayanan jasa sebelum di laporkan kepada subdit akuntansi, karena merupakan suatu kebijakan dari pihak Satuan Pengawasan Intern. 4.10
Implementasi COSO pada Cash Collection Evaluasi COSO terhadap Cash Collection memiliki 5 elemen. Elemen yang pertama adalah Control Environtmen. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika penerapannya adalah dengan penerimaan kas telah sesuai dengan prinsip tersebut karena perusahaan berkomitmen tidak menggunakan kas yang di terima untuk kegiatan operasional perusahaan. prinsip kerja yang kedua
167
dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal, dengan penerapan yang sesuai adalah Penagihan kas sepenuhnya telah sesuai dengan prinsip tersebut, karena Satuan Pengawasan Intern mendapat wewenang untuk memberikan pengawasan pada proses penerimaan kas. Prinsip kerja yang ketiga adalah manajemen menetapkan, bersama dewan direksi, struktur, jalur pelaporan, dan pertanggungjawaban dalam mengejar tujuan, dengan penerapan yang sesuai adalah Prinsip kinerja yang diterapkan telah sesuai karena laporan penerimaan kas dapat di pertanggung jawabkan melalui bukti penerimaan kas yang akan dibuat. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan dengan penerapan yang sesuai adalah penerimaan kas sesuai dengan prinsip yang ada atas pengawasan direktorat keuangan kepada subdit akuntansi yang tidak memberikan hak kepada divisi lain untuk melakukan kegiatan penerimaan kas. Prinsip kerja yang kelima adalah organisasi menyatakan tanggung jawab individu untuk tanggung jawab pengendalian internal dalam mencapai tujuan dengan penerapan yang sesuai adalah Prinsip yang sudah sesuai karena pihak direktorat keuangan memberikan tanggung jawab penuh kepada subdit akuntansi untuk meningkatkan pendapatan jasa melalui penerimaan kas tersebut. Elemen yang kedua adalah Risk Assessment.
Prinsip kerja yang
pertama adalah organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko yang berhubungan dengan tujuan dengan penerapan yang sesuai adalah prinsip resiko
168
penerimaan kas telah sesuai karena tujuan dari penerimaan kas yang dapat terpenuhi melalui penanganan resiko dalam kesalahan pencatatan bukti transaksi penerimaan kas perusahaan. prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus di kelola dengan penerapan yang sesuai adalah Keamanan yang belum menjamin ruang penyimpanan kas secara tunai sehingga subdit akuntansi melalui juru bayar perusahaan harus menganalisa laporan pendapatan penerimaan kas dari entitas pelanggan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi mempertimbangkan
potensi kecurangan dalam menilai risiko
terhadap pencapaian tujuan. Dengan penerapan yang sesuai adalah prinsip yang diberikan telah sesuai dan sangat membantu subdit akuntansi melakukan pengawasan terhadap potensi kesalahan pencatatan penerimaan kas sehingga potensi dari kesalahan pencatatan oleh fungsi keuangan dapat berkurang. Prinsip kerja yang keempat adalah organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan dapat mempengaruhi sistem pengendalian intern dengan penerapan yang tidak sesuai adalah resiko penerimaan kas tidak mempengaruhi sistem pengendalian intern karena subdit akuntansi dapat mengendalikan secara langsung melalui Satuan Pengawasan Intern. Elemen yang ketiga adalah Information and Communication. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya, dengan penerapan yang sesuai adalah Informasi mengenai penerimaan kas didapatkan secara langsung melalui bukti transaksi atas penyewaan unit kendaraan, dan penggunaan jasa
169
pengiriman barang perusahaan. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal yang diperlukan untuk mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya dengan penerapan yang sesuai adalah Subdit akuntansi melakukan komunikasi secara langsung dengan fungsi keuangan untuk memberikan bukti penerimaan kas yang telah dibuat oleh fungsi keuangan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya dengan penerapan yang sesuai adalah penerimaan kas yang secara langsung didapatkan oleh perusahaan, sangat berpengaruh terhadap informasi yang di dapatkan dari pihak luar, karena perusahaan melakukan komunkasi dengan pelanggan dan petugas jasa pengiriman barang sebagai pengendalian penerimaan kas perusahaan. Elemen yang keempat adalah Control Activities. Prinsip kerja yang pertama
adalah
organisasi
memilih
dan
mengembangkan
aktivitas
pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi dari risiko dalam pencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima dengan penerapan yang sesuai prinsip pengendalian aktivitas yang sudah sesuai atas penerimaan kas mengacu pada subdit akuntansi sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk memberikan laporan penerimaan kas kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian umum atas teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan dengan penerapan yang tidak sesuai adalah penggunaan teknologi yang masih tidak sesuai dengan prinsip dan kebijakan
170
perusahaan karena proses penerimaan kas yang berjalan secara langsung tanpa ada dukungan teknologi yang berjalan. Prinsip kerja yang ketiga adalah organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian yang diwujudkan dalam kebijakan dengan menetapkan apa yang diharapkan, dan prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan, dengan penerapan yang sesuai adalah penerimaan kas yang dilakukan sesuai dengan prinsip dan kebijakan perusahaan karena direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum menetapkan prosedur penerimaan kas harus mendapatkan data dan informasi yang lengkap dari bukti transaksi. Elemen yang kelima adalah Monitoring. Prinsip kerja yang pertama adalah organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi berkelanjutan secara terpisah untuk memastikan apakah ada komponen pengendalian intern yang berfungsi dengan penerapan yang sesuai adalah prinsip pengawasan yang sesuai dengan kebijakan penerimaan kas yang secara langsung akan di simpan terpisah oleh juru bayar sebagai proses pengendalian internal perusahaan terhadap penerimaan kas. Prinsip kerja yang kedua adalah organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk pada manajemen senior dan dewan direksi, dengan penerapan yang sesuai adalah pengawasan atas penerimaan kas yang berlangsung dengan prinsip tersebut memiliki tingkat pengelolaan pendapatan jasa yang tinggi karena direktorat keuangan akan menyimpan dan menjadikan bukti penerimaan kas tersebut sebagai dokumen arsip.
171