BAB 3 ANALIS IS DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Taspen (Persero) adalah perusahaan BUM N yang bergerak dalam bidang Tabungan Asuransi Pegawai Negeri yang bertujuan untuk mensejahterakan para pesertanya. Dalam hal ini PT. Taspen (Persero) juga melayani dan mengolah dana pensiunan pesertanya. 3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan Pegawai negeri sipil sebagai aparatur negara, abdi negara dan abdi masyarakat
merupakan salah satu unsur penting dalam melaksanakan tugas-tugas di pemerintah khususnya dalam melaksanakan tugas-tugas nasional.
Pegawai negeri mempunyai
potensi yang sangat menentukan dalam pelancaran pelaksanakan pembangunan nasional sehingga perlu dibina dan dikembangkan tingkat kesejahteraannya. Untuk mewujudkan peningkatan kesejahteraan para pegawai antara lain adalah dalam bentuk penerapan sistem yang dapat melindungi pegawai negeri dan meringankan beban pembiayaan, yaitu dengan sistem asuransi. Penerapan sistem asuransi tersebut antara lain dengan pemberian jaminan sosial untuk pegawai negeri sipil dan keluarganya pada waktu aktif maupun non aktif.
36
37
Upaya memikirkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya telah dirintis pemerintah sejak tahun 1960 melalui konfrensi kesejahteraan pegawai negeri yang dihadiri oleh semua kepala urusan pegawai dari seluruh departemen. Konfrensi tersebut berlangsung dari tanggal 25 sampai 26 M ei 1960 di jakarta. Selanjutnya keputusan konfrensi tersebut secara resmi direalisasikan dalam bentuk keputusan menteri pertama Republlik Indonesia No.338/M P/1960 tanggal 25 Agustus 1960, yang antara lain menetapkan tentang perlunya pembentukan jaminan asuransi sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri sipil atau keluarganya yang akan mengakhiri pengapdiannya terhadap negara. Keputusan menteri pertama tersebut kemudian ditingkatkan menjadi peraturan pemerintah No.9 tahun 1963 yang mengatur tentang pembelanjaan kesejahteraan pegawai negeri.
Kemudian berdasarkan peraturan pemerintah No. 10 tahun 1963
ditetapkan keperansertaan pegawai negeri dalam Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) yang dilaksanakan sejak 1 Juli 1961. Selanjutnya berdasarkan peraturan pemerintah No.25 tahun 1981 tentang asuransi sosial pegawai negeri, keperansertaannya dilanjutkan dalam asuransi sosial pegawai negeri yang meliputi asuransi dana pensiun dan tabungan hari tua dengan dasar hukum : a) Peraturan pemerintah No. 25 tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang asuransi sosial pegawai negeri.
38
b) Peraturan pemerintah No. 26 tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang peralihan bentuk perusahaan umum dana tabungan dan asuransi pegawai negeri menjadi perusahaan persero (PERSERO).
Sesuai dengan peraturan pemerintah No. 25 dan No. 26 tahun 1981 serta anggaran dsar perusahaan, badan usaha yang didirikan untuk melaksanakan program Taspen tersebut memiliki misi perusahaan. Adapun misi dari perusahaan itu adalah : 1) M eningkatkan kesejahteraan pegawai negeri melalui usaha menyelenggarakan asuransi sosial pegawai negeri secara terpusat dan terarah untuk dapat mencapai daya guna yang tinggi. 2) M elakukan pengolahan dana yang terkumpul baik dari iuran peserta maupun dari sumber dana lainnya, melalui pelaksanaan kegiatan antara lain penyertaan modal pada perusahaan atau badan lain. 3) M enumbuh kembangkan kepercayaan kepada peserta bahwa PT. Taspen (Persero) berkemampuan dalam memenuhi kewajibannya. 4) Berpartisipasi aktif dalam pembangunan melalui pelaksanaan kebijakan pemerintah dibidang ekonomi dan kesejahteraan sosial pegawai negeri. Dalam menyelenggarakan misi tersebut, PT.Taspen (Persero) mempunyai komitmen untuk selalu meningkatkan profesionalisme dibidang asuransi, meliputi peningkatan kualitas dibidang teknis asuransi dan pelayanan, pengolahan keuangan / investasi dan teknologi informasi.
39
Dengan pengembangan misi tersebut diatas, maka perusahaan didalam periode 5 tahun mendatang mencanangkan visi yaitu “ M enjadi perusahaan asuransi jiwa terkemuka dengan layanan dan produk prima”.
Dengan visi tersebut PT.Taspen
(Persero) akan berusaha untuk menyediakan berbagai produk dan jasa asuransi yang dibutuhkan oleh masyarakat dengan tingkat pelayanan dan harga yang kompetitif. Untuk menyelenggarakan program Taspen tersebut kemudian didirikan suatu badan usaha yaitu PT.Taspen (Persero) pada tanggal 17 April 1963 berdasarkan peratran pemerintah No. 15 tahun 1963. Badan usaha dimaksud dalam sejarah perjalanannya telah mengalami beberapa kali perubahan baik bentuk maupun dasar hukumnya yaitu: a) Pada tahun 1963 sebagai perusahaan negara dana tabungan dan asuransi pegawai negeri (PN.Taspen), dengan dasar hukum pendirianya adalah peraturan pemerintah No. 15 tahun 1963. b) Pada tahun 1970 PN. Taspen berubah menjadi perusahaan umum Taspen (Perum Taspen), sebagai dasar perubahan adalah UU No. 9 tahubn 1969 dan surat keoputusan menteri keuangan No. Kep. 749/M K/IV/11/1970. c) Pada tahun 1982, Perum Taspen berubah lagi menjadi PT.Taspen (Persero), dengan dasar hukum peraturan pemerintah No. 26 tahun 1981 dan akte notaris Ny.Imas Fatimah, SH. No. 4 tahun 1982, sesuai dengan PP pasal 5 No. 15 tahun 1961. Berdasarkan pertimbangan yang praktis, ekonomis dan efisien maka pada tahun 1966 tas usul direksi PT.Taspen dan disetujui oleh menteri urusan peransuransian No. 11/KH-SK/66 tanggal 30 Juni 1966, kantor pusat PN. Taspen dipindahkan dari dari Bandung Kejakarta. Perpindahan tersebut dimulai akhir tahun 1966 sampai awal 1967.
40
3.1.2
Kebijakan Sistem dan Divisi Teknologi Informasi 3.1.2.1 Pengertian •
Sistem adalah serangkaian metode, prosedur atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang terpadu.
•
Server, pada umumnya sebuah komputer yang member layanan kepada user ( client ) yang ada dalam jaringan. Terdapat enam jenis server, masing – masing File Server, Application Server, data Server, Computing Server, Database Server dan communication Server.
•
Client adalah unit komputer yang secara fisik harus dihubungkan dengan server melalui suatu jaringan untuk menjalankan suatu program sehingga pemakai merasa bahwa program yang dijalankan seolah-olah ada pada hardisknya sendiri.
•
Sistem Aplikasi adalah serangkaian program komputer yang terintegrasi untuk menyelesaikan suatu permasalahan / kegiatan yang dihadapi oleh pemakai.
•
Sistem Operasi, adalah program induk ( Master Program ) yang biasanya disimpan dalam harddisk komputer. Sistem Operasi harus dipindahkan (Load) secara permanen dalam memori induk (Main Memory) dan berfungsi memonitor seluruh kegiatan selama komputer beroperasi.
41
•
Database, adalah sekumpulan file yang saling berkaitan. Keterkaitan tersebut biasa di tunjukkan dengan kunci (key) dari setiap file yang ada. Suatu database menunjukkan sekumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan.
•
Database Management S istem ( DBMS ), berisi sekumpulan data yang saling berkaitan dan satu set program pengelola untuk menambah data, menghapus data. M erubah data dan membaca data.
•
Program,
adalah
serangkaian
instruksi yang lengkap
untuk
dilaksanakan oleh komputer dalam menyelesaikan suatu fungsi tertentu. •
User, adalah orang atau unit kerja yang menggunakan / memakai aplikasi.
•
Jaringan, adalah beberapa komputer dan terminal yang saling dihubungkan melalui fasilitas komunikasi, baik secara local (LAN, Local Area Network) maupun melintasi letak geografis (WAN, Wide Area Network) sehingga dapat digunakan sebagai sarana transfer data dan informasi.
•
Programmer, adalah profesi yang bertugas membuat program aplikasi
(
Application
Programmer
)
untuk
menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi oleh pemaai kahir ( end user ), maupun aplikasi program yang berkaitan dengan perangkat lunak sistem operasi (System Programmer)
42
•
Database Administrator, adalah profesi yang bertanggung jawab merealisasikan secara fisik dari suatu sistem database yang meliputi implementasi, kontrol terhadap keamanan data, integritas data, pemeliharaan terhadap pengoperasian dan performance sistem database untuk keperluan aplikasi dan para pemakai.
•
System Analyst, adalah profesi yang bertanggung jawab dalam melakukan analisa, perancangan dan implementasi dari sistem informasi berbasis komputer. M engingat sistem analyst merupakan penghubung antara user, manajemen dan programmer, maka harus memiliki kemampuan dalam interpersonal communication dan mengetahui betul mengenai usaha, komputer teknologi serta hal lainnya yang berkaitan dengan bisnis yang digelutinya.
3.1.2.2 Kebijakan Dalam pengembangan Teknologi informasi mengacu kepada IT Plan, yang direalisasikan melalui RJPP dan DKAP tahun berjalan.
3.1.2.3 Tanggung Jawab Untuk melakukan pemgembangan Teknologi Informasi, pembagian tanggung jawab antara Kantor Pusat dan Cabang adalah sebagai berikut : •
Kantor Pusat a. M engembangkan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi
43
b. M endefinisikan
Standarisasi
Infrastruktur
perangkat
keras,
perangkat lunak, manajemen data dan jaringan & komunikasi data c. M enyusun M etodologi
pembangunan.pengembangan
Sistem
Informasi. d. M engembangkan dan memelihara arsitektur Data Perusahaan. e. M engembangkan dan memelihara Aplikasi Sistem Informasi f. M engelola Sistem Security Sistem Informasi Perusahaan. g. M enyediakan pelayanan Help-Desk kepada user di Kantor Pusat. h. M enyediakan Aplikasi Sistem Informasi dan Infrastruktur Teknologi Informasi. i. M enyediakan
Pengembangan
SDM
di
bidang
Teknologi
Informasi.
•
Kantor Cabang a. M engelola Infrastruktur teknologi informasi yang ada pada KCU/KC. b. M elakukan Pengembangan untuk APlikasi yang spesifik untuk KCU/KC c. M elakukan Pemeliharaan terhadap aplikasi yang ada. d. M enyediakan pelayanan Help-Desk kepada user KCU/KC
44
3.1.2.4 Sistem Yang Digunakan a. Tidak terikat pada satu merek dan jenis komputer b. User akan dilengkapi dengan kemungkinan yang sangat besar dalam hal Connectivity, interoperability, portability dan scalability terhadap aplikasinya. c. Program aplikasi seperti harddisk, printer dan lain sebagainya dapat digunakan secara berbagi paket ( shared ) pada seluruh jaringan. d. Penyajian informasi yang dapat dilakukan dengan alat Bantu (tools) apapun tanpa harus melakukan entri ulang. e. Tersedianya paket – paket program yang dapat digunakan dan harus dapat menjadi suatu sistem aplikasi yang terpadu.
3.1.2.5 Perangkat Lunak a. Sistem Operasi o Unix o Windows b. Database Management Sistem o Relational database c. Pengembangan Program Apikasi o Dikembangkan sendiri o Joint Development o Out Sourcing o M enggunakan paket program
45
3.1.2.6 Perangkat Keras a. Komputer Server Kebijakan dibidang komputer server diarahkan kepada penggunaan komputer yang dapat mendukung pengoperasian sistem operasi komputer yang dapat mendukung pengoperasian sistem operasi unix dan atau Windows sesuai dengan kebtuhan perusahaan. b. Komputer Client Kebijakan dibidang komputer client diarahkan kepada komputer yang bisa mendukung fasilitas Graphic User Interface ( GUI ). c. Jaringan Dibidang jaringan, kebijakan diarahkan untuk menghubungkan seluruh komputer yang ada di kantor pusat dan kantor cabang melalui sarana komunikasi dengan memperhatikan teknologi yang ada yaitu : o VSAT o Broadband / Wireless o Frame Relay o Lease Line o Dial Up
46
3.1.2.7 Sumber Daya Manusia Dalam pengembangan dan pengoperasian sistem informasi perusahaan diperlukan sumber daya manusia yang mempunyai keahlian sebagai berikut ; a. Programmer b. Sistem Programmer c. Networking Soecialist d. Database Administrator e. System Analyst
3.1.2.8 Pembiayaan Dalam menerapkan Teknologi Informasi ini, pembiayaan dapat dilakukan dengan : a. Pengadaan barang ( Investasi ) b. Sewa Beli ( Leasing ) c. Sewa ( Outsourcing )
Pemilihan kebijakan pembiayaan tersebut diatas disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan dengan memperimbangkan Cost and Benefit Analysist.
47
3.1.3
S truktur Organisasi Untuk
mengawasi
pelaksanaan
pekerjaan
secara
efektif,
manajemen
menggantungkan diri pada informasi tiap bagian, dan tingkat dimana informai tersebut dapat dipercaya atau tidak tergantung dari internal kontrol atau pengawasan intern dari perusahaan. Salah satu dari pengawasan intern yang baik yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara bebas dan tepat. Suatu organisasi yang memuaskan harus sederhana, fleksible dan menguntungkan dari sudut pandang ekonomi, sehingga bila ada perluasan tidak akan mengganggu terhadap susunan bagian-bagian yang sudah ada. Suatu struktur organisasi harus mampu menggunakan sumber daya yang ada dalam perusahaan secara optimal. Struktur organisasi itu harus mampu mengatur tata hubungan yang harmonis antara unit-unit organisasi didalamnya. Oleh karena itu suatu struktur organisasi harus memberikan informasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang terikat dalam organisasi, dengan demikian pencapaian tujuan akan terwujud sesuai dengan yang ditetapkan. Struktur organisasi pada PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Jakarta menggunakan sistem organisasi garis dan staff, dimana dalam pelaksanaan tugasnya kepala kantor Cabang Utama PT. Taspen (Persero) dibantu oleh bawahan seperti kepala bidang dan kepala seksi. Kantor Cabang Utama DKI Jakarta dipimpin A.A Ngr Oka M uliawan dan dalam tugasnya beliau didampingi oleh Wakil Kepala Cabang Utama Jakarta Herry Avianto dan membawahi empat kepala bidang, bidang sistem informasi, bidang pelayanan, bidang personalia dan umum serta bidang keuangan.
48
Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan gambaran struktur organisasi PT.Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Jakarta.
S US UNAN NAMA PEJABAT KANTOR CABANG UTAMA DKI JAKARTA
N AMA A.A Ngr Oka M uliawan Herry Avianto Novarri R. Wulani Heri Sukmara Ade Sutardi Tamsir M uliawardi Asmala Dewi Sutarmo Dadi HudayaBaiin Syahziar Sigit Bambang T.
NO. NIK 0741 1839 0680 1839 1546 2440 1723 0714 1747 1805 1075
JABAT AN Kepala KCU Jakarta Wkl. Ka. KCU Jakarta Kabid. Pelayanan Kabid. Keuangan Kabid. Persum. Kabid. S.Inf. Kasie. P. Klim Kasie. Dt. Peserta Kasie. Personalia Kasie. Umum Kasie.Keuangan Kasie. Adm Keu.
49
Herman Deddy M . Noor Kamiso Ellya Hetti M udiyoko Trisnani Nawiyah Endang S. S F. Wiwiek M artiwi Sri Herlis P.. Lusiati Aris Juliantiningsih
2349 F. Dbase Adm. 1916 F. System Adm. F. System Adm 0440 F. Pengendali 2687 F. Pengendali 0611 F. Pengendali 0960 F. Pengendali 0947 F. Pengendali 0936 F. Pengendali 1090 Staff 0545 Staff 0470 Staff
3.1.3.1 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Kepala Cabang Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M engkoordinasikan seluruh kegiatan dikantor cabang sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang telah ditetapkan. o M enyelenggarakan kegiatan pelayanan Tabungan Hari Tua (THT) dan program pensiun. o M enyelenggarakan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan dikantor cabang serta mengajukan usul perbaikan sistem dan prosedur penyelenggaraan pelayanan dikantor cabang. o M erekomendasikan dan menyetujui permohonan dana untuk kegiatan operasi kantor cabang.
50
o Bertanggung jawab atas kebenaran penelitian perhitungan dan pembayaran santunan Tabungan Hari Tua dan program pensiunan dikantor Cabang. o Bertanggung jawab atas pe;laksanaan pembinaan dan meningkatkan mutu pegawai diunit kerja. o M embuat laporan berkala kepada kepala kantor wilayah.
b. Kepala Bidang Tehnik Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M embantu atasan dalam mengkoordinasikan sistem penelitian, perhitungan dan pembayaran santuanan THT dan program pensiunan dikantor cabang. o M emberikan penjelasan-penjelasan kepada pensiunan. o M elayanai kegiatan pelayanan Tri Program Taspen. o M enyetujuai
pengesahan
dan
kelengkapan
dokumen
pengajuan
surat
permohonan pembayaran pembayaran (SPP) klim. o Bertanggung jawab atas kelancaran seluruh kegiatan penelitian perhitungan dan pembayaran santunan tabungan THT dan program pensiunan, serta penilaian dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya dikantor cabang. o M embuat laporan berkala kepada kepala cabang.
51
c. Kepala S eksi Administrasi Peserta Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M enyelenggarakan penelitian, evaluasi pengadministrasian dan pemeliharaan surat pembayaran pensiunan pertama, THT. o M embuat perhitungan sesuai dengan penerapan tabel dan faktor-faktor komponen yang mempengaruhi sebagai dasar pembayaran klim dan melakukan penyesuaian perhitungan THT dan pensiun. o M enyelenggarakan hubungan kedalam unit kerja dalam lingkungan PT. Taspen (Persero) dan keluar dengan instansi luar yang terkait dengan kegiatan administrasi peserta. o Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan seksi administrasi peserta kepada kepala bidang tehnik. o Bertanggung jawab atas penilaian, pembinaan dan peningktan mutu pegawai diunit kerjanya. o M embuat laporan berkala kepada kepala bidang tehnik.
d. Kepala Seksi Tehnik Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M enyiapkan data untuk melaksanakan administrasi dan penelitian persyaratan permohonan pembayaran santunan perogram hari tua dan program pensiunan dikantor cabang.
52
o M eneliti keabsahan lebih lanjut terhadap SP4, THT dan pengusulan SK janda/duda/yatim/piatu serta menetapkan besarnya santunan SPP/THT yang akan dibayar.
e. Kepala Bidang Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M embantu atasan dalam mengkoordinasikan administrasi keuangan dan arus keluar masuk (cash flow). o M empersiapkan penyediaan dana untuk pembayaran THT dan pensiun serta pembayaran lainnya. o M embuat,
menerima
dan
menyusun
rangkuman
SPJP2P
dapen
dari
bendaharawan pensiun. o M engusulkan penearikan/ penyetoran dana sesuai kebutuhan kantor cabang dan mensyahkan pembayarn rutin dan pembayaran santunan Tri Program Taspen.
f. Kepala S eksi Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M empersiapkan penyediaan dana yang cukup untuk pembayaran klim dan pembayaran lainnya. o M elakukan tugas verivikasi sebagai langkah terhadap transaksi keuangan perusahaan dikantor.
53
o M enerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah disyahkan oleh otorisator.
g. Kepala S eksi Administrasi Keuangan Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M enyiapkan data untuk keperluan keadministrasian dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang. o M engawasi dan membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang. o M elakukan rekonlisasi bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan program THT dan pensiun.
h. Kepala Bidang Umum Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M embantu atasan dalam mengkordinasi kegiatan bidang kepegawaian dan umum. o M elakukan kegiatan pengadaan barang/jasa dan mendistribusikannya ke unit-unit yamg membutuhkan. o M elaksanakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan kearsipan dikantor cabang. o M engesahkan daftar gaji, tunjangan dan pemotongan gaji sesuai keuntungan yang berlaku.
54
i. Kepala Seksi Kepegawaian Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M enyiapkan data untuk menyelenggarakan administrasi kepegawaian serta menetapkan pemberian fasilitas bagi pegawai dan keluarganya. o M enyimpan, memelihara serta menjamin kerahasiaan data/dosir pegawai. o M enyelenggarakan pendidikan dan latihan serta pembinaan mental pegawai yang berada dikantor cabang.
j. Kepala S eksi Umum Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah : o M eyelenggarakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan kearsipan dikantor cabang. o M elaksanakan pemeliharaan, perawatan dan perbaikan peralatan mekanik dan non mekanik termasuk pengamanan semua dokumen-dokumen milik perusahaan. o M engendalikan
pengadaan,
penyimpanan,
pemeliharaan perlengkapan/peralatan kantor.
inventarisasi,
distribusi
dan
55
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, PT. Taspen (Persero) melakukan tahapan-tahapan dan prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : a. Petugas Taspen (Khususnya bagian Customer Service) melayani setiap peserta yang akan masuk Taspen. b. Calon Peserta Taspen setelah mendapatkan SK pensiun yang diterbitkan dari instansi dimana pensiun tersebut bekerja maka pensiun tersebut mendatangi kantor cabang yang ada di Jakarta sebagai peserta Taspen dan melapor kepada petugas Taspen. c. Calon Peserta Taspen (Sipensiun) harus mengisi blanko formulir surat permohonan peserta Taspen dan memenuhi persyaratan yang ada. d. Surat Permohonan Peserta Taspen kemudian di ajukan untuk mendapatkan kartu identitas pensiun (KARIP) atau Kartu Taspen, didalam KARIP atau Kartu Taspen tersebut sudah tercantum nomor pensiun. e. Setelah KARIP atau Kartu Taspen tersebut keluar maka calon peserta resmi menjadi anggota Taspen.
PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang utama Jakarta secara resmi berdiri 1 Juli 1988. Pendirian Kantor Cabang Utama Jakarta dilatarbelakangi hal yang sama dengan pendirian Kantor Cabang lainnya yang berada di wilayah Pulau Jawa yakni adanya pengalihan pembayaran pensiun dari Direktorat Jenderal Anggaran Departemen Keuangan kepada PT TASPEN (Persero).
56
Dalam operasionalnya, KCU Jakarta berlokasi di Lantai 1 dan 2 Gedung PT TASPEN (Persero) pusat, Jalan Letjen. Suprapto Cempaka Putih, Jakarta Pusat. Sejak berdiri hingga tahun 1996 Kantor Cabang Utama mengelola dan melayani peserta program Tabungan Hari Tua, program Astek yang kini Program Jamsostek dan Program Pensiun. Namun sejak tahun 1997 hingga saat ini Kantor Cabang Utama Jakarta mengelola dan menyelenggarakan Program Tabungan Hari Tua dan Program Pensiun. Hal tersebut dikarenakan adanya Undang-undang tentang Jamsostek yang menyatakan bahwa PT jamsostek adalah satu-satunya penyelenggara program Asuransi Sosial Tenaga Kerja.
Kantor Cabang Utama Jakarta memiliki wilayah kerja di Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang meliputi lima wilayah kotamadya yaitu : Jakarta Pusat, Jakarta Selatan, Jakarta Timur, Jakarta Barat dan Jakarta Utara.
3.3 Indentifikasi Masalah Identifikasi permasalahan yang dilakukan menggunakan metode wawancara dengan memberikan pertanyaan kepada pegawai sebagai respondennya. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi PT. TASPEN ( Persero ), maka dilakukan wawancara yang ditujukan kepada Bpk. Dian Ermawan sebagai pegawai divisi IT dan juga menjabat sebagai Senior Network Programmer pada tanggal 28 Oktober 2010 pukul 09.00 pagi di PT. TASPEN ( Persero ) Jl. Letjen Suprapto Cempaka
57
Putih JAKARTA 10520 – INDONESIA. Dari hasil wawancara tersebut dapat ditemukan kelemahan proses bisnis yang ada pada sistem yang sedang berjalan pada saat ini yaitu : Seberapa pentingkah layanan pengelolaan informasi peserta ini dibuatkan aplikasi ? Aplikasi ini sangat penting, karena dibutuhkan untuk mendukung data yang diperlukan Taspen, khususnya untuk melengkapi data keluarga bagi pegawai negeri aktif yang selama ini peserta ( PNS aktif )tidak ikut berperan aktif dalam merubah data individual dan keluarganya. Sedangkan data keluarga ini diperlukan untuk data pendukung pembayaran penghasilan. Apakah sistem yg sudah ada saat ini memiliki pengontrolan yg efektif ? Selama ini belum ada aplikasi yang efektif untuk mengontrol terhadap perubahan kenaikan / penurunan premi berdasarkan data keluarga peserta ( PNS aktif ), sehingga jumlah premi yang kita terima belum didukung oleh data akurat. Aplikasi ini sangat penting, yang merupakan salah satu cara untuk menjawab keakuratan data terhadap pertanyaan pihak auditor. Apakah TAS PEN memiliki histories data keluarga peserta secara lengkap ? Belum secara konsisten dalam mengelola data keluraga peserta secara aktif, yang ada selama ini adalah histories gaji peserta. Maksudnya konsisten adalah pada umumnya kita melakukan pencatatan data keluarga dilakukan hanya pada saat peserta 3 bulan
58
sebelum pension. Hal ini biasanya berkaitan dengan SK Pensiun. Mengapa pengambilan data gaji masih menggunakan proses manual ? Karena sumber data dari pihak instansi peserta belum mempunyai database yang seragam dan belum mempunyai kerjasama untuk komunikasi data, disamping itu aplikasi untuk pengolahan data gaji secara langsung ( online ) belum ada. Siapa sajakah yang terbantu dengan adanya aplikasi ini ? Tentunya sangat membantu untuk kepentingan : 1. Pegawai Negeri Sipil ( PNS ) dan Daerah Otonom ( PEMDA ) Kemudahan bagi PNS adalah dapat mengisi formulir SKUMPTK darimana saja 2. Pihak PT. TASPEN ( Persero ) Sudah dapat memprediksi jumlah kemungkinan pengurangan / penambahan jiwa atas tunjangan / komponen gaji sebagai dasar penagihan premi. Dan aplikasi ini dapat sebagai salah satu alat kerjasama. Maksudnya kerjasama disini adalah pihak Taspen dengan Instansi peserta. 3. Pihak instansi peserta Keuntungannya adalah salah satunya tidak perlu mencetak formulir dan secara administrasi sudah terdokumentasi langsung.
59
3.4 Analisis Permasalahan Berdasarkan hasil wawancara dengan orang terkait dengan sistem pengajuan SKUMPTK , kami mengidentifikasi masalah – masalah yang berada pada sistem yang sedang berjalan saat ini . Adapun identifikasi dari permasalahan tersebut adalah : •
Selama ini belum ada sistem pendataan peserta secara online untuk mengontrol terhadap perubahan kenaikan / penurunan premi berdasarkan data keluarga peserta ( PNS aktif ).
•
Belum secara konsisten dalam pendataan keluraga peserta secara aktif, yang ada selama ini adalah histories gaji peserta
•
Sumber data dari pihak instansi peserta belum mempunyai database yang seragam dan belum mempunyai kerjasama untuk komunikasi data.
•
Pemrosesan data keluarga ( SKUM PTK ) belum dilakukan secara rutin / periodik dan belum sentralisasi.
60
3.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas maka diusulkan untuk membuat sebuah aplikasi sebagai teknologi modern yang dapat dengan mudah digunakan oleh para PNS untuk memproses SKUM PTK secara online, sehingga adanya kerja sama antar instansi dengan pihak TASPEN. Adapun kelebihan dari aplikasi ini antara lain : 1. Input dari peserta secara online Peserta mengisi form SKUM PTK secara online yang disetujui oleh instansinya, maka taspen pun dapat memanfaatkan data tersebut sebagai data ( insert, update ) untuk ditindak lanjuti sebagai perubahan pada database peserta Taspen. 2. Database langsung merekam metadata dan image Data yang diperoleh pada point. 1 didukung / divalidasi oleh data pendukung, misalnya fotocopy surat nikah dan akte kelahiran. 3. Tidak memerlukan pencetakan formulir ( efisiensi ) Dari pihak instansi tidak perlu mencetak formulir apabila pengajuan melalui form aplikasi berbasis web sudah di anggap sah dan mempunyai nomor registrasi.
61
4. M anfaat dari segi taspen; mendukung data penagihan premi ( dasar gaji ) Karena data penagihan
premi berdasarkan daftar
gaji yang
didalamnya mengandung unsur jumlah jiwa atas dasar penambahan / pengurangan tunjangan keluarga. 5. M endukung untuk pengajuan e-klim secara online Karena diharapkan anggota keluarga peserta jika terpenuhi ( data-nya selalu akurat ) dapat melakukan registrasi aplikasi e-klim. 6. SKUMPTK benar-benar menjadi bukti untuk mendukung dokumen yang sebenarnya. Untuk mendukung perubahan daftar gaji peserta, khususnya penambahan kode jiwa peserta. 7. Pegawai secara interaktif, petugas TASPEN tidak perlu merekam, hanya menerima data yang diisi oleh peserta tadi.
62
3.6 Perancangan Sistem Yang Diusulkan 3.6.1
Alur Proses Aplikasi Gambaran proses kerja aplikasi SKUM PTK (Surat Keterangan Untuk
M endapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga) dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3.1 Gambaran Proses Kerja Aplikasi
63
Peserta akan langsung ditampilkan halaman Login, untuk melakukan proses Login, peserta sudah mempunyai username dan password default yaitu username berdasarkan NIP atau nomor induk pegawai dan passwordnya berdasarkan tanggal lahir. Setelah proses validasi username dan password berhasil, maka peserta akan disuguhkan halaman home dan langsung muncul peringatan “anda belum mengis i form SKUM PTK” jika peserta yang belum mengisi form tersebut. Apabila peserta sudah berhasil mengisi mengisi form SKUM PTK, peserta dapat melihat hasil dari pengisian form tersebut dan dapat melihat statusnya yaitu masih di proses atau sudah di proses. Setelah peserta mengisi mengisi form SKUM PTK maka data peserta yang sudah mengisi form akan dikirim ke instansi untuk di validasi keabsahan data peserta tersebut. Instansi mempunyai hak untuk menolak permintaan peserta apabila data yang diisi peserta tidak sesuai dengan data yang sebenarnya dan apabila data yang diisi benar dan valid, maka instansi aka meng-approve data peserta tersebut lalu data itu akan dikirimkan ke admin PT. Taspen (Persero). Admin taspen mempunyai otoritas untuk membuat account instansi dan memasukkan data peserta yang telah disetujui instansi ke dalam database PT. Taspen (Persero) untuk diproses lebih lanjut.
64
3.6.2
Perancangan UML (Unifield Modeling Language) M etode perancangan sistem yang digunakan adalah model berorientasi objek
menggunakan uml.
3.6.2.1 Use Case Diagram
Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem
65
Pada gambar use case diagram sistem diatas, terdapat tiga aktor dan 11 use case. Dibawah ini adalah deskripsi dari diagram diatas : Tabel 3.1 Deskripsi Use Case Login Use case
Login
Aktor
Admin, Instansi, Peserta
Tujuan
Untuk masuk ke halaman utama web
Prakondisi
Semua actor harus memiliki account di dalam sistem ini Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem
Cek database, jika kondisi true maka akan User memasukan username dan langsung menuju halaman index, jika password tidak akan menampilkan pesan kesalahan
Tabel 3.2 Deskripsi Use Case SKUMPTK Use case
SKUMPTK
Aktor
Peserta
Tujuan
Untuk memasukkan data peserta dan data keluarga
Prakondisi
Peserta telah melakukan login dan data peserta (NIP dan Tanggal lahir) telah didaftarkan terlebih dahulu oleh instansi. Langkah - Langkah
Aksi actor Peserta mengisi data pribadi dan data keluarganya untuk mendapatkan tunjangan.
Respon sistem Validasi input, jika true maka data akan tercatat ke database, jika failed maka akan menampilkan pesan kesalahan
66
Tabel 3.3 Deskripsi Use Case View SKUMPTK Use case
View SKUMPTK
Aktor
Peserta
Tujuan
Untuk melihat data SKUMPTK yang telah di-input
Prakondisi
Peserta telah memasukkan data SKUM PTK Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem Cek database, jika sudah ter-input maka data akan ditampilkan, jika tidak maka tidak ditampilkan
Peserta melihat data SKUMPTK
Tabel 3.4 Deskripsi Use Case Simulation Use case
Simulation
Aktor
Peserta
Tujuan
Untuk melihat simulasi daftar jumlah tunjangan yang didapatkan
Prakondisi
Peserta meng-input gaji pokok Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem
Peserta melihat jumlah tunjangan yang didapat dengan meng-input gaji pokok
Hitung jumlah tunjangan, jika sudah terinput maka data akan ditampilkan, jika tidak maka akan menampilkan pesan kesalahan
67
Tabel 3.5 Deskripsi Use Case Change Password Use case
Change Password
Aktor
Peserta
Tujuan
Untuk mengubah password lama dengan password baru
Prakondisi
Peserta meng-input password lama Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem - Cek database, jika true data yang ingin diubah maka akan ditampilkan, jika tidak maka akan menampilkan pesan kesalahan
Peserta mengubah password lama dengan password baru dengan memasukkan password - Validasi input, jika true maka password yang lama, kemudian peserta akan terganti dan data disimpan memasukkan password baru ke dalam database, jika tidak tampilkan pesan kesalahan.
Tabel 3.6 Deskripsi Use Case View Update Use case
View Update
Aktor
Admin dan Instansi
Tujuan
M elihat update data SKUMPTK
Prakondisi
Aktor telah melakukan login, dan data telah di-input oleh peserta Langkah - Langkah
Aksi actor - Aktor melihat list data update - Aktor memilih data dari list
Respon sistem Cek database, jika ter-update data yang ingin di-insert/approve maka akan
68
update - Aktor meng-klik link (NIP) untuk melihat data yang telah di-input oleh peserta
ditampilkan
Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Insert Use case
Insert
Aktor
Admin
Tujuan
M enyimpan atau meng-insert data peserta yang telah valid
Prakondisi
Admin telah melakukan login, dan data telah diapprove oleh instansi Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem
- Admin melihat list data update - Admin memilih data dari list update - Admin meng-insert/approve data terbaru dari peserta
- Cek database, jika ter-update data yang ingin di-insert/approve maka akan ditampilkan - Validasi input, jika true maka data akan disimpan ke dalam database.
Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Delete Use case
Delete
Aktor
Admin
Tujuan
M enghapus atau meng-delete data peserta dan account instansi
Prakondisi
Admin telah melakukan login
69
Langkah - Langkah Aksi actor
Respon sistem
- Admin memilih data dari list update - Admin meng-delete data peserta
- Cek database, jika ter-update data yang ingin di-delete maka akan ditampilkan - Validasi input, jika true maka data akan disimpan ke dalam database.
Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Approve Use case
Approve
Aktor
Instansi
Tujuan
M eng-approve data peserta yang valid
Prakondisi
Instansi telah melakukan login Langkah - Langkah
Aksi actor - Instansi memilih data dari list update - Instansi meng-approve data peserta
Respon sistem - Cek database, jika ter-update data yang ingin di-approve maka akan ditampilkan - Validasi input, jika true maka data akan disimpan ke dalam database.
70
Tabel 3.10 Deskripsi Use Case Reject Use case
Reject
Aktor
Instansi
Tujuan
M eng-reject data peserta yang valid
Prakondisi
Instansi telah melakukan login Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem
- Instansi memilih data dari list update - Instansi meng-reject data peserta
- Cek database, jika ter-update data yang ingin di-reject maka akan ditampilkan - Validasi input, jika true maka data akan disimpan ke dalam database.
Tabel 3.11 Deskripsi Use Case Add Account Use case
Add Account
Aktor
Admin dan Instansi
Tujuan
M enambahkan account baru untuk instansi (Admin) dan mendaftarkan peserta (instansi)
Prakondisi
Admin dan instansi telah melakukan login Langkah - Langkah
Aksi actor
Respon sistem
- Aktor meng-add account dengan memasukkan username - Validasi input, jika true maka data akan dan password disimpan ke dalam database.
71
Tabel 3.12 Deskripsi Use Case Search Use case
Search
Aktor
Admin dan Instansi
Tujuan
M encari data peserta yang telah ter-update
Prakondisi
Admin dan instansi telah melakukan login dan data telah ter-update Langkah - Langkah
Aksi actor - Aktor meng-input username (NIP) data yang ingin dicari
Respon sistem - Validasi input, jika true maka data akan ditampilkan, jika false makan akan tampil pesan kesalahan
72
3.6.2.2 Class Diagram
Gambar 3.3 Class Diagram
73
3.6.2.3 Statechart Diagram
Gambar 3.4 Statechart Diagram Admin
Gambar 3.5 Statechart Diagram Admin Add Account
74
Gambar 3.6 Statechart Diagram Instansi
Gambar 3.7 Statechart Diagram Instansi Add Account
75
Gambar 3.8 Statechart Diagram Peserta
76
3.6.2.4 Activity Diagram
Gambar 3.9 Activity Diagram Admin
77
Gambar 3.10 Activity Diagram Instansi
78
Gambar 3.11 Activity Diagram Peserta
79
3.6.2.5 Sequence Diagram 3.6.2.5.1 Sequence Diagram Admin
Admin
UI:Login
User
View Login()
return
Gambar 3.12 Sequence Diagram Admin Login
Gambar 3.13 Sequence Diagram Admin Add Account Instansi
80
Gambar 3.14 Sequence Diagram Admin Edit Account Instansi
Gambar 3.15 Sequence Diagram Admin Insert Peserta
81
Gambar 3.16 Sequence Diagram Admin Delete Peserta
Gambar 3.17 Sequence Diagram Admin View Skumptk Peserta
82
Gambar 3.18 Sequence Diagram Admin Logout
3.6.2.5.2 Sequence Diagram Instansi
Gambar 3.19 Sequence Diagram Instansi Login
83
Gambar 3.20 Sequence Diagram Instansi Add Account Peserta
Gambar 3.21 Sequence Diagram Instansi View Skumptk Peserta
84
Gambar 3.22 Sequence Diagram Instansi Approve Peserta
Gambar 3.23 Sequence Diagram Instansi Reject Peserta
85
Gambar 3.24 Sequence Diagram Instansi Logout
3.6.2.5.3 Sequence Diagram Peserta
Gambar 3.25 Sequence Diagram Peserta Login
86
Gambar 3.26 Sequence Diagram Peserta Input Skumptk
Gambar 3.27 Sequence Diagram Peserta View Skumptk
87
Gambar 3.28 Sequence Diagram Peserta Change Password
Gambar 3.29 Sequence Diagram Peserta Logout
88
3.6.3 Perancangan Database Aplikasi ini memiliki tabel-tabel basis data yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan. Table-tabel tersebut dibuat berdasarkan kebutuhan sistem dengan mempertimbangkan class yang ada di dalam sistem, daftar nama table, atribut yang menjadi primary key (ciri khas utama dari sebuah table), foreign key (ciri khas dari tabel lain yang mempunyai hubungan dengan table tersebut). Berikut adalah rancangan database dan deskripsi dari tabel yang akan digunakan dalam aplikasi ini.
Gambar 3.30 Rancangan Database
89
Nama Tabel
: t_user
Keterangan
: Tabel ini berisi daftar id group user, id instansi dan login user
Primary Key : UserGroupId Foreign Key
: IdInstansi Tabel 3.13 Deskripsi Tabel t_user
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
UserGroupId
Int
3
Identifikasi group user
IdInstansi
Int
3
Identifikasi instansi
Username
Varchar
50
ID peserta
Password
Varchar
50
Password user
Nama Tabel
: t_skumptk
Keterangan
: Tabel ini berisi data peserta SKUMPTK
Primary Key : IdSkumptk Foreign Key
: UserGroupId Tabel 3.14 Deskripsi Tabel t_skumptk
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
IdSkumptk
Int
3
Identifikasi user
UserGroupId
Int
3
Identifikasi group user
Status
Int
3
Kode identifikasi status
Nip
Varchar
50
ID peserta
90
Nama
Varchar
50
Nama peserta
TempatTanggalLahir
Varchar
50
Tempat tanggal lahir peserta
JenisKelamin
Varchar
25
Jenis Kelamin peserta
Agama
Varchar
25
Agama peserta
Kebangsaan
Varchar
25
Kebangsaan peserta
Pangkat
Varchar
25
Pangkat/golongan peserta
Jabatan
Varchar
50
Jabatan strukturil peserta
JenisKepegawaian
Varchar
25
Jenis kepegawaian
Departemen
Varchar
25
Instansi depertemen/lembaga
M asaKerja
Varchar
25
M asa kerja golongan
Gaji
Int
10
Gaji pokok menurut PP Nomor 8 Tahun 2009
91
Nama Tabel
: t_tunjangan
Keterangan
: Tabel ini berisi data anggota keluarga yang masih dalam tanggungan dan mengenai surat keterangan sebagai persyaratan mengajukan SKUMPTK.
Primary Key : IdTunjangan Foreign Key
: IdSkumptk Tabel 3.15 Deskripsi Tabel t_tunjangan
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
IdTunjangan
Int
3
Kode tunjangan
IdSkumptk
Int
3
Identifikasi group user
Alamat
Varchar
255
Alamat peserta
Keterangan
Varchar
50
Keterangan peserta
JabatanUtama
Varchar
25
Pekerjaan lain : Disamping jabatan
utama
tersebut,
bekerja juga sebagai. Penghasilan
Int
10
Penghasilan selain jabatan utama
Pensiunan
Int
25
M empunyai pensiunan
KetM enikah
Varchar
50
Surat keterangan M enikah
92
Nama Tabel
: t_suamiistri
Keterangan
: Tabel ini berisi daftar id group user, id instansi dan login user
Primary Key : IdSuamiIstri Foreign Key
: IdTunjangan Tabel 3.16 Deskripsi Tabel t_suamiistri
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
IdSuamiIstri
Int
3
Identifikasi ID
IdTunjangan
Int
3
Identifikasi ID
Nama
Varchar
50
Nama Suami/Istri peserta tunjangan
TanggalLahir
Varchar
10
Tanggal lahir Suami/Istri peserta tunjangan
Perkawinan
Varchar
25
Perkawinan sah dengan peserta
Pekerjaan
Varchar
25
Pekerjaan Suami/Istri peserta tunjangan
Pendapatan
Varchar
10
Pendapatan/penghasilan Suami/Istri peserta tunjangan
93
Nama Tabel
: t_anak
Keterangan
: Tabel ini berisi daftar id anak, kode anak dan jumlah anak
Primary Key : IdAnak Foreign Key
: IdTunjangan Tabel 3.17 Deskripsi Tabel t_anak
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
IdAnak
Int
3
Identifikasi ID
IdTunajgan
Int
3
Identifikasi ID
IdKdAnak
Int
3
Identifikasi ID
JumalAnak
Int
3
Jumlah seluruh anak
Nama Tabel
: t_kdanak
Keterangan
: Tabel ini berisi daftar id anak, kode anak dan jumlah anak
Primary Key : IdKdAnak Tabel 3.18 Deskripsi Tabel t_kdanak Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
IdKdAnak
Int
3
Identifikasi ID
AK1
Varchar
50
Keterangan anak kandung yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan dan
94
masuk dalam daftar gaji AT1
Varchar
50
Keterangan anak tiri yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan dan masuk dalam daftar gaji
AA1
Varchar
50
Keterangan anak angkat yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan dan masuk dalam daftar gaji
AK2
Varchar
50
Keterangan anak kandung yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan, tetapi tidak masuk dalam daftar gaji
AT2
Varchar
50
Keterangan anak tiri yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan, tetapi tidak masuk dalam
95
daftar gaji AA2
Varchar
50
Keterangan anak angkat yang masih menjadi tanggungan, belum mempunyai pekerjaan, tetapi tidak masuk dalam daftar gaji
Tabel 3.19 Deskripsi Tabel Database No
Nama Tabel
Primary key
Foreign Key
Deskripsi isi Berisikan kode user, username dan password pada sistem yang terkait
1. t_user
UserGroupId
IdInstansi dengan aplikasi ini, yakni : Peserta, Instansi dan Admin Berisikan kode instansi, username dan password
2. t_instansi
IdInstansi pada sistem yang terkait dengan apliksi ini
96
No
Nama Tabel
Primary key
Foreign Key
Deskripsi isi Berisikan tentang data peserta dan jenis status
3. t_skumptk
IdSkumptk
UserGroupId yang terdapat didalam aplikasi ini Berisikan tentang data
4. t_tunjangan
IdTunjangan
IdSkumptk
tunjangan peserta, yaitu : Alamat, keterangan, dll Berisikan tentang data tunjangan peserta, yaitu :
5. t_suamiistri
IdSuamiIstri
IdTunjangan Nama istri atau suami, tempat/tanggal lahir, dll Berisikan kode anak dan
6. t_anak
IdAnak
IdTunjangan
jumlah anak tunjangan peserta Berisikan kode anak yang masih dalam tunjangan
7. t_kdanak
IdKdAnak peserta (belum bekerja) dan yang (sudah bekerja)
97
3.6.4 Perancangan Menu Perancangan menu merupakan gambaran hirarki menu yang ada di aplikas i ini. Tujuannya adalah untuk menunjukkan detil hirarki menu dengan sub-sub menu yang terdapat didalamnya. Perancangan menu proses di web aplikasi ini yaitu: Aplikasi ----------------- LOGIN ----- HOME ADM IN ----- VIEW UPDATE PESERTA ----- INSERT PESERTA ----- DELETE PESERTA ----- SEARCH PESERTA ----- ADD ACCOUNT ----- ADD INSTANSI ----- EDIT INSTANSI ----- LOGOUT ---------------- LOGIN ----- HOME INSTANSI ----- VIEW UPDATE PESERTA ----- APPROVE PESERTA ----- REJECT PESERTA ----- SEARCH PESERTA ----- ADD ACCOUNT ----- ADD PESERTA
98
----- LOGOUT ---------------- LOGIN ----- HOME PESERTA ----- REGISTRATION SKUMPTK ----- UPLOAD ----- SUBMIT ----- RESET ----- VIEW SKUM PTK ----- CHANGE PASSWORD ----- CHANGE ----- VIEW SIMULATION ----- COUNT ----- LOGOUT
3.6.4.1 Menu Login
Gambar 3.31 M enu Login
M enu ini digunakan untuk login ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password. Apabila username dan password yang dimasukkan
99
benar, maka akan masuk ke dalam halaman index. Dimana di dalam aplikasi ini terdapat tiga halaman index, yaitu index admin, index instansi, dan index peserta.
3.6.4.2 Menu Aplikasi Admin
Gambar 3.32 Aplikasi Admin
Pada index aplikasi admin terdapat beberapa menu yang dapat diakses, yaitu : 1. M enu View Update Pada menu View Update admin. Admin dapat melihat list form update SKUMPTK peserta dan meng-insert data peserta. Admin juga dapat mencari data peserta dan menghapus data peserta.
100
2. M enu Add Account Pada menu Add Account admin. Admin dapat menambahkan atau mengedit (password) account instansi dan admin juga dapat melihat account instansi. 3. M enu Logout Admin akan keluar dari index dan akan kembali ke menu login.
3.6.4.3 Menu Aplikasi Instansi
Gambar 3.33 Aplikasi Instansi
101
Pada index aplikasi instansi terdapat beberapa menu yang dapat diakses, yaitu 1. M enu View Update Pada menu View Update instansi. Instansi dapat melihat list form update skumptk peserta dan meng-approve atau meng-reject data peserta. Instansi juga dapat mencari data peserta. 2. M enu Add Account Pada menu Add Account instansi. Instansi dapat menambahkan (input NIP dan password) peserta yang akan diberikan kepada peserta. 3. M enu Logout Instansi akan keluar dari index dan akan kembali ke menu login.
3.6.4.4 Menu Aplikasi Peserta
Gambar 3.34 Aplikasi Peserta
102
Pada index aplikasi peserta terdapat beberapa menu yang dapat diakses, yaitu : 1. M enu SKUMPTK Pada menu SKUM PTK peserta. Peserta dapat mengisi data pribadi beserta data tunjangan keluarga pada form registrasi SKUM PTK dan peserta harus meng-upload file (surat nikah dan akta kelahiran). Jika peserta telah melengkapi dengan mengisi form tersebut, maka peserta dapat meng-submit data atau meng-reset jika ingin mengulang pengisian. 2. M enu View SKUMPTK Pada menu View skumptk peserta. Peserta dapat melihat data pribadi dan data tunjangan keluarga yang telah diisi pada menu SKUM PTK 3. M enu Change Password Pada menu Change Password peserta. Peserta data mengubah password lama dengan password baru dengan meng-input old password dan menginput new password. 4. M enu Simulation Pada
menu
Simulation
peserta.
Peserta
dapat
melihat
dan
mengsimulasikan jumlah tunjangan yang didapat dengan meng-input gaji pokok setiap bulanannya. 5. M enu Logout Peserta akan keluar dari index dan akan kembali ke menu login.
103
3.6.5 Perancangan Layar Perancangan
layar merupakan sebuah penggambaran umum tentang aliran
layar yang terjadi pada sistem. Aliran data layar menggambarkan keterkaitannya antar satu layar dengan layar lainnya. Tujuannya adalah untuk menunjukkan aliran antar layar atau layar yang ada di apliksi ini.
Gambaran dan deskripsi layar yang ada di aplikasi ini adalah sebagai berikut. 3.6.5.1 Perancangan Halaman Login
Gambar 3.35 Halaman Login
104
3.6.5.2 Perancangan Halaman Admin
Gambar 3.36 Halaman Index Admin
Gambar 3.37 Halaman View Update Admin
105
Gambar 3.38 Halaman Add Account Admin
3.6.5.3 Perancangan Halaman Instansi
Gambar 3.39 Halaman Index Instansi
106
Gambar 3.40 Halaman View Update Instansi
Gambar 3.41 Halaman Add Account Instansi
107
3.6.5.4 Perancangan Halaman Peserta
Gambar 3.42 Halaman Index Peserta
Gambar 3.43 Halaman SKUMPTK Peserta
108
Gambar 3.44 Halaman View Skumptk Peserta
Gambar 3.45 Halaman Change Password Peserta
109
Gambar 3.46 Halaman Simulation Peserta
110
3.6.6 S pesifikasi Proses -
Pseudocode Default Login M ulai Tampilkan halaman “login” Pilih button “Login” Validasi input Jika Username kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Login failed check your name” Jika Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Login failed check your password” Selain itu Tampilkan halaman “index” Akhiri validasi Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Home / Index Peserta M ulai Tampilkan halaman “index” Pilih “Home” Panggil halaman “index” Tampilkan halaman “index” Pilih “SKUMPTK” Panggil halaman “skumptk”
111
Tampilkan halaman “skumptk” Pilih “View SKUMPTK” Panggil halaman “viewskumptk” Tampilkan halaman “viewskumptk” Pilih “Simulation” Panggil halaman “simulation” Tampilkan halaman “simulation” Akhir pilihan Selesai
-
Pseudocode untuk halaman SKUMPTK M ulai Tampilkan halaman “skumptk” Pilih button “Submit” Validasi input Jika NIP kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “NIP tidak boleh kosong” Jika Tempat/Tanggal lahir kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Tempat/Tanggal tidak boleh kosong” Jika Jenis Kelamin kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Jenis Kelamin tidak boleh kosong” Jika Agama kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Jenis Kelamin tidak boleh kosong”
112
Jika Kebangsaan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Kebangsaan tidak boleh kosong” Jika Pangkat/Golongan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “tidak boleh kosong” Jika Status Kepegawaian kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Status Kepegawaian tidak boleh kosong” Jika Jabatan Strukturil kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Jabatan Strukturil tidak boleh kosong” Jika Instansi Dep/Lem kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Instansi Dep/Lem tidak boleh kosong” Jika M asa Kerja_Golongan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “M asa Kerja_Golongan tidak boleh kosong” Jika Digaji M enurut kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Digaji M enurut kosong tidak boleh kosong” Selain itu simpan data yang diinput ke database skumptk
Jika Alamat/Tempat_Tinggal kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Alamat/Tempat_Tinggal tidak boleh kosong” Jika keterangan pribadi kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “keterangan pribadi tidak boleh kosong” Jika pekerjaan ganda kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “pekerjaan ganda tidak boleh kosong” Jika penghasilan kosong, panggil pesan kesalahan
113
Tampilkan pesan “penghasilan kosong tidak boleh kosong” Jika pensiunan janda kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “pensiunan janda boleh kosong” Jika KetM enikah kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Nikah Sah tidak boleh kosong” Selain itu simpan data yang diinput ke database tunjangan
Jika Nama kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Nama Istri/Suami_Tanggungan tidak boleh kosong” Jika Tanggal Kelahiran(umur) kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Tanggal Kelahiran(umur) tidak boleh kosong” Jika Perkawinan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Perkawinan boleh kosong” Jika Pekerjaan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Pekerjaan tidak boleh kosong” Jika Pendapatan kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Penghasilan Sebulan tidak boleh kosong” Selain itu simpan data yang diinput ke database suamiistri
Jika Anak Kandung kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Anak Kandung boleh kosong” Jika Anak Tiri kosong, panggil pesan kesalahan
114
Tampilkan pesan “Anak Tiri boleh kosong” Jika Anak Angkat kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Anak Angkat boleh kosong” Jika Anak Kandung kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Anak Kandung tidak boleh kosong” Jika Anak Tiri kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Anak Tiri boleh kosong” Jika Anak Angkat kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Anak Angkat boleh kosong” Selain itu simpan data yang diinput ke database anak dan kdanak Akhiri jika Akhiri validasi Tampilkan pesan “Data berhasil disimpan” Selesai
-
Pseudocode untuk halaman View SKUM PTK M ulai Baca database skumptk, tunjangan, suamiistri, anak dan kdanak Tampilkan halaman “viewskumptk” Selesai
115
-
Pseudocode untuk halaman Change Password M ulai Baca database skumptk Tamilkan halaman “changepassword” Pilih button “change” Validasi Jika Old Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan ” Cek password lama anda” Jika New Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “New Password anda kosong” Jika ConfPassword kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “ConfPassword anda kosong” Selain itu simpan new password ke database peserta Akhiri jika Akhiri validasi Akhiri pilihan Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Simulation M ulai Tampilkan halaman “simulation” Pilih button “Count” Validasi
116
Jika Gaji Pokok kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “M asukkan gaji pokok” Akhiri jika Akhiri validasi Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Home / Index Instansi M ulai Tampilakan halaman “index” Pilih “Home” Panggil halaman “index” Tampilkan halaman “index” Pilih “View Update” Panggil halaman “viewupdate” Tampilkan halaman “viewupdate” Pilih “Add Account” Panggil halaman “addaccount” Tampilkan halaman “addaccount” Akhiri pilihan Selesai
117
-
Pseudocode untuk halaman View Update Instansi M ulai Tampilkan halaman “viewupdate” Pilih link “NIP” Baca database skumptk, tunjangan, suamiistri, anak dan kdanak dimana link “nip” Pilih button “Approve” Simpan data yang di-approve ke database skumptk Pilih button “search” Baca database skumptk dimana search “nip” Akhiri pilihan Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Add Account Instansi M ulai Tampilkan halaman “addaccount” Pilih button “Add” Validasi Jika NIP kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “NIP tidak boleh kosong” Jika Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Password tidak boleh kosong” Selain itu simpan data ke database skumptk
118
Akhiri jika Akhiri validasi Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Home / Index Admin M ulai Tampilkan halaman “index” Pilih “Home” Panggil halaman “index” Tampilkan halaman “index” Pilih “View Update” Panggil halaman “viewupdate” Tampilkan halaman “viewupdate” Pilih “Add Account” Panggil halaman “addaccount” Tampilkan halaman “addaccount” Akhiri pilihan Selesai
-
Pseudocode untuk halaman View Update Admin M ulai Pilih link “NIP”
119
Baca database skumptk, tunjangan, suamiistri, anak dan kdanak dimana link “NIP” Pilih button “Insert” Simpan data yang di-insert ke database skumptk Pilih button “delete” Hapus data di database skumptk, tunjangan, suamiistri, anak dan kdanak Pilih button “search” Baca database skumptk dimana search “nip” Akhiri pilihan Selesai
-
Pseudocode untuk halaman Add Account Admin M ulai Tampilkan halaman “addaccount” Pilih button “Add” Validasi input Jika Username kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Username anda kosong” Jika Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Password anda kosong” Selain itu simpan data ke database instansi Akhiri jika
120
Akhiri validasi Pilih button “edit” Baca database instansi Tampilkan username dan password instansi Validasi input Jika Username kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Username anda kosong” Jika Password kosong, panggil pesan kesalahan Tampilkan pesan “Password anda kosong” Selain itu simpan data ke database instansi Akhiri pilihan Selesai
3.6.7 Karakteristik Pengguna Tujuan dari penulisan karakteristik pengguna adalah untuk melihat batasan hak akses dan tugas apa saja yang dapat dilakukan oleh Admin dan Instansi dan Peserta terhadap sistem. Karakteristik pengguna atau pihak-pihak yang terlibat dalam aplikasi ini di PT. TASPEN (Persero) dapat dilihat pada deskripsi tabel berikut.
121
Tabel 3.20 Deskripsi Karakteristik Pengguna Hak Akses ke Kategori Tugas
Aplikasi
Jabatan
Pengguna S KUMPTK Admin
1. M engelola
1. Insert (data
tampilan aplikasi.
peserta ke
2. M eng-insert data
database)
peserta yang telah disetujui oleh
2. Delete (account dan data peserta)
instansi ke
3. View (data
database.
peserta) 4. Edit (password login instansi) 5. Search (data perserta)
Staff IT
122
Hak Akses ke Kategori Tugas
Aplikasi
Jabatan
Pengguna S KUMPTK Instansi
1. M eng-input data peserta, yaitu: nip dan password. 2. M elakukan pengecekan data peserta. 3. M engsetujui data peserta.
1. Input (nip dan
Staff IT
password) 2. Approve (data peserta) 3. Reject (tidak mengsetujui data tunjangan peserta) 4. View (data peserta) 5. Search (data peserta)
Peserta
1. M emperbaharui
1. Input (biodata
biodata dan
dan anggota
anggota keluarga.
keluarga) 2. View (biodata dan anggota keluarga) 3. Change
Pegawai Negeri Sipil
123
Hak Akses ke Kategori Tugas
Aplikasi
Pengguna S KUMPTK Password (mengubah password login) 4. Simulation (melihat jumlah tunjangan yang didapat)
Jabatan
