BAB 3 ANALIS IS DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Perusahaan Umun Badan Urusan Logistik (Perum BULOG) merupakan lembaga Pemerintah yang menangani masalah pengadaan dan penyaluran pangan. Perum BULOG berkantor pusat di Jakarta, memiliki 26 Divisi Regional (Divre) dan sekitar 90 Sub Divisi Regional ( Sub Divre) serta seribu gudang yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada masa order baru, berdasarkan keputusan Presidium Kabinet Ampera, dibentuk Komando Logistik Nasional (Kolognas) yang bertugas mengangani operasional bahan pokok kebutuhan hidup. Namun peranannya tidak berjalan lama karena pada tanggal 10 M ei 1967 dibubarkan dan dibentuk Badan Urusan Logistik (BULOG). Pembentukan ini berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet Nomor 114/Kep/1967. M enjelang Repelita I (1 April 1969), struktur organisasi BULOG diubah dengan Keppres RI No. 11/1969 tanggal 22 Januari 1969 disesuaikan dengan misi barunya yang berubah dari penunjang peningkatkan produksi pangan menjadi buffer stockholder dan distribusi untuk golongan anggaran. Kemudian dengan Keppres No. 39/1978 tanggal 5 November 1978. BULOG mempunyai tugas pokok lainnya guna menjaga kestabilan harga, baik bagi produsen maupun konsumen sesuai dengan kebijakan umum Pemerintah.
39
40
M emasuki era reformasi, beberapa lembaga Pemerintah mengalami revitalisasi serta reformasi termasuk BULOG. M elalui Keppres RI No. 45 tahun 1997, tugas pokok BULOG hanya dibatasi untuk komoditi beras dan gula pasir. Tugas ini lebih dikecilkan lagi dengan Keppres RI No.19 tahun 1998 dimana peran BULOG hanya mengelola komiditi beras saja. M engawali M ilenium III, sesuai Keppres No. 29 tahun 2000 tanggal 26 Febuari 2000, Bulog diharapkan lebih mandiri dalam usahannya yang baru dengan fungsi utama manajemen logistik. Kemudian melalui PP no. 7 tahun 2003 tentang Pendirian Perum BULOG maka berubahlah BULOG menjadi Perusahaan Umun Badan Urusan Logistik (Perum BULOG). 3.1.2 S truktur Organisasi Perusahaan Perum BULOG membawahi Divisi Regional (Divre) dan Sub Divre. Berikut ini adalah struktur organisasi pada Perum BULOG (Gambar 3.1), Divre (Gambar 3.2), dan Sub Divre (Gambar 3.3). 3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam melaksanakan kegiatan operasional sesuai ketentuan pemerintah, setiap posisi dan jabatan dalam perum BULOG memiliki tugas dan wewenang masing masing. Tugas dan wewenang yang ada dalam posisi jabatan pada Perum Bulog adalah : 1.
Direktur Utama (Dirut) Wewenang : a. M enetapkan kebijakan perusahaan dalam mengutus perusahaan berdasarkan pedoman kegiatan operasional yang telah ditetapkan M enteri Keuangan.
41
b. M enetapkan struktur organasasi dan tata kerja perusahaan lengkap dengan perincian tugasnya. Tanggung Jawab : a. M emimpin, mengurus, dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan. 2.
Direksi Wewenang : a. M enetapkan Rencana Jangka Panjang (RJP) serta Rencana Kerja dan Anggara Perusahaan (RJAP). b. M enetapkan Struktur organisasi dan tata kerja perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan. Tanggung Jawab : a. M engadakan
dan
memelihara
pembukuan
dan
administrasi
perusahaan. b. M emberikan laporan kepada Direktur Utama (Dirut). 3.
Satuan Pengawas Internal (SPI) Wewenang : a. M embantu Dirut dalam melaksanakan pemeriksaan intern keuangan dan operasional perusahaan. b. M enilai pengendalian, pengurusan, dan pelaksanaan keuangan dan operasional perusahaan.
42
Tanggung Jawab : a.
M erencanakan,
melaksanakan,
mengendalikan
kegiatan
pengembangan,
keuangan
mengkoordinasikan,
pengawasan dan
Sumber
di
bidang
dan
operasional,
Daya M anusia,
serta
pengusutan atas penyimpangan dan penyalagunaan. b. M emberikan laporan tentang segala kegiatan kepada Dirut. 4.
Sekretariat Perusahaan Wewenang dan Tanggung jawab : a. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan pembinaan hubungan kelembagaan dan corporate governance. b. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan surat menyurat dan dokumen serta pelayanan direksi. c. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, direksi dengan dewan pengawas antara dengan divisi / pusat / SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain. 5.
Pusat Pendididkan dan Pelatihan (Pusdiklat) Wewenang dan Tanggung jawab : a. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program
43
serta penyelenggaraan dan evaluasi serta pemasaran program pendidikan dan latihan. b. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan penyusunan program, kurikulum, silabus, metode, materi, dan pengajar apa serta pengembangan dan pemasaran program pendididkan dan pelatihan. c. M endidik, mengajar, membimbing atau melatih peserta diklat sesuai dengan bidang tugasnya. 6.
Pusat Penelitian dan Pengembangan (Puslitbang) Usaha Wewenang : a. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan penelitian dan pengembangan di bidang usaha dan operasi publik. b. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan organisasi di lingkungan Pusatlitbang. c. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana penunjang penelitian dan penyediaan standarisasi mutu komiditi – komiditi serta ketatausahaan. Tanggung jawab : a. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan pengelolaan, penyediaan, dan perawatan sarana laboratorium, pengolahan, pergudangan, dan sarana lainnya.
44
b. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan. 7.
Divisi Wewenang : a. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinassikan,
dan
mengendalikan kegiatan pengolahan dan penyajian data dalam rangka penyusunan rencana dan program operasi publik. b. M erencanakan, mengendalikan
melaksanakan, kegiatan
mengkoordinasikan,
pengamatan,
analisa
dan
perkembangan
ekonomi, situasi pangan, produksi, dan harga badan pangan pokok dalam dan luar negeri. c. M erencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan kegiatan persediaan dan angkutan dan perawatan kualitas serta pengolahan. Tanggung jawab : a. M emberikan laporan di bidang pelayanan publik kepada direksi b. M emantau seluruh kegiatan sub divisi agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan. 8.
Divisi Regional (Divre) Wewenang : a. M engatur dan memonitor kegiatan seluruh Sub Divre yang berada di wilayah kerjannya agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas Perum BULOG.
45
Tanggung jawab : a. M elaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Perum BULOG di wilayah kerjanya. b. M elaksanakan kegiatan di bidang pelayanan publik. c. M elakasanakan kegiatan di bidang komersial. d. M elaksanakan kegiatan di bidang administrasi dan keuangan. e. Pengelolaan sumber daya bagi terlaksanakannya tugas Divre secara berdaya guna dan berhasil guna. f. Pelaksanaan
pembinaan
hubungan
kemitraan
dengan
instansi
pemerintah dan badan usaha di wilayah kerjanya. g. M emberikan laporan kepada Pusat. 9.
Sub Divisi Regional (Sub Divre) Wewenang a. M engatur dan memantau kegiatan seluruh Gudang yang berada di wilayah kerjanya agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas Perum BULOG. Tanggung jawab : a. M elaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Perum BULOG di wilayah kerjanya. b. M elaksanakan kegiatan di bidang pelayanan publik. c. M elaksanakan kegiatan di bidang komersial. d. M elakasanakan kegiatan di bidang administrasi dan keuangan.
46
e. Pengelolaan sumber daya bagi terlaksananya tugas Sub Divre secara berdaya guna dan berhasil guna. f. Pelaksanaan
pembinaan
hubungan
kemitraan
pemerintah dan badan usaha di wilayah kerjanya. g. M emberikan laporan kepada Divre.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum BULOG
dengan
instansi
47
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Perum BULOG Pangan cukup, aman dan terjangkau bagi rakyat. 3.2.2 Misi Perum BULOG M emenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Regional
48
Gambar 3.3 Stuktur Organisasi Sub Divisi Regional
3.3 Sistem yang berjalan Dalam hal ini ada proses bisnis pada Perum BULOG yaitu distribusi. Proses distribusi tersebut berawal dari pembeli yang memesan gula pada Divre, kemudian akan berakhir pada pembeli mengambil langsung di pabrik gula terdapat pada PTPN. Secara umum pada proses distribusi, Pembeli memesan GKP dengan menyerahkan Surat Permintaan Pembelian GKP, ke Divre. Dimungkinkan pemesan hanya mencantumkan kwantum dan harga untuk PTPN/PT. RNI saja (Order Global) atau sudah mencantumkan kwantum dan harga untuk Pabrik Gula yang diinginkan (Order terinci). Perum BULOG membuat
purchased order (PO). Purchased order
tersebut adalah surat kerja sama antara mitra kerja
dengan Perum BULOG dan
pernyataan kesanggupan mitra kerja untuk membayar pemesanan tersebut. Setelah surat PO ditandatangani kemudian Perum BULOG dapat mengeluarkan Surat Perintah
49
Penerbitan DO. Delivery Order (DO) akan diterbitkan oleh PTPN dan mitra kerja dapat mengambil pesanan yang ada di Pabrik Gula (PG).
Gambar 3.4 Diagram Aliran Proses Distribusi
Proses distribusi dimulai dari pembeli melakukan pesanan ke Divre. Jika pembeli tersebut sudah terdaftar sebagai mitra kerja pada Perum BULOG maka pembeli tersebut tidak perlu untuk membawa surat kepemilikan dan dapat memesan secara langsung pada
50
Divre, kemudian pembeli memilih jenis gula di beberapa PTPN yang ada pada Perum BULOG. Setelah memilih jenis PTPN, maka Perum BULOG akan menerbitkan Surat PO (Purchased Order). Dari Surat PO tersebut diwajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran ke rekening PTPN yang dipesan. Setelah melakukan pembayaran, pembeli diwajibkan untuk menyerahkan Bukti Setior (BS) sehingga Perum BULOG dapat menerbitkan Surat Penerbitan DO. Surat DO tersebut di terbitkan oleh PTPN tersebut supaya pembeli dapat mengambil langsung di Pabrik Gula (PG) pada PTPN. Kemudian PTPN akan membuat laporan sehingga Perum BULOG sebagai pusat dapat melihat transaksi yang ada.
3.4 Analisis Wawancara
Daftar Pertanyaan 1. Bagaimana Proses penyampaian data distribusi dari PTPN/PT.RNI sampai ke Divre ? Jawaban : Hingga sekarang penyampaian informasi dari PTPN/PT.RNI masih menggunakan system computer yang dimana perusahaan tidak bisa memonitoring secara langsung sampai mana proses berlangsung. 2. Adakah masalah dalam yang dihadapi saat proses penyampaian data dari PTPN/PT.RNI sampai ke Divre ? Jawaban : Dalam penyampaian data dari informasi dari PTPN/PT.RNI terdapat masalah yang dimana, proses tersebut masih menggunakan manual sehingga data dari produsen hingga ke konsumen yang sebagai mitra kerja haruslah valid.
51
3. Berapa lama waktu dalam proses bisnis dari PTPN/PT.RNI ke divre sampai ke tangan mitra kerja ? Jawaban : Waktu yang diperlukan dalam proses bisnis dari PTPN/PT.RNI ke divre memerlukan waktu yang relative lama yang dimana perusahaan harus menunggu konfimai terlebih dahulu dari PTPN sehingga penyampaian informasi sampai ke tangan konsumen.
4. Adakah harapan untuk adanya aplikasi yang mempermudahkan penyampain data dari PTPN ke Divre ataupun sebaliknya ? Jawaban : Harapan dari adanya aplikasi yang dibuat, tentu untuk mempercepat proses penyampaian informasi dari produsen sampai ke konsumen yang menghasilkan data yang valid.
5. Aplikasi manakah yang diharapkan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi ? Jawaban : Aplikasi yang diharapkan suatu system berbasis web yang menggunakan basis data, sehingga perusahaan dapat mmonitoring proses yang terjadi samapai mana dan perusahaan dapat menyimpan, menambah data, ataupun menghapus data bila diperlukan. 6. Bagaimana alur data yang di harapakan sehingga system dapat berjalan dengan baik ? Jawaban : Alur yang diarapakan sehingga system berjalan adalah, pertama mitra kerja mendaftar terlebih dahulu sebagai mitra kerja di perum bulog, tetapi tidak bisa mendaftar secara langsung lewat web, harus melalui divre. Kemudian sesudah terdaftar sebagai mitra kerja, divre akan mengirimkan order ke PTPN dan menunggu konfirmasi dari PTPN/PT.RNI. setelah itu mitra kerja diwajibkan untuk mentandatangani Surat PO
52
dan melunasi Pembayaran sehingga divre dapat membuat Surat DO sehingga mitra kerja dapat mengambil gula Kristal putih di Pabrik Gula PTPN/PT.RNI.
3.5 Permasalahan yang di hadapi
Permasalahan yang dihadapi oleh Divisi Regional (Divre) pada Perum BULOG dalam hal pelaporan adalah sebagai berikut : a. Proses pelaporan yang sedang berjalan saat ini masih bersifat manual, yaitu dengan melakukan input data ke dalam komputer dengan menggunakan software Microsoft Excel. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan input dan data-data yang ada di dalamnya tidak terintegrasi sehingga memungkinkan terjadinya ambiguitas oleh karyawan.
b. Proses pelaporan yang sedang berjalan saat ini masih bersifat manual sehingga karyawan yang membutuhkan data tertentu harus menghubungi pegawai yang bersangkutan untuk mendapatkan data yang diperlukan. Hal ini dapat menurunkan efektivitas dan efisiensi kerja waktu kerja.
c. Sulitnya memastikan keabsahan data tersebut apakah masih valid atau tidak karena penggunaan system manual sehingga memungkinkan pegawai tidak melakukan update yang diperlukan.
d. Sulitnya akses ke dalam basis data laporan.
53
e. Kurang amannya data yang tersimpan karena kurangnya authentication dan authorization user sehingga memudahkan user yang tidak berkepentingan memanfaatkan data yang ada. f. Sulitnya memantau progress suatu proyek.
3.5 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam sistem pelaporan Divre pada Perum BULOG perlu untuk melihat laporan – laopran yang akurat dari semua Transaksi yang ada, maka penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai berikut : a. M erancang sebuah basis data sehingga data yang memadai sehingga keintegrasian data dapat terjaga. b. M erancang aplikasi web untuk memudahkan user mengakses data yang diperlukan. c. Dengan adanya Aplikasi Web diharapkan proses pemesanan ke PTPN dapat lebih cepat di akses dan PTPN dapat melakukan konfirmasi. d. Dengan menggunakan server intranet (private network) dalam sistem diharapkan mampu meningkatkan akses untuk meningkatkan kinerja karyawan. e. Dengan fasilitas login dan proses peng-encrypt-an password diharapkan mampu mengatasi masalah keamanan data. f. User yang berkepentingan dapat memantau progress dari proyek yang sedang berjalan dengan menggunakan aplikasi web tersebut.
54
3.6 S ystem Definition M enentukan ruang lingkup dari aplikasi basis data (database) yang akan dibuat dalam Analisa dan Perancangan Sistem Basis Data Distribusi Produksi Dalam Negeri Berbasis Web Pada PERUM BULOG untuk mengindentifikasi batasan – batasan sistem yang ada dan sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang tedapat dalam sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang terdapat dalam sistem informasi perusahaan meliputi :
1. Perancangan aplikasi yang dapat mengolah dan menampilkan data menjadi sebuah informasi melalui web. 2. Fitur yang dikembangkan pada aplikasi tersebut antara lain dapat menampilkan data, menambah data, menghapus data dan pembuatan laporan bulanan. 3. Login hanya untuk Divre dan PTPN/PT.RNI
