BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

22

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus 3.1.1.1 Data Umum Perusahaan Kristhazshana mulai berkiprah di dunia usaha dalam bula juli 2001. Bidang yang ditekuni adalah : konstruksi, design arsitektur dan interior. Sejak 12 Desember 2008, Perusahaan telah dibadanhukumkan menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Akte Notaris Raden Johanes Sarwono (No. 69, Tanggal 12 Desember 2008). Perusahaan yang menjadi rekanan antara lain : 1. PT Summarecon Agung Tbk. 2. Mal Kelapa Gading. 3. Summarecon Mal Serpong. 4. Omni International Hospitals Alam Sutra. 5. Omni Hospital Pulomas. 6. PT LAPI Laboratories. 7. PT Simex Pharmaceutical Indonesia.

23 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Organisasi kerja di lingkungan PT Kristhazshana dipimpin oleh Tim Direksi yang terdiri dari: • Direktur Utama • Direktur Operasi • Direktur Keuangan • Direktur Umum dan Administrasi • Direktur Pengembangan Usaha

24 Direktorat Operasi yang dipimpin oleh Direktur Operasi membawahi 4 (empat) Divisi sebagai berikut: • Divisi General Contractor, yang terdiri dari: Project Development, Project Execution (High Rise Building Development, Housing Development, Renovation), dan Quality Assurance) • Divisi Homecare, yang terdiri dari: Member Service dan On-Call Service • Divisi Advertising, yang terdiri dari: Operation-Outdoor, OperationMedia, dan Marketing • Divisi General Supplier Direktorat Keuangan mencakup 2 (dua) fungsi, yaitu Treasury dan Financial Control. Sedangkan Direktorat Umum dan Administrasi terdiri dari 3 (tiga) Divisi, yaitu Divisi Personalia, Legal, dan Umum.

Berikut adalah jabaran peran (role), tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan. 1. Direktur Utama •

Sebagai

pimpinan

tim

Direksi,

bertanggungjawab

atas

berjalannya operasi perusahaan kepada stakeholder perusahaan. •

Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan/fungsi Direktorat yang berada di bawah naungannya: Direktorat Operasi, Keuangan, Pengembangan Usaha, serta Umum dan Administrasi, untuk mencapai obyektif perusahaan.

25 •

Bertanggung

jawab

atas

penyusunan

rencana

anggaran

perusahaan serta penyajian laporan keuangan dan laporan manajemen secara akurat dan tepat waktu.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Memimpin tim Direksi dalam menetapkan arah, kebijakan, dan peraturan perusahaan, sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan oleh pemegang saham melalui pengarahan dari Dewan Komisaris, untuk mencapai obyektif perusahaan. 2. Memimpin tim Direksi dalam menyusun rencana jangka panjang 3. Memimpin tim Direksi dalam menyusun program kerja dan anggaran tahunan. 4. Memimpin tim Direksi dalam mengusahakan dan mengendalikan kegiatan perusahaan agar obyektif dan target yang ditetapkan dapat tercapai. 5. Bersama Direktur Operasi, mengusahakan tercapainya target pendapatan yang ditetapkan. 6. Bersama Direktur Keuangan, mengusahakan penyajian laporan keuangan dan laporan manajemen dapat akurat dan tepat waktu. 7. Bersama Direktur Umum dan Administrasi, mengusahakan pemberian dukungan yang solid bagi kegiatan perusahaan.

26 8. Bersama Direktur Pengembangan Usaha, menjajaki peluang usaha yang dapat bersinergi dengan usaha yang ada dalam mencapai tujuan jangka panjang. 9. Menjalin hubungan yang baik dengan Klien, member homecare, pemasok, dan semua pihak terkait (pemegang hak ruang/spot iklan, media, dll). 10. Mengusahakan terjadinya hubungan yang baik di antara sesama karyawan,

demi

terciptanya

lingkungan

kerja

yang

menyenangkan. 11. Memonitor setiap komitmen dalam bentuk perjanjian/kontrak yang dibuat atas nama perusahaan dengan pihak ketiga. 12. Memberi laporan atas keadaan perusahaan kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.

2. Direktur Operasi •

Sebagai bagian dari tim Direksi, bertanggungjawab kepada stakeholder perusahaan atas seluruh kegiatan perusahaan.

•

Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan kegiatan/fungsi yang berada di bawah naungan Direktorat Operasi, yaitu: General Contractor, Homecare, Advertising, dan General Supplier, untuk mencapai obyektif dan target yang telah ditetapkan.

27 Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Membantu Divisi General Contractor dalam upaya mendapatkan proyek yang menguntungkan bagi perusahaan baik secara finansial maupun non finansial, dengan tingkat resiko yang managable bagi perusahaan. 2. Memonitor pelaksanaan proyek Divisi General Contractor agar dapat berjalan lancar, aman, tepat waktu dan biaya, serta menghasilkan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang dijanjikan dalam Kontrak. 3. Membantu Divisi Homecare dalam mengembangkan cluster pelayanan homecare, baik yang berstatus membership maupun on-call,

serta

dalam

meningkatkan

pelayanan

kepada

member/Klien. 4. Membantu Divisi Advertising dalam upaya meningkatkan penjualan jasa dan produk periklanan. 5. Membantu Divisi General Supplier dalam mendapatkan pekerjaan pasokan barang yang profitable, dengan tingkat resiko yang managable bagi perusahaan. 6. Menjalin hubungan yang baik dengan Klien, member homecare, pemasok, dan semua pihak terkait (pemegang hak ruang/spot iklan, media, dll).

28 7. Bersama

Direktur

Keuangan,

mengatur

dan

mengawasi

pelaksanaan kebijakan termin pembayaran, potongan harga (diskon), dan pemberian kredit kepada Klien. 8. Memonitor setiap komitmen dalam bentuk perjanjian/kontrak yang dibuat oleh Divisi di lingkungan Direktorat Operasi, atas nama perusahaan, dengan pihak ketiga. 9. Menjalin kerja sama yang baik dan solid dengan DirektoratDirektorat lainnya di lingkungan perusahaan, agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan tepat waktu, biaya, dan kualitas.

3. Kepala Divisi General Contractor Bertanggungjawab atas koordinasi dan pelaksanaan kegiatan unit-unit organisasi yang berada di bawah naungannya, yaitu: Project Development, Project Execution High-Rise Building Development, Housing Development, Renovation, serta Quality Assurance; sehingga obyektif dan target perusahaan dapat dicapai, dan pelaksanaan proyek dapat berjalan lancar, tepat waktu dan biaya, serta menghasilkan pekerjaan berstandar kualitas Kristhazshana.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Menganalisa peluang proyek yang diajukan oleh Bagian Project Development, baik dari segi keuntungan maupun resiko.

29 2. Memberi laporan mengenai proyek yang akan dijajaki dan kemajuan/kendala pekerjaan kepada Direktur Operasi dari waktu ke waktu. 3. Bersama dengan Project Development dan Bagian terkait dengan proyek (Project Execution High Rise Building Development atau Housing Development atau Renovation) menyusun dokumen teknis yang dibutuhkan (gambar, BQ, RAB). 4. Membantu usaha Project Development dalam usaha mendapatkan proyek yang dinilai menguntungkan bagi perusahaan. 5. Memberi masukan kepada Project Development dan Divisi Legal dalam penyusunan kontrak dengan Klien. 6. Menerima laporan kemajuan pekerjaan dari Bagian Project Execution High-Rise Building Development atau Housing Development atau Renovation dan membantu upaya penanganan kendala yang terjadi. 7. Menerima

laporan

dari

Bagian

Quality

Assurance,

dan

mengkoordinasikan perbaikan yang diperlukan bersama Project Execution terkait. 8. Menyusun

Berita

Acara

Penyelesaian

Pekerjaan

dan

menyampaikannya kepada Divisi Treasury untuk dibuatkan tagihan sesuai dengan termin pembayaran Kontrak. 9. Menyusun laporan bulanan Divisi General Contractor dan menyampaikannya kepada Direktur Operasi.

30 4. Project Development Bertanggungjawab untuk mendapatkan proyek yang profitable bagi perusahaan. Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Menganalisa dan menjajaki kemungkinan mendapatkan proyek pembangunan high-rise, rumah/kantor, ataupun renovasi, yang menguntungkan bagi perusahaan baik secara finansial maupun non finansial, dengan tingkat resiko yang managable bagi perusahaan. 2. Memberi laporan mengenai peluang proyek yang akan dijajaki kepada Kepala Divisi General Contractor. 3. Bersama dengan Kepala Divisi General Contractor dan Bagian terkait dengan proyek (Project Execution High-Rise Building Development atau Housing Development atau Renovation) menyusun dokumen teknis yang dibutuhkan (gambar, BQ, RAB) 4. Berusaha untuk mendapatkan proyek yang dinilai menguntungkan bagi perusahaan, dengan cara yang legal. 5. Bersama Divisi Legal melakukan penyusunan kontrak dengan Klien.

31 5. Project Execution High-Rise Building Development / Housing Development / Renovation Bertanggungjawab untuk pelaksanaan proyek secara lancar, aman, tepat waktu, serta sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang dijanjikan kepada Klien dalam Kontrak, dengan biaya sesuai anggaran.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Bersama dengan Kepala Divisi General Contractor dan Project Development menyusun dokumen teknis yang dibutuhkan (gambar, BQ, RAB) untuk menjajaki peluang suatu proyek. 2. Menyusun dokumen teknis (gambar, BQ, RAB) proyek yang akan dilaksanakan. 3. Menyusun rencana kebutuhan tenaga kerja untuk pelaksanaan proyek dan menyerahkannya kepada Divisi Personalia untuk pengadaannya. 4. Menyusun rencana kebutuhan material untuk pelaksanaan proyek dan menyerahkannya kepada Divisi Umum untuk pengadaannya. 5. Menyusun detail pelaksanaan proyek 6. Melaksanakan pembangunan 7. Bekerja sama dengan Quality Assurance untuk memperoleh hasil pekerjaan yang berstandar kualitas Kristhazshana dan sesuai dengan Kontrak.

32 8. Melaporkan

kemajuan

pekerjaan

dan

membantu

upaya

penanganan kendala yang terjadi.

6. Quality Assurance Bertanggungjawab untuk menjaga kualitas pekerjaan yang diserahterimakan kepada Klien berstandar kualitas Kristhazshana, serta sesuai dengan Kontrak.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Meneliti dengan seksama pelaksanaan proyek, dengan mengacu kepada Kontrak pekerjaan. 2. Melaporkan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada Kepala Divisi General Contractor dan Project Execution in-charged. 3. Membantu mendapatkan solusi perbaikan atas ketidaksesuaian terhadap Kontrak yang ditemukan.

7. Kepala Divisi Homecare Bertanggungjawab atas koordinasi dan pelaksanaan kegiatan unit-unit organisasi yang berada di bawah naungannya, yaitu: Member Service dan On-Call Service, sehingga obyektif dan target perusahaan dapat dicapai, pemberian pelayanan baik kepada anggota (Member Service) maupun kepada bukan anggota (On-Call Service) memuaskan, dan pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan lancar, tepat

33 waktu dan biaya, serta menghasilkan pekerjaan berstandar kualitas Kristhazshana.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Melakukan pemasaran produk pelayanan home care, terutama untuk menjaring anggota Home Care Kristhazshana. 2. Menerima masukan baik dari anggota dan bukan anggota, dengan tujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan. 3. Mengelola data keanggotaan Home Care Kristhazshana. 4. Memastikan pelayanan dan pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan dengan standar kualitas Kristhazshana. 5. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Operasi dari waktu ke waktu. 6. Menyusun rencana kebutuhan material dan menyerahkannya kepada Divisi Umum untuk pengadaannya 7. Menyusun laporan penyelesaian pekerjaan dan menyampaikannya kepada Divisi Treasury untuk dibuatkan tagihan biaya perbaikan kepada anggota/Klien. 8. Menyusun laporan bulanan pelayanan Divisi Home Care dan menyampaikannya kepada Direktur Operasi.

34 8. Member Service Bertanggungjawab untuk melaksanakan tindak perbaikan yang diperlukan oleh anggota dengan standar kualitas Kristhazshana, dan memberi prioritas dan kenyamanan pelayanan Kristhazshana kepada para anggota.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mencatat keluhan/kebutuhan yang disampaikan anggota, dan memperoleh kesepakatan atas skedul waktu datang ke lokasi. 2. Menyiapkan peralatan dan material yang sekiranya diperlukan untuk tindak penanganan keluhan pada lokasi. 3. Datang ke lokasi dengan memakai identitas Home Care Kristhazshana pada waktu sesuai yang dijanjikan, dan melakukan pemeriksaan atas hal yang menjadi keluhan. 4. Membuat estimasi waktu dan biaya perbaikan; serta meminta persetujuan anggota. 5. Setelah

mendapatkan

persetujuan

anggota,

melaksanakan

perbaikan dengan standar kualitas Kristhazshana. 6. Meminta tanda terima penyelesaian pekerjaan dari anggota.

35 9. On-Call Service Bertanggungjawab untuk melaksanakan tindak perbaikan yang diperlukan dengan standar kualitas Kristhazshana.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mencatat keluhan/kebutuhan yang disampaikan dan memperoleh kesepakatan atas skedul waktu datang ke lokasi. 2. Menyiapkan peralatan dan material yang sekiranya diperlukan untuk tindak penanganan keluhan pada lokasi. 3. Datang ke lokasi dengan memakai identitas Home Care Kristhazshana pada waktu sesuai yang dijanjikan, dan melakukan pemeriksaan atas hal yang menjadi keluhan. 4. Membuat estimasi waktu dan biaya perbaikan; serta meminta persetujuan Klien. 5. Setelah mendapatkan persetujuan Klien, melaksanakan perbaikan dengan standar kualitas Kristhazshana. 6. Meminta tanda terima penyelesaian pekerjaan dari Klien.

10. Kepala Divisi Advertising Bertanggungjawab atas koordinasi dan pelaksanaan kegiatan unit-unit organisasi yang berada di bawah naungannya, yaitu: Marketing, Operation-Outdoor, serta Operation-Media; sehingga obyektif dan target perusahaan dapat dicapai, dan pelaksanaan pekerjaan dapat

36 berjalan lancar, tepat waktu dan biaya, serta menghasilkan pekerjaan berstandar kualitas Kristhazshana.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Membantu

memasarkan

jasa

dan

produk

periklanan

Kristhazshana. 2. Menjalin hubungan yang baik dengan para Klien, Klien potensial, serta pihak terkait lainnya. 3. Bersama dengan Marketing, Operation-Outdoor, dan OperationMedia, menentukan kebijakan harga jasa dan produk periklanan Kristhazshana. 4. Bersama dengan Marketing dan Divisi Treasury menentukan kebijakan diskon dan termin pembayaran. 5. Memastikan pelayanan dan pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan dengan standar kualitas Kristhazshana. 6. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Operasi dari waktu ke waktu. 7. Menyusun rencana kebutuhan material dan menyerahkannya kepada Divisi Umum untuk pengadaannya. 8. Menyusun laporan penyelesaian pekerjaan dan menyampaikannya kepada Divisi Treasury untuk dibuatkan tagihan kepada Klien sesuai dengan Kontrak.

37 9. Menyusun laporan bulanan pelayanan Divisi Advertising dan menyampaikannya kepada Direktur Operasi.

11. Operation-Outdoor Bertanggungjawab untuk mendapatkan spot iklan, perizinan, teknis pemasangannya, serta keberadaannya sesuai dengan Kontrak.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mendapatkan lahan/spot untuk penempatan iklan outdoor yang bernilai-jual

(strategis),

dengan

deal

biaya

dan

terms

pembayaran yang terbaik. Untuk hal-hal yang berkaitan dengan aspek hukum (Kontrak dengan pemegang hak spot), akan berkoordinasi dengan Divisi Legal. 2. Mengurus perizinan dan masalah teknis terkait dengan penggunaan billboard 3. Memberi masukan kepada Marketing atas spot-spot iklan yang tersedia. 4. Bersama dengan Marketing dan Kepala Divisi Advertising, menentukan harga spot iklan yang ditawarkan. 5. Bekerjasama dengan Operation:Media untuk memproduksi iklan yang akan dipasang 6. Melakukan pemasangan iklan pada billboard sesuai dengan Kontrak

38 7. Melakukan kegiatan yang diperlukan untuk memastikan iklan terpasang pada billboard dari waktu ke waktu, dalam keadaan sesuai dengan Kontrak. 8. Mengingatkan Marketing mengenai billboard yang akan habis masa Kontraknya.

12. Operation-Media Bertanggungjawab untuk memproduksi iklan, baik untuk media outdoor maupun media cetak dan elektronik.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mendapatkan deal terbaik untuk penempatan iklan pada media cetak dan elektronik. Untuk hal Untuk hal-hal yang berkaitan dengan aspek hukum, akan berkoordinasi dengan Divisi Legal. 2. Memberi masukan kepada Marketing atas spot-spot iklan yang tersedia. 3. Bersama dengan Marketing dan Kepala Divisi Advertising, menentukan harga spot iklan yang ditawarkan. 4. Membahas

tujuan

pembuatan

iklan

dengan

Klien

dan

memproduksinya sesuai dengan tujuan. 5. Mengurus pemasangan iklan di media cetak dan elektronik, sesuai dengan Kontrak dengan Klien.

39 13. Marketing Bertanggungjawab untuk mendapatkan proyek iklan outdoor dan media yang profitable. Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Memasarkan jasa dan produk periklanan Kristhazshana. 2. Menjalin hubungan yang baik dengan para Klien, Klien potensial, serta pihak terkait lainnya. 3. Bersama dengan Kepala Divisi Advertising, Operation-Outdoor, dan Operation-Media, menentukan kebijakan harga jasa dan produk periklanan Kristhazshana. 4. Bersama dengan Kepala Divisi Advertising dan Divisi Treasury menentukan kebijakan diskon dan termin pembayaran.

14. Kepala Divisi General Supplier Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan di bidang pengadaan (general supplier), sehingga obyektif dan target perusahaan dapat dicapai, dan pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan lancar, serta tepat waktu, biaya, dan kualitas.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mencari dan menciptakan peluang pengadaan barang dan jasa 2. Mendapatkan order yang profitable dan mengeksekusinya dengan baik dan dengan standar kerja Kristhazshana.

40 3. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Operasi dari waktu ke waktu. 4. Membuat

laporan

penyelesaian

pekerjaan

dan

menyampaikannya kepada Divisi Treasury untuk dibuatkan tagihannya. 5. Menyusun laporan bulanan Divisi General Supplier dan menyampaikannya kepada Direktur Operasi.

15. Direktur Keuangan •

Sebagai bagian dari tim Direksi, bertanggungjawab kepada stakeholder perusahaan atas seluruh kegiatan perusahaan.

•

Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan kegiatan/fungsi yang berada di bawah naungan Direktorat keuangan, yaitu Finance Control dan Treasury.

•

Bertanggungjawab atas penyajian laporan keuangan maupun laporan manajemen secara akurat dan tepat waktu.

•

Bertanggungjawab atas selesainya rencana anggaran / budget perusahaan untuk dibahas dan disahkan oleh BOD.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mengkoordinasikan dan memonitor proses penyiapan rencana kerja dan anggaran Direktorat Keuangan maupun Direktorat lainnya.

41 2. Mengkoordinasikan dan memonitor seluruh penerimaan dan pengeluaran Perusahaan. 3. Mengkoordinasikan pembuatan laporan keuangan Perusahaan secara rutin dan melaporkannya kepada BOD. 4. Memberikan masukan kepada pihak manajemen atau pihak terkait jika terjadi penyelewengan atau kesalahan dalam prosedur keuangan. 5. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan kas agar setiap tagihan dan pembayaran kepada pihak ketiga dapat dilakukan tepat waktu dan sesuai prosedur. 6. Melakukan pengamanan atas aset-aset perusahaan. 7. Memonitor dan memeriksa ketersediaan dana kas proyek sesuai permintaan dari proyek dan juga berdasarkan aktual biaya yang terjadi. 8. Membangun dan menjaga hubungan baik dengan Direktorat Jenderal Pajak, Pihak Bank serta instansi terkait lainnya demi kemudahan dalam pengurusan transaksi keuangan Perusahaan. 9. Melakukan pengawasan atas prosedur pengadaan barang baik rutin maupun barang non rutin/spesifikasi khusus. 10. Memonitor dan memeriksa proses pembayaran baik dari segi kelengkapan dokumen, ketersediaan dana perusahaan maupun perhitungan pajaknya.

42 11. Memonitor dan menjamin kebenaran dan ketepatan waktu semua tagihan yang diterbitkan. 12. Mewakili perusahaan dalam pertemuan atau pembicaraan resmi atau tidak resmi dengan pejabat Bank setempat dan instansi Keuangan lainnya terkait. 13. Menjadi sumber informasi akurat dan up to date untuk informasi dari BOD dan jajaran manajemen perusahaan tentang kebijakan

pemerintah/PP

yang

berkaitan

dengan

moneter/keuangan. 14. Membantu direksi membuat rencana anggaran keuangan, agar rencana anggaran / budget yang dibuat oleh direktorat masingmasing dapat tercapai dengan sasaran kerja yang tepat dan terserap secara optimal. 15. Bersama

Direktur

Operasi,

mengatur

dan

mengawasi

pelaksanaan kebijakan termin pembayaran, potongan harga (diskon), dan pemberian kredit kepada Klien. 16. Memonitor terserapnya anggaran secara periodik, secara tepat, efektif dan efisien. 17. Melalui fungsi finance control, bertanggungjawab atas proses accounting,

perencanaan

dan

pengendalian

keuangan,

perhitungan pajak, serta pemeliharaan dan pengembangan sistem dan prosedur Perusahaan.

43 16. Direktur Umum dan Administrasi • Sebagai bagian dari tim Direksi, bertanggungjawab kepada stakeholder perusahaan atas seluruh kegiatan perusahaan. • Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan kegiatan/fungsi yang berada di bawah naungan Direktorat Umum dan Administrasi, yaitu: Personalia, Legal dan Umum, untuk mendukung kegiatan perusahaan dalam mencapai obyektif dan target yang telah ditetapkan, di bidang kepegawaian, perizinan, perawatan dan perbaikan, keperluan administrasi kantor, kontrak dengan Klien dan pihak ketiga, penilaian kerja karyawan, dll.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mengusahakan

perusahaan

merekrut,

melatih,

mengembangkan, memotivasi, dan mempertahankan karyawan dalam jumlah yang tepat setiap saat, pada semua tingkatan. 2. Membantu/mewakili Direksi dalam perundingan resmi atau tidak resmi dengan organisasi masyarakat, instansi pemerintah, pembuatan perizinan, dll 3. Secara periodik meneliti keefektifan dan esiensi struktur organisasi. 4. Membangun lingkungan kerja yang mendukung semua kegiatan di perusahaan, termasuk menyelesaikan semua

44 permasalahan terkait dengan karyawan, legal, dan prasarana perusahaan. 5. Bekerjasama dengan Kepala Divisi terkait, melakukan proses penilaian dan evaluasi kerja karyawan. 6. Menyusun anggaran keperluan kantor 7. Mencari pemasok yang berkualitas dan ekonomis bagi keperluan kantor 8. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan sistem dan prosedur adminitrasi.

17. Kepala Divisi Personalia Bertanggungjawab atas pengelolaan sumber daya manusia Kristhazshana sehingga dapat menjadi aset yang mendukung kegiatan perusahaan dalam mencapai obyektif dan target yang telah ditetapkan. Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Melakukan proses hiring, seleksi, recruiting, penempatan, dan mutasi

karyawan;

serta

menyelesaikan

masalah-masalah

administratif kepegawaian dan masalah-masalah kepegawaian lainnya. 2. Bersama

dengan

Project

Execution

Officer,

penempatan (alokasi) personel pada proyek tertentu.

melakukan

45 3. Mencatat penempatan personel pada proyek di Buku Besar Workload Karyawan. 4. Mengoptimasikan workload karyawan, sehingga pendapatan karyawan dan perusahaan dapat meningkat adanya. 5. Menyusun program peningkatan pendidikan dan keterampilan bagi karyawan. 6. Mengusahakan terjadinya hubungan yang baik di antara sesama karyawan,

demi

terciptanya

lingkungan

kerja

yang

menyenangkan. 7. Bekerjasama dengan Kepala Divisi terkait, melakukan proses penilaian atas kinerja karyawan. 8. Menjamin kelengkapan data-data pribadi karyawan. 9. Mencatat kehadiran karyawan (absensi) di tempat kerja. 10. Menghitung take home pay karyawan. 11. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Umum dan Administrasi dari waktu ke waktu.

18. Kepala Divisi Legal Bertanggungjawab atas semua masalah perusahaan yang berhubungan dengan aspek legal / hukum, dalam rangka mendukung kegiatan perusahaan untuk mencapai obyektif dan target yang telah ditetapkan.

46 Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Mengurus semua perizinan yang diperlukan dalam kegiatan perusahaan. 2. Bertanggungjawab atas semua perjanjian/kontrak yang dibuat perusahaan dengan klien ataupun pihak ketiga lainnya. 3. Mewakili perusahaan dalam kasus yang berkaitan dengan masalah hukum dengan pihak-pihak di luar perusahaan. 4. Bersama dengan Divisi Personalia, menyelesaikan kasus yang berkaitan dengan masalah hukum dengan karyawan. 5. Mencari, mengurus, menyelesaikan, penutupan dan klaim asuransi

yang

dibutuhkan

perusahaan,

seperti:

asuransi

kebakaran, construction all risk, asuransi kendaraan, dll. 6. Secara

periodik,

melakukan

koreksi/revisi

terhadap

perjanjian/kontrak yang berakhir masa berlakunya. 7. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Umum dan Administrasi dari waktu ke waktu.

19. Kepala Divisi Umum Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, sehingga obyektif dan target yang telah ditetapkan dapat dicapai.

47 Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Menjamin ketersediaan ruang kerja yang bersih, nyaman dan aman 2. Mengatur jadwal pemakaian dan pemeliharaan kendaraan operasional perusahaan 3. Secara berkala mendata dan memeriksa kelayakan barangbarang inventaris perusahaan. 4. Memonitor penggunaan barang/peralatan yang berkaitan dengan kegiatan operasional gedung kantor;

dan

melaksanakan

perbaikan dan pemeliharaan rutin yang diperlukan. 5. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi. 6. Mengajukan rencana pembelian barang sesuai kebutuhan, termasuk barang kebutuhan keperluan kantor. 7. Melaksanakan pengadaan/pembelian material untuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh Direktorat Operasi, yang memenuhi spesifikasi dan kualitas yang telah ditetapkan 8. Mencari pemasok yang berkualitas dan ekonomis bagi keperluan perusahaan; dan secara rutin memantau perubahan harga-harga di pasaran. 9. Memberi laporan mengenai kegiatan/kendala pekerjaan kepada Direktur Umum dan Administrasi dari waktu ke waktu

48 20. Direktur Pengembangan Usaha •

Sebagai bagian dari tim Direksi, bertanggungjawab kepada stakeholder perusahaan atas seluruh kegiatan perusahaan.

•

Bertanggungjawab

untuk

mengembangkan

usaha

yang

profitable bagi perusahaan dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Menganalisa dan menjajaki kemungkinan pengembangan usaha yang menguntungkan bagi perusahaan baik secara finansial maupun non finansial, dengan tingkat resiko yang managable bagi perusahaan. 2. Menyusun studi kelayakan secara seksama atas usaha tersebut. 3. Mempresentasikan usaha yang dinilai layak untuk dilaksanakan oleh perusahaan di hadapan tim BOD dan Dewan Komisaris. 4. Bersama dengan Direktorat/Divisi terkait, melakukan persiapan yang diperlukan sehubungan dengan start up usaha yang telah mendapat persetujuan untuk dilaksanakan, termasuk dalam kaitannya dengan pihak ketiga. 5. Melakukan bersangkutan "mandiri".

pengawasan sampai

atas

dengan

pelaksanaan usaha

usaha

dinyatakan

yang sebagai

49 Berdasarkan struktur organisasi PT Kristhazshana, unit yang terlibat proses bisnis dalam ruang lingkup skripsi ini adalah : •

Direktur Utama.

•

Direktur Umum dan Administrasi..

•

Kepala Divisi Personalia.

•

Kepala Divisi General Contractor.

•

Project Execution Officer di Divisi General Contractor(HighRisk Build, Housing, Renovation).

•

Kepala Divisi Homecare.

•

Kepala Divisi Advertising.

50 3.2 Analisis Permasalahan 3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus Pada fase penjadwalan dan pengorganisasian, adalah dimana masalah ditemukan dan menyebabkan karyawan menjadi optimal workloadnya. Masalah tersebut, aktor yang paling mengalami kesulitan adalah Project Execution dan Personalia karena Project Execution yang berada langsung di lapangan serta berperan penting untuk menyelesaikan proyek dan Personalia yang memberikan update informasi mengenai tenaga kerja.

Tabel 3. 1 Daftar Proses Bisnis dan Aktornya No.

Nama Proses

Aktor

Dokumen

1.

Fase Penjadwalan

Project Execution

Kebutuhan personel. Rencana pelaksanaan detail. Skedul pengadaan personel.

2.

Fase Pengorganisasian

Project Execution

Skedul pengadaan personel. Skedul staf. Skedul staffing proyek.

51

No.

Nama Proses

Aktor

Dokumen

Personalia

Skedul stafproyek.

Gambar 3.2 Gambar Data Flow Diagram Konteks proses bisnis yang terkait dengan kegiatan optimasi workload personel yang lama

52 Gambar, BQ, Budget, Kontrak Rencana pelaksanaan detail contractor Kebutuhan material contractor

General contractor

Kebutuhan personel contractor

Project Execution Officer

Gambar, BQ, Budget, Kontrak Rencana pelaksanaan detail contractor Kebutuhan material contractor Kebutuhan personel contractor Rencana pelaksanaan detail advertising Kebutuhan material advertising Kebutuhan personel advertising Rencana pelaksanaan detail homecare Kebutuhan material homecare Kebutuhan personel homecare

Rencana pelaksanaan detail advertising Kebutuhan material advertising Penjadwalan

Kebutuhan personel advertising

Advertising

Rencana pelaksanaan detail homecare Kebutuhan material homecare

Kebutuhan personal homecare Form kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare Skedul staff proyek Form kebutuhan personel contractor/ advertising/ homecare

Homecare

Konfirmasi kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare Form kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare Buku besar workload

Pengorganisasian

Konfirmasi kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare

Form kebutuhan personel contractor/advertising/homecare

Umum

Skedul staff proyek

Buku besar workload

Personalia

Gambar 3.3 Gambar Data Flow Diagram Level Nol proses bisnis yang terkait dengan kegiatan optimasi workload personel yang lama

53

Gambar 3.4 Gambar Diagram Aliran Data proses bisnis yang terkait dengan kegiatan optimasi workload personel yang lama

54 Proses bisnis yang digambarkan adalah proses bisnis untuk mengoptimasi workload personel lapangan Divisi General Contractor, Direktorat Operasi. Unit organisasi terkait mencakup: 3 Divisi di lingkungan Direktorat Operasi, yaitu: General Contractor, Homecare dan Advertising-Outdoor, serta Divisi Personalia dari Direktorat Umum dan Administrasi. Penyusunan Rencana Teknis Pelaksanaan dilakukan oleh Project Execution Officer terkait dengan proyek (Divisi High-Rise Building Development, Housing Development, atau Renovation) berdasarkan dokumen Kontrak/Surat Perintah Kerja dari Divisi Legal (Direktorat Umum dan Administrasi), serta Gambar Bangunan, Bill of Quantity (BQ) dan Budget (Anggaran) dari Project Development Officer. Dari Rencana Teknis Pelaksanaan akan dihasilkan rencana kebutuhan personel, material dan pelaksanaan detail. Berdasarkan

ketiga

dokumen

tersebut

disusunlah

jadwal

pelaksanaan, yang akan menghasilkan jadwal per pelaksanaan (tahapan kerja) termasuk skedul (kebutuhan) personel proyek dan jadwal kebutuhan material agar semua dapat tersedia tepat waktu. Dokumen jadwal kebutuhan material akan disampaikan kepada Divisi Umum dari Direktorat Umum dan Administrasi untuk pengadaan material yang diperlukan untuk proyek.

Sedangkan skedul (kebutuhan) personel

proyek akan digunakan oleh Project Execution Officer untuk melakukan Staffing Proyek (penempatan personel pada proyek).

55 Dalam melakukan Staffing Proyek, Project Execution Officer akan menggunakan Skedul Staff pada Buku Besar Workload Personel yang dikelola oleh Divisi Personalia (Divisi Umum dan Administrasi). Setelah tersusun Skedul Staffing untuk Proyek yang bersangkutan, data tersebut (personel dan skedul kerja) akan dientri, mengupdate data Skedul Staffing pada Buku Besar Workload Personel. Kalau dalam proses manual selama ini, Buku Besar Workload Personel dapat dilihat pada Divisi Personalia, sehingga efisiensi pekerjaan oleh Project Execution Officer (entri ulang oleh Divisi Personalia) tidak dapat ditingkatkan dan informasi Skedul Staff pada Buku Besar Workload Personel tidak up to date adanya sehingga personel yang idle tidak diberdayagunakan. Pada fase penjadwalan dan pengorganisasian proyek yang menjadi ruang lingkup sebagai fokus pengamatan identifikasi masalah adalah sebagai berikut : •

Pada fase penjadwalan : menetapkan hubungan ketergantungan antar tugas pada proyek, sehingga dapat diperkirakan panjang waktu 1 proyek, rentang waktu antar proyek, peluang untuk mengambil proyek selanjutnya dan ketergantuangan antar proyek di lokasi yang berbeda.

56 •

Pada fase pengorganisasian : penempatan sumber daya masingmasing tugas, berdasarkan prakiraan waktu yang telah ditetapkan pada masing-masing tugas dan workload sumber daya pada 1(satu) proyek dan/atau antar proyek.

3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus Setelah menemukan permasalahan muncul pada analisis proses bisnis berjalan untuk mendapatkan permasalahan yang lebih rinci dan benar sesuai dengan pengguna. Maka evaluasi diperlukan dengan wawancara. Evaluasi ini ditekankan pada verifikasi permasalahan dan kemungkinan solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut. Nama :

Djun Fui

Jabatan :

Direktur Utama

Tanggal Wawancara : 13-03-2009 Jam Wawancara :

14.15-15.00

Tempat :

Ruko Gedung Parkir 1#2, Sentra Kepala Gading Jl. Bulevar Kepala Gading Blok M, Jakarta 14240

Setelah diidentifikasi apakah proses bisnis Divisi General Contractor PT KZ, kami menyimpulkan ada 7 fase sebagai berikut::

57 1. Fase pelingkupan 2. Fase perencanaan 3. Fase penjadwalan 4. Fase pengorganisasian (staffing) 5. Fase persiapan pelaksanaan dan pelaksanaan 6. Fase pengontrolan 7. Fase akhir proyek Apakah ke 7 fase tersebut mewakili kinerja Perusahaan dan kami mengidentifikasi permasalahan pada fase penjadwalan dan fase pengorganisasian yang kurang sehingga menyebabkan kinerja perusahaan yang belum optimal dan efisien?

Ya benar, ada 7 fase tersebut mewakili proses bisnis Divisi General Contractor PT Kristhazshana, dari mulai mendapatkan pekerjaan di fase pelingkupan sampai dengan berakhirnya proyek tersebut di fase penutupan.

Di dalam realisasinya, 7 fase proses bisnis ini tidak melulu melibatkan hanya Divisi General Contractor, melainkan juga melibatkan ke Divisi-Divisi di lingkungan Direktorat Umum & Administrasi : •

Divisi Legal untuk masalah terms & conditions dari Kontrak Pekerjaan,

•

Divisi Personalia untuk pengerahan personel pelaksana,

58 •

Divisi Umum untuk pengadaan material.

Fase Pelingkupan merupakan fase yang dilaksanakan oleh Bagian Project Development yang bertugas untuk mendapatkan pekerjaan-pekerjaan/proyekproyek yang ada dan/atau menciptakan peluang adanya pekerjaan/proyek. Dalam fase ini, Bagian Project Development menyusun penawaran berdasarkan kebutuhan klien dan melakukan negosiasi nilai proyek. Sesudah dicapai kesepakatan atas nilai proyek, negosiasi atas terms & conditions akan dilakukan oleh Divisi Legal, dengan tentunya didampingi oleh Bagian Project Development ataupun Kepala Divisi General Contractor. Fase ini berakhir dengan diperolehnya Kontrak/Surat Perintah Kerja.

Fase Perencanaan merupakan fase penyusunan rencana detail teknis pelaksanaan, dan kebutuhan personel dan material. Fase ini dilaksanakan oleh Bagian Project Execution. Di PT Kristhazshana ada 3 kelompok Project Execution, yaitu: HighRise

Building

Development,

Housing

Development,

serta

Renovation.

Pelaksanaan setiap Pekerjaan/Proyek akan berada di bawah tanggung jawab Pimpinan Tim Project Exexution untuk pekerjaan/proyek yang bersangkutan.

Fase Penjadwalan merupakan fase di mana Tim Project Execution menyusun jadwal pelaksanaan proyek, yang pada akhirnya akan menghasilkan skedul pengadaan orang dan skedul pengadaan material dan memang pada fase ini

59 merupakan salah satu penyebab proyek mengalami keterlambatan dalam penyelesaiannya dimana skedul yang disusun belum tentu sesuai dengan kebutuhan lapangan.

Fase berikut adalah Fase Project Staffing, fase untuk menentukan personel yang akan dialokasikan untuk proyek tersebut. Skedul kebutuhan personel akan dicocokkan dengan Skedul personel PT Kristhazshana, sehingga dapat disusun skedul staffing untuk proyek yang bersangkutan. Setelah diputuskan personel mana yang akan dialokasikan, akan dicatat skedul kerja personel tersebut pada proyek yang bersangkutan, dalam Buku Besar Workload personel PT Kristhazshana, sehingga tidak bisa dialokasikan untuk proyek lain, disamping itu alokasi personelpun tidak up to date untuk memenuhi kebutuhan proyek yang sedang berlangsung.

Dalam Fase Persiapan Pelaksanaan dan Pelaksanaan, skedul pengadaan material akan diserahkan kepada Divisi Umum untuk pelaksanaan pengadaan material yang dibutuhkan proyek sesuai dengan jadwalnya.

Dalam fase ini juga dilakukan

persiapan lokasi kerja dan pemberian pengarahan kepada para personel yang terlibat. Ketiga keluaran ini menjadi input bagi proses selanjutnya, yaitu pelaksanaan.

60 Fase Pengontrolan merupakan fase di bawah tanggung jawab Bagian QC (Quality Control). Apabila tidak sesuai dengan rencana jadwal, anggaran, spesifikasi teknis, spesifikasi desain, maka Bagian QC akan meminta Bagian project Execution untuk menelaah dan memperbaikinya. Ketidaksesuaian ini mungkin memerlukan tindak lanjut pemberian pengarahan kepada personel, perubahan project staffing, penyesuaian jadwal pelaksanaan, maupun penyesuaian rencana detail teknis. Apabila Bagian QC sudah menyatakan "pass", maka Bagian Project Execution akan menyusun dokumentasi Final Drawing.

Fase Akhir Proyek adalah fase di mana dilakukan serah terima dokumen Final Drawing dan fisik bangunan kepada Klien. Untuk keperluan internal PT Kristhazshana, dalam fase penutupan dilakukan evaluasi akhir sebagai masukan untuk pelaksanaan proyek berikut.

2. Mengingat relatif banyak jumlah personel yang tersebar di beberapa lokasi proyek, bagaimana PT Kristhazshana mengatur project staffing di antara proyek-proyek PT Kristhazshana agar optimal?

Selama ini kami melakukannya secara manual. Kami punya buku besar workload personel yang mencatat personel-personel yang kami tempatkan di proyek-proyek yang ada. Buku besar itu dipegang oleh Divisi Personalia dari Direktorat Umum & Administrasi.

61

3. Apakah selama ini bisa cepat diketahui staf mana yang workloadnya belum optimal dan staf mana yang workloadnya tinggi?

Kami mengetahui dari buku besar workload personel tersebut di atas. Buku ini dipegang dan dikelola oleh Divisi Personalia dari Direktorat Umum & Administrasi, sehingga informasi ini hanya dapat dengan cepat diketahui oleh Divisi tersebut. Selain itu, apabila data tersebut tidak di'update oleh orang lapangan (yang biasanya relatif enggan berhubungan dengan masalah administratif) dan/atau tidak di'update oleh Divisi Personalia, data yang tercantum pada Buku Besar ini menjadi tidak updated dan tidak akurat adanya

4. Kami melihat sebuah sistem web-based bisa membantu mengoptimalkan workload personelnya. Sistem ini akan memantau workload karyawan dalam mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya dengan tujuan efisiensi perusahaan serta meningkatkan pendapatan karyawan maupu Perusahaan. Apakah dengan sistem tersebut dapat memantau kinerja perorangan atau perusahaan?

Ya tentu bisa. Kami percaya kalau sistem yang kalian gambarkan akan dapat sangat meringankan pekerjaan kami dalam memantau workload karyawan dan dalam usaha kami untuk mengoptimalkannya. Tentunya bila workload karyawan bisa dioptimalkan, efisiensi bisa ditingkatkan, pendapatan karyawan dan juga perusahaan tentunya juga

62 bisa meningkat. Kami dapat memanfaatkan waktu-waktu yang belum optimal dengan usaha Divisi Homecare kami. Dengan pengimplementasian sistem web-based ini tentunya dibutuhkan perubahan pelaksanaan beberapa prosedur. Biar bagaimana, data yang updated dari waktu ke waktu lah yang kami butuhkan.

5. Output lain yang diharapkan dari sistem ini? Sistem yang akan dibangun menurut kami sudah bisa menolong banyak manajemen PT Kristhazshana dalam memantau dan mengoptimalkan workload karyawan PT Kristhazshana. Kami berharap keberadaan tools ini akan membuat kami menjadi lebih eager memanfaatkan kemajuan perkembangan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja kami selaku manajemen, dan kami ingin sekali karyawan juga bisa merasakan manfaat dari keberadaan sistem ini. Tabel 3.2 Analisis Wawancara

Analisis dilakukan dengan wawancara dikarenakan jumlah sampel yang dibutuhkan untuk mengumpulkan informasi sedikit dan wawancara dilakukan dengan Direktur Utama PT Kristhazshana, sehingga data yang dan masalah yang dihadapi akan lebih akurat karena pengalaman selama perusahaan berjalan lebih baik dan informasi yang didapatkan lebih banyak.

63 Selain itu salah satu kelebihan yang dimiliki wawancara adalah pewawancara sebagai pengumpul data dapat melakukan kontak langsung dengan sumber data (responden) yang akan dimintai keterangan sehingga dapat diperoleh data atau informasi yang lebih lengkap dan mendalam. Dengan melalui wawancara maka dimungkinkan sumber data dapat memberikan dan mengeluarkan ide pemikiran atau isi hatinya secara lebih bebas. Selain itu keuntungan wawancara lainnya adalah : (1) memberikan pedoman tentang apa-apa yang akan ditanyakan, (2) mengantisipasi kemungkinan lupa terhadap pokok-pokok persoalan yang ditanyakan dalam penelitian. Berdasarkan

verifikasi

melalui

wawancara

dapat

ditarik

kesimpulan permasalahan yang muncul diantaranya adalah : 1. Beban kerja karyawan belum optimal. 2. Buku besar beban kerja personel tidak update dengan data lapangan dan dengan bertambahnya jumlah karyawan dan proyek-proyek yang ditangani, dampak dari masalah ini menjadi semakin besar.

Evaluasi dari permasalahan yang muncul dapat diidentifikasi ditekankan dari fase penjadwalan dan fase pengorganisasian yang belum optimal, sehingga sulit untuk memantau workload karyawannya, data workload yang lebih akurat dan update dapat membantu kinerja perusahaan, sehingga keadaan lapangan dapat lebih terkendali dengan

64 informasi yang akurat dan update oleh target pengguna dan peningkatan pendapatan personel dan perusahaan dengan meningkatkan beban kerja secara efisien. Target pengguna yang mengalami permasalahan pada ke-2 fase tersebut adalah : 1. Kepala Divisi General Contractor. 2. Project Execution Officer (High-Risk Build, Home Care dan Advertaising). 3. Direktur Umum dan Administrasi. 4. Kepala Divisi Personalia. Solusi yang diharapkan berdasarkan analisis masalah adalah optimasi beban kerja karyawan, data-data pekerja lapangan yang up to date, informasi mengenai proyek mencakup waktu dimulai dan berakhirnya agar dapat merencanakan job order selanjutnya berdasarkan waktu yang tersedia.

3.2.3 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah dapat dilakukan setelah menemukan masalah dari analisis wawancara terhadap masalah yang dihadapi, karena dalam wawancara dapat melakukan pemeriksaan antara pengamatan lapangan dengan masalah yang dihadapi pada perusahaan untuk mendapatkan identifikasi masalah agar lebih akurat.

65 Tabel 3.3 Permasalahan Pada Proses Bisnis No.

Nama Proses

Masalah

Verifikasi Studi Literatur

1.

Fase Penjadwalan

a. Jadwal paket pekerjaan pada proyek untuk menyusun dan memantau pekerjaan proyek yang kurang efisien sehingga sering terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan tanpa solusi yang cepat dan tepat yang memungkinkan hilangnya kesempatan untuk menerima proyek lain.

Menurut Mintorogo dan Sudarmayanti(1992:38), untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

b. Update petugas lapangan dari perubahan jadwal kerja dari setiap pekerja yang membutuhkan waktu yang lama sehingga keterlambatan proyek terjadi dikarenakan kekurangan sumber tenaga tambahan yang seharusnya dapat dihindari.

•

Berhasil guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.

•

Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, akat, waktu, ruangan, dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.

•

Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung-jawabkan secara tepat.

•

Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.

•

Rasional wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

•

Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), kapasitas adalah kemampuan(kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki. 2.

Fase a. Workload kar-yawan Menurut Komaruddin(1996:235) Pengorganisasian yang belum maksimal analisa beban kerja adalah proses sehingga kinerja untuk menetapkan jumlah jam kerja perusahaan tidak orang yang digunakan atau

66

No.

Nama Proses

Masalah

Verifikasi Studi Literatur

maksimal yang berakibat pada tidak optimalnya produktivitas personel dan pendapatan perusahaan.

dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu atau dengan kata lain beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang b.Buku besar workload tepat dilimpahkan kepada seorang personel hanya bisa petugas. diakses dengan cepat oleh Divisi personalia dan Penjadwalan dan sumber daya tidak update dengan data terbatas, Perataan sumber daya lapangan sehingga tidak (resource leveling). bisa mensiasati Sering terjadi pada saat tertentu kekurangan sumber daya proyek terlalu banyak menyedot untuk penyelesaian suatu sumberdaya (tenaga kerja) dan pada proyek yang tepat pada saat yang lain terlalu sedikit waktunya, keterlambatan membutuhkan sumberdaya sehingga penyelesaian suatu proyek pemakaian sumberdaya ini tidak mengakibatnya hilangnya merata. Untuk itu harus dilakukan peluang mendapatkan perataan agar tidak ada sumber daya proyek yang seharusnya yang dibiarkan(terutama tenaga kerja) dapat diperoleh. sementara sebetulnya diperlukan. Untuk melakukan perataan sumberdaya ada beberapa langkah yang bisa membantu: •

Dibuat jaringan kerja, sertakan waktu tiap aktivitas

•

Plot penggunaan sumberdaya untuk setiap aktivitas, kemudian gambarkan jaringan kerja dan sumberdaya yang dibutuhkan dalam grafik waktu-sumberdaya, dengan menggunakan waktu paling awal.

•

Bila sumberdaya tak tersedia seperti yang dibutuhkan, tunda kegiatan dengan memanfaatkan total float yang ada untuk kegiatan yang bersangkutan.

67 Masalah yang diidentifikasi pada fase pengorganisasian dan fase penjadwalan berbeda, tetapi dapat mengakibatkan hal yang sama yaitu keterlambatan dalam penyelesaian proyek. Pengamatan lapangan dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi serta membandingkannya dengan teori yang terdapat pada studi literature. Wawancara

berguna

untuk

permasalahan

mengkonfirmasi

hasil

pengamatan lapangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, sehingga dapat ditentukan solusi yang tepat bagi permasalahan yang dihadapi.

3.3 Analisis Pemecahan Masalah Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan dalam analisis masalah di antaranya analisis proses bisnis, analisis dengan wawancara, dan identifikasi masalah, dapat disimpulkan masalah yang dihadapi dan solusinya.

68 Tabel 3.4 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus No. 1.

Permasalahan Yang Diidentifikasi Fase pengorganisasian: a. Workload karyawan yang belum maksimal, sehingga kinerja perusahaan tidak maksimal yang berakibat pada tidak optimalnya produktifitas personel dan pendapatan perusahaan. b. Buku besar workload personel hanya bisa diakses dengan cepat oleh Divisi personalia dan tidak update dengan data lapangan sehingga tidak bisa mensiasati kekurangan sumber daya untuk penyelesaian suatu proyek yang tepat pada waktunya, keterlambatan penyelesaian suatu proyek mengakibatnya hilangnya peluang mendapatkan proyek yang seharusnya dapat diperoleh.

Solusi Untuk Permasalahan

Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Optimasi workload karyawan PT Kristhazshana, sistem ini akan mencatat keterlibatan setiap personel pada setiap proyek, sehingga dapat dipantau personel yang workloadnya tinggi dan personel yang workloadnya masih bisa ditingkatkan secara efisien dengan mengalokasikannya kepada proyek yang membutuhkan.

Landasan teori yang digunakan untuk mendapatkan solusi dari permasalan fase pengorganisasian adalah menurut Mintorogo dan Sudarmayanti (1992:38) menyatakan, bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut: • Berhasil guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, akat, waktu, ruangan, dan lain-lain secara tepat sesuai rencana. • Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat. • Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja. • Rasional wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya. • Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

2. Data workload yang akurat dan update : sistem akan diupdate secara harian oleh Project Execution Officer agar informasi yang tercantum update dan akurat dengan keadaan lapangan sebenarnya, sehingga Divisi Personalia, Project Development lainnya, maupun Divisi lainnya (Homecare dan Advertising) dapat memperoleh informasi yang akurat dan update. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), kapasitas adalah kemampuan (kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi

69

No.

Permasalahan Yang Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan

Verifikasi Dengan Landasan Teori secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

2.

Fase penjadwalan: a. Jadwal paket pekerjaan pada proyek untuk menyusun dan memantau pekerjaan proyek yang kurang efisien sehingga sering terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan tanpa solusi yang cepat dan tepat yang memungkinkan hilangnya kesempatan untuk menerima proyek lain. b. Update petugas lapangan dari perubahan jadwal kerja dari setiap pekerja yang membutuhkan waktu lama sehingga keterlambatan proyek terjadi dikarenakan kekurangan sumber tenaga tambahan yang seharusnya dapat dihindari.

1. Efisiensi dan efektivitas pemantauan untuk personel, dengan proses update yang dilakukan oleh masingmasing Project Execution Officer bersangkutan dan informasi yang dapat diakses oleh pemantauan Divisi personalia, Project Execution lainnya, maupun Divisi lainnya (Homecare dan Advertising) maka proses pengisian Buku Besar Workload Karyawan yang selama ini dikelola Divisi Personalia dengan keterbatasan dan keleluasaan akses oleh Divisi lainnya, menjadi lebih efisien dan efektif. 2. Peningkatan pendapatan personel dan perusahaan, peningkatan workload secara efisien tentunya akan meningkatkan pendapatan personel dan juga Perusahaan.

Landasan teori yang digunakan Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu atau dengan kata lain beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.

Penjadwalan dan sumber daya terbatas, Perataan sumber daya (resource leveling).

Sering terjadi pada saat tertentu proyek terlalu banyak menyedot sumber daya (tenaga kerja) dan pada saat yang lain terlalu sedikit membutuhkan sumberdaya sehingga pemakaian sumberdaya ini tidak merata. Untuk itu harus dilakukan perataan agar tidak 3. Efisiensi dan akurasi ada sumber daya yang proses penghitungan dibiarkan (terutama tenaga pendapatan personel : kerja) sementara sebetulnya data realisasi waktu

70

No.

Permasalahan Yang Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan terpakai tiap personel di beberapa proyek dapat diupload ke Sistem Penggajian dan Sistem Billing, sehingga kesalahan penghitungan karena data yang tidak akurat, yang terlambat, maupun yang error selagi proses penghitungan secara manual dapat dihindari.

Verifikasi Dengan Landasan Teori diperlukan. Untuk melakukan perataan sumberdaya ada beberapa langkah yang bisa membantu: • •

•

Dibuat jaringan kerja, sertakan waktu tiap aktivitas Plot penggunaan sumberdaya untuk setiap aktivitas, kemudian gambarkan jaringan kerja dan sumberdaya yang dibutuhkan dalam grafik waktu-sumberdaya, dengan menggunakan waktu paling awal. Bila sumberdaya tak tersedia seperti yang dibutuhkan, tunda kegiatan dengan memanfaatkan total float yang ada untuk kegiatan yang bersangkutan.

Berdasarkan evaluasi, verifikasi dan identifikasi permasalahan dari pengamatan

lapangan

dan

wawancara

kepada

Direktur

Utama

PT

Kristhazshana, maka solusinya adalah keberadaan sistem yang mencatat workload tiap personel yang ada dan pada proyek. Dengan sistem ini dapat dilakukan optimasi beban kerja karyawan PT Kristhazshana, baik untuk proyek-proyek lain di lingkungan Divisi General Contractor, maupun oleh Divisi Homecare dan/atau Divisi Advertising. Data

71 ini diharapkan dapat diupdate oleh petugas lapangan (proyek) dari waktu ke waktu, dan data (level perusahaan) dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan koordinator pelaksanaan proyek dan manajemen. Analisa pemecahan masalah dilakukan setelah masalah yang dihadapi dianalisis. Informasi yang akan diberikan kepada aktor difokuskan pada Skedul Personel di setiap proyek dan workload personel. Data Personel yang mencakup nama, klasifikasi bidang, klasifikasi sub bidang pekerjaan serta Data Proyek yang mencakup informasi nama, lokasi, estimasi/realisasi waktu mulai, estimasi/realisasi waktu akhir. Manfaat bagi pengimplementasian sistem adalah efisiensi dan efektifitas pemantauan beban kerja personel, optimasi beban kerja personel, peningkatan pendapatan personel dan peningkatan pendapatan perusahaan..

72

Gambar 3.5 Model Konseptual

3.3.1 Proses Bisnis Lama Direktur Utama memberikan penjelasan mengenai proyek yang dikerjakan kepada setiap Kepala Divisi yang diantaranya adalah Kepala Divisi Personalia, Kepala Divisi General Contractor dan/atau Kepala Divisi Homecare dan/atau Kepala Divisi Advertising sesuai dengan jenis proyek yang dikerjakan. Kepala Divisi memberikan detail mengenai pekerjaan, materi dan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh Project Execution Officer. Informasi mengenai workload karyawan tercatat pada buku besar workload karyawan dari Personlia, bila Project Execution Officer membutuhkan informasi update mengenai available tenaga kerja

73 harus memeriksanya melalui Personalia dan data tersebut tidak selalu up to date yang mengakibatkan kekurangan tenaga kerja untuk penyelesaian proyek.

3.3.2 Proses Bisnis Baru Direktur Utama memberikan penjelasan mengenai proyek yang dikerjakan kepada setiap Kepala Divisi yang diantaranya adalah Kepala Divisi Personalia, Kepala Divisi General Contractor dan/atau Kepala Divisi Homecare dan/atau Kepala Divisi Advertising sesuai dengan jenis proyek yang dikerjakan. Dengan bantuan aplikasi sistem pemantauan workload karyawan pada PT Kristhazshana, Kepala Divisi dapat memberikan informasi mengenai kebutuhan proyek (kecuali kebutuhan material) kepada Project Execution Officer dengan cepat dan up to date. Project Execution Officer tidak mengalami permasalahan mengenai update informasi workload karyawan yang dapat diupdate oleh Personalia, sehingga informasi yang diperoleh Project Execution Officer up to date dan dapat mengsiasati penyelesaian proyek bila mengalami kendala pada kekurangan tenaga kerja. Tujuan dari pembangunan solusi ditekankan pada : 1. Optimasi workload karyawan PT Kristhazshana. 2. Data workload yang akurat dan update. 3. Efisiensi dan akurasi proses penghitungan pendapatan personel.

74 Berdasarkan tujuan solusi yang dibangun aplikasi ini ditujukan untuk Dir. Operasi, Kepala Divisi General Contractor, Project Execution dan Kepala Divisi Personalia dengan informasi data yang diberikan sebagai berikut : 1. Manajemen proyek, pada menu ini terdapat informasi mengenai proyek, planning, assignment dan realisasi 2. Personalia, pada menu ini terdapat informasi mengenai personalia, skill personel dan bahasa dari personel 3. Laporan, pada menu ini terdapat informasi workload dan available pada karyawan. 4. Referensi, pada menu ini terdapat informasi mengenai divisi, pekerjaan, skill dan bahasa. 5. Utilitas, pada menu ini terdapat informasi user manajemen dan konfigurasi. Manfaat pengimplementasin system, antara lain sebagai berikut : Efisiensi dan efektifitas pemantauan beban kerja personel, optimasi beban kerja personel, peningkatan pendapatan personel dan peningkatan pendapatan perusahaan.

75 3.4 Perancangan Solusi Perancangan solusi didasari oleh analisa pemecahan masalah yang dihadapi dengan melakukan analisis perancangan masalah agar tidak menimbulkan masalah baru maka dapat dihasilkan perancangan solusi yang tepat dalam penelitian ini. Perancangan solusi yang dibangun ditujukan untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi dan mencapai tujuan percangan solusi.

76

Tabel 3.5 Solusi Yang Akan Dibangun No.

Tujuan Solusi

Ditujukan Untuk

1.

Optimasi workload karyawan PT.Kristhazshana, sistem ini akan mencatat keterlibatan setiap personel pada setiap proyek, sehingga dapat dipantau personel yang workloadnya tinggi dan personel yang workloadnya masih bisa ditingkatkan secara efisien dengan mengalokasikannya pada proyek yang membutuhkannya.

1. Kepala Divisi General Contractor.

2.

Data workload yang akurat 2. Project Execution. dan up to date, sistem akan diupdate secara harian oleh Project Execution Officer agar informasi yang tercantum up to date dan akurat dengan keadaan lapangan sebenarnya,

Informasi/Data/Fungsi Yang Keuntungan Bagi Pengguna Akan Diberikan Kepada Aktor 1. Manajemen proyek, pada menu ini terdapat informasi mengenai proyek, planning, assignment dan realisasi

•

• •

2. Personalia, pada menu ini terdapat informasi mengenai personalia, skill personel dan bahasa dari personel

Keuntungan bagi pengguna dari data-data yang diberikan adalah : efisiensi dan efektifitas pemantauan beban kerja personel optimasi beban kerja personel Peningkatan pendapatan personel dan peningkatan pendapatan perusahaan.

77

No.

Tujuan Solusi

Ditujukan Untuk

Informasi/Data/Fungsi Yang Keuntungan Bagi Pengguna Akan Diberikan Kepada Aktor

sehingga Divisi Personalia, Project Execution Officer lainnya, maupun Divisi lainnya (Homecare dan Advertising) dapat memperoleh informasi yang akurat dan up to date.

3.

Efisiensi dan efektivitas 3. Direktur Umum dan pemantauan untuk personel Administrasi. : dengan proses update yang dilakukan oleh masingmasing Project Execution Officer bersangkutan dan informasi yang dapat diakses oleh Divisi Personalia, Project Execution lainnnya, maupun Divisi lainnya (Homecare dan Advertising) maka proses pengisian Buku Besar Workload Karyawan yang selama ini dikelola Divisi Personalia dengan

3. Laporan, pada menu ini terdapat informasi workload dan available setiap karyawan.

78

No.

Tujuan Solusi

Ditujukan Untuk

Informasi/Data/Fungsi Yang Keuntungan Bagi Pengguna Akan Diberikan Kepada Aktor

keterbatasan dan keleluasaan akses oleh Divisi lainnya, menjadi lebih efisien dan efektif. Peningkatan pendapatan personel dan perusahaan : peningkatan workload secara efisien tentunya akan meningkatkan pendapatan personel dan juga Perusahaan.

4.

Efisiensi dan akurasi proses 4.Kepala Divisi personalia. penghitungan pendapatan personel : data realisasi waktu terpakai tiap personel di beberapa proyek dapat diupload ke Sistem Penggajian dan Sistem Billing, sehingga kesalahan penghitungan karena data yang tidak akurat, yang terlambat, maupun yang error selagi proses

4. Referensi, pada menu ini terdapat informasi mengenai divisi, pekerjaan, skill dan bahasa. Utilitas, pada menu ini terdapat informasi user manajemen dan konfigurasi.

79

No.

Tujuan Solusi

penghitungan secara manual dapat dihindari.

Ditujukan Untuk

Informasi/Data/Fungsi Yang Keuntungan Bagi Pengguna Akan Diberikan Kepada Aktor

80

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi Tujuan dari solusi yang dibangun, di rincikan satu persatu pada proses bisnis yang akan di definisikan untuk mewujudkan tujuan tersebut. Masing-masing tujuan dapat diimplementasikan pada proses bisnis yang sama dan dapat dibangun proses bisnis yang baru berdasarkan analisa pemecahan masalah. Dengan bantuan aplikasi ini dapat mencapai tujuan dan solusi yang diharapkan, yaitu untuk memaksimalkan beban kerja dan kinerja perusahaan. Proses bisnis lama menggunakan pencatatan secara manual untuk memantau perkembangan proyek dan kehadiran dan/atau memantau beban kerja karyawan. Dengan aplikasi ini, update mengenai informasi proyek maupun beban kerja karyawan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat sehingga memungkinkan Project Execution melakukan tindakan selanjutnya dengan cepat dan tepat apabila mengalami keterlambatan dalam proyek dan memanfaatkan sumber daya dari perusahaan sendiri apabila masih tersedia. Nama proses

: penjadwalan

Masalah

: - Jadwal paket pekerjaan untuk menyusun dan memantau pekerjaan proyek - Update petugas lapangan dari perubahan jadwal kerja dari setiap pekerja

Nama proses

: staffing

Masalah

: - Workload karyawan yang belum maksimal

81 - Buku besar workload personel hanya bisa diakses dengan cepat oleh Divisi personalia dan tidak up to date dengan kondisi lapangan. - Dengan bertambahnya jumlah karyawan dan proyek yang di tangani dampaknya menjadi lebih besar.

Gambar 3.6 Gambar Data Flow Diagram Konteks Proses Bisnis yang diusulkan

82 Gambar, BQ, Budget, Kontrak Rencana pelaksanaan detail contractor Kebutuhan material contractor

General contractor

Kebutuhan personel contractor Buku Besar Workload

Buku Besar Workload

Project Execution Officer

Gambar, BQ, Budget, Kontrak Rencana pelaksanaan detail contractor Kebutuhan material contractor Kebutuhan personel contractor Rencana pelaksanaan detail advertising Kebutuhan material advertising Kebutuhan personel advertising Rencana pelaksanaan detail homecare Kebutuhan material homecare Kebutuhan personel homecare

Rencana pelaksanaan detail advertising Kebutuhan material advertising Penjadwalan

Kebutuhan personel advertising

Advertising

Rencana pelaksanaan detail homecare Kebutuhan material homecare Kebutuhan personal homecare

Form kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare

Buku Besar Workload

Skedul staff proyek Form kebutuhan personel contractor/ advertising/ homecare

Homecare

Konfirmasi kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare Form kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare Buku besar workload

Pengorganisasian

Form kebutuhan personel contractor/advertising/homecare

Konfirmasi kebutuhan materi contractor/ advertising/ homecare

Umum

Skedul staff proyek

Buku besar workload

Personalia

Gambar 3.7 Gambar Data Flow Diagram Level Nol Proses Bisnis yang diusulkan

83

Gambar 3.8 Gambar Diagram Aliran Data Proses Bisnis yang diusulkan

84 Proses bisnis yang digambarkan adalah proses bisnis untuk mengoptimasi workload personel lapangan Divisi General Contractor, Direktorat Operasi. Unit organisasi terkait mencakup: 3 Divisi di lingkungan Direktorat Operasi, yaitu: General Contractor, Homecare dan Advertising-Outdoor, serta Divisi Personalia dari Direktorat Umum dan Administrasi. Penyusunan Rencana Teknis Pelaksanaan dilakukan oleh Project Execution Officer terkait dengan proyek (Divisi High-Rise Building Development, Housing Development, atau Renovation) berdasarkan dokumen Kontrak/Surat Perintah Kerja dari Divisi Legal (Direktorat Umum dan Administrasi), serta Gambar Bangunan, Bill of Quantity (BQ) dan Budget (Anggaran) dari Project Development Officer. Dari Rencana Teknis Pelaksanaan akan dihasilkan rencana kebutuhan personel, material dan pelaksanaan detail. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut disusunlah jadwal pelaksanaan, yang akan menghasilkan jadwal per pelaksanaan (tahapan kerja) termasuk skedul (kebutuhan) personel proyek dan jadwal kebutuhan material agar semua dapat tersedia tepat waktu. Dokumen jadwal kebutuhan material akan disampaikan kepada Divisi Umum dari Direktorat Umum dan Administrasi untuk pengadaan material yang diperlukan untuk proyek.

Sedangkan skedul (kebutuhan) personel

proyek akan digunakan oleh Project Execution Officer untuk melakukan Staffing Proyek (penempatan personel pada proyek).

85 Dalam melakukan Staffing Proyek, Project Execution Officer akan menggunakan Skedul Staff pada Buku Besar Workload Personel yang dikelola oleh Divisi Personalia (Divisi Umum dan Administrasi). Setelah tersusun Skedul Staffing untuk Proyek yang bersangkutan, data tersebut (personel dan skedul kerja) akan dientri, mengupdate data Skedul Staffing pada Buku Besar Workload Personel. Kalau dalam proses manual selama ini, Buku Besar Workload Personel dapat dilihat pada Divisi Personalia, maka dengan adanya sistem yang akan dikembangkan, Buku Besar Workload Personel dapat diakses oleh Project Execution Officer, tidak hanya pada tahapan perencanaan melainkan juga pada tahapan pelaksanaan (misalnya dibutuhkan

penyesuaian

personel,

karena

personel

sakit

atau

dipindahtugaskan). Divisi Homecare dan Divisi Advertising Outdoor juga dapat mendayagunakan personel yang idle sehingga tidak hanya pendapatan perusahaan yang meningkat, melainkan juga pendapatan personel yang bersangkutan. Selain itu, dengan sistem ini, proses update atas Buku Besar Workload Personel juga akan dilakukan oleh Project Execution Officer in charged, sehingga efisiensi pekerjaan (entri ulang oleh Divisi Personalia ditiadakan) dapat ditingkatkan dan informasi Skedul Staff pada Buku Besar Workload Personel lebih up to date adanya.

86 3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi Tabel 3.6 Struktur Fungsi/Menu vs Pengguna No.

Fungsi/Menu Aplikasi

1.

Login

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

Project Execution, memiliki hak akses terhadap aplikasi web yang diberikan adalah sebagai berikut :

Data entri:

Input/update data manajemen proyek.

Insert USER_ID execution).

Input data laporan.

Insert Password(sebagai execution).

Username(sebagai project execution). Password (sebagai project execution). Proses : (sebagai

project project

Personalia, memiliki Data entri: hak akses terhadap Username (sebagai personalia). aplikasi web yang diberikan adalah Password (sebagai personalia). sebagai berikut: Proses : Melihat data Insert USER_ID (sebagai personalia). manajemen proyek. Insert Password (sebagia personalia). Input/update personalia. Input/update referensi. 2.

Home

Halaman ini menampilkan lima halaman menu utama dengan informasi menu-menu yang dapat diakses dari setiap menu utama. Contoh : Menu utama manajemen proyek memiliki empat menu di antaranya : 1. Proyek.

Informasi yang dihasilkan mengenai lima menu utama dengan beberapa menu-menu lain pada setiap menu utama.

87

No.

Fungsi/Menu Aplikasi

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

2. Perencanaan. 3. Assignment. 4. Realisasi. Semua pengguna dapat mengakses halaman ini dari setiap menu utama, dimulai dari manajemen proyek, personalia, laporan, referensi, dan utilitas. 3.

Manajemen proyek

Halaman ini dapat dilihat oleh Project Execution dan Personalia, namun Project execution dapat mengupdate menumenu yang ada di manajemen proyek.

Data yang di entri : Kode proyek. Nama proyek. Lokasi. Pimpro. Tanggal awal. Tanggal akhir. Rangkaian pekerjaan. Deskripsi Tenaga ahli Shift Update realisasi. Proses yang dilakukan : Memasukkan data-data, menampilkan menu manajemen proyek, dan update menu manajemen proyek. Informasi yang dihasilkan : Data proyek. Perencanaan. Assignment. Realisasi.

88

No.

Fungsi/Menu Aplikasi

4.

Personalia

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

Halaman ini Project Execution dapat melihat data-data tenaga kerja yang terdaftar pada perusahaan, namun Personalia dapat melihat dan mengupdate data pada menu utama personalia.

Data yang dientri : Nama lengkap. Tempat dan tanggal lahir. Jenis kelamin. Deskripsi. Proses yang dilakukan : Memasukkan data-data, Menampilkan menu personalia, dan update menu personalia. Informasi yang dihasilkan : Informasi mengenai tenaga kerja yang terdaftar pada perusahaan.

5.

Laporan

Halaman ini dapat diakses oleh Project Execution dan Personalia memberikan informasi daftar tenaga kerja yang lebih rinci mengenai nama-nama tenaga ahli, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, deskripsi dan skill yang dikuasai dan bahasa yang dikuasai.

Informasi yang dihasilkan : Nama tenaga ahli. Tempat dan tanggal lahir. Jenis kelamin. Deskripsi. Skill yang dikuasai Bahasa yang dikuasai.

Contoh : Hanya menampilkan data-data tenaga kerja yang menguasai skill instalasi listrik. 6.

Referensi

Halaman ini dapat Data yang dientri : dilihat oleh Project Divisi. Execution dan

89

No.

Fungsi/Menu Aplikasi

Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

Personalia, namun personalia dapat melakukan update pada halaman ini dengan empat menu di antaranya :

Deskripsi.

Divisi. Keterampilan. Jenis pekerjaan. Bahasa.

Skill. Work. Keterampilan yang harus dimiliki. Informasi yang dihasilkan : Informasi mengenai divisi apa saja yang ada pada perusahaan dan deskripsinya. Informasi mengenai keterampilan tenaga kerja yang ada pada perusahaan dan deskripsinya. Informasi jenis-jenis pekerjaan yang sedang dikerjakan, beserta keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan berada dalam divisi tertentu pada perusahaan. Informasi bahasa yang dapat dikuasai oleh tenaga kerja dan deskripsinya.

7.

utilitas

Pimpinan perusahaan dapat menentukan hak akses karyawan pada perusahaannya, dapat melihat dan update seluruh menu utama dari aplikasi. Project Execution dan Personalia hanya dapat membaca pada menu ini.

Data entri : Login (sebagai USER_ID) Nama. Password. Deskripsi Informasi yang diberikan : User dan hak akses pada karyawan pada setiap Divisi.

setiap

90 Hak akses penuh terhadap seluruh aplikasi dimiliki oleh : Direktur Utama, Direktur Operasi, Direktur Umum dan Administrasi, Kepala Divisi Personalia, Kepala Divisi General Contractor, Kepala Divisi Home Care dan Kepala Divisi Advertaising. Menu terdiri dari 5 bagian dengan hak akses, data entry, proses dan informasi yang dihasilkan diantaranya : •

Manajemen proyek : pada menu ini terdapat informasi mengenai proyek, planning, assignment dan realisasi.

•

Personalia : pada menu ini terdapat informasi mengenai personalia, skill personel dan bahasa dari personel.

•

Laporan : pada menu ini terdapat informasi mengenai workload dan available

•

Referensi : pada menu ini terdapat informasi mengenai divisi, pekerjaan, skill dan bahasa.

•

Utilitas : pada menu ini terdapat informasi mengenai manajemen user.

91

3.4.3 Perancangan Layar (StoryBoard) Pada Solusi 1. Rancangan Layar Login Di dalam halaman ini, user harus mengentri Nama User dan Password. Setelah mengentri Nama User dan Password, maka akan secara otomatis masuk ke halaman home Manajemen Proyek. Bila user melakukan kesalahan saat mengentri Nama User dan Password, maka akan muncul sebuah pesan kesalahan diatas form entri. Bila user berhasil login, maka akan ditampilkan seluruh menu yang ada dalam aplikasi.

Gambar 3.9 Halaman Login

92

2. Rancangan Layar Proyek Di dalam halaman proyek akan menampilkan daftar proyek yang akan dikerjakan oleh PT.Kristhaszhana berupa kode, nama, tempat, Proyek Execution Officer (PEO), tanggal awal dimulainya suatu proyek, tanggal berakhirnya suatu proyek, dan tindakan apa yang akan diambil terhadap proyek tersebut (edit atau hapus). Apabila user memilih salah satu proyek, maka akan ditampilkan halaman detail dari proyek tersebut dan link ke halaman Perencanaan. Apabila user tidak memilih salah satu proyek, maka di redirect ke halaman Proyek. Berikut ini rancangan tampilan layar Proyek.

93

Gambar 3.10 Halaman Proyek

3. Rancangan Layar Tambah Proyek Dalam halaman Tambah Proyek, user dapat menambahkan proyek dengan cara mengentri data pada form penambahan proyek yang telah disediakan. Berikut ini rancangan layar Tambah Proyek.

94

Gambar 3.11 Halaman Tambah Proyek

4. Rancangan Layar Perencanaan Di dalam halaman Perencanaan akan menampilkan daftar pekerjaan yang akan dikerjakan sesuai dengan jadwal tenggat waktu yang telah ditentukan juga jumlah tenaga ahli yang diperlukan untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai keahlian masing – masing

95 pekerja. Halaman Perencanaan tidak bisa diakses apabila sebelumnya user tidak memilih salah satu proyek pada halaman Proyek. Apabila user memilih salah satu perencanaan, maka akan ditampilkan halaman detail dari proyek tersebut dan link ke halaman Assignment dan Realisasi. Apabila user tidak memilih salah satu proyek, maka di redirect ke halaman Proyek. Berikut ini rancangan layar Perencanaan.

Gambar 3.12 Halaman Perencanaan 5. Rancangan Tambah Perencanaan Dalam

halaman

Tambah

Perencanaan,

user

dapat

menambahkan daftar perencanaan dengan cara mengentri data pada form penambahan perencanaan yang telah disediakan. Berikut ini rancangan layar Tambah Proyek.

96

Gambar 3.13 Halaman Tambah Perencanaan

6. Rancangan Layar Assignment Dalam halaman Assignment akan ditampilkan daftar jumlah pekerja dan jumlah shift berdasarkan proyek, tahapan kerja, periode kerja yang telah diatur sebelumnya beserta tindakan apa yang akan diambil lebih lanjut. Halaman Assignment tidak bisa diakses apabila

97 sebelumnya user tidak memilih salah satu dari daftar perencanaan yang tersedia di halaman Perencanaan. Berikut ini rancangan halaman Assignment.

Gamabar 3.14 Halaman Layar Assignment

7. Rancangan Layar Tambah Assignment Dalam

halaman

Tambah

Assignment,

user

dapat

menambahkan daftar tenaga ahli beserta shift-nya dengan cara mengentri data pada form penambahan assignment yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Assigment.

98

Gam Gambar 3.15 Halaman Tambah Assignment

8. Rancangan Layar Personalia Di dalamn halaman Personalia akan ditampilkan daftar identitas dari semua pekerja yang ada di PT. Kristhazshana berupa nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin. Apabila memilih salah satu pekerja maka akan ditampilkan detail data diri berupa deskripsi tentang keahlian yang dimiliki, skill yang dikuasai serta bahasa apa

99 yang dikuasai. Juga terdapat link untuk menambah keterampilan dan bahasa yang dikuasainya. Berikut ini rancangan halaman Personalia.

Gambar 3.16 Halaman Personalia

9. Rancangan Layar Tambah Personalia Dalam halaman Tambah Personalia, user dapat menambahkan pekerja beserta data dirinya dengan cara mengentri data pada form penambahan personalia yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Personalia.

100

Gambar 3.17 Halaman Tambah Personalia

10. Rancangan Layar Workload Di dalam halaman workload akan ditampilkan daftar tenaga kerja berdasarkan shift ketersedian per hari juga total dari shift yang dimilikinya. Untuk melihat jadwal kerja dari masing – masing pekerja dapat dilihat sesuai tanggal, bulan, dan tahun yang diinput oleh user,

101 dan akan ditampilkan di kolom jadwal. Berikut ini rancangan halaman Workload.

Gambar 3.18 Halaman Workload

11. Rancangan Layar Available Di dalam halaman available akan ditampilkan daftar tenaga ahli beserta keterampilan yang dimilikinya dan ketersediaan tenaga ahli terhadap suatu proyek. Jika user memilih salah seorang tenaga ahli, maka sistem secara otomatis akan men-direct ke halaman detail

102 personalia. Berikut ini rancangan halaman Available.

Gambar 3.19 Halaman Available

12. Rancangan Layar Divisi Di dalam halaman Referensi sub menu Divisi akan ditampilkan daftar divisi yang ada di PT.Kristhazshana beserta tindakan yang bisa dilakukan. Apabila user memilih salah satu dari daftar divisi maka akan ditampilkan halaman deskripsi tentang divisi

103 tersebut. Berikut ini rancangan halaman Divisi.

Gambar 3.20 Halaman Divisi

13. Rancangan Layar Tambah Divisi Dalam halaman Tambah Divisi, user dapat menambahkan divisi beserta deskripsinya dengan cara mengentri data pada form penambahan divisi yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Divisi.

104

Gambar 3.21 Halaman Tambah Divisi

14. Rancangan Layar Keterampilan Di dalam halaman Referensi sub menu keterampilan akan ditampilkan daftar keterampilan yang diperlukan di PT.Kristhazshana beserta tindakan yang bisa dilakukan. Apabila user memilih salah satu dari daftar keterampilan maka akan ditampilkan halaman deskripsi

105 tentang keterampilan tersebut. Berikut ini rancangan halaman Keterampilan.

Gambar 3.22 Halaman Keterampilan

15. Rancangan Layar Tambah Keterampilan Dalam halaman Tambah Divisi, user dapat menambahkan keterampilan beserta deskripsinya dengan cara mengentri data pada form penambahan keterampilan yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Keterampilan.

106

Gambar 3.23 Halaman Tambah Keterampilan

16. Rancangan Layar Jenis Pekerjaan Di dalam halaman Jenis Pekerjaan akan ditampilkan daftar jenis pekerjaan beserta keterampilan, divisi, dan tindakan yang bisa dilakukan. Apabila user memilih salah satu dari daftar jenis pekerjaan maka akan ditampilkan halaman detail jenis pekerjaan

107 yang dibutuhkan beserta deskripsi tentang jenis pekerjaan tersebut. Berikut ini rancangan halaman Jenis Pekerjaan.

Gambar 3.24 Halaman Jenis Pekerjaan

17. Rancangan Layar Tambah Jenis Pekerjaan Dalam halaman Tambah Jenis Pekerjaan, user dapat menambahkan beberapa jenis pekerjaan berdasarkan keterampilan yang dimiliki oleh pekerja beserta deskripsinya dengan cara mengentri data pada form penambahan jenis pekerjaan yang telah

108 disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Jenis Pekerjaan.

Gambar 3.25 Halaman Tambah Jenis Pekerjaan

18. Rancangan Layar Bahasa Di dalam halaman Bahasa akan ditampilkan daftar bahasa apa saja yang dikuasai oleh tenaga ahli beserta tindakan yang bisa dilakukan. Apabila user memilih salah satu dari daftar bahasa tersebut maka akan ditampilkan halaman deskripsi tentang

109 kecakapan berbahasa tenaga ahli. Berikut ini rancangan halaman Bahasa.

Gambar 3.26 Halaman Bahasa

19. Rancangan Layar Tambah Bahasa Dalam halaman Tambah Bahasa, user dapat menambahkan bahasa beserta deskripsinya dengan cara mengentri data pada form penambahan bahasa yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Bahasa.

110

Gambar 3.27 Halaman Tambah Bahasa

20. Rancangan Layar Daftar Pengguna Di dalam halaman Daftar Pengguna akan ditampilkan daftar username untuk login beserta nama lengkap dari user yang terdaftar dan tindakan yang bisa diambil. Apabila user yang sedang login memilih salah satu daftar tersebut, maka akan ditampilkan deskripsi

111 tentang user beserta link Hak Akses. Apabila user memilih Hak Akses maka sistem akan men-direct kehalaman Hak Akses yang terdapat menu hak – hak akses apa saja yang bisa dimiliki seorang user , daftar menu, dan aplikasi yang bisa diakses oleh user. Berikut ini rancangan halaman Daftar Pengguna.

Gambar 3.28 Halaman Daftar Pengguna

21. Rancangan Layar Tambah Daftar Pengguna Dalam halaman Tambah Daftar Pengguna, user dapat menambahkan daftar pengguna beserta nama, password, dan deskripsinya dengan cara mengentri data pada form penambahan

112 daftar pengguna yang telah disediakan. Berikut ini rancangan halaman Tambah Daftar Pengguna.

Gambar 3.29 Halaman Tambah Daftar Pengguna

3.4.4 Perancangan Basis Data Pada Solusi Setelah melakukan analisa terhadap proses bisnis yang baru maka terbentuklah berbagai informasi penting yang dibutuhkan untuk pembuatan database yaitu :

113 Data User

Divisi

Skill

Bahasa

Application

Menu

Work

Project

Assignment Personal

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kebutuhan Informasi User_ID User_Login User_Password Description Last_Update Divisi_ID Divisi_Name Description Last_Update Skill_ID Skill_Name Description Last_Update Bahasa_ID Bahasa_Name Description Last_Update Application_ID Application_Name Sub_Menu_Sort Description Menu_ID Menu_Name Description Work_ID Work_Name Description Last_Update Project_ID Project_Code Project_Name Location PEO Start_Date End_Date Description Last_Update Assignment_ID Shift_Type Personal_ID Personal_Name Birth_Place Birth_Date Description Last_Update

114 Realisation

1. 2. 3. 4.

Realisation_ID Description Realisation_Date Last_Update

Tabel Kebutuhan Informasi untuk Database

Dalam pembuatan database ini, perancangan database logikal sangat dibutuhkan dimana perancangan database logikal dipengaruhi oleh data model untuk menjadi target database.

•

Menghilangkan Many-to-Many (*:*) Binary Relationship

•

Menghilangkan Many-to-Many (*:*) Binary Relationship

115

•

Menghilangkan Many-to-Many (*:*) Binary Relationship

T_Skill

terdiri dari

Skill_ID

T_Personal Personal_ID

R_Skill_Personal

T_Skill

0..1

Terdiri dari

0..*

R_Skill_Personal

Skill_ID

•

Menghilangkan Many-to-Many (*:*) Binary Relationship

0..* Tercantum dalam 0..1

T_Personal Personal_ID

116 T_Bahasa

T_Personal

terdiri dari

Bahasa_ID

Personal_ID

T_Personal_Bahasa

T_Bahasa

0..1

Terdiri dari

0..* T_Personal_Bahasa 0..* Tercantum dalam 0..1

Bahasa_ID

•

T_Personal Personal_ID

Hubungan T_Menu dengan T_Application T_Menu di-post ke dalam T_Application sebagai Foreign Key

T_Menu : (Menu_ID, Menu_Name, Description) Primary Key : Menu_ID

•

T_Application : (Application_ID, Application_Name, Application_URL, Sub_Menu_Sort, Description) Primary Key : Application_ID ForeignKey : Menu_ID references T_Menu (Menu_ID)

Hubungan T_User dengan T_Work T_User di-post ke dalam T_Work sebagai Foreign Key

T_User : (User_ID, User_Login, User_Name, User_Password, Description, Last_Update) Primary Key : User_ID

•

Hubungan T_Divisi dengan T_Work

T_Work : (Work_ID, Work_Name, Description, Last_Update) Primary Key : Work_ID Foreign Key : User_ID references T_User (User_ID)

117

•

Hubungan T_Skill dengan T_Work

•

Hubungan T_Project_Plan dengan T_Assignment

•

T_Personal dengan T_Assignment

•

T_Personal dengan Realisation

118

•

T_Assignment dengan Realisation

Database yang digunakan adalah postgreSQL dengan versi 8.2 dan dengan basis data seperti dibawah bawah ini.

119

Gambar 3.26 Diagram ERD Aplikasi yang diusulkan

120 Tabel 1. deskripsi tabel T_SKILL Diskripsi

: Menampung data mengenai skill pada setiap pekerja yang disertai

deskripsi dari skill yang dikuasai dan update mengenai skill yang dimilikinya pada menu referensi. Primary Key : SKILL_ID Tabel 3.8 Tabel T_Skill No

Nama field

Tipe data

Keterangan

1

SKILL_ID

Integer

PK, ID skill

2

SKILL_NAME

Varchar(25)

Nama skill

3

DESCRIPTION

Varchar(250)

Deskripsi dari skill yang dimiliki

4

LAST_UPDATE

Date

Keterangan waktu

5

USER_ID

Integer

Id user

Tabel. 3.9 Tabel Contoh Isi Data [T_Skill] Skill_ID

SKILL_NAME

DESCRIPTION

LAST_UPDATE

2

Tukang tanah

Gali tanah, angkut 12:49 tanah, dan meratakan tanag

USER_ID 2

Tabel 2. deskripsi tabel R_SKILL_PERSONAL Diskripsi

: Menampung key sistim mengenai personal dan skill yang

dikuasainya pada menu personel untuk menghubungkan antara id personal dan id skill. Primary Key : Personal_ID dan Skill_ID

121 Tabel 3.10 Tabel R_Skill_Personal No

Nama Field

Tipe data

Keterangan

1

PERSONAL_ID

INTEGER

PK, FK1, Id personal

2

SKILL_ID

INTEGER

PK,FK2, Id skill

Tabel 3.11 Tabel Contoh Isi Data [R_Skill_Personal] PERSONAL_ID

SKILL_ID

9

2

Tabel 3. deskirpsi T_PROJECT_PLAN Deskripsi

: Menampung data mengenai kode dari proyek, nama proyek, tanggal

dimulai, tanggal berakhir, diskripsi, tanggal update apabila mengalami perubahan data dan kode id. Primary Key : PROJECT_ID dan WORK_ID Tabel 3.12 Tabel T_Project_Plan No

Nama field

Tipe data

Keterangan

1

PROJECT_ID

INTEGER

PK, FK1,Id project.

2

WORK_ID

INTEGER

PK, FK2, Id work.

3

START_DATE

DATE

Tanggal project.

dimulainya

4

END_DATE

DATE

Tanggal project.

akhir

5

DESCRIPTION

VARCHAR(250)

Penjelasan mengenai project yang ditangani.

dari