BAB 3 METODE PENELITIAN
3.1
Diagram Alir Tabel di bawah ini menjelaskan prosedur Management Review Meeting
(MRM) yang sedang berjalan pada PT. Adhimix Precast Indonesia:
Tabel 3.1 Prosedur MRM yang Berjalan PELAKU AKTIFITAS
ALUR AKTIFITAS
Mulai
KETERANGAN Prosedur MRM ini bertujuan untuk mengatur alur kegiatan tinjauan manajemen yang merupakan suatu proses penting dalam organisasi untuk melakukan monitoring kinerja seluruh unit kerja dan sebagai proses pembelajaran bagi organisasi untuk dapat tumbuh dan berkembang secara berkesinambungan.
PERSIAPAN MRM DCC pusat/ Unit/ Plant/ Proyek atau Petugas yang ditunjuk
DCC pusat/ Unit/ Plant/ Proyek atau Petugas yang ditunjuk
Mempersiapkan MRM sesuai dengan waktu yang ditetapkan
Mendistribusikan undangan dan memastikan undangan diterima oleh seluruh peserta MRM
Hal-hal yang harus disiapkan antara lain: 1. Surat Undangan 2. Lokasi MRM 3. Daftar Hadir (Lampiran L1) 4. Notulensi Distribusi dapat dilakukan via Fax, Email atau antar langsung. Kepastian undangan diterima dilakukan dengan via telepon. Undangan MRM harus menyebutkan dengan jelas jenis MRM yang akan dilakukan.(Jenis MRM dapat dilihat pada Lampiran L2)
Seluruh peserta MRM
Menyiapkan bahan yang diperlukan untuk MRM sesuai dengan materi dan agenda yang akan dibahas
Bahan yang disiapkan sesuai dengan Agenda MRM yang telah ditetapkan.
Wakil manajemen tertinggi pada MRM
Menyampaikan arahan/ materi pembukaan
Arahan/ materi yang disampaikan adalah hal-hal yang strategis.
Pemimpin MRM dan seluruh peserta MRM
Sesi pembahasan disesuaikan dengan agenda MRM
Agenda dapat dilihat di Lampiran L4 MRM-01 L5 MRM-02 L6 MRM-03 Plant L7 MRM-04 Proyek
DCC pusat/ Unit/ Plant/ Proyek atau Petugas yang ditunjuk
Membuat resume MRM dan membacakannya
PELAKSANAAN MRM
Membuat notulen MRM PASCA PELAKSANAAN MRM DCC pusat/ Unit/ Plant/ Proyek atau Petugas yang ditunjuk
mendistribusikan notulen MRM kepada bagian terkait
Selesai
Notulen harus selalu dimonitoring dan diupdate serta didistribusikan.
3.1.1 Sistem MRM yang Berjalan DAD sistem yang berjalan
Surat Undangan Lokasi MRM Daftar Hadir Notulensi
Surat Undangan Lokasi MRM Daftar Hadir Notulensi Laporan MRM
DCC Unit/ Plant
Sistem Informasi MRM Laporan MRM
Staf DCC Pusat
Eksekutif
Laporan MRM
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem MRM yang Berjalan
Form Surat Undangan Form Daftar Hadir Form Notulensi 1.0 DCC Pusat
Form Pendukung OK
DCC Unit/Plant
Mempersiapkan MRM sesuai dengan waktu yang ditetapkan
Form Pendukung
Form Pendukung OK
2.0 2.0 Mendistribusikan undangan dan memastikan undangan diterima oleh seluruh peserta MRM Form Pendukung OK
Peserta MRM Unit/ Plant
Fax Form Pendukung OK
3.0
Konf Form Pendukung OK
Periksa Form Pendukung
4.0 Form Pendukung OK
Pembahasan MRM
Menyiapkan bahan yang diperlukan untuk MRM sesuai dengan materi dan agenda yang akan dibahas
5.0 Menyampaikan arahan/ materi pembukaan dan pembahasan
6.0 Membuat resume MRM dan notulen MRM
Resume MRM Resume MRM 7.0 Eksekutif
Mendistribusikan notulen MRM kepada bagian terkait
Gambar 3.2 Diagram Nol Sistem MRM yang Berjalan
3.2
Langkah-Langkah Penelitian Sistem yang akan dikembangkan ini menggunakan perancangan sistem
terstruktur dan metode analisa, metode ini membagi kegiatannya menjadi empat tahap, pendefinisian masalah dan analisa kegiatan, analisa sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem: 1. Tahap pendefinisian dan analisa kegiatan Ditahap ini tugas yang dilakukan adalah mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi dan selanjutnya mencari solusi pemecahan masalah dengan satu pengembangan sistem, tahap ini dikerjakan dengan cara: a. Studi kepustakaan Penulis menggunakan berbagai sumber bacaan, baik buku-buku ilmiah maupun catatan semasa kuliah terutama yang erat hubungannya dengan topik penulisan ini. b. Wawancara (Interview) Wawancara ini dilakukan rangka mendapatkan data dan informasi dalam bentuk tanya jawab. c. Pengamatan (Observasi) Pengamatan ini diperlukan untuk melihat secara langsung dalam suatu peninjauan ke lokasi penelitian.
2. Tahap analisa Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini antara lain: Menganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan sisitem yang ada. Menspesifikasikan sistem yaitu menspesifikasikan masukan yang digunakan, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. 3. Tahap perancangan sistem Dalam melakukan perancangan penulis menggunakan metode perancangan terstruktur yaitu suatu bagan yang menunjukkan hubungan antara elemen kontrol dengan modul- modul proses dalam perangkat untuk komputer.
