BAB 3 ANALISIS PERANCANGAN
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Bavaria Mercindo Motor adalah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang otomotif yang didirikan pada tahun 2002. PT. Bavaria Mercindo Motor terletak di Jalan Ciputat Raya No.25, Jakarta Selatan. Kehadiran perusahaan dalam bidang otomotif ini didasarkan pada kebutuhan masyarakat pengguna kendaraan bermotor akan keberadaan suatu perusahaan jasa dalam bidang otomotif yang dapat memberikan pelayanan serta hasil pekerjaan yang optimal. Dengan semboyan “Kepuasaan Anda Tujuan Kami”, dan ditunjang dengan Sumber Daya Manusia yang profesional, terlatih, terampil, dan berpengalaman, serta sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan, maka perusahaan dapat memenuhi seluruh keinginan customer atau pelanggan serta memberikan kualitas pelayanan yang memuaskan pada pelanggan. Melalui penerapan sistem manajemen yang profesional serta dalam usaha memberikan kualitas pelayanan yang memuaskan, perusahaan juga memberikan pelayanan konsultasi terhadap permasalahan kendaraan bermotor pelanggan melalui Service Advisor yang ramah dan terlatih. 38
39
Perusahaan selalu terbuka untuk setiap pendapat berupa kritik maupun saran dari para pelanggan, sehingga hal tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam peningkatan pelayanan pada perusahaan. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan memiliki visi “Menjadi Mitra Terpercaya dalam Bidang Otomotif”. Sedangkan misi dari perusahaan adalah : Mewujudkan perusahaan sebagai mitra terpercaya dalam bidang otomotif, Memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan dalam bidang otomotif, Memberikan kepuasaan kepada pelanggan akan hasil pelayanan dari perusahaan. 3.1.3 Sumber Daya Manusia Sebagai perusahaan yang memiliki bisnis di bidang otomotif, perusahaan memiliki keyakinan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan asset yang paling utama dan berharga. Saat ini Sumber Daya Manusia dalam perusahaan berjumlah 40 orang dan berpengalaman rata-rata selama sepuluh tahun, yang terdiri dari Komisaris, Direksi, Manager, Service Advisor, Kepala Seksi, Kepala Bengkel, Mekanik, dan Teknisi. Seluruh karyawan perusahaan telah melalui sistem seleksi dan evaluasi dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga hasil pekerjaan dari perusahaan dapat memberikan kepuasaan bagi para pelanggan dan sesuai dengan standar otomotif yang berlaku.
40
Perusahaan juga mengirimkan sumber daya manusia yang ada ke institusiinstitusi terkait dalam rangka peningkatan kemampuan sumber daya manusia sesuai dengan bidang pekerjaannya masing-masing. Hal tersebut dilakukan untuk menjawab tantangan dan persaingan dalam bisnis jasa bidang otomotif yang semakin ketat pada saat ini dan masa mendatang. 3.1.4 Landasan Hukum Dasar hukum pendirian Perusahaan adalah sebagai berikut : Akte Notaris Notaris
: Maria Regina Tjendra Salim, SH.
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor
: 2358/09-04/PK/XII/2002
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas Nomor
: 090315037952
3.1.5 Ruang Lingkup Pelayanan Pelayanan utama perusahaan adalah service specialist bidang otomotif meliputi : 1. Memberikan pelayanan penjualan kendaraan baru maupun second hand dari berbagai merk atau brand. 2. Menyediakan pelayanan sewa atau rental kendaraan. 3. Memberikan konsultasi yang akurat dalam bidang otomotif, baik itu bersifat teknis maupun non teknis. 4. Menyediakan peralatan accessories exclusive atau boutique accessories dari berbagai merk, serta pemasangannya.
41
5. Menyediakan pelayanan perawatan cek kendaraan atau auto salon dengan bahan khusus. 6. Menyediakan pelayanan tune-up engine, perbaikan mekanikal dan elektrikal, overhaul, dan lain sebagainya. 7. Memberikan pelayanan perbaikan dan pengecatan atau Auto Body Repair dengan sistem oven (Blowtherm) double blower yang menghasilkan hasil pengecatan akurat dan tingkat kebersihan yang tinggi, serta ditunjang dengan laboratorium cat yang canggih (Spies-Hecker). 8. Memberikan pelayanan perbaikan ringan di tempat atau on location repair. 9. Memberikan pelayanan antar – jemput kendaraan pelanggan selama 24 jam dalam 7 hari untuk diperbaiki oleh perusahaan. 10.Memberikan pelayanan darurat selama 24 jam dalam 7 hari, untuk jasa mobil derek dan perbaikan–perbaikan darurat di seluruh wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya.
42
3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
43
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan struktur organisasi yang digambarkan pada sub bab sebelumnya, antara lain : 3.3.1 Komisaris • Melakukan pengawasan terhadap kebijaksanaan Direksi dalam melaksanakan pengurusan perusahaan. • Memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Dasar (RKAP) serta ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. • Melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan, termasuk terhadap sistem pengendalian maupun akuntabilitas perusahaan. 3.3.2
Direktur • Merencanakan dan merumuskan kebijaksanaan mengenai perkembangan dan perbaikan perusahaan. • Mengendalikan perusahaan secara langsung. • Mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan. • Melakukan evaluasi kinerja perusahaan secara berkala. • Melaporkan hasil usaha dan operasi perusahaan kepada Komisaris Utama.
44
3.3.3 Marketing Manager • Mengidentifikasi, mengembangkan, dan melaksanakan peluang pertumbuhan perusahaan. • Mempersiapkan data pasar untuk pengambilan keputusan • Mengikuti perkembangan proyek-proyek besar dan berfokus pada solusi. • Mengidentifikasi mata rantai distribusi yang baru. 3.3.4 Manager Operasional • Membantu Direktur Utama dalam melakukan tugas teknis perusahaan, terutama dalam operasionalnya. • Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan aktivitasnya kepada Direktur Utama. • Membantu Direksi dalam merumuskan pokok-pokok kebijakan dalam bidang produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum. 3.3.5 Manager Akuntansi dan Keuangan • Merencanakan dan mengawasi perencanaan kegiatan akuntansi dari keuangan perusahaan. • Membantu Direktur dalam melaksanakan anggaran perusahaan. • Memastikan bahwa semua transaksi keuangan dilakukan dengan benar. • Memberikan laporan keuangan kepada pihak pemerintah untuk menetapkan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan. • Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya produksi dan biaya administrasi.
45
3.3.6 Manager Personalia dan Umum • Meletakan dasar-dasar pembinaan administratif agar dapat melaksanakan personal policy yang baik. • Mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan. • Mengawasi pekerjaan karyawan dan meningkatkan hubungan serta kerja sama antar karyawan. • Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan, serta penyusunan daftar gaji karyawan. • Bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian dan ketertiban umum. • Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional. 3.3.7 Accounting Staff • Mengawasi pelaksanaan kegiatan pembukuan perusahaan. • Mengawasi pelaksanaan pemakaian aset perusahaan. • Melaksanakan perhitungan akuntansi terhadap pembelian bahan baku dan asset perusahaan. 3.3.8 Finance Staff • Mengawasi dan melaksanakan pembayaran transfer dana terhadap pembelian bahan baku dan aset perusahaan. • Mengawasi dan melaksanakan penerimaan pembayaran atas penjualan sabun dan juga hasil sampingan produksi.
46
• Membuat pembukuan dan jurnal laba rugi perusahaan. • Melaksanakan perhitungan dan pembayaran upah dan lembur kerja karyawan. 3.3.9 Adm & Personalia Manager • Mengatur penyediaan jasa dan lain-lain yang diperlukan oleh perusahaan mengusahakan ke dalam dan keluar perusahaan untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab dan mengusahakan ke dalam dan keluar perusahaan. • Bertanggung jawab terhadap penerimaan/pemberhentian tenaga kerja. • Menyusun prosedur komunikasi internal dan eksternal. • Mengatur penyediaan jasa-jasa administrasi, sekretariat dan arsip. • Menyalurkan sasaran perusahaan, kebijaksanaan industri dari Direktur kepada semua yang berkewajiban. • Mengerjakan dan menyelesaikan perselisihan dan perburuhan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah. • Mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pendidikan dan latihan serta mengatur pelaksanaannya dalam perusahaan dan lembaga pendidikan yang sesuai. • Memberikan fasilitas pelayanan kesehatan dan keselamatan kerja bagi karyawan. • Mengatur dan menyimpan arsip personalia.
47
3.3.10 Administrasi Umum Kepala bagian administrasi bertanggung jawab langsung kepada Manager Personalia. Bagian ini mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : • Mengadakan penelitian kepegawaian seperti masalah perkembangan organisasi perusahaan, mengevaluasi kerja, gaji dan upah karyawan • Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan perencanaan pegawai. • Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan program peningkatan mutu pegawai. • Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengamanan pegawai. • Memberikan pelayanan di bidang persuratan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata laksana. 3.3.11 Service Advisor • Membuat perjanjian dengan pelanggan. • Mempersiapkan dokumen penerimaan. • Memeriksa kendaraan dan menentukan pekerjaan yang dilakukan. • Mengestimasi biaya serta tanggal dan waktu penyerahan kendaraan. • Memeriksa perkembangan pekerjaan • Menanyakan cara pembayaran. • Melaksanakan Follow Up setelah 3 hari. • Melaporkan hasil pekerjaan kepada Service Manager.
48
3.3.12 Foreman • Membantu WS.Supervisor melakukan diagnosis kerusakan pada kendaraan. • Memeriksa ulang kondisi kerusakan kendaraan sesuai dengan keluhan pada Work Order. • Melakukan diagnosis penyebab kerusakan dan menentukan langkah perbaikan dan melaporkan ke ruang control apabila perbaikan mungkin memerlukan waktu lebih dari yang diestimasi. • Membagikan pekerjaan kepada teknisi. • Melakukan Final Check dan Final Test dan menandatangani kartu OK. • Menuliskan saran perbaikan pada kartu kuning bersama dengan Work Order dan menyerahkan kepada WS.Supervisor. 3.3.13 Mechanic • Melakukan pekerjaan sesuai dengan permintaan pada work order dan petunjuk dari Foreman. • Memastikan kualitas part yang diganti dan mengkonfirmasi ke Foreman jika terdapat keraguan. • Memastikan seluruh pekerjaan yang diminta oleh pelanggan telah dikerjakan dan mengkonfirmasi dengan Foreman. • Bertanggung jawab terhadap kondisi basic hand tools. • Menjaga dan merawat peralatan bengkel (SST atau Standard Service Tools dan Equiptment).
49
3.3.14 Kasir • Mengurus pembayaran dari pelanggan. • Menerima pelanggan di counter kasir. • Menyerahkan lembar kwitansi, nota jasa, dan nota barang kepada pelanggan. • Menyimpan dalam file kasir lembar ke-2 kwitansi, nota jasa, nota barang, dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan). 3.3.15 Billing • Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) dari Service Advisor • Mengambil berkas dokumen, jika dokumen tidak lengkap maka mengkonfirmasi kepada Service Advisor untuk melengkapinya. • Melakukan proses biling serta mencetak kwitansi, nota jasa, nota barang, dan SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan). • Menyerahkan kwitansi, nota jasa, nota barang masing-masing lembar ke-1 dan ke-2 serta SIKK (Surat Izin Keluar Kendaraan) ke kasir. • Memasukkan berkas dokumen dalam file billing. 3.3.16 Final Inspector • Bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. • Memeriksa kelayakan atau melihat sisi pandang pelanggan mengenai kendaraan yang telah diperbaiki.
50
3.3.17 Office Boy • Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani. • Bertanggung jawab terhadap kebersihan di dalam perusahaan. 3.3.18 Kurir & Kolektor •
Bertanggung jawab mengenai operasi lapangan (setoran atau surat menyurat), terutama bagian administrasi keuangan dan ketepatan penyampaian invoice kredit beserta penagihannya.
•
Bersama-sama dengan kasir menyediakan invoice-invoice yang harus diantar ke pelanggan dengan mengambil pembayarannya dan tandatangan pada buku tanda terima antara kasir dan kolektor.
•
Membuat daftar AR yang sudah diantar dilengkapi dengan data tanggal tanda terima sehingga dapat dihitung tanggal jatuh temponya.
•
Menyetorkan atau mengambil uang, cek, transfer ke bank setiap hari sesuai perintah dari bagian keuangan. Menjaga dan bertanggung jawab atas kebenaran setoran atau pengambilan uang, cek, maupun transfer.
3.3.19 Administrasi Reception •
Bertanggung jawab mengenai administrasi di reception.
•
Membuat dan mengolah data costumer yang ada dengan terperinci sesuai dengan pengelompokkannya yaitu active costumer, non active costumer dan new costumer.
•
Menyiapkan data follow up costumer harian, mingguan, bulanan, dan 3
51
bulanan untuk masing-masing service advisor. •
Failing work order, kartu langganan dan data lain yang ada di bagian reception.
•
Membantu service advisor membuat estimasi perbaikan untuk costumer.
3.3.20 SA & Workshop Ops. Manager • Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi serta penanganan costumer dengan baik. • Membuat rencana kerja operasional harian mengenai : - Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya. - Koordinasi dengan workshop head mengenai kekuatan anak buah (mekanik). - Kesiapan peralatan. • Melakukan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara menyeluruh terutama penerimaan costumer lengkap dengan berkas yang diperlukan. 3.3.21 Workshop Supervisor • Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional Workshop. • Membuat rencana kerja operasional harian Workshop mengenai : - Loading unit kendaraan masuk dan pengaturan Workbay. - Koordinasi kekuatan anak buah. • Melaksanakan tugas operasional dan mengendalikan workshop secara
52
menyeluruh. • Melakukan pengawasan dan kontrol rutin terhadap : - Pelaksanaan operasional harian Workshop sesuai dengan rencana kerja. - Penjadwalan secara rutin pelaksanaan operasional teknis di lapangan. - Sistem kerja yang benar dalam pelaksanaan operasional dengan tetap berpijak pada efisiensi dan produktifitas kerja. - Kondisi peralatan mekanik dan peralatan workshop dalam setiap Minggu dilaporkan kebenarannya kepada pemimpin. 3.3.22 SA & Ops. Head Body Repair • Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan dan kelancaran operasional secara keseluruhan baik teknis maupun administrasi di body repair. • Membuat rencana kerja operasional harian body repair mengenai : - Loading unit kendaraan masuk dan pengaturannya. - Koordinasi kekuatan anak buah. - Kesiapan dan kelengkapan peralatan atau bahan yang akan dipakai. • Melakukan tugas operasional dan mengendalikan body repair secara menyeluruh terutama penerimaan pelanggan atau asuransi lengkap dengan
berkas
yang
diperlukan
dan
selanjutnya
menugaskan
administrasi untuk melanjutkan proses sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
53
3.3.23 Tukang Dempul • Bertanggung jawab atas hasil pendempulan kendaraan. • Melakukan pendempulan kendaraan sesuai dengan work order dan melakukan konsultasi kepada Body Repair Operational Head apabila terjadi masalah, kelainan atau tambahan yang terdapat pada work order. 3.3.24 Tukang Cat • Bertanggung jawab atas hasil pengecatan kendaraan. • Melakukan pengecatan kendaraan sesuai dengan work order setelah memeriksa hasil dari pendempulan yang ada apakah sudah sesuai dan tidak ada masalah apabila dilakukan pengecatan. 3.3.25 Maxing Colour • Bertanggung jawab atas ketepatan warna sesuai dengan warna aslinya kendaraan. • Melakukan pembuatan formula warna sesuai dengan work order dan jumlah (volume) disesuaikan dengan kebutuhan. • Mengkoordinasi hasil pembuatan formula warna kepada Body Repair Operational Head dan Tukang Cat untuk memastikan warna sudah sesuai. 3.3.26 Kepala Operasional • Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan dan repair, serta mesin-mesin peralatan pabrik agar tidak mengganggu jalannya operasi perusahaan. • Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan
54
lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan pabrik. • Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya-biaya yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair. • Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua peralatan pabrik. • Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan pabrik agar tidak menghambat jalannya proses produksi. • Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau ] spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut. • Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala. 3.3.27 Marketing Manager • Bertanggung jawab penuh atas kualitas pemasaran dan perkembangan unit masuk kendaraan di Workshop serta kualitas penanganan pelanggan di bagian reception. • Bertanggung jawab penuh atas semua target yang diberikan perusahaan. • Membuat rencana pemasaran sesuai dengan target perusahaan dan rencana kerja operasional reception.
• Melakukan kontrol operasional bagian reception setiap hari mengenai : - Pelaksanaan program costumer follow up oleh masing-masing
55
service advisor dan marketing. - Penanganan atau penerimaan costumer oleh masing-masing service advisor. - Operasional administrasi reception. - Penanganan keluhan-keluhan costumer. - Unit masuk baik active costumer maupun new costumer. 3.3.28 Staff Marketing • Bertanggung jawab atas data costumer yang di follow up, penyebaran brosur dan sarana promosi lainnya. • Melakukan follow up costumer berdasarkan data yang disajikan administrasi reception setiap pagi atau waktu yang sudah dijadwalkan oleh marketing manager. • Melakukan marketing diluar sesuai dengan jadwal dan membuat laporan hariannya.
56
3.4 Prosedur Sistem Yang Dianalisis 3.4.1 Perbaikan Proses perbaikan ini dimulai dengan pelanggan yang mengantri menunggu giliran mereka untuk dilayani oleh Service Advisor. Service Advisor menerima keluhan yang disampaikan oleh pelanggan dan menyimpannya dalam bentuk dokumen. Service Advisor mengatur penyusunan seluruh kendaraan yang telah masuk dan menyerahkan kendaraan kepada pihak mekanik untuk melakukan pengecekkan. Mekanik membuat laporan pengecekkan yang diserahkan kepada Service Advisor dan Foreman. Setelah itu melakukan perbaikan kendaraan, ketika kendaraan selesai diperbaiki, maka kendaraan akan diserahkan kepada Final Inspector untuk melakukan pengecekkan terakhir yang dimasukkan ke Final Inspection Report. Setelah itu Final Inspector membuat workshop report yang diserahkan kepada Service Advisor yang terhubung dengan langkah penjualan.
57
Gambar 3.2 Flowchart Perbaikan
58
3.4.2 Penjualan Proses penjualan terjadi seusai perbaikan kendaraan ketika costumer menerima workshop report dari Service Advisor, pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan dengan perbaikan yang telah dilakukan kepada pihak kasir. Kasir menerima pembayaran dan memasukkannya kedalam laporan register, lalu membuat kwitansi pembayaran. Setelah proses pembayaran selesai, maka kasir akan memberikan Service Advisor sebuah gate pass umtuk mengembalikan kendaraan kepada pelanggan atau pemilik.
59
Gambar 3.3 Flowchart Penjualan
60
3.4.3 Persediaan Tahap ini dimulai dengan bagian Counter yang memeriksa persediaan barang dalam gudang. Untuk persediaan barang yang tidak ada, maka akan dilaporkan ke bagian part manager dalam dokumen persediaan. Part Manager wajib mencari barang yang diperlukan dan melakukan penawaran. Setelah mencapai kesepakatan, dan barang sudah dikirim maka Part Runner yang harus mengambil barang tersebut. Setelah barang diterima, barang akan diperiksa kondisinya terlebih dahulu, apakah barang tersebut sesuai dengan yang dipesan oleh Part Manager dan kondisi barang. Setelah melalui proses pemeriksaan, maka Part Runner akan menyusun barang yang sudah ada kedalam gudang.
61
Gambar 3.4 Flowchart Persediaan
62
3.4.4 Pembelian Proses pembelian diawali dengan menghubungi pihak pelanggan apakah pihak pelanggan ingin membeli spare part yang ditawarkan oleh Foreman. Apabila pihak Costumer memutuskan untuk membeli spare part, maka pihak Service Advisor akan mengkonfirmasi kepada bagian gudang agar dilakukan pengecekkan, apakah barang yang dibutuhkan sudah tersedia atau belum. Apabila barang yang diberikan tidak ada pada bagian pergudangan, maka pihak gudang wajib menghubungi pihak distributor untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan. Apabila barang yang dibutuhkan sudah didapat, maka pihak distributor melakukan pengiriman barang. Bagian gudang bertanggung jawab mengambil barang yang dikirim lalu memeriksa keadaan barang. Pihak Foreman akan menerima barang dan memasang barang ke kendaraan kepada pelanggan sesuai dengan work order yang ada. Pihak Foreman akan mengirim laporan hasil perbaikan kedaraan kapada pihak kasir, sedangkan pihak Service Advisor akan mengirimkan dokumen hasil penawaran yang sudah dilakukan. Pelanggan dapat melakukan semua pembayaran kepada kasir, dan juga dapat meminta rincian pembayaran. Apabila pihak Costumer memutuskan untuk tidak membeli spare part, maka kendaraan akan segera dikembalikan.
63
Gambar 3.5 Flowchart Pembelian
64
3.4.5
Follow Up Proses ini dimulai dengan bagian Administrasi Reception yang menyiapkan
data follow up. Data follow up akan diterima dan dikonfirmasi ke pelanggan oleh Staff Marketing. Apabila terdapat keluhan dari pihak pelanggan, maka keluhan akan disampaikan ke bagian Marketing Manager. Seluruh keluhan yang ada akan ditangani oleh Marketing Manager.
65
Gambar 3.6 Flowchart Follow Up
66
3.5 Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
Deskripsi 1. Laporan hasil usaha dan operasi perusahaan 2. Membuat data pasar, laporan peluang pertumbuhan perusahaan 3. Merumuskan pokok-pokok kebijakan (produksi, persediaan, pembelian, serta personalia dan umum), laporan operasional 4. Penentuan biaya perusahaan (biaya produksi dan biaya administrasi), laporan keuangan 5. Gaji karyawan
Penyedia Informasi Direktur
Pengguna Komisaris, Direktur
Lama Pembuatan 1 hari
Marketing Manager
Direktur, Marketing Manager
1 hari
Manager Operasional
Direktur, Manager Operasional
1 hari
Manager Akuntasi dan Keuangan
Direktur, Manager Akuntasi dan Keuangan, Petugas Pajak (Pemerintah)
1 hari
Manager Personalia dan umum
Direktur, Manager Personalia & Umum, Manager Operasional
1 minggu
67
6. Laporan pembelian bahan baku dan asset perusahaan 7. Laporan pembukuan jual-beli bahan baku dan jurnal laba rugi perusahaan 8. Perencanaan, koordinator dan pengawasan program kegiatan pegawai, penyediaan jasa (administrasi, sekretariat, dan arsip) 9. Membuat perjanjian dengan pelanggan, menyiapkan dokumen penerimaan, laporan hasil pekerjaan 10. Laporan saran perbaikan pada kondisi kerusakan
Accounting Staff
F&A Manager dan Accounting Staff
1 minggu
Finance Staff
F&A Manager, Finance Staff
1 minggu
Administrasi Umum
Manager Personalia
1 hari
Service Advisor
Service Manager
1 hari
Foreman
WS. Supervisor, Mechanic
2 hari
11. Service
Mekanik
WS. Supervisor, Foreman
1 hari
12. Mengurus pembayaran (kwitansi, nota jasa, nota barang &SIKK)
Kasir
Adm & Personalia Manager
1 bulan
68
13. Cetak dan simpan berkas dokumen dalam file billing 14. Pengecekan hasil pekerjaan
Billing
Service Advisor, Kasir
1 bulan
Final Inspector WS. Supervisor, Final Inspektor
1 hari
3.6 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut : • Belum memiliki susunan database sendiri. • Melakukan penyimpanan data bahan dan data spare part masih secara manual, dan laporan data bahan dan data spare part yang masuk dan keluar masih harus diinput secara manual setiap hari sebelum perusahaan tutup. • Sistem yang berjalan masih lambat, pembukuannya masih dilakukan dalam bentuk kwitansi dan berkas-berkas. Oleh karena itu, pencarian data masih lambat. Hal ini dikarenakan harus mencari berkas atau file-file yang terpisah. • Sistem yang bekerja masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurangnya koordinasi dengan bagian marketing. Karena sebelum perusahaan tutup seluruh laporan baru diserahkan ke bagian marketing. Tanpa sistem update yang lebih akurat dan cepat. • Sistem yang digunakan pada perusahaan masih tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan seperti pencarian data bahan dan data spare part yang harus dilakukan satu per satu.
69
3.7 Usaha Pemecahan Masalah Setelah menganalisis masalah yang ada, pemecahan dari masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut : • Menyusun sistem basis data untuk pengelolaan data yang lebih mudah. • Membuat sebuah sistem aplikasi desktop yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola data antara lain data bahan, data spare part, transaksi penjualan, transaksi pembelian, dan transaksi persediaan bahan dan spare part.
