BAB 3 GAMBARAN UMUM S IS TEM INFORMAS I YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. SLIPI SRI INDOPURI merupakan anak perusahaan dari PT. Pupuk Sriwidjaja (Persero), bergerak di bidang penyediaan jasa perhotelan dan apartemen Pada pertengahan tahun 1993, Southern Pacific Indonesia memulai pembicaraan dengan PT. SLIPI SRI INDOPURI mengenai pembangunan Twin Plaza Hotel. Pembangunan dimulai pada tahun 1993 sampai 1996 dengan membangun gedung induk, yaitu hotel tower 10 lantai dan apartment tower 8 lantai. Twin Plaza Hotel terdiri dari 300 kamar tamu, dan Twin Plaza Residential Tower memiliki 100 suite. Kamar suite memiliki 2 atau 3 kamar tidur. Saat gedung fisik sudah selesai dibangun, pihak Southern Pacific menempatkan General Manager walaupun sebenarnya hanya dalam bentuk fisik dan kamar belum siap dijual yang bertujuan untuk mengelola gedung tersebut. General Manager bernama Peter Hesler. Tahun 1996 sampai 1997, pihak manajemen melakukan perekrutan dan training karyawan bersamaan dengan penyempurnaan gedung fisik agar siap dijual dan dioperasikan pada akhir tahun 1997. Dan pada tahun 1998, Twin Plaza Hotel melakukan soft opening dengan mulai menjual kamar yang tersedia. Awalnya, Twin Plaza Hotel ini bernama Park Royal, namun pada tahun 1999 berubah nama menjadi Park Plaza International dibawah manajemen General Manager M r. Ibrahim Pearce. Pada tahun 2002 namanya kembali berubah menjadi
55
56 Twin Plaza Hotel dibawah manajemen Managing Director M r. Harun Tjandra. Awal November 2003 terjadi perubahan kepemilikan saham Twin Plaza Hotel Jakarta dari PT. SRI INDOPURI ASRI selaku pemegang saham PT. SLIPI SRI INDOPURI kepada PT. BHAKTI INVESTAM A selaku pemegang saham baru PT. SLIPI SRI INDOPURI dengan General Manager M r. Rico Gosal. Twin Plaza Hotel adalah hotel bintang empat yang di desain dengan konsep “Lifestyle Entertainment Hotel” di Jakarta. M emiliki dua menara dengan 300 kamar dilengkapi dengan fasilitas modern. M enawarkan berbagai pilihan akomodasi dari kamar Superior dengan pemandangan yang indah dan unik untuk memanjakan tamu. Dalam beberapa kamar terdapat fasilitas broadband internet access. Setiap kamar dilengkapi dengan fasilitas standar internasional untuk kenyamanan baik bisnis maupun wisatawan. Seperti TV berwarna dengan saluran internasional seperti CNN. Terdapat penyejuk udara (air conditioner), telepon, mini bar, fasilitas pembuat teh dan kopi, hairdryer, fire alarm, dan listrik berkekuatan 220V untuk setiap kamar. Nama Notaris
: Sutjipto, SH
Nomor Akta Notaris : No.230 / Tahun 2006 Wajib Pajak
: Twin Plaza Hotel
Nomor NPWPD
: 02.2.06.04.0.0369
Gambar 3.1 Logo Twin Plaza Hotel
57
Gambar 3.2 Gedung Twin Plaza Hotel
Gambar 3.3 Site Map Twin Plaza Hotel Twin Plaza Hotel Jl. S. Parman Kav. 93 - 94 Slipi, Jakarta 11420, INDONESIA
58 3.1.1 S pesifikasi Kamar 1. Presidential Suite Presidential Suite adalah akomodasi yang paling megah dari Twin Plaza Hotel. Dihiasi dengan dekorasi yang berselera tinggi dan pemandangan indah untuk memastikan pengunjung terasa berada di jantung kota Jakarta. Ukuran kamar ini adalah 94 meter persegi.
Gambar 3.4 Presidential Suite
Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. M eja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis. b. Koneksi internet berkecepatan tinggi. c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. d. M antel mandi. e. Gantungan baju berbahan satin. f. Sandal hotel. g. Pengering rambut. h. Mini-bar. i. Fasilitas pembuat kopi / teh. j. Panel kontrol disamping kasur.
59 k. Channel TV internasional. l. Telepon dengan panggilan langsung. m. Sprinkler system dengan heat detectors.
2. Executive Suite Executive suite Twin Plaza Hotel Jakarta menawarkan akomodasi bisnis dan fasilitas. Suite bergaya ini tersedia akses internet berkecepatan tinggi sebagai standarnya. Kamar mandi yang mewah dan luas adalah tempat yang tepat untuk merendam diri dari stres. Ukuran kamar ini adalah 73 meter persegi.
Gambar 3.5 Executive Suite
Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. M eja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis. b. Koneksi internet berkecepatan tinggi. c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. d. M antel mandi. e. Gantungan baju berbahan satin. f. Sandal hotel.
60 g. Pengering rambut. h. Mini-bar. i. Fasilitas pembuat kopi / teh. j. Panel kontrol disamping kasur. k. Channel TV internasional. l. Telepon dengan panggilan langsung. m. Sprinkler system dengan heat detectors.
3. Studio Suite Studio suite menawarkan ruang duduk terpisah dengan kamarnya. Awalnya terdapat jenis kamar Grand Studio Suite namun kini direnovasi menjadi Presidential Suite. Ukuran kamar ini adalah 74 meter persegi.
Gambar 3.6 Studio Suite
Gambar 3.7 G rand Studio Suite
61 Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Channel TV internasional. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Telepon dengan panggilan langsung. k. Sprinkler system dengan heat detectors.
4. Junior Suite Desain unik dengan interior yang elegan dan modern memberikan sudut segar untuk hidup chic dan nyaman. Ukuran kamar ini adalah 36 meter persegi.
Gambar 3.8 Junior Suite
62 Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Tersedia bathub dan shower. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Channel TV internasional. k. Telepon dengan panggilan langsung. l. Sprinkler system dengan heat detectors. m. M enghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.
5. Deluxe Room Deluxe room adalah kombinasi sempurna dari teknologi dan desain inspirasional diciptakan untuk memaksimalkan ruang untuk kemudahan kerja atau bersantai. Ukuran kamar ini adalah 25 meter persegi.
63
Gambar 3.9 Deluxe Room
Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Channel TV internasional. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Telepon dengan panggilan langsung. k. Sprinkler system dengan heat detectors. l. M enghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.
64 6. Superior Room Nikmati istirahat Anda dalam Superior Room. Nikmati tempat tidur tunggal dan twin-share menenangkan dan sejumlah fasilitas, termasuk meja kerja, produk mandi, dan akses Internet kecepatan tinggi.
Gambar 3.10 Superior Room
Gambar 3.11 Superior Twin
Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. b. Channel TV internasional. c. Gantungan baju. d. Sandal hotel. e. Fasilitas pembuat kopi / teh.
65 f. Akses broadband internet. g. Panel kontrol disamping kasur. h. Telepon dengan panggilan langsung. i. Sprinkler system dengan heat detectors. j. M enghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.
3.1.2 Harga Kamar Tabel 3.1 Harga Kamar Sumber: http://www.twinplazahotel.co.id/ Bed and Breakfast BED AND BREAKFAST PROMOTION at Twin Plaza Hotel
Available Room Superior
Price of First Night 633.576 IDR – 16% 534.014 IDR
Harga sudah termasuk: • Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang) • Welcome drink
Deluxe
724.007 IDR – 15% 615.474 IDR
Best Available Rates Room Only Package!
Available Room Superior
Price of First Night 633.76I IDR – 23% 488.759 IDR
Harga sudah termasuk: • Welcome drink
Deluxe
724.087 IDR – 21% 570.219 IDR
Junior Suite
814.598 IDR – 17% 678.832 IDR
Studio Suite
905.109 IDR – 15% 769.343 IDR
Available Room Superior
Price of First Night 633 576 IDR – 29% 452.554IDR
Deluxe
724.087IDR – 21% 543.065 IDR
Available Room Grand Studio
Price of First Night 787.445 IDR
Long Stay Package Tinggal untuk 5 malam dengan Twin Plaza Hotel dan nikmati harga khusus dan keuntungannya! Harga sudah termasuk: • Welcome drink • Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang) Suite Deal Package Nikmati tawaran menarik suites
66 kami yang luas dan akomodasi bisnis. Suite Deal Package Promo valid sampai 29 Desember 2010
Suite Available Room Executive Suite
Price Of First Night 1.086.131 IDR –19% 877.956 IDR
Published Rates Twin Plaza Hotel Jakarta mempersembahkan harga kam ar berlaku hingga 30 Desember 2010
Available Room Superior
Price of First Night 633.576 IDR
Deluxe
724.087 IDR
Harga sudah termasuk: • Sarapan hari an
Junior Suite
814.598 IDR
Studio Suite
905.109 IDR
Executive Suite
1.086.131 IDR
Harga sudah termasuk: • Akses gratis ke business center • Welcome drink • Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang)
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Dari tahun ke tahun, Twin Plaza Hotel dan orang-orangnya akan diakui sebagai salah satu hotel dan apartemen di Indonesia yang terbaik dan paling diminati. 3.2.2 Misi 1. M enjadi pemimpin dalam industri perjalanan dan pariwisata di Indonesia. 2. Berusaha keras untuk memberikan keuntungan yang tinggi kepada para pemegang saham. 3. M enawarkan batas pelayanan dan produk yang standar melebihi perkiraaan pelanggan. 4. M enanamkan rasa bangga yang kuat dan setia melalui pelatihan dan pengembangan karir.
67 3.3 S truktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan disajikan dalam bentuk hierarki. Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Berikut ini adalah bagian struktur organisasi Twin Plaza Hotel dalam rangka pencapaian tujuan atau demi suksesnya kegiatan usaha yang dilakukan.
68 3.3.1 S truktur Organisasi Twin Plaza Hotel
Gambar 3.12 S truktur Organisasi Twin Plaza Hotel Sumber: Twin Plaza Hotel
69 3.4 Uraian Jabatan Dari struktur organisasi Twin Plaza Hotel, uraian jabatan adalah sebagai berikut: 1. General Manager Tugas dan tanggung jawab General Manager: a. M emimpin operasional hotel secara keseluruhan untuk mempertahankan standar biaya dan kualitas, mencapai tingkat keuntungan dan pendapatan yang telah diproyeksikan, meraih hasil tujuan kepuasan pelanggan dan memastikan pemeliharaan dan keamanan aset fisik hotel. b. M engembangkan/memperbaharui rencana bisnis hotel dan memonitor kinerja keuangan. c. M engelola kebijakan-kebijakan perusahaan dan prosedur-prosedur. d. M enjaga citra komunitas yang positif dan tetap tetap mengikuti tren bisnis lokal. e. M eninjau ulang operasional sistem sumber daya manusia hotel untuk memastikan bahwa staf yang dipilih, dilatih, dinasihati dan diberikan penghargaan untuk mempertahankan standar kinerja.
2. Director of Human Resource Tugas dan tanggung jawab Director of Human Resource: a. M erencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja,
70 manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu dan lainlain (ditambahkan selama masih relvean). b. M enetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan HR. c. M emonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati. d. M engatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya). e. M engelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.
3. Human Resource Manager Tugas dan tanggung jawab Human Resource Manager: a. M encari dan merekrut karyawan baru untuk menggantikan posisi karyawan yang keluar dari hotel. b. M elakukan pelatihan bagi seluruh karyawan terhadap hal-hal yang dianggap baru bagi perusahaan dan memberikan pelatihan bagi karyawan yang baru diterima masuk sebagai karyawan hotel. c. Negosiasi gaji dan upah pekerja dengan karyawan. d. M emberikan motivasi bagi karyawan agar bisa lebih berusaha baik dalam pekerjaannya untuk masa depan perusahaan.
71 e. M elakukan penilaian terhadap kepuasan karyawan dan meminta mereka untuk memberikan feedback atau masukan agar pihak manajemen dapat menutup kekurangan yang dirasa perlu untuk diperbaiki.
4. Human Resource Administration Tugas dan tanggung jawab Human Resource Administration: a. Bertanggung jawab untuk semua aktivitas Human Resource Administration, terutama “Filling”. b. M enerima dan mengalihkan semua panggilan telepon Human Resource. c. M enerima dan memproses administrasi untuk setiap pemohon dan trainee yang datang (untuk mengisi aplikasi, test, dan sebagainya) dan secepatnya mengkoordinasikan dengan departemen yang terkait untuk wawancara. d. M emantau setiap trainee setiap kali selesai melakukan pelatihan dan melaporkan ke Human Resource Manager. e. M enerima dan memproses klaim administrasi medis yang datang setiap harinya.
5. Chief Security Tugas dan tanggung jawab Chief Security: a. M elakukan penyelidikan untuk secepatnya membuat keputusan. b. M elaksanakan tindakan disiplin termasuk seluruh staf untuk menghindari staf yang tidak bertindak wajar sesuai dengan peraturan perusahaan. c. M elaksanakan seluruh aktivitas yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. d. M elakukan inspeksi bagi orang yang hendak masuk ke area hotel.
72 e. Selalu siap dan waspada mengenai kondisi darurat atau kejadian lainnya.
6. Security Supervisor Tugas dan tanggung jawab Security Supervisor: a. M emantu Chief Security dalam melaksanakan semua fungsi keamanan. b. M empersiapkan dan mengatur jadwal bulanan departemen keamanan untuk fungsi sehari-hari. c. M enangani setiap masalah yang berhubungan dengan keamanan. d. M elaksanakan pengawasan, evaluasi, dan tindakan yang berkaitan dengan keamanan. e. Selalu melaporkan dan member saran kepada atasannya tentang semua kegiatan yang harus dilakukan karyawan dan yang bertentangan dengan peraturan perusahaan.
7. Security Guard Tugas dan tanggung jawab Security Guard: a. M elaporkan langsung ke supervisor mengenai apa saja yang terjadi pada hari itu. b. M engantisipasi tindakan sabotase yang dilarang oleh pihak perusahaan. c. M embuat catatan mengenai apa saja yang terjadi pada log book. d. M enjalin dan memelihara hubungan harmonis dengan seluruh staf. e. M elakukan pengawasan rutin area gedung hotel.
8. Financial Controller
73 Tugas dan tanggung jawab Financial Controller: a. M emelihara catatan akuntansi seperti buku besar, jurnal, dan catatan akuntansi lainnya untuk mematuhi perintah atau peraturan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah daerah dan sebagaimana yang telah diatur oleh pihak manajemen Twin Plaza Hotel. b. M enyusun laporan dan intepretasi laporan keuangan hotel. c. M erencanakan dan mengendalikan anggaran. d. M enjaga kontrak, leasing, dan catatan penting mengenai keuangan hotel. e. M enyetujui semua voucher pembayaran dan diserahkan kepada General Manager untuk pembayaran.
9. Chief Accountant Tugas dan tanggung jawab Chief Accountant: a. M enganalisis semua kredit potongan harga dan voucher biaya lain-lain untuk memastikan laporan yang akurat dari angka pendapatan. b. M engelola log harian dari biaya paket khusus untuk tujuan rekening kliring rekonsiliasi pada akhir bulan. c. M enyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan pada night audit report. d. M enyiapkan semua rekening bank bulanan dan rekonsiliasi. e. M empersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang diperlukan untuk menutup buku secara bulanan.
10. Accountant Tugas dan tanggung jawab Accountant:
74 a. M elaporkan pendapatan dan pengeluaran spesifik setiap harinya. b. M enganalisis semua potongan kredit dan voucher biaya lain-lain. c. M engelola log harian mengenai biaya paket khusus dengan tujuan rekening kliring rekonsiliasi pada akhir bulan. d. M enyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan di laporan night audit. e. M empersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang diperlukan untuk menutup buku setiap bulan.
11. Cost Control Tugas dan tanggung jawab Cost Control: a. Verifikasi setiap order pembelian yang disetujui oleh Purchasing Manager dengan jumlah stock persediaan yang tercatat di sistem. b. M elakukan entry pembelian berdasarkan bukti penerimaan barang dan PO (Purchase Order) yang telah disetujui dimana journal voucher dicetak dan dilampirkan dengan bukti penerimaan barang dan PO terkait. c. M elakukan entry setiap issued (penggunaan persediaan) setiap hari. d. M elakukan stock opname setiap akhir bulan dan membuat berita acaranya. Setiap selisih atas stock, diklarifikasi dengan pihak gudang dan dibuatkan berita acara penghapusan yang disetujui oleh Financial Controller dan General Manager. e. M embuat rekapitulasi dan mutasi persediaan setiap bulan.
12. Night Auditor Tugas dan tanggung jawab Night Auditor:
75 a. M enangani semua traksaksi front office selama shift malam (23.00 – 07.00). b. M enentukan saldo buku besar tamu yang terdiri dari laporan kasir bagian food and beverage, long distant traffic sheets, laporan laundry, dan sebagainya. c. Audit semua laporan pendapatan dan tagihan bagian restoran dan bar setiap hari dan merangkum mereka ke dalam satu laporan utama. d. M emastikan bahwa semua dokumen sudah diperiksa dan diberikan nomor untuk masing-masing dokumen. e. M enyiapkan daftar semua saldo yang melebihi saldo yang sudah ditetapkan sebelumnya (biasanya penjualan kamar satu minggu). Satu salinan harus diberikan ke General Manager, satu untuk Financial Controller, dan satu kepada Credit Manager.
13. Asst. Financial Controller Tugas dan tanggung jawab Asst. Financial Controller: a. Dapat bertindak sebagai Financial Controller jika Financial Controller tidak berada di hotel. b. M engawasi penutupan buku-buku pada akhir bulan dan persiapan yang tepat waktu dari data keuangan yang dibutuhkan. c. M engatasi seluruh masalah finance yang disebabkan oleh staf bawahannya setiap harinya. d. Tetap up to date dengan seluruh peraturan manajemen hotel. e. M emastikan semua kegiatan berjalan lancar dan efektif dari hari ke hari dan menghasilkan kerja yang efisien.
76 14. IT Manager Tugas dan tanggung jawab IT Manager: a. M erencanakan, mengatur, memerintah, mengendalikan dan mengevaluasi operasi sistem informasi dan pengolahan data elektronik (EDP). b. M engembangkan
dan
melaksanakan
kebijakan
dan
prosedur
untuk
pemrosesan data elektronik dari operasi sistem komputer. c. Bertemu dengan para manajer untuk mendiskusikan kebutuhan sistem, spesifikasi, biaya dan jadwal. d. M erekrut dan mengelola sistem informasi pegawai dan kontraktor untuk merancang, membangun, menerapkan, mengoperasikan dan mengelola komputer dan telekomunikasi perangkat lunak, jaringan dan sistem informasi. e. M engawasi sistem anggaran dan pengeluaran komputer.
15. IT Staff Tugas dan tanggung jawab IT Staff: a. M emasang dan mengkonfigurasikan komponen jaringan dan layanan terkait. b. M enginstal dan melakukan pengujian yang diperlukan untuk software dan hardware. c. M engatur dan memelihara operasi dasar jaringan, termasuk perakitan perangkat keras jaringan dan memberikan bantuan kepada administrator jaringan. d. M enyediakan help desk bagi pengguna.
77 e. M embantu menyelesaikan masalah pada jaringan untuk mengisolasi dan mendiagnosa masalah umum yang sering terjadi.
16. Income Auditor Tugas dan tanggung jawab Income Auditor: a. M engaudit pendapatan harian dan folio pendukung dan voucher-voucher yang disampaikan oleh night auditor. b. M engaudit kas harian yang disusun oleh bagian kasir. c. M enyiapkan laporan harian untuk ditandatangi oleh Financial Controller. d. M emasukkan laporan penghasilan harian di buku besar dan saldo pada akhir bulan. e. M enyiapkan ringkasan dan jurnal potongan harga.
17. Food and Beverage Controller Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Controller: a. M emverifikasi keakuratan hitungan matematika dan faktur tagihan makan dan minuman yang diterima setiap hari. b. Bertanggung jawab untuk produksi makanan harian dan biaya kumulatif food and beverage di outlet dengan bekerja sama dengan akuntan. c. M emimpin dan membantu dalam mengambil persediaan makanan dan minuman dan persiapan selanjutnya untuk makanan bulanan dan biaya rekonsiliasi minuman.
78 d. Untuk memainkan peran dalam perhitungan biaya per piring menu untuk melindungi biaya makanan dan minuman dengan memproyeksikan harga menu dengan akurat. e. M elakukan pemeriksaan acak terhadap keakuratan fungsi penerimaan.
18. Purchasing Manager Tugas dan tanggung jawab Purchasing Manager: a. Untuk mendapatkan barang dengan kualitas terbaik untuk hotel dengan harga yang masuk akal. b. Bekerja sama dengan berbagai macam kepala departemen dalam hotel untuk memastikan bahwa kebutuhan departemen dapat dikomunikasikan dan diantisipasi dengan jelas. c. M enjamin bahwa persediaan makanan dan minuman dipertahankan pada tingkat yang memadai melalui komunikasi cepat dan akurat dengan Chef Executive dan Chef terkait. d. M emenuhi permintaan pembelian dan sistem pemesanan pembelian, dibentuk oleh departemen keuangan juga untuk menjaga kepuasan tamu hotel. e. M embuat dokumen penerimaan dan dicocokkan dengan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk penerimaan tanda terima yang cepat dan akurat.
19. Purchasing Clerk Tugas dan tanggung jawab Purchasing Clerk: a. M enyiapkan dan memproses semua pemesanan pembelian berdasarkan permintaan pembelian dan beberapa tawaran.
79 b. M engelola semua file untuk Purchasing Manager. c. M engelola aliran data antara Finance Department, Purchasing Manager dan departemen lainnya. d. M elakukan tugas tambahan apapun yang diminta dari Purchasing Manager untuk menjamin bahwa operasi pembelian dikelola secara professional. e. Bekerja sama dan membantu Senior Storekeeper dari waktu ke waktu dalam operasional sehari-hari.
20. Credit Manager Tugas dan tanggung jawab Credit Manager: a. M elakukan penyelidikan dari berbagai sumber sehingga mendapatkan penilaian yang cerdas, sepadan dengan pelanggan dan mampu membenarkan perpanjangan kredit. b. M emeriksa dokumen pendukung dan menverifikasi akurasi saldo piutang. c. M elaporkan langsung kepada Financial Controller dan/atau General Manager semua hal yang mempengaruhi kredit dan penagihan. d. M engawasi kegiatan staf kredit untuk mencapai kinerja yang efisien dan efektif masing-masing individu. e. M emastikan bahwa kebijakan dan prosedur sebagaimana tercantum dalam buku pedoman kredit yang dipelajari.
21. Director of Sales Tugas dan tanggung jawab Director of Sales:
80 a. Berpartisipasi dengan General Manager dalam elaborasi standar hotel penjualan dan prosedur dan bertanggung jawab langsung pelaksanaan mereka dan rasa hormat dari anggota tim b. M engkompilasi semua informasi pasar yang diperlukan dalam menyusun laporan penjualan tahunan dan rencana pemasaran. c. Bertanggung jawab untuk mengontrol / biaya nya departemen dan untuk menghormati anggaran dan pedoman. d. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pendapatan hotel. e. M emastikan kerja sama dengan bagian keuangan atas pengendalian yang tepat tentang pengajuan kredit dan membantu apabila dibutuhkan dalam mengoleksi piutang.
22. Asst. Director of Sales Tugas dan tanggung jawab Asst. Director of Sales: a. M endelegasikan tanggung jawab yang tepat kepada orang lain berdasarkan kemampuan mereka sementara memastikan mereka memiliki kewenangan dan sumber daya yang memadai. b. M enetapkan dan mengkomunikasikan standar kinerja yang tinggi. c. M encapai
rekor
keberhasilan
dalam
merekrut,
wawancara
dan
mempekerjakan orang dengan mendapatkan sumber daya yang tepat dan posisi yang tepat. d. M embantu dalam penyusunan rencana bisnis tahunan untuk departemen. e. M onitor anggaran departemen secara proaktif.
81 23. Sales Manager Tugas dan tanggung jawab Sales Manager: a. M embangun dan meningkatkan kerjasama tim komitmen untuk pekerjaan mereka dan hotel. b. Pastikan semua karyawan di bawah pengawasan dan dijadwalkan sesuai dengan kebutuhan bisnis. c. M enyiapkan rencana bisnis tahunan untuk departemen. d. Berkomunikasi secara efektif dalam organisasi di semua tingkatan menggunakan metode komunikasi yang paling sesuai untuk hal yang bersangkutan. e. M emonitor setiap anggaran tiap departemen dan secara proaktif melakukan tindakan yang diperlukan.
24. Food and Beverage Manager Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Manager: a. M enjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan pelanggan setiap hari. b. Selidiki setiap keluhan pelanggan dan memulai tindakan korektif untuk perbaikan. c. Pastikan semua makanan dan minuman di departemen dibuat dan disajikan oleh orang yang ahli. d. M enjaga dan menetapkan standar untuk persiapan, penyajian dan pelayanan makanan dan minuman kepada tamu.
82 e. Pastikan semua makanan dan minuman serta daerah penyajian tetap bersih dan rapi sesuai dengan standar perusahaan dan undang-undang kebersihan setempat.
25. Restaurant Manager Tugas dan tanggung jawab Restaurant Manager: a. M enyelesaikan keluhan pelanggan
mengenai kualitas makanan atau
pelayanan. b. M onitor tindakan staf dan pelanggan untuk memastikan standar kesehatan dan sanitasi. c. M emeriksa kualitas pengiriman makanan segar dan barang. d. M erekrut, mempekerjakan, dan mengawasi pelatihan untuk sraf. e. M enilai kualitas makan. f. M onitor persiapan makanan dan metode pembersihan.
26. Bartender Tugas dan tanggung jawab Bartender: a. M enjaga dan membersihkan semua peralatan yang dibutuhkan oleh manajemen. b. M enyiapkan minuman dan minuman segera setelah terdapat pesanan dari pelanggan. c. M enjaga bar agar tetap bersih dan ready stock sebelum masa shift kerja habis.
83 d. M enyelesaikan semua tugas dan mengumpulkan kas sesuai prosedur yang terdapat pada buku pedoman pelatihan. e. M elengkapi tugas lainnya yang diberikan oleh manager untuk kemajuan bar dan restoran.
27. Waiter / Waitress Tugas dan tanggung jawab Waiter / Waitress: a. M enghadiri rapat staf untuk briefing. b. M embantu rekan kerja dalam menyelesaikan tugas mereka. c. M elaporkan pergantian shift kerja tepat waktu. d. M enyelesaikan tugas lain yang diberikan oleh manager yang bertugas. e. M engantarkan makanan dan minuman yang dipesan oleh pelanggan.
28. Banquet Manager Tugas dan tanggung jawab Banquet Manager: a. M engatur, mengendalikan dan memantau semua aspek persiapan dan servis pada seluruh fungsi. b. Berkoordinasi dengan Executive Chef dalam memastikan standar kualitas yang tinggi pada presentasi makanan. c. Untuk memastikan standar pelayanan tamu untuk berbagai jenis fungsi dipelihara dengan baik. d. M emastikan seluruh karyawan banquet telah mengerjakan tugas-tugasnya selaras dengan standar hotel.
84 e. Pastikan seluruh area fungsi dan gudang telah bersih, rapi, dan tetap terpelihara dengan benar mengenai penggunaannya, penyimpanannya, dan pelabelannya.
29. Banquet Sales Manager Tugas dan tanggung jawab Banquet Sales Manager: a. M emastikan kebersihan dan fungsi ruang perjamuan. b. Berurusan dengan klien dan mencapai kepuasan tamu melalui negosiasi yang efektif. c. M enghadiri acara perjamuan dan memastikan pertemuan selanjutnya sudah direncanakan sebelumnya. d. M embuat laporan mengenai masalah atau keluhan yang mungkin timbul selama berjalannya acara. e. M enghadiri pertemuan mingguan dan pelatihan sebagaimana yang telah direncanakan.
30. Executive Chef Tugas dan tanggung jawab Executive Chef: a. M engawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, penjualan dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal tercapai. b. Kontrol dan analisis, secara terus-menerus, mengoptimalkan dari sudut pandang berikut: 1)
Tingkat kualitas produk makanan.
85 2)
Kepuasan tamu.
3)
Staf discipliary dan pengendalian sikap.
4)
Biaya Operasional.
5)
Sanitasi dan Kebersihan.
c. M engkoordinasi dan mengawasi penyusunan, penyajian dan pelayanan produk makanan untuk memastikan makanan dalam kualitas yang terbaik sepanjang waktu. d. M enetapkan dan memelihara hubungan kerja yang efektif. e. M elakukan fungsi-fungsi seperti wawancara, orietation karyawan, evaluasi kinerja, pembinaan, dan pemberhentian jika perlu untuk memastikan staf telah tepat dalam penempatannya.
31. Sous Chef Tugas dan tanggung jawab Sous Chef: a. M embantu Executive Chef dalam mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal dapat tercapai. b. M engawasi Chief Steward untuk menjamin kebersihan tingkat tinggi di semua area dapur. c. M engontrol dan memastikan tingkat kualitas kerusakan semua barang yang diterima di hotel. d. M emastikan dan mengontrol seluruh standar pada restoran dan menu layanan kamar.
86 e. M enjamin kinerja yang optimal dari seluruh staf dengan memberikan informasi kepada bagian yang bersangkutan dan melakukan tindak lanjut secara konstan.
32. Room Divison Manager Tugas dan tanggung jawab Room Division Manager: a. M enyediakan profesionalitas, konsultasi dan layanan dukungan terhadap eksekutif kepada General Manager untuk membantu dalam memenuhi pembentukan tujuan strategis. b. M enerapkan strategi dengan tujuan minimalisir biaya, memaksimalkan produktivitas tanpa mengurangi standar kualitas. c. M engasosiasikan kontrak dengan pemasok yang telah disetujui sesuai dengan kebijakan perusahaan. d. M elaporkan kesalahan pemeriksaan dan kerusakan perabot dan alat kelengkapan di semua area hotel kepada departemen pemeliharaan. e. M engontrol dan memantau ketersediaan kamar, tipe kamar dan kategorikategori harga kamar.
33. Executive Housekeeper Tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper: a. Untuk memastikan jalur komunikasi yang efektif dengan departemen lain. b. M emastikan standar kebersihan dan penampilan kamar tamu, area publik dan melakukan inspeksi harian semua area tersebut.
87 c. M elakukan uji pengawasan mutu proses kerja, survei untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan menghasilkan layanan yang lebih baik. d. Tetap berhubungan dengan bagian front office mengenai status kamar. e. M engontrol kualitas layanan housekeeping dan memastikan kebutuhan tamu terpenuhi.
34. Housekeeping Supervisor Tugas dan tanggung jawab Housekeeping Supervisor: a. Bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan pelayanan. b. M emeriksa kamar tamu / area publik setelah dibersihkan oleh petugas kebersihan secara teratur. c. M enangani keluhan tamu secara cepat dan efisien untuk kepuasan penuh tamu. M enginformasikan Executive Housekeeper dan menindaklanjuti dengan respon cepat. d. M emastikan bahwa kunci master disimpan dengan aman oleh petugas pada shift dimana Housekeeping Supervisor bekerja dan dikembalikan pada akhir shift. e. M elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Executive Housekeeper.
35. Laundry Dry Clean Manager Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Manager: a. M emastikan semua food and beverage linen bersih dan tersedia setiap saat. b. M engendalikan dan mengawasi semua perlengkapan untuk ke binatu.
88 c. M enyiapkan semua laporan operasi yang diperlukan untuk disampaikan kepada departemen accounting. d. M engawasi fungsi seluruh karyawan laundry dry cleaning. e. M engecek secara rutin untuk memastikan detergen digunakan sesuai yang diperintahkan agar kualitas laundry dry cleaning tetap terjaga.
36. Laundry Dry Clean Supervisor Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Supervisor: a. M emastikan bahwa semua pekerja bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan menjaga peralatan mereka bersih dan rapi. b. M embuat program pelatihan untuk setiap bulan. c. M embuat laporan dalam log book harian. d. M emastikan bahwa semua tugas terlaksana. e. M elaksanakan tugas Laundry Manager selama ketidakhadirannya di kantor.
37. Room Attendant Tugas dan tanggung jawab Room Attendant: a. M elaporkan ke departemen pada awal shift masing-masing untuk sign in dan bekerja. b. M elaporkan kerusakan apapun dan/atau barang rusak ke atasan. c. Tidak membuka pintu ruang tamu untuk orang yang tidak berkepentingan. d. M enangani produk kebersihan di setiap kamar tamu seperti handuk, sikat gigi, shampoo, dan sabun.
89 e. M emperbarui perlengkapan mandi dan tidur yang berada di dalam kamar yang sudah digunakan oleh tamu.
38. Front Office Manager Tugas dan tanggung jawab Front Office Manager: a. M emelihara pribadi kontak dengan pelanggan kapan dan dimana pun. b. M emastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang lengkap dan mematuhi kebijakan
yang berkaitan
dengan
kebijakan
penanganan
kebakaran, kebersihan, kesehatan, dan keselamatan dalam hotel. c. M embentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan prosedur operasional operasional di area front office sesuai tanggung jawab masing-masing. d. M emastikan bahwa prosedur operasional dan format laporan sesuai dengan kebijakan Twin Plaza Hotel. e. M engawasi jalannya operasi di Front Desk, Bagian Reservasi, hubungan dengan tamu, penyambut tamu, dan operator telepon. M emastikan bahwa standar kualitas dalam bekerja telah dipelihara.
39. Night Manager Tugas dan tanggung jawab Night Manager: a. M embaca log book untuk menindaklanjuti kejadian yang terjadi pada siang hari. b. M emeriksa kinerja staf hotel, memperhatikan disiplin staf mulai dari cara berpakaian dan mengambil tindakan yang bijaksana.
90 c. M encatat semua insiden yang tidak biasa atau keluha dalam log book untuk informasi dan referensi manajemen. d. M embantu departemen keamanan menyelidiki semua insiden pencurian yang mungkin terjadi dalam lokasi hotel. e. M engawasi keamanan di dalam dan sekitar hotel setiap waktu, memastikan keselamatan dan keamanan hotel dan properti tamu dan staf.
40. Concierge Tugas dan tanggung jawab Concierge: a. M emastikan bellboy melaksanakan tugas sesuai dengan kebijakan dan prosedur hotel. b. M emastikan bellboy, driver, dan doormen berpakaian sesuai strandar yang telah ditentukan oleh manajemen hotel. c. Bertanggung jawab untuk melatih semua anggota staf bawahannya. d. M emastikan semua koper diberikan tag dengan benar dan disimpan dengan benar pula. e. M emastikan standar tinggi kebersihan lobby, front desk, porte corchere, dan driveway.
41. Receptionist Tugas dan tanggung jawab Receptionist: a. M enyambut semua tamu dan segera lakukan check in sesuai dengan pemesanan / reservation yang sudah dibuat sebelumnya. b. M emastikan registration form diisi dengan lengkap oleh tamu.
91 c. M enghadiri briefing pertemuan, harian dan sesi pelatihan. d. M elaporkan setiap kesehatan, keselamatan dan/atau bahaya keamana segera kepada atasan. e. M emastikan bahwa tamu mendapatkan voucher fasilitas setelah tamu berhasil melakukan check in.
42. Bellboy Tugas dan tanggung jawab Bellboy: a. M engantar tamu ke kamar mereka dan membantu mereka dengan barangbarang bawaan mereka, menjelaskan kepada tamu cara menggunakan semua fasilitas tamu. b. Bertanggung jawab mengumpulkan, mengirim, dan menyimpan barang bawaan. c. M engirim pesan / fax ke kamar tamu sesuai SOP (Standard Operating Procedure). d. M elakukan tur pengenalan disekitar hotel ketika diminta. e. M enghadiri pertemuan dan pelatihan sebagaimana ketika diperlukan.
43. Chief Engineer Tugas dan tanggung jawab Chief Engineer: a. M emastikan semua karyawan melayani tamu dengan sopan dan profesional setiap saat. b. M elakukan evaluasi staf secara triwulan untuk meninjau kinerja secara umum, mengevaluasi area engineer untuk melakukan perbaikan dan
92 melaksanakan program untuk mencapai tujuan dan untuk melihat apakah target dan tujuan tersebut terpenuhi atau belum. c. Pastikan bahwa semua karyawan membuat dan menyerahkan laporan tepat waktu dan mengenakan seragam yang benar dan name tag setiap saat. d. M embentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan prosedur operasional dan kontrol staf yang berhubungan dengan departemen engineering. e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan umum gedung dan sekitarnya termasuk fasilitas-fasilitasnya seperti sistem kunci, mesin-mesin genset, air conditioning.
44. Technician Tugas dan tanggung jawab Technician: a. M emperbaiki fasilitas hotel yang rusak. b. M elakukan pekerjaan sesuai perintah dari atasan. c. M embantu Chief Engineer dalam melaksanakan tugasnya ketika terdapat suatu masalah mengenai infrastruktur gedung.
3.5 Proses Bisnis 3.5.1 Reservasi Via Telepon 1. Tamu melakukan reservasi via telepon. 2. Bagian Reservasi meminta data tamu. 3. Bagian Reservasi mengecek ketersediaan kamar. 4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar.
93 5. Bagian Reservasi mencatat data ke reservation form. 6. Bagian Reservasi memastikan status check-in tamu, jika: a. Tamu reservasi dengan Guarantee berupa deposit: 1) Tamu membayar Guarantee. 2) Tamu mengirim Bukti Pembayaran melalui fax. 3) Bagian Reservasi menerima Bukti Pembayaran. 4) Bagian Reservasi mengirim Bukti Pembayaran ke bagian akuntansi. 5) Front Desk menkonfirmasi reservasi, Jika tamu tidak datang maka kamar akan di cancel. Jika tamu datang maka proses selesai. b. Tamu yang reservasi tanpa Guarantee maka reservasi akan di cancel pada pukul 18.00 WIB. 3.5.2 Reservasi Via Website 1. Tamu
mengunjungi
situs
resmi
Twin
Plaza
Hotel
di
http://www.twinplazahotel.co.id/ 2. Komputer menampilkan menu home. 3. Tamu menginput tanggal check-in dan check-out lalu mengklik check availability. 4. Komputer menampilkan menu check availability. 5. Tamu menginput jumlah orang yang menginap. 6. Komputer menampilkan daftar harga dan kamar. 7. Tamu meng-klik option book sesuai dengan pilihan kamar. 8. Komputer menampilkan menu reservasi. 9. M enginput data di form reservasi yang ada di website. 10. Komputer menampilkan reservation summary.
94 11. Tamu submit reservasi. 12. Komputer menampilkan credit card information. 13. Tamu mengisi data credit card information. 14. Komputer menampilkan final confirmation. 15. Komputer menyimpan data reservasi. 16. Bagian Reservasi mengecek email dari reservasi yang sudah dibuat oleh tamu dari website. 17. M encatat reservasi ke dalam Reservation Form. 18. M encatat reservasi ke dalam sistem. 19. Komputer menyimpan data reservasi. 3.5.3 Check In (Dengan Reservasi) 1. Tamu datang ke hotel. 2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi. 3. Front Desk mengecek daftar reservasi. 4. Komputer menampilkan daftar reservasi. 5. Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy. 6. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk. 7. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu. 8. Tamu mengisi Registration Form. 9. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip, rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai tamu check out). 10. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum, free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher.
95 11. Front Desk memvalidasi kunci kamar. 12. Komputer menampilkan validasi kunci kamar. 13. Front Desk memberikan kunci kamar. 14. Tamu menerima kunci kamar. 3.5.4 Check In (Tanpa Reservasi) 1. Tamu datang ke hotel. 2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi. 3. Jika belum, Front Desk mengecek ketersediaa kamar (room available). 4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar. 5. Front Desk menawarkan kamar yang tersedia ke tamu. 6. Jika tamu setuju, Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy. 7. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk. 8. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu. 9. Tamu mengisi Registration Form. 10. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip, rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai tamu check-out). 11. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum, free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher. 12. Front Desk memvalidasi kunci kamar. 13. Komputer menampilkan validasi kunci kamar. 14. Front Desk memberikan kunci kamar. 15. Tamu menerima kunci kamar.
96 3.5.5 Check Out 1. Tamu datang ke Front Desk. 2. Front Desk menanyakan nomor kamar tamu. 3. Front Desk menghubungi Housekeeping via HT (Handy Talky) atau telepon. 4. Housekeeping memberitahukan penggunaan mini bar apa saja yang digunakan oleh tamu beserta denda seperti puntung rokok, peralatan hotel yang rusak dan barang milik hotel hilang. 5. Front Desk membuat Mini Bar Form untuk mencatat penggunaan mini bar tamu berdasarkan info yang diberikan oleh Housekeeping. 6. Front Desk membuat Guest Folio dua rangkap, rangkap satu untuk diberikan ke Bagian Accounting dan rangkap dua untul di arsip. 7. Front Desk mencetak Guest Folio. 8. Front Desk memberikan Guest Folio ke tamu untuk di cek terlebih dahulu. 9. Tamu menandatangani Guest Folio. 3.5.6 Pembayaran (Tunai) 1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form. 2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu. 3. Front Desk menerima Bukti Pembayaran dari tamu. 4. Front Desk menghitung selisih total pembayaran dengan deposit yang tertulis di Bukti Pembayaran. 5. Front Desk membuat Miscellaneous Form dua rangkap dimana rangkap satu untuk digabung dengan Guest Folio rangkap satu untuk di berikan ke
97 Bagian Accounting dan rangkap dua digabung dengan Guest Folio rangkap dua untuk di arsip. 3.5.7 Pembayaran (Kartu Kredit) 1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form. 2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu. 3. Front Desk meminta kartu kredit tamu. 4. Front Desk menggesek kartu kredit pada mesin ADC. 5. Front Desk mencetak slip pembayaran 2 rangkap dimana rangkap satu untuk digabungkan dengan Registration Form untuk di arsip dan rangkap dua untuk diberikan ke tamu. 6. Front Desk memberikan slip pembayaran rangkap satu kepada tamu untuk di tanda tangani.
3.6 Rich Picture
Gambar 3.13 Rich Picture
98 3.7 Event Table Tabel 3.2 Event Table Event Melayani reservasi
Internal Agent Front Desk
Start When Tamu melakukan reservasi
Melayani check-in
Front Desk
Tamu hendak checkin
Melayani check-out
Front Desk
Tamu konfirmasi check-out
Melayani pembayaran
Front Desk
Tamu selesai melakukan check-out
Activity 1. Membuat Reservation Form 2 rangkap, rangkap 1 untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check out dan rangkap 2 untuk di arsip. 2. Membuat Bukti Pembayaran 2 rangkap, rangkap 1 untuk tamu dan rangkap 2 untuk di arsip. 1. Membuat Registration Form 2 rangkap, rangkap satu untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check-out dan rangkap dua untuk di arsip. 2. Membuat validasi kunci. 3. Membuat voucher fasilitas untuk tamu. 1. Membuat Mini Bar Form. 2. Membuat Guest Folio 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip. 1. Membuat Miscellaneous Form 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip.
99 3.8 Overview Activity Diagram
Gambar 3.14 Overview Activity Diagram Twin Plaza Hotel
100 3.9 Workflow Gambar 3.3 Tabel Workflow Actor Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Komputer Bagian Reservasi Komputer Actor Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi
Komputer Actor Front Desk Komputer
8. 9. 10. 11. 12. 13. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 1. 2.
Activity Reservasi via telepon Menerima telepon dari calon tamu Mengecek ketersedi aan kamar Menampilkan data keters ediaan kamar Membuat reservation form dua rangkap Menanyakan ingin memberikan deposit guarantee atau tidak Jika tidak, kamar yang di reservasi tetap di booking tetapi ditunggu sampai pukul 18.00 WIB saat hari itu juga, jika tamu tidak kunjung datang maka reservasi akan di cancel Jika ya, menerima Bukti Pembayaran deposit guarantee dari tamu melalui fax dan status tamu dianggap melakukan reservasi dan kamar di-book sampai waktu check out Mengirim Bukti Pembayaran deposit guarantee ke bagian accounting Mengakses data res ervasi di sistem Menampilkan data reservasi Menginput data reservasi di Registration Form ke dalam sistem Menyimpan data reservasi ke dalam sistem Data reservasi tersimpan Reservasi Via Website Membuka situs http://www.twinplazahotel.co.id/ Menampilkan menu home Menginput tanggal check in dan check out Mengklik pilihan check availability Menampilkan menu check availability Menginput data jumlah orang yang menginap Mengklik pilihan availability check Menampilkan menu daftar harga dan kamar Mengklik pilihan book pada kamar yang di pilih Menampilkan menu reservasi Menginput data reservasi Mengklik pilihan continue Menampilkan reservation summary Mengklik pilihan submit reservation Menampilkan menu Credit Card Information Menginput Credit Card Information Mengklik pilihan submit Menampilkan Final Confirmation Mengklik pilihan close window Menyimpan data reservasi Mengecek data reservasi via email hotel Mengklik pilihan download Download selesai Membuat Reservation Form Menginput data reservasi ke dalam sistem Mengklik pilihan menyimpan Menyimpan data reservasi Data reservasi tersimpan Check In (dengan reservasi) Mengakses menu reservasi Menampilkan menu reservasi
101
Actor Front Desk Komputer Front Desk
Komputer Front Desk
Komputer Actor Front Desk Komputer Front Desk
Komputer Front Desk
Komputer Actor Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. Actor Front Desk
Bagian Accounting
Front Desk Komputer Actor Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Activity Reservasi via telepon Mengakses daftar reservasi Menampilkan daftar reservasi Mengecek dafrar res ervasi Membuat Registration Form dua rangkap Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap dua untuk di arsip Menyimpan data registrasi ke dalam sistem Data registrasi tersimpan Membuat voucher fasilitas Membuat validasi kunci Memvalidasi kunci magnetic Kunci magnetic tervalidasi Check In (Tanpa Reservasi) Mengecek ketersedi aan kamar Menampilkan ketersedi aan kamar Membuat Registration Form dua rangkap Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap dua untuk di arsip Menyimpan data registrasi ke dalam sistem Data registrasi tersimpan Membuat voucher fasilitas Membuat validasi kunci Memvalidasi kunci magnetic Kunci magnetic tervalidasi Check Out Membuat Mini Bar Form Membuat Guest Folio Menyimpan Guest Folio Guest Folio tersimpan Mencetak Guest Folio dua rangkap Guest Folio tercetak Mengirim Guest Folio rangkap satu ke bagian accounting Menyimpan Guest Folio rangkap dua ke dalam arsip Pembayaran (Tunai) Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form Menerima Bukti Pembayaran dari tamu Menghitung selisih total pembayaran dengan deposit Membuat Miscellaneous Form dua rangkap Menerima Miscellaneous Form rangkap satu Mengarsip Miscellaneous Form rangkap dua bersama dengan Guest Folio Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem Transaksi pembayaran tersimpan Pembayaran (Kartu Kredit) Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form Menggesek kartu kredit pada mesin ADC Menampilkan deposit Menginput nominal total pembayaran Verify pembayaran Mencetak slip pembayaran dua kali Slip pembayaran tercet ak Memberikan copy slip pembayaran ke tamu Mengarsip slip pembayaran bers ama dengan Registration Form
102
Actor Komputer
Activity Reservasi via telepon 10. Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem 11. Transaksi pembayaran tersimpan
3.10 Detailed Activity Diagram 3.10.1 Reservasi Via Telepon
Gambar 3.15 D AD Reservasi Via Telepon Twin Plaza Hotel
103 3.10.2 Reservasi Via Website
Gambar 3.16 D AD Reservasi Via Website Twin Plaza Hotel
104 3.10.3 Check In (Dengan Reservasi)
Gambar 3.17 D AD Check In (Dengan Reservasi) Twin Plaza Hotel
105 3.10.4 Check In (Tanpa Reservasi)
Gambar 3.18 D AD Check In (Tanpa Reservasi) Twin Plaza Hotel
106 3.10.5
Check Out
Gambar 3.19 D AD Check Out Twin Plaza Hotel
107 3.10.6
Pembayaran (Tunai)
Gambar 3.20 D AD Pembayaran (Tunai) Twin Plaza Hotel
108 3.10.7
Pembayaran (Kartu Kredit)
Gambar 3.21 D AD Pembayaran (Kartu Kredit) Twin Plaza Hotel
109 3.11 Dokumen Yang Digunakan 1. Reservation Form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu yang hendak menginap di hotel. Dokumen ini diisi oleh Bagian Reservasi ketika calon tamu melakukan reservasi via telepon atau website.
Gambar 3.22 Reservation Form
2. Registration Form digunakan saat tamu ingin melakukan check-in. Dokumen ini sangat penting karena menyangkut semua informasi mengenai data tamu yang tinggal di hotel.
Gambar 3.23 Registration Form
110 3. Change and/or Cancellation digunakan untuk tamu yang hendak melakukan perubahan kamar atau membatalkan kamar yang telah di tempatinya. Front Desk mengisi data-data perubahan kamar dan/atau pembatalan reservasi.
Gambar 3.24 Change and/or Cancellation
4. Change Room Rate adalah dokumen yang diisi oleh Front Desk ketika tamu telah sepakat untuk pindah kamar. Harga kamar sebelum pindah dan setelah pindah dicatat pada formulir ini.
Gambar 3.25 Change Room Rate
111 5. Welcome Bread Coupon adalah kupon makanan yang diberikan kepada tamu setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja.
Gambar 3.26 Welcome Bread Coupon
6. Welcome Drink Coupon adalah kupon minuman yang diberikan kepada tamu setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja.
Gambar 3.27 Welcome Drink Coupon
7. Meal Coupon adalah kupon yang dapat ditukarkan dengan makan pagi, makan siang, atau makan malam. Hanya berlaku 1 kali penggunaan.
112
Gambar 3.28 Meal Coupon
8. Internet Voucher adalah voucher yang diberikan oleh Twin Plaza Hotel kepada tamu agar dapat mengakses internet selama menginap di hotel. Voucher dilengkapi dengan user ID dan password.
Gambar 3.29 Internet Voucher
9. Free Parking Voucher adalah voucher yang berlaku untuk tamu yang menginap dan membawa kendaraan pribadinya. Voucher ini berguna agar tamu tidak dipungut biaya parkir.
113
Gambar 3.30 Free Parking Voucher
10. Mini Bar Form adalah bukti penggunaan mini bar didalam kamar hotel. Bukti ini diisi oleh Front Desk didasari informasi yang diberikan oleh Housekeeping melalui telepon atau HT (Handy Talky).
Gambar 3.31 Mini Bar Form
114 11. Guest
Folio (Bill) digunakan untuk merangkap room rate/harga kamar,
restaurant, laundry, dan charges/denda.
Gambar 3.32 Guest Folio (Bill)
12. Bukti Pembayaran (Official Receipt) adalah Bukti Pembayaran deposit pada saat tamu selesai melakukan registrasi. Digunakan hanya jika tamu membayar deposit secara tunai.
115
Gambar 3.33 Bukti Pembayaran (Official Receipt)
13. Miscellaneous Form digunakan untuk catatan bukti sisa deposit tamu, denda, potongan harga dan kas yang sudah dibayar oleh tamu.
Gambar 3.34 Miscellaneous Form
3.12 Uraian S pesifikasi Perangkat yang Digunakan Berikut adalah uraian spesifikasi perangkat keras (hardware) dan lunak (software) yang digunakan oleh Twin Plaza Hotel untuk mendukung proses bisnisnya.
116 3.12.1 Perangkat Keras (Hardware) 1. Processor: Intel Pentium Processor E2200 (1Mb, 2.20Ghz, Fsb 800Mhz, LGA 775)
Gambar 3.35 Intel Pentium Processor E2200
2. Memory: Visipro DDR2 2GB
Gambar 3.36 Visipro DDR2 2GB
3. Power Supply Unit: Simbadda 350 Watt
Gambar 3.37 Power Supply Unit Simbadda 350 Watt
117 4. Harddisk: Seagate 3.5” 160GB
Gambar 3.38 Harddisk Seagate 3.5” 160GB
5. Monitor: LG 15” CRT
Gambar 3.39 Monitor LG 15” CRT
6. Keyboard: Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2
Gambar 3.40 Keyboard Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2
118 7. Mouse: Logitech Optical Mouse Black PS2
Gambar 3.41 Mouse Logitech Optical Mouse Black PS2
8. Switch: 3com 3c16475 24-Port Baseline Switch 2226 Plus
Gambar 3.42 Switch 3com
9. Credit Card Terminal: Verifone Omni 3730LE / VX510
Gambar 3.43 Credit Card Terminal
119 10. Hotel Lock: HLH-IC Encoder
Gambar 3.44 HLH-IC Encoder
3.12.2 Perangkat Lunak (Software) 1. Operating System: Windows XP Starter Pack 3 2. Software khusus: X-PERT Hotel Management System 3. Antivirus: Kaspersky
3.13 Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran Twin Plaza Hotel dalam proses bisnisnya sangat mengutamakan kebutuhan dan kepuasan pelanggan dalam hal penyediaan informasi maupun jasa pelayanan front office. Twin Plaza Hotel mempunyai strategi pasar tersendiri dalam mempertahankan pelanggan lama dan memperoleh pelanggan baru untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Sejak pelanggan datang hingga pelanggan keluar, pihak perusahaan berusaha memberikan pelayanan yang terbaik sehingga pelanggan merasa nyaman dan puas. Twin Plaza Hotel telah memberikan kemudahan dalam pendaftaran, fasilitas yang disediakan, proses check in dan check out serta pembayaran.
120 Berdasarkan hal tersebut, maka evaluasi ini dilakukan berdasarkan kriteria pengukuran Customer Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer Perspective memiliki 6 macam Business Goals yang berhubungan dengan 20 IT Goals dan menyangkut proses-proses terkait yang melibuti 4 domain utama, yaitu Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME). Secara lebih rinci evaluasi ini akan mengukur sebagai berikut: Tabe l 3.4 Rincian Kriteria Pengukuran Evaluasi
Business Goals 1. Improve Customer Orientation and Service (Meningkatkan Orientasi dan Layanan Pelanggan).
Customer Perspective IT Goals a. Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels (Memastikan kepuasan pengguna akhir terhadap penwaran layanan dan level layanan).
b. Make sure that IT services are available as required (Meyakinkan bahwa service TI tersedia saat dibutuhkan).
Processes a) PO8 Manage Quality (Mengatur Kualitas) b) AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan) c) DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan) d) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga) e) DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna) f) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden) g) DS10 Manage Problems (Mengatur Masal ah) h) DS13 Manage Operations (Mengatur Operasi) a) DS3 Manage Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas) b) DS4 Ensure Continuous Service (M emastikan Keberl anjutan Layanan) c) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden) d) DS13 Manage Operations
121
Business Goals
2. Offer Competitive Products and Services (Menawarkan Produk dan Layanan yang Mampu Bersaing).
3. Establish Service Continuity and Availability (Meningkatkan Keberlanjutan dan Keters ediaan Layanan).
Customer Perspective IT Goals
a. Create IT agility (Menciptakan kecerdasan TI).
Processes (Mengatur Operasi)
a) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi) b) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI) c) PO7 Manage IT Human Resources (Mengatur Sumber Daya Manusia TI) d) AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)
b. Improve IT’s cost-efficiency a) PO5 Manage the IT and its contribution to Investment (Mengatur business profitability Investasi TI) (Mengembangkan efisiensi b) DS6 Identfy and Allocate biaya TI dan kontribusi untuk Costs (Mengidentifikasi keuntungan bisnis.). dan Mengalokasikan Biaya) a. Ensure mutual satisfaction of a) DS2 Manage Third-Party third-party relationships Services (Mengatur (Memastikan kepuasan Layanan Pihak Ke Tiga) bersama salam hubungan dengan pihak ketiga).
b. Reduce solution and service delivery defects and rework (Mengurangi solusi dan kerusakan pengiriman layanan dan pengulangan kerja).
a) PO8 Manage Quality (Mengatur Kualitas) b) AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan) c) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan) d) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan) e) DS10 Manage Problems (Mengatur Masal ah)
c. Ensure minimum business
a) PO6 Communicate
122
Business Goals
Customer Perspective IT Goals impact in the event of an IT service disruption or change (Memastikan dampak minimun terhadap bisnis dalam suatu kejadian yang menggangu atau merubah layanan TI).
d. Make sure that IT services are available as required(Meyakinkan bahwa layanan TI tersedia saat dibutuhkan).
4. Create Agility in Responding to Changing Business Requirements (Menciptakan Kecerdasan Untuk Merespon Dalam Merubah Perysaratan Bisnis).
a. Respond to business requirements in alignment with the business strategy (Respon terhadap persyaratan bisnis dalam penyetaraan dengan strategi bisnis).
Processes Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen) b) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan) c) DS4 Ensure Continuous Service (M emastikan Keberl anjutan Layanan) d) DS12 Manage the Physical Environment (Mengatur Lingkungan Fisik) a) DS3 Manage Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas) b) DS4 Ensure Continuous Service (M emastikan Keberl anjutan Layanan) c) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden) d) DS13 Manage Operations (Mengatur Operasi) a) PO1Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis) b) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi) c) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI) d) PO10 Manage Projects (Mengatur Proyek) e) AI1 Identify Automated Solutions (Mengidenti fikasi Solusi Otomatis) f) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan) g) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan
123
Business Goals
5. Achieve Cost Optimisation of Service Delivery (Pencapaian Biaya yang Optimal dalam Pemberian Layanan).
Customer Perspective IT Goals
Processes Perubahan) h) DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan) i) DS3 Manage Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas) j) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI)
b. Create IT agility (Menciptakan kecerdasan TI).
a) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi) b) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI) c) PO7 Manage IT Human Resources (Mengatur Sumber Daya Manusia TI) d) AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)
c. Deliver projects on time and on budget, meeting quality standards (Ketepatan waktu penyerahan proyek dan sesuai dengan anggaran dan standar kualitas). a. Acquire and maintain integrated and standardised aplication systems (Memperoleh dan memelihara sistem aplikasi yang terintegritas dan terstandaris asi).
a) PO8 Manage Quality (Mengatur Kualitas) b) PO10 Manage Projects (Mengatur Proyek)
b. Acquire and maintain an
a) PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi) b) AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan Menjaga Piranti Lunak Aplikasi) c) AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI) a) AI3 Acquire and Maintain
124
Business Goals
Customer Perspective IT Goals integrated and standardised IT infrastructur (Memperoleh dan memelihara infrastruktur TI yang terintegritas dan terstandaris asi)..
c. Ensure mutual satisfaction of third-party relationships (Memastikan kepuasan bersama dalam hubungan dengan pihak ketiga).
6. Obtain Reliable and Useful Information for Strategic Decision Making (Memperoleh Kepercayaan dan Informasi yang Berguna Untuk Strategi dalam Membuat Keputusan).
Processes Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi) b) AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI) a) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga)
d. Improve IT’s cost-efficiency a) PO5 Manage the IT and its contribution to Investment (Mengatur business profitability Investasi TI) (Meningkatkan efisiensi b) DS6 Identfy and Allocate biaya dan kontribusi TI untuk Costs (Mengidentifikasi keuntungan bisnis). dan Mengalokasikan Biaya) a. Respond to governance a) PO1Define a Strategic IT requirements in line with Plan (Menentukan board direction (Merespon Perencanaan TI yang governance sejalan dengan Strategis) perintah pemegang saham). b) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI) c) PO10 Manage Projects (Mengatur Proyek) d) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI) e) ME4Provide IT Governance (Memberikan Pemerintahan TI) b. Optimise the use of information(Mengoptimalkan penggunaan informasi).
a) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi) b) DS11 Manage Data (Mengatur Dat a)
c. Ensure transparency and a) PO5 Manage the IT understanding of IT cost, Investment (Mengatur benefits, strategy, policies Investasi TI) and service levels b) PO6 Communicate (Memastikan transparansi dan Management Aims and
125
Business Goals
Customer Perspective IT Goals pemahaman mengenai biaya, keuntungan, strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI). c)
d)
e)
f)
g)
Processes Direction (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen) DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga) DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI) ME4Provide IT Governance (Memberikan Pemerintahan TI)
d. Ensure that automated a) PO6 Communicate business transactions and Management Aims and information exchanges can be Direction trusted (Memastikan (Mengkomunikasikan otomatisasi transaksi bisnis Tujuan dan Arah dan pertukaran informasi Manajemen) yang terpercaya). b) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan) c) DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem) e. Maintain the integrity of information and processing infrastructure (Memelihara integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur).
a) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan) b) DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)
Dengan dilakukannya pengukuran ini, diharapkan Twin Plaza Hotel dapat mengetahui posisi perusahaan berdasarkan sudut pandang pelanggan dalam menilai kesuksesan dan tingkat kepuasan pelanggannya. Sehingga dapat membantu
126 pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk menentukan langkah yang harus dilakukan.
