BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1.
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan PT. Federal International Finance (FIF) didirikan di Jakarta dengan nama PT. Mitrapusaka Artha Finance pada tanggal 1 Mei 1989. Berdasarkan ijin usaha yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen. Pada tahun 1991, Perseroan ini merubah nama menjadi PT Federal International Finance 21 Oktober 1991. Pada tahun 1996, seiring dengan perkembangan waktu dan guna memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail. Pada tahun 1997, Perseroan melakukan konsolidasi internal dalam rangka persiapan menuju ke suatu sistem komputerisasi yang tersentralisasi dan terintegrasi. Pada tahun 1998 menjadi salah satu perusahaan yang masih tetap melakukan pembiayaan di saat krisis, berkat kerja keras jajaran Direksi beserta seluruh karyawan Perseroan tetap dapat berjalan. Pada tahun 2010, kantor pusat FIF dari Gedung AMDI-B Jalan Gaya Motor II No.8 Sunter II Jakarta Utara berpindah ke Menara FIF Jalan TB.Simatupang Kav.15 Cilandak Jakarta Selatan. Pada tanggal 2 Mei 2013, Perseroan melakukan transformasi yaitu PT. Federal International Finance menjadi FIFGROUP yang merupakan group manajemen beberapa perusahaan. FIFGROUP yang selama ini menggarap industri pembiayaan sepeda motor berubah nama menjadi FIF Astra dan untuk pembiayaan elektronik tetap bernama Spektra. Perubahan juga dilakukan pada logo perusahaan.
3.1.2. Akta Berdirinya Perusahaan PT. Federal International Finance yang didirikan pada tahun 1989, dengan nama PT. Mitrapusaka Artha Finance berdasarkan akta notaris Rukmasanti Hardjasatya, S.H.,No.1, yang kemudian diubah dengan akta No.40 pada tanggal 26 Juni 1989 oleh notaris yang sama. Anggran dasar Perseroan disetujui oleh Menteri Kehakiman dalam Surat Keputusan No.C2-
6728.HT.01.01.Th.89 tanggal 27 Juli 1989. Selanjutnya, Rapat Umum Pemegang Saham luar Perseroan tanggal 21 Oktober 1991 telah menyetujui perubahan nama Perseroan menjadi PT. Federal International Finance. Perubahan nama ini disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No.C2-6464.HT.01.04.Th.91, tanggal 7 November 1991. Anggaran dasar Perseroan telah mengalami beberapa perubahan dan perubahan yang terakhir dengan akta No.4 dari notaris Sudiono Abady, S.H., tanggal 6 Januari 2006.
3.1.3. Profil Perusahaan PT. Federal International Finance yang pada saat ini menggunakan brand FIFGROUP merupakan anak perusahaan dari PT Astra International Tbk. Mengawali usaha di bidang pembiayaan konsumen, sewa guna usaha, dan anjak piutang, pada tahun 1996 FIF memutuskan memusatkan kegiatan usahanya pada pembiayaan sepeda motor Honda. Perusahaan telah melakukan kegiatannya dalam bidang pembiayaan ritel kendaraan bermotor Honda melalui pelayanan yang cepat, mudah serta berdayasaing tinggi untuk pembiayaan kendaraan bermotorbaru, pembiayaan kendaraan bermotor bekas serta pembiayaan multi-produk seperti alat-alat elektronik danperalatan rumah tangga. Perseroan memiliki dua jenis skema pembiayaan, yaitu pembiayaan konvensional dan pembiayaan Syariah, dimana keduanya mengedepankan prinsip-prinsip universal, transparan, bersih, terbuka, adil dan jujur. Produk-produk pembiayaan yang ada pada PT. FIFGROUP adalah sebagai berikut : •
Pembiayaan Sepeda Motor Baru (New Motorcycle Financing) Perseroan memberikan fasilitas pembiayaan bagi pembelian sepeda motor Honda baru dengan skema pembayaran angsuran mulai dari 1-3 tahun.
•
Pembiayaan Sepeda Motor Bekas (Used Motorcycle Financing) Perseroan memperluas solusi pembiayaan ke pembiayaan sepeda motor Honda bekas untuk memfasilitasi pelanggan yang mencari sepeda motor berkualitas.
•
Pembiayaan Multi Produk Perseroan
memberikan
fasilitas
pembiayaan
untuk
membeli
perlengkapan elektronik dan barang-barang kebutuhan rumah tangga. •
Pembiayaan Syariah Menempatkan nilai-nilai religi saat menjalankan idealisme usaha dalam bingkai semangat yang dilandasi nilai-nilai universal untuk kemaslahatan ummat dalam mewujudkan transaksi yang adil dan ketentraman di kemudian hari. Komitmen dan dedikasi FIF telah membawa FIF menjadi perusahaan
pembiayaan motor Honda yang terdepan di Indonesia. Dengan jangkauan pasar di seluruh Indonesia, FIF mengelola 164 kantor cabang, 364 Point of Services, dan lebih dari 15 ribu orang karyawan. Sepanjang 23 tahun beroperasi, FIF telah mencetak banyak prestasi dan
meraih
berbagai
penghargaan.
Berkeinginan
untuk
selalu
mengembangkan diri, pada tahun 2012, FIF melakukan internalisasi nilainilaibaru perusahaan dan memulai perjalanan transformasi bisnis menuju perwujudan visi dan misinya. Pencapaian FIF hari ini menjadi awal bagiprestasi-prestasi selanjutnya di masa mendatang.
3.1.4. Logo Perusahaan
Gambar 3.1. Logo PT. FIFGROUP Sumber :http://www.fifgroup.co.id/
3.1.5. Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan a. Visi Perusahaan Menjadi pemimpin industri yang dikagumi secara nasional. b. Misi Perusahaan Membawa kehidupan yang lebih baik untuk masyarakat. c. Nilai Perusahaan • Teamwork Mendorong semangat semua insan untuk bersinergi yang didasari oleh sikap saling menghargai, berfikir positif serta mengutamakan kepentingan perusahaan agar menghasilkan kerja yang optimal. • Excellence Mendorong semua insan untuk mengutamakan layanan unggul pada konsumen eksternal dan internal melalui proses yang sederhana, lugas serta berkualitas yang didasari oleh sikap pro aktif dalam melakukan perbaikan berkesinambungan. • Achieving Mendorong semua insan berintegritas dan berkomitmen untuk terus meningkatkan
prestasi
kerja
setinggitingginya
dengan
mengedepankan profesionalisme untuk menghasilkan inovasiinovasi. • Moving Forward Mendorong semua insan agar peka dan tanggap terhadap perubahan serta berwawasan jauh ke depan dalam merancang dan melakukan perubahan strategis.
3.2.
Struktur Organisasi
3.2.1. Struktur Organisasi PT. FIFGROUP Struktur organisasi pada perusahaan sesuai dengan skripsi ini yaitu bisnis pada PT. FIFGROUP dalam bidang pembiayaan sepeda motor. (Gambar 3.2)
3.2.2. Struktur Organisasi Departemen Kredit
Gambar 3.3. Struktur Organisasi Departemen Kredit (2013)
3.2.3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab a.
Dewan Komisaris • Presiden Komisaris : Gunawan Geniusahardja • Wakil Presiden Komisaris : Prijono Sugiarto • Komisaris : 1. Simon Colier Dixon 2. Johannes Loman 3. Wiltarsa Halim Tugas dan tanggung jawab : • Menetapkan tujuan perusahaan atau target operasi yang harus dicapai dalam jangka waktu panjang dan jangka pendek. • Menetapkan perencanaan, program kerja, dan kebijakan serta rancangan Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga (ART). • Memberikan nasihat, tanggapan, dan / atau persetujuan secara tepat waktu dan berdasarkan pertimbangan yang memadai.
• Meminta dan menilai pertanggung jawaban dewan direksi atas jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan. • Melakukan pengawasan secara berkelanjutan terhadap kinerja dewan direksi yang dapat dilakukan oleh masing-masing anggota komisaris sedangkan keputusan pemberian nasihat dilakukan atas nama komisaris secara kolektif (board). b. Presiden Direktur • Presiden Direktur : Suhartono Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab langsung pada divisi : Corporate Audit Internal Division : - Melakukan
penelaahan
dan
berdiskusi
dengan
pihak
manajemen terhadap laporan keuangan yang diterbitkan Perseroan. - Melakukan penelaahan terhadap pemeriksaan oleh akuntan publik untuk memastikan semua risiko penting telah dipertimbangkan. - Melakukan penelaahan dan berdiskusi dengan internal auditor Perseroan mengenai aktivitas audit dan rencana audit setiap tahun. - Menelaah temuan-temuan penting dari internal audit dan memonitor implementasinya dari rekomendasi tersebut. - Menelaah dan mendiskusikan dengan pihak manajemen mengenai rencana dan aktivitas manajemen risko Perseroan. Corporate Secretary and Legal Division : - Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturanperaturan yang berlaku dibidang Pasar Modal. - Memberikan pelayanan kepada investor atas setiap informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan aspek keterbukaan informasi Perseroan. - Memberikan masukan kepada Direksi Perseroan untuk mematuhi peraturan yang berlaku di pasar modal, dengan
bertujuan menciptakan dan memelihara komitmen baik Perseroan di hadapan regulator. - Bekerja
sama
dengan
Departemen
Accounting
untuk
menyampaikan keterbukaan informasi atas laporan keuangan secara tepat waktu dan akurat. - Bertanggung
jawab
dalam
pengurusan
segala
yang
berhubungan dengan legalitas perusahaan. - Mengawasi tindakan pelanggaran yang dilakukan serta mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut. • Memimpin para direksi untuk bekerja sesuai dengan tugasnya demi mencapai tujuan perusahaan. • Merumuskan tujuan dan kebijakan umum perusahaan. • Menentukan kebijakan / keputusan yang perlu diambil baik untuk kelangsungan hidup perusahaan maupun untuk peningkatan kinerja manajemen. • Menetapkan dan mengarahkan strategi kepada semua karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan aktivitas perusahaan. • Mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun mengenai kepemilikan . • Menetapkan keputusan perjanjian kerjasama dengan pihak lain. • Bertanggung jawab kepada komisaris atas jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki. c. Direktur Keuangan (Finance Director) • Direktur Keuangan : David Iskandar Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaaan dan pengawasan pada divisi: Accounting and Budget Division: Divisi ini mengelola bagian - Accounting and Tax: -
Melaksanakan
kegiatan
akuntansi
dan
pembukuan
perusahaan. -
Memonitor saldo perusahaan tiap akhir bulan.
-
Menghasilkan dan melaporkan keuangan perusahaan
- Budget and Control : -
Melaksanakan
kegiatan
perencanaan
anggaran
perusahaan. -
Melakukan kontrol dan pengendalian terhadap anggaran perusahaan.
-
Menghasilkan dan melaporkan penggunaan anggaran perusahaan.
-
Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap biayabiaya pada perusahaan.
Finance and Treasury Division :Divisi ini mengelola bagian : - Treasury and Funding : -
Membuat perkiraan kas untuk jangka panjang dan jangka pendek.
-
Melakukan tata kelola modal kerja.
-
Melakukan tata kelola kas.
-
Melakukan tata kelola investasi.
-
Melakukan tata kelola risiko keuangan.
- Joint Financing : -
Menentukan perusahaan atau bank untuk melakukan pembiayaan bersama.
-
Mengontrol proses pembiayaan yang dilakukan bersama dengan perusahaan atau bank.
- Finance Operation : -
Menangani kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.
-
Membuat
anggaran
penerimaan
dan
pengeluaran
keuangan perusahaan. d. Direktur Operasional (Operation Director) • Direktur Operasional : Rusdimin Adikarta Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengawasan pada divisi : Branch Management Division : Divisi ini mengelola bagian
- Operation : -
Melaksanakan
kegiatan
operasional
berdasarkan
kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh direktur perusahaan. -
Melaksanakan program operasional dan mengusahakan tercapainya optimalisasi pada perkembangan perusahaan.
- Credit Management : -
Melaksanakan kegiatan proses kredit untuk pembiayaan sepeda motor.
-
Melaksanakan proses pembiayaan sesuai dengan standar perusahaan.
-
Melaksanakan
program
kredit
untuk
tercapainya
kemajuan perusahaan. - Repossessed Asset Inventory Management : -
Melakukan kontrol terhadap aset perusahaan
-
Membuat laporan aset perusahaan setiap bulannya
Account Management Division : Divisi ini mengelola bagian - Collection and Remedial Management : -
Melaksanakan proses penagihan terhadap pembiayaan yang sedang berlangsung.
-
Meminimalisasi keterlambatan pembayaran angsuran.
-
Melaksanakan
program
Collection
yang
sedang
berlangsung di perusahaan. - Litigation and Recovery Management : -
Melaksanakan proses penarikan aset terhadap pembiayaan yang tidak bisa melakukan pembayaran.
-
Melakukan upaya hukum dalam pembiayaan yang bermasalah.
Pre-owned Motorcycle Financing I Division : - Used Motorcycle Product Financing I : -
Menangani proses pembiayaan untuk sepeda motor bekas
-
Melaksanakan program untuk pembiayaan motor bekas yang berlangsung pada perusahaan.
Pre-owned Motorcycle Financing II Division : - Used Motorcycle Product Financing II : -
Menangani proses pembiayaan dana tunai dengan sepeda motor bekas.
-
Melaksanakan
program
untuk
dana
tunai
yang
berlangsung pada perusahaan. e.
Direktur Pengelolaan Risiko dan Teknologi Informasi (Information Technology & Risk Management Director) • Direktur Pengelolaan Risiko dan Teknologi Informasi : Hendry Christian Wong Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengawasan pada divisi : Risk Management Division : - Corporate Risk Management : -
Melakukan pengendalian terhadap risiko-risiko yang mungkin terjadi dalam perusahaan.
-
Membuat perencanaan-perencanaan untuk mencegah risiko yang bisa merugikan perusahaan.
-
Membuat
program-program
untuk
mencegah
atau
meminimalisasi risiko pada perusahaan. - Risk Policy : -
Membuat peraturan-peraturan untuk mencegah atau meminimalisasi risiko pada perusahaan.
- Risk Analysis : -
Melakukan analisa terhadap kemungkinan risiko yang bisa merugikan perusahaan.
-
Memberikan solusi-solusi untuk menanggulangi risiko yang terjadi pada perusahaan.
- Person
in
charge
for
P4MN
(Guidelines
for
the
Implementationof Know Your Customer Principles): -
Memastikan pelaksanaan kegiatan penerapan P4MN di FIFGROUP.
-
Mengawasi pelaporan Transaksi Keuangan Mencurigakan (TKM) dan/atau Transaksi Keuangan Tunai (TKT) kepada PPATK.
-
Memantau tentang
dan
P4MN
merekomendasi
kebutuhanpelatihan
untuk
danpara
pejabat
pegawai
FIFGROUP -
Menjaga kerahasiaan data nasabah.
Information Technology Division : - Communication & Information Technology: -
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan informasi teknologi perusahaan.
-
Membuat sistem pengolahan data untuk mendukung kegiatan perusahaan.
-
Merancang sistem informasi berupa aplikasi kerja.
f. Direktur Pemasaran (Marketing Director) • Direktur Pemasaran : Djap Tet Fa Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengawasan pada divisi : New Motorcycle Financing Marketing Division: - Marketing New Motorcycle Product Financing (Retail, Group, Syariah): -
Merencanakan strategi pemasaran untuk pembiayaan sepeda motor baru.
-
Menyelenggarakan riset pasar.
-
Melakukan pengembangan jalur pemasaran.
-
Menyajikan informasi harga perkiraan dari pesaing.
-
Melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu yang dikembangkan perusahaan.
-
Melaksanakan koordianasi dengan berbagai pihak terkait dengan
fungsi
pemasaran
dalam
rangka
upaya
optimalisasi profit peusahaan. -
Membuat program-program untuk mencapai target yang ditentukan perusahaan.
- Customer Relationship Management and Service : -
Membuat
program-program
yang
ditujukan
untuk
meningkatkan pelayanan konsumen FIFGROUP. -
Melakukan evaluasi terhadap pelayanan konsumen.
- Marketing Communication and Support : -
Melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan untuk mendukung pemasaran.
-
Melakukan
komunikasi
eksternal
(sponsor)
yang
berhubungan untuk mendukung perusahaan. -
Membuat
program-program
untuk
meningkatkan
produktivitas pemasaran. Marketing Intelligence : -
Melakukan
analisis
terhadap
situasi
pasar
yang
berkembang di perusahaan. -
Melakukan analisis terhadap pergerakan competitor yang sedang berjalan.
-
Membuat laporan posisi pemasaran perusahaan yang sedang berjalan.
g. Direktur Sumber Daya Manusia (Human Capital &General Support Director) • Direktur Sumber Daya Manusia : R. Nunu Soetjahja Noegroho Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengawasan pada divisi : Human Capital Divison : Human Capital : -
Melakukan evaluasi kinerja karyawan perusahaan agar terjadi peningkatan produktivitas kerja.
-
Mengusulkan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan karir (promosi, demosi, atau pemutusan hubungan kerja karyawan) berdasarkan kinerja dan peningkatan kompetensi masing-masing karyawan.
-
Memberikan motivasi, arahan dan bimbingan (coaching and conseling) kepada seluruh karyawan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan pengembangan diri karyawan
sehingga meningkatkan kinerja karyawam secara terusmenerus. Corporate Communication : -
Memberikan jasa informasi kepada pihak eksternal dan internal perusahaan.
-
Bertugas sebagai mediator antara perusahaan dengan lembaga eksternal dan internal.
-
Mengumpulkan fakta dan memberikan masukan kepada pihak
perusahaan,
misalnya
pemberian
data
bagi
pimpinan. General Services Division : General Services : -
Memberikan
jasa
pengadaan
kebutuhan-kebutuhan
karyawan dalam penyelenggaraan kegiatan perusahaan -
Menyediakan fasilitas yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan proses bisnis.
-
Melakukan evaluasi pelayanan terhadap karyawan dan kegiatan perusahaan.
Corporate Security & ESR: -
Bertanggung jawab atas keamanan perusahaan.
-
Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap proses keamanan perusahaan.
-
Melakukan peningkatan keamanan perusahaan.
h. Kepala Perencanaan dan Pengembangan Bisnis(Corporate Planning & Business Development Chief) • Kepala Perencanaan dan Pengembangan Bisnis : Indra Gunawan Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengawasan pada divisi : Corporate Planning and Control Division: - Membuat
perencanaan
bisnis
untuk
meningkatkan
produktivitas dan profit perusahaan. - Melakukan pengendalian efektivitas realisasi perencanaan bisnis dan program kerja dalam bisnis perusahaan.
- Melakukan pengawasan terhadap proses bisnis perusahaan. Business Development and Financial Control Division : - Bertanggung jawab dalam pengembangan bisnis dan produk perusahaan. - Bertanggung jawab dalam standar kualitas dan produk perusahaan. - Mengontrol, mengevaluasi, mendiskusikan serta membuat keputusan-keputusan baik yang bersifat strategis maupun operasional yang berhubungan dengan pengembangan bisnis. - Memperluas
kerjasama
dengan
pihak
lain
untuk
pengembangan bisnis. - Mengontrol dan mengevaluasi aktivitas keuangan perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis perusahaan. i. General Manager Operation Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab untuk kegiatan operasional perusahaan. • Membuat target perencanaan kegiatan operasional. • Mengatur dan mengawasi semua kegiatan operasional. • Bertindak sebagai wakil dari perusahaan untuk kepentingankepentingan perusahaan. • Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 250 juta rupiah. j. Kepala Departemen Kredit (Credit Departement Head) Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab untuk kegiatan departemen kredit. • Mengatur dan mengawasi semua kegiatan di departemen kredit. • Mengawasi proses kredit yang berjalan di perusahaan. • Membuat program-program pada departemen kredit. • Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 150 juta rupiah.
k. Kepala Wilayah (Area Head) Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan bisnis di wilayah yang dipimpinnya. • Mengatur dan mengawasi semua kegiatan di wilayahnya. • Membuat target-target dalam seluruh kegiatan bisnis di wilayahnya. • Mengevaluasi kinerja wilayah yang dipimpinnya. • Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 100 juta rupiah. l. Kepala Cabang (Branch Manager) Tugas dan tanggung jawab : • Mengontrol dan mengawasi semua proses bisnis yang berlangsung di cabang terkait. • Melakukan evaluasi terhadap kinerja cabang. • Membuat target cabang untuk meningkatkan kinerja cabang. • Bertanggung jawab atas seluruh proses bisnis dan kegiatan di cabang terkait. • Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 50 juta rupiah. m. Kepala Seksi Kredit (Credit Section Head) Tugas dan tanggung jawab : • Bertanggung jawab atas seluruh proses kredit di kantor cabang. • Melakukan pengawasan terhadap kegiatan proses kredit kantor cabang. • Melakukan evaluasi terhadap proses kredit yang berjalan di kantor cabang. • Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 25 juta rupiah. n. Credit Analyst Tugas dan tanggung jawab : • Melakukan analisa terhadap pengajuan kredit pelanggan. • Mengontrol jalannya tugas surveyor.Melakukan evaluasi terhadap kinerja surveyor.
• Menyetujui proses kredit jika plafond pembiayaan mencapai 15 juta rupiah. • Mencapai target kredit yang ditentukan oleh kepala seksi kredit. o. Credit Order Clerk Tugas dan tanggung jawab : • Melakukan input data pelanggan pada sistem. • Melakukan komunikasi dengan customer service yang ada di dealer mengenai prosesS pembiayaan pelanggan. • Mendistribusikan wilayah survey kepada surveyor. • Melakukan cetak purchase order. • Membuat rekap order setiap harinya. p. Credit Application Process Tugas dan tanggung jawab : • Melakukan proses pencairan dana pembiayaan ke dealer terkait. • Membuat laporan pencairan dana setiap harinya dan memberikan ke dealer. • Melakukan input data pencairan pada sistem dan cek data pencairan sebelum proses pencairan dilakukan. q. Surveyor Tugas dan tanggung jawab : • Melakukan proses survey kepada pelanggan yang mengajukan pembiayaan. • Meneliti validasi data konsumen dengan baik. • Melakukan proses analisa dengan credit analyst setelah survey dilakukan. • Membuat laporan survey setiap harinya yang diserahkan kepada credit analyst. r. Customer Service Tugas dan tanggung jawab : • Melayani pelanggan yang mengajukan kredit. • Bertanggung jawab dalam penerimaan data dan kelengkapan data pengajuan kredit konsumen. • Menginformasikan data konsumen ke kantor cabang untuk diproses.
• Menginformasikan status proses pembiayaan kepada dealer atau langsung ke pelanggan.
3.3.
Kegiatan Bisnis Perusahaan PT. FIFGROUP adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pembiayaan yang kegiatan bisnisnya mencakup proses dalam pencairan dana untuk pembiayaan, baik sepeda motor maupun elektronik. Proses pembiayaan kreditnya terdiri dari Konvensional dan Syariah.
3.3.1. Proses Bisnis Perusahaan Proses bisnis yang berlangsung pada PT. FIFGROUP bermula dari adanya pelanggan yang datang ke dealer motor untuk melakukan pembelian motor secara kredit, dimana pihak dealer motor yang bersangkutan telah melakukan kerja sama pembiayaan dengan PT. FIFGROUP. Setelah calon pelanggan memilih type motor yang diinginkan dan memilih untuk melakukan pengajuan kredit ke PT. FIFGROUP, pelanggan diarahkan kepada CS (Customer Service) PT. FIFGROUP yang berada di dealer untuk mengisi formulir pengajuan kredit dan menyerahkan beberapa dokumen yang diperlukan. Setelah data-data pada formulir pengajuan kredit telah terisi dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap, maka selanjutnya CS akan melakukan proses pooling yaitu menginformasikan data-data tersebut ke kantor cabang PT. FIFGROUP melalui telepon, sms, atau DIS (Dealer Information System) untuk dimasukkan ke dalam sistem FIFAPPS, sedangkan dokumen fisik pelanggan akan dikirim kurir ke kantor cabang. Setelah memasukkan data-data pelanggan ke dalam system FIFAPPS, selanjutnya
tim survey yang telah ditugaskan untuk melakukan survey,
membawa formulir yang berisikan daftar penilaian terhadap validasi data diri yang diberikan dan kondisi lingkungan calon pelanggan. Hasil survey yang diperoleh diserahkan kepada Credit Analyst. Bagian ini akan melakukan analisa dan penilaian atas hasil survey dari calon pelanggan, untuk menentukan apakah calon pelanggan memiliki kapasitas atau tidak memiliki kapasitas untuk disetujui proses pengajuan kreditnya. Jika permohonan kredit calon pelanggan diterima, maka tim survey akan menginformasikan kepada CS di dealer, lalu akan disampaikan kepada pelanggan. Jika permohonan
kredit tersebut ditolak, tim survey akan langsung menginformasikan kepada pelanggan. Proses selanjutnya setelah pengajuan kredit disetujui, yaitu mencetak perjanjian kontrak yang meliputi Purchase Order (PO), FIDUCIA (Surat Perjanjian Hukum) 2, BASTK (Berita Acara Serah Terima Kendaraan). Dokumen perjanjian kontrak yang telah tercetak dikirimkan kepada dealer yang bersangkutan, sehingga motor dapat dikirimkan kepada pelanggan. Kemudian dealer melakukan pengiriman unit berdasarkan PO yang telah diterima dengan membawa BASTK dan FIDUCIA untuk ditandatangani oleh pelanggan. BASTK dan FIDUCIA yang telah ditandatangani pelanggan diserahkan oleh pihak dealer kepada kantor cabang. Dokumen perjanjian kontrak yang telah diterima dari dealer, kemudian dilakuka final check untuk melihat apakah semua dokumen tersebut sudah ditandatangani dan unit yang diterima oleh pelanggan sudah sesuai dengan permintaan pelanggan. Selanjutnya dilakukan input data jatuh tempo pembayaran. Setelah itu bagian pencairan akan melakukan proses pencairan dana untuk pembayaran unit motor sesuai perjanjian kontrak kepada dealer yang bersangkutan. Perhitungan jumlah pencairan dana pembayaran unit, yaitu harga motor dikurangi down payment yang diberikan pelanggan kemudian dikurangi biaya asuransi dan administrasi dealer.
3.3.2. Rich Picture Proses Bisnis Perusahaan
Gambar 3.4.Rich Picture Proses Bisnis PT. FIFGROUP.
3.3.3. Uraian Proses Sistem Informasi Kredit 3.3.3.1. Proses Entry Data Pelanggan ke Sistem Proses memasukkan data ke dalam sistem disebut Pooling. Proses ini dimulai dari penerimaan data-data pelanggan dari CS yang bertugas di dealer yang selanjutnya oleh Credit Order Clerk (COC) dimasukkan ke dalam sistem FIFAPPS yaitu Application Order 1. Proses pooling dapat dilakukan oleh dealer yang tidak memiliki CS melalui Dealer Information Sistem (DIS) yang data-datanya langsung masuk ke sistem FIFAPPS aplikasi Application Order 1 tanpa melalui COC. Pooling dilakukan untuk mencegah terjadinya Double Order (order unit yang sama dari pelanggan yang sama pada 2 dealer berbeda di satu cabang PT. FIFGROUP), dan Switch Order (memindahkan order pelanggan ke dealer lain). Data-data yang harus diisi di dalam aplikasi Application Order 1, yaitu data diri pelanggan, data unit motor yang dibiayai, data angsuran pelanggan, kategori pelanggan. Pada Application Order 1 dapat dilihat berbagai history calon pelanggan yang ada di dalam database FIFAPPS, yaitu : •
Apakah termasuk pelanggan blacklist? Jika termasuk pelanggan blacklist maka sistem tidak melanjutkan proses.
•
Apakah sebelumnya pernah mengajukan kredit dan bagaimana history pembayaran angsurannya? Jika pelanggan yang bersangkutan termasuk Repeat Order Customer, maka dapat diproses instant approval pada sistem bila history pembayarannya baik. Untuk menentukan kategori pelanggan, sistem yang ada pada screen 1
akan menampilkan SIP (Smart Identifying Profile) yang terdiri dari kategori Platinum, Gold, Bronze, berikut penjelasannya : 1.
Platinum (Low Risk, memiliki Fix Phone) : Pada kategori ini dilakukan proses instant approval, yaitu tidak melalui proses survey. Namun, jika fix phone yang diberikan tidak dapat dihubungi, maka proses survey validasi data-data pelanggan
2.
tetap dilakukan.
Gold (Low Risk, tidak memiliki Fix Phone) : Pada kategori ini dilakukan proses survey untuk validasi data-data pelanggan.
3.
Bronze (High Risk, tidak memiliki Fix Phone) : Pada kategori ini dilakukan proses survey untuk validasi data-data pelanggan.
Setelah sistem menentukan kategori pelanggan, maka proses berikutnya COC melakukan distribusi survey pada sistem dengan memilih Surveyor yang wilayah surveynya sesuai dengan wilayah domisili pelanggan yang akan di survey. Proses terakhir pada Application Order 1 adalah COC menyimpan data-data yang telah dimasukkan pada Application Order 1, lalu memberikan informasi nomor pooling kepada CS yang bersangkutan. Nomor pooling ini digunakan untuk mempermudah CS atau pihak dealer jika ingin mengetahui informasi status pengajuan kredit pelanggan yang sedang di proses.
3.3.3.2. Proses Analisa Kredit Proses dari analisa kredit ini dimulai dari dilakukannya prosessurvey oleh surveyor terhadap calon pelanggan yang telah memberikan informasi data diri untuk pengajuan kredit. Pada saat melakukan survey, surveyor membawa formulir berisikan daftar penilaian terhadap validasi data diri yang diberikan dan kondisi lingkungan calon pelanggan. Setelah survey dilakukan, surveyor melakukan komite dengan Credit Analyst di kantor cabang untuk menentukan pengajuan kredit disetujui atau ditolak. Jika data valid dan calon pelanggan dianggap memiliki kapasitas untuk disetujui pengajuan kreditnya maka proses akan berlanjut ke proses berikutnya, namun jika pengajuan kredit tidak disetujui maka proses tidak dilanjutkan. 3.3.3.3. Proses Administrasi Perjanjian Kontrak Kredit Proses administrasi perjanjian
kontrak kredit dilakukan setelah
pengajuan kredit pelanggan disetujui. Selanjutnya COC membuka aplikasi Application Order 2 pada FIFAPPS yang berhubungan dengan data-data pelanggan yang ada pada Application Order 1. Pada Application Order 2 harus melakukan input data struktur kredit sesuai dengan type motor, lama angsuran, jumlah angsuran, dan uang muka, selain itu diinput biaya adminstrasi kredit dan biaya administrasi asuransi. Setelah proses input Application Order 2 selesai dilakukan oleh COC maka proses selanjutnya adalah menyimpan data Application Order 2, kemudian mencetak Purchase Order (PO), Surat FIDUCIA (Surat Perjanjian
Kontrak) 2 rangkap, BASTK (Berita Acara Serah Terima Kendaraan) 2 rangkap. PO yang sudah tercetak kemudian dikirimkan melalui fax ke pihak dealer untuk proses administrasi dealer, sedangkan Surat FIDUCIA dan BASTK dikirimkan kepada dealer melalui kurir yang selanjutnya diserahkan kepada pelanggan untuk ditandatangani pada saat pengiriman motor. Surat FIDUCIA dan BASTK rangkap 1 disimpan oleh pelanggan, dan rangkap 2 diserahkan kembali kepada PT. FIFGROUP. Setelah dokumen-dokumen perjanjian kontrak telah ditandatangani oleh pelanggan dan telah diterima rangkap 2 oleh PT. FIFGROUP, maka selanjutnya dilakukan final check untuk melihat kelengkapan dokumen apakah sudah ditandatangani dan motor yang dikirim oleh pihak dealer sudah sesuai dengan permintaan pelanggan. Kemudian, jika semua dokumen sesuai baru dilakukan input data jatuh tempo pembayaran angsuran pelanggan.
3.3.3.4. Proses Pencairan Dana Kredit Pada proses pencairan dana kredit ini dilakukan oleh Credit Application Process (CAP) kepada pihak dealer ketika dealer melakukan penagihan PT. FIFGROUP dengan mengirimkan invoice pembelian motor yang diterbitkan dealer dan PO yang diterbitkan kantor cabang PT. FIFGROUP. Data-data yang ada pada aplikasi Dishbursment berkaitan dengan data-data yang terdapat pada Application Order 1 dan Application Order 2. Pada proses pencairan dilakukan proses input data mengenai dealer yang mengirimkan motor, nomor rekening dealer, nama rekening dealer, dan nama bank. Perhitungan jumlah pencairan dana pembayaran unit kepada dealer, yaitu harga motor dikurangi downpayment yang diberikan pelanggan kemudian dikurangi biaya asuransi dan administrasi dealer. Setelah proses pencairan selesai, dan dana telah masuk ke rekening dealer, maka CAP akan membuat laporan pencairan yang berisikan jumlah nominal dana yang dicairkan dan tanggal proses pencairan dilakukan yang kemudian laporan tersebut dikirimkan ke dealer melalui email.
3.3.4. Aliran Diagram Data Pada Proses Kredit PT. FIFGROUP 3.3.4.1.Event Table Proses Kredit Tabel 3.1.Event Table Proses Kredit Event
Internal Agent
Start When
Activities in the Event
Melayani
Customer
Ketika
Memberikan
Pengajuan Kredit
Service
pelanggan
aplikasi pengajuan
mengajukan
kredit yang diisi
kredit
pelanggan, Memberikan dokumen data diri pelanggan, Melakukan proses pooling dan aplikasi kredit dikirim ke kantor cabang FIFGROUP.
Melakukan proses COC (Credit
Ketika
Memasukkan data
pooling
menerima
pelanggan pada
data
application order
pelanggan
1, Mengidentifikasi
dari customer
data pelanggan
service
dengan SIP pada
Order Clerk)
application order 1,Melakukan distribusi survey untuk menentukan surveyor yang melakukan survey, Menyimpan data application order 1 dan mendapat
nomor pooling, Memberikan nomor pooling kepada customer service. Melakukan survey Surveyor
Ketika
Melakukan survey
menerima
berdasarkan data
distribusi
pelanggan yang
survey dari
diterima dari COC,
COC
Menyerahkan hasil survey ke credit analyst.
Melakukan
Credit analyst
Ketika
Melakukan komite
approval/rejected
menerima
untuk menentukan
pada pengajuan
hasil survey
apakah pembiayaan
kredit
dari surveyor
di approve/di reject.
Membuat
COC (Credit
Ketika
Melakukan entry
PO,FIDUCIA,BA
Order Clerck)
mendapat
data pada
konfirmasi
application order
dari credit
2, Mencetak PO,
analyst
FIDUCIA 2
bahwa status
rangkap, BASTK 2
pembiayaan
rangkap, Mengirim
di approve.
PO ke dealer
STK
melalui fax, Mengirim FIDUCIA dan BASTK ke CS di dealer Melakukan pengiriman unit
Kurir
Setelah
Menerima PO,
menerima
FIDUCIA 2
PO,FIDUCIA rangkap, dan
, BASTK
BASTK 2 rangkap dari kantor cabang, Menyerahkan PO, FIDUCIA, BASTK ke admin dealer untuk registrasi pengiriman unit, Melakukan pengiriman unit, Menyerahkan BASTK dan FIDUCIA untuk ditandatangani oleh pelanggan, Menerima BASTK rangkap 2 dan FIDUCIA rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh pelanggan, Menyerahkan BASTK dan FIDUCIA kepada admin dealer kemudian admin dealer membuat invoice pembelian untuk diserahkan ke kantor cabang pada saat penagihan bersama BASTK dan FIDUCIA.
Melakukan
CAP (Credit
Setelah
Memeriksa
dishburstment
Application
dealer
kelengkapan
financing
Process)
mengirimkan
dokumen
dokumen
penagihan yang
tagihan yaitu
dikirimkan dealer,
Invoice
Melakukan entry
Pembelian,B
data pencairan dana
ASTK,
pada sistem
FIDUCIA
dishburstment, Melakukan pencairan dana ke account dealer yang ada di sistem, Membuat laporan pencairan dana yang dikirimkan ke dealer.
3.3.4.2.
Overview Activity Diagram Proses Kredit
Gambar 3.5. Overview Activity Diagram PT. FIFGROUP
3.3.4.3. Workflow Table Proses Kredit Tabel 3.2.Workflow Table Proses Kredit ACTOR
ACTIVITY Melayani Pengajuan Kredit
Pelanggan
1. Mengajukan pembiayaan kredit
CS
2. Menyerahkan formulir aplikasi pengajuan kredit
Pelanggan
3. Mengisi form aplikasi kredit 4. Menyerahkan form aplikasi kredit dan dokumen data diri
CS
5. Menerima form aplikasi kredit yang telah diisi dan dokumen pelanggan 6. Mengirim form aplikasi kredit yang telah diisi dan dokumen pelanggan ke kantor cabang Melakukan Proses Pooling
COC
7. Menerima form aplikasi pengajuan kredit dari CS 8. Melakukan login pada aplikasi FIFAPPS
Komputer
9. Menampilkan menu-menu FIFAPPS
COC
10. Memilih menu Order Management
Komputer
11. Menampilkan detail menu Order Management
COC
12. Memilih menu Pooling Order
Komputer
13. Menampilkan detail menu Pooling Order
COC
14. Memilih menu Application Order
Komputer
15. Membuka window Application Order
COC
16. Memilih menu Application Order 1
Komputer
17. Membuka window Application Order 1
COC
18. Melakukan entry data pada Application Order 1
Komputer
19. Menampilkan detail Application Order 1
COC
20. Mengidentifikasi data pelanggan
Komputer
21. Menampilkan kategori pelanggan
COC
22. Memilih menu Distribute Order
Komputer
23. Menampilkan data Surveyor dan wilayah Survey
COC
24. Memilih Surveyor sesuai domisili pelanggan
25. Memilih menu Save Application Order 1 Komputer
26. Menyimpan Application Order 1 27. Menampilkan nomor Pooling
COC
28. Memberikan nomor Pooling ke CS/dealer Melakukan Survey
COC
29. Melakukan distribusi survey ke Surveyor
Surveyor
30. Menerima form distribusi survey 31. Melakukan survey 32. Menyerahkan formulir hasil survey kepada CA Melakukan Approval / Rejected pada pengajuan kredit
CA
33. Menerima formulir hasil survey dari surveyor 34. Melakukan komite analisa terhadap hasil survey dengan surveyor 35. Memutuskan status pengajuan kredit, approve / reject 36. Melanjutkan
proses
pengajuan
kredit
yang
approve ke COC Membuat PO, FIDUCIA, dan BASTK COC
37. Menerima konfirmasi status approve pengajuan kredit pelanggan dari CA 38. Melakukan login pada aplikasi FIFAPPS
Komputer
39. Menampilkan menu-menu FIFAPPS
COC
40. Memilih menu Order Management
Komputer
41. Menampilkan detail menu Order Management
COC
42. Memilih menu Pooling Order
Komputer
43. Menampilkan detail menu Pooling Order
COC
44. Memilih menu Approve Order
Komputer
45. Membuka window Approve Order
COC
46. Memilih menu Application Order 2
Komputer
47. Membuka window Application Order 2
COC
48. Melakukan entry data Application Order 2 49. Memilih menu Print untuk mencetak PO
Komputer
50. Mencetak PO
CCOC
51. Memilih menu Save pada Application Order 2
Komputer
52. Menyimpan Application Order 2
COC
53. Memilih aplikasi Microsoft Word di komputer 54. Membuka file format FIDUCIA 55. Membuat FIDUCIA sesuai data pelanggan
Komputer
56. Mencetak FIDUCIA 2 rangkap
COC
57. Memilih aplikasi Microsoft Word di komputer 58. Membuka file format BASTK 59. Membuat BASTK sesuai data pelanggan dan unit motor
Komputer
60. Mencetak BASTK 2 rangkap
COC
61. Mengirimkan PO ke dealer melalui fax 62. Mengirimkan FIDUCIA dan BASTK rangkap 1 ke CS di dealer Melakukan Pengiriman Unit
CS
63. Menerima PO, FIDUCIA dan BASTK 2 rangkap dari kantor cabang FIFGROUP 64. Menyerahkan PO, FIDUCIA dan BASTK ke admin dealer untuk registrasi pengiriman unit
Admin Dealer
65. Menerima PO, FIDUCIA, BASTK 66. Membuat invoice pembelian 67. Menyerahkan Invoice pembelian, FIDUCIA, dan BASTK
Kurir
68. Menerima Invoice Pembelian, FIDUCIA dan BASTK 69. Melakukan pengiriman unit 70. Menyerahkan
Invoce
Pembelian
kepada
pelanggan 71. Menyerahan FIDUCIA dan BASTK 2 rangkap ke pelanggan untuk ditandatangani 72. Menyerahkan FIDUCIA dan BASTK rangkap 1 yang telah ditandatangani kepada pelanggan
73. Membawa
kembali FIDUCIA dan
BASTK
rangkap 2 yang telah ditandatangani pelanggan ke dealer 74. Menyerahkan FIDUCIA dan BASTK yang telah ditandatangani ke admin dealer Melakukan Dishburstment Financing Admin Dealer
75. Menerima FIDUCIA dan BASTK rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh pelanggan 76. Menyerahkan dokumen penagihan, FIDUCIA, dan BASTK ke kantor cabang FIFGROUP
CAP
77. Memeriksa kelengkapan dokumen penagihan, FIDUCIA,
dan
BASTK
yang
ditandatangani pelanggan 78. Melakukan entry datapencairan dana 79. Membuat laporan pencairan dana ke dealer
Keterangan : -
CS
: Customer Service
-
COC
: Credit Order Clerk
-
CAP
: Credit Application Process
-
CA
: Credit Analyst
-
BASTK : Berita Acara Serah Terima Kendaraan
-
FIDUCIA : Kontrak Perjanjian
-
PO
: Purchase Order
sudah
3.3.4.4.Detailed Activity Diagram Proses Kredit 3.3.4.4.1.
Detailed Activity Diagram Melayani Pengajuan Kredit
Gambar 3.6.Detailed Activity Diagram Melayani Pengajuan Kredit
3.3.4.4.2.
Detailed Activity Diagram Melakukan Proses Pooling
Gambar 3.7.Detailed Activity Diagram Melakukan Proses Pooling
3.3.4.4.3.
Detailed Activity Diagram Proses Survey
Gambar 3.8.Detailed Activity Diagram Proses Survey
3.3.4.4.4.
Detailed Activity Diagram Proses Approval/Rejected
Gambar 3.9.Detailed Activity Diagram Proses Approval/Rejected
3.3.4.4.5.
Detailed Activity Diagram Membuat PO, FIDUCIA, BASTK
DAD FIFGROUP Prosedur Pembiayaan Kredit Membuat PO, FIDUCIA, BASTK CAP
Komputer
37.Menerima konfirmasi status approve pengajuan kredit pelanggan dari CA
38.Melakukan login pada aplikasi FIFAPPS 39.Menampilkan menu-menu FIFAPP 40.Memilih menu Order Management 41.Menampilkan detail menu Order Managemen 42.Memilih menu Pooling Order 43.Menampilkan detail menu Pooling Order 44.Memilih menu Approve Order 45.Membuka window Approve Order 46.Memilih menu Screen 2 47.Membuka window Screen 2 48.Melakukan entry data Screen 2
49.Memilih menu Print untuk mencetak PO 50.Mencetak PO 51.Memilih menu Save pada Screen 2 {PO} Tr_Aplikasi _Order2 52.Menyimpan screen 2 53.Memilih aplikasi Microsoft Word di komputer
54.Membuka file format FIDUCIA
55.Membuat FIDUCIA sesuai data pelanggan 56.Mencetak FIDUCIA 2 rangkap 57.Memilih aplikasi Microsoft Word di komputer
58.Membuka file format BASTK
{FIDUCIA R1}
{FIDUCIA R2}
59.Membuat BASTK sesuai data pelanggan dan unit motor 60.Mencetak BASTK 2 rangkap 61.Mengirimkan PO ke dealer melalui fax
{BASTK R1}
{BASTK R2}
62.Mengirimkan FIDUCIA dan BASTK rangkap 1 ke CS di dealer
Gambar 3.10.Detailed Activity Diagram Membuat PO, FIDUCIA, BASTK
3.3.4.4.6.
Detailed Activity DiagramMelakukan Pengiriman Unit
Gambar 3.11.Detailed Activity Diagram Melakukan Pengiriman Unit
3.3.4.4.7.
Detailed Activity Diagram Pencairan Dana Pembiayaan
Gambar 3.12.Detailed Activity Diagram Pencairan Dana Pembiayaan
3.3.4.5.Entity Relationship Diagram Proses Pembiayaan Kredit
Gambar 3.13.Entity Relationship Diagram Proses Pembiayaan Kredit
3.3.5. Implementasi Teknologi Informasi PT. FIFGROUP
Gambar 3.14.Topologi Jaringan PT. FIFGROUP Teknologi
informasi
yang
telah
diimplmentasikan
oleh
PT.
FIFGROUP antara lain : 1. Hardware Pembentukan konfigurasi hardware mempertimbangkan berapa banyak pengguna, kecepatan pemrosesan, serta besar penyimpanan data. Maka dipilih jenis komputer denngan klasifikasi sebagai berikut:
a. Server Dengan dukungan Processor Intel Pentium 4 1,8 GHz, Harddisk 40 GB, RAM 512 MB, DVD-RW, Casing Middle Tower, dan LAN Card yang digunakan untuk mendukung multiuser serta monitor dengan resolusi 1024 x 768 pixel. b. Client Dengan dukungan Processor Intel Pentium 4 1,8 GHz, Harddisk40 GB, RAM 512 MB, monitor dengan resolusi 1024 x 768 pixel, keyboard, dan mouse. c. Networking Switch Hub yang digunakan 2 ports Full Duplex. Ethernet CardCombo 32ohm 10/100 MBps Full Duplex. Kabel connector type RJ-45. Juga digunakan UPS (Uninterruptable Power Supply) untuk proteksi keamanan data terhadap kehilangan akibat aliran listrik. d. Lain-lain Koneksi Internet dengan menggunakan provider Telkom Speedy dan Web Hosting dari PT. FIFGROUP. 2. Software Spesifikasi software yang pada server untuk menjalankan aplikasi berbasis web pada PT. FIFGROUP adalah sebagai berikut: •
XAMPP- win32- 1.6.8
•
Windows XP
•
Internet Explorer 6.0
•
Operating System yang memiliki browser dan konektifitas jaringan (Windows)
3. Brainware Untuk menjalankan aplikasi
berbasis web pada PT. FIFGROUP
dibutuhkan user yang minimal dapat membaca dan menguasai penggunaan komputer dan penggunaan aplikasi berbasis web. Teknologi Informasi (TI) berperan penting dalam menunjang efektivitas dan efisiensi pelaksanaanproses bisnis di FIFGROUP. Dengan unit operasi serta pelangganyang tersebar di seluruh Indonesia, FIFGROUP menyediakan standar pelayanan pelanggan yang cepat, mudah dan aman di setiap kantor
cabang maupun outlet FIFGROUP sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Saat ini FIFGROUP mengimplementasikan Best Practice Information Technology Infrastructure Library (ITIL), khususnya pada lini Operasional. Selain itu, FIFGROUP juga memiliki aplikasi ITSM (IT Service Management), yang berfungsi mengelola permintaan-permintaan dari para pengguna sistem TI FIFGROUP, baik berupa permintaan atas aplikasi baru,perubahan aplikasi maupun laporan gangguan. Untuk menunjang jalannya operasional cabangdan POS FIF, sistem virtual network siap diakses melalui: a. Internet b. MPLS/ VPN – IP/3G/VSAT c. Dial up
FIFGROUP telah mengembangkan core aplikasi FIFAPPS untuk menunjang proses bisnis perusahaan. FIFAPPS memiliki fungsi yang komprehensif, yang memenuhi kebutuhan karyawan, konsumen, sampai dengan pihak eksternal yang bekerja sama dengan FIFGROUP. Pengajuan aplikasi kredit FIFGROUP pun kini lebih mudah dan praktis dengan adanya Mobile System. Di tahun 2011, FIFGROUP menyusun IT Blue Print untuk diimplementasikan pada tahun 2012, serta beberapa tahun ke depan. IT Blue Print dirumuskan untuk menunjang proses Transformasi Bisnis yang sedang dijalankan FIFGROUP. Dengan adanya IT Blue Print, sistem TI FIFGROUP diharapkan semakin baik dan produktif dalam mendukung operasional perusahaan. Dalam penerapannya, IT Blue Print menyentuh beberapa hal: 1. Perubahan struktur organisasi, yang kini ditata menjadi tiga fungsi utama: a.Development b.Operation c.Planning & Governance
2. Perbaikan dan pengembangan database. 3. Perancangan aplikasi untuk mendukung proses bisnis FIF yang berbasis Service Oriented Architecture (SOA). 4. Pelaksanaan proses Disaster Recovery Plan (DRP), yaitu dengan memindahkan Data Center ke Data Recovery Center (DRC). Simulasi peralihan data center telah dilakukan pada bulan Oktober 2012. Pada awal tahun 2012 FIFGROUP melakukan database upgrade FIFAPPS, dalam penyempurnaannya perusahaan mengundang pihak ketiga untuk melakukan trouble shooting yang dilakukan secara menyeluruh dari sisi Server, Database, dan aplikasi. Tidak hanya menjawab tantangan dari segi kapabilitas sistem, FIFAPPS juga menjawab perkembangan dari sisi regulasi. Dengan dikeluarkannya peraturan mengenai pembatasan uang muka dan peraturan tentang penjaminan fidusia, plafon kredit di FIFAPPS turut disesuaikan untuk mengakomodasi aplikasi kredit oleh pelanggan. Dari segi sistem, FIFGROUP memiliki aplikasi pengelolaan SDM berbasis Oracle yang terintegrasi. Aplikasi ini mempermudah karyawan mengelola operasionalnya sendiri (bersifat self-service).
3.3.6. Uraian Penjelasan Sistem Aplikasi Departemen Kredit
Gambar 3.15. Navigasi Diagram Sistem Informasi PT. FIFGROUP
Gambar 3.16. Navigasi Diagram Sistem Informasi PT. FIFGROUP
Gambar 3.17. Navigasi Diagram Sistem Informasi PT. FIFGROUP
a. Tampilan Login saat membuka Aplikasi FIFAPPS
Gambar 3.18.Login FIFAPPS b. Jika User ID dan Password yang dimasukkan sudah benar, akan muncul tampilan berbagai Menu dari FIFAPPS
Gambar 3.19. FIFAPPS Menu
c. Untuk menginput data pelanggan, pilih Menu Order Management, selanjutnya pilih Sub Menu Application Order.
Gambar 3.20. Menu Order Management
d. Setelah masuk ke Sub Menu Application Order, selanjutnya pilih field Screen 1 untuk proses pooling.
Gambar 3.21. Application Order
e. Setelah masuk ke field Screen 1, selanjutnya melakukan input data-data pelanggan pada masing-masing field dan distribusi survey otomatis setelah data screen 1 disimpan (Save).
Gambar 3.22. Screen 1
f. Setelah menerima konfirmasi Approval, kembali Sub Menu Application Order dan memilih field Screen 2 untuk mencetak PO.
Gambar 3.23. Screen 2
g. Untuk
proses
pencairan
dana
pembiayaan,
pilih
Menu
Order
Management, kemudian pilih Sub menu List Disburse
Gambar 3.24.Sub Menu Disbursement
h. Setelah masuk pada Field List Disburse, selanjutnya memilih cabang yang akan melakukan pencairan.
Gambar 3.25.List Disburse
i. Setelah memilih cabang, maka proses selanjutnya adalah melakukan pencairan dana dengan memilih nama konsumen yang dicairkan dan data account dealer yang menerima dana.
Gambar 3.26.Send Disburse
