BAB 3 ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I YANG S EDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Eastern Pearl Flour M ills (EPFM ) didirikan pada bulan M aret 1982 dengan
nama PT. Berdikari Sari Utama Flour M ills. Bagaimanapun juga sejarah industri tepung mengarah pada tahun 1972, ketika perusahaan, dengan nama PT. Prima Indonesia, mengambil alih operasi pabrik penggilingan tepung yang dikelola oleh sebuah perusahaan investasi asing. EPFM terletak di kota M akassar, kota ke-4 terbesar di Indonesia yang terletak di Pulau Sulawesi di sebelah timur nusantara. Perusahaan ini telah disahkan di hadapan Notaris & PPAT: Ny. Djumini Setyoadi, SH, M Kn dengan SK.M enteri Kehakiman RI Tanggal 3 April 1998, Nomor: C-50.HT03.02-Th.1998 dan SK M enteri Negara Agraria/Kepala BPN Tanggal 21 Desember 1998, Nomor: 18-XI-1998 serta IUI No. 408/T/Industri/2002. Setelah lebih dari 30 tahun pengalaman dalam bidang manufaktur tepung, perusahaan ini telah menjadi salah satu produsen tepung terigu terkemuka di Indonesia. Kapasitas penggilingan gandumnya kini telah mencapai 2.800 m³ ton tepung terigu per hari. Selain tepung terigu, pabrik ini juga memproduksi seperti tepung industri, terutama digunakan untuk perekat kayu lapis (lem plywood) dan makanan hewan (pellet) dan sebagian besar diekspor ke negara-negara Asia, seperti Vietnam dan Korea. Pada awal tahun 2002, untuk melanjutkan operasi dan memenuhi kebutuhan tepung terigu di Indonesia, perusahaan ini menjadi bagian dari Interflour Group, 43
44 produsen tepung terigu terbesar di kawasan Asia Pasifik dengan 7 produksi, pengiriman dan fasilitas penyimpanan di Asia Tenggara dengan kantor perwakilan di Amerika, Denmark, India dan Cina, serta pusat penelitian tepung terigu International di M alaysia. Seiring dengan strategi perkembangan bisnis perusahaan, pada tahun 2005, perusahaan ini mengubah nama menjadi PT. Eastern Pearl Flour M ills, yang mencerminkan citra yang lebih internasional tanpa melepaskan akar dari Indonesia Timur. Perubahan nama ini seiring dengan bergabungnya PT. EPFM sebagai salah satu unit usaha dari Grup Bulk Handling (CBH) Australia yang memiliki fasilitas pengelolaan dan penyimpanan gandum tercanggih di dunia.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. EPFM adalah menjadi perusahaan penghasil tepung terigu kelas dunia yang memberikan mutu yang konsisten, untuk memenuhi kepuasaan customer.
3.1.2.2 Misi Perusahaan Sedangkan misi dari PT. EPFM adalah berkomitmen penuh terhadap produk yang berkualitas dan pelayanan yang memuaskan
melalui penerapan sistem
pengendalian manajemen yang baik.
3.1.3
S truktur Organisasi Tujuan pembentukan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkannya terlebih dahulu. Pembagian peran, ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang kegiatan organisasi dapat terlihat dari struktur organisasi yang diterapkan oleh PT. Eastern Pearl Flour M ills.
45
S truktur Organisasi PT. EPFM
Gambar 3.1
S truktur Oganisasi Secara Keseluruhan
Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
45
S truktur Organisasi PT. EPFM
Gambar 3.2
S truktur Organisasi Proses Bisnis Berjalan 46
Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
46
47 3.1.4
Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Eastern Pearl Flour
M ills adalah sebagai berikut: 1. President Director a. Bertanggungjawab atas segala aktivitas perusahaan dari berbagai sektor. b. M emimpin dan mengkoordinasikan seluruh lingkup perusahaan. c. Sebagai pembuat keputusan. d. M enetapkan dan mengesahkan tujuan jangka panjang dan pendek perusahaan. 2. Vice President Director a. M elaksanakan tugas dari president director. b. M erencanakan dan mengembangkan sumber pendapatan serta pembelanjaan kekayaan perusahaan. c. M emilih, mengangkat, memberhentikan, dan mengawasi pekerjaan director yang aktif dengan persetujuan dari president director. 3. Sales and Marketing Director a. M engawasi pekerjaan advertising & promotion manager, regional sales manager, serta logistic. b. M emberi persetujuan atas Purchase Order yang diajukan customer. c. M erencanakan dan melaksanakan kegiatan penjualan, marketing dan promosi, serta pengiriman barang. d. M emimpin dan bertanggungjawab atas seluruh kegiatan penjualan. 4. Finance and Accounting Director a. M engawasi pekerjaan HRD & Personalia, Accounting Manager, Finance Manager, serta Management Accounting Manager.
48 b. M emberi saran dalam pengembangan keuangan perusahaan. c. Bertanggungjawab atas segala aktifitas keuangan perusahaan. 5. Purchasing Director a. M erencanakan, mengkoordinasi, mengevaluasi, mengontrol, proses pembelian untuk keperluan yang dibutuhkan oleh perusahaan. b. M engevaluasi kinerja pemasok berdasarkan service level dan batas waktu pengiriman barang (satuan dalam hari). c. M erekonsiliasi Laporan Pembelian Barang dengan Laporan Penerimaan Barang dari Receipt Department. d. M emeriksa dan mengotorisasi Purchase Requisition serta membuat Purchase Order. e. M elakukan follow-up apabila barang yang dipesan belum datang sesuai waktu yang diharapkan. f. M engajukan Request for Payment ke bagian Accounting untuk proses pembayaran setelah barang diterima dengan baik. g. M emeriksa laporan dan transaksi pembelian yang terjadi. 6. Advertising and Promotion Manager a. M erencanakan dan melaksanakan kegiatan promosi perusahaan. b. M enginformasikan kepada customer mengenai produk apa saja yang dijual oleh perusahaan. c. M elakukan promosi dengan beragam metode pemasaran. 7. Assistant Manager a. M embantu advertising and promotion manager dalam menjalankan tugasnya. b. M emastikan customer tertarik dengan produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
49 8. Regional Sales Manager a. M engepalai dan mengontrol pekerjaan dari Sales Admin baik di kantor pusat M akassar, maupun kantor cabang Jakarta. b. M emastikan penjualan perusahaan baik di kantor pusat maupun cabang tetap stabil atau bahkan meningkat. 9. Sales Admin a. M enerima pesanan dari customer berupa Purchase Order. b. M engecek status kredit customer. c. M embuat Sales Order. d. M embuat dan mencetak Laporan Penjualan. e. Bertanggungjawab atas proses penjualan perusahaan. 10. Logistic a. M embuat Surat Perintah Kerja. b. M engatur sarana pengangkutan pengiriman barang ke customer. 11. Warehouse a. M engatur pengeluaran barang dari gudang. b. M embuat dan mencetak Surat Jalan. c. M elakukan konfirmasi kepada Receipt Department setelah barang yang dibeli dari supplier telah sampai di gudang. d. Bertanggungjawab atas keluar masuknya barang dari dan ke dalam gudang. 12. Gate Office a. M emeriksa barang yang akan dikirim ke customer. b. M engirimkan barang pesanan ke customer. c. Bertanggungjawab atas pengiriman barang ke customer.
50 13. HRD & Personalia a. M enyediakan human resource sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. M elakukan penyeleksian serta pelatihan terhadap pegawai baru. c. M erancang dan
menetapkan
peraturan
serta kebijakan
dalam bidang
kepegawaian. d. Bertanggungjawab atas masalah human resource perusahaan. e. M engurus masalah penggajian. 14. Human Resource Department a. M engidentifikasi, merancang, serta mengevaluasi program pelatihan yang akan diberikan kepada pegawai. b. M embantu tugas dari HRD & Personalia dalam mempersiapkan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 15. Personalia a. M elakukan proses penerimaan dan pelatihan pegawai baru. b. M engawasi daftar hadir karyawan. 16. Accounting Manager a. M engevaluasi pekerjaan dari accounting dan analyzer. b. M emeriksa laporan keuangan yang disusun oleh bagian accounting sebelum diserahkan kepada finance & accounting director. c. M erencanakan dan menetapkan kebijakan akuntansi perusahaan. 17. Accounting a. M enginput jurnal ke dalam sistem. b. M elakukan tutup buku setiap akhir bulan sesuai prosedur perusahaan. c. M enangani semua data akuntasi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
51 d. M embuat laporan keuangan. 18. Analyzer a. M engecek kesesuaian antara Bank Receipt dengan Bank Mutation. b. M enginput Bank Receipt ke dalam Cash Management. c. M encetak dan menandatangani Bank Disbursement. 19. Finance Manager a. M erencanakan dan menetapkan kebijakan finansial perusahaan. b. M emberikan solusi atas masalah keuangan yang terjadi dalam perusahaan. 20. Finance a. M engevaluasi pekerjaan dari treasury dan collection. b. M emberikan Bank Mutation kepada bagian collection. c. M embuat dan mencetak laporan keuangan. d. Bertanggungjawab atas keuangan perusahaan. e. M engotorisasi transaksi yang akan diproses oleh bagian treasury. 21. Treasury Section Head a. M enandatangani Bank Receipt. b. M engatur pengeluaran perusahaan. c. M engatur pembayaran perusahaan. d. Bertanggungjawab atas siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan. 22. Collection a. M encocokkan data antara Surat Jalan dengan Sales Order. b. M embuat surat penagihan kepada customer. c. M enginformasikan tanggal jatuh tempo pembayaran kepada customer. d. M emeriksa pembayaran dari customer.
52 e. M elakukan posting payment ke dalam sistem. f. M enyiapkan Bank Receipt dan Receipt Voucher. g. M embuat kwintansi. h. Bertanggungjawab atas semua penagihan pembayaran customer. 23. Purchase Manager a. M elaporkan pembelian kepada purchase director. b. M engkonfirmasi keuangan perusahaan kepada bagian finance untuk mengetahui apakah dana mencukupi untuk melakukan transaksi pembelian barang. 24. Purchasing a. Bertanggungjawab dalam menyeleksi penawaran dari supplier. b. M enginformasikan persediaan barang kepada bagian logistic. 25. Receipt a. M enentukan layak atau tidaknya kondisi barang yang diterima. b. M enerima barang dan surat jalan dari pemasok. c. M embuat retur pembelian apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan PO. d. M embuat bukti penerimaan barang. 26. Approval a. M elakukan approval pada sistem untuk diproses ke Cashier. b. M enetapkan jatuh tempo pembayaran dan tanggal bayar. c. M emastikan inputan yang dilakukan oleh verifikasi tepat, dari COA, Cost Centre, Cashflow Code, Nominal serta Nama Pemasok. 27. Verification a. M elakukan pengecekan harga. b. M elakukan otorisasi atas voucher yang diberikan oleh bagian akuntansi.
53 c. M elakukan update prosedur ke Bagian HRD & Personalia untuk memverifikasi transaksi yang berhubungan dengan personel/karyawan. d. M elakukan inputan ke dalam sistem untuk diproses ke bagian approval. 28. Cashier a. M elakukan dan mengajukan pembayaran ke manajemen atas dasar dokumen yang telah diverifikasi. b. M enetapkan pembayaran, apakah menggunakan Petty Cash atau Bank. c. M embuat cek/giro apabila pembayaran dilakukan melalui bank dan diinput pada sistem. d. M enjaga persediaan uang pada Pettycash. e. M embuatkan dokumen bukti pengeluaran uang (Bank Disbursement/Cash Disbursement) dan melakukan pembayaran ke pemasok setelah disetujui oleh manajemen. f. M endokumentasikan voucher
beserta dokumen
pendukung
yang telah
dibayarkan. g. M embuat laporan penerimaan dan pengeluaran (cash flow).
3.2
Gambaran S istem yang Sedang Berjalan
3.2.1
Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1.1 Prosedur Penerimaan Pesanan Customer Prosedur penjualan kredit dimulai pada saat Sales Admin menerima pesanan dari customer baik berupa Purchase Order (PO) maupun melalui telepon. Kemudian Sales Admin akan mengecek status customer terlebih dahulu. Bila customer baru, datanya akan ditambah ke dalam database customer. Namun apabila pemesan merupakan customer
54 lama, maka Sales Admin akan mengecek status kredit customer berdasarkan histori piutang customer. Jika tidak disetujui, maka akan dikonfirmasi melalui telepon. Sebaliknya bila disetujui, Sales Admin akan memberikan PO kepada Sales & Marketing Director untuk dimintai persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, maka bagian Sales & Marketing Director akan memberikan PO kepada bagian Verification untuk dilakukan pengecekan harga. Lalu PO dikembalikan ke Sales Admin, setelah list harga didapat. Berdasarkan PO yang telah diverifikasi oleh ke dua bagian tersebut, maka Sales Admin akan membuat Sales Order (SO). SO selanjutnya akan diberikan kepada Sales & Marketing Director untuk disetujui dan ditandatangani. Setelah mendapat persetujuan, SO yang dibuat 5 rangkap tersebut, akan didistribusikan kepada bagian: 1. Rangkap 1 diberikan kepada Customer, 2. Rangkap 2 diberikan kepada Kantor Cabang Jakarta, 3. Rangkap 3 diberikan kepada bagian Accounting, 4. Rangkap 4 diberikan kepada bagian Sales Admin untuk arsip, 5. Rangkap 5 diberikan kepada bagian Logistic.
3.2.1.2 Prosedur Pengiriman Barang Setelah menerima Sales Order rangkap 5 dari Sales Admin, bagian Logistic membuat Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan SO dan diberikan kepada bagian Warehouse via email. Setelah bagian Warehouse menerima SPK dari bagian Logistic, bagian Warehouse akan mengeluarkan barang dan membuat Surat Jalan (SJ) 5 rangkap, yaitu :
55 1. Rangkap 1 diberikan kepada Customer, 2. Rangkap 2 diberikan kepada bagian Collection, 3. Rangkap 3 diberikan kepada bagian Accounting, 4. Rangkap 4 diberikan kepada bagian Logistic, 5. Rangkap 5 diberikan kepada bagian Gate Office.
Setelah menerima Surat Jalan (SJ) rangkap 4 dari bagian Warehouse, bagian Logistic akan mengatur sarana pengangkutan pengiriman barang sesuai dengan SO. Kemudian bagian Gate Office akan memeriksa lalu mengirimkan barang berdasarkan SJ rangkap 5. Pesanan dikirimkan ke customer dengan membawa SJ. Kemudian customer akan menandatangani SJ apabila barang yang diterima telah sesuai. Tetapi jika tidak sesuai dengan SJ, maka customer akan mengganti nilai quantity yang tercatat dalam SJ dan selisih kekurangannya akan di-claim ke EPFM (Eastern Pearl Flour M ills). Apabila barang yang dikirimkan lebih, barang yang diterima hanya sesuai dengan yang dicatat dalam SJ. SJ yang telah ditandatangani customer tersebut, kemudian akan digunakan oleh bagian Logistic untuk mengupdate data ke dalam sistem mengenai jumlah barang yang diterima oleh customer tersebut. SJ tersebut kemudian diserahkan kepada bagian Collection. Lalu Collection mencocokkan data tersebut dengan SO yang diterima dari Sales Admin. Setelah itu Collection mencetak Faktur Penjualan dan Faktur Pajak masing-masing 3 rangkap, yaitu: 1. Rangkap 1 diberikan kepada Customer, 2. Rangkap 2 diberikan kepada bagian Accounting, 3. Rangkap 3 sebagai arsip bagian Collection.
56 3.2.1.3 Prosedur Penagihan Piutang Apabila SJ, Faktur Penjualan, Faktur Pajak sesuai dengan quantity dan harga barang, bagian Collection akan membuat dan mengirimkan Surat Penagihan kepada customer melalui kurir/jasa pengiriman/pos dengan mencantumkan tanggal jatuh tempo. Sebelum tanggal jatuh tempo bagian Collection akan mengingatkan kembali kepada customer. Setiap harinya bagian Finance memberikan Bank Mutation kepada bagian Collection, kemudian bagian Collection akan mengecek payment dari customer untuk selanjutnya melakukan posting payment ke dalam sistem. Lalu, kwintansi akan dibuat sebagai bukti bahwa customer sudah melunasi pembayaran atas pemesanan barang yang telah diterimanya.
3.2.1.4 Prosedur Penerimaan Kas Bagian Collection mempersiapkan Bank Receipt (BR) dan Receipt Voucher (RV) masing-masing empat rangkap, yang didistribusikan kepada bagian-bagian: 1. Rangkap 1 diberikan kepada bagian Accounting. 2. Rangkap 2 diberikan kepada bagian Finance. 3. Rangkap 3 diberikan kepada bagian Analyzer 4. Rangkap 4 digunakan sebagai arsip bagi User (bagian Collection). Bagian Analyzer yang menerima BR dan RV selanjutnya akan menerima Bank Mutation (BM ) dari Bank. BM yang diterima tersebut kemudian akan dicek apakah nomernya sesuai dengan BR. Selanjutnya BR akan diinput ke dalam Cash Management (CM ). BR akan ditandatangani setelah mendapat approval dari sistem. Selanjutnya Report Mutation Bank (RM B), RV Copy Original dan BR yang sudah disetujui akan diberikan kepada Treasury.
57 Setelah bagian Treasury menerima dokumen-dokumen yang dikirimkan oleh Analyzer, BR akan ditandatangani kemudian dikembalikan lagi kepada bagian Analyzer. Analyzer menerima BM dan BR yang sudah terlampir RV. Kemudian akan memisahkan BR dan RV Original dengan Copy-annya. Selanjutnya Analyzer akan menerima Receipt Journal (RJ) dari bagian Accounting untuk dipisahkan kembali antara Original dan Copy-nya. RJ dan BR Original serta BM Copy akan dikirim ke M akassar. Setelah periode berakhir dan customer telah melakukan pembayaran, maka bagian Accounting akan menginput jurnal ke dalam sistem. Kemudian Accounting akan membuat Laporan Penjualan, Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas untuk diserahkan kepada Finance and Accounting Director.
3.3
Event Table Tabel 3.1 Event Table
No. 1.
Event Menerima pesanan dari customer.
Internal Agent Sales Admin
Start When Ketika menerima pesanan customer berupa PO atau via telepon.
2.
Melakukan pengecekan harga barang
Verification
Ketika menerima PO yang telah disetujui oleh Sales & Marketing Director.
3.
Membuat SO
Sales Admin
Ketika mendapat list harga.
Activity a. Mengecek status customer b. Menginput data customer baru ke database customer c. Mengecek status kredit customer berdas arkan histori piutangnya d. Memberikan PO kepada Sales & Marketing Director a. Mengecek harga barang pesanan customer b. Mengembalikan PO ke Sales Admin a. Membuat SO b. Mengajukan SO kepada Sales & Marketing Director untuk diotorisasi. c. Mencetak SO 5 rangkap
58 Tabel 3.1 Event Table 4.
5.
Membuat SPK
Membuat SJ
Logistic
Warehouse
Ketika menerima SO rangkap 5 dari Sales Admin.
a. Membuat SPK
Ketika menerima SPK dari logistic
a. Mengeluarkan barang dari gudang
b. Memberikan SPK kepada Warehouse
b. Membuat SJ 6.
Mengirim barang
Gate Office
Ketika menerima SJ rangkap 5 dari Warehouse
a. Mengirim barang ke customer berdas arkan SJ rangkap 5
7.
Meng-update SJ
Logistic
Ketika menerima SJ yang telah di tandatangani oleh customer
a. Meng-update SJ sesuai dengan jumlah barang yang diterima oleh customer
8.
Membuat faktur penjualan dan faktur pajak
Logistic
Ketika menerima SJ dari Logistic
a. Mencocokkan data SJ dengan SO. b. Mencetak faktur penjualan dan faktur pajak
9.
Membuat surat penagihan
Collection
Ketika SJ, faktur penjualan dan faktur pajak sudah dicocokkan dengan quantity dan harga barang
a. Membuat surat penagihan
10.
Membuat kwitansi
Collection
Ketika bagian Collection menerima mutasi rekening dari bagian finance
a. Mengecek payment dari customer b. Melakukan posting payment ke dalam sistem c. Membuat kwitansi
11.
Membuat BR dan RV
Collection
Ketika selesai membuat kwitansi
a. Membuat PR b. Membuat RV
59 Table 3.1 Event Table 12.
Mengecek kesesuaian antara no BM dengan BR
Analyzer
Ketika analyzer menerima BR dan RV dari collection
a. Menerima BR, RV b. Menerima BM c. Mengecek keseus aian no BM dengan BR d. Menginput BR ke dalam CM. e. Menandatangani BR f. Mencetak RMB, RV original, dan BR
13.
Menyetujui dokumen
Treasury
Ketika menerima dokumen dari analyzer
a. Menandatangani dokumen
14.
Membuat jurnal
Accounting
Ketika melakukan pemisahan dokumen
a. Menginput jurnal ke sistem b. Mencetak Laporan Penjualan, Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas.
60 3.4
Rich Picture Rich Picture [1. Menerima POPesa nan] [8. Mengi rim Barang]
Cutomer [4. Menge ce k Harga]
Sales Ad mi n
[9. Mena ndata ngani SJ]
[2. Mengin put Data Cu stomer Baru]
Gate Office [3 . Memin ta Persetuju an PO]
SJ List ha rg a
Ve ri fi cation
PO
[7. Membuat SJ]
[5. Meminta Persetujuan SO]
Ms_Customer
[10 . Memberi SJ yang Telah ditandatangan i cust.]
SJ
SO
SO
[6. Membuat SPK] Sale s & Marketi ng D irector
Warehouse
Log istic SPK
$ Tr_Lap oran
[11. Memberikan Bank Mutati on]
Laporan [20. Membuat & men cetak laporan
SJ
Bank
[12. Postin g pa yment] Coll ection
Fi nance Bank Mutation [15. Memberikan Bank Mutati on]
Ba nk Muta tio n
[14. Membuat BR dan RV]
[19. Memberikan RJ] Accoun tin g
[18 . Men andatangani dokumen] Ana lyze r Tr_Payment
[20. Mengi nput ju rn al ke Dalam si stem]
BR & RV
$
RJ
Tr_Jurnal
$
Report, BR, RV Trea sury
[17. Memberikan Report Mutation Ba nk, RV, dan BR] [16. Menginpu t BR] Tr_Cash Manag eme nt
Gambar 3.3 Rich Picture
61
3.5
Overview Activity Diagram
Gambar 3.4 Overview Activity Diagr 61
62 3.6
Arsitektur Sistem Informasi
3.6.1
Software Adapun spesifikasi Software yang digunakan pada sistem yang berjalan,
diantaranya sebagai berikut: Tabel 3.2 Software Operation System Aplikasi/Software Anti Virus
S pesifikasi Software Spesifikasi Genuine Windows® 7 Professional 64-Bit Genuine Windows® 7 Home Premium 64-Bit Ms AX Dynamics 2009 Stream - Software Application and Service Kaspersky versi 11.0.2.556
Sumber: PT. EAS TERN PEARL FLOUR MILLS
3.6.2
Hardware Adapun spesifikasi Hardware yang digunakan pada sistem yang berjalan,
diantaranya sebagai berikut: Tabel 3.3 Hardware Thin Client PC Motherboard PC Processor Memory Hard Disk Monitor Keyboard dan Mouse Printer
S pesifikasi Hardware Spesifikasi 2336V. Intel® Pentium® Dual CoreTM G6960 (2.93GHz/3MB cache). Up to 4GB5 DDR3 SDRAM at 1333Mhz - 4 DIMMS. Up to 320GB2 SATA hard drive (7200RPM) Samsung 17 inch. Logitech Canon iP100 series Printer Driver Ver. 2.16 (Windows 7/Vista/XP/2000)
Sumber: PT. EAS TERN PEARL FLOUR MILLS
63 3.6.3
Brainware Jumlah pengguna pada PT. EPFM adalah 32 user. Pihak manajemen PT. EPFM
telah melakukan pembatasan wewenang dan akses kepada masing-masing user agar wilayah dan sumber daya yang terdapat pada masing-masing bagian tetap terjaga integritasnya, dan data/informasi yang diperoleh masing-masing bagian sesuai dengan otorisasi areanya sendiri. Tabel 3.4 Brainware No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Bagian yang Menggunakan Sistem President Director Vice President Director Finance and Accounting Director Accounting Manager Accounting Analyzer Finance Manager Finance Treasury Collection Sales and Marketing Director Regional Sales Manager Sales Admin Logistic Warehouse Gate Office
Jumlah User
Total :
1 1 1 1 3 2 1 5 3 3 1 1 3 2 2 2 32
Sumber: PT. EAS TERN PEARL FLOUR MILLS
3.6.4
Database Karena PT. EPFM merupakan perusahaan internasional, maka untuk dapat
mengelola penyimpanan data dan informasi dalam kapasitasnya yang besar, perusahaan ini mempergunakan SQL (Structured Query Language) sebagai server basis data. Berikut adalah detail jumlah user di PT. EPFM :
64 Tabel 3.5 Database No. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jenis Master Master Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi
Database Customer Barang Jurnal Laporan CM Payment
Sumber: PT. EAS TERN PEARL FLOUR MILLS
3.6.5
Network Jaringan yang menghubungkan masing-masing komputer yang digunakan dalam
perusahaan ini adalah LAN (Local Area Network), dimana LAN tersebut memiliki keunggulan, antara lain: a. Jumlah bandwidth yang lebih cepat. b. M encakup wilayah data yang lebih sempit (gedung EPFM ) c. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi dari ISP (Internet Service Provider). Sedangkan untuk topologi jaringan yang dipergunakan adalah Star Topology. Karena topologi ini dianggap paling mampu untuk menangani lalu lintas jaringan yang sibuk.
65 Topologi Bintang
Gambar 3.5 Star Topology Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
3.7
Dokumen yang Digunakan
3.7.1
Form Form-form yang digunakan dalam PT. EPFM adalah sebagai berikut: a) Sales Order; b) Surat Jalan; c) Faktur Penjualan; d) Faktur Pajak; e) Surat Penagihan; f) Bank Receipt; g) Receipt Voucher; h) Receipt Journal
3.7.2
Report Laporan - laporan yang dihasilkan oleh PT.EPFM adalah sebagai berikut: a) Mutation Bank Report; b) Laporan Penjualan; c) Laporan Piutang d) Laporan Penerimaan Kas
66 3.8
Aplikasi yang Digunakan Oleh Perusahaan Perusahaan mempercayai aplikasi M icrosoft Dynamics AX 2009 untuk dapat
mendukung fungsi bisnis perusahaan yang bermodul pada: a) Shop Floor Control; b) Sistem Perhitungan Biaya; c) Daftar Pertanyaan (Kuesioner); d) Balanced Scorecard; e) Layanan M anajemen; f) Biaya M anajemen; g) Payroll Manajement; h) Pengelolaan Lingkungan
Keunggulan dari M icrosoft Dynamics AX 2009 yang sesuai dengan PT. Eastern Pearl Flour M ills, antara lain: 1. Dynamics AX cocok untuk perusahaan yang membutuhkan keseragaman solusi ERP yang bekerja sesuai dengan proses bisnis perusahaan, membantu interaksi dengan klien, mitra, dan karyawan, menyediakan fungsi yang handal dan komprehensif, serta membantu perusahaan untuk berkembang dengan cepat. 2. Dynamics AX mensupport bisnis secara keseluruhan dengan standar aplikasi ERP, yang dapat digunakan dengan: a) Analitis; b) Kostumisasi; c) Distribusi; d) E-commerce; e) M anajemen Keuangan; f) M anajemen Sumber Daya M anusia; g) IT Infrastruktur M anajemen; h) Perindustrian; i) Project Management; j) Sales dan Pemasaran; dan k) Supply Chain Management 3. M icrososft Dynamics AX 2009 memperluas areal bisnis di internet. Bisnis akan lebih berkembang dari yang paling dasar hingga akses perusahaan secara langsung kepada klien, mitra, pegawai, supplier, dan sebagainya.
67 3.9
Antarmuka Sistem Berjalan Dalam menginput data ke dalam sistem informasi yang digunakan, diperlukan
aplikasi untuk dapat menjalankannya.
3.9.1
Melakukan Login Sebelum masuk ke dalam M icrosoft Dynamic AX 2009, user terlebih dahulu
login username dan password pada komputer masing-masing.
Tampilan Login Windows
Gambar 3.6 Login Ms Windows Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
68 3.9.2
Mengakses Ms Dynamics AX 2009 Setelah melakukan login, user selanjutnya akan mengakses aplikasi M icrosoft
Dynamics AX 2009.
Tampilan Awal Ms Dynamics AX 2009
Gambar 3.7 Interface Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Menu Awal Dynamics AX 2009
Gambar 3.8
Menu 1 Ms Dynamics AX 2009
Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
69 Menu Awal Dynamics AX 2009
Gambar 3.9
Menu 2 Ms Dynamics AX 2009
Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Menu Awal Dynamics AX 2009
Gambar 3.10 Menu 3 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
70 Menu Awal Dynamics AX 2009
Gambar 3.11 Menu 4 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Menu Awal Dynamics AX 2009
Gambar 3.12 Menu 5 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
71 3.9.3
Mengecek S tatus Kredit Customer
Setelah menerima PO, Sales Admin akan mengecek status customer dan status kredit customer berdasarkan histori customer. Kemudian apabila ada customer baru, data akan ditambah ke dalam database customer.
Histori Kredit Customer
Gambar 3.13 Customer Credit History Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
72 Mengecek PO
Gambar 3.14 Checking PO 1 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Mengecek PO
Gambar 3.15 Checking PO 2 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
73 3.9.4
Membuat S ales Order Setelah mendapat persetujuan dari Sales & Marketing Director beserta list harga
dari bagian Verification, maka selanjutnya Sales Admin akan membuat Sales Order.
Detail SO
Gambar 3.16 Sales Order Details 1 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
74 Detail SO
Gambar 3.17 Sales Order Details 2 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
75 3.9.5
Membuat Surat Jalan (SJ) Setelah menerima SPK dalam bentuk email dari bagian Logistic, selanjutnya
bagian Warehouse akan mengeluarkan barang dan membuat Surat Jalan.
Daftar Pengambilan Barang
Gambar 3.18 Picking List 1 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
76 Daftar Pengambilan Barang
Gambar 3.19 Picking List 2 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT Eastern Pearl Flour Mills 2009
Daftar Pengambilan Barang
Gambar 3.20 Picking List 3 Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
77 Slip Pengambilan Barang
Gambar 3.21 Picking Slip Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
78 Surat Jalan
Gambar 3.22 Delivery Order Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
79 3.9.6
Bank Receipt (BR) ke dalam Cash Management (CM) Setelah bagian Analyzer menerima Bank Receipt (BR) dan Receipt Voucher (RV)
selanjutnya akan menerima Bank Mutation (BM ) dari Bank. BM tersebut kemudian akan dicek apakah nomernya sesuai dengan BR. Selanjutnya BR akan diinput ke dalam Cash Management (CM ). CM hanya digunakan untuk transaksi yang berhubungan secara langsung dengan Bank oleh bagian Analyzer. Cash Management
Gambar 3.23 Cash Management – Stream Software Application & Services Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2006
80 3.9.7
Report Pada akhir bulan, bagian Accounting dan Finance akan membuat laporan-laporan
yang akan diberikan kepada President Director. Laporan S O
Gambar 3.24 Sales Order Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
81 Laporan Penjualan
Gambar 3.25 Sales by Customer Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Laporan Piutang Harian
Gambar 3.26 Trend Sheet AR Day Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
82 Laporan Piutang Mingguan
Gambar 3.27 Weekly Aging Debitors Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
Laporan Transaksi Buku Besar
Gambar 3.28 Ledger Transaction Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
83 Laporan Perpindahan Piutang
Gambar 3.29 AR Movement Report Ms Dynamics AX 2009 Sumber: PT. Eastern Pearl Flour Mills 2009
