BAB 3 PROJECT PROFILE
3.1 Company Overview Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai latar belakang perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara.
3.1.1
Company Profile PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan sebuah perusahaan yang menawarkan jasa dalam bidang periklanan di Indonesia yang berlokasi di jalan. M T. Haryono Kav. 58-60, Jakarta Timur. Saat ini, PT. Tiga Cipta Pariwara mengidentifikasi bahwa terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhi persaingan
bisnis
yaitu
teknologi, kreativitas, dan inovasi. Dalam mencapai tujuan perusahaan perlu didukung oleh faktor teknologi informasi yang handal, dengan demikian PT. Tiga Cipta Pariwara selalu melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap peralatan sistem yang tersedia, serta membuat perencanaan teknologi yang disesuaikan dengan proses bisnis pada PT.Tiga Cipta Pariwara. Perencanaan ini menekankan pada perbaikan proses bisnis secara menyeluruh melalui penerapan sistem ERP ( Entreprise Resources Planning ) berbasis web.
37
38
Kreativitas dan Inovasi sangat dibutuhkan dalam persaingan bisnis karena PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan perusahaan yang menawarkan solusi bagi client dalam memperbesar pangsa pasarnya melalui iklan-iklan di media cetak dan media elektronik sehingga penjualan diharapkan dapat meningkat.
3.1.2
Company Background PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan sebuah perusahaan yang menawarkan jasa yang bergerak di bidang periklanan melalui media cetak, media elektronik, dan media lainnya. PT. Tiga Cipta Pariwara memiliki business unit yang saling menawarkan jasa secara spesifik yaitu : Creative Juice, TBWA, dan Tequila digital. Creative Juice merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti membangun strategi periklanan untuk client dari wilayah indonesia. TBWA\Indonesia merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti
strategi
pengembangan
brand,
pengembangan
kreatifitas
periklanan, Perencanaan komunikasi, Pengembangan Produk Baru yang ditujukan untuk Global Client. Tequila Digital merupakan business unit yang menyediakan jasa strategi pemasaran langsung, strategi digital, produksi kreativitas digital yang memberikan keuntungan bagi client.
39
3.1.3
Vision and Mission of Company Visi dan M isi PT. Tiga Cipta Pariwara adalah sebagai berikut : a. Visi PT. Tiga Cipta Pariwara : Perusahaan periklanan yang memberikan keunggulan kompetitif untuk tumbuh dan mengalami perkembangan yang signifikan dalam menjadi perusahaan periklanan terkemuka di dunia. b. M isi PT. Tiga Cipta Pariwara : M enyediakan jasa yang dapat memberikan solusi bisnis bagi client terkait dalam bidang periklanan melalui media cetak, media elektronik, dan media lainnya.
3.1.4
Company Organization S tructure Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan struktur organisasi yang bersifat fungsional yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai visi dan misi PT. Tiga Cipta Pariwara tersebut.
40
Struktur organisasi PT.Tiga Cipta Pariwara dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Tiga Cipta Pariwara (Sumber : PT. Tiga Cipta Pariwara)
Dari struktur organisasi diatas, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan, yaitu : 1. Director Director bertugas untuk menjalankan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan dengan baik dan bisa mendapatkan keuntungan yang di harapkan serta mengambil keputusan jangka panjang. Director juga mempunyai tanggung jawab atas seluruh keputusan jangka panjang yang diambil.
41
2. General M anager General M anager bertugas untuk melaporkan semua kejadian dan amsalah yang terjadi secara garis besar kepada Director, mengambil keputusan jangka pendek serta menggantikan posisi Direktur apabila berhalangan. General M anager juga bertanggung jawab atas keputusan jangka pendek yang diambil kepada Director dan perusahaan. 3. Creative Division Divisi ini bertugas untuk mengatur kinerja proyek – proyek dalam pembangunan suatu image produk atau jasa perusahaan client yang didukung oleh Creative Director, Grouphead, Art Director, serta Copywriter. 4. Creative Director Creative Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal memberikan pengawasan terhadap semua aspek desain produk atau jasa perusahaan client yang terkait dan memberikan interpretasi strategi komunikasi yang tepat
dalam dunia
periklanan. 5. Grouphead Grouphead memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal mengatur sumber daya manusia yang ada di suatu proyek terkait dengan pengetahuan terhadap image produk atau jasa client.
42
6. Art Director Art memiliki tugas dan tanggung jawab dalam membuat konsep yang disesuaikan dengan kebutuhan klien atau image dari suatu produk maupun jasa perusahaan klien dengan menggunakan media baik media cetak, media elektronik, dan segala macam bentuk komunikasi lainnya dalam dunia periklanan. 7. Copywriter Copywriter memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menulis naskah iklan, baik untuk iklan cetak (print ad), iklan televisi (TV Commercial), iklan radio (Radio Commercial) dan segala macam bentuk komunikasi lainnya dalam dunia periklanan. 8. Client Service Division Divisi ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dan memberikan solusi bisnis terhadap keluhan client terhadap produk dan jasa mereka. Client Service Division terdiri dari Client Service Director, Account Director, Account Service. 9. Client Service Director Client Service Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga hubungan baik antara client dengan perusahaan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dan memberikan solusi bisnis terhadap keluhan client terhadap produk atau jasa mereka.
43
10. Account Director Account Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga
kreditibilitas
seorang
client
dalam
keseluruhan
operasional penggunaan jasa atas image produk atau jasa perusahaan client. 11. Account Service Account Service memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani keluhan pelanggan dalam kreditibilitas seorang client dalam keseluruhan operasional penggunaan jasa atas image produk atau jasa perusahaan client. 12. Production Division Production Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle oleh traffic. 13. Traffic Traffic memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kebutuhan perusahaan client dalam modul produksi dengan membuat cost estimate yang berisi produk jasa serta perkiraan harga. 14. M edia Division Production Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional periklanan dalam media cetak, media elektronik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle oleh M edia Director dan Planner.
44
15. M edia Director M edia Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam membuat kesepakatan terhadap jasa yang ditawarkan PT. Tiga Cipta Pariwara yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client dalam penggunaan media cetak, media elektronik, dan media lainnya. 16. M edia Planner M edia Planner memiliki tugas dan tanggung jawab dalam merencanakan proses kesepakatan yang sudah disetujui oleh media director dengan client dengan membuat perencanaan media yang berkaitan dengan supplier media yang tersedia (media cetak, media elektronik, media lainnya ) dan juga merealisasikan perencanaan media yang sudah dibuat. 17. Purchasing Division Purchasing Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle bagian purchasing. 18. Purchasing Purchasing Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi seperti melakukan pembelian atas Cost Estimate yang telah dibuat oleh bagian traffic atas produk dan jasa bagian produksi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client.
45
19. Business Unit Division Divisi ini mengatur bagaimana sebuah proyek periklanan ditentukan sesuai dengan kebutuhan client dan spesifikasi keahlian yang dapat digunakan dalam business unit dalam memperkenalkan image produk atau jasa perusahaan client. Divisi ini terdiri dari satu Account Executive dalam satu business unit. 20. Account Executive Account Executive memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menghubungkan antara klien dengan agency dan menjalankan kampanye-kampanye iklan atas produk atau jasa perusahaan client terkait serta mendidik para pemilik bisnis tentang bagaimana teknologi media dapat membantu client dalam mengembangkan bisnis mereka. 21. Finance Division Bagian Finance memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal mengatur kegiatan operasional perusahaan dalam lingkup keuangan, menyusun laporan akhir tahun yang disediakan bagi para pimpinan perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara. 22. Finance Staff Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan uang serta pengeluaran biaya oleh perusahaan yang kemudian akan dilaporkan kepada Finance Division untuk dibuatkan laporan untuk di serahkan kepada pihak executive.
46
3.1.5
Business Model Context Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara membutuhkan pihak – pihak yang turut berpartisipasi dalam proses bisnis terkait yaitu sebagai berikut : a. Client Pelanggan dari PT. Tiga Cipta Pariwara terdiri dari perusahaan produksi dan perusahaan jasa yang berjumlah kurang lebih 300 perusahaan. b. Business Unit Business Unit yang terdapat pada PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan penyedia jasa periklanan yang memiliki spesifikasi terhadap kualitas jasa yang ditawarkan. PT. Tiga Cipta Pariwara memiliki beberapa business unit yaitu : 1. Creative Juice Creative Juice merupakan business unit yang menawarkan jas a seperti membangun strategi periklanan untuk client dari wilayah indonesia. 2. TBWA TBWA\Indonesia merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti strategi pengembangan brand, pengembangan kreatifitas periklanan, Perencanaan komunikasi, Pengembangan Produk Baru yang ditujukan untuk Global Client.
47
3. Tequila Digital Tequila Digital merupakan business unit yang menyediakan jas a strategi pemasaran langsung, strategi digital, produksi kreativitas digital, juga social media terhadap produk perusahaan client sehingga dengan
adanya jasa tersebut diharapkan dapat
memberikan keuntungan bagi client. c. Service/ Products Layanan utama yang diberikan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara kepada pelanggannya sudah dapat dipastikan dalam bentuk jasa periklanan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut : 1.
Production ( Pembuatan Konsep Iklan, Printing Desain, Event Production, dan lain-lain).
2.
M edia
(
M edia
Advertising,
Pemasangan
Iklan
TV/Radio/Koran) 3.
Social M edia ( Web Desain,
Web Developer, Web
Advertising ) 4.
Copywriting
d. Supplier Supplier dari PT. Tiga Cipta Pariwara adalah supplier dari dunia pertelevisian, radio, majalah, banner, produksi periklanan. e. Partner Untuk meningkatkan kualitas jasa yang ditawarkan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara. Perusahaan ini menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari supplier penyedia jasa media elektronik, media
48
cetak baik skala nasional maupun internasional. Kerjasama ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama yang secara garis besar inisiatif kerjasama dilakukan di lebih 30 negara serta meningkatkan kualitas jasa yang ditawarkan.
3.2 Problem Identification Dalam Bagian ini, ada di identifikasi masalah-masalah baik dalam aspek internal maupun eksternal. Dimana masalah yang dapat di identifikasikan sehubungan dengan modul Sales Order M anagement dan Purchasing managmement yakni :
Production Division : 1.
Penyesuaian Penggunaan M ata Uang Pada Proses Ordering dan Pembayaran
2.
Credit Limit Control
3.
Executive Reporting
4.
Order M onitoring
5.
Item Information M anagement and M endukung Penyediaan Data Untuk Proses Price Ratio Analysis.
M edia Division : 6.
Seringnya Perubahan dalamPembuatan M edia
7.
Program Yang Tidak Terupdate
49
3.2.1 Internal Aspect of Organization Strength
1. PT. Tiga Cipta Pariwara dikenal sebagai agency periklanan terkemuka 2. PT. Tiga Cipta Pariwara dikenal sebagai agency periklanan terkemuka yang sudah melayani berbagai perusahaan client dalam menciptakan image produk sehingga diingat oleh masyarakat. 3. Jaringan perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan jaringan periklanan terkemuka dalam dunia periklanan yaitu perusahaan TBWA. 4. PT. Tiga Cipta Pariwara berada di lokasi yang menguntungkan bagi kegiatan operasional PT. Tiga Cipta Pariwara. 5. Dengan banyaknya kerja sama yang dilakukan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara dengan external supplier membuat penawaran jasa PT. Tiga Cipta Pariwara menjadi lebih murah.
Weakness
1. Sistem yang digunakan PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung role pattern yang baik sehingga
ruang
lingkup
pekerjaan kurang jelas.
tanggung
jawab
50
2. Sumber daya manusia PT. Tiga Cipta Pariwara belum
mendukung
kemajuan
teknologi
informasi yang diterapkan pada perusahaan sehingga proses bisnis kurang berjalan secara baik. 3. Sistem pelaporan PT. Tiga Cipta Pariwara belum
memberikan
dukungan
penyediaan
laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajerial. 4. Isi dokumen pada Divisi M edia sangat dinamis sehingga user lebih cenderung menggunakan program Microsoft Excel dalam pembuatan dokumen Media Plan. 5. Kualitas orang yang bertanggung jawab dalam operasional sistem perusahaan sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih sangat terbatas dan harus dibina dan dikembangkan secara terus menerus yang diselaraskan dengan visi dan misi organisasi.
Table 3.1. Internal Aspect of Organization
51
1.2.2
External Aspect of Organization Opportunity
1. Dengan dukungan sumber daya manusia yang yang mengerti proses bisnis dari PT. Tiga Cipta Pariwara
sehingga
memudahkan
kegiatan
operasional perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara. 2. Dengan penawaran jasa PT. Tiga Cipta Pariwara yang murah membuat kepuasan tersendiri bagi client dalam mempercayakan image produk mereka kepada PT. Tiga Cipta Pariwara. 3. Dengan
banyaknya
perusahaan
business
tersebut
yang
unit
dalam
masing-masing
memiliki keunggulan membuat kepercayaan client terhadap PT. Tiga Cipta Pariwara terus meningkat. Threat
1. Sumber daya manusia di PT. Tiga Cipta Pariwara
cenderung terbiasa
menggunakan
proses manual sehingga dapat mengganggu dalam
peningkatan
kualitas
sumber
daya
perusahaan yang dapat menggunakan fasilitas teknologi informasi perusahaan 2. Banyaknya perusahaan
jasa yang bergerak
dibidang periklanan yang mulai berkompetisi dalam mencari Client.
52
3. Perkembangan teknologi yang semakin maju membuat perusahaan harus membuat sumber daya
manusianya terus
menerus
diberikan
pelatihan untuk mendukung penerapan teknologi informasi yang akan digunakan oleh perusahaan. 4. Banyaknya pesaing PT. Tiga Cipta Pariwara yang juga memberikan fasilitas baik kepada Client sehingga mempengaruhi pangsa pasar yang telah disegmentasi oleh PT. Tiga Cipta Pariwara. Tabel 3.2 External Aspect of Organization
3.2.2
Problem To S olved Permasalahan-permasalahan yang ditemukan dari proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara adalah : 1. Penyesuaian Penggunaan Mata Uang Pada Proses Ordering dan Pembayaran Pada saat ini sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara sudah memiliki fungsi untuk penyesuaian mata uang tetapi belum kepada proses untuk mendukung pencatatan dokumen accounting sehingga pihak Finance perlu melakukan penyesuaian secara manual terhadap mata uang asing sesuai dengan aturan pencatatan proses accounting perusahaan.
53
2. Credit Limit Control Sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum memiliki control pada sisi Client Credit Limit Platform maka setiap client dapat melakukan order tanpa batas kredit yang ditentukan, pihak Finance hanya mencatat jumlah piutang yang harus ditagih kepada client tertentu secara manual.
3. Executive Reporting Sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses pelaporan terhadap hasil kinerja perusahaan sesuai dengan keinginan para pihak eksekutif sehingga setiap kali ada permintaan pelaporan maka user melakukan proses reporting secara global, sedangkan kita ketahui bahwa PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan perusahaan akuisisi dengan PT. M erah Putih sehingga pihak eksekutif menginginkan pelaporan yang bersifat terpisah sesuai dengan kinerja masing-masing anak perusahaan.
4. Order Monitoring Pada sistem yang dipakai oleh PT. Tiga Cipta Pariwara belum mencakup dalam proses Order Monitoring untuk mengontrol barang masuk dan keluar sebagai akibat adanya order dari client sehingga jika ada barang yang di terima/dikirim secara parsial tidak dapat dikontrol.
54
5. Item Information Management and Mendukung Penyediaan Data Untuk Proses Price Ratio Analysis Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses Item Information M anagement serta Price Ratio analysis yang dimana
Item
Information
M anagement
diperlukan
dalam
mengendalikan proses ordering sehingga mendukung dalam proses pemilihan supplier dan penentuan harga pada tiap-tiap supplier berdasarkan item yang dipilih, sedangkan Data Price Ratio Analysis diperlukan untuk analisa perubahan harga item pada periode tertentu sehingga pihak Finance dapat mengendalikan laju perputaran uang pada perusahaan.
6. Transaksi Pembuatan Media yang dinamis Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara seringkali terjadi perubahan sehingga data yang dihasilkan oleh transaksi media plan, media order, dan media actual berbeda. Oleh karena itu, media planner lebih memilih menggunakan aplikasi microsoft office dalam setiap transaksinya.
7. Program Yang Tidak Terupdate Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses M edia pada bagian Program dimana Program setiap station berbeda-beda dan seiring dengan waktu dapat berganti ke program lain.
55
3.2.3
Establishment of Problem’s S olution Berdasarkan permasalahan yang ada maka diperlukan beberapa solusi untuk pemecahan masalah. Alternatif pemecahan masalahnya adalah : 1. M erancang sebuah sistem yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara yaitu dengan penerapan sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
berbasis WEB sehingga dapat
melakukan kontrol/pengendalian pada segi proses bisnis, pengendalian order serta keuangan perusahaan dan juga membantu perusahaan dalam melakukan proses Item Management dan Price Ratio Analysis 2. M embuat format laporan sesuai dengan kebutuhan para pihak eksekutif sehingga dapat dijadikan bahan untuk pengambilan keputusan strategis. 3. Dengan membuat sistem yang memuat log file(history file) sehingga memudahkan pihak media planner untuk melakukan pelacakan atas media yang telah dibuat. 4. Dengan membuat master data Program dimana program tersebut akan terus ter-update sehingga meminimalisir perbedaan antara media order dengan media actual.
56
3.2.4
Role of The Project Implementation 3.2.5.1 Project Member Responsibility
Gambar 3.2 S truktur Project Member
1. Project M anager Project M anager adalah
orang yang mengatur jalannya proyek,
mengkoordinasikan dengan semua
unit terkait. Project M anager
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal : a. M engelola manajemen proyek. b. M engelola portofolio aplikasi. c. M engelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap pengunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis. d. M emastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data. e. M enjaga hubungan baik dengan stakeholder. f. M engelola perencanaan proyek. g. M emonitor proses bisnis yang ada .
57
h. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna. i. M engelola timeline schedule agar tepat waktu. j. M engelola tim proyek. k. M endefinisikan,menganalisa dan menyelesaikan masalah. l. M enyiapkan presentasi untuk manajemen. m. M enetapkan status proyek. n. M enyelesaikan konflik. o. M enyiapkan sumber daya yang diutuhkan oleh proyek. p. M elakukan proses kontrol dan pengawasan proyek. q. M enyusun
laporan
akhir
pelaksanaan
kegiatan
analisa
dan
perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen. r. M elakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek.
2. Business Analyst Business Analyst adalah pihak yang membantu project manager dalam hal pengerjaan proyek mengenai proses bisnis perusahaan terkait. Business Analyst memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. M elakukan pengumpulan data kebutuhan untuk sistem yang akan dibangun pada perusahaan. b. M enyusun dokumen kebutuhan proses bisnis dari user. c. M elakukan pemeriksaan kesesuaian sistem dengan kebutuhan user. d. M enyusun laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan kepada Project M anager. e. Bekerja sama dalam menyelesaikan proyek.
58
f. M enyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan perusahaan terkait. g. M elakukan survey terhadap sistem yang akan digunakan kepada user.
3. Programmer Programmer adalah orang yang membangun sistem dalam project ini berdasarkan pada dokumentasi yang telah di buat oleh Business Analyst. Programmer memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal : a. M embuat program sesuai dokumentasi proses bisnis dari sistem sistem yang akan dipakai. b. M emodifikasi program. c. M embuat perubahan yang disetujui oleh perusahaan terkait. d. M enganalisa kinerja program. e. M engambil tindakan dalam memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna. f. M elakukan Data Migration dari sistem lama ke sistem baru yang akan dipakai. g. M engatasi Bug/Error pada program.
59
3.2.5.2 Project Implementation Phase
Gambar 3.3 Implementation S trategy Phase
1. Pre-selection Screening ( Project Kick Off) Pada tahap ini pihak management PT. Tiga Cipta Pariwara melakukan meeting dengan pihak vendor dari Erasys Consulting dimana pada meeting ini pihak vendor melakukan identifikasi gambaran awal proses bisnis yang ada dalam PT. Tiga Cipta Pariwara serta melakukan mapping alur dari sistem yang akan diimplementasikan.
60
2. Project Planning Pada tahap ini vendor melakukan persiapan dalam pengembangan sistem yang akan dibuat dimana akan melakukan pembagian tugas serta tanggung jawab terhadap
tim implementasi yang terdiri dari
Programmer dan Business Analyst serta menetapkan timeline untuk mengatur proses project tersebut. 3. Gathering User Requirement Pada tahap ini pihak PT. Tiga Cipta Pariwara melakukan meeting dengan Erasys Consulting untuk melakukan pengumpulan kebutuhan akan sistem yang diinginkan oleh end user sehingga proses bisnis yang dilakukan dapat terpenuhi. 4. System Interface Pada tahap ini Business Analyst melakukan perancangan awal terhadap interface yang akan dipakai dalam sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan hasil Gathering User Requirement yang sudah dilakukan dan akan diminta Feedback dari End-user untuk pengembangan Interface selanjutnya sampai seluruh proses bisnis dalam layar user terpenuhi. 5. Business Logic ( Data Flow M odel) Pada tahap ini tim melakukan perancangan database serta proses alur data yang akan dipakai disetiap proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara yang selanjutnya akan disesuaikan dalam Form Interface yang telah dirancang sebelumnya.
61
6. Business Blueprint Pada tahap ini tim membuat rancangan awal terhadap sistem yang akan dikembangkan yang disebut Business Blueprint secara keseluruhan sesuai dengan alur dokumen serta proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara beserta fungsi dan laporan yang akan dihasilkan. 7. Development Phase Pada tahap ini tim Programmer melakukan pembuatan kode program yang didasarkan pada PHP Framework serta menggunakan software database SQL Server dengan perancangan yang telah
dibuat
sebelumnya serta melakukan konversi data yang akan digunakan kedalam database yang baru. 8. Testing and Feedback Pada tahap ini tim project akan melakukan testing terhadap hasil dari Development Phase yang dilakukan oleh Programmer dengan menyesuaikan dengan Business Blueprint yang ada serta melakukan Debug untuk meminimalisir error pada kode program. 9. End-user Training Pada tahap ini tim Erasys Consulting melakukan pelatihan kepada enduser yang menggunakan sistem guna memberikan arahan dalam pemakaian sistem program sesuai dengan manual yang diberikan sehingga end-user dapat menyesuaikan dengan sistem yang baru dengan lebih mudah.
62
10. Go Live Pada tahap ini sistem akan diimplementasikan ke dalam perusahaan dan digunakan dalam melakukan proses bisnis dan sistem lama akan perlahan mulai ditinggalkan. 11. Post-implementation Phase Pada tahap ini pihak vendor akan melakukan controlling terhadap sistem serta melakukan maintenance untuk pemeliharaan sistem serta melakukan update jika diperlukan dalam menanggulangi kesalahan pada program.
63
3.2.5.3 Timeline Project
Tabel 3.3 Timeline Project
64
3.2.6 Existing Condition Business Processes 3.2.6.1 An Organization Process View
Gambar 3.5 Organization Relationship Map
3.2.6.2 List of End To En d Processes 1.
General Proccess a.
Registrasi Client Proses ini melakukan registrasi terhadap data Client yang akan digunakan dalam sistem.
65
b.
Registrasi S upplier Proses ini mencakup proses penyimpanan data Supplier kedalam database master yang akan digunakan setiap ada pembelian produk kepada Supplier.
c.
Registrasi Produk Proses ini mencakup penyimpanan data produk / item kedalam database master yang akan digunakan dalam proses bisnis di perusahaan.
d.
Supplier Item Management Proses ini mencakup penyimpanan data item yang tersedia pada supplier yang dipilih serta melakukan penyimpanan data Supplier Information Info Record.
e.
Registrasi Program ( Media Section ) Proses ini mencakup penyimpanan data program yang diberikan
dari station untuk
selanjutnya dilakukan
pengisian order sesuai dengan jadwal program yang telah diberikan oleh station. f.
Registrasi S tation ( Media Section ) Proses ini mencakup penyimpanan data station yang nanti digunakan dalam melakukan order terhadap program yang dipesan oleh client.
jadwal
66
2. S ales Order Management a) Production
Gambar 3.6 Production (Order Management And Purchasing Management) Document Flow
67
i.
Pembuatan Cost Estimated Pembuatan Cost Estimated mencakup pengecekan credit limit yang dimiliki Client jika limit masih memungkinkan untuk melakukan order maka Cost Estimate dapat dibuat tetapi jika limit sudah tidak mencukupi maka pihak Finance akan melakukan Tracking terhadap performa Client yang nanti akan dilakukan tindak lanjut terhadap kebijakan financial setelah itu maka akan dilakukan penentuan penentuan Business Unit yang menerima pesanan dari Client serta pemilihan produk berdasarkan kategori tipe produk yang dipesan serta produk mana yang akan dipesan kepada Supplier
dan dibuatkan Purchase
Order sehingga dapat diketahui harga yang sudah dikenakan pajak produksi dan jasa
serta penentuan
Currency oleh perusahaan dimana pada proses ini status Cost Estimated menjadi “ Estimated “
lalu diberikan
kepada Client untuk disetujui dan akan dilanjutkan pada proses produksi pada tahap status Cost Estimated menjadi “ Approved “. ii.
Pembuatan Invoice untuk Client (Account Receivable ) Pembuatan Invoice untuk Client mencakup pembuatan tagihan Invoice dengan menetapkan Due Date atau tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh Client dengan melakukan kesepakatan mengenai berapa kali
68
Invoice akan ditagihkan serta jumlah yang akan ditagih di setiap Invoice yang dibuat lalu akan diprint dan dikirim kepada Client, pada tahap ini status Cost Estimated menjadi “ Billed “. iii.
Pembuatan Delivery Order Untuk Pengiriman Invoice Pembuatan Delivery Order mencakup membuat surat jalan untuk mengirim Invoice yang akan dikirim kepada Client dimana dalam Delivery Order terdapat nama pengirim, nomor Invoice yang dikirim, tanggal pembuatan Delivery Order , tanggal pengiriman Delivery Order, dan tanggal diterima oleh Client, serta jumlah tagihan dalam nomor Invoice yang dikirim.
iv.
Penerimaan Pembayaran dari Client ( Incoming Payment ) Penerimaan Incoming Payment atas pembayaran tagihan Invoice yang ditagih kepada Client sesuai dengan tanggal pembayaran yang dilakukan oleh Client dan jumlah pembayarannya dimana Invoice tersebut masih dalam tanggal jatuh tempo, pada tahap ini status Cost Estimated menjadi “ Paid “.
69
v.
Penerimaan Incoming Payment Dari Bunga Dan Pendapatan
Lainnya
Yang
Mengakibatkan
Kas
Perusahaan Bertambah. Proses ini mencakup penerimaan pembayaran yang mengakibatkan kas perusahaan bertambah dari pendapatan diluar pendapatan penjualan jasa kepada Client dengan mengentry
tanggal
pemasukan kas.
serta
keterangan
dan
jumlah
70
b) Media
Gambar 3.7 Media (Order Management and Purchasing Management ) Document Flow
71
vi.
Pembuatan Media Plan Proses ini mencakup pengecekan limit credit client jika limit Client mencukupi maka Media Plan dapat dibuat tetapi jika sudah mendekati atau melebihi limit maka akan diajukan terlebih dahulu kepada bagian Finance untuk dilakukan Tracking atau peninjauan terlebih dahulu terhadap performa Client kebijakan terhadap
yang nanti akan dilakukan
limit finansial dari Client lalu
pembuatan perencanaan jadwal pemasangan iklan pada spot-spot yang telah di sediakan oleh Station dengan spesifikasi harga per spot serta jadwal acara yang disediakan untuk pemasangan iklan dan juga perhitungan perkiraan biaya untuk penayangan iklan dari Client berikut dengan pajak dan perhitungan jasa pemasangan iklan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara yang nanti akan disetujui oleh Client. vii.
Pembuatan Media Actual sebagai Tagihan kepada Client Proses ini mencakup membuat tagihan kepada Client sesuai dengan Log Prove yang diterima dari Station yang merupakan tagihan atas iklan yang telah ditayangkan.
72
3. Purchasing Management c) Production viii.
Penetapan Supplier Penetapan Supplier mencakup dalam pemilihan Supplier serta melakukan negosiasi harga dan memilih harga Supplier yang paling murah yang selanjutnya akan dibuat Purchase Order.
ix.
Pembuatan Purchase Order Pembuatan Purchase Order mencakup proses penentuan Supplier yang dapat memenuhi pesanan produk yang kemudian akan dilakukan negosiasi harga untuk produk yang dipesan sesuai Currency yang disetujui serta perhitungan pajak dan diskon yang diberikan oleh Supplier.
x.
Penerimaan Supplier Invoice ( Account Payable ) Penerimaan Supplier Invoice mencakup menerima Invoice yang dikirim oleh Supplier dan mengentry nomor Supplier Invoice yang diberikan serta membuat nomor Account Payable dalam sistem lalu akan dientry jumlah serta waktu pembayaran jatuh tempo yang diberikan oleh Supplier.
xi.
Pembayaran In voice S upplier ( Outgoing Payment ) Pembayaran Invoice Supplier yang disebut Outgoing Payment mencakup pembayaran atas Invoice Supplier yang dikirim oleh Supplier dan pembayaran dapat
73
dilakukan selama Due Date atau jatuh tempo dengan mengentry
tanggal pembayaran
serta jumlah
yang
dibayarkan dimana dapat dilakukan lebih dari satu kali pembayaran. xii.
Pembuatan Account Payable Yang Mengakibatkan Hutang Perusahaan Proses ini mencakup pencatatan hutang perusahaan terhadap barang/produk yang dibeli dengan memberi penjelasan
tanggal
pembuatan,
jumlah
harga
dan
keterangan tentang hutang perusahaan yang dibuat tersebut. xiii.
Pembayaran
Outgoing
Payment
Atas
Hutang
Perusahaan dan Beban Lainnya Proses ini mencakup pembayaran hutang perusahaan terhadap pembelian barang/jasa diluar proses pembelian produk untuk kebutuhan pemenuhin proses ordering di perusahaan.
d) Media xiv.
Pembuatan Media Order kepada S tation Proses ini mencakup pembuatan order kepada Station sesuai dengan Media Plan yang disetujui oleh Client dengan jadwal hari, acara, spot dan harga per spot yang telah ditentukan untuk dipesan.
74
xv.
Penerimaan Log Prove Sebagai Tagihan atas Iklan Yang Telah Ditayangkan Proses ini mencakup penerimaan Log Prove yang merupakan laporan atas penayangan iklan yang telah dilakukan sesuai dengan Media Order dan dicatat sebagai tagihan dari Station.
3.2.6.3 Identification of Existing Relevant Legacy S ystems Legacy system yang dipakai dalam modul Sales Order Management dan Purchasing Management pada PT. Tiga Cipta Pariwara antara lain sebagai berikut: PT. Tiga Cipta Pariwara
Sistem Informasi Yang Digunakan
1. Production
2. Sysad
:
merupakan
sistem
informasi yang mencakup dalam registrasi Business
Client, Unit,
Supplier,
Produk
serta
mencakup dalam proses bisnis perusahaan
dalam
transaksi
membuat
Cost
Estimated,
Purchase
Order,
Invoicing,
Recieve Invoice Supplier, serta kegiatan
Accounting
seperti
75
pencatatan Account
Account
Payable,
Receivable,
Incoming
Payment, Outgoing Payment.
3. Media
1.
Sysad : mencakup dalam proses pembuatan Media Plan, Media Order,
Media
proses
Actual untuk
transaksi
pemesanan
bisnis
penayangan
iklan
oleh Client serta pembuatan Order
kepada station
penanyangan
iklan
untuk sesuai
dengan Media Plan lalu proses Accounting seperti : penerimaan Log Prove dari Station yang merupakan
bukti
atas
penayangan iklan yang telah ditayangkan
yang
sekaligus
sebagai tagihan dari Station, lalu pembuatan
Media
Actual
sebagai tagihan kepada Client serta pembuatan Invoice.
76
Keterangan : Untuk Proses sekarang ini bagian
M edia tidak
menggunakan
Sysad
banyaknya berubah/dinamis media
ini
data
karena yang
sehingga
menggunakan
banyak
bagian
M s.Office
seperti Excel untuk membuat Media Plan, Media Order, dan Media Actual.
Tabel 3.4 Legacy S ystems S ales Order Management and Purchasing Management
